26.

Proceduri privind utilizarea documentelor financiar contabile reglementate

de OMFP 3512/2008.

Societile comerciale, societile/companiile naionale, regiile autonome,
institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte
persoane juridice, instituiile publice, asociaiile i celelalte persoane juridice cu
i fr scop patrimonial, precum i persoanele fizice care desfoar activiti
productoare de venituri, subunitile fr personalitate juridic, cu sediul n
strintate sau n Romnia, prevzute n Legea contabilitii nr. 82/1991,
republicat, consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul
efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n
contabilitate (jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz). Documentele
care stau la baza nregistrrilor n contabilitate dobndesc calitatea de document
justificativ n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de
normele legale n vigoare, i anume: - denumirea documentului justificativ;-
denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei
juridice/fizice care ntocmete documentul ; - numrul documentului i data
ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii
economico-financiare (cnd este cazul) ;- coninutul operaiunii economico-
financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; -
datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate,
dup caz; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care
rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu
atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe
operaiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea
complet a operaiunilor efectuate. De asemenea, n cuprinsul oricrui document
emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i
elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv: - forma juridic,-
codul unic de nregistrare - capitalul social.
Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare
a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi
nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n
gestiune a bunurilor respective. Documentele care se refer la cheltuieli pentru
prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de
venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, trebuie s aib la baz contracte
sau convenii civile, ncheiate n acest scop i documentul prin care se face
dovada plii, respectiv dispoziia de plat/ncasare. Documentele contabile:
jurnale, fie, care servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n
contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite
manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a
datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data
documentului justificativ; sumele corespunztoare operaiunilor efectuate;
conturile sintetice. Documentelor n form electronic, ce conin date privind
operaiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre
persoane care emit i primesc facturi, bonuri fiscale sau chitane n form
electronic, li se aplic regimul juridic prevzut prin Legea nr. 260/2007 privind
nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile i
chitanele n form electronic, emise fr ndeplinirea condiiilor prevzute de
legea mai sus menionat, nu au calitatea de document justificativ, n nelesul
prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat. Persoanele prevzute la art. 1 din
Legea contabilitii nr. 82/1991 care utilizeaz registre i formulare specifice
privind activitatea financiar i contabil, reglementate prin actele normative n
vigoare, procedeaz la nscrierea datelor n aceste registre i formulare potrivit
normelor specifice, prezentate n actele normative respective, precum i potrivit
normelor metodologice prevzute de OMFP nr. 3512 / 2008. Ca reguli generale
privind registrele de contabilitate, Ordinul MFP nr. 3512 / 2008 prevede ca
acestea: - se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint
n mod ordonat i astfel completate nct s permit n orice moment
identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate; - se pot prezenta sub
form de registru, foi volante sau listri informatice; - numerotarea paginilor se
face n ordine cresctoare, iar volumele se numeroteaz n ordinea completrii
lor. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint sistemul de registre,
formulare i documente contabile corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea
cronologic i sistematic n contabilitate a operaiunilor economico-financiare
efectuate pe parcursul exerciiului financiar. Principalele forme de nregistrare n
contabilitate a operaiunilor economico-financiare n cazul unitilor care conduc
contabilitatea n partid dubl sunt: "pe jurnale", "maestru-ah" i forma
combinat "maestru-ah cu jurnale". n cadrul formei de nregistrare n
contabilitate "pe jurnale", principalele registre i formulare care se utilizeaz
sunt: Registrul-jurnal n acest registru se nregistreaza cronologic toate
operaiunile economico-financiare. Orice nregistrare efectuat n acest registru
trebuie s cuprinda elemente cu privire la: - felul, numrul i data documentului
justificativ; - explicaii privind operaiunile respective; - conturile sintetice
debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare
operaiunilor efectuate. De asemenea unitile pot utiliza jurnale auxiliare
pentru: operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-
achitrii facturilor i pot inregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe
conturi, preluate din aceste jurnale. Persoanele fizice care desfoar activiti
independente i conduc contabilitatea n partid simpl ntocmesc Registrul
jurnal de ncasri i pli, precum i alte documente de eviden prevzute de
legislaia n domeniu. Conform acestui ordin editarea Registrului-jurnal se
efectueaz la cererea organelor de control sau n functie de necesitile proprii.
Registrul-inventar: n acest registru se nregistreaz cronologic toate
operaiunile economico-financiare. Orice nregistrare efectuat n acest registru
trebuie s cuprind elemente cu privire la: - felul, numrul i data documentului
justificativ; - explicaii privind operaiunile respective; - conturile sintetice
debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare
operaiunilor efectuate. De asemenea unitile pot utiliza jurnale auxiliare
pentru: operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-
achitrii facturilor i pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe
conturi, preluate din aceste jurnale. Persoanele fizice care desfoar activiti
independente i conduc contabilitatea n partid simpl ntocmesc Registrul
jurnal de ncasri i pli precum i alte documente de eviden prevzute de
legislaia n domeniu. Conform acestui ordin editarea Registrului-jurnal se
efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.
Cartea mare: n acest registru se nregistreaz lunar i sistematic, prin
regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de
pasiv, la un moment dat. Cartea mare este documentul contabil de sintez i
sistematizare i contine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare
corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului. Pe baza
acestui registru se ntocmete balana de verificare. Unitile pot opta pentru
editarea Fiei de cont pentru operaiuni diverse n locul acestui registru.
jurnale auxiliare
Balana de verificare - Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare
jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate
n cursul lunii (perioadei), totaluri care se nscriu n Registrul-jurnal. Controlul
exactitii nregistrrilor din evidena gestiunilor i din contabilitate se asigur
prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fiele de magazie n registrul
stocurilor. n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoarele formulare
comune pe economie:
Fia de magazie
Fia de cont pentru operaiuni diverse
Registrul stocurilor.
Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, au
obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte
documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza
nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor i a documentelor justificative
i contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz.
Registrele i documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor
contracte de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice
romne care dispun de condiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea
privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului,
ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionarii unitii
beneficiare. Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv
unitatea beneficiar, va nstiina organul fiscal teritorial de care aparine despre
aceast situaie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate,
persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal
documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei i
Finanelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative i
contabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac
consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor. Termenul de pstrare a
statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pstrare a registrelor i a
documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la data
ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia
urmtoarelor: - Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor
imobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile
pentru persoanele impozabile cu regim mixt i persoanele parial impozabile n
conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pstra conform termenului
prevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu
modificrile i completrile ulterioare.
Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu
durata de via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp
mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. Persoana fizic sau
juridic ce emite facturi, denumit n continuare emitent, poate s opteze pentru
emiterea facturilor n form electronic, cu condiia garantrii autenticitii,
originii i integritii coninutului, conform condiiilor prevzute de prezenta
lege. Facturile i chitantele n form electronic emise fr ndeplinirea
condiiilor prevzute de prezenta lege nu au calitatea de document justificativ, n
nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat. Chitana n form
electronic respect condiiile privind formatul i coninutul obligatorii stabilite
de actele normative n vigoare i conine marca temporal i semntura
electronic a emitentului chitanei. Certificatul aferent semnturii electronice a
emitentului chitanei va conine informaii privind identificatorul fiscal i
numrul notificrii nregistrate la Ministerul Economiei i Finanelor.
Prevederile privind emiterea, transmiterea, stocarea, arhivarea, conversia i
utilizarea facturilor prevzute n prezenta lege sunt aplicabile i chitanelor n
form electronic, cu excepia acelor prevederi care din punct de vedere
financiar-fiscal nu le sunt aplicabile.
Bonurile fiscale i bonurile emise de casele de marcat i de bancomatele
bancare, n form electronic, stocate la emitent, au acelai regim juridic ca i
cele emise pe hrtie.
Persoanele care au obligatia de a emite bonuri prin intermediul caselor de marcat
sau al terminalelor automate bancare pot pstra n forma electronic documentul
generat n form electronic n urmtoarele condiii: a) s ndeplineasc cerinele
privind asigurarea conformitii informaiilor nregistrate n form electronic cu
cele nscrise pe documentul pe hrtie; b) s arhiveze i s asigure accesul la
bonurile emise n forma electronic. Ministerul Economiei i Finanelor va
stabili condiiile specifice de emitere a documentelor prevzute la art. 21.
Ministerul Economiei i Finantelor autorizeaz persoanele care ndeplinesc
condiiile prevzute la alin. (1) s pstreze n form electronic bonurile emise
de casele de marcat/bancomat. Condiiile de autorizare vor fi stabilite prin
norme metodologice emise de Ministerul Economiei i Finanelor, n termen de
60 de zile de la data publicrii prezentei legi.Termenul de arhivare al bonurilor
fiscale i al bonurilor emise de casele de marcat de ctre bancomatele bancare,
n form electronic, va fi acelai cu cel prevzut pentru cele emise pe suport de
hrtie. n termen de 60 de zile de la data intrrii n vigoare a prezentei legi se
nfiineaz Registrul electronic al persoanelor care emit facturi, chitane i
bonuri fiscale n form electronic, constituit i actualizat de Ministerul
Economiei i Finanelor. Procedura de nscriere n registru i documentaia
necesar se stabilesc prin normele metodologice elaborate de Ministerul
Economiei i Finanelor, n termen de 60 de zile de la data publicrii prezentei
legi. Registrul este public, disponibil on-line, i se actualizeaz permanent.
Condiiile de acces la informaiile pe care le conine, informaiile care pot fi
oferite solicitanilor i modul de actualizare a registrului se stabilesc prin
normele metodologice elaborate de Ministerul Economiei i Finanelor, n
termen de 60 de zile de la data publicrii prezentei legi. Sistemul informatic de
prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti trebuie s asigure
prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu reglementrile
contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice. La
elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere
urmtoarele: a) cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n
vigoare i a posibilitii de actualizare a acestor proceduri, n funcie de
modificrile intervenite n legislaie; b) cunoaterea adecvat a funciilor
sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul implicat i
respectarea acestora; c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea
proteciei lor mpotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor
din sistemul informatic; d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de
intrare, intermediare sau de ieire; e) solutionarea eventualelor erori care pot s
apar n funcionarea sistemului informatic; f) verificarea completa sau prin
sondaj a modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevazute de
sistemul informatic. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor n
domeniul financiar-contabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii
considerate minimale:
a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu
prevederile actelor normative care le reglementeaza; b) s precizeze tipul de
suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran; c) fiecare dat
nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document,
la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control; d) s
asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente
justificative, care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se
inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adaugri ulterioare; e) s
asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; f) s
asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile
Legii nr. 82/1991, republicat; g) s precizeze procedurile i suportul magnetic
extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situaiilor
financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a
datelor arhivate; h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date
pentru o perioad inchis; i) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale
nregistrrilor contabile:
data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii;
jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile;
numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin
parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru
programe i informatii; k) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s
conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin,
dup caz:
tipul documentului sau al situaiei;
denumirea unitii;
perioada la care se refer informaia;
datarea listrilor;
paginarea cronologic;
precizarea programului informatic i a versiunii utilizate;
l) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez
necesare conducerii operative a unitii;
m) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare;
n) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i
informaiilor supuse verificarii; toate soldurileconturilor trebuie sa fie rezultatul
unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare inregistrare
trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
o) s nu permit:
deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel
cont;
suprimarea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent
exercitiului financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;
editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si
continut diferit de informatii;
p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel
putin 2 ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual.
Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea, prin
contractele de livrare a programelor informatice,clauze privind ntreinerea i
adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor
de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori.
Unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul
sistemului informatic de prelucrare automat a datelor poart rspunderea
prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund
pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

28. Inventarierea patrimoniului. Proceduri.
I nventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii, comun si altor
stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se
constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica, dupa caz, a
elementelor de activ si de pasiv aflate n patrimoniul unitatii la data la care
aceasta se efectueaza.
Din punct de vedere al perioadei cnd se efectueaza, inventarierea este:
anuala; periodica.
I nventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu
ocazia ncheierii exercitiului financiar, avndu-se n vedere si specificul
activitatii unitatii economice.
I nventarierea periodica se face la alte intervale de timp mai mici, sau mai
mari, dect anul calendaristic. De exemplu, casa si alte valori gestionate n
casieria unitatii se inventariaza cel putin odata pe luna, de catre contabilul sef
sau alta persoana desemnata n acest scop, marfurile si ambalajele la unitatile
comerciale cu amanuntul se inventariaza de doua ori pe an, vagoanele de cale
ferata o data la cinci ani.
Din punct de vedere sferei de cuprindere, inventarierea poate fi:
generala;
partiala.
I nventarierea generala cuprinde ntregul patrimoniu, adica toate
elementele patrimoniale ale unitatii, precum si toate bunurile detinute, cu orice
titlu, apartinnd altor persoane juridice sau fizice.
I nventarierea partiala cuprinde numai anumite elemente patrimoniale sau
numai anumite gestiuni si are, de regula, caracter ocazional. Ea se efectueaza n
urmatoarele situatii:
a) n cazul modificarii preturilor;
b) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului sau a
altor organe prevazute de lege;
c) ori de cte ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri n gestiune care
nu pot fi stabilite cert dect prin inventariere;
d) ori de cte ori intervine o predare - primire de gestiune.
Dup natura elementelor supuse inventarierii se disting:
Inventarierea mijloacelor materiale i bneti, adic: imobilizri
corporale, elemente patrimoniale de natura stocurilor (materii prime, materiale
consumabile, mrfuri), titluri de valoare, disponibiliti. Verificarea acestora se
face prin constatare faptica i cantitativa, iar n cazul disponibilitatilor n conturi
la banci se face pe baza de documente (extrasul de cont).
Inventarierea productiei neterminate se efectueaza, fie prin constatare
faptica la sfrsitul perioadei, fie prin metoda contabila.
Inventarierea creantelor, respectiv a datoriilor se face pe baza de
documente si punctaje cu persoanele juridice sau fizice partenere. Acestea se
concretizeaza n situatii n care se nscriu facturile sau alte documente de
decontare cu referire la: numarul i data lor, valoarea care urmeaza sa se
ncaseze sau sa se plateasca, dupa caz, precum i termenele de decontare.
Dup rolul pe care l are inventarierea n activitatea practic a unitii
patrimoniale:
Inventarierea de control a gestiunii, ce reprezinta, de fapt, o form a
controlului gestionar asupra modului de gospodrire a bunurilor materiale i
valorilor bneti.
Inventarierea de predare - primire a gestiunii, constituie o operatiune
obligatorie n cazul nfiintarii unei gestiuni sau schimbarii unui gestionar.
Inventarierea ca operatiune premergatoare ntocmirii bilantului contabil
anual al unitatii patrimoniale, care are ca scop verificarea concordantei dintre
realitatea faptica si datele nregistrate n contabilitate.
n desfasurarea inventarierii trebuie s se respecte anumite conditii cu
caracter de principii, care conduc la creterea eficienei inventarierii, printre
care menionm:
- Stabilirea cu anticipatie a elementelor supuse inventarierii, a limitelor de
extindere a acesteia asupra patrimoniului. Ele se stabilesc, n funcie de
specificul activitii, n cadrul unui plan al inventarierii, de ctre conductorul
compartimentului financiar contabil, aprobat de conducerea unitii i au la baz
obiectivele urmrite prin inventarierea patrimoniului;
- Comisiile de inventariere trebuie sa aiba o componenta care sa asigure
buna desfasurare a operatiunilor de inventariere. n acest sens, se are n vedere
aspectul pregatirii profesionale (economice i tehnice) a membrilor ei cu
respectarea, n acelai timp, a principiului incompatibilitii inventarierii de
ctre gestionar (el nu face parte din comisie, dar participa efectiv la realizarea
ei);
Organizarea i efectuarea inventarierii
Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului, de catre regiile
autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste,
asociatiile si celelalte persoane juridice, precum si persoanele fizice care au
calitatea de comerciant, este standardizata la nivel national si este reglementata
prin acte normative.
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine
administratorului (conducatorului unitatii), ordonatorului de credite sau altei
persoane care are obligatia gestionarii patrimoniului.
Din punct de vedere metodologic, etapele inventarierii sunt aceleasi,
indiferent de obiectul activitatii unitatii si de natura elementelor patrimoniale
care se inventariaza.
Avnd n vedere ordinea si succesiunea de realizare, precum i natura lucrrilor
ce se efectueaz, inventarierea patrimoniului presupune urmtoarele etape:
pregtirea inventarierii;
inventarierea propriu-zis;
evaluarea i stabilirea rezultatelor inventarierii;
nregistrarea n contabilitate a rezultatelor definitive ale inventarierii.
Pregtirea inventarierii se refera la masuri cu caracter organizatoric si
contabil care sa asigure desfsurarea n bune conditiuni a celorlalte etape care se
succed.
Mai nti, se constituie comisia de inventariere prin decizie scris, semnat de
conductorul unittii patrimoniale si de conductorul compartimentului
financiar-contabil. Se efectueaz instructajul membrilor acesteia (asupra
modului de organizare si desfasurare a inventarierii, tehnicii de lucru sau
procedeelor folosite, a modului de completare a listelor de inventariere).
Comisia este format din cel putin doupersoane, cu pregatire corespunztoare
economica si tehnic, care s asigure efectuarea corect si la timp a inventarierii
patrimoniului, inclusiv evaluarea elementelor patrimoniale. Acolo unde este
cazul, comisiile sunt coordonate de o comisie centrala. La lucrarile de
inventariere trebuie s participe ntreaga comisie de inventariere. Membrii
comisiilor de inventariere nu pot fi nlocuiti dect n cazuri bine justificate si
numai prin decizie scrisa, emisa de persoanele care i-au numit.
Nu pot face parte din comisiile de inventariere: gestionarii depozitelor si
magazinelor; seful compartimentului supus inventarierii; contabilii care tin
evidenta gestiunilor respective, cu exceptia unitatilor mici.
Tot sub aspect organizatoric, se iau masuri pentru crearea conditiilor
corespunzatoare de lucru comisiei (comisiilor) de inventariere prin:
- stabilirea elementelor patrimoniale care se inventariaza si ordinea n care
se efectueaz inventarierea acestora;
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale
care se inventariaz:
- sortarea, gruparea obiectelor, codificarea acestora, ntocmirea etichetelor
de raft, separarea bunurilor deteriorate de cele n stare bun;
- asigurarea aparatelor si instrumentelor adecvate si n numar suficient
pentru masurare, cntarire, a mijloacelor necesare identificarii (cataloage,
mostre), precum si a formularelor si rechizitelor necesare;
- dotarea comisiilor de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de
sigilare a spatiilor inventariate;
- dotarea gestiunilor (magazine, depozite) cu doua rnduri de ncuietori
diferite.
Din punct de vedere contabil se iau masuri de nregistrare la zi n evidenta tehnico-
operativa (fisele de magazie) organizata la gestiuni, precum si n contabilitatea sintetica si
analitica, a tuturor documentelor pna la data la care se face inventarierea, stabilindu-se
soldurile n fisele sintetice si analitice ale conturilor respective.
Inventarierea propriu-zisa se realizeaza la locurile de pastrare sau depozitare.
nainte de nceperea operatiunii de inventariere, comisia de inventariere ia o
declaratie scrisa de la gestionar din care sa rezulte daca:
- gestioneaza valori materiale si n alte locuri de depozitare;
- are bunuri n gestiune apartinnd tertilor, primite cu sau fara documente;
- are plusuri sau lipsuri n gestiune despre a caror cantitate sau valoare are
cunostinta;
- are valori materiale nereceptionate sau care trebuie livrate, pentru care s-au
ntocmit documentele aferente;
- a primit sau eliberat valori materiale fara documente legale;
- detine numerar sau alte hrtii de valoare rezultate din vnzarea bunurilor aflate n
gestiunea sa;
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate n evidenta gestiunii
sau care nu au fost predate la contabilitate.
De asemenea, gestionarul va mentiona, n declaratia scrisa, numarul si data
ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor n/din gestiune.
Declaratia trebuie sa contina data cnd se ntocmeste si semnatura gestionarului,
acelei gestiuni care urmeaza sa fie inventariata, precum si semnaturile membrilor comisiei
de inventariere, care atesta ca a fost data n prezenta acestora.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numarare, cntarire, masurare sau cubare,
potrivit particularitatilor bunurilor. Fac exceptie de la aceasta regula, bunurile aflate n
ambalaje originale intacte, care se desfac prin sondaj. Daca se inventariaza materiale sau
marfuri voluminoase, a caror cntarire sau masurare este nerationala sau ar provoca
pierderi, stocurile faptice ale acestora se stabilesc pe baza anumitor calcule tehnice
(exemplu ciment, otel beton, produse de cariera si balastiera, materiale si produse agricole,
etc.).
Normele legale n vigoare contin prevederi concrete cu caracter general si specifice
pentru inventarierea mijloacelor materiale, productiei neterminate, marfurilor si
ambalajelor n comert, a productiei agricole etc.
Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate, fara a se
stnjeni desfacerea imediata a acestora.
Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa
se sisteze operatiunile de predare-primire a bunurilor supuse inventarierii. Pentru a nu se
stnjeni procesul normal de primire sau livrare a bunurilor, operatiunile respective se pot
efectua numai n prezenta comisiei de inventariere, care va mentiona pe documentele
respective "primit sau eliberat n timpul inventarierii".
Bunurile degradate, greu vandabile, inutilizabile etc., se trec n liste separate. De
asemenea, bunurile apartinnd altor unitati (nchiriate, primite n regim de leasing, n
custodie, n consignatie, pentru prelucrare) se nscriu n liste separate, iar o copie a acestor
liste, se trimite n termen legal unitatilor patrimoniale carora le apartin bunurile respective,
pentru confruntare.
Toate bunurile inventariate se nscriu n liste de inventariere (varianta simplificata,
cod 14-1-2/b), care trebuie sa se ntocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestionari si pe
categorii de bunuri cu caracteristicile respective. Continutul informational al acestui
document se prezinta n continuare:
Unitatea.... ... Pag...
Gestiunea... ...
Lista de inventariere
Data-----------------
Nr
crt.
Cod sau
denumire
Inventar faptic Nr.
crt.
Cod sau denumire Inventar faptic

Modul de efectuare al inventarierii, precum si datele tehnice care au stat la baza
calculelor se mentioneaza n listele de inventariere.
Stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii
se efectueaza n cadrul listei de inventariere centralizatoare (cod 14-3-12), prin preluarea
din listele de inventariere, varianta simplificata, numai a pozitiilor cu diferente.
Documentele ntocmite de comisia de inventariere ramn n cadrul gestiunii
inventariate, n fisete, casete, dulapuri, etc. ncuiate si sigilate.
Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de
inventariere si de catre gestionar.
Pe ultima fila a listei de inventariere, gestionarul trebuie sa mentioneze daca toate
valorile materiale si banesti din gestiune au fost inventariate si consemnate n listele de
inventariere n prezenta sa. De asemenea, acesta mentioneaza daca are obiectii cu privire la
modul de efectuare a inventarierii.
Trebuie mentionat faptul ca, n cazul elementelor patrimoniale pentru care au fost
constituite provizioane pentru deprecieri (imobilizari corporale, elemente de natura
stocurilor, titluri de plasament), n listele de inventariere centralizatoare se va nscrie
valoarea contabila neta a acestora, care se compara cu valoarea lor actuala stabilita cu
ocazia inventarierii.
Inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale se
efectueaza prin prezentarea lor n situatii analitice distincte al caror total sa justifice soldul
conturilor sintetice respective n care acestea sunt cuprinse si care se preiau n
centralizatorul listelor de inventariere.
Evaluarea si stabilirea rezultatelor inventarierii
Evaluarea stocurilor faptice n listele de inventariere centralizatoare se face cu
utiliznd aceleasi preturi folosite la nregistrarea bunurilor n contabilitate.
Pentru stabilirea valorii de inventar (denumita valoare actuala), n vederea
determinarii deprecierilor provizorii, pentru constituirea provizioanelor, evaluarea
elementelor patrimoniale se face conform prevederilor din Legea contabilitatii (art. 9),
astfel:
- bunurile de natura imobilizarilor, se evalueaza la valoarea ramasa neamortizata, cu
exceptia celor constatate ca fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor actuala (n
functie de pretul pietei, starea lor fizica, precum si de utilitatea lor n cadrul unitatii);
- stocurile si celelalte bunuri se evalueaza la valoarea actuala sau de utilitate a fiecarui
element, denumita si valoare de inventar;
- bunurile depreciate, se evalueaza la valoarea de utilitate a fiecarui element, n functie de
utilitatea bunului n unitate si de pretul pietei;
- creantele si datoriile se evalueaza la valoarea nominala;
- creantele si datoriile incerte se evalueaza, de asemenea, la valoarea lor de utilitate, stabilita
n functie de valoarea lor probabila de ncasat, respectiv de plata: creantele si datoriile
existente n valuta precum si disponibilitatile n devize se evalueaza la cursul de schimb la
pietei valutare, comunicat de BNR n ultima zi a exercitiului.
- titlurile imobilizate se evalueaza la valoarea de utilitate, iar titlurile de plasament,
la cursul mediu al ultimei luni din an sau la valoarea probabila de negociere, dupa caz.
Stabilirea rezultatelor inventarierii se realizeaza prin confruntarea datelor
consemnate n listele de inventariere cu cele din evidenta contabila sau evidenta operativa.
Pentru ca cifrele sa fie comparabile si diferentele reale, este necesar ca datele inventarierii
sa fie stabilite la aceeasi data calendaristica. Determinarea rezultatelor inventarierii,
respectiv a diferentelor, n plus sau n minus, se face direct pe listele de inventariere.
Datele din listele de inventariere servesc la ntocmirea registrului inventar (cod 14-
1-2).
Rezultatele inventarierii se consemneaza n documentul numit proces verbal de
inventariere, n care se nscriu n principal: perioada si gestiunile inventariate, precum si
persoanele care au efectuat inventarierea: plusurile si minusurile constatate; compensarile
efectuate; bunurile depreciate, precum si creantele si obligatiile incerte si n litigiu;
valorificarea rezultatelor inventarierii; constituirea si regularizarea provizioanelor, precum
si concluziile si propunerile referitoare la inventariere.
Pentru a stabili caracterul diferentelor, comisia de inventariere analizeaza cauzele
care au produs plusurile si minusurile, solicita explicatii n scris de la gestionar si
formuleaza, potrivit dispozitiilor legale, propuneri de regularizare a acestora si nregistrare a
diferentelor de inventar.
nregistrarea rezultatelor definitive ale inventarierii se face n scopul punerii de
acord a datelor contabilitatii cu realitatea faptica constatata.
Potrivit art. 48 din Ordinul Ministrului Finantelor nr. 2388/1995, rezultatele
inventarierii trebuie nregistrate, att n evidenta tehnic-operativa, ct si n contabilitate, n
termen de cel mult 5 zile de la data terminarii operatiunilor de inventariere.
De regula, valorificarea inventarierii se face prin nregistrarea plusurilor si imputarea
minusurilor.
Daca lipsurile nu se datoreaza vinovatiei unei persoane acestea se trec pe cheltuielile
unitatii patrimoniale.
Se admit compensari cantitative ale lipsurilor cu plusurile numai cnd exista riscul
de confuzie, cnd se refera la aceleasi bunuri, aceeasi perioada de gestiune si la acelasi
gestionar, fara nsa a diminua valoric patrimoniul unitatii.
Listele cu valorile materiale care ntrunesc conditiile de compensare datorita riscului
de confuzie se aproba anual de catre administratorii, respectiv de catre ordonatorii de
credite.
Lipsurile peste normele stabilite si pierderile cauzate de proasta gestiune se pot
imputa celor vinovati la valoarea de nlocuire reprezentata de costul de achizitie, care
cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile,
inclusiv TVA, cheltuielile de transport si alte cheltuieli accesorii necesare pentru punerea n
stare de utilitate a bunului respectiv.
nregistrarea n contabilitate a valorii bunurilor imputate, ceea ce nseamna, n primul rnd,
crearea creantei fata de persoana vinovata, este urmatoarea:
428
"Alte datorii si creante n legatura
cu personalul"
= %
758
"Alte venituri din exploatare"
4427
"TVA colectata"

Daca valoarea bunurilor se imputa tertilor (persoane din afara unitatii), n locul contului
428, "Alte datorii si creante n legatura cu personalul"se utilizeaza contul 461 "Debitori diversi".
Concomitent cu operatia mentionata anterior, se descarca gestiunea cu elementele
patrimoniale de natura stocurilor.
a) Cele provenite din aprovizionari, se nregistreaza dupa cum urmeaza:
- materia prima constatata lipsa:
601
"Cheltuieli cu materiile prime"
= 301
"Materii prime"
- materiale consumabile (materiale auxiliare, combustibil, piese de schimb, etc):
602
"Cheltuieli cu materialele
consumabile"
= 302
"Materiale consumabile"
- obiecte de inventar n depozit constatate lipsa:
603
"Cheltuieli privind materiale de
natura obiectelor de inventar"
= 303
"Materiale de natura obiectelo de inventar"
- marfuri constatate lipsa:
607
"Cheltuieli privind marfurile"
= 371
"Marfuri"
b) Elementele de natura stocurilor obtinute din productie proprie (semifabricate, produse
finite):
711
"Venituri din productia stocata"
= %
341
"Semifabricate"
345
"Produse finite"
Lipsurile de active circulante materiale care nu se datoreaza vinovatiei unei persoane si se
ncadreaza n limitele normelor de perisabilitate se nregistreaza numai n conturile de cheltuieli
corespunzatoare (vezi nregistrarile anterioare de la pct. a si b):
Plusurile de bunuri se nregistreaza, n mod diferit, ca intrari n patrimoniu, n functie de
natura acestora, astfel:
a) bunuri de natura activelor imobilizate:
Conturi gr. 20, 2l, 23 = 131 "Subventii pentru investitii"
De exemplu, mijloace fixe constatate plus la inventariere:
21x = 131
"Imobilizari corporale" "Subventii pentru investitii"
b) materiale, obiecte de inventar, ambalaje, marfuri, constatate plus la inventariere:
Conturi din grupele
30, 34, 35, 37, 38
= Conturi grupa 60
"Cheltuieli privind stocurile"
De exemplu, materia prima constatata plus la inventariere:
301 = 601
"Materii prime" "Cheltuieli cu materiile prime"
Bunurile constatate plus la inventariere se mai pot nregistra si prin stornarea operatiei de
iesire a acestora din patrimoniu (cu suma nscrisa n rosu).

c) semifabricate sau produse finite constatate plus la inventariere:
%
341

"Semifabricate"
345
"Produse finite"
= 711
"Venituri din productia stocata"

Dup ce s-au efectuat nregistrarile privind plusurile si minusurile constatate la
inventariere, valoarea totala a stocurilor din listele de inventariere trebuie s corespund cu
soldurile conturilor de elemente de natura stocurilor si cu stocurile cantitative ale elementelor
respective din evidenta operativa de la depozite (fisele de magazie).