1

Introducere

Lucrarea de laborator 1. Exemplu de aplicaie informatic n
mediul Access 2013

n urmtoarea figur este introdus imaginea de ansamblu a unei aplicaii economice.



Figura 1.1 Privirea de ansamblu asupra unei aplicaii de baze de date
Utilizatorul interacioneaz doar cu o parte a prilor componente ale aplicaiei. Astfel, el
selecteaz opiuni din Meniul care poate fi prezentat sub diverse forme (Meniu/Ribbon n Figura
1.1), introduce date n aplicaie prin intermediul formularelor (Form n Figura 1.1), i
vizualizeaz sau listeaz diverse liste i centralizatoare sub forma de rapoarte (Report n Figura
1.1). Nu este vizibil utilizatorului modul n care sunt stocate datele introduse (zona Database n
Figura 1.1 care conine tabele i relaii ntre acestea) sau modul n care din datele stocate se
extrag doar cele cerute de utilizator pentru a fi afiate n rapoarte (Query n Figura 1.1).
n aceast lucrare de laborator vom ilustra printr-un mic exemplu modul n care sunt n primul
rnd proiectate i ulterior implementate toate aceste componente ale unei aplicaii economice n
Access 2013. Obiectivul acestui laborator este obinerea imaginii de ansamblu asupra prilor
componente ale unei aplicaii i a modului n care acestea interacioneaz ntre ele, nainte de a
intra n detaliile specifice ale fiecreia.

nainte de a deschide Access!
Construirea unei aplicaii economice seamn cu construirea unei case. Exist dou faze
importante: proiectarea (sau design-ul) i construcia (sau implementarea). Paii care urmeaz a
fi parcuri n design-ul exemplului:
2

a) descrierea contextului aplicaiei;
b) identificarea utilizatorilor finali ai aplicaiei i a nevoilor lor;
c) crearea unui prototip pentru ieirile aplicaiei (o machet a unui raport) fie de la zero fie
pornind de la un document existent;
d) crearea unui prototip pentru intrrile aplicaiei (o machet a unor formulare) fie de la zero fie
pornind de la interfaa unui software existent;
e) crearea unei liste cu toate datele care vor fi introduse sau care trebuie afiate de ctre aplicaie.
f) identificarea elementelor de date din lista creat anterior care trebuie stocate pentru perioade
lungi i plasarea acestora n unul sau mai multe tabele. Nu se vor stoca date care pot fi calculate
pe baza altor date stocate anterior;
g) deschiderea Access, crearea unei noi baze de date, urmat de implementarea, n urmtoarea
ordine a: tabelelor, relaiilor ntre ele, formularelor, interogrilor, rapoartelor i meniurilor.

Pentru a exemplifica toi aceti pai, vom crea o foarte simpl aplicaie pentru vnzrile cu
amnuntul realizate ntr-un hypermarket. Vom construi aceast aplicaie urmnd paii prezentai
mai sus:
a) clienii unui hypermarket plaseaz produsele cumprate pe banda transportoare de la casele de
marcat. Casierul scaneaz codul de bare al fiecrui produs sau, dac acesta nu poate fi citit de
scanner, introduce manual codul produsului. Dup scanarea tuturor produselor, casierul listeaz
bonul fiscal care conine toate produsele cumprate, cantitatea i preul acestora, precum i
totalul de plata.
b) utilizatorii aplicaiei sunt casierii hypermarketului (care au nevoie s scaneze produse i s
vizualizeze totalul de plat care urmeaz s fie ncasat) i clienii (care au nevoie s verifice
bonul cu produsele cumprate i totalul de plat pe care trebuie s-l plteasc).
c) bonul de cas de la un hypermarket real arat astfel:

3



d) modul n care se introduc datele i sunt vizualizate produsele scanate de ctre casier, la un
hypermarket real, poate arata astfel:


e) n esen n aplicaie, fie n urma scanrii fie manual, sunt introduse urmtoarele date: codul
produsului i cantitatea vndut. n plus, pe bonul de cas trebuie afiate: numele produsului
aferent codului scanat, preul fiecrui produs scanat, valoarea aferent fiecrei poziii de pe bon,
data bonului, numrul bonului, totalul de plat.
f) dintre elementele identificate anterior se vor stoca in tabele codul produsului, cantitatea
vndut, numele produsului aferent codului scanat, preul fiecrui produs scanat, data bonului, i
numrul bonului, Nu se va stoca n tabele valoarea fiecrei poziii de pe bon deoarece aceasta se
4

calculeaz folosind formula cantitate* pre, precum i totalul de plat deoarece acesta se
calculeaz prin nsumarea valorilor fiecrei poziii de pe bon.
Prin gruparea logic a datelor n funcie de obiectul la care se refer, se pot crea 2 tabele:
- Produse cu coloanele cod produs, nume produs i pre produs;
- Vnzri (sau Bonuri) cu coloanele numr bon, data vnzrii, cantitate.
g) pentru a implementa n Access 2013 proiectul schiat mai sus, se parcurg urmtorii pai:
g1 Se creeaz o nou baz de date urmnd paii:
g1.1 - Se deschide Access;
g1.2 - Se selecteaz opiunea Blank desktop database;
g1.3 - Se selecteaz tab-ul File, opiunea Save As, opiunea Save Database As, se selecteaz
dintre opiunile Database File Types tipul de fiier Access Database (*.accdb) dup care se
selecteaz butonul Save As;
g1.4 - Se alege calea de salvare i se introduce numele fiierului.


Figura Crearea unei noi baze de date

g2 se creeaz tabelele Produse i Vnzri n baza de date urmnd paii afereni crerii unui
tabel:
g2.1 - Se selecteaz tab-ul Create, opiunea Table Design,
g2.2 - n coloana Field Name se introduce numele primului cmp (pentru tabelul Produse din
exemplul de mai sus s-a stabilit ca primul cmp este cod produs);
g2.3 - Se efectueaz clic n coloana Data Type, dup care se alege unul din tipurile de date din
list (pentru cmpul cod produs se poate selecta tipul Short Text);
5

g2.4 - Se repet paii g2.2 i g2.3 pentru fiecare cmp al tabelului, selectndu-se pentru fiecare
cmp tipul de date potrivit;


Figura Cmpurile tabelului Produse


g2.5 - Se salveaz tabelul creat fie prin selectarea tab-ului File, opiunea Save, fie prin apsarea
pictogramei din colul stnga-sus a ferestrei Access;
g2.6 - Se introduce numele tabelului dup care se selecteaz butonul OK.
g2.7 n fereastra care afieaz mesajul There is no primary key defined se selecteaz butonul
No;


Figura - Cmpurile tabelului Vnzri

g3 se creeaz o relaie ntre cele dou tabele prin introducerea coloanei id produs n tabelul
Vnzri. Crearea unei relaii presupune parcurgerea urmtorilor pai:
6

g3.1 - Se introduce un nou cmp n tabelul Vnzri urmnd paii:
g3.1.1 - Se efectueaz clic dreapta pe tabela Vnzri iar din meniul contextual afiat se
selecteaz opiunea Design View;
g3.1.2 - n coloana Field Name, pe primul rnd liber (rndul 4 n acest caz) se scrie numele
cmpului (id produs n acest caz) dup care se efectueaz clic pe coloana Data Type i se
selecteaz din lista derulant opiunea Short Text;
g3.1.3 - Se salveaz modificrile aduse tabelului.
g3.2 - Se deseneaz relaia ntre cele dou cmpuri ale tabelelor Produse i Vnzri urmnd
paii:
g3.2.1 - Se selecteaz tab-ul Database Tools, opiunea Relationships;
g3.2.2 - Se efectueaz clic dreapta pe fereastra Relationships i se selecteaz opiunea Show
Table. Se efectueaz dublu-clic pe tabelele Produse respectiv Vnzri;
g3.2.3 - Se efectueaz clic pe cmpul cod produs din tabelul Produse, i se face drag-and-drop
(se ine apsat butonul mouse-ului pn se poziioneaz deasupra cmpului id produs din tabela
Vnzri dup care se elibereaz butonul mouse-ului);
g3.2.4 - n fereastra Edit Relationships se selecteaz butonul Create;
g3.2.5 - Se nchide fereastra Relationships.


Figura Vizualizarea relaiei ntre tabelele Produse i Vnzri

g4 - se creeaz dou formulare, cte unul pentru tabelele Produse respectiv Vnzri, care permit
introducerea datelor. Pentru crearea unui nou formular se parcurg paii:
g4.1 - Se selecteaz tab-ul Create, opiunea Form Wizard dup care se parcurg urmtorii pai ai
wizard-ului;
g4.2 - Se selecteaz tabelul pentru care se dorete crearea formularului, dup care se mut
cmpurile care urmeaz a fi afiate pe formular din zona Available Fields n zona Selected
Fields. n cazul tabelului Produse se trec toate cmpurile n zona Selected Fields. Se trece la
urmtorul pas selectnd butonul Next;

7


Figura Primul pas al wizard-ului de creare a formularelor

g4.3 - Se selecteaz un mod de distribuire a cmpurilor pe formular. Se va selecta opiunea
Columnar. Se trece la urmtorul pas selectnd butonul Next;
g4.4 - Se introduce un nume pentru formular dup care se selecteaz butonul Finish.


Figura Formularul Produse vizualizat n modul de utilizare

g4.5 - Se introduc urmtoarele date folosind formularul creat anterior;


Figura Datele care trebuie introduse n formularul Produse

g4.5 - Parcurgnd paii g4.1 g4.4 se creaz un formular pentru tabelul Vnzri. Se introduc n
acest formular datele din figura urmtoare.

8


Figura Datele care trebuie introduse n formularul Vnzri

g5 se creeaz o interogare care unete datele din cele dou tabele. Pentru crearea unei noi
interogri se parcurg paii:
g5.1 - Se selecteaz tab-ul Create, opiunea Query Wizard. n fereastra New Query, se alege din
list opiunea Simple Query Wizard i se selecteaz butonul OK, dup care se parcurg urmtorii
pai ai wizard-ului;
g5.2 - Se selecteaz tabelul Produse i se trec toate cmpurile din lista Available Fields, n lista
Selected Fields. Se trece la urmtorul pas selectnd butonul Next;
g5.3 - Se selecteaz tabelul Vnzri i se trec toate cmpurile din lista Available Fields, n lista
Selected Fields. Se trece la urmtorul pas selectnd butonul Next;


Figura Primul pas al wizard-ului Creare Interogri Simple

g5.4 Se selecteaz butonul radio Detail (shows every field of every record) dup care se
selecteaz butonul Finish. Rezultatele interogrii vor fi cele din figura urmtoare.

9


Figura Rezultatele interogrii care unete datele din tabelele Produse i Vnzri

g6 se modific interogarea creat anterior astfel nct numai un singur numr de bon (introdus
de utilizator) s fie afiat. Pentru a modifica o interogare existent prin aplicarea unui filtru, se
parcurg urmtorii pai:
g6.1 - Se efectueaz clic dreapta pe interogarea Produse Query, iar din meniul contextual afiat
se selecteaz opiunea Design View;
g6.2 - Se selecteaz celula din rndul Criteria, coloana Nr Bon. Se scrie in aceast celul textul
[introduceti numarul bonului care va fi listat]. Rezultatul trebuie s coincid cu figura urmtoare:


Figura Modificarea unei interogri prin adugarea unui criteriu de filtrare

g6.3 - Se salveaz modificrile aduse interogrii fie prin selectarea tab-ului File, opiunea Save,
fie prin apsarea pictogramei din colul stnga-sus a ferestrei Access;
g6.4 - Se testeaz corectitudinea prelucrrilor prin rularea interogrii (dublu-clic pe numele ei).
Dac modificarea a fost realizat corect, va aprea pe ecran fereastra de dialog din figura
urmtoare;

10


Figura Fereastra de dialog care solicita introducerea unei valori care va fi folosit ca i criteriu
de filtrare

g6.5 - La introducerea valorii 1, se vor afia datele din figura urmtoare.


Figura Produsele vndute cu bonul de cas numrul 1

g7 se modific interogarea creat anterior prin adugarea unei coloane care calculeaz valoarea
fiecrei poziii de pe bon; Pentru a modifica o interogare existent prin adugarea unei noi
coloane calculate, se parcurg urmtorii pai:
g7.1 - Se efectueaz clic dreapta pe interogarea Produse Query, iar din meniul contextual afiat
se selecteaz opiunea Design View;
g7.2 - Se selecteaz prima coloan goal (n acest caz coloana a saptea). Se scrie in aceast
celul textul Valoare_rand: [cantitate]*[pret produs]. Rezultatul trebuie s coincid cu figura
urmtoare:


Figura Modificarea unei interogri prin adugarea unei coloane calculate

G7.3 - Se salveaz modificrile aduse interogrii;
11

g7.4 - Se testeaz corectitudinea prelucrrilor prin rularea interogrii (dublu-clic pe numele ei).
Dac modificarea a fost realizat corect, dup introducerea valorii 1 in fereastra care solicit
criteriul de filtrare, se vor afia datele din figura urmtoare.


Figura Produsele vndute cu bonul de cas numrul 1, inclusiv valoarea fiecrui rnd al
bonului

g8 se creeaz un nou raport care afieaz datele extrase de interogare. Pe parcursul crerii
raportului se adaug i totalul general al bonului. Pentru a crea un raport pe baza datelor extrase
de o interogare, se parcurg urmtorii pai:
g8.1 - Se selecteaz tab-ul Create, opiunea Report Wizard, dup care se parcurg urmtorii pai
ai wizard-ului;
g8.2 - Se selecteaz din lista derulant Tables/Queries opiunea Query: Produse Query. Se mut
din lista Available Fields n lista Selected Fields cmpurile Nr bon, Data vnzare, Nume produs,
Cantitate, Pre produs i Valoare_rnd. Rezultatul trebuie s coincid cu figura urmtoare. Se
selecteaz butonul Next;


Figura Primul pas al crerii unui raport cu ajutorul wizard-ului

12

g8.3 - Se efectueaz dublu-clic pe Nr bon dup care se efectueaz un alt dublu-clic pe Data
vnzare. Rezultatul trebuie s coincid cu figura urmtoare. Se selecteaz butonul Next;


Figura Al doilea pas al crerii unui raport cu ajutorul wizard-ului

g8.4 - Se efectueaz clic pe butonul Summary Options, dup care se bifeaz check-box-ul
aflat la intersecia rndului Valoare_rnd cu coloana Sum. Rezultatul trebuie s coincid cu
figura urmtoare. Se selecteaz butonul OK dup care butonul Next;


Figura Al treilea pas al crerii unui raport cu ajutorul wizard-ului

g8.5 - Se selecteaz butonul radio Landscape, urmat de butonul Next;
13

g8.6 - Se modific titlul raportului din cmpul What title do you want for your report n Bon
pentru listare, dup care se selecteaz butonul Finish. Dup introducerea valorii 1 n fereastra
care solicit criteriul pentru filtrare, rezultatul trebuie s arate ca n figura urmtoare.


Figura Raportul creat n urma finalizrii wizard-ului, fr modificri suplimentare

g8.7 - Se pot face modificri suplimentare pentru a aduce raportul mai aproape de un bon listat
de o cas de marcat. O posibil organizare a datelor poate fi cea din figura urmtoare.


Figura Raportul creat n urma finalizrii wizard-ului, cu modificri suplimentare


Probleme propuse:
1. Putei identifica ce date se repet n mod inutil n cele dou tabele? Ce soluie poate fi adoptat
pentru eliminarea acestei probleme?
14

2. S se extind aplicaia de mai sus prin crearea unui nou raport care s permit managerilor
hypermarket-ului s vizualizeze totalul vnzrilor dintr-o zi.