Termeni despre bazele de date

Microsoft Office Access 2007 organizeaz informaiile n tabele: liste de

rnduri i coloane ce amintesc de registrul unui contabil sau de o foaie de
lucru din Microsoft Office Excel 2007. ntr-o baz de date simpl, se poate s
avei doar un singur tabel. Pentru cele mai multe baze de date va trebui s
avei mai multe. De exemplu, se poate s avei un tabel care stocheaz
informaii despre produse, alt tabel care stocheaz informaii despre comenzi
i un altul cu informaii referitoare la clieni.
Fiecare rnd se mai numete nregistrare i fiecare coloan, de asemenea,
se mai numete cmp. O nregistrare este o modalitate semnificativ i
consistent de a combina anumite informaii. Un cmp este un element
singular de informaie - un tip de element care apare n orice nregistrare. De
exemplu, n tabelul produse, fiecare rnd sau nregistrare ar conine
informaii despre un produs. Fiecare coloan sau cmp conine un anumit tip
de informaie despre acest produs, cum ar fi numele sau preul.

Ce reprezint o proiectare bun a unei baze de date?

Anumite principii ghideaz procesul de proiectare al unei baze de date.
Primul principiu este acela c informaiile dublur (numite i date
redundante) au o influen negativ, deoarece consum spaiu i sporesc
probabilitatea producerii de erori i inconsistene. Al doilea principiu l
reprezint importana corectitudinii i caracterului complet al informaiilor.
Dac baza de date conine informaii incorecte, orice rapoarte care extrag
informaii din baza de date vor conine, de asemenea, informaii incorecte.
Drept urmare, orice decizie luat bazndu-v pe aceste rapoarte va fi greit
informat.
O proiectare bun a unei baze de date este, dup cum urmeaz, una care:

mparte informaiile n tabele pe baza subiectelor, pentru a reduce

datele redundante.

Furnizeaz programului Access informaiile necesare pentru a asocia

informaiile din tabele dup necesiti.

Asist i asigur acurateea i integritatea informaiilor.

Adapteaz necesitile de procesare a datelor i cele de raportare.

Prile componente ale unei baze de date Access

Tabele
Formulare

Rapoarte
Interogri
Macrocomenzi
Module
TABELE
Un tabel dintr-o baz de date este similar ca aspect cu o foaie de calcul, n
sensul c datele se stocheaz n rnduri i coloane. Astfel, este de obicei
simplu s se importe o foaie de calcul ntr-un tabel dintr-o baz de date.
Diferena principal dintre stocarea datelor ntr-o foaie de calcul i stocarea
datelor ntr-o baz de date const n modul n care se organizeaz datele.
Pentru a obine flexibiliza la maxim o baz de date, datele trebuie s fie
organizate n tabele, astfel nct s nu se produc redundane. De exemplu,
dac stocai informaii despre angajai, fiecare angajat ar trebui s fi introdus
o singur dat ntr-un tabel care este configurat s conin numai datele
angajailor. Datele despre produse se vor stoca ntr-un tabel separat, iar
datele despre filiale se vor stoca n alt tabel. Acest proces este
denumit normalizare.
Fiecare rnd dintr-un tabel se numete nregistrare. nregistrrile reprezint
locul n care se stocheaz elemente informaionale individuale. Fiecare
nregistrare este compus dintr-unul sau mai multe cmpuri. Cmpurile
corespund coloanelor din tabel. De exemplu, este posibil s deinei un tabel
denumit "Angajai", unde fiecare nregistrare (rnd) conine informaii despre
diferii angajai, iar fiecare cmp (coloan) conine un tip diferit de informaii,
cum ar fi prenumele, numele, adresa, etc. Cmpurile trebuie s aib un
anumit tip de date, fie c este text, dat sau or, numr sau alt tip de date.
Alt mod de a descrie nregistrrile i cmpurile este imaginnd un catalog de
fie al unei biblioteci. Fiecare fi din catalog corespunde unei nregistrri
din baza de date. Fiecare element informaional dintr-o fi (autor, titlu, etc.)
corespunde unui cmp din baza de date.
FORMULARE
Formularele sunt denumite uneori "ecrane de introducere de date". Ele
reprezint interfaa pe care o utilizai pentru a lucra cu date i conin deseori
butoane de comand care efectueaz diverse comenzi. Avei posibilitatea s
creai o baz de date fr a utiliza formulare, editnd pur i simplu datele din
foile de date ale tabelelor. Cu toate acestea, majoritatea utilizatorilor de baze
de date prefer s utilizeze formulare pentru vizualizarea, introducerea i
editarea datelor din tabele.
Formularele ofer un format uor de utilizat pentru lucrul cu date i se pot
aduga elemente funcionale, cum ar fi butoanele de comand. Avei
posibilitatea s programai butoanele s determine care date apar n

formular, s deschid alte formulare sau rapoarte sau s efectueze diverse

alte activiti. De exemplu, este posibil s avei un formular "Formular
Clieni" n care s lucrai cu datele clienilor. Formularul clieni poate avea un
buton care deschide un formular de comand n care se poate introduce o
comand nou pentru acel client.
Formularele permit, de asemenea, s se controleze modul n care utilizatorii
interacioneaz cu datele din baza de date. De exemplu, avei posibilitatea
s creai un formular care afieaz numai anumite cmpuri i permite
efectuarea numai a anumitor operaiuni. Astfel, se protejeaz datele i se
asigur faptul c datele se introduc corect.
RAPOARTE
Rapoartele se utilizeaz pentru sintetizarea i prezentarea datelor din tabele.
Un raport rspunde de obicei unei anumite ntrebri, cum ar fi "Ci bani am
ncasat de la fiecare client n anul curent?" sau "n ce orae se afl clienii
notri?" Fiecare raport poate fi formatat pentru a prezenta informaiile n cel
mai lizibil mod posibil.
Un raport poate fi executat oricnd i va reflecta ntotdeauna datele curente
din baza de date. Rapoartele sunt formatate n general pentru a fi imprimate,
dar pot fi vizualizate i pe ecran, pot fi exportate n alt program sau trimise
ca mesaj de pot electronic.
INTEROGRI
Interogrile sunt adevratele animale de povar dintr-o baz de date,
deoarece pot efectua multe funcii diferite. Funcia lor cea mai obinuit este
de a regsi date specifice din tabele. Datele pe care dorii s le vedei se afl
de obicei n mai multe tabele, iar interogrile permit vizualizarea lor ntr-o
singur foaie de date. De asemenea, din moment ce nu dorii s vedei de
obicei toate nregistrrile odat, interogrile permit adugarea de criterii
pentru a "filtra" datele i a se afia numai nregistrrile dorite. Interogrile
servesc deseori ca surs de nregistrri pentru formulare i rapoarte.
Anumite interogri sunt "actualizabile", adic se pot edita datele din tabelele
subiacente prin intermediul foii de date a interogrii. Dac lucrai ntr-o
interogare actualizabil, reinei c modificrile dvs. se efectueaz de fapt n
tabele, nu doar n foaia de date a interogrii.
Interogrile se mpart n dou tipuri principale: interogri de selectare i
interogri de aciune. O interogare de selectare regsete pur i simplu
datele i le face disponibile pentru utilizare. Rezultatele unei interogri se pot
vizualiza pe ecran, se pot imprima sau se pot copia n clipboard. Avei de
asemenea posibilitatea s utilizai datele unei interogri ca surs de
nregistrri pentru un formular sau raport.

O interogare de aciune efectueaz, dup cum sugereaz i numele, o

activitate cu datele. Interogrile de aciune pot fi utilizate pentru crearea de
tabele noi, pentru adugarea datelor la tabele existente, pentru actualizarea
datelor sau tergerea lor.
MACROCOMENZI
Macrocomenzile n Access pot fi vzute ca un limbaj de programare
simplificat, care poate fi utilizat pentru adugarea de elemente funcionale la
baza dvs. de date. De exemplu, avei posibilitatea s ataai un buton de
macrocomand la un formular, astfel nct macrocomanda s se execute
cnd se face clic pe buton. Macrocomenzile conin aciuni care efectueaz
activiti, cum ar fi deschiderea unui raport, executarea unei interogri sau
nchiderea bazei de date. Majoritatea operaiunilor de baze de date pe care
le efectuai manual pot fi automatizate prin utilizarea macrocomenzilor,
astfel nct s devin mijloace de economisire de timp.
MODULE
Modulele, precum macrocomenzile, sunt obiecte care pot fi utilizate pentru a
aduga funcionalitate la baza de date. n timp ce o macrocomand se
creeaz n Access selectnd-o dintr-o list de macrocomenzi, modulele se
scriu n limbajul de programare VBA (Visual Basic for Applications) Un modul
este o colecie de instruciuni i proceduri care se stocheaz mpreun ca o
unitate. Un modul poate fi un modul clas sau un modul standard. Modulele
clas au ataate formulare sau rapoarte i conin de obicei proceduri
specifice formularului sau raportului la care sunt ataate. Modulele standard
conin proceduri generale care nu sunt asociate niciunui obiect. Modulele
standard sunt listate n seciunea Module din Panoul de navigare, n timp ce
modulele clas nu sunt afiate.