MINISTERUL ADMINISTRAIEI I INTERNELOR

ARHIVELE NAIONALE

FIA POSTULUI
A. Identificarea postului 1. Compartimentul: Direcia Judeean GALAI a Arhivelor Naionale. 2. Denumirea postului: Director 3. Poziia postului n statul de organizare: 511 4. Relaii cu alte posturi: a. relaii ierarhice: - relaii de conducere conduce nemijlocit ntregul personal al direciei; - relaii de subordonare este subordonat nemijlocit directorului general al Arhivelor Naionale sau nlocuitorului legal. b. relaii funcionale: - interne: cu direciile/serviciile i birourile din Aparatul central i structurile subordonate pentru ndeplinirea atribuiilor ce-i revin; - externe: cu aprobarea directorului general sau nlocuitorului la conducere, cu unitile centrale i teritoriale ale Ministerului Administraiei i Internelor n domeniile de activitate ale Arhivelor Naionale, precum i cu compartimente similare din alte ministere. c. relaii de control: ndrum i controleaz personalul din subordine; efectueaz control preventiv asupra lucrrilor elaborate de structura pe care o conduce; la creatorii i deintorii de arhive, privind modul de aplicare a legislaiei arhivistice; d. relaii de reprezentare: reprezint Direcia Judeean n relaiile cu presa, cu creatorii i deintorii de documente, n aplicarea legislaiei arhivistice. e. relaii cu autoriti, instituii publice, organizaii internaionale, persoane juridice i private: - cu autoriti i instituii publice, pe linia aplicrii Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare; - cu organizaii internaionale - poate face parte din delegaii ale Arhivelor Naionale care particip la reuniuni arhivistice sau care se deplaseaz n scop de cercetare; - cu persoane juridice i private - pe linia aplicrii Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare. 5. Definirea sumar a atribuiilor postului: asigur managementul direciei prin organizarea, coordonarea, planificarea, ndrumarea i controlul activitii desfurate n cadrul acesteia; desfoar activiti de punere n valoare a datelor i informaiilor din fondurile proprii, n scopuri practice i tiinifice; reprezint oficial instituia n toate aciunile mediatice, la nivel local i naional.

B. Cerinele postului: 1. Categoria de personal ce poate ocupa postul: funcionar public. 2. Gradul profesional i clasa necesare ocupantului postului: clasa I. 3. Pregtirea necesar ocupantului postului: 3.1. pregtire de baz: studii superioare cu diplom de licen n arhivistic, istorie, filologie sau alte specializri socio-umane. 3.2. pregtire de specialitate: curs de iniiere i perfecionare n arhivistic, curs postuniversitar sau masterat. 3.3. alte cunotine: paleografie chirilic , maghiar sau german etc.; operare pe calculator nivel ECDL Start. 3.4. autorizaii speciale pentru exercitarea atribuiilor: autorizaie de acces la informaii clasificate 3.5. limbi strine: cel puin o limb de circulaie internaional nivel mediu. 4. Experien: 4.1. vechime n munc: minim 5 ani. 4.2. vechime n specialitate: minim 5 ani. 4.3. vechime n funcii de conducere: 4.4. perioada pentru acomodare la cerinele postului: 6 luni. 5. Aptitudini i abiliti necesare: - manageriale (organizatorice, de planificare, decizionale, de conducere, coordonare i control), spirit de observaie, capacitate de lucru sub presiunea timpului, rezisten la program prelungit i la stres; - gndire analitic i conceptual, abiliti de comunicare; - autoritate profesional i moral, responsabilitate i fermitate n luarea deciziilor; - pstrarea confidenialitii asupra datelor cuprinse n lucrrile ntocmite; - responsabilitate privind manipularea documentelor existente n fondurile i coleciile arhivistice ale obiectivelor controlate; - buna cunoatere a legislaiei n general, a celei arhivistice n special, a ordinelor, instruciunilor, normelor, metodologiilor de lucru n Ministerul Administraiei i Internelor i n Arhivele Naionale. 6. Atitudini necesare/comportament solicitat: - spirit de iniiativ, capacitate de a lucra n echip; - prestan, tact i amabilitate n relaiile cu instituiile publice sau private; - disponibilitate la schimbare; - corectitudine, discreie, promptitudine, sim al ordinii i responsabilitii; - perseveren, consecven; - obiectivitate, corectitudine i devotament fa de instituie. 7. Vrsta: minim 27 ani. 8. Parametri privind starea sntii somatice: apt medical. 9. Trsturi psihice i de personalitate: normale. C. Condiii specifice de munc 1. Locul de munc: sediul Direciei Judeene. 2. Programul de lucru: 8 ore zilnic, mai puin repausul sptmnal i zilele de srbtori legale. 3. Deplasri curente: la creatorii i deintorii de arhiv, controale de fond i tematice. 4. Condiii deosebite de munc: iluminare artificial, izolare, noxe chimice, micelii, ciuperci saprofite, praf de arhiv. 5. Riscuri implicate de post: boli profesionale (pulmonare, dermatologice, oftalmologice), claustrofobie. 6. Compensri: sporurile prevzute de legislaia n vigoare.

D. Descrierea sarcinilor, ndatoririlor i responsabilitilor postului Sarcini i ndatoriri: I. activitatea de management: 1. ntocmete i emite Dispoziia zilnic, repartizeaz sarcinile, activitile i lucrrile personalului din subordine n funcie de necesitile care se impun i de atribuiile ce le revin prin fia postului; 2. analizeaz i evalueaz activitatea desfurat de personalul din subordine, verific n mod constant calitatea muncii i executarea lucrrilor la termenele stabilite, iar la sfritul anului ntocmete raportul de evaluare i acord calificative personalului din subordine; 3. aprob desfurarea controalelor de fond, tematice i periodice la creatorii i deintorii de documente, avizeaz rapoartele sau procesele verbale ntocmite n urma acestor aciuni; 4. avizeaz Nomenclatoarele arhivistice ntocmite de creatorii i deintorii de documente, aprob lucrrile Comisiei de selecionare care funcioneaz n cadru Direciei Judeene; 5. organizeaz i rspunde de instruirea personalului de specialitate de la creatorii i deintorii de documente; 6. reprezint Arhivele Naionale n relaiile cu instituiile publice i/sau private, existente pe raza de competen a Direciei Judeene; 7. ntocmete documentele de planificare a activitii Direciei Judeene, cu respectarea obiectivelor fixate n Planul unic cu principalele activiti ale Arhivelor Naionale (anual, defalcate pe trimestre i luni); 8. organizeaz activitatea de completare a bazei documentare proprii; 9. poate coordona colective de control din cadrul Arhivelor Naionale; 10. formuleaz puncte de vedere i propuneri asupra actelor normative cu caracter intern, ntocmind rapoarte, sinteze i studii cu specific arhivistic; 11. numete comisiile de specialitate care funcioneaz n cadrul Direciei Judeene i, totodat, poate face parte din comisii constituite n cadrul Arhivelor Naionale; 12. coordoneaz cercurile profesionale ale arhivitilor i arhivarilor din sistemul Arhivelor Naionale n zona de responsabilitate; 13. asigur pregtirea de specialitate a ntregului personal din subordine prin activiti specifice de pregtire continu, ct i prin participarea la manifestri cu caracter tiinific; 14. ntocmete documentele de asigurare a necesarului de aparatur, materiale consumabile i imprimate specifice pentru buna desfurare a activitii Direciei judeene; 15. particip/elaboreaz lucrri, studii, publicaii; 16. aprob planificarea concediilor de odihn, nvoirile de la programul de lucru (pn la 8 ore) i recuperrile personalului din subordine; 17. pregtete personalul din subordine care execut serviciul de permanen n ziua premergtoare intrrii n serviciu; 18. propune recompensarea, promovarea sau sancionarea personalului n conformitate cu reglementrile legale n vigoare; 19. i nsuete normele de protecia muncii, cele de prevenire i stingere a incendiilor, de protecie a mediului i asigur instruirea personalului din subordine n acest sens; 20. redacteaz sinteze i rapoarte privind starea fizic a cldirii, a depozitelor i camerelor de lucru; 21. particip, mpreun cu unitatea de jandarmi, la ntocmirea conveniei de prestri servicii privind paza i aprarea sediului Direciei Judeene; 22. asigur cooperarea cu Inspectoratul de Poliie Judeean, cu celelalte structuri ale Ministerului Administraiei i Internelor de pe raza judeului i colaboreaz cu autoritile publice locale; 23. ntocmete fiele posturilor din structura direciei judeene.

II. operaiuni de prelucrare asupra fondurilor i coleciilor arhivistice din depozitele proprii (fondare, ordonare, selecionare, pregtire pentru microfilmare); III. elaborarea i perfecionarea instrumentelor de eviden la fondurile i coleciile prevzute n planul de activitate (inventariere, verificare inventar existent); IV. executarea activitilor de ndrumare, control i asisten de specialitate la creatori i deintori de arhive, stabilirea documentelor ce se ncadreaz n prevederile legale pentru depunerea spre pstrare permanent la Arhivele Naionale; V. folosirea datelor i informaiilor din fondurile i coleciile proprii n scopuri cultural tiinifice. Responsabiliti: 1. de planificare: - anual, ntocmete sau actualizeaz urmtoarele documente: planul de munc al Direciei Judeene, planul de prevenire a scurgerilor de informaii clasificate, planul de aciuni mpotriva corupiei n rndul personalului Direciei Judeene, planul de msuri pentru asigurarea desfurrii n condiii optime a activitilor i misiunilor specifice n perioada srbtorilor legale sau n situaii excepionale, precum i alte documente referitoare la activitatea Direciei Judeene din dispoziia conducerii Arhivelor Naionale; - ntocmete, actualizeaz i pune n aplicare planurile de alarmare, de cretere a capacitii operative, de mobilizare, de protecie i intervenie n situaii de urgene civile i de evacuare a Fondului Arhivistic Naional al Romniei; - ntocmete planul de aprare mpotriva incendiilor; - organizeaz i execut serviciul de permanen pe direcie; - stabilete i aplic, potrivit prevederilor legale, regulile privind desfurarea activitilor de control acces; - organizeaz securitatea documentelor depozitate. 2. de raportare: lunar, raporteaz activitile desfurate de ctre personalul Direciei Judeene, precum i alte situaii solicitate din dispoziia conducerii Arhivelor Naionale. 3. de lucru cu publicul: organizeaz i desfoar activitatea de primire a cetenilor n audien, conform programului stabilit; reprezint oficial instituia n toate aciunile mediatice, la nivel local i naional, n care sunt implicate att persoane fizice, ct i juridice i instituii publice. 4. de luare a deciziilor: pentru organizarea, coordonarea, planificarea, ndrumarea i controlul activitii desfurate n cadrul Direciei Judeene. 5. accesul la informaii: are acces la informaii clasificate. E. Standarde de performan asociate postului 1. Indicatori cantitativi: execut lucrrile planificate i repartizate, la nivelele cantitative i termenele stabilite. 2. Indicatori calitativi: execut lucrri corecte, coerente, aplicabile, complete. 3. Costuri: execut lucrri n limitele bugetului aprobat cu respectarea nivelelor stabilite prin actele normative n vigoare. 4. Timp: norm ntreag de lucru. 5. Utilizarea resurselor: dispune folosirea raional a resurselor din dotare; respect normele P.S.I. i de protecie a muncii. 6. Mod de realizare: individual, iar n anumite situaii i n echip. TITULARUL POSTULUI Numele i prenumele: . Semntura . Data...
4