DOCUMENTAREA

Documentele importana i ntocmirea lor

Coninutul i clasificarea documentelor

Tipizarea i verificarea documentelor


Documentele importana i ntocmirea lor

Documentele sunt acte scrise ntocmite n momentul efecturii
operaiilor economice cu scopul de a dovedi nfptuirea acestor
operaii.

IMPORTANTA:
reflecta ntreaga activitate a unitilor

leag organic toate formele evidenei economice constituind
una din sursele lor de date

suport pentru verificarea gestiunilor

servesc ca baz pentru efectuarea reviziilor

furnizeaz organelor de conducere informaii n vederea
conducerii

Juridic

Documentele importana i ntocmirea lor

Condiii:
s fie scris clar i cite pentru a se evita orice
posibilitate de interpretare;
s nu conin tersturi sau corecturi;
s fie ntocmit la timp;
s aib anulate rndurile libere;
s conin date exacte i reale;
suma pentru valori bneti (n cifre i litere).


Coninutul i clasificarea documentelor


Elemente comune:
denumirea documentului (factur, chitan, bon de consum etc.);
antetul, adic denumirea i adresa unitii sau organizaiei care a
ntocmit documentul sau locul de munc unde s-a ntocmit;
data ntocmirii documentului i numrul de ordine al acestuia;
indicarea prilor care au contribuit la efectuarea operaiilor
respective;
coninutul operaiei economice sau financiare i justificarea ei;
etaloanele n care se exprim obiectul operaiei n funcie de natura
lui (cantitatea, valoarea)
semnturile persoanelor care rspund de legalitatea operaiei
consemnate n document i realitatea ei.

Elemente specifice

Coninutul i clasificarea documentelor

Dup natura operaiilor economice
documente privind activitatea
financiar-contabil
documente pentru alte activiti

Dup funcia pe care o ndeplinesc
documente de dispoziie
justificative
mixte
Contabile

Dup circuitul lor :
documente interne
documente externe

Dup coninut :
documente primare,
documente centralizatoare

Dup regimul de tiprire i folosire :
documente cu regim special;
documente fr regim special

Dup forma de prezentare :
documente tipizate
documente netipizate


Tipizarea i verificarea documentelor

Tipizarea :elaborarea unor formulare de documente
unitare pentru anumite operaii economice din cadrul unei
ramuri sau din economia naional.
formulare comune privind activitatea
financiar-contabil elaborate de Ministerul Finanelor
formulare specifice elaborate de ministere,
departamente, uniti de grup, asociaii profesionale sau de ctre
unitatea patrimonial, n funcie de necesiti.
Verificarea formal

folosirea modelului de document corespunztor naturii operaiei consemnate;

s-au completat toate datele;

s-au specificat toate elementele necesare pentru redarea integral a operaiei;

dac documentul corespunde actelor justificative anexate

dac conine semnturile necesare i nu au avut loc tersturi sau corecturi fr a fi
certificate.

Verificarea cifric :controlul exactitii calculelor aritmetice.

Verificarea de fond

Realitatea :operaia economic s-a fcut la data, locul i n condiiile prevzute de
document.
Necesitatea :operaia nscris n document este util activitii unitii i este justificat
economic.
Oportunitatea: n momentul respectiv era util sau nu s se efectueze operaia consemnat
n document.
Legalitatea :operaiile economice nu contravin legislaiei n vigoare.