Importanta Corespondenei economice de afacere

Corespondena economic de afacere cuprinde totalitatea scrisorilor dintre

agenii economici, cu scopul de promovare a schimbrilor sau a noutilor
economice.

n secolul dezvoltrii minunilor electronice, odat cu apariia unor mijloace de

informare moderne, prin care se comunic mai repede ca fulgerul, cum sunt
modemurile de computer, faxurile, telefoanele mobile, ne-am putea ntreba: ct de
curnd i n ce msur informaiile scrise i, n special, corespondena de afaceri vor fi
nlocuite de alte mijloace de comunicare, pierznd astfel mereu din importan? Cci
De ce s scrii (pe hrtie) ceea ce poi spune mult mai repede prin telefon sau prin
intermediul ecranului computerului?
Exist mai multe argumente pentru a confirma faptul c i astzi, i n viitorul
apropiat, corespondena ificial, n pofida existenei telefonului, a faxului i a cutiei
potale electronice, continu s fie la fel de viabil ca i acum douzeci, treizeci sau
cincizeci de ani. Pentru c, ntr-un anume fel, vechile ziceri: Vorba zboar, iar
Faptele cntresc mai mult dect vorbele se vor aplica mereu. Atunci cnd cineva, de
exemplu, comite o eroare, ca s fac un mic gest de amabilitate, o scuz verbal este,
desigur, obligatorie. Dar mijlocul prin care poi arta c eti cu adevrat recunosctor
rmne cuvntul scris. Cnd expediezi o scrisoare ocazional, cum ar fi o not de
mulumire sau o felicitare, aciunea ta denot, ntr-un fel, sinceritatea ta. Aceste
amabiliti mai demonstreaz, de asemenea, c ai simul afacerilor i c tii cum s-i
atingi scopul. n acest context, avantajele corespondenei sunt:
scrisorile de afaceri ofer posibilitatea redactanilor de a medita asupra
coninutului, de a selecta mijloacele de limb, de a formula i a structura corect
gndurile, evitndu-se, astfel, reaciile pripite ale interlocutorilor, care pot deveni
prejudicioase;
scrisorile permit realizarea contactului cu corespondenii care nu dispun de
suficient timp pentru ntrevederi;
scrisorile originale, semnate de ctre emitent, au o putere de convingere mai mare
dect conveniile verbale sau dect textele scrise, transmise electronic;
scrisoarea original ndeplinete un rol nu numai economic, ci i juridic,
constituind elemente de nregistrare contabil sau servind ca prob n justiie;
scrisorile sunt cel mai confidenial mijloc de transmitere a informaiei;
pentru unii destinatari, scrisoarea este mijlocul principal de comunicare i
documentare (de exemplu, pentru majoritatea clienilor particulari), fiindc nu au
alte posibiliti de recepie, n afara cutiilor potale i, eventual, a faxului.
n plus, corespondena evit deplasarea, economisindu-se timp i mijloace bneti.
Importana activitii de coresponden este incontestabil i prin faptul c reprezint o

bogat surs de documentare, formnd un fond de arhiv, oglindind stadiile evoluiei

raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din diferite domenii de
activitate.
Bineneles, se poate evita corespondena inutil, n special n cazul unor probleme
care pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic. Majoritatea problemelor sau
unele dintre ele necesit neaprat, ulterior, o documentare corespunztoare obiectului
pus n discuie, pentru a servi i ca dovad, n caz de soluionare a dezacordurilor
aprute, n unele situaii, ntre corespondeni i/sau ca o confirmare n scris a evoluiei
afacerilor. Scrisoarea care trateaz probleme economice va avea o importan
determinant n soluionarea lor.
Scrisoarea reprezint ntreprinderea nsi n faa corespondenilor: aspectul
scrisorii, valoarea, prezentarea argumentelor i stilul trebuie s contribuie la
influenarea favorabil a destinatarului.