Intalniri eficiente

folosirea intalnirilor ca instrument de gestionare

a echipelor eficiente

Learning Ecosystem 2013

Pregatirea intalnirii
Se stabileste componenta participantilor
(daca e cazul si a invitatilor)
Se stabileste locatia, data si ora intalnirii
Se stabileste ordinea de zi
Se anunta (preferabil in scirs) fiecarui
participant datele de mai sus si se specifica
cum e bine sa se pregateasca
Learning Ecosystem 2013

Liderul
Ofera viziune asupra lucrurilor, ofera modele, are
curajul sa iasa in fata
Liderul vrobeste despre viziunea lui si nu despre el
Este urmat si inspira, invata pe ceilalti si ii indruma
Liderul se manifesta public pentru a fi luat de
exemplu
Genereaza componenta echpei si / sau a
participantilor la intalnire
Learning Ecosystem 2013

Alegerea facilitatorului
Comunica cum va lucra grupul sau echipa
Conduce PROCESUL, nu continutul
Da cuvantul
Asculta activ, parafrazeaza, pune intrebari de clarificatoare
Rezuma
Obtine acordul prin metoda stabilita
Da instructiuni raportorului privind ce sa noteze
Learning Ecosystem 2013

Alegerea raportorului
Inregistreaza continutul pe care facilitatorul
il comunica raportorului
Nu schimba intelesul cuvintelor si nu scoate
din context ceea ce noteaza
Noteaza prin intermediul facilitatorului si nu
al participantilor
Learning Ecosystem 2013

Alte roluri
Coordonator: are in intalnire un rol redus in proces
(in opozitie cu rolul din echipa) fiind orientat pe
sarcina
Moderator: mediaza situatiile conflictuale (cu acordul
facilitatorului)
Timekeeper: anunta facilitatorul cat timp a mai
ramas
Expertul / Specialistul: prezinta punctul sau de
vedere, solutii etc. si argumenteaza daca este cazul.
Learning Ecosystem 2013

Desfasurarea intalnirii
Clarificarea scopului intalnirii, citirea agendei (chiar daca a fost
trimisa anterior)
Stabilirea unui program si a timpului alocat pentru fiecare punct de
pe ordinea de zi
Stabilirea si explicitarea normelor si rolurilor
Stabilirea modului in care se iau deciziile
Inceperea lucrului, folosirea instumenteleor, tehnicilor, metodelor.
Sumarizarea si concluzionalrea (inslusiv ce urmeaza a fi facut
sarcini, termene, responsabili)
Learning Ecosystem 2013

Follow-up
Verificarea indeplinirii sarcinilor
Luarea masurilor de ajustare a lucrurilor
care nu functioneaza cum s-a stabilit
Realocarea resurselor

Learning Ecosystem 2013