F

a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t

MANAGEMENT PARTICIPATIV
EDINA
Lector:
ing.jurist Daniela Stnculescu
JUPITER
iulie 2014

i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

edinele o necesitate?
Esena managementului este luarea
deciziilor.
Dac luai managementul participativ
n serios, atunci vrei s canalizai
observaiile i analizele diferiilor
angajai spre procesul de luare a
deciziilor de management.

edinele nu ar trebui s aib

alte scopuri!

edinele pot fi un mecanism foarte

eficient pentru aceasta. n acest
sens trebuie s hotri ca scopul
edinelor de management s fie
de a lua decizii.

s se aud eful vorbind,

s se aud altcineva vorbind,
s fie exprimate o serie de
ritualuri goale,
s fie inui angajaii departe
de munca lor obinuit,
s auzim nouti pe care leam auzit deja,
s ascultm rapoarte verbale
ale unor oameni care ar fi
trebuit s le scrie, sau
s par c se iau unele
decizii.

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t

DE REINUT!
Pentru a avea un management eficient i o organizaie
puternic, trebuie s v asigurai c edinele
dumneavoastr de management sunt stabilite numai
pentru a se lua decizii, pentru a se asigura c managerii
i personalul au o contribuie la aceste decizii i pentru a
se asigura c deciziile se iau ntr-un mod eficace i cu
acuratee.
Trebuie s comunicai acest mesaj tuturor angajailor i s
le facei cunoscut scopul edinelor de management.

i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

TIMPUL ALOCAT EDINEI!

O edin de management ar trebui s dureze
doar atta timp ct este necesar pentru a se lua
decizii.
Unii oameni pierd timpul vorbind:
repetnd ceea ce s-a spus deja,
adugnd informaii care nu sunt relevante pentru decizia
apropiat,
folosind nflorituri nenecesare i un stil de exprimare
supraabundent,
corectnd erori lipsite de importan care nu afecteaz
decizia apropiat,
innd discursuri (dndu-i importan) i/sau folosind un
protocol care constituie o risipa de timp.
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

Gestionarea timpului
Cnd participai la edine, facei o mic evaluare de unul singur.
nregistrai cu ajutorul unui cronometru toate segmentele
neproductive ale edinei.
Dac cineva ntrzie, el/ea risipete timpul tuturor celor care au venit
cnd trebuia.
Dac ase persoane ateapt timp de zece minute s ajung a aptea
persoan, nu s-au irosit zece minute ci de ase ori cte zece
minute; o or.
Dac tolerai ca oamenii s ntrzie, nseamn c tolerai s se piard
timpul tuturor celor care au venit cnd trebuia.

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

Formaliti
edinele organizate n alte scopuri de obicei
urmeaz o procedur strict.
Ordinea de zi ncepe cu citirea i acceptarea
proceselor verbale anterioare i continu cu
chestiuni legate de acele procese verbale.
Apoi este discutat n detaliu ordinea de zi iar
deciziile se fac astfel: cineva nainteaz o
propunere, aceasta este secondat (susinut)
i apoi toat lumea voteaz.

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

DE REINUT!
edine sunt utile acolo unde dezbaterile sunt foarte
politizate sau competiionale i unde participanii
reprezint organizaii diferite i concurente.
Pentru o edin de management, aceast formalitate este
disfuncional i ar trebui eliminat. Pentru ca o edin
s dureze doar cincisprezece minute, vor fi trei decizii de
luat, pe care coordonatorul edinei le poate enumera pe
tabl, i vor fi alocate doar cinci minute pentru luarea
fiecrei decizii.
Eliminai complet formalitile tradiionale.
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

Vorbire
Unii oameni pur i simplu iubesc s se aud vorbind la edine. Nu-i
intereseaz c toat lumea le cunoate deja convingerile i c toi
au mai auzit argumentele respective.
Coordonatorul edinei ar trebui s fac foarte clar faptul c astfel de
discursuri sunt anti-productive i nu sunt binevenite ntr-o edin de
management.
Ce este binevenit i ncurajat este s se afirme clar i succint decizia i
alternativa ei, s fie prezentate motivele pentru care ar trebui s fie
luat o decizie sau alta, s se ia decizia i s fie consemnat.
Timpul total alocat pentru fiecare decizie trebuie s fie cinci minute, iar
cine vorbete trebuie s i limiteze timpul de exprimare pentru a
permite tuturor lurilor de cuvnt s dureze doar cinci minute.

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

PREZIDARE EDINE
Istorioar:
Cuvntul "chairman" (engl. pentru "preedinte de edin", n traducere direct
"brbatul de pe scaun") i are originile n evul mediu (n jurul anului 1200
e.n.), cnd regele feudal i consiliul lui aveau edin. Numai regele avea
un scaun iar "chairman" ("brbatul de pe scaun") era un eufemism pentru a
denumi regele care avea control complet asupra edinei. Ceilali, care
edeau pe pmnt, pe scunele sau pe covor, erau ntotdeauna de acord
cu ceea ce spunea regele, dac doreau s-i pstreze capetele.
n zilele noastre unii vor s pstreze cuvntul, dar vor s dea impresia c sunt
i ateni la forma corect din perspectiva sexului, aa c folosesc termenii
de "chair" ("scaun") sau "chairperson" ("persoana de pe scaun") pentru
aceast poziie, mai ales cnd ea este deinut de o femeie (i adesea se
ntorc la folosirea lui "chairman" atunci cnd poziia este deinut de un
brbat). n edinele de management trebuie s eliminm cu totul acest
cuvnt i derivatele sale (preedinte de edin, preedint de edin).

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

PREZIDARE EDINE
edina are nevoie de un "coordonator de edin". Coordonatorul edinei
menine edina co-ordonat, se asigur c nu se pierde timpul i c
edina este folosit doar pentru luarea deciziilor executive (de
management).
Dac edina dureaz doar cincisprezece minute, nu ar trebui s fie deloc
scaune pentru nici unul dintre participani, nici pentru coordonator. Singura
persoan care poate primi un scaun este secretara sau angajatul care face
parte din personalul auxiliar, a crei sarcin este de a lua notie privind
deciziile, nimeni altcineva. Dac li se dau scaune participanilor, edina le
devine prea confortabil i gsesc automat modaliti de a-i extinde
confortul, cum ar fi vorbitul prea mult sau adoptarea unei atitudini prea
formale. Eliminai toate scaunele pentru participani de la edinele de
management.
Acelai lucru se poate spune i despre oferirea de rcoritoare n timpul
edinei. Nu oferii rcoritoare. Acest lucru ncurajeaz edinele s devin
mai lungi. n loc de asta, invitai-i pe toi la bufet, la restaurant sau la bar
dup ce se termin edina. Dac a fost organizat cum trebuie, edina va
fi durat doar cincisprezece sau douzeci de minute, deci ar trebui s fi
rmas destul timp pentru rcoritoare.
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x

MINUTA EDINEI

M
e
d
i
a

La edinele tradiionale sunt inute procese verbale. Acestea sunt descrieri

detaliate ale discuiilor din timpul edinei. Ele ar putea avea o funcie n
edinele politice i publice unde exist diferite faciuni i participanii
reprezint diferite organizaii. Acolo ar putea fi necesar s se pstreze n
scris consemnarea exprimrilor fiecrui participant.

C
o
n
s
u
l

Nu avem nevoie de asta pentru edinele de management. Avem nevoie de un

raport de edin, simplu ca un raport al unei excursii pe teren, cu data i
ora edinei, care enumer doar deciziile care au fost luate. Nu este nevoie
s se consemneze cine ce a spus. Nu e nevoie de detalii. O edin cu
patru decizii ar trebui s aib un raport pe o singur pagin, care enumer
cele patru decizii luate de participani. Acest raport al edinei ar trebui
redactat n forma lui final n cel mult o or de la ncheierea edinei i
distribuit participanilor n aceeai zi.

Simplu.

i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x

DECIZIA

M
e
d
i
a

Esena managementului este luarea de decizii pentru organizaie.

Esena managementului participativ este contribuiile personalului la
luarea acestor decizii.

C
o
n
s
u
l

Unele decizii, precum selectarea unui nou membru al personalului sau

finalizarea unui buget i unele aciuni confideniale i sensibile ar
putea s nu fie deschise pentru participarea tuturor angajailor.

O edin este un mecanism de ncurajare a acestor contribuii.

edinele ar trebui s fie simple, fr formaliti, s se concentreze
numai asupra deciziilor i s fie scurte.

edinele ar trebui s fie co-ordonate, nu prezidate, i nu ar trebui s

se ofere scaune participanilor.

i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l
t
i
n
g

RECOMANDRI
Dac sunt chestiuni care trebuie digerate i informaii care trebuie prezentate
participanilor detaliat, nu folosii greit o edin pentru asta. n loc de o
edin, organizai un scurt workshop, pentru atta timp ct este nevoie - de
exemplu o or sau trei - pentru a realiza transferul de informaii sau a
stimula contientizarea. Poate fi fcut n aceeai zi sau n alt zi. Facei-l
profesionist. Lsai edinele de management s se concentreze doar
asupra lurii deciziilor de management.
De vreme ce angajaii nu vor nelege aceste chestiuni automat i pentru c
exist nevoia de a simplifica edinele de management, folosii acest
document pentru a realiza un material de distribuit participanilor i
organizai un workshop de jumtate de zi pentru a informa despre principiile
managementului participativ n edine. Asigurai-v c exist multe sesiuni
de "nvare prin fapte" n workshop-ul dumneavoastr despre edine. Este
simplu. Simplu nu e acelai lucru cu uor.
Sunt multe ipoteze i tradiii nechibzuite puse n exerciiu n modul de
desfurare a edinelor. Dumneavoastr i angajaii dumneavoastr avei
ocazia de a nltura tradiia i de a aduga eficien.

MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l

S-ar putea s nu fie uor, dar va

produce rezultate dorite i
necesare!

t
i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro

F
a
x
M
e
d
i
a

C
o
n
s
u
l

Mulumesc pentru atenia acordat!

DANIELA STNCULESCU
stanculescud@yahoo.com

t
i
n
g
MANAGEMENT PARTICIPATIV N SEDINE - www.faxmedia.ro