Unitatea

__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
"# Li,ta re,p)n,a-ilil)r .u ela-)rarea/ &eri0i.area ,i apr)-area editiei ,au dupa .a'/ a
re&i'iei in .adrul editiei pr).edurii )perati)nale
Elemente privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si
prenumele
Functia Data
Semnatura
1 2 3 4 5
"#"# Elaborat Contabil sef 0101200!
"#+# "erificat Contabil sef 0101200!
"#1 #probat Director 0101200!
1
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
+# 2ituatia editiil)r ,i a re&i'iil)r in .adrul editiil)r pr).edurii )perati)nale
Editia3 re&i'ia
in .adrul editiei
C)mp)nenta re&i'uita M)dalitatea
re&i'iei
Data de la .are ,e
apli.a pre&ederile
editiei ,au
re&i'iei editiei
1 2 3 4
+#"# Editia 1 $ $
+#+# %evi&ia 1
+#1 %evi&ia 2
2
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
1# Li,ta .upri'and per,)anele la .are ,e di0u'ea'a editia ,au/ dupa .a'/ re&i'ia din .adrul
editiei pr).edurii )perati)nale
2.)pul
di0u'arii
E$emplar
nr#_____
C)mpartiment
4un.tia
Nume ,i
prenume
Data
primirii
2emnatura
1 2 3 4 5 ' (
1#"# #plicare $ $
1#+# #plicare
1#1# #plicare
1#5# )nformare
1#%# Evidenta
1#6# #r*ivare
1#7# #lte
scopuri
3
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
5# 2.)pul pr).edurii )perati)nale
5#"# Stabilirea unei forme unitare de elaborare a procedurilor+ instruc,iunilor -i
formularelor care se elaborea&.+ de c.tre personalul OR8ANI9AIEI.
4
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
%# D)meniul de apli.are
%#"# /revederile pre&entei proceduri se aplic. de c.tre personalul din cadrul
00000000000000000 desemnat cu responsabilitate 1n activit.,ile de la cap 4
5
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
6# D).umente de re0erin: apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurale

6#"# Reglementari internati)nale
6#+# Legi,latie primara
( 2rdin nr 34'/2005 pentru parobarea Codului controlului intern
4 2rdin nr 13!3/200' pentru modificarea si completarea 4 2rdin nr 34'/2005
4 25 nr 113/1333 privind controlul intern si controlul financiar preventiv+
republicat
4 6e7ea nr 500/2002 privins financtele publice cu modificarile ulterioare
6#1# Legi,latia ,e.undara
6#5# Alte d).umente/ in.lu,i& reglementari interne ale entitatii pu-li.e#
4 /revederile referitoare la controlul financiar din cap 12 al /ro7ramului de
7uvernare pe perioada 2005 8 200!
4 #n7a9amentele asumate de %omania in cadrul capitolul 2! :Control
financiar; de ne7ociere cu <niunea Europeana
'
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
7# De0iniii ;i pre,.urt:ri ale termenil)r utili'ati in pr).edura )perati)nala
7#"# De0initii ale termenil)r
Nr#
Crt#
Termenul De0initia ,i3,au da.a e,te .a'ul/ a.tul .are de0ine,te
termenul
"# /rocedura
operationala
/re&entarea formali&ata+ in scris+ a tututor pasilor ce
trebuie urmati+ a metodelor de lucru stabilite si a re7ulilor
de aplicat in vederea reali&arii activitatii+ cu privire la
aspectul procesual
+# Editie a unei
proceduri
operationale
Forma initiala sau actuali&ata+ dupa ca&+ a unei proceduri
operationale+ aprobata si difu&ata
1# %evi&ia in cadrul
unei editii
#ctiunile de modificare+ adau7are+ suprimare sau altele
asemenea+ dupa ca&+ a uneia sau a mai multor
componente ale unei editii a procedurii operationale+
actiuni care au fost aprobate si difu&ate
###
n
7#+# A-re&ieri ale termenil)r
Nr#
Crt#
A-re&ierea Termenul a-re&iat
"# P#O# Pr).edura )perati)nala
+# E Ela-)rare
1# V Veri0i.are
5# A Apr)-are
%# Ap# Apli.are
6# A<# Ar<i&are
###
n ### ###
(
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
=# De,.rierea pr).edurii )perati)nale
=#"# 8eneralitati
Entitatile publice au obligatia potrivit Ordinului nr. 946/04.07.2005 cu
modificarile si completarile ulterioare, sa intocmeasca proceduri operationale.
rocedura operationala ! pre"entare formali"at#, $n scris, a tuturor pa%ilor ce
trebuie urma&i, a metodelor de lucru stabilite %i a regulilor de aplicat $n vederea reali"#rii
activit#&ii cu privire la aspectul procesual.
#ceasta procedura operationala este un model =odelul pre&entat completea&a
se7mentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul
de&voltarii sistemelor de mana7ement si control+ procedurile operationale fiind cunoscute in
practica si sub alte denumiri> proceduri de proces+ proceduri formali&ate etc
=#+# D).umente utili'ate
Entitatile publice+ in functie de marimea entitatii+ de politica adoptata cu privire la
sistemul propriu de mana7ement si control+ de 7radul de dotare+ de tipurile de activitati si
comple$itatea acestora etc+ pot utili&a modelul de procedura operationala in forma pre&entata+
in forme completate si imbunatatite cu noi componente+ sau pot elabora proceduri de proces+
dupa modelul altor 7*iduri intalnite in practica domeniului+ cu preci&area ca+ indiferent de
forma adoptata+ trebuie avute in vedere prevederile Standardului de control intern nr 1(
?/roceduri?
/entru o buna 7estionare a elaborarii+ aprobarii si aplicarii procedurilor
operationale+ conducatorii entitatilor publice trebuie sa asi7ure derularea tuturor actiunilor
privind elaborarea si/sau de&voltarea sistemelor de mana7ement si control
/rocedurile trebuie elaborate+ aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si
respectarii re7ulilor de mana7ement constituite in cele 25 de standarde de control
)ndiferent de activitatea la care se refera+ o procedura operationala poarta amprenta
fiecarui standard de control+ din oricare dintre cele 5 elemente4c*eie ale controlului
mana7erial+ respectiv mediul de control+ performanta si mana7ementul riscului+ informarea
si comunicarea+ activitatile de control+ auditarea si evaluarea
Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc+ printre altele+ ca acestea
trebuie sa fie scrise si formali&ate pe suport *artie si/sau electronic+ simple si specifice pentru
fiecare activitate+ actuali&ate in mod permanent si aduse la cunostinta e$ecutantilor si
celorlalti factori interesati
)n masura in care dotarea te*nica si pre7atirea personalului permit+ operatiunile de
elaborare+ avi&are+ aprobare+ difu&are+ utili&are etc a procedurilor operationale+ se pot derula
si prin utili&area sistemelor informatice
!
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
=#1# Re,ur,e ne.e,are
=#1#"# Re,ur,e materiale! rec*i&ite+ linii telefonice+ materiale informatice+ calculatoare
personale+ acees la ba&a de date+ imprimanta+ internet
=#1#+# Re,ur,e umane! persoanele implicate prin sarcinile se serviciu in elaborarea
procedurilor operationale sunt>
4 prof 000000000004 director
4 prof8 bibliotecar
4 ec8 contabil sef
4 ec8 secretar
4 4 administrator
=#1#1# Re,ur,e 0inan.iare! sunt preva&ute in bu7etul de stat si sunt necesare pentru
ac*i&itionarea resurselor materiale
=#5# M)dul de lu.ru
=#5# Pre.i'ari pri&ind .)mp)nentele m)delului de pr).edura )perati)nala
=#5#"# Pre.i'ari .)mune .)mp)nentel)r
Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pa7ina+ cu modificarile
cerute de rubrici+ acolo unde este ca&ul
Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei
entitati publice si trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de
codificare utili&at
Editiile se numerotea&a cu cifre romane+ iar revi&iile din cadrul acestora+ cu cifre
arabe
2rice modificare de re7lementare+ or7ani&atorica sau de alta natura+ cu efect asupra
activitatii procedurate+ determina revi&ia sau+ dupa ca&+ elaborarea unei noi editii pentru
procedura operationala respectiva>
Unitatea
_______________
Departament!
________________
PROCEDURA
OPERAIONAL
__________________
Ediia!
Nr#de e$#!
Re&i'ia!
Nr#de e$# !
C)d! P#O# ______
Pagina ____ din _____
E$emplar nr#!
3
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
)n masura in care este posibil+ se asi7ura pa7ina distincta pentru fiecare componenta a
procedurii operationale
=#5#+# Pre.i'ari ,pe.i0i.e .)mp)nentel)r
P.t#" 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea editiei sau+ dupa
ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii operationale >.)mp)nenta "?!
4 responsabilii se stabilesc+ pentru fiecare operatiune @elaborare+ verificare+ aprobareA+
prin act de deci&ie interna a conducatorului entitatii publiceB
cand una sau mai multe dintre operatiuni se reali&ea&a+ conform deci&iei+ de catre un 7rup sau
o comisie+ in lista se cuprind toti membrii 7rupului sau ai comisiei
Elemente privind
responsabilii/
operatiunea
Numele si
prenumele
Functia Data
Semnatura
1 2 3 4 5
"#"# Elaborat
"#+# "erificat
"#1 #probat
P.t#+ Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii )perati)nale
>.)mp)nenta +?!
4 se cuprind+ in ordine cronolo7ica+ toate editiile si+ respectiv+ revi&iile in cadrul
editiilorB
4 cand se reali&ea&a o noua editie a procedurii operationale+ coloanele nr 2 si 3+
privind componenta revi&uita+ precum si modalitatea revi&iei+ nu se completea&aB
4 coloana nr 3 @=odalitatea revi&ieiA priveste actiunile de modificare+ adau7are+
suprimare sau altele asemenea+ dupa ca&+ referitoare la una sau mai multe componente ale
procedurii operationaleB
4 la fi$area datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revi&ii @coloana nr 4A se
are in vedere asi7urarea timpului necesar pentru difu&area si studierea acesteia de catre
aplicatori>
10
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
Editia3 re&i'ia
in .adrul editiei
C)mp)nenta re&i'uita M)dalitatea
re&i'iei
Data de la .are ,e
apli.a pre&ederile
editiei ,au
re&i'iei editiei
1 2 3 4
+#"# Editia 1 $ $
+#+# %evi&ia 1
+#1 %evi&ia 2
P.t# 1 6ista cuprin&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa ca&+ revi&ia din
cadrul editiei procedurii operationale >.)mp)nenta 1?!
4 coloana nr 1 @Scopul difu&ariiA are in vedere faptul ca oricare compartiment/
persoana a carui/carei activitate intra sub incidenta aplicarii+ informarii+ evidentei+ ar*ivarii
sau este in alte scopuri in le7atura cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispo&itie acest
instrument+ inclusiv cu oca&ia actuali&arii prin noi editii sau revi&ii
2.)pul
di0u'arii
E$emplar
nr#_____
C)mpartiment
4un.tia
Nume ,i
prenume
Data
primirii
2emnatura
1 2 3 4 5 ' (
1#"# #plicare $ $
1#+# #plicare
1#1# #plicare
1#5# )nformare
1#%# Evidenta
1#6# #r*ivare
1#7# #lte
scopuri
P.t# 5# 2.)pul pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta 5?!
4 entitatea publica+ spre deosebire de scopurile considerate 7enerale si pre&entate ca
e$emple in modelul procedurii operationale la aceasta componenta+ identifica si inscrie
scopurile specifice in ca&ul fiecarei proceduri operationale elaborate+ tinand cont de rolul+
locul+ importanta+ precum si de alte elemente privind activitatea procedurataB
2.)pul pr).edurii )perati)nale!
1 Stabileste modul de reali&are a activitatii+ compartimentele si persoanele implicateB
2 Da asi7urari cu privire la e$istenta documentatiei adecvate derularii activitatiiB
3 #si7ura continuitatea activitatii+ inclusiv in conditii de fluctuatie a personaluluiB
4 Spi9ina auditul+ iar pe mana7er in luarea deci&ieiB
5 #lte scopuri specifice procedurii operationale
11
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
P.t#% D)meniul de apli.are a pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta %?!
4 aceasta componenta se ba&ea&a pe colaborarea dintre compartimentele entitatii
publice+ astfel incat la fi$area si definirea activitatii @pct 51A+ la delimitarea acesteia de alte
activitati @pct 52 si 53A sau la preci&area compartimentelor cu atributii le7ate de activitatea
respectiva @pct 54A sa fie eliminata orice situatie de suprapunere de activitati+ de activitati
necuprinse in procesul de anali&a si elaborare a procedurilor+ de suprapunere de atributii intre
compartimente+ de atributii pentru care nu au fost fi$ate responsabilitati etcB
D)meniul de apli.are!
1 /rocedura se aplic. de catre Serviciul/compartimentul0000000000000000
2 6a procedura participa toate Serviciile si Compartimentele interesate
P.t# 6! D).umentele de re0erinta >reglementari? apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurate
>.)mp)nenta 6?!
4 aceasta componenta priveste+ in special+ listarea documentelor cu rol de re7lementare
fata de activitatea procedurataB
4 este necesar sa fie cunoscute si respectate toate re7lementarile care 7uvernea&a fiecare
activitateB
4 7ruparea pe cele 4 cate7orii are rol de sistemati&are a re7lementarilor+ unde>
re7lementarile internationale in le7atura cu domeniul respectiv sunt cele la care %omania este
parteB le7islatia primara se refera la le7i si la ordonante ale 5uvernuluiB le7islatia secundara
are in vedere *otarari ale 5uvernului sau acte ale or7anismelor cu atributii de re7lementare si
care sunt emise in aplicarea le7ilor si/sau a ordonantelor 5uvernuluiB alte documente+ inclusiv
re7lementari interne ale entitatii publice @le7islatie tertiaraA+ se refera la instructiuni+ preci&ari+
deci&ii+ ordine sau altele asemenea si au efect asupra activitatii procedurate
D).umente de re0erin: apli.a-ile a.ti&itatii pr).edurate

"# Reglementari internati)nale
+# Legi,latie primara
1# Legi,latia ,e.undara
5# Alte d).umente/ in.lu,i& reglementari interne ale entitatii pu-li.e#
P.t# 7# De0initii ,i a-re&ieri ale termenil)r utili'ati in pr).edura )perati)nala
>.)mp)nenta 7?!
4 se va urmari definirea acelor termeni care> repre&inta element de noutateB sunt mai
putin cunoscutiB
4 pre&inta sensuri diferiteB prin nee$plicitarea lor pot conduce la confu&ii etcB
4 se recomanda preci&area+ acolo unde este ca&ul+ a actului relevant care defineste
termenul in cau&aB
12
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
4 se va avea in vedere abrevierea termenilor @cuvinte+ e$presii+ denumiri de institutii
etcA utili&ati cu mai mare frecventa in te$tul procedurii operationale si/sau care+ in urma
acestei actiuni+ permit o intele7ere si utili&are mai usoara a proceduriiB
4 se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul (1+
cat si abrevierile termenilor in tabelul (2+ sa fie aceea data de prima aparitie in te$tul
procedurii operationale a termenului definit sau abreviat+ dupa ca&B
4 in tabelele (1 si (2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si+
respectiv+ abreviati+ pentru e$emplificare+ termeni utili&ati in model
P.t# 7#"# De0initii ale termenil)r
Nr#
Crt#
Termenul De0initia ,i3,au da.a e,te .a'ul/ a.tul .are de0ine,te
termenul
"# /rocedura
operationala
/re&entarea formali&ata+ in scris+ a tututor pasilor ce
trebuie urmati+ a metodelor de lucru stabilite si a re7ulilor
de aplicat in vederea reali&arii activitatii+ cu privire la
aspectul procesual
+# Editie a unei
proceduri
operationale
Forma initiala sau actuali&ata+ dupa ca&+ a unei proceduri
operationale+ aprobata si difu&ata
1# %evi&ia in cadrul
unei editii
#ctiunile de modificare+ adau7are+ suprimare sau altele
asemenea+ dupa ca&+ a uneia sau a mai multor
componente ale unei editii a procedurii operationale+
actiuni care au fost aprobate si difu&ate
###
n
P.t# 7#+# A-re&ieri ale termenil)r
Nr#
Crt#
A-re&ierea Termenul a-re&iat
"# P#O# Pr).edura )perati)nala
+# E Ela-)rare
1# V Veri0i.are
5# A Apr)-are
%# Ap# Apli.are
6# A<# Ar<i&are
#### ### ###
n ### ###
13
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
P.t# = De,.rierea pr).edurii )perati)nale >.)mp)nenta =?!
4 aceasta componenta repre&inta+ in fapt+ esenta procedurii operationale )n acelasi
timp este si acea componenta care nu este 7enerali&abila prin model de procedura decat in
termeni foarte lar7i
Componenta este dependenta+ in mod direct+ de conditiile concrete in care se
desfasoara activitatea respectiva in cadrul entitatii publice+ de modul de or7ani&are+ de 7radul
de subordonare+ de 7radul de dotare cu resurse materiale+ financiare si umane+ de calitatea si
pre7atirea profesionala a salariatilor si+ nu in ultimul rand+ de 7radul de de&voltare a
sistemelor de mana7ement si control Cele cateva puncte si subpuncte+ enumerate la aceasta
componenta in pre&entul model de procedura operationala+ recomanda una din multitudinea
de posibilitati de descriere a acestei componenteB
/ct !1 5eneralitati
/ct !2 Documente utili&ate
/ct !21 6ista si provenienta documentelor
/ct !22 Continutul si rolul documentelor
/ct !23 Circuitul documentelor
/ct !3 %esurse necesare
/ct !31 %esurse materiale
/ct !32 %esurse umaane
/ct !33 %esurse financiare
/ct !4 =odul de lucru
/ct !41 /lanificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
/ct !42 Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
/ct !43 "alorificarea re&ultatelor activitatii
4 la ?5eneralitati? @pct !1A se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile
activitatii Se va evita repetarea acelora de9a abordate in cadrul celorlalte componente ale
procedurii operationale+ cum ar fi cele le7ate de scopul procedurii operationale @pre&entate la
componenta 4A+ cele privind domeniul de aplicare a procedurii operationale @pre&entate la
componenta 5A sau cele privind documentele de referinta aplicabile activitatii procedurate
@pre&entate la componenta 'AB
4 la ?Documente utili&ate? @pct !2A se cuprind+ in principal+ cele de natura
formularelor+ dar si manuale+ instructiuni operationale+ liste de verificare @c*ecC4listsA etc+
care furni&ea&a informatii necesare derularii activitatii+ contribuie la prelucrarea de date in
cadrul procesului sau transmit re&ultatele obtinute altor utili&atori De retinut ca documentele
trebuie sa fie actuali&ate+ utile+ precise+ usor de e$aminat+ disponibile si accesibile
mana7erului+ salariatilor si tertilor+ daca este ca&ul Subpct !21+ !22 si !23 au mai mult
rolul de a ordona problemele abordate+ ele putand fi comasate sau detaliate in functie de
amploarea+ volumul+ diversitatea si comple$itatea documentelor respectiveB
14
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
4 la ?6ista si provenienta documentelor utili&ate? @subpct !21A se are in vedere
nominali&area tuturordocumentelor+ a or7anismelor abilitate cu emiterea si actuali&area
acestora+ a codurilor de identificare+ daca este ca&ul+ a re7imului informatiilor continute etc )n
aceasta lista se nominali&ea&a si documentele interne de aceasta natura+ emise si utili&ate in
cadrul compartimentelor sau+ prin colaborare+ intre compartimentele entitatii publiceB
la ?Continutul si rolul documentelor utili&ate? @subpct !22A pot fi redate in forma completa+
ane$and la procedura modele ale documentelor+ instructiuni de completare a acestora si
mentiuni referitoare la rolul lorB
4 subpct !23 ?Circuitul documentelor? are in vedere compartimentele/persoanele la
care trebuie sa circule documentele in procesul de reali&are a activitatii+ precum si
operatiunile ce se efectuea&a in le7atura cu documentul respectiv+ la fiecare compartiment/
persoana pe la care circula Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitatii sa fie
inte7rat in flu$ul 7eneral al documentelor din cadrul entitatii publice Se recomanda utili&area
repre&entarii 7rafice a circuitului documentelorB
4 pct !3 ?%esurse necesare? se de&volta pe structura clasica a acestora+ respectiv
resurse materiale @subpct !31A+ resurse umane @subpct !32A si+ respectiv+ resurse financiare
@subpct !33A De mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la
care ne referimB la unele activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala+ iar la
altele este preponderenta resursa umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestoraB
4 subpct !31 ?%esursa materiala? se de&volta pe elementele de lo7istica> birouri+
scaune+ rec*i&ite+ linii telefonice+ materiale informatice+ calculatoare personale+ acces la ba&a
de date+ retea+ imprimanta+ posibilitati de stocare a informatiilor etc+ dar si pe elemente de
alta natura+ daca specificul activitatii o impune De e$emplu+ in ca&ul unei entitati publice cu
activitate de teren intensa+ cu deplasari auto frecvente+ activitatea de transport capata o
conotatie distincta+ iar procedura operationala aferenta+ la resursa materiala+ va trebui sa
reflecte parcul auto+ fapt care+ in acest ca&+ va da 7reutate sporita acestui tip de resursa+ in
comparatie cu resursa umana sau financiaraB
4 subpct !32 ?%esursa umana? fi$ea&a compartimentul/compartimentele si/sau
persoana/persoanele din cadrul entitatii publice care sunt implicate+ prin atributiile/sarcinile de
serviciu+ in reali&area activitatii procedurateB
4 subpct !33 ?%esursa financiara? are in vedere prevederea in bu7et a sumelor
necesare c*eltuielilor de functionare @ac*i&itionarea materialelor consumabile necesare
desfasurarii activitatii+ acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a lo7isticii+ plata
c*eltuielilor cu personalul direct implicat in activitatea respectiva etcA+ dar si a sumelor
necesare altor tipuri de c*eltuieli proprii unei anume activitati De e$emplu+ in situatia unei
activitati de ac*i&itie+ resursa financiara trebuie sa reflecte sumele din bu7et aferente
pro7ramului de ac*i&itii al entitatii publiceB
4 pct !4 ?=odul de lucru? pentru o activitate poate fi formali&at+ respectiv transpus in
procedura operationala+ numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitateB
4 subpct !41 ?/lanificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii? se spri9ina+ pe de o
parte+ pe actiunile identificate+ asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 3
?%esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii?+ iar pe de alta parte+ pe o buna
cunoastere si stapanire a cerintelor 7enerale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de
control intern nr ! ?/lanificarea? si a Standardului de control intern nr 11 ?=ana7ementul
15
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
riscului? #ctiunile anali&ate prin prisma resurselor de toate cate7oriile+ a termenelor de
reali&are+ a riscurilor identificate si a masurilor de limitare a efectului acestora+ a conditiilor
de eficienta si le7alitate impuse+ puse in corelatie si intr4o succesiune lo7ica si cronolo7ica+
constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura operationala pentru
activitatea anali&ataB
4 subpct !42 ?Derularea operatiunilor si actiunilor? reflecta pro7ramul de &i
cu &i al compartimentului/persoanei implicate in reali&area activitatii+ in care acesta/aceasta
u&ea&a de toate instrumentele specifice si actionea&a corespun&ator prevederilor din procedura
operationala si+ in special+ celor din instrumentul de planificare a activitatii Se recomanda
cuprinderea in procedura operationala+ sub forma tabelara+ a modului de operare+ unde pe
verticala se pot cuprinde etapele ce se derulea&a in le7atura cu activitatea respectiva+ iar pe
ori&ontala se preci&ea&a intrarile de informatii @de la cineD ceDA+ operatiunile+
actiunile/prelucrarile+ completarile etc+ ce au loc fata de datele intrate+ instrumentele utili&ate
in acest scop+ iesirile de re&ultate @careD catre cineD etcAB
4 subpct !43 ?"alorificarea re&ultatelor activitatii? poate fi orientat catre mai multe
direc,ii+ ca de e$emplu> anali&a 7radului de reali&are a indicatorilor de performanta asociati
activitatiiB furni&area datelor si informa,iilor cu privire la re&ultatele activitatii catre
beneficiarii acestoraB identificarea masurilor de imbunatatire etc
P.t# @ Re,p)n,a-ilitati ,i ra,punderi in derularea a.ti&itatii >.)mp)nenta @?!
4 se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in le7atura cu activitatea
procedurata+ precum si fi$area acestora pe compartimentele @posturileA carora le revin
responsabilitatile si/sau+ dupa ca&+ raspunderile fata de acesteaB
4 se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel+ pe cat posibil+ in ordinea lo7ica a
desfasurarii lor+ iar a compartimentelor @posturilorA+ in ordinea interventiei in procesB
4 in tabelul 3 din modelul de procedura operationala+ compartimentele @posturileA au
fost simboli&ate+ ipotetic+ cu )+ ))+ )))+ + actiunile @operatiunileA+ cu a+ b+ c+ + iar
responsabilitatile/raspunderile+ cu abrevierile re7asite in tabelul (2+ unde> E E elaborareB " E
verificareB # E aprobareB #p E aplicareB #* E ar*ivare 2bservam+ de e$emplu+ ca
operatiunea a este o operatiune de elaborare E+ care revine compartimentului )B operatiunea c
este o operatiune de aprobare #+ in raspunderea postului )))B actiunea e este o actiune de
ar*ivare #*+ ce revine compartimentului " etc
Nr#
Crt#
C)mpartimentul
>p),tul?3a.tiunea
>)pratiunea?
I II III IV V
* " + 1 5 %
" a E
+ - V
1 . A
5 d Ap#
% e A<#
1'
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
P.t# "* Ane$e/ inregi,trari/ ar<i&ari >.)mp)nenta "*?!
4 este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in ane$e toate instrumentele
relevante+ pre&entate in cadrul celorlalte componente ale acesteia+ si care sunt aplicabile in
reali&area activitatiiB
4 pentru o mai buna ordonare si evidenta a ane$elor+ se recomanda intocmirea tabelului
pre&entat la componenta 10 din model
Nr#
ane$a
Denumirea
ane$ei
Ela-)rat)r Apr)-at Nr#de
e$emplare
Di0u'are Ar<i&are Alte
l). peri)ada
0 1 2 3 4 5 ' ( !
1
2
3
P.t# "" Cuprin,
4 este necesar ca procedura operationala ca aiba un cuprins pentru a se 7asi mai usor
componentele acesteia de catre utili&atori#
Numarul
.)mp)nentei
in .adrul
pr).edurii
)perati)nale
Denumirea .)mp)nentei din .adrul pr).edurii )perati)nale Pagina
C)perta
1 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea
editiei sau+ dupa+ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii
operationale
2 Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
3 6ista cupri&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa+
ca&+ revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
' Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
( Definitii si abrevieri ale termenilor utili&ati in procedura
operationala
! Descrierea procedurii operationale
3 %esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 #ne$e+ inre7istrari+ ar*ivari
11 Cuprins
1(
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
@# Re,p)n,a-ilit:i
Nr#
Crt#
C)mpartimentul
>p),tul?3a.tiunea
>)peratiunea?
I II III IV V
* " + 1 5 %
" E
+ V
1 A
5 Ap#
% A<#
1!
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
"*# Ane$e/ inregi,trari/ ar<i&ari
Nr#
ane$a
Denumirea
ane$ei
Ela-)rat)r Apr)-at Nr#de
e$emplare
Di0u'are Ar<i&are Alte
l). peri)ada
0 1 2 3 4 5 ' ( !
1
2
3
""# Cuprin,
13
Unitatea
__________________
Departament
Managementul Calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
PRIVIND ELABORAREA
PROCEDURILOR
OPERATIONALE
Ediia! "
Nr#de e$#! %
Re&i'ia! (
Nr#de e$# ! (
C)d! P#O# *"
Pagina +* din +*
E$emplar nr#! "
Numarul
.)mp)nentei
in .adrul
pr).edurii
)perati)nale
Denumirea .)mp)nentei din .adrul pr).edurii )perati)nale Pagina
C)perta
1 6ista responsabililor cu elaborarea+ verificarea si aprobarea
editiei sau+ dupa ca&+ a revi&iei in cadrul editiei procedurii
operationale
2 Situatia editiilor si a revi&iilor in cadrul editiilor procedurii
operationale
3 6ista cupri&and persoanele la care se difu&ea&a editia sau+ dupa+
ca&+ revi&ia din cadrul editiei procedurii operationale
4 Scopul procedurii operationale
5 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
' Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
( Definitii si abrevieri ale termenilor utili&ati in procedura
operationala
! Descrierea procedurii operationale
3 %esponsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
10 #ne$e+ inre7istrari+ ar*ivari
11 Cuprins
20