Finalizarea proiectului

Introducere
Ultima faz major a ciclului de via unui proiect este finalizarea proiectului. Un
proiect nu se ncheie automat odat cu predarea-primirea produsului sau finalizarea livrrii
serviciilor, aceasta fiind de fapt momentul care marcheaz nceperea fazei de ncheiere.

Unul din motivele pentru care proiectele eueaz este aa numitul sindrom al
juctorului. Dac un proiect nu i atinge obiectivele i nu livreaz rezultatele scontate, iar
bugetul i timpul alocate s-au scurs, proiectul trebuie ncheiat! Riscul major este cel al unui
raionament de genul: Dac am investit att de muli bani, timp i efort, nu merit s ne oprim
aici! Mai bine alocm resurse suplimentare, n sperana c totui se vor atinge obiectivele.
Acest sindrom este specific juctorilor care, dup ce au pierdut sume semnificative, sper s
le recupereze investind nc puin. Din punctul de vedere al managerului de proiect sau al
promotorului, investirea unor resurse fr atingerea unor rezultate reprezint pierderea
suferit de juctor. Sentimentul de proprietate a ideii de proiect sau a proiectului n sine i
poate mpinge pe acetia s prelungeasc constant termene sau s majoreze constant
bugetele.
n mod normal, la o evaluare intermediar se poate observa devierea de pe traiectul
drumului critic sau posibilitatea neatingerii rezultatelor. Momentul alocrii de resurse
suplimentare este doar acela al evalurilor intermediare. n mod excepional i doar n urma
unei analize cost/beneficiu, dac la expirarea termenului/consumarea bugetului/ncheierea
activitilor nu s-au atins obiectivele sau nu s-au obinut produsele/serviciile preconizate ntr-o

msur satisfctoare, se poate suplimenta bugetul sau se poate prelungi termenul final,
dac aceste suplimentri sunt minore n raport cu beneficiile poteniale.
Activitile principale cuprind:

Resurse, roluri i responsabiliti (RRR) specifice fazei de finalizare

n aceast faz se pune problema deconectrii de la resursele organizaiei (dac este cazul)
mai degrab dect problema alocrii resurselor. Trebuie avute n vedere necesitile de timp
pentru a finaliza proiectul, mai ales c uneori se tinde s fie lsate toate pe ultima sut de
metri, i n loc de finalizarea proiectului uneori avem parte de execuia grbit n ceasul al
doisprezecelea.
Rolurile i responsabilitile sunt ilustrate sintetic n tabelul urmtor:
Activitate

Evaluarea final

Msurarea
gradului de
satisfacie a
clientului
Elaborarea
documentaiei
finale

Cine este
Cine face?
resposnabil?
Unul sau doi membri ai
echipei, cu supervizarea
Managerul de sau implicarea direct a
proiect
managerului de proiect
sau o ter parte
(contractant)

Cu ce resurse?
Resursele proiectului. Dac
raportul de evaluare este
contractat, costurile vor fi mai
mari.

Un membru al echipei
Managerul de
(de preferin specializat Resursele proiectului
proiect
n marketing)
Managerul de Unul sau doi membri ai Resursele proiectului
proiect
echipei, cu supervizarea
sau implicarea direct a

managerului de proiect
Resurse externe proiectului
(ale finanatorului sau
organizaiei gazd). Multe linii
Managerul de Un auditor autorizat, ter
Audit
de finanare prevd ns
proiect
parte (contractant)
eligibilitatea costurilor de audit,
caz n care se face din
resursele proiectului
Managerul de
Dizolvarea echipei
Managerul de proiect
Resursele proiectului
proiect
Realocarea
Managerul de
Managerul de proiect
Resursele proiectului
resurselor
proiect
Evenimente
sociale de
Managerul de
Managerul de proiect
Resursele proiectului
ncheiere,
proiect
networkng i PR

Activitile specifice fazei de finalizare

Evaluarea final a proiectului
SCOP: Evaluarea este activitatea de management care are ca scop msurarea gradului de
mplinire a obiectivelor, determinarea impactului i a rezultatelor proiectului.
DESCRIERE: Evaluarea trebuie realizat inclusiv pe parcursul proiectului, ns evaluarea
final poate fi considerat o faz specific a ciclului de proiect sau poate fi inclus n faza de
nchidere a proiectului.
Observaie: A nu se confunda evaluarea cu auditul. Acesta are ca scop verificarea utilizrii
juste/optime/legale a resurselor.
Evaluarea trebuie s fie imparial i credibil pentru a se asigura imparialitatea, n cazul
proiectelor mari, evaluarea se poate externaliza. Dac evaluarea cuprinde numai aspecte
negative sau numai aspecte pozitive, credibilitatea va avea de suferit. Tot pentru asigurarea
imparialitii i credibilitii, trebuie s se asigure participarea sau consultarea tuturor
factorilor implicai i interesai. Evaluarea trebuie s fie util, i nu doar o simpl formalitate
necesar pentru ncheierea proiectului. Utilitatea este dat n principal de feed-back.
INSTRUMENTE:

CRITERIILE DE EVALUARE;

INDICATORI I STANDARDE.
CRITERIILE DE EVALUARE:

1.

Relevana

capacitatea

obiectivelor

propuse

de

proiect

de

rezolva

problemele/necesitile crora li se adreseaz proiectul. Include analiza calitii procesului de

planificare.
2. Eficiena obinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost/beneficiu); se
analizeaz ct de bine au fost utilizate resursele pentru obinerea produselor/serviciilor; este
o analiz comparativ: se compar diferite variante de obinere a rezultatelor dorite.
3. Eficacitate obinerea impactului dorit cu ajutorul rezultatelor proiectului i contribuia
factorilor externi la acest impact.
4. Durabilitate auto-finanarea, replicabilitatea, continuarea proiectului dup terminarea
finanrii.
ATENIE: a nu se confunda evaluarea final a proiectului cu evaluarea efectuat de un
finanator pentru trierea proiectelor eligibile i fezabile n cadrul unei linii de finanare.
Evaluarea efectuat de finanator are ca scop selecia proiectelor ce vor fi finanate, n baza
unui set de criterii de eligibilitate i evaluare. Aceste criterii, ct i modalitatea de evaluare vor
fi descrise n documentaia aferent liniei de finanare (Ghidul aplicantului etc.).
O difereniere clar trebuie fcut ntre monitorizare, evaluare i audit. Pe scurt, diferenele
dintre monitorizare, evaluare, audit i control sunt urmtoarele:
Monitorizare i control

Evaluare

Audit
Auditori autorizai, externi
Managementul intern la De regul evaluatori
Cine?
(exist i audit intern, control
toate nivelele de management externi
financiar preventiv)
Periodic; la mijlocul
Continuu, pe toat durata proiectului; la finalul Ex-ante (control preventiv);
Cnd?
proiectului/programului
etapelor de proiect; Post (dup bilanul financiar).
final.
Verificarea progresului,
Asigurarea
transparenei,
feed-back;
responsabilitii
fa
de
Adaptarea la schimbri; Organizaia
care
factorii interesai/implicai
De ce
Actualizarea
nva: nvarea din
se face? planului/strategiei;
propriile succese sau
Furnizarea de recomandri
Adoptarea de msuri eecuri
pentru
mbuntirea
preventive,
corective
sau
proiectelor viitoare
stimulative.

Predarea-primirea produselor i/sau finalizarea livrrii serviciilor

SCOP: Descrcarea de gestiune
DESCRIERE: Aceast activitate se concretizeaz n predarea-primirea bunurilor n prezena
reprezentanilor ambelor pri n baza unui proces verbal scris i semnat, de regul ntr-un

format standard. Aceast activitate are rolul de a stinge raporturile juridice dintre pri.
ncetarea total a raporturilor juridice poate surveni la o dat ulterioar (de exemplu, dup
evaluare, sau dup dizolvarea echipei).
DOCUMENTE: Procesul verbal de predare primire/descrcare de gestiune.

Msurarea gradului de satisfacie a clientului

SCOP: Determinarea gradului de satisfacie a clientului
DESCRIERE: Msurarea gradului de satisfacie a clientului este un instrument al
managementului calitii i este o activitate opional, practicat n general de organizaiile
orientate spre client. Constituie feed-back pentru raportul i sesiunea de evaluare.
Responsabil pentru aceast activitate este managerul de proiect.
INSTRUMENTE: Chestionare, formulare de feed-back, happy sheets etc. Instrumentele
difer de caz la caz.

Elaborarea documentaiei finale

SCOP: Auditul extern
DESCRIERE: n funcie de finanator, legislaia existent i standardele organizaiei, este
posibil s existe cerina depunerii unui set de documente finale. Uneori acestea stau la baza
auditului extern, cerut de finanator. Responsabil pentru aceast activitate este managerul de
proiect.
DOCUMENTE: Lista documentelor specificate de finanator

Audit
SCOP: Auditul este o form special de evaluare, n afara managementului proiectului. Are
ca scop verificarea utilizrii juste/optime/legale a resurselor.
DESCRIERE: Auditul nu este o activitate component a managementului de proiect i se
realizeaz doar de ctre experi externi proiectului i organizaiei, contra cost. Responsabil
pentru aceast activitate este promotorul sau finanatorul. Costurile sunt ns incluse n
bugetul proiectului, iar recomandrile auditorilor vor fi analizate n sesiunea de evaluare i vor
fi luate n consideraie ca feed-back pentru proiecte similare ulterioare.

Monitorizarea, controlul, evaluarea sunt activiti de management realizate de managerul i

echipa de execuie a proiectului/programului. Spre deosebire de acestea, auditul este derulat
n mod independent de o ter parte, aleas de finanator sau de managerul de proiect (un
format tip se gseste la finalul capitolului).
INSTRUMENTE: Criteriile generale de audit privesc:
1. conformitatea i legalitatea;
2. eficiena;
3. eficacitatea.
DOCUMENTE: Documentul de audit
Auditul poate fi:

audit financiar-contabil (aa cum este definit n standardele internaionale i europene

INTOSAI, Curtea European a Auditorilor) sau audit specializat cu caracter economicfinanciar (VfM Value for Money Audit, Compliance Audit, Financial Statements Audit);

audit al riscului (Enterprise Risk Management Audit, n sensul standardelor COSO sau
alte standarde ERM);

audit al calitii (conform cu standardele de calitate ISO, IEC etc. sau de excelen n
afaceri EFQM, TQM);

audit al rezultatelor i impactului sau audit al performanei (a se vedea standardele

OECD). Analiza de impact sau RIA Regulatory Impact Assessment pot fi ncadrate n
aceeai categorie.

Sesiunea de auto-evaluare (Lessons learned) feed back pentru

proiectele viitoare
SCOP: O organizaie care nu nva din propria experien i care nu are memorie
instituional (cu alte cuvinte, nimeni nu tie ce proiecte s-au fcut cu un an n urm i cum
anume) va consuma mult mai multe resurse i are un dezavantaj competitiv net fa de
organizaiile moderne (Learning organisations). Scopul sesiunilor de autoevaluare este de a
oferi acest avantaj: organizaia care nva.
DESCRIERE: Se poate face printr-o sesiune de evaluare, n care membrii echipei furnizeaz
propriul feed-back i analizeaz recomandrile raportului de evaluare (i eventual de audit) cu
privire la:

problemele aprute n cursul proiectului;

soluiile gsite pentru acestea;

factorii de eec i succes;

satisfacerea cerinelor de calitate/cantitate/cost/timp; satisfacerea clientului.

Pot participa i persoane din afara echipei, precum promotorul sau finanatorul.
Sumarul acestei sesiuni se comunic n scris i se adaug la pachetul care va rmne n
arhiva organizaiei pentru referine ulterioare (un format tip se gsete la finalul capitolului).
Responsabil pentru aceast activitate este managerul de proiect.
DOCUMENTE: Documentul de lecii nvate.

Arhivare (Feed-back pentru proiecte viitoare)

SCOP: Dezvoltarea memoriei organizaionale
DESCRIERE: ntreaga documentaie a proiectului se arhiveaz pentru a putea fi utilizat ca
baz de pornire pentru proiecte similare viitoare. Responsabil pentru aceast activitate este
managerul de proiect sau un membru al echipei.
DOCUMENTE: Pachetul rezumativ/executiv (documentele eseniale) i pachetul complet
(toate documentele existente)

Dizolvarea echipei, realocarea resurselor

SCOP: Eliberarea resurselor alocate.
DESCRIERE: Este jalonul final de parcurs. Se poate face printr-o simpl sesiune final
nsoit sau nu de un eveniment social, cu participarea ntregii echipe, n care se adreseaz
mulumiri, se prezint rezultatele i evaluarea lor, se acord eventuale prime, premii, cadouri,
elemente de recunoatere formal a profesionalismului etc. Responsabil pentru aceast
activitate este managerul de proiect.
Dac proiectul a fost derulat de o organizaie i resursele umane i materiale au fost preluate
din interiorul acesteia, se returneaz sau se realoc aceste resurse.
Dac proiectul urmeaz s fie repetat/continuat, se prezint aceast posibilitate i se
prospecteaz disponibilitatea pentru o viitoare colaborare.

Evenimente sociale de ncheiere, networking i relaii publice

SCOP: Diseminarea rezultatelor proiectului, srbtorirea succesului/finalului
DESCRIERE: Odat proiectul ncheiat, este recomandat organizarea unor evenimente de
PR (relaii publice), pentru diseminarea rezultatelor. Pot lua forma unor evenimente sociale
(recepie, dineu etc.), conferine de pres, emisuni (radio) televizate, articole n pres,
publicare pe internet, brouri i materiale de prezentare. Responsabil pentru aceast
activitate este managerul de proiect.
n cazul n care se preconizeaz proiecte similare ulterioare, este posibil iniierea unei reele
profesionale sau a altor activiti de networking.

Rezultate i jaloane de parcurs

Rezultatele fazei de finalizare sunt de natur informaional i documentar. Rezultatul
esenial este raportul de evaluare (completat, dup caz, de raportul de audit). Pentru
organizaiile care vor s nvee din propria experien, esenial este i raportul cu leciile
nvate i arhiva documentar a proiectului.