HOTRRE Nr.

500 din 18 mai 2011

privind registrul general de eviden a salariailor
EMITENT: GUVERNUL ROMNIEI
PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 372 din 27 mai 2011
n temeiul art. 108 din Constituia Romniei, republicat, precum i al art. 34 alin. (7) din
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat,
Guvernul Romniei adopt prezenta hotrre.
ART. 1
Prezenta hotrre stabilete metodologia de ntocmire i completare a registrului general de
eviden a salariailor, denumit n continuare registru, nregistrrile care se efectueaz,
precum i orice alte elemente n legtur cu acesta.
ART. 2
(1) ncadrarea n munc a unei persoane se realizeaz, potrivit prevederilor Legii nr.
53/2003 - Codul muncii, republicat, numai prin ncheierea unui contract individual de
munc, n temeiul cruia persoana fizic, n calitate de salariat, se oblig s presteze munca
pentru i sub autoritatea unui angajator, persoan fizic sau juridic, n schimbul unei
remuneraii denumite salariu.
(2) Fiecare angajator are obligaia de a nfiina i transmite la inspectoratul teritorial de
munc un registru general de eviden a salariailor i de a-l prezenta inspectorilor de munc,
la solicitarea acestora.
(3) Angajatorii care au nfiinat sucursale, agenii, reprezentane sau alte asemenea uniti
fr personalitate juridic, crora le-au delegat competena ncadrrii personalului prin
ncheierea de contracte individuale de munc, pot delega acestora i competena nfiinrii
registrului.
(4) Au obligaia de a nfiina i transmite registrul la inspectoratul teritorial de munc i
misiunile diplomatice i oficiile consulare ale altor state n Romnia, respectiv, dup caz,
institutele culturale i reprezentanele comerciale i economice ale altor state n Romnia,
pentru personalul angajat local care are cetenia romn sau reedina permanent n
Romnia.
(5) Completarea i transmiterea registrului se fac de ctre una sau mai multe persoane
nominalizate prin decizie scris de ctre angajator.
(6) Angajatorii pot contracta serviciul de completare i transmitere a registrului prin
ncheierea, cu respectarea dispoziiilor art. 20 alin. (5) din Legea nr. 677/2001 pentru
protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a
acestor date, cu modificrile i completrile ulterioare, de contracte de prestri servicii cu
prestatori nregistrai la inspectoratele teritoriale de munc, care i desfoar activitatea n
condiiile prevederilor legale n vigoare.
(7) Prestatorii prevzui la alin. (6) nu pot subcontracta, la rndul lor, serviciile de
completare i transmitere a registrului ncredinate de angajator.
(8) n situaia prevzut la alin. (6), angajatorul are obligaia informrii, n scris, a
inspectoratului teritorial de munc despre ncheierea contractului de prestri servicii.

(9) Contractarea serviciului de completare i transmitere a registrului nu exonereaz

angajatorul de obligaiile stabilite de prezentul act normativ.
(10) Angajatorii/prestatorii care opereaz efectiv n registru au obligaia s prelucreze
datele cu caracter personal ale salariailor angajatorilor, cu respectarea prevederilor Legii nr.
677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare.
(11) Procedura i actele pe care angajatorii sunt obligai s le prezinte la inspectoratul
teritorial de munc pentru obinerea parolei se stabilesc prin ordin al ministrului muncii,
familiei i proteciei sociale.
ART. 3
(1) Registrul se ntocmete n form electronic.
(2) Registrul se completeaz n ordinea angajrii i cuprinde urmtoarele elemente:
a) elementele de identificare a tuturor salariailor: numele, prenumele, codul numeric
personal - CNP, cetenia i ara de provenien - Uniunea European - UE, non-UE, Spaiul
Economic European - SEE;
b) data angajrii;
c) perioada detarii i denumirea angajatorului la care se face detaarea;
d) funcia/ocupaia conform specificaiei Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (COR) sau
altor acte normative;
e) tipul contractului individual de munc;
f) durata normal a timpului de munc i repartizarea acestuia;
g) salariul, sporurile i cuantumul acestora;
h) perioada i cauzele de suspendare a contractului individual de munc, cu excepia
cazurilor de suspendare n baza certificatelor medicale;
i) data ncetrii contractului individual de munc.
ART. 4
(1) Completarea, respectiv nregistrarea n registru a elementelor prevzute la art. 3 alin.
(2) se face dup cum urmeaz:
a) la angajarea fiecrui salariat, elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a) - g) se
nregistreaz n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre
salariatul n cauz;
b) elementul prevzut la art. 3 alin. (2) lit. g) se completeaz i pentru contractele
individuale de munc deja nregistrate, n termen de 90 de zile de la data intrrii n vigoare a
prezentei hotrri;
c) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. h) se nregistreaz n registru n termen de
maximum 20 de zile lucrtoare de la data suspendrii;
d) elementele prevzute la art. 3 alin. (2) lit. i) se nregistreaz n registru la data ncetrii
contractului individual de munc/la data lurii la cunotin a evenimentului ce a determinat,
n condiiile legii, ncetarea contractului individual de munc;
e) pentru salariaii detaai, angajatorul de baz completeaz perioada detarii i
denumirea angajatorului la care se face detaarea, anterior nceperii detarii.
(2) Orice modificare a elementelor prevzute la art. 3 alin. (2) lit. a), c) - g) se nregistreaz
n registru cel trziu n ziua lucrtoare anterioar mplinirii termenului de 20 de zile
lucrtoare prevzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicat. Excepie fac
situaiile n care modificrile se produc ca urmare a unei hotrri judectoreti sau ca efect al

unui act normativ cnd nregistrarea n registru se face n ziua n care angajatorul se prezum,
potrivit legii, c a luat cunotin de coninutul acestora.
(3) Orice corecie a erorilor survenite n completarea registrului se face la data la care
angajatorul a luat cunotin de acestea.
ART. 5
(1) Registrul se transmite la inspectoratul teritorial de munc n format electronic, prin
utilizarea uneia dintre urmtoarele modaliti:
a) prin completarea on-line a bazei de date existente pe portalul Inspeciei Muncii;
b) prin e-mail, pe baz de semntur electronic;
c) prin depunerea la sediul inspectoratului teritorial de munc n format electronic, nsoit
de o adres de naintare semnat de angajator.
(2) Evidena registrelor, respectiv a datelor cuprinse n acestea, transmise de
angajatori/prestatori de servicii, se ine ntr-o baz de date organizat la nivelul Inspeciei
Muncii.
(3) Procedura privind transmiterea registrului n format electronic se stabilete prin ordin al
ministrului muncii, familiei i proteciei sociale, dup adoptarea soluiei tehnice a registrului
n format electronic i n funcie de aceasta.
ART. 6
(1) Angajatorii sau, dup caz, prestatorii de servicii au obligaia de a completa i transmite
registrul la inspectoratul teritorial de munc n a crui raz teritorial i au angajatorii sediul
sau domiciliul, dup caz, cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre
primul salariat, cu obligaia completrii acestuia conform art. 3.
(2) Unitile fr personalitate juridic care au competena nfiinrii registrului au
obligaia de a completa elementele contractului individual de munc conform art. 3 i de a
transmite registrul, n termenele prevzute la art. 4, la inspectoratul teritorial de munc n a
crui raz teritorial i desfoar activitatea, cu ndeplinirea obligaiilor prevzute de
prezenta hotrre.
ART. 7
Registrul se pstreaz n form electronic la sediul angajatorului i, dup caz, la sediul
sucursalei, ageniei, reprezentanei sau al altor asemenea uniti fr personalitate juridic,
care au delegat competena nfiinrii registrului.
ART. 8
(1) Angajatorul are obligaia de a ntocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariai,
de a-l pstra n bune condiii la sediu, precum i de a-l prezenta inspectorilor de munc, la
solicitarea acestora.
(2) Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puin urmtoarele documente: actele
necesare angajrii, contractul individual de munc, actele adiionale i celelalte acte
referitoare la modificarea, suspendarea i ncetarea contractelor individuale de munc, acte de
studii/certificate de calificare, precum i orice alte documente care certific legalitatea i
corectitudinea completrii n registru.
(3) La solicitarea scris a salariatului sau a unui fost salariat angajatorul este obligat s i
elibereze acestuia:
a) copii ale documentelor existente n dosarul personal;
b) copii ale paginilor din registrul electronic care cuprind nscrierile referitoare la persoana
sa i/sau un document care s ateste activitatea desfurat de acesta, durata activitii,

salariul, vechimea n munc, n meserie i n specialitate, astfel cum rezult din registrul
general de eviden i din dosarul personal, n termen de cel mult 15 zile de la data solicitrii.
(4) Documentele sunt eliberate n copie certificat de reprezentantul legal al angajatorului
sau de persoana mputernicit de angajator pentru conformitate cu originalul.
(5) Registrul electronic i dosarele personale ale fiecrui salariat se vor pstra n condiii
care s asigure securitatea datelor, precum i pstrarea lor ndelungat i corespunztoare, cu
respectarea prevederilor Legii nr. 677/2001, cu modificrile i completrile ulterioare.
Angajatorul rspunde pentru asigurarea acestor condiii, precum i pentru orice prejudiciu
produs salariatului, sau oricrei alte persoane fizice sau juridice, prin nclcarea acestor
obligaii.
(6) n msura n care, din motive obiective, angajatorul se afl n imposibilitatea de a
elibera documentele prevzute la alin. (3), salariatul sau fostul salariat poate solicita
inspectoratului teritorial de munc din raza cruia angajatorul i desfoar activitatea
eliberarea unei adeverine din care s rezulte elementele coninute n registru, astfel cum a
fost ntocmit i transmis de ctre angajator. Inspectoratul teritorial de munc n cauz
elibereaz documentul, n baza registrului electronic transmis de angajator, n termen de cel
mult 15 zile de la data solicitrii.
ART. 9
(1) Constituie contravenii urmtoarele fapte svrite de angajatori, persoane fizice sau
juridice:
a) netransmiterea registrului cu elementele contractului individual de munc prevzute la
art. 3 alin. (2) lit. a) - g), cel trziu n ziua lucrtoare anterioar nceperii activitii de ctre
salariatul n cauz;
b) refuzul de a pune la dispoziie inspectorului de munc registrul n format electronic,
precum i dosarul personal al salariailor;
c) necompletarea elementelor contractului individual de munc conform art. 3, respectiv
netransmiterea registrului n termenele prevzute la art. 4;
d) completarea registrului de ctre alte persoane dect cele prevzute la art. 2 alin. (5) sau
alin. (6);
e) completarea registrului cu date eronate sau incomplete;
f) alterarea sau tergerea datelor din registru, precum i intervenia neautorizat asupra
aplicaiei informatice a registrului.
g) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (8) privind informarea inspectoratelor teritoriale
de munc cu privire la prestatorii de servicii;
h) refuzul angajatorului de a elibera copii dup documentele prevzute la art. 8 alin. (3),
solicitate de ctre salariat;
i) nerespectarea prevederilor art. 2 alin. (7);
j) nerespectarea prevederilor art. 7.
(2) Contraveniile prevzute la alin. (1) se sancioneaz dup cum urmeaz:
a) cea prevzut la lit. a), cu amend de 10.000 lei pentru fiecare persoan primit la
munc fr transmiterea la inspectoratul teritorial de munc a registrului completat cu toate
elementele contractului individual de munc, fr ca amenda total cumulat s depeasc
suma de 50.000 lei;
b) cele prevzute la lit. b) - c), cu amend de la 5.000 lei la 8.000 lei;
c) cea prevzut la lit. d) - f) i i) cu amend de la 3.500 lei la 5.000 lei;

d) cea prevzut la lit. g) cu amend de la 2.000 lei la 5.000 lei;

e) cea prevzut la lit. h) i j) cu amend de la 300 lei la 1.000 lei.
(3) Constatarea contraveniilor i aplicarea sanciunilor se fac de ctre inspectorii de
munc.
(4) Contravenientul poate achita n cel mult 48 de ore jumtate din minimul amenzii
contravenionale prevzute la alin. (2) lit. b) - e).
(5) Aplicarea contraveniilor i sanciunilor prevzute la alin. (1) i (2) se face cu
respectarea:
a) art. 22 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale art. 31 din
Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la inviolabilitatea localurilor
misiunilor diplomatice, respectiv ale oficiilor consulare;
b) art. 31 din Convenia de la Viena privind relaiile diplomatice, respectiv ale art. 43 din
Convenia de la Viena privind relaiile consulare referitoare la imunitatea de jurisdicie a
agenilor diplomatici, respectiv a agenilor consulari.
ART. 10
Prevederile art. 9 se completeaz cu dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind
regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.
180/2002, cu modificrile i completrile ulterioare.
ART. 11
(1) Inspecia Muncii adopt soluia tehnic privind registrul n form electronic i
aplicaia informatic pentru completarea i transmiterea registrului de ctre angajatori.
(2) Inspectoratul teritorial de munc distribuie aplicaia informatic angajatorilor care au
obligaia de a nfiina i transmite registrul.
ART. 12
(1) Inspecia Muncii asigur accesul autoritilor i instituiilor publice la datele din
registru, pe baza unor aplicaii de interogare specifice, cu asigurarea msurilor de protecie a
datelor cu caracter personal. Condiiile, procedura de lucru i limitele accesului la informaii
se stabilesc, n condiiile legii, de Inspecia Muncii prin protocoale de colaborare ncheiate cu
autoritile i instituiile publice solicitante.
(2) n scopul combaterii muncii nedeclarate materializat prin nenregistrarea contractelor
individuale de munc n registru, Inspecia Muncii beneficiaz de accesul la bazele de date
deinute de autoriti i instituii publice, privind evidena populaiei, declaraii i nregistrri
fiscale/vamale, asigurri i prestaii sociale, precum i orice date i informaii utile activitii
de control.
(3) Pentru familia ocupaional de funcii bugetare "diplomaie", prevederile art. 4 - 6 se
aplic n condiiile stabilite printr-un protocol de colaborare ncheiat ntre Ministerul
Afacerilor Externe i Inspecia Muncii.
ART. 13
Registrele nfiinate i nregistrate n conformitate cu prevederile Hotrrii Guvernului nr.
161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor, cu
modificrile i completrile ulterioare, se pstreaz i se arhiveaz de ctre angajatori, n
condiiile legii.
ART. 14
(1) Prezenta hotrre intr n vigoare la data de 1 august 2011.

(2) La data intrrii n vigoare a prezentei hotrri se abrog Hotrrea Guvernului nr.
161/2006 privind ntocmirea i completarea registrului general de eviden a salariailor,
publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 172 din 22 februarie 2006, cu
modificrile i completrile ulterioare.
PRIM-MINISTRU
EMIL BOC
Contrasemneaz:
Ministrul muncii, familiei i
proteciei sociale, interimar,
Emil Boc
Ministrul administraiei i internelor,
Constantin-Traian Iga
Ministrul afacerilor externe,
Teodor Baconschi
Ministrul finanelor publice,
Gheorghe Ialomiianu
Bucureti, 18 mai 2011.
Nr. 500.
---------------