Scrisoare de afaceri

1.1. Forma scrisorii de afaceri este fix. Ea trebuie s cuprind: * antet - n

care sunt mentionate urmtoatele date: numele complet si adresa firmei
eminente (Emittorul, E), numrul de referire la nregistrarea n Registrul
Comertului (numrul de nregistrare si dat), cod fiscal, numr de cont n
banc. Tot n antet este prezent emblema firmei emitente (E) n culoarea
ei specific. * adresa firmei ctre care se adreseaz (Receptorul, R) va fi
scris n bloc, nu n continuare, avnd mentionate elementele unul sub
altul; * data redactrii scrisorii se va mentine n perioada dreapt, sus pe
pagin; * textul scrisorii se redacteaz ncepnd din partea stng a paginii,
de la acelasi nivel. Nu este recomandat a se folosi aliniatul; * titlul nu
se subliniaz;
1.2. Scrisoarea circular este un tip de scrisoare de vnzare prin
corespondent, un text multiplicat pe sute poate mii de exemplare, fr a
se sti cine va cumpra n final produsul trebuie adresat nominal, deci
este nevoie ca E s cunoasc numele complet si corect al lui R nainte de
a se adresa acestuia. Aceast scrisoare este redactat ntr-un procesor de
text. Un element metataxabil absolut indispensabil este semntura
emittorului, care personalizeaz textul, i apropie pe E si R si, de ce nu, lar putea convinge pe R s rspund afirmativ.
1.3. Scopul scrisorii de afaceri este acela de: a) a transmite un mesaj
b) a-l determina pe R s actioneze c) a atrage simpatia lui R fat de E De
mentionat c nu ntotdeauna acest scop este atins, ceea ce face ca
majoritatea scrisorilor de afaceri s esueze din bun nceput, nefiind n
stare s transmit mesajul propus. De aceea, e bine de stiut c
principalele nsusiri ale unei scrisori de afaceri sunt urmtoarele: a)
claritate (scrisoarea s fie conceput n mod clar, dup un plan) b)
simplitate (frazele d fie scurte, frazele lungi pierd din claritate, iar
mesajul nu si va atinge tinta) c) conciziune (planul scrisorii s fie
conceput pe puncte, iar acestea s fie tratate pe rnd) d) ton amical (de
abordat acolo unde este cazul) Nu trebuie s lipseasc concluzia final a
textului, pentru ca R s nteleag clar ce solicit E de la el.
1.4. Foarte important este redactarea. De felul n care este conceput o
scrisoare de afaceri depinde realizarea scopului propus de E si
satisfacerea ambelor prti (E si R). Se vor folosi cu precdere unitti
lexicale si frazeologice apartinnd limbajului economic si juridic, termeni
specifici, destinati comunicrii ntr-un anumit sector al vietii socioprofesionale. Ideile vor fi prezentate logic, pe aliniate (spatiul lsat ntre
paragrafe va fi dublu). De retinut c enunturile lungi, arborescente
genereaz un mesaj ambiguu, ceea ce face ca textul s-si piard din
claritate. Expunerile pretioase vor fi evitate dar E se va feri, n acelasi
timp, de exprimri colocviale, vulgare. Idealul, ntr-o asemenea

scrisoare, este ca s fie exprimate ct mai multe idei n ct mai putine

cuvinte. Corespondenta comercial se deosebeste astfel net de
corespondenta particular (specie a literaturii subiective, alturi de
jurnalul intim, memorii si autobiografie) care degajeaz subiectivism,
afectivitate, sensibilitate, familiaritate, nefondare stiintific a ideilor
prezentate. Corespondenta comercial, dimpotriv, cu ct este mai riguros
stiintific si si va demonstra ideile, cu att mai eficient va fi. Pe parcursul
unui asemenea text, toate ideile converg ctre o singur problem. Cu alte
cuvinte, E i cere lui R un singur fapt, i ofer spre analiz un singur
produs/serviciu, i ncredinteaz un singur mesaj, l atentioneaz asupra
unui singur neajuns etc. (n functie de tipul de scrisoare). Lrgind sfera
referentului, atentia va fi disperat si inegal distribuit, iar mesajul se va
dovedi ineficient, inoperant.
Este necesar a fi respectate cu strictete regulile de ortografie si de
punctuatie ale limbii romne literare contemporane. * Abrevierile care
se termin la fel ca si cuvntul se scriu fr punct (dl, dr, dna) * Abrevierile
care se termin altfel dect cuvntul se scriu cu punct (sept., a.m., p.m.) *
Folosim virgula dup: - enumerri - apozitie (Dl Popescu, noul nostru... v
va anunta...) - atributiva intercalat (Dl Popescu, pe care l-ati ntlnit, va
veni...) - vocativ - numele sau titlul (veti fi de acord, domnilor, s...)
Folosim punct si virgul - n enumerarea unor elemente descrise pe scurt
fiecare: Colaboratorii firmei sunt putini: Filip, care se ocup de vnzri
Rduic, care se ocup de contracte, Mihil care se ocup de protocol
si ........... - Folosim dou puncte naintea unei enumerri - Nu folosim
semnul exclamrii n scrisorile de afaceri - Folosim parantezele pentru a
include ntre ele informatii suplimentare dar nu le ncadrm prin virgule.
1.5. Notiuni de baz privind corespondenta Comunicarea permanent
este absolut necesar si obligatorie n activitatea social si economic. Ea
se poate realiza fie verbal (o modalitate din ce n ce mai eficient cu
conditia ce E s fie un bun cunosctor de Relatii Publice), fie n scris (prin
corespondent). Corespondenta oficial se realizeaz ntre agentii
economici, ntelegnd prin agent economic: a) o persoan fizic ce
desfsoar o activitate economic pe baza liberei initiative; b) o societate
comercial; c) o regie autonom; d) o asociatie, o fundatie; e) organe de
stat, parlamentare sau guvernamentale. Corespondenta n scris se
realizeaz prin circulare, cataloage, liste de preturi, scrisori comerciale.
ntelegem prin corespondent comercial ntregul ansamblu al scrisorilor
comerciale schimbate ntre agentii economici sau ntre agentii si
persoanele fizice n scopul de a perfecta diferite activitti comerciale,
economice sau sociale. Aceste tipuri de texte se caracterizeaz printr-un
stil al redactrii specific, stilul corespondentei comerciale. n ciuda
comunicrii moderne prin telefon, fax, scrisoarea comercial este de
mare actualitate pentru c prezint numeroase avantaje: a) evit reactiile

pripite pentru c necesit o reflectie prealabil; b) evit cheltuieli mari de

deplasare ale partenerilor care nu dispun de mijloace (telex, transport
pentru ntrevederi); c) evit pierderea de timp; Scrisoarea comercial mai
ndeplineste si un important rol economic deoarece ea reprezint firma,
intreprinderea, n fata lui R (a destinatarului) si ajut la rezolvarea
tranzactiilor propuse. Ea intr, de asemenea, n politica de Relatii
Publice. Scrisoarea comercial ndeplineste, de asemenea un rol juridic
de seam fiind acceptat drept mijloc de prob n justitie. S-a prevzut
pstrarea legal a corespondentei comerciale excesiv de voluminoase a
firmelor, concernelor, holding-urilor pe microfilm. Pe scurt, putem
spune c scrisoarea comercial are rol: a) practic; b) economic; c) juridic;
1.6. Concluzii Continutul unei scrisori comerciale se plaseaz pe pagin
astfel nct corpul scrisorii s detin 2/3 din pagin, restul spatiului fiind
destinat celorlalte elemente de form. Prtile unui asemenea text sunt: a)
antet b) numele si adresa destinatarului (R) c) obiectul scrisorii d)
continutul - organizat pe trei prti: - introducerea, n care se specific
motivul pentru care se corespondeaz, nsotit de formule de politete corpul, unde se prezint n ordine fcndu-se referire si la celelalte
normative n vigoare - ncheierea, care trebuie s contin concluzia
scrisorii, prezentat ntr-o form ct mai politicoas e) semntura lui E
(imediat sub continutul scrisorii) nsotit de mentionarea functiei f)
stampila n stnga paginii, jos, sunt mentionate initialele persoanei care
a dactilografiat scrisoarea.