Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
_______________
Departament Managementul
calitatii
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR
Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 1 din 21
Cod: P.O. 22
Exemplar nr.: 1
Numele si
prenumele
Functia
1.1.
1
Elaborat
3
Contabil sef
1.2.
Verificat
Contabil sef
1.3
Aprobat
Director
Data
4
01.01.200
8
01.01.200
8
01.01.200
8
Semnatur
a
PROCEDURA OPERAIONAL
privind ARHIVAREA
DOCUMENTELOR SI
INREGISTRARILOR
Ediia: 1
Nr.de ex.: 3
Revizia: Nr.de ex. : Pagina 2 din 20
Cod: P.O. 22
Exemplar nr.: 1
1
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2
Componenta revizuita
2
x
Modalitatea reviziei
3
x
Data de la care se
aplica prevederile
editiei sau reviziei
editiei
4
01.01.2008
3. Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul
editiei procedurii operationale
Nr.
Crt
Scopul
difuzarii
Exemplar
nr.
3.1.
1
Aplicare
2
1
3.2.
Aplicare
3.6.
Aplicare
3.4.
Informare
3.8.
Evidenta
3.6.
Arhivare
3.7.
Alte
scopuri
Compa
rtiment
3
Contabi
litate
Admini
strativ
Secretar
iat
Contabi
litate
Contabi
litate
Contabi
litate
-
Functia
4
Contabil sef
Nume si
prenume
Data
primirii
6
07.01.08
Administrator
07.01.08
Secretara
07.01.08
Contabil sef
07.01.08
Contabil sef
07.01.08
Contabil sef
07.01.08
Semnatura
7
4. SCOPUL
4.1. Prezenta procedura stabilete modul de arhivare, pstrarea i responsabilitile privind
arhivarea documentelor n cadrul _____________.
5. DOMENIUL DE APLICARE
5.1. Procedura se aplic de ctre toate compartimentele din cadrul _____________ pentru
arhivarea i pstrarea tuturor documentelor pe suport hrtie, nregistrri foto, video, audio.
5.2. Prezenta procedur nu se aplic pentru arhivarea documentelor n form electronic.
6. DOCUMENTE DE REFERIN
6.1. SR EN ISO 9001:2001 Sisteme de management al calitii. Cerine.
6.2. SR EN ISO 9000:2006 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i
vocabular.
6.3. Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale actualizat
6.4. MQ-01 Manualul calitii.
6.5. PO-____ Controlul documentelor.
6.6. PO-____ Controlul nregistrrilor
7. DEFINIII I PRESCURTRI
8. PROCEDURA
8.1. Evidenta documentelor
La nivel de _____________, toate compartimentele sunt obligate s nregistreze i s in
evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern i a celor ieite conform procedurii de sistem PO-___ Controlul documentelor, precum i evidena
nregistrrilor utilizate - conform procedurii de sistem PO-___ Controlul nregistrrilor.
Documentele/nregistrrile se pstreaz de ctre elaboratori i utilizatori la locul de
munc (arhiv activ), pe durata specificat n documentele SMC, reglementri legale.
Dup expirarea perioadei de pstrare operativ, efii departamentelor ntocmesc
propuneri pentru arhivare n arhiva _____________, care sunt aprobate de Directorul
_____________.
Anual, persoana responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment
grupeaz documentele n uniti arhivistice potrivit problematicii i a termenelor de pstrare
stabilite n nomenclatorul arhivistic al _____________.
Nomenclatorul arhivistic este ntocmit de ctre responsabilul cu patrimoniu din cadrul
_____________, pe baza propunerilor transmise de efii departamentelor organizatorice din
_____________, este aprobat prin decizie a Directorului _____________ , i confirmat de
ctre Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.
n fiecare dosar se introduce o pagina de garda, care se completeaz de ctre persoana
responsabil cu ndosarierea documentelor la fiecare compartiment. Se numeroteaz fiecare
pagin din dosar i totalul de pagini se nscrie pe pagina de gard.
Documentele astfel grupate, se depun de ctre persoana responsabil cu ndosarierea
acestora, n al doilea an de la constituire, la depozitul arhivei _____________, pe baz de
inventar de documente si proces verbal de predare primire.
Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice n/din depozitul arhivei este
consemnat de ctre arhivarul unitii ntr-un registru de evidenta .
Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea directorului
_____________ , n urma selecionrii sau transferului n alt depozit de arhiv.
8.2. Selectionarea documentelor
9. RESPONSABILITI
9.1. Ordonatorul de credite:
9.1.1. Aloc spaiul necesar arhivrii.
9.1.2. Asigur resursele umane i materiale pentru crearea condiiilor de funcionare normal a
arhivei.
9.1.3. Numete prin decizie componena Comisiei de selecionare la nivelul _____________.
9.1.4. Numete prin decizie arhivarul unitii.
9.1.5. Aprob scoaterea documentelor din evidena arhivei, n urma selecionrii sau mutrii
n alt depozit.
9.2. Sefii de compartimente
9.2.1. Asigur pstrarea la locul de munc (operativ) i depunerea la arhiv a documentelor
dup expirarea perioadei de pstrare operativ, legarea, cartonarea i identificarea.
9.2.2. Propun predarea documentelor la arhiva _____________.
9.2.3. Coordoneaz ndosarierea documentelor pe uniti arhivistice la nivelul entitii.
9.2.4. Propune persoana responsabil cu ndosarierea documentelor.
9.2.5. Fac propuneri pentru ntocmirea, modificarea i completarea Nomenclatorului arhivistic
al filialei, pentru documentele create/pstrate de ctre entitatea pe care o conduc.
9.3. Arhivarul rsponsabil cu arhivarea la _____________
9.3.1. Preia documentele grupate n uniti arhivistice de la entiti pentru pstrarea n arhiv.
9.3.2. Asigur documentele deinute n arhiv n condiii corespunztoare.
9.3.3. ine evidena intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice din arhiv.
9.3.4. Verific modul de pstrare n timp a documentelor.
9.3.5. Pune la dispoziie, n anumite situaii, pe baz de semntur i ine evidena
documentelor mprumutate entitilor creatoare, pe baza registrului de eviden a intrrilorieirilor unitilor arhivistice; la restituire verific integritatea documentelor mprumutate.
9.3.6. Convoac comisia de selecionare n vederea analizrii dosarelor cu termenele de
pstrare expirate, care sunt propuse pentru distrugere.
9.3.7. Asigur difuzarea Nomenclatorului arhivistic tuturor compartimentelor organizatorice din cadrul
_____________
11. Cuprins
Numarul
componente
i
in cadrul
procedurii
operationale
1.
Coperta
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea
editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii
operationale
Pagina
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Anexa 1
APROBAT
DIRECTOR _____________
Se confirm
Directorul Direciei Judeene
Braov a Arhivelor Naionale
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
aprobat prin Decizia nr. ............ din ....................
Serviciile
A. Serviciul .
B. Serviciul .
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)
1.
2.
3.
1.
2.
Termenul de
pstrare
Obs.
Serviciile
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
A. Serviciul .
B. Serviciul .
Denumirea dosarului
(coninutul pe scurt al problemelor
la care se refer)
Termenul de
pstrare
Obs.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Data: zz.ll.aaaa
ntocmit
Nume Prenume
Anexa 2
Pagina de garda
Denumire dosar
(coninutul pe scurt al problemelor la care se refer)
de la data pn la data de .
(pentru documentele coninute)
Nr. de pagini
Termen de pstrare
(conform nomenclatorului arhivistic)
Anexa 3
Unitatea de invatamant
INVENTARUL DE DOCUMENTE PENTRU ARHIVARE
pe anul .
pentru documentele care se pstreaz permanent sau temporar
Nr.
crt.
Indicativul dosarului
(dup nomenclator)
Coninutul pe scurt
al dosarului, registrului
Datele
extreme
Nr.
filelor
Obs.
Am predat,
Nume Prenume
Semntura
Am primit,
Nume Prenume
Semntura
Anexa 4
Unitatea de invatamant
Am predat,
Nume Prenume
Semntura
Am primit,
Nume Prenume
Semntura
ata
rrii
Anexa 5
Unitatea de invatamant
REGISTRUL DE EVIDEN
INTRRI-IEIRI DOCUMENTE N/DIN ARHIV
INTRRI N ARHIV
Denumire
Compartiment
03
Datele
Numr de dosare
extreme
Dup
Primite Depuse
ale
inventar efectiv ulterior
documentelor
04
05
06
07
09
Data
predrii
10
Legend:
Obs.: Pe eticheta registrului se trece denumirea acestuia, denumirea unitii i codul registrului.
Anexa 6
Unitatea de invatamant
11
*) Anii extremi
Membri,Secretar,
Nume Prenume
Semntura
Semntura