Baze de date Microsoft Access

O baz de date reprezint o colecie de informaii care este organizat ntro list. De fiecare dat cnd realizm o list de informaii, cum ar fi nume, adrese,
produse sau facturi, se creaz, de fapt, o baz de date. O baz de date const, deci,
ntr-un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi accesibile calculatorului
pentru a satisface simultan mai muli utilizatori de o manier selectiv i ntr-un timp
oportun. Tehnic vorbind, nu este neaprat necesar s utilizm un program de baze de
date pentru crearea unei astfel de colecii de date. Putem crea o list de
informaii utiliznd o mare varietate de programe, cum ar fi Microsoft Excel,
Microsoft Word, chiar aplicaia Notepad din Windows.
Spre deosebire de acestea, ns, un program de baze de date este mult mai
puternic dect o simpl list pe care o pstrm pe o hrtie sau n cadrul unui
document Word. Un program de baze de date ofer celui care l utilizeaz
diverse avantaje n plus, cum ar fi:
-stocarea informaiilor: o baz de date pstreaz colecii de date i
informaii care sunt legate de un anumit domeniu. Aceste colecii pot conine
informaii personale sau informaii de afaceri. n plus, odat cu stocarea
acestor informaii, o baz de date trebuie s ofere posibilitatea de a aduga noi
date, de a le modifica sau terge pe cele existente sau de a le organiza n
funcie de diverse criterii.
-cutarea informaiilor: orice aplicaie de baze de date trebuie s dea
posiblitatea celui care o utilizeaz s regseasc informaiile coninute de
aceasta cu uurin i foarte rapid. Astfel, oti productorii de astfel de aplicaii
sunt preocupai de minimizarea pe ct posibil a timpului de acces la datele
coninute de ctre bazele de date.
-analiza i imprimarea informaiilor: ntr-o baz de date se pot
efectua diverse calcule, care ulterior pot forma diverse situaii ce pot fi
prezentate sub forma unor rapoarte pe suport de hrtie.
-partajarea informaiilor: cele mai multe programe de baze de date
permit lucrul simultan cu baza de date a mai multor utilizatori, care pot
utiliza aceeai informaie n acelai timp. Astfel de baze de date poart denumirea de
baze de date multiuser sau multiutilizator.
Un program sau aplicaie care ofer posibilitatea lucrului cu baze de date cu
toate avantajele prezentate anterior poart denumirea de Sistem de Gestiune a
Bazelor de Date, prescurtat S.G.B.D. El permite lucrul cu mai multe baze de date, n
acelai format, de unde i denumirea de sistem de gestiune. Un astfel de
SGBD este i aplicaia Microsoft Access, distribuit de ctre firma Microsoft n
pachetul de aplicaii Office.

Elementele unei baze de date Microsoft Access

O baz de date Microsoft Access este alctuit din mai multe pri
componente, pe care le vom numi obiecte ale bazei de date. Unele obiecte
sunt folosite totdeauna (fr ele baza de date nu poate exista), iar altele pot fi
utilizate ocazional. Fiecare din aceste obiecte au funcii diferite, urmrind
realizarea avantajelor prezentate mai sus, sau realizarea unei interfee ct mai
agreabile pentru utilizator, astfel nct s uureze pe ct posibil lucrul cu baza
de date.
Urmtorul tabel identific i prezint obiectele coninute de ctre o baz
de date Access XP:

Orice baz de date trebuie s conin cel puin un tabel. Obiectele de

tip tabel ale unei baze de date Microsoft Access sunt alctuite din rnduri i
coloane, ele fiind numite i relaii. O relaie este o tabel bidimensional, ale
crei rnduri sunt denumite nregistrri sau tupluri i ale crei coloane poart
denumirea de cmpuri sau domenii ale relaiei.

Orice relaie trebuie s dein informaii cu privire la un anumit aspect

din realitate. n acest sens, cmpurile relaiei trebuie s exprime, de fapt, proprieti
ale relaiei n cauz. De exemplu, pentru relaia sau tabelul Salariai pot fi
definite urmtoarele cmpuri, care exprim i proprieti ale unui salariat:
Marca, Nume, Prenume, Data nasterii, Salariul de incadrare.
nregistrrile unui tabel constau, de fapt, n valori ale cmpurilor pentru
o anumit realizare a relaiei n cauz. De exemplu, pentru tabelul Salariati, o
nregistrare ar putea fi: M154200, Ionescu, Petre, 21.05.1967, 5000000.
Pentru accesarea simultan a datelor din mai multe tabele, este necesar
s se defineasc asocierile standard dintre acestea. Acestea reprezint colecia
de legturi care se stabilesc ntre o realizarea a unei tabele i o realizare a
tabelei asociate.
Asocierile cele mai des ntlnite ditre dou tabele Access sunt cele de
tipul 1:n, adic unei nregistrri ale unei tabele, i corespund mai multe
nregistrri ale tabelei asociate. Aceste legturi se stabilesc prin intermediul
cheilor primare i a cheilor externe aferente lor.
La baza definirii asocierilor dintre tabele st conceptul de restricie de
integritate referenial (Referential Integrity), care presupune c o cheie extern
nu poate lua o valoare att timp ct acea valoare nu se regsete n cadrul
cheii primare asociate ei.
Interogarea unei baze de date este un proces foarte important pentru
utilizatorii acestora, ntruct presupune regsirea i extragerea informaiilor dorite de
ctre utilizator. Pentru realizarea interogrilor, Access pune la dispoziia utilizatorilor
obiectele de tip Cerere (Query). Rezultatul cererii se prezint sub forma unei foi de
rspuns dinamic, foaie care nu mai exist fizic dup nchiderea cererii. Aadar,
o cerere de interogare a bazei de date nu mrete spaiul ocupat n cadrul
calculatorului dumneavostr de ctre baza de date. O cerere poate interoga date din
cadrul unuia sau mai multor tabele, sau chiar din cadrul altor cereri.