CAPITOLUL IV

Corespondena comercial
1. Scrisoare de afaceri
1.1. Forma scrisorii de afaceri este fix. Ea trebuie s cuprind:

antet - n care sunt menionate urmtoatele date: numele complet i adresa firmei
eminente (Emitorul, E), numrul de referire la nregistrarea n Registrul
Comerului (numrul de nregistrare i dat), cod fiscal, numr de cont n banc.
Tot n antet este prezent emblema firmei emitente (E) n culoarea ei specific.
adresa firmei ctre care se adreseaz (Receptorul, R) va fi scris n bloc, nu n
continuare, avnd menionate elementele unul sub altul;
data redactrii scrisorii se va menine n perioada dreapt, sus pe pagin;
textul scrisorii se redacteaz ncepnd din partea stng a paginii, de la acelai
nivel. Nu este recomandat a se folosi aliniatul;
titlul nu se subliniaz;

1.2. Scrisoarea circular este un tip de scrisoare de vnzare prin coresponden, un text
multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fr a se ti cine va cumpra n final produsul
trebuie adresat nominal, deci este nevoie ca E s cunoasc numele complet i corect al
lui R nainte de a se adresa acestuia. Aceast scrisoare este redactat ntr-un procesor de
text. Un element metataxabil absolut indispensabil este semntura emitorului, care
personalizeaz textul, i apropie pe E i R i, de ce nu, l-ar putea convinge pe R s
rspund afirmativ.
1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de:
a) a transmite un mesaj
b) a-l determina pe R s acioneze
c) a atrage simpatia lui R fa de E
De menionat c nu ntotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca majoritatea
scrisorilor de afaceri s eueze din bun nceput, nefiind n stare s transmit mesajul
propus. De aceea, e bine de tiut c principalele nsuiri ale unei scrisori de afaceri sunt
urmtoarele:
a) claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan)
b) simplitate (frazele d fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar mesajul nu i va
atinge inta)
c) conciziune (planul scrisorii s fie conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe rnd)
d) ton amical (de abordat acolo unde este cazul)

Nu trebuie s lipseasc concluzia final a textului, pentru ca R s neleag clar ce solicit

E de la el.
1.4. Foarte important este redactarea. De felul n care este conceput o scrisoare de
afaceri depinde realizarea scopului propus de E i satisfacerea ambelor pri (E i R).
Se vor folosi cu precdere uniti lexicale i frazeologice aparinnd limbajului
economic i juridic, termeni specifici, destinai comunicrii ntr-un anumit sector al
vieii socio-profesionale. Ideile vor fi prezentate logic, pe aliniate (spaiul lsat ntre
paragrafe va fi dublu).
De reinut c enunurile lungi, arborescente genereaz un mesaj ambiguu, ceea ce face ca
textul s-i piard din claritate. Expunerile preioase vor fi evitate dar E se va feri, n
acelai timp, de exprimri colocviale, vulgare.
Idealul, ntr-o asemenea scrisoare, este ca s fie exprimate ct mai multe idei n ct mai
puine cuvinte.
Corespondena comercial se deosebete astfel net de corespondena particular
(specie a literaturii subiective, alturi de jurnalul intim, memorii i autobiografie) care
degajeaz subiectivism, afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare tiinific a
ideilor prezentate. Corespondena comercial, dimpotriv, cu ct este mai riguros
tiinific i i va demonstra ideile, cu att mai eficient va fi.
Pe parcursul unui asemenea text, toate ideile converg ctre o singur problem. Cu alte
cuvinte, E i cere lui R un singur fapt, i ofer spre analiz un singur produs/serviciu, i
ncredineaz un singur mesaj, l atenioneaz asupra unui singur neajuns etc. (n funcie
de tipul de scrisoare). Lrgind sfera referentului, atenia va fi disperat i inegal
distribuit, iar mesajul se va dovedi ineficient, inoperant. Este necesar a fi respectate cu
strictee regulile de ortografie i de punctuaie ale limbii romne literare contemporane.

Abrevierile care se termin la fel ca i cuvntul se scriu fr punct (dl, dr, dna)
Abrevierile care se termin altfel dect cuvntul se scriu cu punct (sept., a.m.,
p.m.)
Folosim virgula dup:
- enumerri
- apoziie (Dl Popescu, noul nostru... v va anuna...)
- atributiva intercalat (Dl Popescu, pe care l-ai ntlnit, va veni...)
- vocativ - numele sau titlul (vei fi de acord, domnilor, s...)

Folosim punct i virgul - n enumerarea unor elemente descrise pe scurt fiecare:

Colaboratorii firmei sunt puini:

Filip, care se ocup de vnzri Rduic,
care se ocup de contracte, Mihil care se ocup de protocol i ...........
- Folosim dou puncte naintea unei enumerri
- Nu folosim semnul exclamrii n scrisorile de afaceri
- Folosim parantezele pentru a include ntre ele informaii suplimentare dar nu le
ncadrm prin virgule.
1.5. Noiuni de baz privind corespondena
Comunicarea permanent este absolut necesar i obligatorie n activitatea social i
economic. Ea se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce n ce mai eficient cu
condiia ce E s fie un bun cunosctor de Relaii Publice), fie n scris (prin
coresponden).
Corespondena oficial se realizeaz ntre agenii economici, nelegnd prin agent
economic:
a) o persoan fizic ce desfoar o activitate economic pe baza liberei iniiative;
b) o societate comercial;
c) o regie autonom;
d) o asociaie, o fundaie;
e) organe de stat, parlamentare sau guvernamentale.
Corespondena n scris se realizeaz prin circulare, cataloage, liste de preuri, scrisori
comerciale.

nelegem prin coresponden comercial ntregul

ansamblu al scrisorilor comerciale schimbate ntre agenii
economici sau ntre agenii i persoanele fizice n scopul
de a perfecta diferite activiti comerciale, economice sau
sociale.
Aceste tipuri de texte se caracterizeaz printr-un stil al redactrii specific, stilul
corespondenei comerciale.
n ciuda comunicrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercial este de mare
actualitate pentru c prezint numeroase avantaje:
a) evit reaciile pripite pentru c necesit o reflecie prealabil;
b) evit cheltuieli mari de deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex,
transport pentru ntrevederi);
c) evit pierderea de timp;

Scrisoarea comercial mai ndeplinete i un important rol economic deoarece ea

reprezint firma, intreprinderea, n faa lui R (a destinatarului) i ajut la rezolvarea
tranzaciilor propuse. Ea intr, de asemenea, n politica de Relaii Publice.
Scrisoarea comercial ndeplinete, de asemenea un rol juridic de seam fiind acceptat
drept mijloc de prob n justiie. S-a prevzut pstrarea legal a corespondenei
comerciale excesiv de voluminoase a firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm.
Pe scurt, putem spune c scrisoarea comercial are rol:
a) practic;
b) economic;
c) juridic;
1.6. Concluzii
Coninutul unei scrisori comerciale se plaseaz pe pagin astfel nct corpul scrisorii s
dein 2/3 din pagin, restul spaiului fiind destinat celorlalte elemente de form.
Prile unui asemenea text sunt:
a) antet
b) numele i adresa destinatarului (R)
c) obiectul scrisorii
d) coninutul - organizat pe trei pri:
- introducerea, n care se specific motivul pentru care se corespondeaz, nsoit de
formule de politee
- corpul, unde se prezint n ordine fcndu-se referire i la celelalte normative n vigoare
- ncheierea, care trebuie s conin concluzia scrisorii, prezentat ntr-o form ct mai
politicoas
e) semntura lui E (imediat sub coninutul scrisorii) nsoit de menionarea funciei
f) tampila
n stnga paginii, jos, sunt menionate iniialele persoanei care a dactilografiat scrisoarea.