Str. Bradului nr. 25, bl. H11 Iai, 700660 Tel.: 0745 516 092 contact@andreeamarc.com www.andreeamarc.

com Orice instituie, orict de mare sau orict de mic, nu poate funciona eficient fr acea persoan care gestioneaz i organizeaz toate activitile managerului. Secretara este cea care ne face sau nu intrarea la ef, cea care decide dac un document ajunge sau nu la ef, cea care influeneaz de fapt deciziile efului. Dei nu li se acord niciodat meritul cuvenit, secretarele joac un rol vital n formarea unei bune imagini despre companie. Degeaba se chinuie departamentul de PR s deruleze campanii de relaii publice dac tonul i atitudinea secretarei care preia telefoane sau care primete clienii este una care las de dorit. Secretarele aa cum le tiu eu i ar trebui s fie nu sunt tocmai acele domnioare cu titulatura de Office Assistant care fac copii xerox, ndosariaz hrtii, primesc oaspei i le ofer cafele sau ceai verde. Secretarele reprezint primul contact cu instituia, de aceea este extrem de important ca ele s fie zmbitoare, sociabile, curate i mereu pregtite s rezolve problemele care apar n companie. ntr-un anun de angajare dintr-un ziar american, descrierea cerinelor secretarei era exact aa: Un metabolism ce pare s se mbogeasc sub presiune, Un instinct natural de a face ordine n haos, Un apetit pentru cele mai grele probleme i capacitatea de a le rezolva fr supraveghere, Capacitate deosebit n pstrarea secretelor, ndemnarea de a trata cu cele mai dificile persoane, categorie n care se poate ncadra chiar i eful lui sau al ei. O secretar adevarat este: - Discret. Ceea ce se discut n companie rmne n companie, informaiile intime despre ef nu se discut cu nimeni i se fac repede uitate, nu brfete i nu accept brfe de la angajai; - Cu tact, vorbind la telefon precum i personal cu mult calm i oferindu-le tuturor interlocutorilor si satisface; - Meticuloas, innd un calendar bine organizat, o agend bine structurat, documente perfecte pentru orice ocazie; - Preia iniiativa i i cere scuze n numele efului sau trimite scrisori de mulumire n locul lui; - Este liantul ntre ef i departamente i l ine pe acesta la curent cu toate activitile din firm; - nelege prioritile i nu ateapt de la ef s i se spun pe cine s sune mai nti, ce e-mailuri s trmit, pe cine s primeasc mai nti;

Andreea MARC Training. Relaii Publice ING BANK RON: RO66INGB000099991643679

Str. Bradului nr. 25, bl. H11 Iai, 700660 Tel.: 0745 516 092 contact@andreeamarc.com www.andreeamarc.com Se ocup de interesele familiei efului i ajut la aranjarea problemelor legate de familia acestuia; ine evidena cheltuielilor efului, precum i toate documentele acestuia; Informeaz ntreg personalul despre programul i planurile efului; Se mbrac elegant, decent, curat i este perfect din cap pn n picioare; Nu vorbete cu orele n interes personal i nu mestec gum sau fumeaz la birou; Menine spaiul de lucru curat pentru a transmite mai departe ordinea din firm; Zmbete. Un lucru att de banal pentru muli, dar cu un impact att de puternic. Nu, nu un zmbet languros, ci unul de sociabilitate i deschidere.

i sftuiesc sincer pe manageri s nu uite niciodat ce ajutor imens au prin intermediul secretarei i c pot oricnd s o rsplteasc din cnd n cnd pentru meritele sale. i asta pentru c secretara este o profesionist, nu un Shopping Personal Assistant care trebuie chinuit cu toate plile i achiziiile personale. n mod normal nu i poi fora secretara s i fac i cumprrturile de Crciun, s i ia i copilul de la coal, s i plteasc i facturile i s ndeplineasc perfect i toate taskurile de la job. Att timp ct nu ai avut o discuie n prealabil prin care s primeti acceptul ei, mai bine nu te lsa nelat de politeea ei. Nu uita niciodat c secretara nu e sclavul tu personal, ci e persoana de ncredere pe care te poi baza oricnd. O profesionist care i planific i i organizeaz agenda, fr de care nu ai mai fi stat att de bine la capitolul Time Management.

Andreea MARC Training. Relaii Publice ING BANK RON: RO66INGB000099991643679