Procedur de management i implementare

- cadru general Editia 1, Revizia 1

Elaborat:

Data/perioada
26.05.2014

Aprobat:

28.05.2014

Nume, funcie, semntur

Ingrid Serenela MOLDOVEANU
Manager de proiect
Gheorghe NAGHIU
Preedinte

CUPRINS
1. INTRODUCERE..........................................................................................................................................
1.1 SCOPUL I ACTIVITILE PROIECTULUI............................................................................................................
2. CADRU LEGISLATIV.................................................................................................................................
3. STRUCTURI DE MANAGEMENT I IMPLEMENTARE...........................................................................
3.1 SCOP...........................................................................................................................................................
3.2 MANAGEMENT..............................................................................................................................................
3.2.1 Macromanagement....................................................................................................................................
3.2.2 Micromanagement.....................................................................................................................................
3.2.3 Echipa de management..............................................................................................................................
3.2.4. Echipa de implementare............................................................................................................................
3.2.5. Structuri de lucru n cadrul EM i EI..........................................................................................................
3.2.5.1. Rolul GL.................................................................................................................................................................

4 COMUNICAREA NTRE PRILE IMPLICATE N PROIECT................................................................

4.1 SCOP..........................................................................................................................................................
4.2 NIVELURI DE COMUNICARE...........................................................................................................................
4.2.1 Comunicarea ntre parteneri.....................................................................................................................
4.2.2 Comunicarea n cadrul echipei de proiect..................................................................................................
4.2.2.1 Cadru general............................................................................................................................................................
4.2.2.2 Niveluri interne de comunicare...................................................................................................................................

4.2.3 Comunicarea cu AMPOSDRU / OIPOSDRU..............................................................................................

4.2.4 Comunicarea extern pres, grup int, factori interesai..........................................................................
5. RAPORTARE.............................................................................................................................................
5.1 SCOP..........................................................................................................................................................
5.2 NIVELURI DE RAPORTARE.............................................................................................................................
5.2.1 Raportare...............................................................................................................................................
5.2.1.1 Raportare experi.......................................................................................................................................................
5.2.1.2 Raportare activiti....................................................................................................................................................

6. MONITORIZARE I EVALUARE.............................................................................................................
6.1 SCOP..........................................................................................................................................................
6.2 MOD DE REALIZARE....................................................................................................................................
6.3 INSTRUMENTE DE MONITORIZARE.................................................................................................................
6.4 ACTIVITI DE EVALUARE I MONITORIZARE INTERN:...................................................................................
6.5 INDICATORI.................................................................................................................................................
6.5.1 Indicatori de tip output.............................................................................................................................
6.5.2 Indicatori de tip result................................................................................Error! Bookmark not defined.
6.5.3 Grup int...............................................................................................................................................
7. ARHIVARE................................................................................................................................................
7.1 SCOP..........................................................................................................................................................
7.2 OBLIGAIILE BENEFICIARULUI CONFORM CERINELOR EUROPENE....................................................................
7.3 OBLIGAIILE BENEFICIARULUI CONFORM LEGISLAIEI NAIONALE ...................................................................
7.3.1 Arhivarea fizic a documentelor................................................................................................................
7.3.1.1 ndosarierea documentelor..........................................................................................................................................
7.3.1.2 Identificare documente...............................................................................................................................................
7.3.1.3 Depozitarea documentelor..........................................................................................................................................
7.3.1.3.1 Introducerea documentelor in arhiva.........................................................................................................................
7.3.1.4 Iesirea documentelor din arhiv i predarea spre redepozitare........................................................................................
7.3.1.5 Obligatia beneficiarului de a pastra documentele..........................................................................................................
7.3.1.6 Indatoririle beneficiarului...........................................................................................................................................

7.3.2 Arhivarea documentelor pe suport electronic si crearea de baze de date........................................................

7.4 MOD DE LUCRU..........................................................................................................................................
8. PROTECIA DATELOR............................................................................................................................

8.1 SCOPUL......................................................................................................................................................
8.2 DOMENIUL DE APLICARE AL PROCEDURII.......................................................................................................
8.3 DEFINIII I REGULI DE URMAT.....................................................................................................................
8.3.1 Definiii a unor termeni specifici domeniului proteciei datelor cu caracter personal......................................
8.3.1.1. date cu caracter personal............................................................................................................................................
8.3.1.2. prelucrarea datelor cu caracter personal......................................................................................................................
8.3.1.3. stocarea...................................................................................................................................................................
8.3.1.4. sistem de eviden a datelor cu caracter personal..........................................................................................................
8.3.1.5. operator...................................................................................................................................................................
8.3.1.6. persoan mputernicit de ctre operator.....................................................................................................................
8.3.1.7. ter..........................................................................................................................................................................
8.3.1.8. destinatar.................................................................................................................................................................
8.3.1.9. date anonime............................................................................................................................................................

8.3.2 Caracteristicile datelor cu caracter personal n cadrul prelucrrii...............................................................

8.3.3.
ncheierea operaiunilor de prelucrare :..........................................................................................
8.4.
CADRUL LEGISLATIV..........................................................................................................................
8.4.1. Comunitar...........................................................................................................................................
8.4.2. Intern..................................................................................................................................................
8.5 RESPONSABILITILE MANAGEMENTULUI IMPLEMENTRII...............................................................................
8.6 DESCRIEREA ACTIVITII.............................................................................................................................
8.6.1 Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal..................................................
8.6.1.1 Identificarea i autentificarea utilizatorului...................................................................................................................
8.6.1.2 Tipul de acces...........................................................................................................................................................
8.6.1.3 Colectarea datelor......................................................................................................................................................
8.6.1.4 Execuia copiilor de siguran.....................................................................................................................................
8.6.1.5 Computerele i terminalele de acces............................................................................................................................
8.6.1.6 Fiierele de acces.......................................................................................................................................................
8.6.1.7 Sistemele de telecomunicaii.......................................................................................................................................
8.1.6.8 Instruirea personalului................................................................................................................................................
8.1.6.9 Folosirea computerelor...............................................................................................................................................
8.1.6.10 Imprimarea datelor...................................................................................................................................................

9. PISTA DE AUDIT.......................................................................................................................................
9.1 SCOP..........................................................................................................................................................
9.2 RESPONSABILI............................................................................................................................................
9.3 TRANSMITERE DOCUMENTE..........................................................................................................................
9.4 MOD DE LUCRU..........................................................................................................................................
10. ANEXE.....................................................................................................................................................

Lista abrevierilor
AA
ACHIZ
ACP
AMPOSDRU
AsCR
AsMP
BI
C
CE
OIR POSDRU
ER
DLAF
EI
EINTL
EM
ENAT
ETL
ETS
FPC
FSE
GLAchiz
GLAdmin
GLEx
GLFin
GLFor
GLM
GLPR&C
GLTIC
Ex IMPL
EX For
MMFPS
MP
NE
C
BI
OIPOSDRU
OLAF
P
POSDRU
Rfin
Rjur
RTF
S
UE

Autoritatea de Audit
Expert pe termen scurt n Achiziii
Autoritatea de Certificare i Pli
Autoritatea de Management pentru Programul Sectorial Operaional
Dezevoltarea Resurselor Umane
Asistent coordonator regional
Asistent Manager de Proiect
Regiunea de Dezvoltare Bucureti-Ilfov
Regiunea de Dezvoltare Centru
Comisia European
Organism Intermediar
Expert Regional
Departamentul de Lupt Antifraud
Echipa de Implementare
Expert internaional
Echipa de Management
Expert Naional
Expert pe termen lung
Expert pe termen scurt
Formare profesional continu
Fondul Social European
Grupul de Lucru Achiziii
Grupul de Lucru Administrativ
Grupul de Lucru Executiv
Grupul de Lucru Financiar
Grupul de Lucru Formare
Grupul de lucru Management
Grupul de Lucru Relaii Publice i Comunicare
Grupul de Lucru Tehnologia Informatiilor i Comunicaii
Expert Implementare
Expert Formare etc.
Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale
Manager de proiect
Regiunea de Dezvoltare Nord-Est
Regiunea de Dezvoltare Centru
Regiunea de Dezvoltare Bucuresti Ilfov
Organism Intermediar pentru Programul Sectorial Operaional Dezevoltarea
Resurselor Umane
Oficiul European de Lupt Antifraud
Partener
Programul Sectorial Operaional Dezevoltarea Resurselor Umane
Responsabil financiar
Responsabil juridic
Raport Tehnico-Financiar
Solicitant
Uniunea European

1. Introducere
Proiectul A.C.I.P.- Asigurarea egalitatii de sanse pe piata muncii pentru femeile din regiunile de
dezvoltare Bucuresti-Ilfov, Centru si Nord Est prin Calificare, Initiere si Perfectionare.' ' este
implementat de ctre parteneriatul format din PATRONATUL ROMN (solicitant), Universitatea

Lucian Blaga-Sibiu, SC SIVECO Romania SA si Asociatia pentru Tineret Fidelitas Miercurea Ciucparteneri.
Perioada de implementare a proiectului este de 18 luni (02 .05.2014-31.10.2015).
Autoritile implicate n implementarea proiectului sunt:
Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale (MMFPS) prin Autoritatea de Management
pentru Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane
(AMPOSDRU) i Organism Intermediar POSDRU Regiunea VEST Timisoara.

1.1 Scopul i activitile proiectului

Obiectivul general al proiectului il reprezinta cresterea oportunitatilor de angajare a femeilor si

acces egal la piata locurilor de munca prin participarea la programele de formare continua si prin
promovarea unor masuri de asigurare a egalitatii de sanse, care vizeaza constientizarea modului de
gandire al angajatorilor si, in egala masura, al potentialelor angajate, a existentei si functionarii
principiului drepturilor egale, puse la dispozitie de S, P1, P2 si P3 pentru 1100 de participanti din
regiunile Bucuresti-Ilfov, Centru si Nord Est.
Implementarea proiectului vizeaza patru directii strategice:
Implementarea si utilizarea instrumentelor TIC inovatoare au rolul de a facilita accesul la informatie si
educatie atat persoanelor apartinand grupurilor vulnerabile,dar si personalului implicat in activitati
specifice
Dezvoltarea abilitatilor si competentelor grupului tinta prin programe de calificare, specializare,
perfectionare si egalitate de sanse si gen
Campanii si seminarii de constientizare a drepturilor grupului tinta
Diminuarea stereotipurilor sociale privind rolul femeii la locul de munca si determinarea politicii
nondiscriminative in recrutarea, angajarea si dezvoltarea ulterioara a carierei femeilor.
Obiective specifice ale proiectului sunt:
OS1Organizarea de campanii de comunicare si de promovare privind accesul pe piata muncii prin
participarea la programele de formare profesionala (calificare, initiere, specializare, perfectionare,
egalitate de sanse si gen)
OS2- Programe de sprijin pentru initierea unei afaceri participarea la seminarii a unui numar de 1440
de persoane apartinand grupurilor vulnerabile si prin asistenta pentru 40 de persoane care vor sa
inceapa o afacere;
OS3 Accesul la o tehnologie inovatoare (eLearning) care, pe termen lung, va putea fi utilizata ca
suport in dezvoltarea de cursuri on-line.
OS4- Facilitarea accesului la informatie prin utilizarea tehnologiilor informatiei moderne prin
participarea la cursul de formare TIC
Activitile proiectului sunt evideniate n Anexa 1, Graficul GANTT, parte integrant a prezentei
proceduri de management i implementare. Detalierea activitilor va fi transmis fiecrui membru al
echipei de management i implementare conform sarcinilor specifice.

2. Cadru legislativ
Baza legal privind FSE i implementarea proiectelor finanate din acest fond:
Progamul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013, aprobat prin Decizia CE
nr. 5811/22.11.2007, denumit n continuare POSDRU;
Documentul Cadru de Implementare POSDRU;

 Regulamentul CE 1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European de

Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Regulamentul CE 1081/2006 privind Fondul Social European (FSE);
Regulamentul CE 1828/2006 pentru stabilirea regulilor de implementare a Regulamentului CE
1083/2006 pentru stabilirea prevederilor generale pentru Fondul European de Dezvoltare Regional,
Fondul Social European i Fondul de Coeziune i a Regulamentului CE nr. 1080/2006 al
Parlamentului European i al Consiliului privind Fondul European de Dezvoltare Regional;
Regulamentul CE nr. 1605/2002 aplicabil bugetului general al Comunitilor Europene, cu modificrile
i completrile ulterioare;
Regulamentul CE nr. 2342/2002 privind stabilirea normelor de aplicare a Regulamentului financiar CE
nr. 1605/2002 cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor
structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen;
Ordinul nr.2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei
de Urgen a Guvernului nr.64/2009, privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i
utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 457/2008 privind cadrul instituional de coordonare i de gestionare a
instrumentelor structurale;
Hotrrea Guvernului nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor n cadrul operaiunilor
finanate prin programele operaionale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului muncii, familiei i egalitii de anse nr. 600/2008 pentru aprobarea unor acorduri
de delegare de funcii privind implementarea POSDRU 2007-2013 cu modificrile i completrile
ulterioare;
Ordinul comun MMFES/MEF nr. 3/185/2008 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei
cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor POSDRU 2007-2013, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 31/2010 privind aprobarea Manualului de identitate vizual
pentru instrumentele structurale 2007-2013 n Romnia;
Agenda de la Lisabona revizuit, Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013,
Strategia European de Ocupare, Liniile Directoare Integrate pentru Creterea Economic i
Ocuparea Forei de Munc 2005-2008;
Cadrul Strategic Naional de Referin 2007-2013;
Orientrile Strategice Comunitare privind Coeziunea 2007-2013;
Programul Naional de Reforme;
Manualul Beneficiarului i toate instruciunile AMPOSDRU cu privire la implementarea proiectelor
finanate prin POSDRU 2007-2013;
Celelalte reglementri naionale i comunitare aplicabile.

3. Structuri de management i implementare

3.1 Scop
Crearea unui sistem de management eficient, astfel nct s permit implementarea n parametri
optimi a proiectului, n vederea ndeplinirii indicatorilor propui i ndeplinirii obiectivelor asumate.

3.2 Management
Avnd n vedere complexitatea proiectului, se impun urmtoarele niveluri de management:

3.2.1 Macromanagement
Macromanagementul va reprezenta nivelul principal de management i coordonare, fiind realizat de
ctre S care va asigura coordonarea general a proiectului. Partenerii, mai ales P1 va asista S n tot
acest proces, n special prin transfer de bune practici i cunotine din experiena proprie n ceea ce
priveste managementul i coordonarea unui proiect de asemenea anvergur.

3.2.2 Micromanagement
Micromanagementul const n coordonare local si regional (Experti regionali).
ntre cele dou niveluri, exist un nivel intermediar de coordonare interregional care const n
desemnarea P1 ca i coordonator pentru regiunea Centru (C), P2 Bucuresti-Ilfov i coordonator
pentru regiunile Nord-Est P3.

3.2.3 Echipa de management

EM este alctuit din experi pe termen lung i se structureaz dup cum urmeaz:
Poziie

Durata

Nivel de management

 manager de proiect S
3 responsabili de proiect
P1,P2,P3
1 responsabil financiar S
1 economist P1
1 economist P2
1 Responsabil financiar P3

alocati
ETL

MACRO

Fiecare expert, membru al EM, i va desfura activitatea i i va ndeplini sarcinile conform fielor
de post i tuturor preocedurilor de lucru aplicabile n cadrul proiectului.

3.2.4. Echipa de implementare

EI este alctuit din formatori, experi ai S, P1,P2 si P3
Poziie
Expert regional S
Expert implementare S, P1,P2
Expert relatii publice S
Expert raportare P1,P2,P3
Expert formare S,
Expert raportare S
Formatori S, P1, P2, P3
Examinatori cursuri S,P1, P2,P3
Coordonator tehnic P2
Formator initiere TIC P2
Analisti web-site P2
Tehnical leader P2
Arhitect software P2
Tester website P2
Expert suport tehnic P2
Analist content P2
Dezvoltator continut digital P2
Scenarist P2
Expert continut P2
Expert proiectare instruire P2
Tester continut digital P2
Coordonator formare P1,
Coordonator formare P3

Durat
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETS
ETS
ETS
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETL
ETS

Tip expertiz
ENAT
ENAT
ENAT
ENAT
ENAT
ENAT

ENAT

ENAT
ENAT
ENAT

Fiecare expert, membru al EI, i va desfura activitatea i i va ndeplini sarcinile conform fielor
de post i tuturor preocedurilor de lucru aplicabile n cadrul proiectului.

3.2.5. Structuri de lucru n cadrul EM i EI

n vederea realizrii unui management eficient i eficace, EM i EI se structureaz n grupuri de
lucru, dup cum urmeaz:
Tip GL
GLM-GRUP
LUCRU
MANAGEME
NT
GLEx-GRUP
DE
LUCRU
EXECTIV

GLFor

GLTIC
GLFIN

GLAdmin
GLAchiz

GLPR&

Membri
ECHIPA DE MANAGEMENT

Coordonator
MPMANAGERUL
DE PROIECT

S-EXPERT RELATII PUBLICE, EXPERT IMPLEMENTARE,

EXPERT RAPORTARE, EXPERT FORMARE, RESPONSABIL
FINANCIAR
P1- EXPERT IMPLEMENTARE, EXPERT RAPORTARE,
EXPERT FORMARE, ECONOMIST
P2- EXPERT IMPLEMENTARE, EXPERT RAPORTARE,
EXPERT FORMARE, ECONOMIST
P3- EXPERT FORMARE, EXPERT RAPORTARE
S, P1, P2, P3 EXPERT FORMARE

EM- ECHIPA
DE
MANAGEMNT

S EXPERT RELATII PUBLICE ...........

P2 EXPERT TIC ( COMPLETEAZA P2)
S, P3- RESPONSABIL FINANCIAR
P1,P2 ECONOMIST
S SERVICIU EXTERNALIZAT CONTABILITATE
S, P3 RESPONSABIL FINANCIAR+SECRETARIAT
P1,P2 ECONOMIST+SECRETARIAT
S MANAGERUL DE PROIECT + RESPONSABILUL
FINAICIAR
P1 ........
P2..........
P3..........
COMPLETARE DUPA CE SE TRANSMIT LISTELE LA
PARTENERU
S MANAGERUL DE PROIECT, EXPERTUL RELATII PUBLICE
SI COMUNICARE
P1,P2,P3 RESPONSABILII DE PROIECT
S- SERVICIU EXTERNALIZAT PROMOVARE/INFORMARE

MANAGERUL
DE PROIECT,
EXPERT
FORMARE
P2
MP+Rfin

RESPONSABI
L FINANCIAR
MP+Rfin....

CEXPERTUL
RELATII
PUBLICE
SI
COMUNICARE

3.2.5.1. Rolul GL
Grup de lucru Management (GLM) coordoneaz ntreaga activitate a proiectului. Se ntrunete
periodic, lunar in sedinte ordinare (n fiecare zi de luni la ora 10:00) sau cel puin din dou n dou
sptmni i ori de cte ori solicit MP, in sedinte extraordinare . De asemenea, exist opiunea
organizrii de teleconferina utiliznd platforme de tip skype, yahoo messenger i atele similare.

Rspunde de implementarea proiectului, de monitorizarea i evaluarea intern a proiectului i de

luarea deciziilor privind buna implementare a proiectului. La solicitarea GLM, membrii EM i EI i
responsabilii tuturor celorlalte GL vor transmite raportri cu privire la stadiul de implementare.
Grup de lucru Executiv (GLEx) coordoneaz toate aspectele de ordin executiv din cadrul
proiectului. Se ntrunete periodic, cel puin lunar i ori de cte ori solicit MP.
Rspunde de aspectele executive din implementarea proiectului i ofer se implic n raportarea,
monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.
Grup de lucru Formare (GLFor) coordoneaz toate aspectele legate de activitatea de formare din
cadrul proiectului (autorizare, selecie participani, formare, evaluare, nmnare diplome,dezvoltare
portal educational si digitizare continut ,DIGITIZAREA/FORMAREetc.). Se ntrunete periodic, cel
puin lunar i ori de cte ori solicit MP.
Rspunde de toate aspectele ce in de FPC din implementarea proiectului i se implic n
raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.
Grup de lucru Financiar (GLFIN) coordoneaz toate aspectele privind managementul financiar al
proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori solicit RFIN i/sau MP.
Rspunde de toate aspectele ce in de managementul financiar al proiectului i se implic n
raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.
Grup de lucru Administrativ (GLAdmin) coordoneaz toate aspectele de ordin administrativ ale
proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori solicit MP.
Rspunde de toate aspectele administrative ale proiectului i se implic n raportarea, monitorizarea
i evaluarea intern a proiectului.
Grup de lucru Achiziii (GLAchiz) coordoneaz toate aspectele de ordin juridic i mai ales
achiziiile din cadrul proiectului. Se ntrunete periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori
solicit Rjur, ACHIZ sau MP.
Rspunde de toate aspectele juridice ale proiectului, mai ales de achiziii i se implic n raportarea,
monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.
Grup de lucru Relaii Publice i Comunicare (GLPR&C) coordoneaz toate aspectele ce in de
aspectele de comunicare, relaii publice, informare i publicitate ale proiectului. Se ntrunete
periodic, ori de cte ori este nevoie i ori de cte ori solicit CPR&C, MP.
Rspunde de toate aspectele de comunicare, relaii publice, informare i publicitate ale proiectului i
se implic n raportarea, monitorizarea i evaluarea intern a proiectului.
La fiecare ntlnire de lucru a GL se vor realiza minute ale ntlnirilor 1 care vor trece n revist
aspectele discutate, concluziile obinute i msurile/aciunile viitoare stabilite.

4 Comunicarea ntre prile implicate n proiect

1 Vezi model conform Anexei 8.

4.1 Scop
Crearea unui sistem de comunicare intern eficient, astfel nct s permit transmiterea informaiilor
n timp real i cu acuratee, att ntre personalul implicat n implementare i management, ct i ntre
parteneri.
NB: Procedura i procesul de comunicare vor fi corelate n anumite aspecte cu procedura i
procesul de raportare. Astfel, ambele documente vor trebui considerate ca fiind n relaie de
interdependen, chiar dac raportarea este prioritar.

4.2 Niveluri de comunicare

n cadrul proiectului se stabilesc urmtoarele niveluri de comunicare:

4.2.1 Comunicarea ntre parteneri

Comunicarea i relaiile parteneriale sunt decrise n instruciunea AMPOSDRU Ghid privind relaiile
de parteneriat ntre diverse entiti de drept public i privat, versiunea octombrie 2009 (Anexa 2).
Orice mbuntiri aduse acestui document vor fi luate la cunotin i aplicate de ctre toi membrii
parteneriatului.
Comunicarea ntre parteneri se poate realiza prin orice mijloc: pot, servicii de curierat, telefonie,
fax, e-mail, videoconferin, cu confirmare de primire acolo unde este cazul i nregistrare n
registrul de intrri-ieiri propriu. Pentru comunicrile realizate prin mijloace audio-video este
necesar confirmarea aspectelor discutate prin realizarea unei minute i prin transmiterea
acesteia pe e-mail sau fax.
Mijloacele oficiale de comunicare sunt prin pot, servicii de curierat, fax i e-mail cu
confirmarea primirii i nregistrarea n registrul de intrri-ieiri propriu.
Un prim nivel de comunicare l constituie cel realizat ntre reprezentanii delegai ai partenerilor
pentru acest proiect (Dna Ingrid Serenela Moldoveanu Manager Proiect, P1 Dl Marius Cioca si
Doamna Kifor Stefania, Responsabil Formare, P2 Dna Mihaela Iancu Responsabil proiect, P3 Dna
Amalia Simion Responsabil proiect.)
Toate deciziile luate cu privire la proiect trebuie s respecte cadrul legal care guverneaz
implementarea proiectului i trebuie comunicate n cel mai scurt timp posibil Managerului de Proiect.

4.2.2 Comunicarea n cadrul echipei de proiect

Comunicarea n cadrul echipei de proiect se va realiza conform urmtoarei proceduri:

4.2.2.1 Cadru general

Comunicarea se poate realiza prin orice mijloc: pot, servicii de curierat, telefonie, fax, e-mail,
teleconferin. Pentru comunicrile realizate prin mijloace audio-video este necesar
confirmarea aspectelor discutate prin realizarea unei minute i prin transmiterea acesteia pe
e-mail sau fax.
Mijloacele oficiale de comunicare sunt prin pot, servicii de curierat, fax i e-mail cu
confirmarea primirii. Pentru comunicrile oficiale, este obligatorie confirmarea primirii.

NB1: Nesolicitarea de clarificri, rspunsuri etc. dup primirea informaiilor presupune nelegerea i
aprobarea tacit a comunicrilor transmise.
NB2: Diseminarea informaiei de ctre coordonatorii reigonali ctre asistenii regionali este
obligatorie.

4.2.2.2 Niveluri interne de comunicare

1.

Aspecte generale
Toate informaiile comunicate de ctre MP, vor fi transmise n mod obligatoriu de ctre secretariatul
proiectului. Comunicrile transmise de ctre parteneri se vor face numai prin intermediul
responsabililor de proiect. n situaii specifice, EM va include n fluxul de informa ii .
Personalul administrativ la nivelul parteneriatului va transmite comunicri oficiale numai cu acordul
membrilor EM, la nivel macro.

2.

Aspecte specifice

Activiti de tip executiv:

Toate comunicrile realizate de ctre expertii proiectului vor fi adresate coordonatorilor de proiect,
acestia le vor verifica de conformitate si le vor transmite in copie sau original dupa caz la managerul
de proiect conform procedurilor de raportare si comunicare interna CONFORM ANEXELOR.
Managerul de Proiect , le va transmite spre verificare/coordonare/organizare, etc cu termen de
realizare.

Experti

Responsabili proiect

Managerul de proiect

Activiti de informare i publicitate

Toate comunicrile referitoare la acest aspect vor fi transmise ctre secretariat cu copie la
Managerul de proiect. Dupa analiza, managerul de proiect va formula punct de vedere, ulterior vor fi
informati expertii/partenerii.
Comunicrile, sub forma de minute, din cadrul GL vor fi transmise ctre Expertul implementare, care
va informa MP cu privire la analiza punctelor discutate.

Echipe de
implementare

Ex. Relatii
publice

Secretariat

Manager de proiect

CRP&C

MP

Expert
implementare

Experti/parten
eri

Manager de
proiect

4.2.3 Comunicarea cu AMPOSDRU /OIR POSDRU

Comunicarea cu AMPOSDRU /OIR POSDRU i alte autoriti implicate n gestionarea FSE n
Romnia va fi realizat de ctre:
Reprezentatul legal i imputernicitul(MP) Patronatului Romn,
Ali membri ai EM nivel macro sau personalul administrativ de la nivelul Patronatului Romn doar cu
aprobarea MP.
Comunicrile vor respecta identitatea vizual a proiectului i cerinele de informare i publicitate
conform Manualulului de Identitate Vizual POSDRU (Anexa 3).
Comunicrile vor fi strict oficiale i nregistrate corespunztor de ctre personalul administrativ de la
nivelul Patronatului Romn n registrul intrri-ieiri al proiectului.

4.2.4 Comunicarea extern pres, grup int, factori interesai

Comunicarea extern va fi coordonat de ctre CRP&C, cu respectarea formatelor i cerinelor de
informare i publicitate conform Manualulului de Identitate Vizual POSDRU i n conformitate cu
identitatea vizual a proiectului.
Toate comunicrile vor fi transmise spre aprobare i avizare ctre EM macro. CRP&C va transmite
comunicrile spre aprobare ctre MP.
Comunicrile vor fi strict oficiale i nregistrate corespunztor de ctre personalul administrativ de la
nivelul Patronatului Romn n registrul intrri-ieiri al proiectului.

5. Raportare
5.1 Scop
Crearea unui sistem de raportare eficient, astfel nct s permit colectarea informaiilor i datelor n
timp real i cu acuratee, att ntre personalul implicat n implementare i management, ct i ntre
parteneri, n vederea asigurrii cerinelor de raportare solicitate de ctre AMPOSDRU i OIR
POSDRU Nord-Est.

5.2 Niveluri de raportare

n cadrul proiectului se creeaz urmtoarele niveluri de raportare:

5.2.1 Raportare
5.2.1.1 Raportare experi
Fiecare expert implicat n implementarea acestui proiect va trebui s raporteze privind activitatea
derulat n fiecare lun n care este implicat n activitile proiectului, ct i privind rezultatele
aferente respectivei activiti.
Instrumente de raportare, anexe la prezenta procedur:

Raport de activitate expert (Anexa 4)

Fi de pontaj (Anexa 5)
Instruciuni de completare (Anexa 6)
Documente suport justificative pentru raportul de activitate expert i fia de pontaj.

Formatele amintite mai sus trebuie respectate ca atare.

5.2.1.2 Raportare activiti

Raportarea ctre OIR POSDRU i AMPOSDRU i ctre orice alte organisme naionale sau europene
implicate n gestionarea, controlul i monitorizarea proiectului i modului de cheltuire a fondurilor se
va realiza conform cerinelor i prevederilor POSDRU, DCI POSDRU, legislaiei i regulamentelor
naionale i europene n formatele acceptate.
Formatele de raportare sunt parte integrant a prezentei proceduri, vezi anexele.

Expertul raportare elaboreaz i transmite Responsabilului de proiect care la rndul su le verific i

le transmite Managerului de proiect:
minutele ntlnirilor din teritoriu;
listele de prezent de la aceste intalniri
raportul de deplasare (n cazul deplasrilor n regiune);

baza de date actualizat cu participanii /registrul grupului int din proiect;

livrabilele proiectului.

EXPERTUL IMPLEMENTARE REG colecteaz:

datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat de ctre AMPOSDRU
i OIPOSDRU;

formularul de nregistrare a grupului int2 pentru fiecare persoan nou introdus n proiect;

declaraia de consimmnt prin care grupul int i d acordul cu privire la utilizarea i

prelucrarea datelor personale;

angajamentul pentru fiecare persoan din grupul int cu privire la participarea la curs;

ali indicatori, n funcie de fiecare activitate.

EXPERTUL
RAPORTARE

RESPONSABIL
PROIECT

EXPERT RAPORTARE

MANAGER DE
PROIECT

EXPERT
IMPLEMENTARE

n momentul demarrii activitilor EXPERTUL IMPLEMENTARE IMPREUNA CU EXPERTUL

COMUNICARE elaboreaz i transmite MANAGERULUI DE PROIECT calendarul lunar la
sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui program lunar cu toate evenimentele, ntlniri,
instruiri, etc. care urmeaz a se desfura;
ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte graficul GANTT.

La sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), transmiterea unui raport de perfoman care s
includ comentarii privind programul planificat i ce s-a realizat; acesta va conine cel puin informaii
cu privire la:
indicatori,
grupul int,
activitile implementate,
rezultatele atinse,
progresul proiectului pentru perioada urmtoare de raportare
raportul de misiune (n cazul deplasrilor n regiune);
livrabilele proiectului;
colecteaz datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat
de ctre AMPOSDRU i OIR POSDRU.

2 Vezi Anexa 7, care include toate documentele si formularele pentru grupul

int. Vezi i metodologia de selecie.

n momentul demarrii activitii A6 Coordonatorul formare i elaboreaz i transmite cu copie la

Managerul de proiect:

calendarul lunar la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui program lunar cu
toate evenimentele, ntlnirile, instruiri, etc.
ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte graficul GANTT.

la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), transmiterea unui raport tehnic detaliat de perfoman
care s includ comentarii privind programul planificat i ce s-a realizat; acesta va conine cel puin
informaii cu privire la:
indicatori,
grupul int,
activitile implementate,
rezultatele atinse,
progresul proiectului pentru perioada urmtoare de raportare.
minutele ntlnirilor la care acetia particip;
listele de prezen de la aceste ntlniri;
raportul de misiune (n cazul deplasrilor n teritoriu);
baze de date actualizate (acolo unde este cazul);
livrabilele proiectului;
elaboreaz raport narativ pentru fiecare activitate de care este responsabil;
colecteaz datele specifice pentru realizarea rapoartelor tehnice conform modelului solicitat
de ctre AMPOSDRU i CNDIPT-OIPOSDRU

Expert raportareR i Expert implementareR sunt responsabili cu:

pregtirea calendarului lunar la sfritul fiecrei luni (ultima zi a lunii), pregtirea unui
program lunar cu toate evenimentele, instruiri, etc. ATENIE: calendarul lunar trebuie s respecte
graficul GANTT.
raport detaliat curs de formare;
fie de prezen pentru fiecare grup, livrate ctre AsCR;
chestionare de evaluare a cursului;
ATENIE: raportul formatorului trebuie s cuprind exemplificarea grafic a rezultatelor
evalurii cursului i a evalurii formatorului

chestionare de evaluare a formatorului;

raportul de misiune (n cazul deplsarilor n teritoriu);
baze de date actualizate cu participanii la curs;
livrabilele proiectului (ex. materialele de curs, etc).
Rfin elaboreaz :
Raportul tehnico-financiar (mpreuna cu MP)
Cererea de rambursare;
Anexa evidena cheltuielilor;
Anexa cu previziuni actualizate legate de buget;

Pregtete documentele justificative financiare.

MP elaboreaz n baza informaiilor primite de la echipa de implementare rapoartele finale ctre
CNDIPT-OIPOSDRU i AMPOSDRU i ctre orice alte organisme naionale sau europene implicate
n gestionarea, controlul i monitorizarea proiectului i modului de cheltuire a fondurilor europene:
rapoartele tehnice de implementare i rapoartele financiare privind progresul nregistrat n
implementarea proiectului, n conformitate cu condiiile contractuale i instruciunile primite de la
AMPOSDRU/OIPOSDRU;
notificri, etc.
Documente suport tehnice
ATENIE: Toate activitile desfurate prin proiect trebuie susinute de documente
justificative.
Exemple de documente justificative:

minute pentru ntlnirile echipei de proiect

copii ale invitaiilor la conferine de pres/seminarii
liste de prezen la conferine/seminarii
copii dup articole/anunuri aprute n pres
liste de distribuie pentru pliante/ brouri
suporturi de curs
liste de prezen la cursurile organizate
copii ale documentelor de examen (procese verbale, foi de notare, cereri de nscriere la examen,
lucrri de examen, etc.)
documente justificative pentru achiziiile realizate prin proiect.

6. Monitorizare i evaluare
6.1 Scop
Monitorizarea este o analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului. Procesul de
monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte, analize i
indicatori).
Monitorizarea constituie un mecanism de analiz sistematic ce prezint evaluarea analitic a
implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea
informaiilor obinute despre progresul proiectului.
Procesul permite managerului de proiect, personalului angajat, membrilor parteneriatului, factorilor
interesai (stakeholders) precum i OI/AMPOSDRU s identifice problemele poteniale nainte de
apariia acestora sau imediat dup aceea.
Vor fi vizate aspecte privind: tendinele rezultatelor obinute, rezultatele procedurilor de feedback,
schimbrile exterioare, corecia abaterilor constatate sau previzionate, rezultatele pariale obtinute.
Rapoartele de monitorizare vor permite aprecierea tendinelor performanelor i compararea cu
obiectivele urmrite, cu rezultatele pariale i cu noile ateptri referitoare la proiect.
Implementarea unor masuri de monitorizare corespunztoare ofer Beneficiarului posibilitatea s
introduc msuri corective care s menin implementarea proiectului n starea de funcionare. Este
deci important ca monitorizarea s fie perceput mai mult ca un instrument de management dect
un mecanism de control.

6.2 Mod de realizare

Monitorizarea activitilor va fi continu (va fi asigurat prin dezvoltarea unui sistem intern de
monitorizare, prin care se vor colecta informaii i se vor completa formularele de monitorizare lunar).
Evaluarea se va derula periodic, iar n funcie de concluziile rezultate vor fi adaptate aciunile ce vor
fi realizate pentru atingerea obiectivelor. Vor fi realizate activiti de evaluare intern:
a indicatorilor previzionai pentru atingerea obiectivelor,
a informaiilor referitoare la etapele parcurse,
a personalului implicat n proiect,
precum i compararea rezultatelor estimate cu cele previzionate.

Evaluarile periodice vor avea rolul de a stabili stadiul proiectului i modul n care obiectivele au fost
atinse. Pe baza rezultatelor obtinute vor fi adaptai paii urmtori pentru atingerea obiectivelor.
Pentru monitorizarea i evaluarea pailor parcuri se are n vedere:
ncadrarea n timp a activitilor;
nivelul de realizare a indicatorilor propui, pentru diferite perioade n concordan cu intele urmrite;
ncadrarea cheltuielilor pe fiecare linie de buget aprobat;
gestiunea financiar i certificarea plilor.
Va fi acordat o atenie deosebit adaptrii msurilor pentru a asigura continuitatea activitilor din
proiect fa de problemele care pot s apar. Sistemul de evaluare a calitii va fi garantat de

informatizarea tuturor fazelor semnificative i de organizarea i actualizarea unei arhive ce va

contine toate datele legate de proiect.

6.3 Instrumente de monitorizare

Printre instrumentele de monitorizare, putem enumera urmtoarele:

1. Pregtirea calendarelor lunare si urmrirea orarelor 3:

- Inaintea fiecrei luni, pregtirea unui program lunar (plan intermediar de lucru) cu toate evenimentele,
ntlnirile, instruiri, etc.,
- Compararea programului prevzut cu Graficul de implementare (GANTT),
- La sfritul fiecrei luni un raport de perfoman care s includ comentarii privind programul planificat
i ceea ce s-a realizat.
2. Asigurarea c toate livrabilele proiectului s-au finalizat la timp:
- Verificai n mod regulat Graficul de implementare (GANTT),
- Informai-v n prealabil i reamintii experilor/formatorilor/partenerilor programarea n timp a
activitilor,
- Impartii experiena i informaiile n cadrul proiectului experienta dobndit din alte proiecte,
etc, (knowledge management)
- Contactai permanent EM privind depunerea livrabilelor proiectului,
- Colectai livrabilele proiectului i ndosariai-le n dosarul potrivit,
- Colectai periodic rapoartele de misiune i livrabilele.
- Chestionare;
- Module de nregistrare a activitilor
- Rapoarte de sintez i analiz a datelor privind punerea n aplicare a activitilor i nivelul de
realizare a obiectivelor proiectului;

3. Participarea la pregtirea rapoartelor manageriale i livrabilele proiectului:

- Verificai cu regularitate Graficul de implementare,
- Fii n legtur permanent cu EM privind cerinele de raportare,

3 Corelat cu cerinele din capitolul Raportare

- Colectai toate rapoartele tehnice imediat dup realizarea sarcinilor,

- Pregtii cu dou sptmni nainte de termenul limit o schi a raportului care s cuprind ct mai
multe informatii.

4. Pregtirea modelelor de raportare pentru activiti (inclusiv instruire, conferine, ntlniri, etc)
Pentru fiecare activitate, pregtii un raport care s indice clar probleme cum ar fi:
- Ce este o sarcin
- Cnd a fost sarcina
- Cine este responsabil pentru acest sarcin
- Cte resurse s-au utilizat
- Care a fost obiectivul sarcinii
- Descrierea detaliat a msurilor luate n timpul sarcinii
- Care a fost rspunsul prilor interesate
- evaluare de sarcin
- Recomandri pentru alte sarcini similare
- altele

6.4 Activiti de evaluare i monitorizare intern:

1. Ateliere de analiz a rezultatelor obinute i de planificare a progresului proiectului raport tehnic de
monitorizare4
2. Monitorizarea respectrii fluxurilor financiare i asigurarea corectitudinii i continuitii finanrii
3. ntocmirea rapoartelor tehnice de implementare a proiectului
4. ntocmirea rapoartelor financiare privind costurile implementrii proiectului
5. ntocmirea rapoartelor intermediare i finale cu evaluarea rezultatelor

Monitorizarea se realizeaz lunar, pe cnd evaluarea va fi intermediar i final ex-post. Dac se

va observa nevoia introducerii de perioade de evaluare mai dese, se va analiza oportunitatea
introducerii unui sistem de evaluare semestrial sau trimestrial.

6.5 Indicatori
Pentru asigurarea premiselor unei monitorizri optime, la formularea proiectului au fost prevzui
Indicatori de Verificare ai Obiectivelor SMART (specifici, msurabili, accesibili, relevani i ncadrai
ntr-o perioad de timp), care vor face posibil cuantificarea nivelului atins de obiectivele propuse.
Conform cererii de finanare vor trebui atini urmtorii indicatori:

6.5.1 Indicatori de tip output

4 Vezi Anexa 9

D
418
420
421
422

ID
419
423
424
425
426
427
428

Indicatori [1 output]
Numrul participanilor femei la programele de
calificare/recalificare
Numr de participani la instruire - acces pe piaa muncii
Numr de evenimente de comunicare i promovare acces pe piaa muncii
Numr de persoane care au demarat o activitate
independent femei - acces pe piaa muncii

Valoare

Indicatori [2 result]
Ponderea
participanilor
la
programele
de
calificare/recalificare care obin certificare
Ponderea femeilor care au participat la programe de
formare profesional care au obinut certificat (%)
Ponderea femeilor asistate n dezvoltarea carierei care au
avansat n carier*(%)
Ponderea femeilor asistate n iniierea unei afaceri care au
demarat o activitate independent (%)
Numr de participani la instruire certificai - acces pe piaa
muncii
Numr
de
persoane
care
au
beneficiat
de
consiliere/orientare i au avansat n carier dup un an
femei - acces pe piaa muncii
Parteneri transnaionali implicai n proiect - acces pe piaa
muncii

Valoare

800
0
72
40

85%
85%
0
25%
0
0
0

6.5.2 Grup int

ID
3
30
33
42
56
83
94

Grup int
Alte grupuri vulnerabile
Experi mass-media
Femei
Manageri ai autoritilor publice locale i centrale
Operatori mass-media
Personal al autoritilor publice centrale i locale
Personal al organizaiilor societii civile

Valoare
0
0
1100
0
0
0
0

95
133

Personal al partenerilor sociali

Victime ale traficului de persoane

0
0

Indicatorii de mai sus, ct i cei care deriv din Cererea de finanare i nu sunt specifici n seciunea
Indicatori ai acesteia, vor fi monitorizai i evaluai conform modului de lucru enunat anterior, pe
tipuri i conform periodicitii demersurilor de evaluare i monitorizare.

7. Arhivare
Va fi revizuit n funcie de abordarea aplicat pentru arhivarea electronic.

7.1 Scop
Crearea unui sistem de arhivare a documentelor din proiect, astfel nct s permit identificarea
diverselor documente cu acuratee, n vederea asigurrii cerinelor de raportare solicitate de ctre
AMPOSDRU, CNDIPT-OIPOSDRU, legislaia naional i regulamentele europene.

7.2 Obligaiile Beneficiarului conform cerinelor europene

Procedura este elaborat conform legislaiei naionale n vigoare, prelundu-se n mare parte
cerinele menionate n legislaia aplicabil.
Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i pstrrii n
bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului, conform prevederilor Regulamentului (CE)
nr. 1.083/2006.
n cazul nerespectrii obligatiei de ndosariere i pstrare n bune condiii a tuturor documentelor
aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit, aferent proiectului,
reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente structurale, cofinanarea i
finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din fonduri de la bugetul de stat, dup caz,
inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.
Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul
POSDRU trebuie s fie arhivate de ctre Beneficiar, n spaii special amenajate i destinate acestui
scop, asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate
pentru implementarea proiectului.

Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure pstrarea n bune condiii a
documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau sustragerea neautorizat a
acestora.
Astfel, n calitate de beneficiar, trebuie asigurat n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor
documente:
documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i la aprobarea acesteia
de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele acesteia, contractul de finanare);
documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul proiectului aprobat i care
constituie baza legal pentru efectuarea unor cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n
cadrul POS DRU;
documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la fiecare dintre rezultatele
obinute;
facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative pentru acestea, liste de
verificare, documente de plat;
cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele elaborate pentru proiect
(raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de nereguli, raport tehnico-financiar);

 rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de structuri interne sau
externe de audit sau control;
documente contabile conform prevederilor legale.

n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele

vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme:
originale;
fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de ctre persoana care a
fotocopiat documentul);
microfie ale documentelor originale;
documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de beneficiar, v vei asigura
c sistemul informatic respect cerinele de securitate conform standardelor acceptate).
Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de
implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen
pn la nchiderea oficial a POSDRU.

7.3 Obligaiile Beneficiarului conform legislaiei naionale

Cadrul legsilativ naional reglementeaz arhivarea documentelor prin Legea nr. 16/1996, care
prevede dou modaliti de arhivare:

7.3.1 Arhivarea fizic a documentelor

7.3.1.1 ndosarierea documentelor
ndosarierea documentelor n funcie de specificul activitii i de cerinele beneficiarului:

Sortarea documentelor dupa data emiterii lor sau dupa alte criterii stabilite de beneficiar;
Indosarierea documentelor, numerotarea filelor indosariate in coltul din dreapta si intocmirea
unui opis pentru dosarul arhivat, prin atasarea ca prima pagina in interiorul dosarului, a listei cu
documentele continute in fiecare dosar - Anexa nr. .....;
Pe o foaie nescrisa adaugata la sfarsitul dosarului sau pe ultima pagina ramasa nescrisa se
trece sub semnatura arhivarului mentiunea ca: "Prezentul dosar contine ....... file - in cifre si in
paranteza in litere";
Arhivarea documentelor se face in mape specifice arhivarii, legate, in functie de dorinta
beneficiarului arhivarea se poate face si in alte tipuri de dosare
Documentele din fiecare dosar se cos sau se leaga in mape, in asa fel incat sa se asigure
citirea completa a textului, datelor, rezolutiilor, etc.;
Dosarele NU trebuie sa aiba mai mult de 250 - 300 de file;
Pe coperta dosarului se aplica Anexa ........, care se completeaza cu datele dosarului;
Pe cotorul mapei / biblioraftului se vor trece datele pe care acesta le contine: numarul din
nomenclator, volumul dosarului,
Pentru fiecare an de implementare in parte se va incepe cu volumul 1 de documente arhivate,
aplicabil pentru fiecare tip de document;
Persoana desemnata cu arhiva completeaza un proces verbal de predare- primire a
documentelor, Anexa ....., ce va fi semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar.
Gruparea documentelor pentru arhivare se face potrivit NOMENCLATORULUI DOSARELOR. Acesta
se intocmeste sub forma de tabel, in care se redau grupele de documente pe activit i i sau tipuri

de raportare etc., in dreptul grupelor de documente se va trece perioada de pstrare pn la

31.12.2021, conform contractului de finanare.

7.3.1.2 Identificare documente

Pe documentele arhivate, pentru identificare, pot fi aplicate etichete.

7.3.1.3 Depozitarea documentelor

7.3.1.3.1 Introducerea documentelor in arhiva

Dosarele se depun in arhiva, pe baza de Inventar si Proces Verbal de predare-primire;

Persoana autorizata aduce Secrectarului administrativ inventarul (Anexa ....) semnat de
superiorul ierarhic, arhivarul completeaza procesul verbal de predare-primire (Anexa ....) ce va fi
semnat atat de persoana autorizata cat si de arhivar;
Dosarele sunt depozitate pe rafturi identificabile prin numere, dosarele se vor ordona pe ani,
serviciu/compartiment/departament termene de pastrare;
Pentru documentele cu termen de pastrare permanent se asigura un loc separat;

7.3.1.4 Iesirea documentelor din arhiv i predarea spre redepozitare

Aceast operaiune este permisa Superiorului ierarhic sau unei persoane desemnate din serviciu /
compartimentul / departamentul respectiv
Persoana autorizata din fiecare serviciu / compartiment / departament inmaneaza arhivarului
formularul standard (Anexa ......), semnat de Superiorul ierarhic (nume, prenume - in litere de tipar,
semnatura). Formularul va contine o lista a documentelor ce se vor scoate din arhiva
Arhivarul completeaza un proces verbal de predare-primire (Anexa .......), semnat de persoana
autorizata si de arhivar.
Arhivarul inregistreaza in Registrul de Evidenta Anexa ....... toate dosarele pe care le primeste
sau le imprumuta pentru consultare personei desemnate din cadrul institutiei/banci;
In locul dosarului imprumutat se pune o fisa de control (Anexa ......) semnata de solicitant si
care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului;
Persoana autorizata inmaneaza arhivarului formularul standard (Anexa ......), semnat de
Superiorul ierarhic (nume, prenume - in litere de tipar, semnatura) impreuna cu documentele
imprumutate.
Formularul va contine lista documentelor ce vor fi depozitate; arhivarul completeaza un
Proces verbal de predare-primire (Anexa .......) semnat de persoana autorizata si de arhivar;
arhivarul restituie fisa de control persoanei autorizat

7.3.1.5 Obligatia beneficiarului de a pastra documentele

Pastrarea documentelor trebuie realizat n conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva
distrugerii, degradarii si sustragerii. Documentele sunt pastrate in conditii de igiena, temperatura si
umiditate adecvata. Depozitarea arhivei este ferita de igrasie, expuse pericolului de infiltratie,
inundatie, incendiu, explozie, etc. Spatiu de depozitare este dotat cu rafturi. In incinta depozitului
este interzisa folosirea radiatoarelor, resourilor, fumatului sau a utilizarii unor instalatii electrice
defecte. Depozitele sunt prevazute cu stingatoare portabile cu bioxid de carbon si praf, asiguranduse conditiile necesare de stingere a incendiilor.

7.3.1.6 Indatoririle beneficiarului

ndatoririle beneficarului sunt urmatoarele:

transportul in maxima siguranta a documentelor de la Creatorul documentelor la depozitul

destinat arhivarii;
primirea in arhiva a documentelor create si gestionarea lor;
manipularea acestora la depozitul de arhiva;
intocmirea Nomenclatorului Arhivistic conform propunerilor Creatorilor de documente;
pastrarea in bune conditii si asigurarea securitatii documentelor;
asigurarea desprafuirii periodice a documentelor, a dezinsectiei si deratizarii;
asigurarea temperaturii, umiditatii si a ventilatiei propice;
asigurarea conditiilor de ordine, paza si securitate;
inregistrarea in Registrul de Evidenta (Anexa ....) a tuturor dosarelor pe care le primeste sau le
imprumuta pentru consultare, punandu-se in locul dosarului imprumutat o fisa de control (Anexa ....)
semnata de solicitant si care se restituie persoanei respective in momentul inapoierii dosarului;

7.3.2 Arhivarea documentelor pe suport electronic si crearea de baze de

date
crearea unei baze de date pentru documentele ce urmeaza a fi copiate prin scanare sau alte
metode de capturare a datelor;
copierea prin scanare a documentelor emise;
capturare prin tastare directa, procesare si stocare de noi document;
La finalul fiecarei etape de lucru, furnizorul intocmeste si pune la dispozitia beneficiarului toate
rapoartele de activitate, in urmatoarele conditii:
se salveaza pe dischete/cd-uri reinscriptibile/alte medii electronice baza de date a arhivarilor
electronice iar acestea se predau beneficiarului, prin intocmirea unui proces verbal de predare
primire;
salvarea datelor pe cd-uri reinscriptibile ofera posibilitatea Creatorului de documente de a
beneficia prin metoda arhivarii electronice si de actele ce se emit ulterior si se vor adauga la
documentele intiale (contracte de leasing, polite de asigurari de viata, etc

7.4 Mod de lucru

n cadrul proiectului se vor realiza ambele tipuri de arhivare: format hrtie i format electronic, prin
respectarea prevederilor legislaiei naionale i n conformitate cu tipul de documente specificate n
pista de audit.
Pentru arhivarea fizic se va identifica i dota corespunztor un spaiu de arhiv, conform cerinelor
legislaiei naionale.
Pentru arhivarea electronic se va achiziiona un software specializat sau se va crea un sistem
intern de arhivare care s respecte prevederile legale n vigoare.

8. Protecia datelor
Protecia datelor cu caracter personal reprezint un domeniu nou pentru spaiul legislativ din
Romnia. Coninutul su privete, ntr-o form generic, dreptul persoanei fizice de a-i fi aprate
acele caracteristici care conduc la identificarea sa i obligaia corelativ a statului de a adopta
msuri adecvate pentru a asigura o protecie eficient.
n contextul aderrii Romniei la U.E., problematica proteciei datelor cu caracter personal a cptat
o amploare i importan deosebite, tendine relevate de consolidarea cadrului normativ, dar i de
crearea unei instituii specifice domeniului abordat, precum Autoritatea Naional de Supraveghere a
Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.).
n ceea ce privete PATRONATUL ROMN n calitate de operator, conform prevederilor legale n
vigoare, are obligaia de a respecta caracterul privat i securitatea prelucrrii datelor cu caracter
personal ale fiecrei persoane. De asemenea, are obligaia de a administra, n condiii de siguran,
bazele de date anume create pentru ndeplinirea atribuiilor legale ce-i revin i de a asigura
persoanelor nregistrate, n calitate de persoane vizate, drepturile anume prevzute n cuprinsul Legii
nr.677/2001, cu modificrile ulterioare.

8.1 Scopul
Elaborarea unei proceduri care s cuprind condiiile i modul de desfurare a activitii privind
securitatea prelucrrilor de date cu caracter personal.

8.2 Domeniul de aplicare al procedurii

Procedura se aplic pe toat perioada implementrii Proiectului A.C.I.P Asigurarea galitatii de
sanse pe piata muncii pentru femeile din regiunile de dezvoltare Bucuresti-Ilfov , Centru si
Nord-Est prin Calificare , Initiere si Perfectionare

8.3 Definiii i reguli de urmat

8.3.1 Definiii a unor termeni specifici domeniului proteciei datelor cu
caracter personal
Definirea unor termeni specifici domeniului abordat se regsete n cuprinsul Legii nr. 677/2001, cu
modificrile i completrile ulterioare, fiind extrem de util cunoaterea nelesului acestora, pentru o
interpretare corect a voinei legiuitorului i realizarea unei protecii adecvate a drepturilor
persoanei/persoanelor vizate.
Astfel, n accepiunea actului normativ mai sus indicat, urmtorii termeni se definesc dup cum
urmeaz:

8.3.1.1. date cu caracter personal

Orice informaii referitoare la o persoan fizic identificat sau identificabil; o persoan identificabil
este acea persoan care poate fi identificat, direct sau indirect, n mod particular prin referire la un
numr de identificare ori la unul sau la mai muli factori specifici identitii sale fizice, fiziologice,
psihice, economice, culturale sau sociale;

8.3.1.2. prelucrarea datelor cu caracter personal

Orice operaiune sau set de operaiuni care se efectueaz asupra datelor cu caracter personal, prin
mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, nregistrarea, organizarea, stocarea,
adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvluirea ctre teri prin transmitere,
diseminare sau n orice alt mod, alturarea ori combinarea, blocarea, tergerea sau distrugerea;

8.3.1.3. stocarea
Pstrarea pe orice fel de suport a datelor cu caracter personal culese;

8.3.1.4. sistem de eviden a datelor cu caracter personal

Orice structur organizat de date cu caracter personal, accesibil potrivit unor criterii determinate,
indiferent dac aceast structur este organizat n mod centralizat ori descentralizat sau este
repartizat dup criterii funcionale ori geografice;

8.3.1.5. operator
Orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice,
instituiile i structurile teritoriale ale acestora, care stabilete scopul i mijloacele de prelucrare a
datelor cu caracter personal; dac scopul i mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal
sunt determinate printr-un act normativ sau n baza unui act normativ, operator este persoana fizic
sau juridic, de drept public ori de drept privat, care este desemnat ca operator prin acel act
normativ sau n baza acelui act normativ;

8.3.1.6. persoan mputernicit de ctre operator

O persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice,
instituiile i structurile teritoriale ale acestora, care prelucreaz date cu caracter personal pe seama
operatorului;

8.3.1.7. ter
Orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice,
instituiile i structurile teritoriale ale acestora, alta dect persoana vizat, operatorul ori persoana
mputernicit sau persoanele care, sub autoritatea direct a operatorului sau a persoanei
mputernicite, sunt autorizate s prelucreze date;

8.3.1.8. destinatar
Orice persoan fizic sau juridic, de drept privat ori de drept public, inclusiv autoritile publice,
instituiile i structurile teritoriale ale acestora, creia i sunt dezvluite date, indiferent dac este sau
nu ter; autoritile publice crora li se comunic date n cadrul unei competene speciale de anchet
nu vor fi considerate destinatari;

8.3.1.9. date anonime

Date care, datorit originii sau modalitii specifice de prelucrare, nu pot fi asociate cu o persoan
identificat sau identificabil.

8.3.2 Caracteristicile datelor cu caracter personal n cadrul prelucrrii

Datele cu caracter personal destinate a face obiectul prelucrrii trebuie s fie:
prelucrate cu bun-credin i n conformitate cu dispoziiile legale n vigoare- aceasta
presupune obligaia de adoptare a unui comportament corect din punct de vedere legal, att din
partea operatorului, ct i a persoanelor care acioneaz ca mputernicit al acestuia;

 colectate n scopuri determinate, explicite i legitime- n cazul tutror partenerilor n perioada

implementrii proiectului, funcie de bazele de date anume constituite, putem identifica multiple
scopuri ale activitilor de colectare a datelor cu caracter personal, ce decurg, n principal, din
varietatea mediilor n care se deruleaz activitile prevzute n proiect.
De asemenea, n cazul datelor cu caracter personal referitoare la proprii angajai, colectarea este
efectuat n vederea ndeplinirii unor obligaii legale ale fiecrui partener fa de acetia, cum
ar fi achitarea salariilor;
n acelai timp, prelucrarea ulterioar a datelor cu caracter personal n scopuri statistice sau de
raportare nu va fi considerat incompatibil cu scopul colectrii dac se efectueaz cu respectarea
dispoziiilor legale, precum i cu respectarea garaniilor privind prelucrarea datelor cu caracter
personal, prevzute de normele care reglementeaz activitatea statistic ori cercetare;
adecvate, pertinente i neexcesive prin raportare la scopul n care sunt colectate i ulterior
prelucrate- aceasta presupune ca datele s corespund, s fie potrivite i s nu depeasc scopul
anume urmrit ;
exacte i, dac este cazul, actualizate- n acest scop trebuie s se ia msurile necesare pentru ca
datele inexacte sau incomplete din punct de vedere al scopului pentru care sunt colectate i pentru
care vor fi ulterior prelucrate, s fie terse sau rectificate;
stocate ntr-o form care s permit identificarea persoanelor vizate strict pe durata necesar
realizrii scopurilor n care datele sunt colectate i n care vor fi ulterior prelucrate; stocarea
datelor pe o durat mai mare dect cea menionat, n scopuri statistice, de cercetare istoric sau
tiinific, se va face cu respectarea garaniilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal,
prevzute n normele care reglementeaz aceste domenii, i numai pentru perioada necesar
realizrii acestor scopuri.

8.3.3.ncheierea operaiunilor de prelucrare :

La ncheierea operaiunilor de prelucrare, dac persoana vizat nu i-a dat n mod expres i
neechivoc consimmntul pentru o alt destinaie sau pentru o prelucrare ulterioar, datele cu
caracter personal urmeaz a fi :
distruse;
transferate unui alt operator, cu condiia ca operatorul iniial s garanteze faptul c prelucrrile
ulterioare au scopuri similare celor n care s-a fcut prelucrarea iniial;
transformate n date anonime i stocate exclusiv n scopuri statistice, de cercetare istoric sau
tiinific(dac este cazul).
n ceea ce privete activitile din domeniul prevenirii nclcrilor prevederilor legale, se vor lua toate
msurile corespunztoare de protejare a acestora, dup care se va proceda la distrugerea lor, dac
nu sunt aplicabile prevederile legale privind pstrarea arhivelor.

8.4. Cadrul legislativ

8.4.1. Comunitar
Convenia privind protecia drepturilor omului i a libertilor fundamentale;
Conventia pentru protejarea persoanelor fata de prelucrarea automatizata a datelor cu caracter
personal, adoptata la Strasbourg la 28 ianuarie 1981;
Directiva Consiliului 95/46/EC a Parlamentului European si a Consiliului European din 24 octombrie
1995 cu privire la protecia persoanelor referitoare la procesarea datelor personale si la libera
circulaie a acestor date;
Directiva 2002/58/EC a Parlamentului European si a Consiliului din 12.07.2002 privind procesarea
datelor personale si protecia intimitii n sectorul comunicaiilor electronice;
Regulamentul (EC) nr. 45/2001 al Parlamentului European i al Consiliului privind protecia
persoanelor cu privire la procesarea datelor personale de ctre instituiile i organismele comunitare
i la libera circulaie a acestor date.

8.4.2. Intern
Constituia Romniei;
Legea nr. 677 din 21 noiembrie 2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor
cu caracter personal i libera circulaie a acestor date;
Legea nr. 682 din 28 noiembrie 2001 privind ratificarea Conveniei pentru protejarea persoanelor fa
de prelucrarea automatizat a datelor cu caracter personal, adoptat la Strasbourg la 28 ianuarie
1981;
Legea nr. 102/2005 privind nfiinarea i funcionarea Autoritii Naionale de Supraveghere a
Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal.
Ordinul Avocatului Poporului nr. 52 din 18 aprilie 2002 privind aprobarea cerinelor minime de
securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal.
Codul Muncii (Legea nr. 53/2003)
Manualul Calitii(SR EN ISO 9001:2001)
SR EN ISO 9000 : 2006
SR EN ISO 19011 : 2003
Comisia de Etic i Litigii a PATRONATULUI ROMN.

8.5 Responsabilitile managementului implementrii

Vor fi implicai toi cei cu responsabiliti n domeniu n conformitate cu fiele posturilor precum i cei
pe care MP va gsi necesar s-i implice datorit uriaei responsabiliti pe care o implic aciunea n
sine.
Trebuie avut n vedere:
a) abordarea bazat pe fapte n luarea deciziilor deoarece deciziile eficiente se bazeaz pe analiza
datelor i informaiilor,

8.6 Descrierea activitii

8.6.1 Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter
personal
Prezentele cerine minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal trebuie s stea
la baza adoptrii i implementrii de ctre operator a msurilor tehnice i organizatorice necesare

pentru pstrarea confidenialitii i integritii datelor cu caracter personal. n concordan cu

acestea operatorii i vor stabili propriile politici i proceduri de securitate.
Cerinele minime de securitate a prelucrrilor de date cu caracter personal acoper urmtoarele
aspecte:

8.6.1.1 Identificarea i autentificarea utilizatorului

Prin utilizator se nelege orice persoan care acioneaz sub autoritatea operatorului, a persoanei
mputernicite sau a reprezentantului, cu drept recunoscut de acces la bazele de date cu caracter
personal.
Utilizatorii, pentru a cpta acces la o baz de date cu caracter personal, trebuie s se identifice.
Identificarea se poate face prin mai multe metode, cum ar fi: introducerea codului de identificare de
la tastatur (un ir de caractere), folosirea unei cartele cu cod de bare, folosirea unei cartele
inteligente (smart card) sau a unei cartele magnetice.
Fiecare utilizator are propriul su cod de identificare. Niciodat mai muli utilizatori nu trebuie s aib
acelai cod de identificare.
Codurile de identificare (sau conturi de utilizator) nefolosite o perioad mai ndelungat trebuie
dezactivate i distruse dup un control prealabil intern al operatorului. Perioada dup care codurile
trebuie dezactivate i distruse se stabilete de operator.
Orice cont de utilizator este nsoit de o modalitate de autentificare. Autentificarea poate fi fcut prin
introducerea unei parole sau prin mijloace biometrice: amprenta dactiloscopic, amprenta vocal,
angiografia retinian etc.
Parolele sunt iruri de caractere. Cu ct irul de caractere este mai lung, cu att parola este mai
greu de aflat. La introducerea parolelor acestea nu trebuie s fie afiate n clar pe monitor. Parolele
trebuie schimbate periodic n funcie de politicile de securitate ale entitii (operator sau persoan
mputernicit). Schimbarea periodic a parolelor se face numai de ctre utilizatori autorizai de
operator.
Operatorul trebuie s solicite realizarea unui sistem informaional care s refuze automat accesul
unui utilizator dup 5 introduceri greite ale parolei.
Orice utilizator care primete un cod de identificare i un mijloc de autentificare trebuie s pstreze
confidenialitatea acestora i s rspund n acest sens n faa operatorului.
Fiecare entitate va stabili o procedur proprie de administrare i gestionare a conturilor de utilizator.
Operatorii autorizeaz anumii utilizatori pentru a revoca sau a suspenda un cod de identificare i
autentificare, dac utilizatorul acestora i-a dat demisia ori a fost concediat, i-a ncheiat contractul,
a fost transferat la alt serviciu i noile sarcini nu i solicit accesul la date cu caracter personal, a
abuzat de codurile primite sau dac va absenta o perioad ndelungat stabilit de entitate.
Accesul utilizatorilor la bazele de date cu caracter personal efectuate manual se va face pe baza
unei liste aprobate de conducerea entitii.

8.6.1.2 Tipul de acces

Utilizatorii trebuie s acceseze numai datele cu caracter personal necesare pentru ndeplinirea
atribuiilor lor de serviciu. Pentru aceasta operatorii trebuie s stabileasc tipurile de acces dup
funcionalitate (cum ar fi: administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) i dup aciuni aplicate
asupra datelor cu caracter personal (cum ar fi: scriere, citire, tergere), precum i procedurile privind
aceste tipuri de acces.
Programatorii sistemelor de prelucrare a datelor cu caracter personal nu vor avea acces la datele cu
caracter personal. Operatorul va permite accesul programatorilor la datele cu caracter personal dup
ce acestea au fost transformate n date anonime.
Compartimentul care asigur suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter personal pentru
rezolvarea unor cazuri excepionale.

Pentru activitatea de pregtire a utilizatorilor sau pentru realizarea de prezentri se vor folosi date
anonime. Cei care predau cursurile de pregtire vor folosi date cu caracter personal pe parcursul
propriei lor pregtiri.
Operatorul va stabili modalitile stricte prin care se vor distruge datele cu caracter personal.
Autorizarea pentru aceast prelucrare de date cu caracter personal trebuie limitat la civa
utilizatori.

8.6.1.3 Colectarea datelor

Operatorul desemneaz utilizatori autorizai pentru operaiile de colectare i introducere de date cu
caracter personal ntr-un sistem informaional.
Orice modificare a datelor cu caracter personal se poate face numai de ctre utilizatori autorizai
desemnai de operator.
Operatorul va lua msuri pentru ca sistemul informaional s nregistreze cine a fcut modificarea,
data i ora modificrii. Pentru o mai bun administrare operatorul va lua msuri ca sistemul
informaional s menin datele terse sau modificate.

8.6.1.4 Execuia copiilor de siguran

Operatorul va stabili intervalul de timp la care se vor executa copiile de siguran ale bazelor de date
cu caracter personal, precum i ale programelor folosite pentru prelucrrile automatizate. Utilizatorii
care execut aceste copii de siguran vor fi numii de operator, ntr-un numr restrns. Copiile de
siguran se vor stoca n alte camere, n fiete metalice cu sigiliu aplicat, i, dac este posibil, chiar
n camere din alt cldire.
Operatorul va lua msuri ca accesul la copiile de siguran s fie monitorizat.

8.6.1.5 Computerele i terminalele de acces

Terminalele de acces folosite n relaia cu publicul, pe care apar date cu caracter personal, vor fi
poziionate astfel nct s nu poat fi vzute de public i dup o perioad scurt, stabilit de
operator, n care nu se acioneaz asupra lor, acestea trebuie ascunse.

8.6.1.6 Fiierele de acces

Operatorul este obligat s ia msuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal s fie
nregistrat ntr-un fiier de acces (numit log la prelucrrile automate) sau ntr-un registru pentru
prelucrrile manuale de date cu caracter personal, stabilit de operator. Informaiile nregistrate n
fiierul de acces sau n registru vor fi:
codul de identificare (numele utilizatorului pentru bazele de date cu caracter personal manuale);
numele fiierului accesat (fiei);
numrul nregistrrilor efectuate ;
tipul de acces;
codul operaiei executate sau programul folosit;
data accesului (an, lun, zi);
timpul (ora, minutul, secunda).
Pentru prelucrrile automate aceste informaii vor fi stocate ntr-un fiier de acces general sau n
fiiere separate pentru fiecare utilizator. Orice ncercare de acces neautorizat va fi, de asemenea,
nregistrat.
Operatorul este obligat s pstreze fiierele de acces cel puin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe n
cazul unor investigaii. Dac investigaiile se prelungesc, aceste fiiere se vor pstra att timp ct se
va considera necesar.
Fiierele de acces trebuie s fac posibil identificarea de ctre operator sau de ctre persoana
mputernicit a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fr un motiv anume, n
vederea aplicrii unor sanciuni sau a sesizrii organelor competente.

8.6.1.7 Sistemele de telecomunicaii

Operatorul este obligat s fac periodic controlul autentificrilor i tipurilor de acces pentru
detectarea unor disfuncionaliti n ceea ce privete folosirea sistemelor de telecomunicaii.
Operatorii sunt obligai s conceap sistemul de telecomunicaii astfel nct datele cu caracter
personal s nu poat fi interceptate sau transmise de oriunde. Dac sistemul de telecomunicaii nu
poate fi astfel securizat, operatorul este obligat s impun folosirea metodei de criptare pentru
transmisia datelor cu caracter personal.
Prin sistemele de telecomunicaii se vor transmite numai datele cu caracter personal strict necesare.

8.1.6.8 Instruirea personalului

n cadrul cursurilor de pregtire a utilizatorilor operatorul este obligat s fac informarea acestora cu
privire la prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor
cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, la cerinele minime de securitate a
prelucrrilor de date cu caracter personal, precum i cu privire la riscurile pe care le comport
prelucrarea datelor cu caracter personal, n funcie de specificul activitii utilizatorului.
Utilizatorii care au acces la date cu caracter personal vor fi instruii de ctre operator asupra
confidenialitii acestora i vor fi avertizai prin mesaje care vor aprea pe monitoare n timpul
activitii. Utilizatorii sunt obligai s i nchid sesiunea de lucru atunci cnd prsesc locul de
munc.

8.1.6.9 Folosirea computerelor

Pentru meninerea securitii prelucrrii datelor cu caracter personal (n special mpotriva viruilor
informatici) operatorul va lua msuri care vor consta n:
a. interzicerea folosirii de ctre utilizatori a programelor software care provin din surse externe sau
dubioase;
b. informarea utilizatorilor n privina pericolului privind viruii informatici;
c. implementarea unor sisteme automate de devirusare i de securitate a sistemelor informatice;
d. dezactivarea, pe ct posibil, a tastei "Print screen", atunci cnd sunt afiate pe monitor date cu
caracter personal, interzicndu-se astfel scoaterea la imprimant a acestora.

8.1.6.10 Imprimarea datelor

Scoaterea la imprimant a datelor cu caracter personal se va realiza numai de utilizatori autorizai
pentru aceast operaiune de ctre operator. Operatorii sunt obligai s aprobe proceduri interne
specifice privind folosirea i distrugerea acestor materiale.

9. Pista de audit
9.1 Scop
Pista de audit a unui proiect const din toate documentele produse i arhivate n cadrul proiectul
astfel nct s permit verificarea i controlul acestora n scopuri de monitorizare i control intern, ct
i n cazul vizitelor de monitorizare i control realizate de ctre AMPOSDRU, Curtea de Audit,
Comisia European, Curtea de Conturi European, OLAF sau alte institu ii abilitate.
NB: Pista de audit trebuie meninut pe toat durata de implementare a proiectului i ulterior
finalizrii acesteia conform cerinelor AMPOSDRU.

9.2 Responsabili
Pista de audit este un demers comun i participativ al ntregii echipe de implementare (mai ales
personalul cu sarcini de coordonare), dar ca responsabiliti punctuale se realizeaz de ctre
urmtorii membri ai echipei:
Responsabilitatea meninerii fizice a pistei de audit revine Secretarului administrativ care arhiveaz
toate documentele produse n cadrul proiectului.
Secretarul de proiect este asistat n aceast sarcin de ctre Asistenii Regionali sau (personal auxiliar
la nivel regional) care vor centraliza toate documentele produse n cadrul proiectului la nivel regional
i le vor transmite la sediul Solicitantului n vederea arhivrii.
Responsabilii de activitate vor avea obligaia s verifice existena tuturor formularelor completate sau
a altor formate de raportare.
Ca principal responsabil n buna implementare a proiectului, managerul de proiect, cu sprijinul
managerilor adjuncti, al asistentului de proiect i al responsabilul financiar, va verifica periodic
respectarea pistei de audit.

9.3 Transmitere documente

Pista de audit este actualizat zilnic ca parte a procesului de arhivare. Din regiuni, documentele sunt
transmise lunar, transmiterea realizndu-se in primele 3 zile ale fiecrei luni noi de proiect. Situaiile
de for major vor fi aplicate atunci cnd este cazul i termenul de transmitere a documentelor va fi
extins la 5 zile.

9.4 Mod de lucru

Conform graficului de activiti i a procedurilor de lucru pentru fiecare activitate n parte, dar mai
ales conform cerinelor de raportare ale AMPOSDRU, se vor colecta toate documentele necesare
meninerii pistei de audit.
n vederea nregistrrii documentelor primite sau elaborate n cadrul proiectului se va crea un
registru separat (format hrtie si eletronic), cu date de registratur specifice proiectului, n codul de
nregistrare fiind menionate date de identificare ale proiectului, cum ar fi ID-ul dat proiectului de
aplicaia ActionWeb.

Pista de audit va trebui s includ urmtoarele documente 5:

4.1. PRECONTRACTARE:
Ghidul solicitantului condiii generale
Ghidul solicitantului condiii specifice
Corrigendum-uri aprute la ghidul solicitantului
Cererea de finanare export din ActionWeb
Toate comunicrile cu AMPOSDRU n perioada precontractare - copie
Toate documentele solicitate i depuse la AMPOSDRU n perioada de precontractare - copie
Invitaia la contractare copie
Alte comunicari, adrese, etc.

4.2. CONTRACTARE:
Contractul de finanare
Cererea de prefinanare - copie
Notificarea privind demararea proiectului copie
Alte comunicari, adrese, etc.
4.3. IMPLEMENTARE lista orientativ

Toate notificarile, scrisorile i adresele emise sau primite n cadrul proiectului

Toate formularele folosite n cadrul proiectului
Toate facturile care intr la parteneri i solicitant pe ntreaga durat de implementare a proiectului
Toate cererile de decontare ntre parteneri i documentele suport anexate acestora
Toate cererile de rambursare depuse la AMPOSDRU
4.4. CONFORM ACTIVITILOR

A1 Activitati de management;
A1.1 Implementare, monitorizare, raportare, evaluare
A1.2 Achizitii ;
A1.3 Audit (externalizat);
A1.4 Expertiza contabila si contabilitate proiect (externalizat);

Pentru monitorizare , raportare , evaluare trebuie sa existe urmatoarele documente in original :

Rapoarte de evaluare

Rapoarte de monitorizare

Copie scrisori de naintare pentru rapoartele transmise ctre AMPOSDRU

5 Documentele care vor fi incluse n pista de audit vor fi completate n perioada

de implementare conform formularelor care vor fi elaborate pe parcurs i conform
potenialelor modificri ale cerinelor de raportare.

Copie rapoarte transmise ctre AMPOSDRU

Pentru personalul de proiect prezentat n etapa de precontractare, va trebui s existe urmtoarele

documente n original,:

CV-uri
Contracte
Fi post
Fi de pontaj lunar
Dac exist deplasri n teritoriu cerere pentru deplasare in teritoriu si rapoarte de misiune
Ordin de deplasare/foaie de parcurs semnata si stampilata

Pentru personalul de proiect contractat n etapa de implementare, va trebui s existe urmtoarele

documente n original,:
A.

Personal intern parteneri:

Contracte de munc
Fi de post
Dovada efecturii plii

B.

Personal subcontractat de ctre parteneri formatori independeni

Procedur de selecie
Rezultate procedur de selecie
Contract
Fi post

C.
Personal subcontractat de ctre parteneri / solicitant n cadrul serviciilor de formare
subcontractate

Nu se aplic fiindc documentele vor face parte din dosarul / dosarele de achiziii specific/e

Pentru fiecare procedur de achizitie publica derulat vor trebui s existe n original urmtoarele
documente:

Note de fundamentare privind valoarea estimat a achiziiei i alegerea procedurii

Decizie numire comisie de evaluare
Fia de date a achiziiei, caiet de sarcini i formulare
Solicitri clarificri ctre autoritatea contractant i rspunsuri
Eventuale contestaii asupra documentaiei i rspunsuri / soluii
Formulare privind primirea ofertelor i dovada nregistrrii ofertelor
Ofertele primite
Proces verbal pentru sesiunea de deschidere a ofertelor
Solicitri clarificri ctre participani i rspunsuri
Raport de evaluare
Notificare participanti privind rezultatul achiziiei
Eventuale contestaii asupra documentaiei i rspunsuri / soluii
Raport de atribuire
Invitaie la contractare

Contract i anexe, dup caz

Ordine de comand
Procese verbale de primire-predare
Facturi
Documente justificative plat: OP, extras de cont

Pentru managementul financiar va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Conform procedurii de management financiar, ns obligatoriu:

Contabilitate analitic separat pentru proiect

Facturi

Documente justificative plat: OP i extras cont

Ordine de deplasare etc

A2 Informare si publicitate;
A2.1 Conferinta de lansare
A2.2 Campanii de crestere a constientizarii adresate persoanelor cu atributii de elaborare a
politicilor, persoanelor din cadrul administratiei publice, partenerilor sociali si parteneriatelor
publice/private cu atributii in elaborarea politicilor pe piata muncii si guvernarea teritoriala;;
A2.2.1 Seminarii de promovare a principiului egalitatii de sanse si de gen adresate
autoritatilor publice centrale si locale si partenerilor sociali, dar si grupului tinta;
A2.3 Website proiect;
A2.3.1 Definire conceptuala;
A2.3.2 Realizare si implementare Website;
A2.3.3 Actualizare pagini website;
A2.3.4 Intretinere website;
A2.4 Conferinta de incheiere;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Documentele aferente procedurilor de achiziie publica specifice activitii se vor regsi n

original n dosarele de achiziii

Toate instrumentele de afiaj achiziionate n cadrul proiectului pentru aceast activitate, cu nr.
de inventar i meniunea : achiziionat prin FSE, ID proiect 130106

1 exemplar din fiecare material de informare i publicitate tiprit / editat n cadrul proiectului

Pagina web proiect funcional

Anunuri i invitaii privind organizarea conferinelor de lansare i finalizare proiect .

List participani conferin semnata

Prezentri powerpoint pentru conferine i alte formate utilizate

Formulare de evaluare completate

Formulare pentru evaluarea on-the-spot sau ex-post, se vor include i formularele completate

Anunuri i invitaii privind organizarea seminariilor

List participani seminarii cu semnaturi

A3 Cercetare privind diferentele bazate pe gen in ceea ce priveste profesiile, cariera

si veniturile;
A3.1 Elaborare metodologie cercetare;
A3.2 Realizarea investigatiei la nivelul regiunilor de implementare;
A3.3 Realizarea raportului de cercetare;
A3.4 Diseminarea raportului de cercetare;
Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Metodologia de cercetare in format hrtie

Chestionare
Tabele centralizatoare chestionare
Raport de cercetare in format hartie si format electronic

Se va completa de catre partenerul 1 pana la data de 15 iunie cu ce va face in completarea

activitatii

A4 Inregistrare grupului tinta privind desfasurarea programelor de formare, masurile

active de ocupare, oferta locurilor de munca, etc.;
A4.1 Recrutarea grupului tinta;
Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Formular de inregistrare a grupului tinta

Se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

A5 Dezvoltare portal educational si digitizare continut;

A5.1 Instalarea si configurarea sistemului informatic de furnizare a cursurilor de formare prin
intermediul instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;
A5.2 Dezvoltarea continutului educational aferent portalului de furnizare a cursurilor de
formare prin intermediul instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;
A5.3 Implementarea portalului de furnizare a cursurilor de formare prin intermediul
instrumentelor moderne bazate pe instrumente TIC;
A5.4 Asigurare mentenanta ;
Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

...........
............

Se va completa de catre P 2 pana la data de 15 iunie 2014

A6 Organizarea de cursuri de calificare/recalificare / perfectionare pentru cresterea si

dezvoltarea aptitudinilor si calificarilor grupurilor vulnerabile;
A6.1 Planificarea programelor de formare;
A6.2 Acreditarea/autorizarea programelor de formare destinate persoanelor din categoriile de
grupuri tinta;
A6.4 Desfasurarea programelor de formare initiere / specializare/ perfectionare;
A6.5 Desfasurarea programelor de formare egalitatea de sanse;
A6.6 Evaluare si raportare formare;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

1 exemplar din materialele suport i din curricula de curs pentru fiecare curs: manuale,
prezentri powerpoint etc.

Liste de prezen zilnice semnate

Formulare de evaluare la finalul cursului impreuna cu centralizarea rezultatelor evaluarii

Rezultatele examinrii

Rezultatele concursului cu premii

Copie registru cu diplomele / certificatele eliberate

Documentare foto / video la cursuri

Se va completa pana pe 15 iunie de catre GLFor

A7 Realizare Studiu pentru evaluarea impactului si eficacitatii masurilor si

interventiilor suport oferite persoanelor supuse riscului de excluziune sociala;
A7.1 Elaborare metodologie;
A7.2 Colectare date ;
A7.3 Elaborare studiu;
A7.4 Diseminare rezultate studiu;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :

Metodologia de sondare in format hrtie

1 exemplar din studiul tiprit

Dovada publicrii i mediatizrii concluziilor studiului

Procesele verbale (minutele) i / sau formulare de feed-back on-the-spot aferente sesiunilor

de dezbatere a rezultatelor studiului

A8 Concurs cu premii pentru 40 de planuri de afaceri;

Va trebui s existe urmtoarele documente n original :
-proces verbal de predare primire a documentului
-plan de afacere
- proces verbal de evaluare a planului

-instiintare
.......................... se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

A9 Asistenta si consultanta pentru femei care doresc sa demareze o afacere;

Se va completa de catre solicitant pana la data de 15 iunie

10. Anexe