EXCEL

Cursul I
Obiective
Lansarea i nchiderea aplicaiei
Cunoaterea ctorva noiuni de baz
Cum se stabilesc setrile paginii
Cum se salveaz documentele
Cum se utilizeaz cteva formule simple
Tiprirea documentelor
Descriere
Acest curs i propune s te iniieze n utilizarea aplicaiei Excel i a facilitilor pe care
aceasta i le pune la dispoziie. Aplicaia Excel cel mai complet i puternic instrument
pentru crearea de foi de calcul tabelar.

Generaliti
Microsoft Excel este o aplicaie foarte performant care i permite s creezi tabele, s
efectuezi foarte rapid calcule mai simple sau mai complicate, n funcie de cerinele
problemei de rezolvat, s transmii regitrii de calcul prin e-mail, s faci legturi ntre
registrul de calcul curent i alte fiiere.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele:

Cum se deschide i se nchide aplicaia;

Care sunt proprietile de baz ale celulelor;

Cum se creaz un tabel cu ajutorul formulelor uzuale;

Cum se insereaz sau se terg elementele componente ale unui registru de

calcul ;

Cum se salveaz un document;

Cum se tiprete un document.

Lecia 1
Obiective
Lansarea i nchiderea programului
Prezentarea interfeei
Opiuni de salvare
Folosirea Template-urilor
Pe parcursul acestei lecii vei afla cum se deschide i cum se nchide aceast aplicaie, din
ce se compune interfaa aplicaiei, cum se deschide un nou registru de calcul sau cum se
apeleaz un registru de calcul existent, cum se salveaz un registru de calcul i
caracteristicile unei foi de calcul Excel.

LANSAREA I NCHIDEREA PROGRAMULUI

LANSAREA PROGRAMULUI
Exist mai multe posibiliti pentru lansarea aplicaiei Excel i anume:

Faci click pe butonul Start i

selectezi opiunea Programs, iar din
submeniul care apare, selectezi opiunea
Microsoft Excel.


Dac nu vrei s foloseti meniul Start poi s-i creezi un shortcut al
aplicaiei Excel pe Desktop.
Obs. Crearea unui shortcut pe Desktop presupune s cunoti unde se afl instalat pachetul de
programe Microsoft Office. Acesta se instaleaz implicit n folder-ul C:\Program
Files\Microsoft Office\Office. n acest folder se afl fiierul excel.exe care lanseaz n
execuie aplicaia Excel. Acestui fiier trebuie s-i creezi un shortcut pe Desktop.

Pentru a deschide rapid un registru de calcul poi folosi My Computer sau

Windows Explorer pentru a-l localiza i apoi execui dublu clic pe icoana
registrului de calcul. O data aplicaia lansat poi deschide rapid ali regitri de
calcul prin tragerea icoanei lor din My Computer sau Windows Explorer n
interiorul ecranului Excel.

Pentru accesarea rapid a unui registru de calcul pe care l-ai folosit recent
poi folosi secvena Start\Documents.

NCHIDEREA PROGRAMULUI
Se execut click pe butonul de nchidere al programului
File\Exit din bara de meniuri.

sau se execut secvena

PREZENTAREA INTERFEEI GRAFICE

n momentul n care lansezi aplicaia Excel se deschide o fereastr de lucru care are
urmtoarea componen:
casuta de adrese
bara de titlu

maximizare

bara de meniuri bara standard

bara de formate

bara de formule

minimizare

nchidere

celula activ

celula E5 randul 5

coloana E

butoane de
navigare intre foi
de lucru

etichete de foi de
lucru

bara de stare

bare de derulare

TERMENI DE BAZ I DEFINIII

Exist civa termeni consacrai pe care i vei ntlni uzual i despre care trebuie s ai
cunotin:

Registru de calcul sau fiierul de lucru (Workbook)

Foaie individual de calcul (Worksheet sau Sheet)

Bara de titlu (title bar)

Bara de meniuri (menu bar)

Bara standard (standard bar)

Bara de formatare (formatting bar)

Bara de adrese (adress bar)

Bara de instrumente (tool bar)

Zona de lucru

Bara de stare (status bar)

Barele derulante (scroll bars)

Registrul de calcul este un fiier creat cu aplicaia Excel i permite calculul tabelar.
Fereastra de deschidere Excel prezint un registru de calcul gol, avnd numele
Book1,Book2, etc., numele depinznd de numrul de ferestre noi au fost create n ziua
respectiv.
Un registru de calcul este format din foi individuale de calcul, fiecare dintre acestea
putnd conine date. Faptul c un registru de calcul conine mai multe foi de calcul
permite pstrarea la un loc a datelor care au legtur ntre ele fr a mai fi nevoie s le
pstrezi n fiiere diferite (ceea ce ar ngreuna foarte mult gsirea i prelucrarea lor).
Obs:
Iniial registrul de calcul conine 3 foi de calcul goale (Sheet1, Sheet2, Sheet3) dar, ulterior,
pot fi adugate mai multe foi. Deplasarea la o alt foaie de lucru dect cea curent se face prin
apsarea etichetei aferente.
Foaia individual de calcul este format din maxim 256 de coloane i 65.536 de linii.
Coloanele au etichete dispuse n partea superioar a ferestrei documentului, notate de la A
la Z i continund cu AA, AB AZ .a.m.d.
Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 n partea din stnga a ferestrei registrului de
calcul.
Celula este elementul de baz al unei foi individuale de calcul i este dat de intersecia
unei linii cu o coloan . Celula este unitatea fundamental pentru stocarea datelor.
Obs:
Fiecare celul i capt denumirea prin aceast intersecie, iar referirea la ea se face printr-o
referin la o celul (cell reference) .
Celula activ este celula selectat care este nconjurat de un chenar negru. Aceasta este
celula care arat unde se afl punctul de inserare la un moment dat i care poate fi editat
la acel moment (locul unde se pot introduce date).
Bloc (range) este o noiune care se refer la un grup dreptunghiular de celule selectate.

Domeniul (discontinous range) este format din mai multe celule sau blocuri de celule
selectate.

Adresa reprezint referina unei celule (E5) i, n acest caz, este dat de litera coloanei i
numrul rndului cu care se intersecteaz coloana, sau poate defini un bloc i atunci este
dat de adresa primei celule din colul din stnga sus i adresa ultimei celule din dreapta
jos desprite prin semnul : (D5:E9).

Exemplu:
Adresa celulei aflat la intersecia coloanei E cu linia 5 este indicat ca fiind celula E5.
Etichetele de foi de calcul (sheet tabs) se afl n partea inferioar a fiecrei foi de calcul
i permit identificarea fiecrei foi din registrul de calcul.
Bara de titlu (title bar) se afl n partea superioar a foii de lucru i afieaz icoana
aplicaiei
, numele aplicaiei, numele registrului de calcul
,
butoanele de minimizare
i maximizare/restaurare /
ale ferestrei de calcul i
butonul de nchidere a aplicaiei .
Bara standard (standard bar) conine butoane cu pictogramele aferente unora dintre
comenzile cele mai uzuale recunoscute de aplicaia Excel.
Bara de meniuri (menu bar) conine toate comenzile recunoscute de aplicaia Excel.
Bara de formate (formatting bar) ofer posibilitatea de aplicare rapid a diferite
formatri.
Bara de adrese (adress bar) i permite s adresezi rapid o adres de celula sau de
domeniu sau s inserezi formule. Are 2 elemente componente i anume:

casua de adrese

bara de formule

Bara de instrumente (toolbar) este un nume generic acordat pentru aproximativ 20 de

bare de diferite tipuri. Barele standard, de formate i de adrese sunt bare componente ale
barei de instrumente i prezena lor este obligatorie n cadrul ferestrei aplicaiei.
Zona de lucru este formata din linii i coloane i este zona unde se introduc datele i se
efectueaz calculele.
Bara de stare (status bar) se afl n partea inferioar a ferestrei de lucru i afieaz
informaii utile asupra strii aplicaiei la momentul respectiv.
Barele derulante (scroll bars) i permit s navighezi n interiorul unei foi de calcul (s ai
acces la toat informaia care nu este vizibil la un moment dat pe ecran).

METODE DE DEPLASARE
DEPLASAREA N CADRUL FOII DE CALCUL
Foile de calcul sunt componente de baz ale unui registru de calcul. ntr-o foaie de calcul
exist peste 16 milioane de celule. Coloanele sunt etichetate de la A la IV i rndurile
sunt n numr de 65536.Utiliznd mouse-ul i tastatura te poi deplasa rapid pe distane
mari, de la celula la la AB20145.
Deplasarea de la o celul la alta, n cadrul aceleiai foi de calcul, se face prin intermediul
urmtoarelor taste sau combinaii de taste:

Direcia deplasrii

Taste

O celul n direcia sgeii.

Ctrl +

sau Ctrl +

La nceputul sau sfritul zonei de date (zona din foaia de calcul

care conine date) sau la prima sau ultima celul din coloan, n
cazul n care coloana este goal.

Ctrl +

sau Ctrl +

n celula din extrema stng sau dreapt a zonei de date, ori la

prima sau ultima celul din rnd, dac rndul este gol.

PgUp
PgDn
Home
Ctrl + Home
Ctrl + End

Un ecran n sus.
Un ecran n jos.
Celula din extrema stng a unui rnd.
Colul din stnga sus al foii de calcul.
Colul din dreapta jos al foii de calcul.

End + ,
End +
End + , End +

Dac celula activ este goal, n direcia sgeii, n prima celul

care conine date. Dac celula activ conine o intrare, n direcia
sgeii, n ultima celul care conine o intrare.

Not: Prin intermediul mouse-ului poi folosi barele de derulare pentru deplasarea n
zona de pe ecran ce conine celula n care vrei s se lucrezi, apoi execui click pe
celul pentru a o activa.

DEPLASAREA DE LA O FOAIE DE CALCUL LA ALTA

Deoarece fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de calcul este nevoie de
o metod de deplasare rapid de la o foaie de calcul la alta.
Poi folosi una din metodele urmtoare:

Pentru a trece la foaia de calcul urmtoare apas CTRL+PgDn i pentru a

trece la foaia anterioar apas CTRL+PgUp;

Execut clic pe eticheta foii de calcul care se vrea deschis. Dac eticheta
nu este vizibil, folosete butoanele de derulare a etichetelor, pentru a o face
vizibil pe ecran, apoi execut click pe ea.

DEPLASAREA LA O LOCAIE SPECIFIC

Deplasarea la o locaie specific o poi face cel mai simplu cu ajutorul barei de adrese.
Deplasarea o poi face la o celul sau la o alt foaie de calcul.
Deplasarea la o anumit celul
Pentru deplasarea rapid la o anumit celul dintr-o foaie de calcul
trebuie s introduci adresa celulei n caseta Name din captul din
stnga al barei de adrese i s apei Enter.

Not: 1. Deplasarea la o anumit celul o mai poi face fcnd click pe celula
respectiv cu mouse-ul sau derulnd pagina cu ajutorul barelor derulante dac celula
nu este vizibil.
2. Folosind secvena Edit\Go To, n csua care se deschide, n cmpul
Reference, tastezi adresa celulei la care vrei s faci saltul.

Deplasarea la o anumit foaie de calcul

Tasteaz numele foii de calcul, un semn de exclamare i apoi adresa
celulei (ex. Sheet2!C25) n cmpul Name al barei de adrese i
apas tasta Enter pentru deplasarea la o anumit celul dintr-o anumit foaie de calcul.
Not: Deplasarea la o anumit foaie de calcul se mai poate face i fcnd click pe
eticheta foii de calcul respective sau, dac aceasta nu este vizibil, apeleaz la
butoanele pentru derularea etichetelor de foi de calcul
.

LUCRUL CU REGITRI DE CALCUL

CREAREA UNUI NOU REGISTRU DE CALCUL
n momentul n care lansezi n execuie aplicaia, Excel deschide un nou registru de calcul
i i atribuie un nume generic (ex: Book1). Dac aplicaia este deschis i vrei s creezi un
nou registru de calcul atunci trebuie s foloseti secvena File\New.

Cnd apelezi la aceast suit de comenzi se deschide o casu de dialog care i ofer
posibilitatea s deschizi un nou registru de calcul (accesnd fia General) sau un model
implicit de registru de calcul care se numete Template (accesnd fia Spreadsheet
Solutions)

10

Template-ul este un model de registru de calcul completat cu denumiri de coloane,

formule, etc. i care urmeaz s fie completat cu date.

DESCHIDEREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CREAT ANTERIOR

Atunci cnd vrei s deschizi un registru de calcul creat anterior trebuie s foloseti
secvena File\Open.

n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog care i permite s ajungi
la registrul de calcul dorit.

11

n cmpul Look in trebuie s apar numele folderului unde se afl registrul de calcul
dorit. Acest lucru l obii fcnd click pe sgeata din dreapta acestui cmp, care i permite
s navighezi pe resursele fizice ale calculatorului pn ajungi la locaia dorit. Comanda
Open i mai pune la dispoziie, tot n interiorul acestei csue, cteva opiuni i anume:
Permite ntoarcerea la un ecran anterior
Permite intoarcerea la un nivel de subordonare superior
Permite accesul rapid la browser-ul de Internet
Permite tergerea obiectului selectat
Permite crearea unui nou folder n folderul afiat n cmpul Look in
Permite alegerea a diferite moduri de vizualizare a coninutului unui folder
precum i vizualizarea coninutului fiierului
Permite gsirea, tergerea, tiprirea, etc. unui registru de calcul
O serie de alte butoane ti ofer alte faciliti:

Permite vizualizarea fiierelor cel mai recent utilizate

Permite vizualizarea coninutului folderului My Documents

12

Permite vizualizarea coninutului Desktop-ului

Permite crearea de legturi spre foldere de pe calculatorul personal sau

din reeaua la care eti conectat sau la Internet

Permite accesul la reeaua la care eti conectat

Deschiderea registrului de calcul se face dac apei butonul Open. Dac vrei s renuni la
deschiderea unui registru de calcul este suficient s apei butonul Cancel.

SALVAREA REGITRILOR DE CALCUL

n timp ce introduci date de la tastatur acestea apar pe ecranul tu i volumul de
informaie din registru de calcul crete. Dac ai un volum mare de date de introdus i de
prelucrat exist la un moment dat riscul de a pierde informaia, din diferite cauze,
deoarece aceasta exist numai pe ecran i n memoria RAM. Pentru a evita acest lucru
este necesar s creezi o copie de siguran a registrului de calcul n calculatorul personal.
Prima oar crearea unei copii se realizeaz cu secvena File\Save As. n urma efecturii
acestei comenzi se deschide o caset de dialog unde poi atribui un nume registrului de
calcul n lucru i locul unde s fie salvat.

13

Dup apariia acestei csue trebuie s specifici un nume pentru registrul de calcul n
cmpul File name i locaia fiierului n cmpul Save in. Locaia fiierului poate fi orice
folder de pe harddisk-ul personal sau orice folder pe care ai drepturi dintr-o reea de
calculatoare. Iniial, Excel i ofer folderul My Documents dar tu l poi schimba
selectnd o nou resurs fizic sau un nou folder n meniul Save in. Numele registrului de
calcul este urmat de extensia .xls. Dup ce ai introdus numele unui registru de calcul
trebuie s faci click pe butonul Save ca s finalizezi operaia de salvare. Toate
subsecvenele nou create de la ultima salvare vor actualiza registrul de calcul existent fr
s mai cear numele lui. Salvrile ulterioare se realizeaz cu secvena File\Save.

SETRILE PAGINII
Cnd se vorbete despre setrile paginii, de fapt se face referire la posibilitile de
formatare a paginii, de setare a marginilor, de creare a antetului i subsolului paginii i de
alegere a diferitelor caracteristici a paginilor registrului de calcul cu care se lucreaz.
Pentru a selecta setrile paginii trebuie s recurgi la secvena File\Page Setup. Dup
apelarea acestei comenzi se deschide o caset de dialog care are n componen 4 fie i
anume: Page, Margins, Header/Footer i Sheet.

Page

Seciunea Orientation i permite schimbarea orientrii paginii n

Portrait sau Landscape.

Seciunea Scaling i permite s stabileti mrimea foii de lucru

pentru imprimare (cu ajutorul opiunii Adjust to ) sau i ofer posibilitatea
de a tipri pe o singur pagin tot ceea ce ai selectat (cu ajutorul opiunii Fit
to 1 page(s) wide by).

Paper size i permite stabilirea formatului hrtiei pentru tiprire cu

ajutorul meniului derulant care apare cnd faci click pe butonul cu sgeata n
jos.

14

Print quality i permite s stabilileti calitatea imaginii la tiprire.


Butonul Print i permite s tipreti registrul de calcul direct din
interiorul acestei csue de dialog.

Butonul Print Preview permite vizualizarea registrului de calcul

curent aa cum o s apar dup tiprire.

Butonul Options i deschide csua cu opiunile pentru tiprire.

Margins

Din interiorul acestei fie ai posibilitatea s modifici marginile de sus (Top), de jos
(Bottom), din dreapta (Right) sau din stnga (Left), s introduci valori care s indice ct
de departe de captul paginii s se afle antetul (Header) sau subsolul (Footer) paginii i
s centrezi coninutul paginii pe orizontal sau vertical (Center on page).

Header/Footer

15

n cazul n care doreti s tipreti o foaie de calcul ai posibilitatea s adaugi un antet sau
subsol de pagin predefinit sau i le poi crea tu aa cum doreti.

Sheet

Aceast caset i ofer mai multe faciliti, i anume:

Print area i permite stabilirea ariei de tiprit.

Dac foaia de lucru are mai multe pagini i numai prima pagin
contine titlurile de coloane i de rnduri atunci poi folosi opiunea Rows to
repeat at top pentru a repeta titlurile de coloane pe fiecare pagin i
opiunea Columns to repeat at left pentru a repeta titlurile de rnd pe
fiecare pagin.

Cnd nu vrei s apar la imprimant caroiajul implicit al paginii

trebuie s debifezi csua Gridlines.

16


Pentru ca tiprirea s se efectueze alb-negru trebuie s bifezi csua
Black and white.

Dac vrei s efectuezi o tiprire rapid fr imagini i de o de

calitate a tipririi nu foarte bun, poi s foloseti opiunea Draft quality.
Not: Aceast opiune o foloseti dac doreti s tipreti rapid un material fr
elemente grafice. Poi folosi aceast opiune pentru ciorne. Pentru versiunea final
trebuie s dezactivezi acest opiune.

Dac vrei ca la tiprire s apar i etichetele implicite ale aplicaiei

Excel atunci trebuie s bifezi csua Row and column headings.

Dac paginile conin comentarii care vrei s fie vizibile la tiprire

atunci foloseti una din variantele opiunii Comments i anume At end of
sheet cnd vrei ca toate comentariile s fie tiprite la sfritul fiecrei pagini
sau As displyed on sheet dac vrei ca toate comentarile s fie tiprite n
locul unde apar.

Ordinea de tiprire a paginilor o poi stabili cu ajutorul urmtoarelor

opiuni:
- Down, then over tiprire de sus n jos i de la stnga la dreapta.
- Over, then down - tiprire de la stnga la dreapta i de sus n jos.

PROPRIETILE CELULELOR
Celulele sunt elementele de baz din care sunt alctuite foile i regitri de calcul, ele
avnd rol important n stocarea i manevrarea textului i a datelor numerice. Cteva
caracteristici de baz ale celulelor sunt:

Pot conine pn la 65 de mii de caractere ce pot fi text, numere, formule,

date calendaristice, ore, imagini sau orice combinaie a acestora. Cantitatea de text
pe care o poi vedea ntr-o celul depinde de limea coloanei n care se gsete
celula i de formatarea aplicat celulei.

Textul, numerele i formulele pe care le introduci se pot vizualiza imediat

n bara de formule.

De cte ori activezi o foaie de lucru, cel puin o celul se activez (celula
activ). Numele celulei apare n cmpul Name din bara de adrese iar coninutul
celulei se vizualizeaz n bara de formule.

Dup ce ai introdus datele ntr-o celul apei tasta Enter pentru a le

accepta i a te deplasa o celul n jos sau Tab pentru a le accepta i a te deplasa o
celul la dreapta. Dac nu ai apsat tasta Enter multe din comenzi nu pot fi
executate.

Dac te rzgndeti n privina coninutului unei celulele aflate n editare

nainte de a o finaliza, apas tasta Esc.

Dac ai validat coninutul unei celule poti s reselectezi celula i s apei

tasta Delete ca s tergi rapid intrarea.

17


Atunci cnd doreti s aplici formate unei celule sau unui domeniu trebuie
s le selectezi i apoi, fie foloseti secvena Format\Cells, fie faci click dreapta
pe zona selectat i se deschide un meniu rapid din care selectezi comanda Format
Cells. n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog numit
Format Cells care conine mai multe fie.

Number i permite s alegi tipul de dat pe care vrei s l introduci.

Opiunile sunt cele prezentate n tabelul de mai jos.
TIP FORMAT

GENERAL
NUMBER
CURRENCY (Valuta)
ACCOUNTING
(Contabilitate)

EXEMPLE
10.6
$456,908.00
3400.50
-120.39
$3,400.50
($3,400.50)
$ 3,400.00
$ 978.21

DATE (Data)

11/7/99

TIME (Ora)

10:00

PERCENTAGE
(Procentaj)

18

99.50%

DESCRIERE

EXCEL afieaz valoarea aa cum o introduci.

Acest format afieaz formatele pentru valut sau
procent numai dac le introduci .
Formatul prestabilit NUMBER are 2 zecimale.
Formatul prestabilit CURRENCY are 2 zecimale i
simbolul dolarului.
Poi folosi acest format pentru a alinia simbolul
dolarului i zecimalele n coloan. Formatul
prestabilit 2 zecimale i simbolul dolarului.
Formatul DATE prestabilit cuprinde luna, ziua i
anul, separate de o bar oblic (/).
Formatul TIME prestabilit conine ora i minutele,
separate de dou puncte; poi s optezi ns i
pentru afiarea secundelor.
Formatul prestabilit conine 2 zecimale. Excel
nmulete valoarea din celul cu 100 i afieaz
rezultatul nsoit de simbolul pentru procent.

TIP FORMAT
FRACTION
(Fractie)
SCIENTIFIC
(Stiintific)
TEXT

EXEMPLE
9
3.40E+03
135RV90

SPECIAL

02110

CUSTOM
(Personalizat)

00.0%

DESCRIERE

Formatul prestabilit poate reprezenta cel mult o

cifr pe fiecare parte a barei.
Reprezint un format tiinific de reprezentare a
numerelor.
Folosete formatul TEXT pentru a afia att text ct
i numere ntr-o celul. Excel va afia exact ceea ce
introduci.
Acest format este conceput special pentru afiarea
codurilor potale, a numerelor de telefon i a
codurilor personale, a.. s nu fie necesar folosirea
unor caractere speciale (Ex. -).
Foloseti formatul acesta pentru a-i crea propriul
format .

Alignment - i permite s alegi modul de aliniere a coninutului celulelor

selectate.

Aplicaia Excel are cteva reguli de aliniere a coninutului unei

celule care sunt aplicate implicit la introducerea datelor dar care pot fi
modificate, i anume:
- textul este aliniat ntotdeauna la stnga n josul celulei
- numerele sunt aliniate ntotdeauna la dreapta n josul celulei
Dac vrei s modifici alinierea implicit ai la dispoziie cmpurile
Horizontal pentru modificarea alinierii pe orizontal i Vertical pentru
modificarea alinierii pe vertical.

Pentru controlul textului n interiorul celulei ai urmtoarele

posibiliti:

19

- Wrap text permite ruperea textului n celulele al cror coninut este

mai lung dect mrimea celulei i nu se vede n ntregime sau depete
limea coloanei aferente.

- Shrink to fit permite vizualizarea ntregului text dintr-o celul pe

limea coloanei aferente fr s se piard din coninut.

- Merge cells permite unirea a mai multor celule ntr-o singur celul.

Poi s modifici orientarea textului n interiorul unei celule cu

ajutorul opiunii Orientation fie indicnd cu mouse-ul poziia final, fie n
cmpul Degrees i poi specifica gradele cu care s efectueze rotaia.

o
n
t

Font - i permite s schimbi fontul de lucru, nlimea acestuia i s aplici

diferite efecte coninutului celulelor. Trebuie specificat faptul c fontul implicit
este Arial de 10 puncte.

20

Font i permite s alegi fontul dorit.

Font style i permite s alegi modul de vizualizare al fontului i

anume, normal (Regular), nclinat (Italic), ngroat (Bold) sau nclinat i
ngroat (Bold Italic).

Size i permite s stabileti nlimea pentru fontul ales.

Underline i permite s subliniezi coninutul selectat.

Color i permite s i atribui o culoare fontului curent.

Effects i permite s aplici cteva efecte coninutului celulei i

anume
- Strikethrough i permite s tai cu o linie textul selectat.
- Superscript i permite s editezi puteri (A2).
- Subscript i permite s editezi indici (A2).

Preview i permite s vizualizezi modificrile pe care doreti s le

foloseti nainte de a le aplica.

Border deoarece, n mod implicit, reeaua de linii din interiorul unei foi
de lucru nu se tiprete, atunci este necesar s adaugi borduri celulelor cu coninut.
Reeaua de linii se poate activa dar folosind bordurile foaia de calcul va fi mai
eficient i va arta mai bine. Bordurile atrag atenia i servesc drept elemente de
separare.

21


Pentru a aplica o bordur trebuie sa alegi nti un stil de linie din
cmpul Style.

Din cmpul Color poi alege o culoare pentru stilul de linie ales
anterior.

Dac vrei s aplici un chenar atunci este suficient s foloseti unul

din cele 3 butoane din cmpul Presets.

Dac vrei s aplici numai o bordur atunci trebuie s foloseti una

din opiunile din cmpul Border.

Patterns i permite s aplici

selectate.

culori de fundal i modele celulelor

Dac vrei s aplici o culoare unei celule trebuie mai nti s o selectezi i apoi faci click
pe culoarea dorit din cmpul Color. Dac doreti s aplici i un model atunci trebuie s
faci click pe butonul din dreapta cmpului Pattern care desfoar o list din care i poi
alege modelul precum i culoarea modelului. n cmpul Sample poi vizualiza fundalul i
modelul creat nainte de a-l aplica n celula selectat.
Programul Excel i pune la dispoziie 56 de culori uniforme i 18 modele.

Protection i permite s-i protejezi celulele mpotriva tergerii sau

alterrii accidentale a unor informaii.

22


Locked - i permite s blochezi, atunci cnd este bifat, anumite
celule al cror coninut nu vrei s se altereze dar nu are efect dect dac este
protejat ntreaga foaie de calcul.

Hidden - i permite s ascunzi coninutul unei celule.

REZUMATUL LECIEI 1
Aceast lecie reprezint o introducere n conceptele de baz ale aplicatiei Microsoft
Excel 2000. n aceast lecie ai nvat urmtoarele:

Definirea termenilor workbook, sheet, cells.

Cum s te deplasezi n interiorul unui workbook i a unui sheet i modul de

introducere a informaiei n celul.

Cum se salveaz regitri de calcul.

Cum se stabilesc setrile paginii.

Care sunt proprietile celulelor.

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri
corecte.

23

1. Ce este un workbook?

o carte de vizit.

un fiier Excel.

o foaie de calcul.

altul.

2. Care sunt avantajele utilizrii foilor de calcul tabelar?

calculul se poate face automat

mai mare flexibilitate

cnd se schimb datele rezultatele calculelor se modific automat

altul

3. Cum se numete intersecia unui rnd cu o coloan?

dat

celul

cmp

altul

4. Etichetele sunt folosite ntr-un registru de calcul :

s creezi ecuaii

pentru efectuarea calculelor

s te ajute s identifici informaia

altul

5. Adresa F5 se refer la:

rndul F coloana 5

coloana F rndul 5

tasta programabil F5

altul

Completai
1. Cum redenumeti un registru de calcul?

24

2. Cum inserezi antet i subsol de pagin la tiprire?

3. Cum modifici fontul i aplici efecte coninutului unei celule?

Exerciii
1.

Creaz un registru de calcul numit Exerciiu.xls

2.

Selecteaz domeniul A3:A6,C2:D8, E12.

3.

ncepnd cu celula A1 construiete urmtorul tabel:

4.

Selecteaz celula B1 i introdu titlul Data.

5.
Aplic n celulele B3:B6 formatul de dat 3/12/99 i introdu apoi ca date n aceste celule date
calendaristice consecutive ncepnd cu 1 martie 2002. Centraz datele i urmrete modul lor de
vizualizare.
6.

n cmpul C1 introdu titlul Nume.

7.

Introdu n celule C3:C6 diferite nume de persoane.

8.

Ingroa titlurile din capul de tabel creat, nclin-le i atribuie-le nlimea de 13 puncte.

9.

Liniaz tabelul cu o linie dubl ca i chenar i cu linii subiri, continue, n interior.

10.

Salveaz registrul de calcul.

25

Lecia 2
Obiective
Prezentarea barei standard
Prezentarea barei de formatare
Lucrul cu regitrii de lucru
Aplicarea formulelor simple
Tiprirea regitrilor de lucru
Pe parcursul acestei lecii vei nva despre componena i utilitatea barelor standard i de
formatare, vei nva s modifici dimensiunea rndurilor i a coloanelor, s inserezi
rnduri i coloane, s copiezi i s mui elemente, s foloseti cele patru operaii
aritmetice de baz precum i funcia AutoSum i s tipreti foi de calcul.

BARE DE INSTRUMENTE
Fereastra Excel se deschide avnd afiat o combinaie a barelor de instrumente standard
(Standard) i de formatare (Formatting). Aceste bare conin butoane care reprezint cele
mai frecvent utilizate comenzi din Excel.

BARA STANDARD
n general bara standard este poziionat imediat sub bara de meniuri. Aceast bar
conine mai multe butoane dect pot fi afiate n acelai timp pe ecran. Ca s vezi toate
aceste butoane trebuie s faci clic pe butonul More Buttons din extremitatea dreapt a
barei.

n urmtorul tabel sunt prezentate butoanele barei standard:

Buton

Nume
Nou
(New)
Deschidere
(Open)
Salvare
(Save)

26

Descriere
Creaz un registru de calcul gol.
Afieaz o caset de dialog Open n care poi cuta un registru
de calcul existent.
La prima salvare acest instrument deschide csua de salvare
Save As care permite sa denumeti registrul de calcul i s
alegi o locaie n care s-l salvezi. Dup ce ai denumit registrul
de calcul acest buton actualizeaz salvarea introducnd
ultimele modificri fcute.

Buton

Nume

Descriere

Pota electronic
(E-mail)
Imprimare
(Print)
Examinarea naintea
tipririi
(Print Preview)
Corectare ortografic
(Spelling)

Trimite ca fiier ataat ntreg registrul de calcul deschis sau

transform foaia de calcul curent n corp de mesaj.

Decupare
(Cut)
Copiere
(Copy)
Lipire
(Paste)
Copiator de formate
(Format Painter)
Anulare
(Undo)
Refacere
(Redo)

Trimite foaia curent selectat direct la imprimant.

Permite vizualizarea incadrrii n pagin a seleciei efectuate
nainte de a o trimite la tiprire.
Ruleaz aplicaia de verificare a ortografiei pentru textul din
registrul de calcul.
Elimin coninutul selectat i l plaseaz n memoria
Clipboard. Din punct de vedere al procedurii aceast operaie
este urmat, n mod normal, de operaia de lipire.
Plaseaz n memoria Clipboard o copie a coninutului selectat.
Plaseaz coninutul tiat sau copiat la o nou locaie
specificat.
Copiaz formatarea de la un domeniu de celule la altul.
Anulez ultima aciune. Poi anula mai multe operaii fcnd
clic pe sgeata n jos i selectndu-le din list.
Anulez operaia Undo anterioar.

Inserare legtur
(Hyperlink)

Deschide o caset de dialog din care poi alege s creezi o

legtur la un domeniu de pe o unitate local sau din reea sau
la o pagin Web din Internet. Poi crea, de asemenea, i o
legtur intern n cadrul aceluiai registru de calcul dar pe o
alt foaie de calcul.

nsumare automat
(AutoSum)

nsumeaz automat o coloan sau o linie de numere.

Lipire funcii
(Paste Function)
Sortare ascendent
(Sort Ascending)
Sortare descendent
(Sort Descending)
Creare diagrame
(Chart Wizard)
Hart
(Map)
Desenare
(Drawing)
Vizualizare
(Zoom)

Deschide aplicaia Function Wizard care const dintr-o serie

de casete de dialog care i permit s alegi o funcie matematic
i apoi s selectezi celulele al cror coninut vrei s-l foloseti
n calcul.
Efectueaz o sortare de la A la Y sau de la 1 la 10 pentru o
serie.
Efectueaz o sortare de la Y la A sau de la 10 la 1 pentru o
serie.
Deschide o aplicaie Wizard care poate fi utilizat la
construirea unei diagrame pe baza celulelor selectate din foaia
de calcul.
Deschide o aplicaie denumit Microsoft Map care ruleaz n
Excel. Poi alege o regiune a lumii i aplicaia i deseneaz
harta corespunztoare. De asemenea, apar instrumente de
cartografiere.
Afieaz bara de instrumente Drawing ce conine o serie de
instrumente pentru crearea i formatarea formelor i liniilor
desenate cu mna.
Mrete sau reduce afiarea zonei curente vizualizate a foii de
calcul.

27

Buton

Nume

Descriere

Ajutor
(Help)

Activeaz asistentul Office pentru a obine asisten referitoare

la o mulime de subiecte Excel.

BARA DE FORMATE
Multe foi de calcul nu sunt formatate, modificate sau mbuntite vizual niciodat
deoarece utilizatorii lor nu au nevoie de nici un fel de formatare ca s fac foile mai
interesante. Marea majoritate a foilor de calcul sunt ns formatate li se aplic culori , se
modific alinierile implicite i se aranjeaz titlurile pentru ca datele s fie mai uor
vizibile.
Not: Este foarte important de neles c, n orice foaie de calcul Excel, funcioneaz
dou tipuri de formatri: formatarea vizual care include fonturi, culori, aliniere, etc. i
formatarea numerelor care specific modul n care Excel stocheaz, afieaz i
calculeaz datele i numerele dintr-o foaie de calcul.
Formatarea se utilizeaz pentru a atrage atenia asupra informaiei importante.
Bara de formatare ofer cel mai des utilizat instrument pentru modificarea aspectului
textului. Tabelul urmtor prezint instrumentele care permit modificarea aspectului
textului.

Buton

28

Nume

Metod de utilizare/efectul formatrii

Font
(Font)
Dimensiunea fontului
(Font Size)
ngroat
(Bold)
nclinat
(Italic)
Subliniere
(Underline)
Aliniere la stnga
(Aligne Left)
Centrare
(Center)
Aliniere la dreapta
(Aligne Right)
mbinare i centrare
(Merge and Center)
Simbol monetar
(Currency Style)

Execut click pe sgeata n jos pentru a obine o list de

fonturi.
Execut click pe sgeata n jos pentru a obine o list de
dimensiuni (n puncte) pentru selecia efectuat
ngroa fontul elementelor selectate.
nclin coninutul selectat.
Subliniaz coninutul selectat.
Textul este, implicit, aliniat la stnga. Poi aplica aceast
aliniere i pentru numere cu ajutorul acestui buton.
Util pentru titluri i anteturi de coloan, creaz spaii egale n
stnga i n dreapta elementului selectat.
Numerele sunt, implicit, aliniate la dreapta. Poi aplica aceast
aliniere i pentru text cu ajutorul acestui buton.
Permite unirea a mai multe celule ntr-una singur i centrarea
textului ntr-o astfel de celul.
Transform numerele standard n moned, adugnd un simbol
de dolar.

Buton

Nume

Metod de utilizare/efectul formatrii

Stil procent
(Percent Style)

Transform numerele standard n procente, adugnd

zecimale, virgule i un simbol de procent.
Adaug virgule la numerele mai mari de 999.999 (formatul
american pentru numere de ordinul miilor este xx,xxx.xx
echivalent cu formatul european xx.xxx,xx)

Separator mii
(Comma Style)
Mrire numr
zecimale
(Increase Decimal)
Micorare numr
zecimale
(Decrease Decimal)
Micorare indent
(Decrease Indent)
Mrire indent
(Inecrease Indent)
Borduri
(Borders)
Umplere cu culoare
(Fill Color)
Culoare font
(Font Color)

Mrete numrul de zecimale afiate.

Micoreaz numrul de zecimale afiate.
Deplaseaz coninutul celulelor selectate mai aproape de
partea stng a celulei, dac n aceasta a fost aplicat anterior o
indentare.
Deplaseaz coninutul celulelor spre dreapta.
Deschide o palet de opiuni pentru plasarea de borduri pe
orice latur a unei celule sau a unui bloc de celule
Permite adugarea unei culori de fundal pentru selecia
efectuat.
Permite schimbarea culorii fontului de lucru.

LUCRUL CU REGITRI DE CALCUL

LUCRUL CU RNDURI I COLOANE
Coloanele i rndurile sunt elemente de baz ale unei foi de calcul. Pentru a selecta o linie
sau o coloan cea mai simpl metod este de a face clic pe litera coloanei sau pe numrul
liniei.

29

Poi selecta mai multe coloane sau linii n acelai timp trgnd cursorul mouse-ului peste
literele de coloan sau numerele de linie.
Inserarea rndurilor i a coloanelor
Inserarea rndurilor i a coloanelor presupune executarea urmtorilor pai:

Selectezi rndul deasupra cruia doreti s inserezi un alt rnd sau coloana
n stnga creia doreti s inserezi alt coloan (dac doreti s inserezi mai multe
rnduri sau coloane este necesar s selectezi exact numrul de linii sau coloane pe
care doreti s le inserezi).

Faci click dreapta pe zona selectat i apare un meniu rapid din care alegi
comanda Insert sau din meniul Insert din bara de meniuri alegi comanda Rows
sau Columns.

30

Obs. n cazul n care ai selectat un domeniu i vrei s inserezi rnduri sau coloane relativ la
acesta atunci faci click dreapta pe selecie i din meniul rapid alegi Insert se deschide o
caset din care trebuie s alegi Entire Row sau Entire Column.

tergerea liniilor i a coloanelor

Pentru a terge un rnd sau o coloan trebuie mai nti s

le selectezi.

Faci click dreapta pe zona selectat i din meniul rapid

alegi comanda Delete sau din meniul Edit alegi comanda
Delete. Linia sau coloana selectat a disprut i se intmpl
urmtorul lucru:

atunci cnd se terge o coloan, coloana din dreapta

ei se mut spre stnga i o nou coloan IV va fi adugat
(numrul de coloane ntr-o foaie de calcul este fix)

atunci cnd se terge o linie, linia de

sub ea se deplaseaz n sus i un nou rnd cu
numrul 65536 va fi inserat (numrul de linii ntr-o foaie de calcul este fix).
Obs. O alt variant de tergere a unui rnd sau a unei coloane este selectarea unei celule
aferente rndului sau coloanei respective i click dreapta pe celul. Se deschide un meniu
rapid din care alegi opiunea Delete. Din csua care se deschide alegi Entire Row pentru
tergerea rndului sau Entire Column pentru tergerea unei coloane.

Not: Dac selectezi o linie sau o coloan i apei tasta Delete rezultatul este
tergerea coninutului liniei sau coloanei nu i linia sau coloana care va rmne golit
de coninut.

31

Obs. Nu poi s tergi sau s inserezi n acelai timp i linii i coloane.

Obs. Dac vrei s tergi mai multe linii sau coloane o dat trebuie s le selectezi fie prin
tragerea peste butoanele lor de control , fie prin inerea apsat a tastei Shift sau Ctrl i faci
click pe butoanele aferente.
Modificarea dimensiunilor rndurilor i a coloanelor
Pe msur ce introduci, ntr-o foaie de calcul, titluri de coloane, etichete de linie, titluri de
foi de clacul, apare necesitatea de a ngusta sau li coloanele sau de a ajusta nlimea
rndurilor. n general, programul Excel lrgete automat o coloan pentru a include
intrrile numerice, dar intrrile de text necesit ajustri manuale. nlimea rndurilor
crete automat dac se mrete dimensiunea fontului, dar pot deveni necesare modificri
manuale din motive estetice.
Obs. Este important de reinut c la introducerea numerelor, indiferent de ce este afiat n
celul, aplicaia Excel stocheaz ntregul numr cu o precizie de 15 cifre. Prin definiie
celulele dintr-o foaie de calcul utilizeaz formatul General, iar Excel ajusteaz automat
limea coloanelor pentru a afia numerele pe care le introduci n celule. n formatul General,
cnd introduci numere, limea coloanei este ajustat automat dup cum urmeaz:

Numerele care conin mai puin de 11 caractere sunt rotunjite vizual astfel
nct s corespund limii prestabilite a coloanei (valoarea este pstrat integral,
dup cum se poate vedea n bara de formule atunci cnd celula este selectat).

Numerele ntregi ce conin mai mult de 11 caractere vor aprea n notaie

tiintific.

32


Coloanele sunt mrite pentru a cuprinde numerele introduse cu virgul,
semn de dolar, semn de procent, indiferent de numrul de cifre (dar nu mai mare de
11), dei zecimalele ar putea fi rotunjite.

Numerele compuse n ntregime din zecimale sunt rotunjite astfel nct s

ncap n celul.
Aplicaia Excel i ofer mai multe metode de ajustare a dimensiunilor liniilor i coloanelor, astfel:
Pentru a modifica dimensiunea
unui rnd faci click pe o celul a
rndului respectiv i apoi din meniul
Format alegi comanda Rows care
deschide un submeniu.

nlimea rndului dup cum doreti.

Height i
permite
s
redimensionezi

AutoFit redimensioneaz nlimea rndului n funcie de

cantitatea textului nscris n celulele aferente rndului.
Obs. Poi ajusta nlimea unui rnd la nlimea coninutului fcnd dublu click pe marginea
de jos a liniei selectate.
Obs. Poi ajusta nlimea unui rnd la nlimea dorit trgnd de marginea inferioar a
rndului. Direcia n care tragi determin noile dimensiuni ale rndului.

Pentru a modifica dimensiunea unei coloane faci click pe o celul a

coloanei respective i apoi din meniul Format alegi comanda Columns care
deschide o caset de dialog.

33


Width - i permite s redimensionezi limea coloanei dup cum
doreti.

AutoFit Selection - redimensioneaz limea coloanei n funcie de

lungimea textului nscris n celulele aferente coloanei.
Obs. Poi ajusta limea unei coloane la limea coninutului fcnd dublu click pe marginea
din dreapta a coloanei selectate.
Obs. Poi ajusta limea unei coloane la limea dorit trgnd de marginea din dreapta.
Direcia n care tragi determin noua dimensiune.
Atenionare: Dac ai ajustat manual nlimea unei linii i, ulterior, mreti coninutul liniei,
nlimea nu se mai ajusteaz automat. O dat ce ai modificat manual nlimea unei linii poi
continua s o ajustezi manual de fiecare dat cnd mreti sau micorezi nlimea fontului sau
poi executa dublu click pe marginea de jos a rndului ca s revii la ajustarea automat.

EDITAREA CONINUTULUI CELULELOR

Indiferent dac un registru de calcul va cuprinde o singur foaie de calcul sau cteva sute
construcia sa trebuie s nceap cu etapa de planificare. nainte de introducerea datelor n
celule trebuie s te gndeti de la nceput cum va arta registrul de calcul.
Introducerea textului
Indiferent de lungimea intrrilor de text Excel aplic urmtoarele reguli asupra textului:

Textul este automat aliniat la stnga.

Textul nu trece pe urmtorul rnd n interiorul aceleiai celule dect dac

i specifici acest lucru.Chiar dac nu este afiat ntregul coninut al unei celule, asta
nu nseamn c a fost ters i acest lucru este vizibil n bara de formule cnd celula
respectiv este selectat.

Textul prestabilit are fontul Arial de 10. Aceti parametri pot fi configurai
dup necesiti.

Dac ncepi s introduci un text care seamn cu unul introdus anterior pe

aceeai coloan, Excel poate completa automat intrarea.

Poi selecta o intrare dintr-o list de intrri deja introduse n coloana

curent fcnd click dreapta pe celula dorit i din meniul derulant alegi opiunea
Pick from List, apoi alegi intrarea pe care o doreti.
Introducerea datelor numerice
Pentru a introduce o dat numeric faci click pe celula dorit i introduci numrul dorit.
Dup ce apei tasta Enter coninutul este automat aliniat la dreapta deoarece coloanele cu

34

numere sunt mai bine vizualizate cu zecimalele aliniate la dreapta. Aplicaia Excel aplic
implicit anumite formate numerelor, i anume:

Cnd introduci date calendaristice Excel le formateaz automat sub forma

l/z/aa sau z-lll.

Dac vrei s introduci coninut numeric cum ar fi numere de asigurri

sociale sau numere de produse ce conin linii, slash-uri sau puncte acesta va fi
aliniat la stnga deoarece programul Excel trateaz caracterele ce nu sunt cifre ca i
caractere alfanumerice.

Numerele pot conine oricte zecimale dar zerourile introduse la sfrit nu

le afieaz (2,35740000 va fi afiat 2,3574).Acest lucru l poi rezolva executnd
click pe butonul Increase Decimal din bara de formate.

Spre deosebire de text numerele trebuie s ncap n celule, ele nu pot trece
pe celula din dreapta. Acest lucru se realizeaz automat dup cum s-a vzut
anterior.
Editarea datelor de la tastatur
Atunci cnd execui click ntr-o celul ce conine deja date, apsarea oricrei taste le va
nlocui cu caracterul sau codul tastei respective.
Obs. Dac prin apsarea unei taste editezi din greeal o celul ce conine date apas imediat
tasta Esc pentru a reveni la coninutul iniial. Dac ai apsat tasta Enter atunci f click pe
butonul Undo din bara standard.
Editarea unui grup de celule
Poi edita n acelai timp grupuri de celule selectate adiacente sau neadiacente n modul
urmtor:

Selecteaz grupul de celule dorit.

Introduci sau aplici formate datelor ncepnd cu celula alb care marcheaz
nceputul seleciei.

Apas tasta Enter pentru a te deplasa la urmtoarea celul din bloc.

Cnd ai terminat de editat f click pe o celul din selecie sau apas una din
tastele sgeat.
Editarea cu ajutorul barei de formule
Bara de formule afieaz i altceva n afar de formule. Dac o celul selectat conine
text sau numr care nu este rezultatul unei formule, acest coninut apare, de asemenea, n
bara de formule. Pentru a utiliza bara de formule trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Execut click n celula pe care doreti s o editezi. Coninutul ei apare n

bara de formule.

Utilizeaz mouse-ul pentru a selecta o parte sau ntreg coninutul celulei

Introdu datele nlocuitoare sau formatele dorite.

Apas Enter.

35

Obs. Dac celula conine o formul, n celul apare rezultatul formulei iar n bara de formule
apare formula utilizat. Pentru a edita formula faci click n bara de formule, modifici i apei
Enter.
Editarea direct n celul
O abordare mai direct a editrii este editarea direct n celula de lucru. Acest lucru l poi
realiza n dou moduri:

Execui dublu click n celul i efectuezi modificrile.

Selectezi celula i apei tasta F2.

Ambele metode au ca rezultat apariia unui punct de inserie n celul, moment n care
poi ncepe modificarea coninutului. Atunci cnd editezi direct ntr-o celul care conine
formule, att n celul ct i n bara de formule va aprea formula de ndat ce ai efectuat
dublu click.

COPIEREA, TIEREA I MUTAREA ELEMENTELOR

Copierea i tierea elementelor

Atunci cnd se efectueaz operaia de copiere sau tiere a unui element, informaia se
regsete n memoria Clipboard pn in momentul cnd se realizeaz lipirea acesteia.
Memoria Office Clipboard poate conine pn la 12 selecii care pot fi lipite pe rnd sau
n grup.

36

Atunci cnd efectuezi tieri sau copieri n Excel lipirea lor se poate face n aceeai foaie
de calcul, n acelai registru de calcul sau n regitri de calcul diferii. Seleciile tiate sau
copiate pot fi lipite de oricte ori doreti, ele rmnnd n Clipboard pn cnd tergi
aceast memorie.
Obs. : Bara de instrumente Clipboard o poi vizualiza, dac doreti, executnd secvena:
View\Toolbars\Clipboard.
Pentru o singur tiere sau copire i lipire poi parcurge paii urmtori:

Selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie selectat.

Din meniul Edit alege Cut (tiere) sau Copy (copiere) sau cu click dreapta
pe selecie alege Cut sau Copy din meniul derulant.

Deplaseaz-te la locaia n care vrei s faci lipirea i din meniul Edit alege
Paste sau cu click dreapta pe celul alegi Paste din meniul derulant.
Not: Cnd lipeti un bloc de celule trebuie s execui click doar n prima celul din
blocul de destinaie iar coninutul lipit va umple un bloc de celule ce corespunde ca
dimensiune cu blocut tiat sau copiat. Dac celulele din zona de destinaie au deja
coninut acesta va fi nlocuit de coninutul lipit.
Pentru a lipi una din seleciile din Clipboard trebuie s parcurgi paii urmtori:

Selecteaz celula n care doreti s efectuezi lipirea.

n bara de instrumente Clipboard execui click pe elementul care se dorete

a fi lipit.
Obs. Dac nu eti sigur care este elementul dorit din bara de instrumente Clipboard plaseaz
indicatorul mouse-ului, pe rnd, pe fiecare pictogram i va fi afiat sugestia de ecran a
pictogramei care i va prezenta primele caractere ale coninutului, etc.
Dac doreti s lipeti odat toate elementele care se gsesc memorate in Clipboard atunci
trebuie parcuri urmtorii pai:

Execut click n prima celul a blocului de destinaie.

Execut click pe butonul Paste All (lipire complet)

din bara
de instrumente Clipboard. O serie vertical de celule va fi umplut cu coinutul
Clipboard.

37

Not: Opiunea Paste All nu este disponibil dac n Clipboard exist elemente care
nu provin din Office.
Obs. Dac ai terminat de utilizat seleciile din Clipboard i nu vrei s le mai utilizezi poi goli
memoria Clipboard executnd click pe butonul Clear Clipboard (Golire Clipboard)

Mutarea elementelor
Mutarea elementelor se face cu ajutorul mouse-ului prin tehnica trage i plaseaz
(drag-and-drop). Poi trage orice selecie dintr-un loc nt-altul parcurgnd paii:

Selecteaz celula sau celulele pe care doreti s le mui.

Indic marginea din dreapta a seleciei i observ transformarea

indicatorului mouse-ului ntr-o sgeat goal ndreptat spre stnga.

Execut click i trage celula sau celulele selectate n locaia dorit.

Elibereaz butonul mouse-ului pentru a plasa selecia n noua locaie.

Not: Nu poi muta sau copia selecii neadiacente prin tehnica de tragere i plasare.

CREAREA, APLICAREA I MODIFICAREA FORMULELOR SIMPLE

n aceast sectiune vei nva cum s-i construieti propriile formule simple care se
bazeaz pe operaii aritmetice de baz pentru a efectua calcule aritmetice cu datele dintr-o
foaie de calcul. Cnd scrii formule Excel exist cteva concepte de baz care trebuie
respectate:

Toate formulele ncep cu semnul egal (=).

Formulele pot folosi n calcul referine de celule sau numere reale

(denumite valori constante).

Operatorii aritmetici recunoscui de Excel sunt: +(adunare), - (scdere), *

(nmultire),/ (imprtire), ^ (ridicarea la putere) i % (procentj).

Poi introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a operaiilor

aritmetice n formul.

Dup ce ai introdus formula , o poi vedea n bara de formule atunci cnd

este activ. Rezultatul formulei este afiat n celula n care ai creat formula.

Cnd editezi o formul, o poi vedea att n bara de formule ct i n celula

n care este creat. O poi modifica n oricare din aceste locuri.
Exerciiu: O formul poate fi simpl, ca de exemplu =1+2. Dac introduci aceast formul ntr-o foaie
de calcul vei obine rezultatul 3. Dac n locul valorilor vei folosi referine de celul formula va deveni
mai flexibil (ca n imaginea urmtoare).

38

Rezultatul obinut este acelai dar la modificarea valorilor din celulele A1 sau B1 formula va continua
s le adune i va furniza rezultatul corect.
Utilizarea operaiilor aritmetice de baz
Pentru a crea formule matematice care se bazeaz pe operaii aritmetice simple trebuie s
tii cum se folosec operatorii aritmetici n formule, cum se stabilete ordinea n care
aplicaia Excel va executa operaiile i cum se rezolv mesajele de eroare.
Programul Excel folosete regulile matematice standard de efectuare a operaiilor. Au
prioritate nmulirea i mprirea i apoi se execut adunarea i scderea. Se respect
urmtoarele reguli:

Toate operaiile din parantez sunt efectuate primele.

Obinerea unui numr negativ precede orice alte operaii astfel nct
n restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ.

Procentajele (12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative,

astfel nct valoarea real (0,12)s fie utilizat in restul calculelor.

Ridicrile la putere (10^3) vor fi calculate imediat dup procentaje,

astfel nct valoarea real (1000) s fie utilizat n restul calculelor.

nmulirea este efectuat dup operaiile din paranteze i naintea

tuturor celorlalte operaii.

mprirea se efectueaz dup nmulire i se gsete pe acelai nivel

de efectuare cu aceasta..

Adunarea i scderea se efectueaz dup executarea tuturor

mpririlor.
Chiar dac Excel respect ordinea stabilit a operaiilor atunci cnd se calculeaz o
formul poi altera aceast ordine ntr-o anumit msur folosind paranteze. Dac mai
multe operaii sunt nchise n mai multe seturi de paranteze, ele vor fi executate din
interior spre exterior, apoi respectnd ordinea operaiilor i apoi de la stnga la dreapta. n
exemplul urmtor vei vedea rezultate diferite ca urmare a rearanjrii parantezelor.

39

Exemplu:
Formul

Rezultat

= (1+2)*3+4+5

18

= 1+2*3+4+5

16

= 1+2*(3+4)+5

20

= 1+2*(36+4+5)

25

= (1+2)*(3+4)+5

26

= (1+2)*(3+4+5)

36

n orice formul trebuie s ai parantezele n pereche. Dac uii o parantez vei obine un
mesaj care te anun c exist o greeal. Cteodat Excel ncearc s ghiceasc unde este
greeala i afieaz o caset de mesaj. Dac propunerea este corect apas pe butonul
Yes, dac nu apas butonul No.

Funcia AutoSum
Deoarece cea mai comun operaie dintr-o foaie de calcul este adunarea valorilor aplicaia
Excel pune la dispoziie butonul AutoSum (nsumare automat).
AutoSum scrie cu rapiditate o formul care utilizeaz funcia Sum pentru a nsuma
valorile din toate celulele referite n formule. AutoSum ncearc s anticipeze celulele pe

40

care vrei s le utilizezi n formula Sum. Dac greeti poi modifica rapid domeniul
referit, n timp ce introduci formula.
Poi folosi AutoSum pentru a scrie rapid formule Sum doar cu mouse-ul. Mai mult, poi
scrie formule Sum de sus pn jos sau de la stnga la dreapta unui tabel cu doar dou
clicuri de mouse.
Pentru a utiliza functia AutoSum trebuie s parcurgi urmtorii paii:

Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei.

Execut click pe butonul AutoSum

din bara standard.

Excel anticipeaz celulele pe care doreti s le nsumezi i le nconjoar cu o bordur

animat.

Dac formula nu are o linie sau o coloan evident pentru nsumare sau
dac programul Excel anticipeaz greit, tragi indicatorul ca s selectezi celulele pe
care doreti s le nsumezi..

Cnd domeniul este corect apas tasta Enter

Dac doreti s foloseti funcia AutoSum pentru mai multe rnduri sau coloane
odat trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Selecteaz, prin tragere, celulele n care doreti s afiezi totalurile.

Execut click pe butonul Sum din bara standard. Fiecare celul este
completat automat cu o formul Sum care nsumeaz coninutul coloanei de
deasupra ei.

41

Editarea formulelor simple

Dac trebuie s modifici o formul, adic operaia efectuat sau celulele referite, poi
alege mai multe tehnici: poi edita formula n bara de formule sau direct n celul.

Pentru editarea n bara de formule trebuie s efectuezi click n celula care

conine formula i apoi click pe bara de formule. Apas Enter pentru finalizare.

Pentru a edita formula direct n celul execut dublu click n celula care
conine formula. Formula poate fi selectat i editat la fel ca n bara de formule.
Indiferent unde se editeaz o formul referinele la celulele din formul sunt evideniate
cu o culoare iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt nconjurate cu o
bordur de aceeai culoare.

42

Bordur albastr

Bordur verde

Bordur mov

Bordur roie

Referin de domeniu n albastru

Referin de domeniu n verde
Referin de domeniu n mov
Referin de domeniu n rou

Dac trebuie s schimbi referinele de celul astfel nct formula s opereze cu alte celule,
poi s faci acest lucru n mai multe moduri:

Faci click pe celul i introduci direct noile referine. Nu trebuie s uii s

separi prin (:) referina la celula din stnga-sus de cea la celula din dreapta-jos.
Dou referine de domeniu trebuie separate prin virgul.

Faci click pe celul i tragi indicatorul peste un nou domeniu din foaia de
calcul. Ca s adaugi un nou domeniu la o formul, dup ce ai selectat celula
execut click n formul pentru a plasa ndicatorul n locul de inserare a noii
referine de domeniu. Apoi utilizeaz mouse-ul pentru a selecta i a trage domeniul
dorit. Dac adaugi o nou referin fa de cele existente trebuie s introduci o
virgul ca element de separaie.
Obs. Cnd selectezi celule prin tragere apare o sugestie de ecran care i indic cte rnduri i
coloane selectezi.
Dac trebuie s extinzi referinele existente, spre exemplu ai adugat linii sau coloane noi,
poi muta sau redimensiona bordura colorat a domeniului astefel nct s cuprind i
noile referine. Aciunea se poate desfura i n sens invers. Pentru a muta bordura unui
domeniu fr a-i modifica dimensiunea este suficient s tragi de una din laturi. Pentru a

43

mri sau a reduce dimensiunea unui domeniu de celule trebuie s tragi de ghidajul de
umplere situat n dreapta-jos.
Interpretarea mesajelor de eroare referitoare la formule
n cazul n care ceva mpiedic calcularea unei formule, n locul unui rezultat vei vedea
un mesaj de eroare. Calcularea unei formule poate fi mpiedicat de o referin care a fost
tears, de o operaie imposibil (mprirea la zero), etc.
Mesajele de eroare cele mai uzuale i cauzele lor probabile le poi gsi n tabelul urmtor:

44

Mesaj de eroare

Semnificaie

Rezolvare

#####

Coloana nu este suficient de Mrete limea coloanei.

lat pentru a afia valoare

#VALUE

Tip greit de argument sau Verific operanzii i argumentele;

operand (ex.-calcularea unei asigur-te c referinele sunt valide.
celule cu valoare #N/A)

#DIV/0

Formula ncearc mprirea la Modific valoarea sau referina la

0
celul astefel nct formula s nu
mai mpart la 0.

#NAME?

Formula se refer la un nume Asigur-te c numele exist sau

invalid care nu exist.
corecteaz greeala de scriere.

#N/A

Cel mai adesea nseamn c nu ntr-o formul de cutare asigur-te

este disponibil nici o valoare c tabelul n care se face cutarea
sau au fost utilizate argumente este corect sortat.
necorespunztoare.

#REF!

Excel nu poate localiza Execut imediat clic pe Undo

celulele referite (ex.: au fost pentru a reface referiele i apoi
terse)
schimb-le
n
formul
sau
transform formula n valori.

#NUM!

Folosirea incorect a unui Asigur-te c argumentele sunt

numr (ex: SQRT(-1))sau corecte i c rezultatul se gsete
rezultatul formulei este un ntre 1*10307 i 1*10307.
numr prea mare sau prea mic
pentru a fi afiat.

#NULL!

Referin la o o intersecie a Verificai erorile de scriere i de

dou zone care nu se referine.
intersecteaz

Circular
reference
(Referin
circular)

O formul care se refer la ea Execut clic pe OK i apoi privete

nsi direct sau indirect.
bara de stare pentru a vedea care
celul conine referina circular.

TIPRIREA FOILOR DE LUCRU

Tiprirea unei foi de calcul poate fi simpl, prin apsarea pe un buton, sau mult mai
complex n funcie de ceea ce doreti s tipreti i de controlul pe care vrei s-l ai
asupra coninutului i aspectului foii. Pentru a efectua o tiprire exist dou posibiliti:

Pentru a efectua imediat o tiprire a unei singure copii a foii de calcul

active, cu parametrii de tiprire standard, execut clic pe butonul Print din bara
standard

Pentru a tipri opiuni de tiprire, cum ar fi numrul de copii sau ce pagini

vor fi tiprite folosete secvena File\Print.

STABILIREA OPIUNILOR DE TIPRIE

Caseta de dialog care se deschide ca urmare a apelrii secvenei File\Print ofer, dar i
cere informaii.

45

Aceast caset este mprit n patru mari seciuni, i anume:

Printer (Imprimant) i d posibilitatea s stabileti dac tiprirea se

efectueaz la imprimanta implicit sau la cea curent selectat. Proprietile
imprimantei selectate - parametri, opiuni sunt disponibile prin intermediul
butonului Properties.

Print Range (Zon de imprimare) i permite s alegi s tipreti toate

paginile foii de calcul sau doar cteva.

Print What (De imprimat) este o seciune foarte puternic a casetei de

dialog care i permite s tipreti fie foile de calcul active (Active Sheet(s)), fie
ntreg registrul de calcul Entire Workbook, fie doar o selecie Selection.

Copies (Copii) i permite s alegi numrul de copii pentru registrul de

calcul, foile sau paginile selectate. Opiunea Collate, implicit, este activ i, n
cazul documentelor tiprite constituite din dou sau mai multe pagini, este bine s
rmn aa. Aceast opiune duce la tiprirea n intregime a documentului nainte
de urmtoarea copie. Dac dezactivezi aceast facilitate aplicaia Excel va tipri
fiecare pagin n numrul de copii stabilit.
Selectarea unei imprimante
Dac eti conectat ntr-o reea de calculatoare i ai acces fizic la mai multe imprimante,
poi alege o alt imprimant dect cea din birou nainte de a ncepe tiprirea. Pentru a
schimba imprimanta execut click pe sgeata n jos a listei derulante Name din caseta de
dialog Print ca s se afieze o list de imprimante la care ai acces de la calculatorul
curent, list din care i alegi imprimanta la care doreti s tipreti executnd click pe
numele ei.

46

Alegerea domeniului de tiprire

Nu trebuie s se fac confuzie ntre domeniul de tiprire i zona de tiprire.
Zona de tiprire este un domeniu de celule care se delimiteaz manual, va fi mprit n
pagini i tiprit (se definete n seciunea Print area din csua de dialog Page Setup).
Domeniul de tiprit se refer la paginile foii de calcul care vor fi tiprite fizic n cadrul
coninutului foii de calcul.
Opiunile pentru domeniul de tiprit sunt:

All pentru tiprirea tuturor paginilor din zona de tiprire.

Pages pentru tiprirea anumitor pagini din cadrul zonei de tiprire. Aceast
opiune necesit introducerea unui interval de numere de pagin n cmpurile
From (de la) i To (pn la ). Pentru tiprirea unei anumite pagini se introduce
numrul paginii respective att n cmpul From ct i n cmpul To.
Not: Dac nu ai stabilit nici o zon de tiprire i ai selectat opiunea de tiprire All
se va tipri absolut tot ce exist n foaia de calcul activ, inclusiv liniile i coloanele
fr coninut.
Previzualizarea sarcinii de tiprit
Caracteristica Print Preview (examinare naintea tipririi) i permite s verifici foaia de
calcul nainte de a o transpune pe hrtie. Este bine s previzualizm foaia de calcul
nainte de tiprire din mai multe motive:

nu tii cum a fost mprit n pagini foaia de calcul

vrei s verifici anteturile i subsolurile de pagin dac sunt corecte i dac

nu se suprapun peste date

vrei s vezi dac toate datele sunt vizibile

47

Pentru a vedea cum vor arta paginile tiprite alege secvena File\Print Preview sau
execui click pe butonul
din bara standard. Dup folosirea uneia dintre aceste
opiuni se deschide o caset de dialog.

linie de ntrerupere de pagin

Liniile de ntrerupere de pagin orizontale sau verticale indic unde se termin tiprirea
pe o pagin orizontal sau vertical.

48

O vedere n modul Print Preview faciliteaz observarea modificrilor ce trebuie

efectuate nainte de tiprire. Semnificaia butoanelor din bara de instrumente Print
Preview este urmtoarea:

Next (Urmtorul) i Previous (Anteriorul) folosesc pentru a te deplasa

uor de la o pagin la alta n modul Preview.

Zoom (Panoramare) i faciliteaz s citeti textul din foaia de calcul n

modul Preview. Faci click pe acest buton i vei obine afiarea paginii la o
dimensiune de 100%.
Not: Executarea unui click pe butonul Zoom este echivalent cu executarea unui
click n pagin atunci cnd indicatorul mouse-ului arat ca o lup.

Print (Tiprire) i permite s deschizi caseta de dialog Print.

Setup (Setrile paginii) i permite s deschizi caseta de dialog Page

Setup.

Margins (Margini) i permite s afiezi linii de margine i repere de

coloan. Poi folosi mouse-ul pentru modificarea rapid a marginilor i a limilor
coloanelor trgnd de aceste linii i repere.

49

Not: Pe foaia de calcul exist dou seturi de margini setul interior este pentru
coninutul foii de calcul, iar setul exterior (de sus i de jos) stabilete distana ntre
antet sau subsol i marginea hrtiei.

Page Break Preview (Examinare sfrit de pagin) i permite s

vizualizezi i s ajustezi modul n care sunt aplicate ntreruperile de pagin .

Close (nchidere) i permite s revii la foia de calcul.

Help (Ajutor) i permite s obii accesul la asistena referitoare la modul

Print Preview.

nlturarea problemelor aprute la tiprire

Problemele aprute la tiprire i soluiile lor sunt prezentate n tabelul urmtor:
Probleme la tiprire

Cauze posibile/soluii

Una sau dou coloane sau linii trec pe a doua Sunt prea multe date pentru a ncpea pe o
pagin sau pe o pagin nedorit.
pagin.ncerc s reduci marginile sau s scalezi
pagina astfel nct s ncap ntr-un numr specificat
de pagini.
Timpul de tiprire este prea mare.

Prea mult coninut grafic - fonturi, desene, imagini.

Este de recomandat, pe ct posibil s reduci
cantitatea de grafic din foaia de calcul sau s
foloseti o imprimant mai performant.

Nu sunt tiprite unele poriuni din pagin.

A fost definit o zon de tiprit care nu include

poriunile ce lipsesc din material. Reselecteaz toate
seciunile ce doreti s le tipreti (Page
Setup\Print area)

Programul Excel ignor ntreruperile de Exist un conflict ntre opiunile din caseta Page
pagin stabilite.
Setup.
Urmrete
secvena:
File\
Page
Setup\Page\Fit to i specific numrul de pagini
care trebuie s se tipreasc.

50

Rezumatul lectiei 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre:

Semnificaia butoanelor din barele de instrumente standard i de formate.

Cum s lucrezi cu regitri de calcul :

Cum s inserezi i s tergi rnduri i coloane

Cum s mui rnduri i coloane

Cum s copiezi i s mui coninutul celulelor

Cum s foloseti operaiile aritmetice de baz i funcia AutoSum

Cum s editezi coninutul celulelor

Cum s tipreti coninutul foilor de calcul

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1
la 3 rspunsuri corecte.
1. Cum se face inserarea unui rnd sau a unei coloane?

dublu click pe eticheta de rnd sau coloan

selectezi eticheta de rnd sau coloan i din meniul Insert alegi Rows sau Columns

selectezi eticheta de rnd sau coloan, faci click dreapta pe selecie i alegi opiunea Insert din
meniul derulant

altul

2. Cum se efectueaz copierea coninutului unei celule?

se selecteaz coninutul i se folosete secvena Edit\Copy, Edit\Paste

se selecteaz coinutul i se folosete butonul Copy din bara standard

se selecteaz coninutul i se folosete secvena Edit\Cut, Edit\Paste

altul

3. Pentru a introduce o formul matematic trebuie s tastezi ca prim element semnul

altul

51

Completai
1. Care sunt regulile de efectuare a operaiilor pe care le respect aplicaia Excel:

2. Cum se selecteaz zona de tiprire:

3. Cum se alege, pentru tiprire, alt imprimant dect cea implicit:

Exerciii
1.
n fiierul Exerciiu.xls s se modifice celulele din coloana Data astfel nct toate cmpurile s
conin aceeai dat calendaristic.
2.

S se uneasc celulele A1 i A2 ntr-o singur celul. La fel pentru B1, B2 i C1,C2.

3.

S se centreze pe vertical i orizontal titlurile de coloan din celulele nou formate.

4.

Din celulele D1i D2 s se fac o singur celul care s coin titlul Salariu.

5.

Urmtoarele celule s aib valorile trecute n dreptul lor:

D3

8.950.445

D4

9.875.200

D5

5.123.900

D6

6.048.907

Formatul valorilor s fie cu separator de mii i fr zecimale.

6.

Din celulele E1i E2 s se fac o singur celul care s coin titlul Deducere.

7.

Valoarea care trebuie s fie coninut n cmpurile domeniului E3:E6 este 1.200.000.

8.

S se redenumeasc titlul Salariu n Salariu brut.

9.

Din celulele F1i F2 s se fac o singur celul care s conin titlul Impozit.

52

10.

Valoarea impozitului este egal cu 15% din Salariu brut.

11.

Din celulele G1i G2 s se fac o singur celul care s coin titlul Salariu net.

12.

Valoarea salariului net este egal cu Salariu brut + Deducere Impozit.

13.

S se redimensioneze limea coloanei C la 13,71 puncte.

14. S se redimensioneze limea coloanele D, E, F i G la 14,14 puncte i nlimea rndurilor

aferente tabelului la 17,25 puncte.
15.

S se aplice acelai format pentru toate titlurile de coloan.

16.

S se evidenieze color coloana Salariu net.

17.

S se calculeze suma impozitelor i suma salariilor nete i s se ngroae valorile obinute.

18.

S se aplice format numerelor fr zecimale i cu separator de mii.

19.

S se linieze tabelul modificat.

20.

S se selecteze tabelul ca zon de tiprit.

21.

S se previzualizeze foaia de calcul.

22. S se fac modificrile de rigoare astfel nct tabelul s ncap pe o singur pagin cu orientare
Potrait.
n final tabelul trebuie s arate aa:

53

EXCEL
Cursul II
Obiective
Lucrul cu foile de calcul
Cum s foloseti facilitile comenzii Paste
Special
Cum s utilizezi funcia AutoFill
Cum s foloseti opiunea Send To
Cum s sortezi i s filtrezi datele dintr-un tabel
Cum s foloseti Office Assistant
Cum s lucrezi cu Template-uri
Descriere
Acest curs i propune s vin cu un aport suplimentar de informaii n ceea ce privete
lucrul cu elementele specifice aplicaiei Excel precum i cu nouti: elemente avansate de
lipire a datelor selectate, utilizarea funciei AutoFill, utilizarea opiunii Send To, gsirea
i nlocuirea elementelor, utilizarea asistentului Office, crearea i utilizarea abloanelor.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele:

Cum s inserezi i s tergi celule;

Cum s ascunzi i s reafiezi rnduri i coloane;

Cum s lucrezi cu foile de calcul;

Cum s foloseti facilitile oferite de comanda Paste Special;

Cum s foloseti opiunile comenzii Send To;

Cum s foloseti funcia AutoFill;

Cum s inserezi comentarii;

Cum s foloseti facilitatea AutoCorrect;

Cum s creezi abloane de lucru;

Cum s foloseti asistentul Office;

Cum s inserezi antete i subsoluri de pagin;

Lecia 1
Obiective
Lucrul cu foile de calcul
Utilizarea facilitilor funciei Paste Special
Cum s foloseti funcia AutoFill
Cum s foloseti comenzile opiunii Send To
Cum s inserezi comentarii asupra coinutului
unei celule
Cum s corectezi textul dintr-o foaie de calcul
Pe parcursul acestei lecii vei afla cum s inserezi i s ascunzi celule, cum s ascunzi i
s reafiezi coloane i rnduri, cum s redenumeti, s mui, s tergi foi de calcul, cum s
foloseti funcia AutoFill, cum s corectezi textul dintr-o foaie de calcul i cum s
inserezi comentarii asupra coninutului unei celule.

LUCRUL CU FOILE DE CALCUL

Dup cum s-a vzut n cursul precedent registrul de calcul conine, prin definiie, trei foi
de calcul. Aceste foi de calcul pot fi apelate fcnd click pe eticheta foii de calcul sau prin
utilizarea butoanelor de derulare a foilor din stnga etichetelor.
Not: Dac vrei s apelezi rapid o foaie de calcul a crei etichet nu este vizibil pe
ecran efectueaz click dreapta pe butoanele de derulare a foilor pentru a obine un
meniu rapid ce prezint toate foile din registrul de calcul. Efectueaz click pe eticheta
foii dorite.

Fiecare din cele trei foi de calcul implicite au cte o etichet implicit i anume Sheet1,
Sheet2, Sheet3. Regitrilor de calcul standard li se pot aduce urmtoarele modificri:

La cele trei foi de calcul implicite poi aduga alte foi.

Numrul de foi pe registru de calcul este limitat doar de cantitatea de

memorie a calculatorului pe care lucrezi.

Poi modifica denumirile implicite ale foilor de calcul. Numele foilor de

calcul pot avea maxim 31 de caractere.

Poi stabili ordinea foilor de calcul i poi terge foi de calcul.

Dac vrei s creezi o foaie de calcul asemntoare uneia deja existente, o

poi copia pe cea existent, dup care lipeti copia n registrul de calcul i o editezi
n funcie de necesiti.

Poi grupa foile de calcul i poi crea mai multe foi identice simultan.

Not: Poi modifica numrul implicit de foi de calcul cu care se deschide orice
registru de calcul nou dac parcurgi secvena Tools\ Options, execui click pe fia
General i modifici valoarea parametrului Sheets in New Workbook.

INSERAREA I TERGEREA FOILOR DE CALCUL

Dac cele trei foi de calcul ale unui registru de calcul nu sunt suficiente poi aduga i
altele. Pentru a introduce o nou foaie de calcul trebuie s parcurgi secvena
Insert\Worksheet. Noua foaie de calcul va fi inserat la stnga foii active. Pentru a
terge o foaie de calcul trebuie s parcurgi secvena Edit\ Delete Sheet. Noile foi
adugate sunt denumite n ordinea cresctoare a numerelor de identificare. O nou foaie
inserat se va numi Sheet4. Dac aceasta este tears i inserezi o nou foaie de calcul,
cea nou va primi numele Sheet5 chiar dac Sheet4 nu mai exist.
Not: 1. Inserarea de noi foi de calcul se mai poate face i executnd click dreapta pe
numele unei foi de calcul existente i din meniul rapid selectezi Insert iar din caseta
care se deschide alegi Worksheet.
Not: 2. tergerea unei foi de calcul se mai poate face i executnd click dreapta pe
numele unei foi de calcul care se dorete tears i din meniul rapid selectezi Delete.
Din caseta de dialog care apare selecteaz OK.

REDENUMIREA FOILOR DE CALCUL

Foile de calcul se redenumesc pentru a primi o oarecare informaie asupra coninutului
lor. Ca s redenumeti o foaie de calcul poi folosi una din metodele urmtoare:

Pentru foaia de calcul activ selectezi Format\ Sheet\ Rename .

Execut dublu click pe eticheta foii de calcul pe care doreti s o

redenumeti.

Execut click dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doreti s o

redenumeti i, din meniul rapid, alege comanda Rename.

Toate cele trei tehnici au acelai rezultat numele foii curente este supraluminat i poi
introduce textul dorit. Pentru a confirma intrarea execut click n orice celul din foaia de
calcul respectiv, pe o alt etichet sau apas Enter. Ca s pstrezi numele anterior apas
Esc nainte de a confirma noul nume.

MUTAREA, GRUPAREA I SEPARAREA FOILOR DE CALCUL

Cnd introduci o nou foaie de calcul aceasta este poziionat n stnga foii curente i, de
multe ori, nu se afl n poziia dorit. Ca s mui o foaie de calcul execut click pe
etichet i trage-o n poziia dorit, urmrind micul triunghi orientat n jos care apare i
nsoete eticheta n timpul deplasrii. De asemenea, indicatorul mouse-ului este nsoit de
o pictogram mic de pagin.
Foile pot fi grupate pentru a uura crearea sau formatarea a dou sau mai multe foi
identice. De exemplu, poi crea o foaie pe care s o copiezi n alte dou sau poi grupa trei
foi de calcul i poi introduce coninutul o singur dat nu mai este necesar copierea
ulterioar deoarece, prin grupare, coninutul este automat copiat i n celelalte foi. Pentru
a grupa foi de calcul execut click pe eticheta foilor ce urmeaz a fi grupate innd tasta
Ctrl apsat. Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe i n bara de titlu, dup
numele registrului de calcul, va aprea meniunea Group.

Obs. Poi grupa o serie de foi de calcul innd tasta Shift apsat n timp ce execui click pe
prima i pe ultima etichet din serie.
Poi grupa toate foile dintr-un registru de calcul executnd click dreapta pe orice foaie i
alegnd Select All Sheets din meniul rapid.
Ca s separi foile grupate execut click pe o etichet de foaie din afara grupului sau
execut click dreapta pe orice etichet din cele grupate i alege Ungroup Sheets.

Not: Cnd introduci coninut n foi grupate, asigur-te c este doar cel comun, de
exemplu: titluri de coloane, formule, titluri de rnduri, coloane cu coninut identic.
Obs. Dup ce ai introdus i redenumit foi de calcul este posibil s nu mai vizualizezi toate
foile de calcul existente. Ca s evii aceast situaie poi folosi denumiri ct mai scurte pentru
foi sau poi extinde zona de vizualizare a etichetelor executnd click pe separatorul de casete
bara vertical din extremitatea stng a barei de derulare orizontal i trgndu-l spre
dreapta. Acest lucru reduce lungimea barei de derulare i ofer mai mult spaiu pentru
etichetele de foaie.

bara vertical
de demarcare

COPIEREA FOILOR DE CALCUL

n general, copierea foilor de calcul se face dac se dorete crearea unei foi de calcul
identice n acelai registru de calcul sau ntr-un alt registru sau dac se dorete pstrarea
unei copii a unei foi de calcul care s permit experimentarea cu valorile din versiunea
duplicat.
Copierea foilor de calcul n acelai registru de calcul
Pentru copierea foilor de calcul trebuie s execui urmtorii pai:

Execut click pe eticheta foii pe care doreti s o copiezi.

Apas i ine apsat tasta Ctrl.

Trage eticheta de foaie spre stnga sau spre dreapta va aprea un mic
triunghi i un simbol de pagin cu un semn plus (+).
Obs. Dac tragi de indicator doar att ct s apar simbolul de copiere i triunghiul, duplicatul
va fi afiat alturi de original.

Atunci cnd triunghiul indic locul unde vrei s plasezi copia elibereaz
butonul mouse-ului i dup aceea tasta Ctrl. Dac eliberezi mai nti tasta Ctrl vei
obtine mutarea foii nu copierea ei.
Obs. Poi copia mai multe foi de calcul n acelai timp dac le grupezi naintea operaiei de
copiere.
Mutarea i copierea foilor n ali regitri de calcul
Atunci cnd regitri de calcul cuprind date similare cu care lucrezi este util s mui
datele dintr-un registru ntr-altul dac ele au fost plasate greit sau s copiezi o foaie de
calcul dintr-un registru de calcul pentru a o utiliza ntr-altul
Pentru mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul ntr-altul trebuie s parcurgi
urmtorii pai:

1. Deschide registrul de calcul n care vrei s mui foaia de calcul.

2. n registrul de calcul care conine foaia execut click dreapta pe eticheta foii
pe care vrei s o mui.
3. Din meniul rapid alege Move or Copy.

4. Din caseta de dialog care se deschide alege din lista To Book registrul de
calcul n care vrei s muti foaia de calcul.

5. Din lista Before Sheet alege o poziie pentru foaie n registrul de calcul de
destinaie.

6.

Execut click pe OK.

Obs. Dac trebuie s mui mai multe foi simultan trebuie s le grupezi i apoi faci click
dreapta pe oricare din foile din selecie. Apoi poi alege registrul de calcul de destinaie i
locul de plasare.
Pentru copierea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul ntr-altul trebuie s parcurgi
paii de la 1. la 5. inclusiv dup care:

Execut click pe caseta de validare Create a Copy din partea de jos a

casetei de dialog.

Execut click pe OK.

Obs.1 Executarea unui click pe opiunea Create a Copy creeaz un duplicat al foii active de
calcul i l plaseaz n registrul de destinaie.
Obs.2 Dac trebuie s copiezi mai multe foi simultan trebuie s le grupezi i apoi faci click
dreapta pe oricare din foile din selecie. Apoi poi alege registrul de calcul de destinaie i
locul de plasare.

INSERAREA I TERGEREA CELULELOR

Inserarea unei celule are ca efect deplasarea spre stnga sau n jos a coninutului unui
rnd sau a unei coloane. Pentru inserarea unei celule trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Selecteaz celula n faa creia sau deasupra creia doreti s inserezi noua
celul.

Execut click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Insert...

Din caseta de dialog alege Shift cells right dac vrei s inserezi celula pe
rnd i Shift cells down dac vrei s inserezi celula pe coloan.

Efectul este urmtorul:

tergerea unei celule are ca efect deplasarea spre dreapta sau n sus a coninutului unui
rnd sau a unei coloane. Pentru tergerea unei celule trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Selecteaz celula pe care doreti s o tergi.

Execut click dreapta. Din meniul rapid care apare alege Delete...

Din caseta de dialog alege Shift cells left dac vrei s tergi celula pe rnd
i Shift cells up dac vrei s tergi celula pe coloan.

Efectul este urmtorul:

ASCUNDEREA I REAFIAREA LINIILOR I A COLOANELOR

Ascunderea liniilor i a coloanelor i permite s interzici tiprirea anumitor date care nu
prezint interes sau s simplifici modul de afiare al unei foi de calcul eliminnd
coninutul care aglomereaz inutil foaia de calcul. Exist dou metode pentru a ascunde
linii sau coloane:

Redimensionezi linia sau coloana pn devine att de subire nct, practic,

dispare.

Selectezi linia sau coloana i alegi Format\Rows\Hide pentru linii sau

Format\Column\Hide pentru coloane sau faci click dreapta pe selecie i din
meniul rapid alegi Hide.
Atunci cnd o coloan sau linie este ascuns apare o linie groas ntre etichetele de linie
sau de coloan vizibile, acolo unde, n mod normal, trebuia s fie linia sau coloana
ascuns. n locul unde sunt ascunse linii sau coloane cursorul mouse-ului se transform
intr-o sgeat dubl care este ntrerupt de dou linii paralele. Pentru reafiarea liniilor
sau coloanelor ascunse poi alege una din metodele:

Te poziionezi pe una din liniile groase dintre numerele rndurilor sau

literele coloanelor i cnd indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat
ntrerupt cu dou capete, execui dublu click sau tragi de margini pn le aduci la
dimensiunea dorit.

Selectezi liniile sau coloanele din oricare parte a coninutului ascuns i

alegi Format\Rows\Unhide sau Format\Columns\Unhide.

COMANDA PASTE SPECIAL

Atunci cnd efectuezi lipirea unor elemente copiate aceasta se face mpreun cu formatele
aplicate seleciei respective. Dac doreti s nu se copieze dect valorile, sau numai
formulele sau numai formatele, etc. atunci foloseti comanda Paste Special din meniul
rapid sau din meniul Edit. n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog
cu urmtorul coninut:

Seciunea Paste - ofer urmtoarele faciliti:

All execut lipirea elementelor selectate exact cum erau la surs

Formulas - execut numai lipirea formulelor din selecia respectiv

Values - execut numai lipirea valorilor

Formats - execut numai lipirea formatelor aplicate seleciei fr a

lipi ns i coninutul

Comments - execut numai lipirea comentariilor seleciei

Validation - execut numai lipirea condiiilor de validare a seleciei

All except borders nu lipete chenarele aferente seleciei

Column widths aduce dimensiunea coloanei destinaie la

dimensiunea coloanei surs
Celula al crei coninut a
fost copiat
Lipire cu All
All
Lipire cu Formulas
Lipire cuValues
Lipire cu Formats
Lipire cuComments
All except borders

10

Seciunea Operation permite lipirea operaiilor aritmetice de baz:

Add adaug valoarea celulei surs la valoarea celulei destinaie

Substract scade valoarea celulei surs din valoarea celulei

destinaie

Multiply multiplic valoarea celulei surs cu valoarea celulei

destinaie

Divide mparte valoarea celulei destinaie la valoarea celulei surs

Skip blanks i permite s copiezi un domeniu care include celule fr

coninut peste un alt domeniu fr s lipeti celulele goale peste cele care conin
deja date.

linii.

Transpose i permite s transformi liniile n coloane i/sau coloanele n

EXPEDIEREA REGISTRULUI DE CALCUL PRIN E-MAIL

Excel i permite s transmii regitri de calcul prin e-mail, prin transformarea
unei singure foi de calcul n corpul unui mesaj sau prin ataarea registrului la
un mesaj e-mail. Cnd trimii un registru de calcul ca anex, destinatarul
trebuie, i el, s aib aplicaia Excel instalat ntr-o versiune compatibil cu
cea pe care o ai tu. Dac destinatarul primete foaia de calcul ca i corp de
mesaj nu trebuie s aib Excel dect dac dorete s preia coninutul mesajului
i s-l lipeasc pe o foaie de calcul de pe unitatea lui de memorie extern.
Pentru procedura de anexare a unui fiier la un mesaj de e-mail trebuie s
parcurgi urmtorii pai:

Din meniul File apeleaz comanda Send To.

Din submeniul care apare alege comanda Mail Recipient (as

Attachment).

Ca urmare a executrii acestei comenzi se deschide o caset de transmitere

de mesaj care are deja fiierul ataat i n care urmeaz s completezi destinatarul i
mesajul dorit.

11

Not: Submeniul Send To ofer i opiunea foarte eficient Routing Recipient care
transmite registrul activ de lucru unei serii de destinatari, fie la fiecare pe rnd n
funcie de ordinea pe care o stabilete cel care distribuie documentul, fie tuturor
destinatarilor odat. Acest lucru permite ca toi cei implicai s participe la
modificarea unui registru de calcul i aceste modificri s se centralizeze.

UTILIZAREA OPIUNII AUTOFILL

LISTE PERSONALIZATE
Programul Excel ofer un instrument puternic i flexibil pentru crearea de titluri de
coloane i rnduri cunoscut sub numele de liste personalizate (AutoFill). Acestea sunt
liste instalate o dat cu programul i i permit s creezi serii de etichete introducnd doar
unul din elementele din list. Listele personalizate incluse n Excel cuprind urmtoarele:

lunile anului (form complet sau abreviat);

zilele sptmnii (form complet sau abreviat);

trimestre fiscale (T1, Trim.1, Trimestrul 1, etc.);

Exemplu:
Dac o foaie de calcul ine evidena vnzrilor pentru o serie de luni, titlurile de coloan
pentru lunile ianuarie pn la decembrie nu trebuie s fie introduse individual. Este suficient
s introduci i a n u a r i e i s urmezi paii:
1.
2.

12

execut click pe celula care vrei s conin prima intrare din lista personalizat
introdu prima intrare (ianuarie)

3. cnd indicatorul mouse-ului ajunge n dreptul ghidajului de umplere1 se

transform ntr-o cruce neagr
4. ine apsat butonul mouse-ului, trage indicatorul peste celulele care vor
conine titluri i elibereaz butonul mouse-ului cnd numrul de celule selectate
este egal cu cel care trebuie s conin titlurile
Not: Pe msur ce tragi mouse-ul peste o celul n dreptul ei va apare o indicaie de
ecran care i va arta ce titlu va fi inserat n acea celul.
Programul Excel este capabil s recunoasc modele numerice simple. Dac vrei s
introduci date numerice de tipul 10, 20 , 30, 40, etc. Este suficient s introduci primele
dou numere i apoi, utiliznd ghidajul de umplere s completezi lista folosind facilitatea
AutoFill. Pentru a realiza acest lucru trebuie s execui urmtorii pai:
1. execut click n prima celul care va conine un numr din serie
2. introdu primul numr i apoi treci la celula care va conine urmtorul numr
din serie
3. selecteaz cele dou celule i utilizeaz ghidajul de umplere din a doua celul
ca s tragi indicatorul peste celulele ce vor conine seria

n funcie de modelul stabilit, restul celulelor sunt completate cu numere cresctoare sau
descresctoare, cu respectivul increment sau decrement.
Obs.1 Caracteristica AutoFill nu se folosete doar pentru liste numerice. Poi trage ghidajul
de umplere i pentru a repeta intrrile de text. Mai poi utiliza acest ghidaj ca s introduci date
repetitive n celule adiacente prin selectarea celulelor care conin acele date i tragerea
ghidajului peste celulele adiacente n care trebuie s se repete textul.
Obs.2 Poi ncepe introducerea unei serii de la al ctelea element doreti. Ea va fi continuat
ncepnd cu acel element pn la ultimul din list.

Crearea listelor personalizate

Marea majoritate a utilizatorilor prefer, sau au nevoie, s-i creeze propriile liste
personalizate. Ca s construieti o list personalizat proprie trebuie s parcurgi urmtorii
pai:

Micul ptrat negru din colul din dreapta-jos al celulei selectate

13

1. Dac exist deja un grup de intrri ntr-un domeniu de celule selecteaz acest
domeniu.
2. Alege Tools\ Options. Se va deschide o caset de dialog Options.
3. Execut click pe opiunea Custom Lists.
4. Avnd New List evideniat n mod prestabilit n cmpul Custom lists, execut
click pe caseta List entries.
5. Lista se poate introduce fie introducnd elementele dorite pe rnd,
desprindu-le cu virgul i spaiu liber i apsnd butonul Add, fie , dac lista a
fost selectat n prealabil, poi apsa butonul Import.
6. Repet paii 2 5 pentru orice liste suplimentare pe care vrei s le creezi.
Listele se separ ntre ele cu Enter.

7.

Execut click pe OK ca s nchizi caseta.

Not: Ca s elimini o list personalizat trebuie s o selectezi n caseta Custom Lists

i s execui click pe butonul Delete.

14

COPIEREA FORMULELOR CU AUTOFILL

n cazul n care ai creat un tabel n care trebuie s introduci aceeai formul la finalul
fiecrui rnd poi folosi opiunea AutoFill n loc s editezi acea formul pe fiecare rnd.
Atunci cnd se copiaz o formul cu AutoFill, aceast comand ajusteaz automat
referinele astfel nct rezultatul s fie corect. Pentru a copia cu AutoFill formule trebuie
s parcurgi urmtorii pai:
1.

Introdu formula n prima celul de pe coloana respectiv.

2. Selecteaz celula care conine formula. Celula activ are n dreapta-jos

ghidajul de umplere.
3. Plaseaz indicatorul mouse-ului pe ghidaj. Atunci cnd acesta devine o cruce
neagr execut click i trage cu mouse-ul n jos peste celulele care doreti s
conin copii ale formulei.

4. La sfritul domeniului elibereaz butonul mouse-ului i celulele selectate vor

fi umplute cu rezultatele formulei care a fost copiat.

15

Obs. Formulele pot fi copiate pe patru direcii (stnga, dreapta, sus, jos).

INTRODUCEREA SIMULTAN A MAI MULTE FORMULE

Ca s introduci i mai rapid o formul n mai multe celule trebuie s parcurgi urmtorii
pai:
1. Selecteaz toate celulele n care vrei s introduci formul. Acestea se pot afla
pe aceeai linie, aceeai coloan sau n domenii diferite.
2. Construiete formula dar n u apsa tasta Enter.
3. Cnd formula este complet apas combinaia Ctrl+Enter. Formula va fi
introdus simultan n toate celulele selectate.

UTILIZAREA COMENTARIILOR
De multe ori datele pe care le introduci ntr-o celul necesit mai multe explicaii i
informaii dect poi introduce ntr-o foaie de calcul. Pentru adugarea unui comentariu
trebuie s parcurgi urmtorii pai:
1. Execut click pe celula n care este necesar inserarea unui cometariu.
2. Execut Insert\ Comment sau execut click dreapta pe celul i, din meniul
rapid, alege Insert Comment.

16

3. Va apare o caset de comentariu, de culoare galben, ce conine numele

utilizatorului. Execut click n caset pentru a activa cursorul de editare i ncepe
editarea textului comentariului.
Nume
utilizator
Puncte
de
manevr

Textul trece
automat pe
rndul
urmtor
Obs. Dac comentariul este mai amplu i nu se vede n intregime poi trage de punctele de
manevr ale casetei de comentariu pentru a mri dimensiunea acesteia.
Celulele care au anexat un comentariu conin un mic triunghi rou n partea dreapt sus .
Pentru a vizualiza comentariul plaseaz indicatorul mouse-ului pe celul. Comentariul va
fi vizibil atta timp ct indicatorul mouse-ului rmne pe celul.
Obs. Orice comentariu poate fi configurat astfel nct s fie afiat n permanen. Execut
click dreapta pe celul i alege Show Comment din meniul care apare. De asemena, i poi
configura foaia de calcul astefel nct s afieze toate comentariile parcurgnd
Tools\Options i efectund click pe fia View. n caseta care se deschide execut click pe
Comment&indicator.
Ca s tergi un comentariu execut click dreapta pe celul i alege Delete Comment din
meniul rapid.
Ca s editezi un comentariu execut click dreapta pe celula cu comentariu i alege Edit
Comment din meniul rapid. Caseta comentariului devine activ i poi executa click
pentru a poziiona cursorul n interior i a ncepe editarea.
Bara de instrumente Reviewing te ajut s lucrezi cu comentariile, mai ales cnd trebuie
s adaugi foarte multe comentarii sau cnd vrei s revezi mai multe comentarii adugate
de alte persoane n registrul tu de lucru. Pentru a activa aceast bar de instrumente
trebuie s parcurgi secvena View\Comments sau View\Toolbars\Reviewing.
Urmtorul tabel prezint butoanele barei Reviewing.

17

Pictogram

Denumire

Funcie

Comment (Inserare comentariu)

Adaug un comentariu.

Previous
anterior)

Comment

(Comentariul Caut
i
afieaz
comentariul anterior.

Next Comment (Comentariul urmtor)

Caut
i
afieaz
comentariul urmtor.

Show Comment (Afiare comentariu) Provoac

afiarea
sau
sau
Hide
Comment
(Ascunde ascunderea permanent a
comentariu)
comentariului selectat n
mod curent
Show All Comments (Afiare toate Afieaz sau ascunde toate
comentariile ) sau Hide All Comments comentariile.
(Ascunde toate comentariile)
Delete Comment (terge comentariu)

Elimin
comentariul
selectat n mod curent.

comentariul
Create Microsoft Outlook Task Transform
(Creare activitate Microsoft Outlook)
curent
ntr-o
sarcin
Outlook.
Update File (Salvare versiune)

Salveaz comentariile noi i

modificate din registrul de
calcul.

Mail Recipient (as Attachment) Transmite

registrul
de
(Transmitere ctre destinatar ca calcul prin e-mail mpreun
ataament)
cu toate comentariile lui,
ctre altcineva.

CORECTAREA GREELILOR DE ORTOGRAFIE

Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniaz automat greelile de ortografie.
Din acest motiv este posibil s faci greeli de ortografie i s nu-i dai seama. De aceea
este bine s verifici datele pe care le-ai introdus ntr-o foaie de calcul, mai ales dac
aceasta urmeaz sa fie vzut i de alii. Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie
s parcurgi urmtorii pai:
1. Ca s verifici o ntreag foaie de lucru apas combinaia Ctrl+Home pentru a
face saltul n prima celul a foii de calcul.
2. Alege Tools\ Spelling sau execut click pe butonul Spelling
din bara
standard.
3. Dac Excel ntlnete o greeal de liter, va deschide caseta de dialog
Spelling n care va afia primul cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar.

18

4. Dac exist sugestii n lista Suggestions (sugestie) alege una dintre ele
executnd dublu click pe ea sau un click pe ea i un click pe butonul Change
(modificare).
5. Pe msur ce sunt gsite cuvinte greite, execut dublu click pe sugestia cu
care vei nlocui respectivul cuvnt. Poi executa click pe Ignore (ignorare) pentru
a-l sri sau pe Add (adugare) pentru a-l aduga la dicionarul personalizat.
6. Dup ce Excel verific ortografia din ntreaga foaie, caseta de dialog Spelling
dispare i apare un mesaj. Execut click pe OK.
Obs.1 n cazul n care consideri c un cuvnt este scris greit de mai multe ori n ntreaga
foaie, execut click pe butonul Change All ca s nlocuieti simultan toate apariiile greite.
Dac te hotrti s sari peste cuvnt deoarece el este scris corect dar nu apare n dicionar
apas butonul Ignore All pentru a ignora toate apariiile din foaie.
Obs. 2 Dac ai date introduse i n alte foi de calcul trebuie s verifici ortografia pentru
fiecare foaie n parte.
Obs. 3 Este bine s salvezi registrul de calcul dup verificarea ortografiei. n cazul n care se
ntmpl ceva accidental poi pierde toat corectura efectuat.

UTILIZAREA OPIUNII AUTOCORRECT

AutoCorrect este o caracteristic Office (disponibil n toate aplicaiile Office, mai puin
Outlook) care rezolv greelile de liter n timpul introducerii textului. n momentul in
care ai instalat aplicaia Excel, AutoCorrect va corecta automat multe din greelile
aprute. De asemenea, cu AutoCorrect poi s introduci corecii suplimentare.
Pentru apelarea acestei funcii trebuie s execui secvena Tools\ AutoCorrect. Ca
urmare a executrii acestor comenzi se deschide o caset de dialog.

19

Poti aduga intrri proprii n lista AutoCorrect mbuntind astfel capacitatea

programului Excel de a rezolva automat greelile de ortografie. Poi crea, de asemenea,
intrri AutoCorrect pentru abrevieri, iniiale i fraze. Gseti cteva exemple n cele ce
urmeaz:

Poi stoca iniialele numelui pentru a accelera introducerea datelor. Cnd

vei tasta iniialele AutoCorrect le va extinde la ntreg numele.

Poi crea o abreviere pentru numele lungi de departamente

n loc de introducerea repetat a unei expresii lungi poi crea pentru aceasta
o abreviere pe care s o recunoasc AutoCorrect.
Obs. Atenie s nu creezi intrri AutoCorrect care sunt i cuvinte reale.
Ca s adaugi o intrare AutoCorrect trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Tools\ AutoCorrect.
2. In caseta de dialog AutoCorrect execut click n caseta de text Replace
(nlocuire) i introdu greeala sau forma de abreviere.

20

3. Apas tasta Tab pentru a te muta n caseta de text With (cu).

4. Introdu coninutul aa cum doreti s apar n foaie de fiecare dat cnd tastezi
eroarea sau abrevierea. Intrarea With poate consta n text, numere sau o combinatie
a acestora i poate fi compus dintr-un singur cuvnt, o propoziie sau o fraz
ntreag.
5. Execut click pe butonul Add (adugare).
6. Dac doreti s creezi i alte intrri repet paii de la 2 la 5 de cte ori ai
nevoie.
7. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog AutoCorrect.
Intrrile AutoCorrect pot fi terse i editate dup necesiti. Pentru a terge o intrare
execut click pe ea n lista cu intrri a casetei i apoi click pe butonul Delete.
Pentru a edita o intrare execut click pe ea n list pentru a o selecta i apoi editeaz
coninutul cmpului With astfel nct s corespund noilor cerine. Execut apoi click pe
Replace (acest buton apare cnd ai modificat coninutul cmpului With pentru o intrare
existent) i apoi execut click pe Yes cnd i cere s confirmi nlocuirea.

REZUMATUL LECIEI 1
Aceast lecie te-a ajutat s aprofundezi cteva dintre cunotinele acumulate pe parcursul
primului curs precum i s dobndeti alte cunotine. n aceast lecie ai nvat
urmtoarele:

Cum s lucrezi cu coloane, rnduri i foi de calcul.

Cum s foloseti operaiile aritmetice de baz i s-i creezi propriile

formule.

Cum s foloseti opiunea AutoFill.

Cum s transmii registrul de calcul curent prin e-mail.

Cum poi folosi facilitile comenzii Paste Special.

Cum s inserezi comentarii celulelor.

Cum s foloseti opiunea AutoCorrect.

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri
corecte.
Cte foi de calcul sunt, implicit, ntr-un registru de lucru?

4.

3.

1.

altul.

21

Cu ajutorul comenzii Paste Special poi s :

lipeti o selecie copiat sau mutat

lipeti formule

lipeti comentarii

transpui un tabel

Cum se continu o serie?

se execut click pe ultima celul din seria existent i se trage de ghidaj

se execut click pe ultimele dou celule din seria deja existent i se trage de ghidaj

manual

executnd secvena Tools\ Options\ Custom Lists

Completai
1. Care sunt facilitile comenzii Paste Special:

2. Cum se creaz o list personalizat:

3. Cum se creaz i de ce se folosesc comentariile:

Exerciii
1.

S se deschid registrul de calcul Exerciiu.xls.

2.
S se insereze 3 rnduri deasupra capului de tabel creat n lecia anterioar. n celula A2 s se
insereze titlul tabelului Salarii luna Ianuarie. S se centreze de-a lungul tabelului, s i se atribuie o
nime a fontului de 16 pct., s se incline i s se ngroae.

22

3.

Redenumete foaia de lucru curent cu numele Ianuarie.

4.

Redenumete urmtoarele foi de calcul cu numele Februarie i Martie.

5.

Copiaz foaia de calcul Ianuarie n Februarie i Martie

6.

Pentru luna februarie ntre poziia 103 i rndul care conine totalurile mai insereaz 3 rnduri.

7.

Continu seria din coloana Numr folosind opiunea AutoFill.

8.

Completeaz coninutul coloanei Data pn n ultima celul folosind Paste Special.

9.
Pentru luna februarie valorile de pe coloana Salariu brut au suferit o cretere cu 10% fa de
luna precedent.
10.

Completeaz celulele urmtoare cu coninutul:

C10 Albu

D10 7.850.569

C11 Prvu

D11 5.985.121

C12 Anghel

C12 6.875.432

11. Completeaz deducerea i efectueaz calculele pentru impozit i salariu net pentru persoanele
nou introduse.
12. Pentru luna martie tabelul rmne la fel numai c salariul se mai indexeaz cu 5% fa de luna
februarie. Ref calculele.
13.

Redenumete coloana Salariu net n Salariu net [lei].

14. Unete celulele H4 i H5 i, n celula nou creat, insereaz titlul Salariu net [$]. S se
redimensioneze coloana H limeal de 9,71.
15.

Pentru luna ianuarie Salariu net [$] se calculeaz mprind Salariul net [lei] la 32.500.

16.

Pentru luna februarie Salariu net [$] se calculeaz mprind Salariul net [lei] la 32.857.

17.

Pentru luna martie Salariu net [$] se calculeaz mprind Salariul net [lei] 0la 33.200.

18.

S se vizualizeze valorile obinute cu 2 zecimale i cu separator de mii.

19.

S se vizualizeze n ntregime titlurile din coloanele H i G fr a modifica limea coloanelor.

20. S se insereze comentarii celulelor din coloana H n care s se specifice la ce valoare a dolarului
s-a fcut conversia.
21.

S se refac linierea tabelului.

22.

Sa se modifice titlurile tabelelor n funcie de luna aferent.

23.

Creai o serie care s conin titlurile coloanelor tabelului anterior.

24.

Salveaz local acest registru de calcul cu numele Salarii I trimestru.xls.

n final tabelul trebuie s arate aa:

23

24

Lecia 2
Obiective
Utilizarea facilitii Office Assistant
Utilizarea Excel n Web
Utilizarea i crearea abloanelor
Gsirea i nlocuirea textului
Sortarea i filtrarea listelor
Pe parcursul acestei lecii vei nva cum s foloseti facilitatea Office Assistant, cum s
utilizezi abloane gata create i cum s-i creezi propriile abloane, cum s gseti i s
nlocuieti un anumit text, cum s te deplasezi rapid la o celul, cum s salvezi registrul
de calcul curent ca i pagin Web, cum s sortezi i s filtrezi o list pentru a putea ajunge
mai repede la informaia dorit.

OFFICE ASSISTANT
Atunci cnd lucrezi ntr-un registru de calcul, dac plasezi cursorul mouse-ului pe orice
element din fereastr, dup o scurt pauz va apare o sugestie de ecran (ScreenTip) care
va spune numele acelui element.

Sugestie de ecran

Dac vrei s tii mai multe apas combinaia Shift+F1 sau execut secvena
Help\Whats This? (Ce este aceasta?). Indicatorul mouse-ului se transform ntr-o
sgeat cu un semn de ntrebare ataat. Plaseaz-l pe orice element i execut click. Va
aprea o descriere a elementului. Apas tasta Esc sau execut click n afara sugestiei
pentru a o nchide. Sugestiile de ecran care apar atunci cnd utilizezi opiunea Whats
This? i ofer mai multe informaii dect sugestiile de ecran normale, care nu indic
dect numele elementului.

25

Ca s obii accesul la toate fiierele de asisten din Excel alege comanda Help (Ajutor)
sau apas tasta F1. Dac Office Assistant este activ, aceast comand va afia asistentul.
Dac asistentul Office a fost dezactivat aceast comand afieaz fereastra Help. n
fereastra Help poi cuta un subiect folosind pagina Contents (Cuprins), alfabetic
folosind pagina Index sau prin introducerea unei ntrebri n pagina Answer Wizard
(Cutare).

UTILIZAREA OFFICE ASSISTANT-ULUI

Asistentul Office este un personaj animat conceput ca un instrument prietenos de acces la
fiierele de asisten Office. Acest instrument i permite s pui ntrebri sau s introduci
o serie de cuvinte cheie i s parcurgi mai multe casete de dialog pentru a obtine asisten
privind orice caracteristic din orice aplicaie Office.
Ca s apelezi asistentul Office poi s foloseti una din metode:

Execut click pe butonul Office Assistant din bara de instrumente

asistentul apare i i cere s pui ntrebarea.

26

Obs. Execut click dreapta pe asistent i alege opiunea Choose Assistant ca s obi
accesul la galeria Office Assistant. n aceast colecie exist opt personaje asistent
animate.

Execut secvena Help\Show The Office Assistant.

Apas tasta F1. Utilizarea acestei metode are ca efect dou lucruri.
Deschide asistentul Office i l oblig s ghiceasc subiectul pentru care ai nevoie
de ajutor Aceast asisten legat de context se bazeaz pe caseta de dialog, meniul
sau caracteristica n uz n clipa n care apei tasta F1.
Not: Dac preferi s nu utilizezi asistentul alege butonul Options (Opiuni) din
caseta de dialog a asistentului sau execut click dreapta pe asistent i alege Options.
Deselecteaz opiunea Use the Office Assistant. Dac doreti ca Excel s afieze
fereastra Help n loc de asistentul Office, atunci cnd apei tasta F1 deselecteaz
opiunea Respond to F1 Key din caseta de dialog Office Assistant.
Atunci cnd nu vrei s mai utilizezi asistentul execut click dreapta pe asistent i alege
Hide.

LUCRUL CU ABLOANE
abloanele sunt regitri de calcul care pot fi reutilizai ca baz de pornire pentru ali
regitri i care conin tot textul, toate numerele, formulele i formatrile necesare. Prin
utilizarea unui ablon la nceperea unui fiier nu mai trebuie s inserezi, din nou, tot textul
i formatele care se repet.

CREAREA ABLOANELOR
Este important ca un ablon s nu conin date care nu se aplic la orice utilizare a
acestuia. Pentru a crea ca ablon registrul de calcul curent trebuie s parcurgi urmtorii
pai:

Alege File\Save As.

Dac este necesar modific numele registrului de calcul.

Deschide caseta list Save as Type i alege Template (ablon). Caseta

Save In trece automat la dosarul Templates.

27

Execut click pe Save (Salvare).

Doar abloanele din dosarul Templates sau din subdosarele directe, cum ar fi
Spreadsheet Solutions, vor aprea n caseta de dialog New atunci cnd optezi pentru
crearea unui registru de calcul plecnd de la un ablon. Dac ai creat i salvat abloane la
o alt locaie, copiaz sau mut abloanele respective n dosarul Templates.
Not: Dac doreti s creezi un ablon dintr-un registru de calcul completat, nainte
de a salva registrul de calcul ca i ablon mai salveaz-l o dat n forma curent apoi
terge orice date specifice, pstrnd doar titlurile de coloane, formulele i orice altceva
pe care doreti s-l regseti pe fiecare foaie de calcul creat pe baza ablonului Cnd
salvezi registrul de calcul ca ablon, fiierul original va fi pstrat intact, anterior
operaiilor de stergere.

UTILIZAREA ABLOANELOR
Indiferent dac ncepi un nou registru de calcul plecnd de la un ablon instalat de Excel
sau creat de tine trebuie s parcurgi paii:

28

Alege File\ New. Se deschide caseta de dialog New.

Execut click pe fia cu numele subdosarului n care este stocat ablonul.

Execut dublu click pe ablonul pe care doreti s-l utilizezi ca baz pentru
noul registru de calcul.
Se deschide noul registru de calcul, completat deja cu formatarea i coninutul din fiierul
ablon.
Obs. Cnd ncepi un nou registru de calcul plecnd de la un ablon, de fapt nu deschizi
ablonul. Utilizezi ablonul numai ca punct de plecare i creezi un fisier complet nou ce
conine informaia, coninutul i parametrii pe care i-ai stabilit n ablon. Numele noului
registru de calcul este Book# iar numele de fiier al ablonului nici nu apare n bara de titlu.

OPIUNEA GO TO
Comanda rapid Go To poate fi apelat din meniul Edit, apsnd tasta F5 sau executnd
combinaia Ctrl+G. Aceast comand deschide o caset de dialog n care poi introduce
orice adres a oricrei celule sau bloc de celule. Dup introducerea adresei apas tasta
Enter i vei fi automat plasat n celula a crei referin ai specificat-o.

29

Butonul Special deschide caseta de dialog Go To Special ce permite accesul la formule,

formatare condiionat i alte caracteristici ale unui registru de calcul.

n momentul n care este selectat una din optiunile acestei casete el va selecta cmpurile
care ndeplinesc condiia specificat. n imaginea urmtoare apar marcate toatele celulele
care conin formule cu rezultat numeric.

GSIREA I NLOCUIREA DATELOR

Opiunile Find (Gsire) i Replace (nlocuire) i permit s localizezi i s nlocuieti
informaii. Aceste optiuni i permit s actualizezi foaia de calcul astfel nct s reflecte
datele curente sau s elimini unele elemente care nu mai sunt de actualitate.
Operaiile de gsire i nlocuire sunt efectuate la nivel de foi de calcul i, dac este
necesar, ele trebuiesc repetate pentru fiecare foaie n parte n care trebuie efectuate
aceleai modificri.
Pentru a cuta i nlocui coninutul unei celule trebuie s parcurgi paii:

Execut click n celula A1 a foii de calcul n care vrei s efectuezi cutarea

i nlocuirea.

30


Execut secvena Edit\ Find. Apare caseta de dialog Find. n cmpul
Find What (De gsit) introdu coninutul ce urmeaz a fi cutat..

Apas butonul Replace. Ca urmare apare caseta de dialog Replace iar n

cmpul Replace With introdu coninutul cu care se va face nlocuirea.

Alege opiunea de cutare Search (Cutare) : By Rows (pe linii) sau By

Columns (pe coloane).

Opiunea Match case permite diferenierea ntre litere mici i litere mari.

Opiunea Find entire cells only gsete numai celulele care conin n
ntregime specificaia din cmpul Find What (nu i cele care ncep cu acea
specificaie).

Execut click pe butonul Find Next pentru a gsi prima apariie a

coninutului specificat n caseta Find What.

Dac aceast prim apariie trebuie s fie nlocuit execut click pe

butonul Replace: execut click pe butonul Find Next pentru a sri la
urmtoarea apariie, pstrnd coninutul original al celulei.

Continu s execui click pe butonul Find Next i apoi pe butonul

Replace pentru a parcurge ntreg coninutul foii de calcul.

Cnd toate apariiile datelor din caseta Find What au fost epuizate
va aprea un mesaj care va anuna c nu se mai gsesc apariii ale acestora .
Execut click pe OK.

Execut click pe Close pentru a nchide caseta de dialog.

Obs. 1. Dac eti sigur c vrei s nlocuieti toate apariiile respectivului coninut execut
click pe butonul Replace All. Vor fi nlocuite toate apariiile i caseta de dialog se va nchide
automat.
Obs. 2. Evit utilizarea butonului Replace All atunci cnd vrei s nlocuieti numere.

31

UTILIZAREA MODULUI PAGE BREAK

Pe msur ce introduci date ntr-o foaie de calcul, acestea pot depi dimensiunea unei
singure pagini. Spaiul disponibil pe o pagin este determinat de dimensiunile foii de
hrtie i marginile stabilite pentru respectiva pagin.

Acest mod de vizualizare i ofer o vedere de ansamblu a modului n care foaia de calcul este
mprit n pagini. Imaginea urmtoare i prezint o foaie de calcul cu patru pagini afiate n
modul Page Break. n aceast imagine poi observa c aceast foaie nu este gata pentru tiprire
deoarece sfritul de pagin mparte tabelul 2, spre exemplu, pe patru pagini. Paginile trebuie s se
termine exact ntre tabele.
Pentru utilizarea modului Page Break Preview trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Utilizeaz secvena View\ Page Break Preview. ntreruperile de pagin

vor aprea pe ecran ca linii ntrerupte albastre, orizontale i verticale.

Plaseaz indicatorul de pagin pe ntreruperea de pagin pe care vrei s o

modifici.

Dup ce indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat cu dou capete

trebuie s execui click i s tragi linia sfritului de pagin n poziia dorit.

32

Obs. ntreruperile automate de pagin sunt reprezentate printr-o linie ntrerupt iar cele create
de utilizator printr-o linie continu.

Pentru a putea reveni la modul normal de vizualizare utilizeaz secvena

View\Normal.

CREAREA ANTETULUI I SUBSOLULUI DE PAGIN

Cu toate c nu este obligatoriu pentru o foaie de calcul, coninutul unui antet sau a unui
subsol este util. Foaia de calcul are deja alocat spaiu pentru acest tip de informaie care i
ajut pe cititori s interpreteze coninutul foii de calcul.
Dac doreti s modifici un antet sau un subsol de pagin predefint sau i creezi propriul
antet sau subsol de pagin atunci trebuie s faci click pe butonul Custom Header sau
Custom Footer. Se va deschide o nou fereastr care i va permite s introduci textul n
stnga, n centrul sau n dreapta paginii.

33

Butoanele pentru modificarea sau crearea unui antet sau subsol de pagin au urmtoarele
semnificaii:
Formatarea textului (Format Text) faci click pe acest buton cnd doreti
modificarea fontului, mrimii fontului sau stilului dup ce textul a fost selectat
Numrul paginii (Page Number) i permite s inserezi numrul de pagin pe
fiecare pagin
Numrul total de pagini (Total Number of Pages) poi utiliza aceast facilitate
mpreun cu numrul paginii pentru a crea iruri de tipul pagina 1 din 15
Data (Date) adaug data curent
Timpul (Time) adaug timpul curent
Numele registrului de calcul (File Name) adaug numele registrului de calcul
Numele foii de calcul (Tab Name) adaug numele foii de lucru
Antetele sunt locuri bune pentru informaiile de verificare a documentului cum ar fi
numele companiei, numele departamentului sau titlul raportului. Acest tip de informaii ar
ocupa un spaiu important pe ecran. Dac este plasat in antet atunci aceasta apare unde
trebuie i nici nu incomodeaz cnd se lucreaz cu datele.
Subsolurile sunt locuri eficiente pentru introducerea automat a datelor calendaristice, a
orelor i a numerelor de pagin. Data i ora introduse automat specific data i ora la care
a fost tiprit foaia de calcul, iar numrul de pagin arat dac a fost tiprit tot raportul. n
subsolurile de pagin informaia este plasat, la fel ca la antete, n afara spaiului de lucru
efectiv. Coninutul antetelor i al subsolurilor de pagin poate fi inserat automat
executnd click pe butoanele enumerate anterior. Informaia inserat automat va fi
ntotdeauna corect i recent, indiferent de modificrile pe care le-ai efectuat n foaia de
calcul.
Pentru a crea antetul i subsolul unei foi de calcul trebuie s parcurgi urmtorii pai:
1. Execut secvena File\ Page Setup.
2. Execut click pe fia Header/Footer.
3. Alege dintre anteturile sau subsolurile implicite din listele derulante Header i
Footer sau parcurge paii urmtori pentru a-i crea propriile antete i subsoluri de
pagin.

34

4. Execut click pe butonul Custom Header (Antet particularizat) pentru a

deschide caseta de dialog Header.
5. Fiecare dintre cele trei casete reprezint o seciune a antetului. Introdu textul i
folosete butoanele de cmp pentru a crea coninutul antetului personalizat.
6. Execut click pe OK.

7. Execut click pe butonul Custom Footer (Subsol personalizat) i repet paii

5 i 6 dac doreti s-i creezi un subsol personalizat.
8. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Page Setup.
Antetul i subsolul de pagin vor aprea oricnd vei tipri foaia de calcul, ns doar
pentru pagina respectiv. Dac antetul sau subsolul este prea nalt va trebui s modifici
marginile paginii astfel nct s nu se suprapun peste zona de editare a foii de calcul.
Dac vrei s anulezi antetul sau subsolul de pagin execut click pe opiunea (none) (nici
unul) din lista derulant Header sau Footer.

35

SORTAREA I FILTRAREA LISTELOR

Structurarea unei liste este cea mai important parte a procesului de creaie deoarece acest
lucru determin ce vei putea extrage din list i ct de eficient vei putea gestiona lista
dup ce ai creat-o. nainte de a ncepe crearea unei liste e bine s-i pui ntrebarea ce
trebuie s prelucrezi dup ce ai creat lista. Dac tii exact ce informaii vei extrage atunci
construirea unei liste devine simpl. Listele din Excel sunt, n general, structuri
ierarhizate.
Cteva din cele mai importante elemente de terminologie sunt urmtoarele:

Numele de cmp descrie fiecare categorie de date. Reprezint titlurile de

coloan sau de linie.

Cmp este denumirea unei celule cu coninut.

nregistrare este denumirea atribuit unui grup de celule ce cuprind toate

datele despre un anumit obiect. Pot fi situate pe linie sau coloan.

Corpul listei este alctuit din toate nregistrrile din foaia de calcul
respectiv.
Sugestie : Este bine s adopi o formatare standard pentru literele din list. i s creezi titluri
scurte i sugestive.
Obs. Excel 2000 extinde formatarea listei la orice intrare nou plasat la sfritul acesteia,
inclusiv orice formul care face parte din intrrile anterioare. Pentru a deselecta aceast
caracteristic trebuie s parcurgi secvena Tools\Options, execut click pe fia Edit i
deselecteaz opiunea Extend List Formats and Formulas.
Sugestie : Nu mpri lista prin linii i coloane goale. Acestea pot ncurca atunci cnd
manevrezi datele. Dac doreti s introduci spaii libere ntre linii, spre exemplu, mrete
nlimea rndului. Nu combina numele i prenumele angajailor, utilizatorilor, clienilor ntro singur celul. Este bine s separi numele i prenumele n celule diferite astfel nct fiecare
s fie pe alt coloan ce va fi folosit la filtrare sau sortare.

SORTAREA LISTELOR
Dup ce ai creat o list este posibil s doreti s afiezi informaia n mai multe moduri.
Pentru aceasta Excel i permite s sortezi listele sau s foloseti sortri personalizate.
Pentru a sorta o list trebuie s parcurgi secvena Data\Sort pentru a deschide o caset
de dialog Sort unde vei selecta condiiile de sortare.
Dac nu selectezi nimic nainte de a deschide caseta de dialog Sort, programul Excel va
selecta ceea ce consider el c ar fi list toate celelalte date adiacente la celula activ,
mai puin prima linie, pe care programul o consider a fi linia cu titluri.
Not: n cazul n care lista conine linii sau celule goale efectueaz selecia nainte de
a ncepe procesul de sortare, altfel este posibil ca pri ale listei s fie excluse la
sortare.
Programul Excel poate sorta datele alfabetic, numeric sau dup data calendaristic.

36

Pentru a efectua o sortare a unei liste trebuie s parcurgi paii:

1. Sorteaz lista printr-una din metodele expuse.
2. Sortarea unei liste poate fi efectuat simultan dup maxim trei cmpuri.
Specific n seciunile Sort by i Then by coloanele dup care se efectueaz
sortarea n ordinea importanei lor pentru sortare.

3. Specific ordinea de sortare. O list poate fi sortat ascendent (0 9 sau A

Z) sau descendent (de la 9 0 sau Z A).
4. Specific dac lista are cap de tabel sau nu. Atunci cnd sortezi datele manual
trebuie s alegi opiunea No header row dac lista nu are cap de table i Header
row dac lista ta are cap de table. Atunci cnd se efectueaz o selectare automat,
dac indicatorul de celul se gsete ntr-o list aparent fr linie de titluri,

37

programul Excel selecteaz opiunea No header row. Dac lista pare c ar avea
cap de tabel atunci Excel alege opiunea Header row.
5. Pentru o sortare mai avansat selecteaz butonul Options. Se deschide o
caset de dialog de unde poi opta pentru:

sortarea listei de sus n jos (Sort top to bottom)

sortarea listei de la stnga la dreapta (Sort left to right).

sortarea sensibil a liste dup tipul de liter (Case sensitive) s

sorteze separat intrri de tipul Data sau data.

sortarea listei n funcie de listele personalizate pe care le-ai creat

Reguli de sortare ale programului Excel

Excel utilizeaz urmtoarea secven de sortare: 0-9 (spaiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \
] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z. Celulele i liniile goale vor fi plasate la sfritul listei,
indiferent de ordinea de sortare, ascendent sau descendent. Cnd se sorteaz valori
logice, False este trecut naintea lui True, iar valorile de eroare vor fi plasate n ordinea
n care au fost gsite fie la sfritul listei sortate dac a avut loc o sortare ascendent, fie
la nceput dac s-a efectuat o sortare descendent.
Exemplul 1 : list sortat tip text

Lista sortata

38

Lista initiala

Exemplul 2 : list sortat cu coninut text i numeric

Dac doreti ca literele nsoite de cifre s apar corect sortate atunci trebuie s
completezi cu zerouri: A001, A002, etc.
Not: Nu selecta pentru sortare o singur coloan fr a include i restul cmpurilor.
Programul Excel va sorta numai acea coloan iar celelalte coloane din list vor rmne
nemodificate.

FILTRAREA LISTELOR
Dac lucrezi cu liste mari, cu volum mare de informaie, este posibil ca localizarea unei
nregistrri s dureze destul de mult. Atunci cnd doreti s vizualizezi una sau mai multe
nregistrri specifice, filtrarea listei i permite s afiezi doar informaia dorit. n cazul
filtrrilor lista rmne nemodificat, dar vei vizualiza la acel moment numai informaia
specificat n filtru. Filtrul poate fi modificat n orice moment pentru a afia un alt set de
nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic.
Programul Excel pune la dispoziie dou tipuri de filtre:

AutoFilter (Filtrare automat) aplic un filtru simplu, automat, de selecie

a listei, pe care l poi, apoi, personaliza.

Advanced Filter (Filtrare avansat) i permite s stabileti criterii de

filtrare mai complexe.
Obs. Filtrarea reprezint unul din principalele motive pentru introducerea consecvent a
datelor. Intrrile scrise diferit (de exemplu: dir. economic sau dir.economic) sunt tratate de
filtru ca obiecte diferite.
Utilizarea filtrelor automate
Pentru a efectua o filtrare automat a unei liste trebuie s execui secvena
Data\Filter\AutoFilter. Aceast comand este un comutator. Dac o repei poi
dezactiva n orice moment filtrul automat. ntr-o list cu filtru automat programul Excel
afieaz butoane cu sgeat pentru fiecare intrare din linia cu titluri. Aceste butoane
activeaz meniuri derulante care i permit s stabileti ce nregistrare individual doreti

39

s vezi la un moment dat sau mai multe nregistrri cu aceeai intrare n cmpul respectiv
(exemplu: toate nregistrrile pentru Papetrie).

La alegerea filtrrii prin metoda AutoFilter butoanele de filtrare sunt poziionate pe

celulele care conin titlurile de coloan iar lista rmne afiat n intregime. Ca s afiezi
o list de nregistrri filtrate folosete unul din butoane sau o combinaie de butoane.
Exemplul 1. Dac vrei s efectuezi o filtrare dup departamentul Papetrie este suficient s
faci click pe butonul cu sgeat din celula care conine acest titlu i, din meniul derulant, s
alegi Papetrie.

40

Lista filtrat va arta astfel:

Not: Sgeile de pe butoanele AutoFilter n uz i schimb culoarea n albastru. De

asemenea, n extremitatea stng sunt evideniate etichetele de rnd corespunztoare a
cror culoare este modificat tot n albastru.
Exemplul 2. n cazul n care doreti s efectuezi o filtrare combinat, dup ce ai aplicat
primul filtru este suficient s apei pe butonul de filtrare aferent cmpului dup care doreti s
efectuezi urmtoarea filtrare. Dac doreti acum s filtrezi, din departamentul Papetrie,
numai dup Caiete faci click pe butonul de filtrare aferent titlului Caiete i, din lista
derulant, alegi filtrul Caiete.

41

Lista supus unei filtrri combinate va arta astfel:

Opiunile din partea de sus a listelor derulante AutoFilter ofer urmtoarele faciliti
speciale de filtrare:

All (Toate) permite afiarea tuturor nregistrrilor acelei categorii pe ecran.

Aceast opiune este folosit pentru a reafia lista dup o filtrare.

Top 10 (Primele 10) se aplic numai coloanelor care conin numere sau
date calendaristice. Ca urmare a alegerii acestei opiuni se deschide caseta de
dialog Top 10 AutoFilter n care vei preciza dac doreti s vezi nregistrrile de
la nceputul listei sau din coada listei. Aceast opiune nu face limitarea la
posibilitatea vizualizrii a numai 10 nregistrri. Poi vizualiza, de asemenea,
Primele 30 sau ultimele 30 de inregistrri din list, sau 10% din primele sau din
ultimele elemente din list. Pentru a afia primele sau ultimele 10% din nregistrri
trebuie modificat parametrul din ultima caset din dreapta din Items n Percent.

Custom... (Definite...) deschide o caset de dialog care permite crearea

unui filtru personalizat. Aceast modalitate de filtrare va fi detaliat n capitolul
Crearea unui filtru automat personalizat.

42


Blanks (Libere) permite afiarea nregistrrilor care conin celule goale
ntr-un anumit cmp (coloan). Aceast opiune poate fi folosit pentru depistarea
nregistrrilor crora le lipsesc intrri.

NonBlanks (Ocupate) permite afiarea tuturor nregistrrilor care conin

date n respectivul cmp .
Obs. Opiunile Blanks i NonBlanks apar doar dac respectiva coloan conine celule goale.
Crearea unui filtru automat personalizat
Dac filtrul automat prestabilit nu ofer suficiente opiuni, poi crea un filtru personalizat.
Pentru a realiza un filtru personalizat trebuie s parcurgi paii:

Din lista derulant AutoFilter alege opiunea Custom.

n caseta de dialog Custom AutoFilter precizeaz criteriul ce va fi utilizat

la filtrarea listei.

Execut click pe OK.

Exemplul 1. Dac pe coloana Pret pe buc. doresc s efectuez filtrarea valorilor nter 100.001
i 500.000 inclusiv atunci condiiile trebuie s arate ca cele din figur.

43

Lista filtrat va arta ca n imaginea urmtoare.

Exemplul 2. Dac pe coloana Nume vrei s filtrezi dup persoanele al cror nume ncepe cu
litera P sau se termin cu grupul escu atunci condiiile trebuie puse ca n figura care
urmeaz.

Lista filtrat va arta ca n imaginea urmtoare.

44

Not: Dac doreti ca liniile selectate s ndeplineasc ambele condiii din casetele de
text trebuie s selectezi opiunea And (i). Dac doreti ca liniile selectate s
ndeplineasc oricare din cele dou criterii atunci este suficient s selectezi opiunea
Or (Sau).
Utilizarea filtrelor avansate
Pentru a crea un filtru avansat este necesar s creezi un domeniu de criterii n afara listei
utiliznd titlurile de coloan i apoi s specifici criteriul pe care doreti s-l utilizezi la
filtrare. Domeniul de criterii trebuie s conin titlurile de coloane dup care se face
filtrarea avansat precum i criteriile ce trebuie ndeplinite. Este util s creezi domeniul
de criterii deasupra listei dar foaia de calcul trebuie s conin cel puin un rnd liber ntre
acest domeniu i lista propriu-zis.
Obs. Cel mai corect este s copiezi titlurile coloanelor din list pentru a fi identice cu cele din
domeniul de criterii.
Pentru crearea unui filtru avansat trebuie s parcurgi urmtorii pai:

Creaz domeniul de criterii indicnd titlul de coloan pe o linie i imediat

sub el criteriul care trebuie ndeplinit. Dac este posibil, plaseaz domeniul de
criterii deasupra coloanei corespondente pentru a le vedea mai uor pe amndou.

Pentru a stabili mai multe criterii trebuie s adaugi mai multe linii n
domeniu de criterii.

45


Cnd domeniul de criterii este complet execut click n list i execut
secvena Data\Filter\Advanced Filter. Se deschide o caset de dialog .

Programul Excel selecteaz automat lista care urmeaz a fi filtrat dac

aceasta este nconjurat de linii i coloane goale. Dac domeniul din cmpul List
range este incorect trebuie s introducvi adresele corecte.

46

Specific domeniul de criterii.


Dac vrei s filtrezi lista local execut OK pentru a rula filtrul, lsnd
opiunea Filter the list, in-place selectat.

Dac vrei s filtrezi lista la alt locaie atunci selecteaz opiunea Copy to
another location. Ca urmare apare un nou cmp Copy to unde trebuie specificat
adresa domeniului unde se va face filtrarea.

Rezultatul filtrrii este urmtorul:

Obs.1 : Folosete un filtru avansat atunci cnd:

trebuie s stabileti mai mult de dou criterii pentru un cmp.

utilizezi criterii extrem de complexe ce necesit folosirea funciilor sau a

formulelor i/sau a unor criterii multiple AND/OR ntr-un singur filtru.
Obs.2 : Intrrile din domeniul de criterii pot fi oricnd modificate pentru a afia un alt set de
nregistrri filtrate. Lista va rspunde automat noilor criterii.
Obs.3 : Dac lista conine nume sau nregistrri care apar n mod repetat poi opta s alegi
numai nregistrrile unice dac selectezi opiunea Unique Records Only (doar nregistrri
unice) din caseta de dialog Advanced Filter.

47

UTILIZAREA APLICAIEI EXCEL N WEB

Aplicaia Office ofer integrare complet cu Internetul, de la modificarea paginilor Web
pn la preluarea de date din Web pentru utilizarea n documentele locale. Indiferent dac
ai acces la Internet sau nu Excel 2000 faciliteaz transformarea unui registru de calcul, a
unei foi de calcul sau a unui domeniude celule dintr-o foaie de calcul ntr-o pagin Web.
Prin perfecionarea procesului de salvare a datelor Excel n format HTML, Office 2000
ofera noi opiuni referitoare la modul n care datele vor fi vizualizate i utilizate de cei
care viziteaz site-ul de Web:

Add Interactivity (Adugare interactivitate). Disponibil la publicarea

unui domeniu de celule, aceast opiune permite unui utilizator din Web s lucreze
efectiv cu registrul de calcul poate efectua operaii de sortare, filtrare, totalizare i
utilizare a memoriei Clipboard pentru manevrarea datelor.

Open Published Web Page in Browser (Se deschide n browser pagina

Web publicat). Aceast opiune permite vizualizarea rapid a unei noi pagini n
format browser, imediat dup salvarea fiierului ca HTML.

SALVAREA FOII DE CALCUL N FORMAT HTML

Pentru nceput trebuie s stabileti ce parte a registrului de calcul va fi salvat n format
HTML ntregul registru de calcul, o foaie de calcul din interiorul registrului sau celule
de pe o singur foaie. Dac trebuie s salvezi n format HTML o singur foaie sau un
domeniu de celule, selecteaz-le nainte de a apela comanda Save as Web Page (Salvare
ca pagin Web). Dup ce ai selectat celulele dorite trebuie s parcurgi paii urmtori:
1. Execut secvena File\Save as Web Page.
2. n caseta de dilaog Save As introdu un nume pentru fiierul HTML, nu trebuie
s introduci i extensia .htm

3. Alege un dosar n care va fi salvat fiierul.

4. Seciunea Save a casetei de dialog i indic dac salvezi ntregul registru de
calcul (Entire Workbook) sau o selecie (Selection urmat de cuvntul Sheet sau
un anumit domeniu dac a fost selectat unul nainte de nceperea procedurii)

48

5. Execut click pe butonul Publish. Se va deschide caseta Publish as Web

Page.

6. n caseta list Choose (Alegere) trebuie s confirmi obiectul care urmeaz a fi

publicat. Dac nainte de nceperea procedurii ai selectat un domeniu, n caseta
Choose va fi selectat Range of Cells. Domeniul l poi edita i manual sau poi
folosi butonul Collaps Dialog pentru a expune foaia de calcul, apoi poi selecta
celulele dorite, dup care reafieaz caseta de dialog.

Butonul Collaps Dialog

7. Dac publici un domeniu sau o singur foaie de calcul trebuie s selectezi

opiunea Add Interactivity Width (Se adaug interaciune cu) i s alegi din lista
derulant Spreadsheet Functionality (Funcionalitate tip foaie de calcul) sau
PivotTable Functionality (Funcionalitate tip PivotTable).
8. n seciunea Publish As (Publicare ca) trebuie s introduci un nume de fiier
i o cale n caseta File Name.
9. Dac browser-ul de Internet este deschis selecteaz opiunea Open Published
Web page in Browser. Acest pas este opional.

49

10. Dac doreti s adaugi un titlu centrat deasupra seleciei publicate execut
click pe butonul Change (Modificare). Se deschide o caset de dialog Set Title
(Stabilirea titlu). Trebuie s introduci un titlu n caseta de text i apoi execut click
pe butonul OK.

11. Execut click pe butonul Publish (Publicare).

Dac browser-ul nu este deschis i ai bifat opiunea Open Published Web page in
Browser, browser-ul Web folosit n mod curent se va deschide automat i va afia
pagina.

Registrul de calcul, foaia de calcul sau seciunea specificat este acum publicat ca o
pagin Web salvat n format HTML.
Not: Dac selecia specificat conine hiperlegturi trebuie s te asiguri c fiierele
ctre care trimit hiperlegturile sunt disponibile privitorilor on-line. Este bine s fie
publicate i aceste fiiere, dac nu este posibil trebuie s tergi hiperlegturile nainte
de a publica selecia.

50

VIZUALIZAREA FOII DE CALCUL CA O PAGIN WEB

Pentru a vizualiza o pagin Web publicat anterior trebuie s parcurgi paii urmtori:
1. n Excel execut secvena File\Open.
2. n caseta list Files of Type selecteaz Web Pages astfel nct s vezi doar
fiierele n format HTML.
3. Localizeaz dosarul ce conine fiierul paginii Web i execut dublu click pe
pagina Web pentru a o deschide.
Pagina Web se va deschide n Microsoft FrontPage, dac este instalat acest program pe
staia de lucru, sau n Word.
Obs. Pentru a deschide o pagin Web n Internet Explorer trebuie executat secvena
File\Open i din caseta Open execut click pe browser pentru a identifica fiierul care
urmeaz a fi vizualizat.

COPIEREA DATELOR TABELARE WEB NTR-O FOAIE DE CALCUL EXCEL

Poi copia coninutul unei pagini Web ntr-o foaie de calcul Excel prin intermediul
memoriei Clipboard sau prin tragere i plasare. Aceast facilitate este foarte important
pentru utilizatorii de pagini Web care au nevoie nu numai s vizualizeze informaia dar i
s copieze poriuni din foaia de calcul n regitri Excel locali unde s foloseasc datele.
Pentru a copia coninutul unei pagini Web Excel trebuie s parcurgi urmtorii pai:
1. Deschide pagina Web surs i registrul destinaie i ai grij s te poziionezi
pe pagina Web.
2. Selecteaz celulele surs din pagina Web i copiaz-le n Clipboard.
3. Comut napoi n foaia de calcul destinatie, selecteaz celulele destinaie i
lipete datele din Clipboard.
Obs. Dac vrei s copiezi date folosind metoda tragere i lipire trebuie s ii tasta CTRL
apsat n timpul tragerii, altfel riti s modifici coninutul Web prin eliminarea datelor trase
i plasate n foaia de calcul..

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre:

Cum s apelezi i s utilizezi Office Assistant.

Cum s-i creezi propriile abloane sau cum s foloseti abloane deja
create

Cum s gseti datele i s le nlocuieti sau s le modifici

Cum s creezi antet i subsol de pagin

Cum s sortezi i s filtrezi listele n funcie de necesiti

Cum s foloseti filtre personale i avansate pentru a realiza filtrri

speciale

Cum s salvezi date n format Web

51

Cum s vizualizezi datele n format HTML

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1
la 3 rspunsuri corecte.
Care este semnificaia Office Assistant-ului?

funcioneaz ca i help

o imagine animat

un manual de ndrumare

altul

Care este scopul sortrii?

s vizualizez numai anumite date la un moment dat

se aranjeaz datele ntr-o ordine dorit

se blocheaz datele dintr-o foaie de calcul

altul

Care este scopul publicrii Web a datelor tip Excel?

schimbarea formatului datelor

accesul altor utilizatori la informaie

vizualizarea cu ajutorul browser-elor de Internet a informaiei

nici unul

Completai
1. Cum se salveaz informaia ca ablon:

52

2. Cum se efectueaz filtrarea pe trei nivele:

3. Cum se insereaz antet i subsol de pagin:

53

Exerciii
1.
Deschide registrul de calcul Salarii I trimestru.xls i golete de coninut (exceptnd titlurile)
coloanele Salariu brut i Deducere de pe fiecare foaie de calcul n parte.
2.

Salveaz acest registru ca ablon sub numele Salarii anuale.xlt i inchide registrul de calcul.

3.
Apeleaz ablonul creat la pasul anterior i creaz un nou registru de calcul cu numele
Salarii2002.xls.
4.
Insereaz o coloan cu titlul Direcia ntre coloanele Nume i Salariu brut i completeaz-o cu
datele de mai jos.
dir. Economica
dir. Comerciala
dir. IT
dir. Comerciala
dir. economica
dir. IT
dir. economica

5.

Gsete irul de caractere dir. economic i nlocuiete-l cu dir. Economic.

6.
Pe fiecare foaie de calcul insereaz un antet care s conin numele fiierului i data i ora
curent i un subsol de pagin care s conin numele paginii curente i numele foii de calcul.
7.

Orientarea pe fiecare pagin s fie Landscape.

8.
n acest registru de calcul completeaz cmpurile goale cu valorile din tabelul urmtor pentru
luna ianuarie iar pentru celelalte luni creterea este cu 5% fa de luna precedent.

9.
Anuleaz opiunea de Merge Cells de pe capul de tabel i terge apoi rndul cu numrul 5.
Ajusteaz nlimea rndului.
10.

Sorteaz acest tabel dup coloana Nume pe luna ianuarie.

11. Filtreaz acest tabel dup persoanele care au un salariu net mai mare sau egal cu 5.000.000 i
mai mic strict dact 6.500.000 pe luna februarie. Reafieaz lista ntreag.
12. Creaz un filtru avansat astfel nct s fie evideniate toate persoanele din direcia Economic ce
au un salariu net mai mare strict de 6.000.000 pe luna martie.

54

n final cele trei foi de calcul trebuie s arate aa:

13.

S se salveze datele din foaia de calcul Ianuarie cu opiunea Save as Web Page.

55

EXCEL
Cursul III
Obiective
Cum s creezi legturi ntre foi de calcul i regitri
de calcul
Cum s creezi subtotaluri
Cum s divizezi i s nghei foile de calcul
Cum s validezi informaia
Cum s protejezi regitri de lucru
Cum s lucrezi cu funciile Excel
Cum s creezi i s modifici diagrame
Cum s creezi propriile bare de unelte
Cum s verifici ortografia
Descriere
Acesta este un curs mai amplu n care vei nva o mulime de noi cunotine care
urmeaz s fie i aprofundate. Vei nva, spre exemplu, cum s creezi legturi ntre foile
de calcul i s utilizezi aceste legturi, vei nva s apelezi i s utilizezi formulele
importante din Excel cum ar fi SUM, AND, OR, LOOKUP, IF precum i funciile
financiare FV i PMT, vei nva s creezi diagrame proprii, s le modifici i s le
tipreti, vei nva s-i creezi propriile bare de unelte i s lucrezi cu bara Drawing, vei
nva s-i creezi stiluri, s le aplici i s le modifici.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele:

S lucrezi cu funciile de baz din Excel;

S creezi diagrame;

S-i creezi propriile bare de instrumente;

S tii s verifici ortografia foii de calcul;

S creezi i s aplici stiluri.

Lecia 1
Obiective
S creezi legturi ntre foi de calcul i ntre foi de
calcul i fiiere
S creezi subtotaluri
S divizezi i s nghei foi de calcul
S validezi informaiile
S protejezi regitri de calcul i foi de calcul
S lucrezi cu funciile cele mai uzuale din Excel

MODURI DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL

Modurile de vizualizare a foii de calcul pot fi controlate de ctre utilizator. Controlul
asupra modurilor de vizualizare nseamn posibilitatea de a stabili ce anume s fie vizibil
pe foaia de calcul la un moment dat i ce foaie de calcul s fie vizibil la un moment dat.
Poi imobiliza pe ecran o linie de titluri de coloan pentru simplitatea introducerii datelor
sau poi ascunde o coloan sau o linie de informatii confideniale. Poi comuta ntre
ferestrele regitrilor de calcul prin plasarea lor alturat sau una n spatele celeilalte

COMUTAREA NTRE REGITRII DE CALCUL DESCHII

Pentru a comuta ntre ferestrele regitrilor de calcul activi utilizeaz una din metodele:

Deschide meniul Windows i alege numele registrului din list;

Execut click pe butonul aferent din bara de taskuri;

Apas combinaiile de taste CTRL+F6 sau CTRL+TAB ca s treci la

urmtorul registru;

Apas combinaiile de taste CTRL+SHIFT+F6 sau CTRL+SHIFT+TAB

ca s revii la registrul anterior;
Poi vizualiza, de asemenea, mai muli regitri de calcul simultan, fiecare n propria
fereastr. Acest lucru l poi realiza dac execui secvena Windows\Arrange... i apoi,
din caseta de dialog care se deschide, poi alege:

Tiled va aranja i redimensiona ferestrele regitrilor de calcul

deschii astfel nct acestea s fie aranjate alturat att pe orizontal ct i pe
vertical.

Horizontal permite aranjarea ferestrelor alturat, pe orizontal.

Vertical permite aranjarea alturat, pe vertical, a ferestrelor.

Cascade permite aranjarea ferestrelor n cascad.

Windows of activ workbook permite numai afiarea ferestrei

registrului activ.

Obs. Este bine s utilizezi facilitatea de aranjare a ferestrelor de lucru pentru cel mult trei
regitri de calcul deschii la un moment dat, pentru ca fiecare fereastr s ofere spaiu
suficient de vizualizare.

IMOBILIZAREA COLOANELOR I A RNDURILOR

Partea cea mai des imobolizat a unei foi de calcul este linia cu titlurile de coloane din
partea de sus a listei. Imobiliznd aceast linie poi vedea ce reprezint datele din celule
atunci cnd derulezi lista. Imobilizarea pstreaz titlurile pe ecran indiferent cte
nregistrri conine lista. Pentru a imobiliza linii i coloane ntr-o list trebuie s parcurgi
paii:

Execut click pe celula care se situeaz imediat sub rndul care se dorete
imobilizat i la dreapta coloanei care se dorete imobilizat.

Execut secvena Windows\Freeze Panes (Imobilizare panouri).

Aceast secven are ca rezultat imobilizarea rndurilor de deasupra celulei selectate i a

coloanelor din dreapta aceleiai celule.

Coloane
imobilizate

Celula selectat

Rnd
imobilizat

Dac doreti s renuni la imobilizare ntr-o foaie de calcul trebuie s execui secvena
Windows\Unfreeze Panes (Anulare imobilizarea panouri).

MPRIREA ECRANULUI
mprirea ecranului Excel i permite s vezi simultan dou sau patru pri distincte ale
aceleai foi de calcul. Aceast caracteristic este util la compararea datelor dintr-o foaie
de calcul sau atunci cnd trebuie s mui sau s copiezi informaii n interiorul aceleiai
foi de calcul. Prin mprirea ecranului pot apare dou sau patru zone de vizualizare.
Pentru fiecare dintre aceste zone de vizualizare poi derula seciunea pe care o afieaz.
Pentru a mpri o foaie de calcul n patru zone de vizualizare trebuie s parcurgi paii:

Selecteaz celula deasupra i n stnga creia se va plasa marcajul de

mprire a ecranului

Execut secvena Windows\Split.

Foaia de calcul are, acum, dou sau patru bare de derulare care i permit s parcurgi n
sus, n jos sau spre dreapta fiecare seciune de ecran
Obs. n cazul n care ecranul este mprit n patru, cele patru panouri vor fi derulate n
pereche. Cnd foaia de calcul se deruleaz sus-jos cele dou panouri superioare se vor derula
simultan. Cnd foaia de calcul se deruleaz stnga-dreapta cele dou panouri din stnga se
deruleaz simultan.

Deplasarea barelor de mprire i permite s mreti sau s micorezi oricare dintre

seciuni. Ca s mui o bar de derulare este suficient s te deplasezi deasupra ei cu cursoul
mouse-ului i s atepi pn ce acesta se transform ntr-o sgeat cu dou capete pentru
mprirea n dou seciunea i ntr-o cruce cu patru sgei n capete pentru mprirea
ecranului n patru seciuni.

Pentru a anula mprirea ecranului poi alege una din metodele:

Execut secvena Windows\Remove Split.

Execut dublu click pe o bar de mprire ca s o elimini.

Trage una din barele de mprire n afara foii de calcul.

CREAREA AUTOMAT A SUBTOTALURILOR

De multe ori, atunci cnd creezi o list, este necesar s efectuezi subtotaluri pentru
diferitele categorii de date coninute.Subtotalurile pot fi calculate folsind funciile SUM,
COUNT, MIN, MAX i altele.
Pentru a aduga subtotaluri unei liste trebuie s parcurgi paii:
1. Sorteaz lista (i, eventual, filtreaz-o) i apoi selecteaz nregistrrile. Cheia
de sortare pe care o utilizezi trebuie s fie aceeai cu cea pe care intenionezi s o
foloseti n cmpul At each change in (La fiecare modificare n) din caseta de
dialog Subtotal.
Not:
Dac lista este nconjurat de linii i coloane goale, atunci Excel va
selecta automat datele pentru subtotal n cazul n care celula activ este oriunde n
interiorul listei
2. Execut secvena Data\Subtotals.
3. n caseta de dialog Subtotal trebuie s stabileti criteriul pentru crearea
subtotalurilor, funcia folosit i ali parametri de care doreti s se in cont.

n cmpul At each change in trebuie s selectezi din list titlul care

determin criteriul dup care vrei s efectuezi subtotalurile.

n cmpul Use function trebuie s selectezi din list funcia cu care

vrei ca aplicaia Excel s calculeze subtotalurile.

AVERAGE media valorilor

COUNT numr valorile numerice
COUNTA numr toate valorile
MAX - ntoarce valoarea maxim
MIN - ntoarce valoarea minim
PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul
STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion
STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date
SUM adun valorile
VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion
VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

n cmpul Add subtotal to trebuie s selectezi coloana sau

coloanele pentru care vrei s se afieze subtotalurile. Coloana se selecteaz
executnd click n csua din faa titlului de coloan.

Opiunea Replace current subtotals (nlocuirea subtotalurilor

existente) o foloseti atunci cnd doreti s nlocuieti subtotalurile existente
folosind o nou funcie.

Opiunea Page break between groups (Sfrit de pagin ntre

grupuri) permite saltul la o pagin nou pentru fiecare subtotal, mpreun cu
nregistrrile aferente.

Opiunea Summary below data (nsumare sub date) i permite s

plasezi subtotalurile deasupra domeniului, dac nu este selectat, sau sub
domeniu dac este selectat.

Obs. Poi crea mai multe subtotaluri aflate n raport de subordonare ntre ele folosind funcii
diferite i aplicnd de mai multe ori funcia Subtotals dar deselectnd de fiecare dat opiunea
Replace current subtotals.
Pentru a renuna la subtotalurile create apas butonul Remove All.

FUNCII DE BAZ N PROGRAMUL EXCEL

Funciile sunt formule ncorporate care efectueaz anumite calcule matematice complexe.
Utilizatorul introduce numele funciei i argumentele cerute de funcie iar programul
Excel efectueaz calculele. Programul Excel pune la dispoziie o gam larg de funcii
care au denumiri specifice, cum ar fi SUM, AVERAGE sau LOOKUP dar numele
funciilor trebuie scrise corect, altfel programul Excel nu le recunoate. Pentru a uura
munca utilizatorului Excel pune la dispoziie o caset de dialog care ajut la scrierea
corect a numelor funciilor i la completarea argumentelor necesare efecturii acestora.

CASETA DE DIALOG PASTE FUNCTION

Cea mai uoar cale de a utiliza o funcie ntr-o formul este de a apela caseta Paste
Function (Lipere funcie). Pentru a accesa aceast caset poi s apei butonul Paste
Function
din bara standard sau execut secvena Insert\Function. Se deschide
caseta de dialog Paste Function care are urmtoarea componen:

Descriere funcie
Buton de ajutor

Function category (Categoria funciei) permite mprirea funciilor Excel

n categorii pe care le gseti descrise n tabelul care urmeaz:
Categorie

Descriere

Most Recently Used

Lista funciilor pe care le-ai utilizat cel mai recent

All

Lista tuturor funciilor recunoscute de programul Excel

Financial

Lista funciilor financiare

Date&Time

Lista funciilor care permit calculul valorilor de dat i or

Math&Trig

Lista cu toate funciile matematice i trigonometrice

recunoscute de Excel

Statistical

Lista funciilor statistice care permit calculul mediilor

aritmetice, calculul derivaiei standard, etc.

Lookup&Reference

Lista funciilor care caut valori

Database

Lista funciilor care caut sau calculeaz valori ntr-o list sau
baz de date

Text

Lista funciilor care pot fi folosite cu text sau etichete

Logical

Lista funciilor logice (IF, AND, OR, etc.)

Information

Lista funciilor care returneaz informaii despre valori i

despre foaia de lucru

User Defined

Lista funciilor personalizate pe care tu le-ai creat

Function name (Numele funciei) conine listele cu funciile aferente

fiecrei categorii.

n partea de jos a casetei regseti o scurt descriere a funciei selectate.

Butonul
i permite s apelezi la ajutor pentru a primi mai multe
informaii despre funcia selectat.

10

n momentul n care ai selectat o funcie din cmpul Function name se deschide o caset
care se numete Formula Pallette (Paleta de formule) care permite introducerea
argumentelor pentru funcia selectat.
argumente

butonul de
ajutor

butonul Collapse Dialog

descrierea
argumentului

Pentru a completa paleta de formule pentru o funcie trebuie s execui paii:

1. Execut click n caseta primului argument.
2. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau selecteaz celulele
care conin argumentele din foaia de calcul. n caz contrar introdu valorile
argumentului de la tastatur.
3. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK.
Not:
Paleta de formule caseta de dialog n care introduci argumentele
funciei poate fi deplasat oriunde pe foaia de lucru astfel nct s nu te mpedice s
vizualizezi cmpurile care conin argumentele.
Obs. Pentru a reduce paleta de formule n aa fel nct s nu acopere celulele pe care vrei s le
selectezi din foaia de calcul execut click pe butonul Collaps Dialog
. Pentru a reafia
paleta de formule i a continua construcia funciei execut click pe butonul Expand Dialog
(aflat n captul din dreapta al casetei de argumente redus).
Pentru a scrie o formul ntr-o celul trebuie s parcurgi paii:
1.

Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei.

2. n bara de instrumente, execut click pe butonul Paste Function

. Va
aprea caseta Paste Function.
3. Execut click pe categoria de funcii, din cmpul Function category, din care
face parte funcia dorit i, apoi, execut dublu click pe funcie n cmpul din
dreapta, Function name. Dac nu tii n ce categorie se afl funcia dorit execut
click pe categoria All (Toate) i, din lista cu funciile ordonate alfabetic, alege
funcia dorit. Se va deschide paleta de formule (Formula Pallette) care te ajut s
completezi funcia.
4. Execut click n caseta primului argument.
5. Dac argumentul cere referine de celul, execut click sau trage peste celulele
care conin argumentele din foaia de calcul.

11

6. Dup ce ai adugat toate argumentele necesare execut click pe OK. Funcia

este construit.
Obs. Dac introduci semnul egal ntr-o celul caseta Name din stnga barei de formule
primete numele Function i devine o list derulant cu cele mai recent utilizate funcii. Dac
execui click pe o funcie din aceast list va aprea paleta de formule pentru respectiva
funcie. Dac funcia pe care o doreti nu este cuprins in aceast list execut click pe
opiunea More Functions... pentru a deschide caseta Paste Function.

FUNCII UTILE
n acest capitol vor fi prezentate cteva dintre cele mai utilizate funcii Excel, i anume:
MIN, MAX, AVERAGE, SUBTOTAL, COUNT, COUNTA, AND, OR, NOT, NOW,
TODAY, DATE, SUM.
Funcia MIN
Funcia
MIN(number1; number2;...)
ntoarce valoarea cea mai mic, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dac toate
valorile se situeaz pe o coloan, cea mai simpl metod de aflare a minimului este de a
sorta coloana. Dac este vorba de un domeniu, atunci funcia MIN este mai util.
Pentru a afla valoarea minim de pe un domeniu trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula n care vrei s plasezi formula.
2. Activeaz caseta Paste Function.
3. Execut click pe categoria Statistical.
4. Din cmpul Function name alege funcia MIN.
5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi
argumentele sau domeniul al cror minim vrei s-l gseti.

12

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare care apare n acest
cmp i selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule
sau celulele care conin argumentele.
7. Apas butonul OK.
Funcia MAX
Funcia
MAX (number1; number2;)
este opusul funciei MIN i lucreaz n acelai fel: descoper cea mai mare valoare dintrun domeniu selectat.
Pentru a afla valoarea maxim a unui domeniu trebuie s parcurgi paii:
1.
2.
3.
4.

Execut click n celula n care doreti s introduci funcia.

Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
Execut click pe categoria Statistical.
Din cmpul Function name alege funcia Max.

13

5. Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi

argumentele sau domeniul al cror maxim vrei s-l gseti.

6. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i
selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau
celulele care conin argumentele.
7. Apas butonul OK.
Funcia AVERAGE
Funcia
AVERAGE number1; number2;...)
este o functie comun i uor de utilizat. Rezultatul acestei funcii este media aritmetic a
argumentelor din domeniul selectat. Este bine de tiut c rezultatul returnat de aceast
funcie este mult mai corect dect dac ai aduna argumentele respective i le-ai mpri la
numrul lor deoarece dac, la un moment dat, o celul nu are valoare numeric, prin
aceast metod se interpreteaz valoarea 0 pentru aceast celul. Funcia AVERAGE
adun celulele din domeniul selectat i mparte valoarea la numrul de celule fr a lua n
calcul celulele goale.

14

Celul fr
coninut

Valoare corect
calculat cu
AVERAGE

Valoare incorect
calculat cu
formula din bara
de formule

Pentru a scrie o formul care s conin funcia AVERAGE trebuie s parcurgi paii:
1.
2.
3.
4.

Execut click n celula n care doreti s introduci funcia.

Execut click pe butonul Paste Function de pe bara standard.
Execut click pe categoria Statistical.
Din cmpul Function name alege funcia Average.

Se deschide caseta aferent funciei selectate unde trebuie s completezi argumentele sau
domeniul a cror medie vrei s o gseti.
5. Execut click pe cmpul Number1, terge orice valoare apare n acest cmp i
selecteaz prin tragere sau prin selectare discontinu domeniul de celule sau
celulele care conin argumentele.
6. Apas butonul OK.
Funcia SUBTOTAL
Funcia
SUBTOTAL(function_num;ref1;...)
este util, n special, pentru calcularea valorilor dintr-o list filtrat deoarece folosete
numai celulele vizibile dintr-un domeniu. Dac foloseti funcia SUM sau AVERAGE,
n calcul este utilizat ntregul tabel n loc de nregistrrile afiate cu un filtru. Funcia
SUBTOTAL poate efectua mai multe operaii diferite, n funcie de argumentele
introduse. Argumentul function_num este un numr care determin operaia specific ce
va fi efectuat pentru funcia SUBTOTAL. n tabelul urmtor sunt specificate
argumentele function_num posibile pentru funcia SUBTOTAL precum i operaiile lor
corespunztoare.

15

Argument

Operaie executat

AVERAGE media valorilor

COUNT numr valorile numerice

COUNTA numr toate valorile

MAX - ntoarce valoarea maxim

MIN - ntoarce valoarea minim

PRODUCT nmulete valorile i ntoarce produsul

STDEV estimeaz abaterea standard pe baza unui eantion

STDEVP calculeaz abaterea standard pe baza ntregii populaii date

SUM adun valorile

10

VAR calculeaz dispersia pe baza unui eantion

11

VARP - calculeaz dispersia pe baza ntregii populaii

Pentru a utiliza funcia SUBTOTAL trebuie s parcurgi paii:

1. Execut click ntr-o celul de sub lista n care vrei s afiezi rezultatul
formulei i apoi execut click pe butonul Paste Function.
2. n categoria All sau Math&Trig execut dublu click pe funcia SUBTOTAL.
Va aprea caseta de dialog SUBTOTAL.

3. n cmpul Function_num introdu numrul funciei pe care doreti s o

utilizezi, conform tabelului anterior.
4. n cmpul Ref1 introdu domeniul de calculat.
5. Execut click pe OK.

16

Domeniul selectat
Argumentul funciei
AVERAGE

Media vnzrilor
pe anul 2001
calculat cu
ajutorul funciei
SUBTOTAL

Funciile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcii returneaz numrul de valori dintr-un domeniu care ndeplinesc toate
criteriile ncorporate n funcie.
Funcia
COUNT (range)
returneaz numrul de valori numerice dintr-un
domeniu i ignor toate celelalte tipuri de valori i
celulele goale.
Funcia
COUNTA (range)
returneaz toate valorile nenule dintr-un domeniu
(dac ai de numrat valori tip text poi folosi aceast
funcie).
Funcia
COUNTBLANK (range)
returneaz numrul tuturor celulelor goale dintr-un
domeniu.
Aceste funcii sunt cel mai des utilizate n combinaie cu alte funcii. Valoarea returnat
de funcia imbricat1 devine argumentul celeilalte funcii. Ca s utilizezi aceste funcii n
interiorul altora, introdu funcia n locul argumentului a crui valoare o furnizeaz.
Procedura pentru introducerea unei astfel de funcii este cea standard prezentat n
capitolul Caseta de dialog PASTE FUNCTION.

Combinarea mai multor funcii se numete imbricare.

17

Funciile AND, OR, NOT

Funciile AND, OR, NOT sunt funcii logice i se utilizeaz mpreun cu alte funcii,
incluse n alte formule. Fiecare dintre ele returneaz valorile True sau False iar formula
care include funcia logic folosete aceast valoare pentru a-i continua calculul. Aceste
funcii pot fi gsite n categoria Logical a casetei Paste Function.
Funcia
AND (logical1;logical2;...)
verific dac toate argumentele sale au
valoare True; n caz afirmativ funcia
returneaz valoarea True. Este
suficient ca una din condiii s nu fie
ndeplinit i atunci funcia returneaz
valoare False.

Funcia
OR (logical1;logical2;...)
verific dac oricare dintre argumentele sale
are valoare True; n caz afirmativ funcia
returneaz valoarea True. Dac nici una din
condiii nu este ndeplinit atunci funcia
returneaz valoarea False.

18

Funcia
NOT (logical)
inverseaz
rezultatul
verificrii
ndeplinirii unei condiii. Dac condiia nu
este ndeplinit funcia ntoarce valoarea
True; n caz contrar funcia returneaz
valoarea False.

Funciile logice sunt puin folosite solitar. n

cele mai multe cazuri fac parte dintr-o formul
mai complex.
Funciile NOW i TODAY
Funcia NOW returneaz data i ora
curent
iar
funcia
TODAY
returneaz numai data curent. Aceste
funcii nu au argumente. Pentru a le
utiliza selecteaz-le din caseta Paste
Function din categoria Date&Time
dup ce ai selectat, n prealabil celula
n care doreti s regseti aceast
informaie.

Funcia SUM
Funcia

19

SUM (number1,number2,...)
Adun toate valorile dintr-o zon de celule sau/i valori neadiacente. Aceast funcie
poate avea pn la 30 de argumente a cror valoare doreti s o totalizezi.

Dac argumentele funciei conin numere, valori logice, reprezentri tip text ale unor
numere, toate introduse direct n cmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt
adunate.
Exemplu:
SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.
SUM(3, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este convertit n
numr i valoarea logic TRUE este translatat n valoarea numeric 1.
Dac argumentul funciei este un domeniu de celule, numai numerele din acest domeniu
sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt
ignorate.
Exemplu:
Dac celula A1 conine 3 iar celula B1 conine TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referinele la valori nenumerice nu sunt
transformate (se transform numai datele scrise direct n formul nu i coninutul referinelor
din formul).
Funcia DATE
Funcia
DATE (year,month,day)
returneaz numrul serial ce reprezint o anumit dat calendaristic. Programul Excel
stocheaz datele calendaristice ca i numere seriale. Acest program lucreaz cu dou
sisteme de date, i anume:

Sistemul de dat 1900 care ncepe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900

(primete valoarea serial 1) i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea
serial 2958465).

Sistemul de dat 1904 care ncepe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904

(primete valoarea serial 1) i i termin cu 31 decembrie 9999 (primete valoarea
serial 2957003).
Exemplu:
-

20

pentru sistemul de dat 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocat ca i numrul serial 35796
deoarece este a 35.795-a zi dup 1 ianuarie 1900.

pentru sistemul de dat 1904, aceeai dat va fi stocat ca i numrul serial 34334.

Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpreteaz argumentul YEAR n funcie de
sistemul de dat utilizat. Implicit, Excel folosete sistemul 1900.
Pentru sistemul 1900:

Dac anul este ntre 0 i 1899, Excel adaug valoarea la 1900. Pentru
DATE(1547, 1, 1) Excel ntoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numrul
serial 565.032.

Dac anul este mai mic dect 0 sau 10.000 Excel returneaz valoarea de
eroare #NUM.
Argumentul MONTH este un numr care reprezint luna din an. Dac argumentul MONTH este mai
mare dect 12, diferena de numr de luni este tre pentru anul urmtor. Pentru DATE(1998, 14, 2)
numrul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999.
Argumentul DAY este un numr reprezentnd numrul de zi din lun. Dac argumentul DAY este mai
mare dect numrul de zile specific lunii respective, diferena este tre pe luna urmtoare. Pentru
DATE(1998, 1, 35) este returnat numrul serial reprezentnd data de 4 februarie 1998.

PROTEJAREA DATELOR
Pentru a preveni accidentele nedorite ntr-un registru de calcul este bine s l protejezi.
Pot fi protejate att celulele singure ct i domeniile, formulele din foaia de calcul i chiar
ntreg registrul de calcul.
ATENIE: Cu toate c poi proteja celulele dintr-o foaie de calcul, dac exist informaii
vitale ascunse sau protejate, utilizatorii avansai n Excel pot sparge protecia i expune datele
ascunse. Singura modalitate de a-i proteja informaiile vitale este protejarea ntregului
registru de calcul astfel nct s fie necesar o parol pentru a-l deschide.

PROTEJAREA CELULELOR SELECTATE DINTR-O FOAIE DE CALCUL

Cel mai obinuit motiv pentru protejarea celulelor este prevenirea tergerii sau alterrii
accidentale a unor informaii cum ar fi formulele, care asigur calcule vitale pentru foaia
sau registrul de calcul.
Pentru protejarea celulelor unei foi de calcul trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz ntreaga foaie de calcul.
2. Execut secvena Format\Cells.
3. Din caseta Format Cells execut click pe fia Protection i deselecteaz
opiunea Locked. aceast opiune nu are efect dect dac este protejat ntreaga
foaie de calcul. Deselectarea acestei opiuni i permite s blochezi acele celule sau
domenii care te intereseaz.
4. Dac este necesar, ascunde coninutul celulei sau domeniului validnd i
opiunea Hidden.

21

5. Execut OK.
6. Selecteaz domeniul pe care vrei s-l protejezi.
7. Execut secvena Format\Cells.
8. Selecteaz opiunea Locked de pe fia Protection pentru domeniul selectat.
9. Execut secvena Tools\Protection\Protect Sheet. Va aprea caseta Protect
Sheet care i va permite s introduci o parol pentru protejarea foii de calcul.
Pentru a ascunde formule ntr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii anteriori dar n
caseta Format Cells alege opiunea Hidden n loc de Locked.

PROTEJAREA CU PAROL A UNUI REGISTRU DE CALCUL

Protecia cu parol a unui registru de calcul este singura cale sigur de protejare a
informaiei. Un registru de calcul cruia i s-a aplicat o parol va putea fi deschis numai de
ctre un utilizator care cunoate parola. Pentru a proteja un registru de calcul cu o parol
trebuie s parcurgi paii:
1. Cu registrul de calcul activ execut secvena File\Save As.
2. n caseta de dialog Save As execut click pe butonul Tools pentru a deschide
meniul derulant de unde alegi General Options (Opiuni generale).
3. n caseta Save Options introdu parola n cmpul Password to open (Parol
pentru deschidere). Nici un utilizator care nu cunoate parola nu poate deschide
fiierul.

4. Dac doreti s creezi o parol diferit pentru editarea registrului de calcul,

introdu parola respectiv n cmpul Password to modify. Cu aceast opiune
utilizatorul va putea doar s deschid fiierul nu s-l i modifice.
5. Pe lng opiunile de parolare mai poi selecta i urmtoarele:

22


Always create backup (Se creaz totdeauna o copie de rezerv)
permite crearea unei copii de siguran ori de cte ori registrul de calcul este
salvat.

Read-only recommended (Acces recomandat doar pentru citire).

La deschiderea registrului de calcul utilizatorul este ntrebat dac dorete
deschiderea doar pentru citire. Dac se alege Yes modificrile efectuate n
registrul de calcul trebuie salvate sub un alt nume.
6.
Dup ce ai configurat
parametrii execut click pe OK.
7.
n caseta de dialog Confirm
Password reintrodu parola pentru
verificarea corectitudinii ei.
8.
Execut click pe OK pentru a
nchide caseta de dialog Confirm
Password i a reveni la caseta Save
As.

9.
Dac este necesar, precizeaz numele registrului i calea, dup care execut click pe
Save.
10. Execut click pe Yes pentru a nlocui vechea versiune a registrului cu cea nou, protejat
cu parol.
Not:
Protejarea unui registru de calcul se mai poate realiza i executnd
secvena Tools\Protection\Protect Workbook..., far a fi, ns posibil, parolarea
la modificare a registrului de calcul, ci numai parolarea pentru deschidere.

VALIDAREA DATELOR
Pentru a preveni introducerea eronat a datelor, Excel pune la dispoziie facilitatea de
validare a datelor. Validarea i permite s aplici parametri asupra domeniilor sau
celulelor, pstrnd informaiile ntre anumite limite.
Pentru a aplica parametrii de validare unei liste, celule sau domeniu trebuie s parcurgi
paii:
1.
2.

Selecteaz zona n care vrei s aplici validarea.

Execut secvena Data\Validation. Excel afieaz caseta Data Validation.

23

3. Din caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Settings. n seciunea

Validation criteria specific parametrii pentru acceptarea datelor introduse de
utilizator.

Din cmpul Allow alege tipul de dat. Pentru numere alege Whole
number sau Decimal. Pentru a specifica date calendaristice sau ore alege
Date sau Time.

Din cmpul Data stabileti limitele superioare i/sau inferioare

pentru date, depinznd de operatorul ales. Poi introduce valori, referine de
celule sau formule. Semnificatia operatorilor este urmtoarea:
Operator

Semnificaie

between

Argumentul s fie ntre anumite valori

not between

Argumentul s nu fie ntre anumite valori

equal

Argumentul s aib o anumit valoare specificat

not equal

Argumentul s nu aib o anumit valoare specificat

greater than

Argumentul s fie mai mare dect o anumit valoare

less than

Argumentul s fie mai mic dect o anumit valoare

greater than or equal Argumentul s fie mai mare sau egal cu o anumit valoare
to
less than or equal to

Argumentul s fie mai mic sau egal cu anumit valoare

Opiunea Ignore blank i permite s lucrezi cu celulele goale sau s

faci referin la o celul care, iniial, este goal. Dac aceast opiune nu este

24

activ atunci celulele goale sunt interpretate ca i cnd ar conine valoarea

zero.
4. Pentru a furniza un mesaj ctre utilizator ca s introduc date corecte
selecteaz fia Input Message.

Ceea ce vei specifica n cmpul Title va aprea n bara de titlu a

mesajului de avertizare.

Ceea ce vei specifica n cmpul Input message va aprea n caseta

de mesaj.
5. Pentru a afia un mesaj cnd sunt introduse date eronate execut click pe fia
Error Alert.

25


Trebuie s fii atent ca opiunea Show error alert after invalid data
is entered s fie bifat.

Din cmpul Style alege un stil de avertizare: Stop

Warning

sau Information

n cmpul Title trebuie s introduci denumirea care vrei s apar n

bara de titlu a casetei de avertizare.

n cmpul Error message trebuie s introduci mesajul care vrei s

fie afiat n caseta de avertizare. Textul introdus n aceast caset poate s
aib maxim 255 de caractere.
6.

26

Execut click pe OK.

RESTRICIONAREA INTRODUCERII DATELOR NTR-O CELUL, LA

CONINUTUL UNEI LISTE
Pentru a restriciona datele dintr-o celul relativ la coninutul unei liste trebuie s parcurgi
paii:
1. n aceeai foaie de calcul creaz lista de intrri pe o singur coloan sau pe un
singur rnd. N u i n c l u de c e l ul e f r c o n i n u t n l i s t .
2. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii.
3. Execut secvena Data\Validation i execut click pe fia Settings.
4. Din cmpul Allow alege opiunea List.
5. n caseta Source introdu referina la domeniul care conine restriciile.

6. Pentru a afia un mesaj de eroare trebuie s te poziionezi pe fia Input

Message sau pe fia Error Alert i s execui paii respectivi prezentai n
capitolul Validarea datelor.

27

LIMITAREA NUMRULUI DE CARACTERE DINTR-O CELUL

Pentru a limita numrul de caractere introduse ntr-o celul trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz celulele crora vrei s le aplici restricii.
2. Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.
3. n cmpul Allow alege Text Length.
4. Din cmpul Data alege operatorul dorit i apoi specific limita maxim sau
minim, sau ambele depinznd de operatorul ales. Pentru limite poi introduce
valori, referine sau formule.

ANULAREA RESTRICIILOR
Pentru a anula restriciile impuse datelor i mesajele de eroare trebuie s parcurgi paii:
1.
2.

Selecteaz celulele a cror restricii vrei s le anulezi.

Execut secvena Data\Validation i selecteaz fia Settings.

Execut click pe butonul Clear All.

LEGAREA DATELOR
Pn n acest moment al cursului s-a fcut referire la date ce existau n mai multe locaii
dar care nu erau legate ntre ele prin nici o conexiune2. Copierea unei ntregi foi de calcul
sau a unei seciuni a acesteia nu realizeaz i conexiuni ntre materialul surs i cel
destinaie. Dac trebuie s copiezi materialul surs la o alt locaie i s pstrezi legturi
ntre surs i destinaie, atunci trebuie s creezi legturi ntre acestea.

STABILIREA LEGTURILOR NTRE FOI SAU REGITRI DE LUCRU

Secvena Edit\Paste plaseaz coninutul copiat n zona de memorie Clipboard i,
ulterior, ntre locaia surs i cea destinaie nu mai exist nici o legtur. Dac se execut
secventa Edit\Paste Special se poate crea o legtur ntre regitrii surs i destinaie.
Pentru a copia i a lega date ntre foile sau regitrii de calcul trebuie s parcurgi paii:
1. Atunci cnd copiezi ntre regitri trebuie s ai grij ca ambii regitri s fie
deschii i salvai.
2. Selecteaz i copiaz coninutul surs din foaia de calcul surs. Acesta va
deveni obiectul legat.
3. Treci n foaia de calcul destinaie, selecteaz celula din care vrei s nceap
inserarea datelor legate i execut secvena Edit\Paste Special.
4. n caseta de dialog care se deschide selecteaz opiunile corespunztoare
coninutului i formatrii pe care vrei s le incluzi n materialul de lipit.
5. Execut click pe butonul Paste Link (Lipire cu legtur).
Dup ce ai efectuat o legtur, testeaz-o comutnd n celulele surs i modificnd
coninutul lor. Verific apoi, destinaia i observ dac modificarea este reflectat. Cnd
2

O conexiune permite ca modificrile efectuate pe surs s fie reflectate i la destinaie.

28

vizualizezi destinaia, n bara de formule poi observa legtura descriind locaia surs.
Numele registrului de calcul apare n paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul, iar
toate aceste denumiri sunt nchise intre apostrofuri i urmate de semnul exclamrii (!) i
de numele domeniului sau de referina de celul.

Numele registrului de calcul surs este vnzari 2001.

Numele foii de calcul este ianuarie.

Celula surs este G20.

Actualizarea legturilor la un registru de calcul

Atunci cnd deschizi un registru de calcul care conine legturi la ali regitri, i se va cere
s actualizezi legturile adic s actualizezi destinaia astfel nct s reflecte orice
modificare efectuat n surs

Pentru a actualiza o legtur ntre doi regitri de calcul trebuie s parcurgi paii:
1. n registrul destinaie execut secvena Edit\Links pentru a deschide
caseta de dialog Links.
Obs. Legturile pot fi editate doar din registrul destinaie.
2. n caseta de dialog Links execut click pe legtura pe care vrei s o
actualizezi din lista Source file.

29

3.
4.

Execut click pe butonul Update Now.

Execut click pe OK.

Redirecionarea legturilor
Dac redenumeti un registru de calcul surs la care sunt legai ali regitri, legtura se
ntrerupe. Pentru a repara legtura ntrerupt i a o redireciona trebuie s te situezi n
registrul destinatie. Execut secvena Edit\Links Execut click pe butonul Change
Source... (Modificare surs) i alege fiierul corespunztor din caseta Change Links.
Prin definiie, se pstreaz adresele celulelor care au fost copiate. Dup ce ai selectat noul
fiier surs execut click pe OK.
ntreruperea legturilor
Majoritatea legturilor ntrerupte apar n mod accidental utilizatorul schimb numele
sursei, fie pe cel al destinaiei sau mut unul sau ambii regitri de calcul ntr-un folder
nou.
Pentru a ntrerupe intenionat o legtur selecteaz celulele destinaie i apas tasta
Delete. Apoi poi introduce date noi n celulele respective sau le poi lsa goale.
Referirea valorilor din alte foi i regitri de calcul
Poi scrie formule care s calculeze valori din alte foi sau ali regitri de calcul. Aceasta
este o cale obinuit de prelucrare i sintetizare a datelor din mai multe surse diferite.
Atunci cnd scrii formula ce se refer la alte foi i ali regitri de calcul, creezi, de fapt,
legturi la aceste foi i regitri.
Referirea altor foi de calcul
Dac ai un registru de calcul ce conine cte o foaie de calcul separat pentru fiecare
departament poi combina datele din foaia de calcul a fiecrui departament ntr-o foaie de
sintez din acelai registru pentru a compila i analiza datele pentru ntreaga companie.
Formulele din foaia de sintez vor trebui s refere datele din foile de departamente
(acestea sunt denumite referine externe). Poi crea referine externe comutnd n cealalt
foaie, executnd click i trgnd indicatorul peste celulele dorite, la fel ca n cazul
referinelor din aceeai foaie.
Pentru a referi datele dintr-o foaie de calcul ntr-o formul trebuie s parcurgi paii:
1.

30

ncepe s construieti formula (tastnd semnul =).

2. Cnd ai ajuns la momentul introducerii referinei dintr-o alt foaie trebuie s

execui click pe eticheta acelei foi.
3. Localizeaz celula la care faci referirea i execut click pe ea. Dac trebuie s
referi un domeniu trage indicatorul peste el pentru a-l selecta. n bara de formule
vor aprea numele foii i referina de celul.
Sugestie: Dac faci referire la o foaie de calcul pe care nu o poi vizualiza n bara cu etichete
de foi de calcul este mai uor s lucrezi cu dou ferestre alturate pe ecran. Pentru a deschide
o nou fereastr execut secvena Window\New Window. Pentru a aranja ferestrele alturat
exeecvena Window\Arrange i alege optiunea Tiled din caseta de dialog care se deschide.
4.
5.

Continu construirea formulei prin introducerea celorlali de operatori.

Cnd formula este complet apas Enter.

Sintaxa pentru o referin extern la o foaie de calcul este nume_foaie!referina_celul.

Obs. Dac schimbi numele foii referite dup ce ai scris formula nu este nici o problem,
deoarece ele se gsesc n acelai registru i formulele se actualizeaz automat.
Referirea altor regitri de calcul
Dac trebuie s faci referire la date dintr-un alt registru de calcul poi scrie formule care
s includ referine externe la acei regitri de calcul. Pentru a crea referine externe la un
alt registru de calcul trebuie s parcurgi paii:
1. Deschide att registrele de calcul surs ct i cele destinaie i ncepe s
construieti formula.
2. Execut click ntr-unul din registrele surs i apoi click n celula pe care vrei
s o incluzi n formul.
Referina la celul este adugat la formul, ns, pentru c este localizat ntr-un alt
registru, ea va cuprinde i numele registrului referit i al foii de calcul. Numele registrului
de calcul este cuprins ntre paranteze drepte i este urmat de numele foii de calcul;
numele foii de calcul este separat de referina de celul prin semnul exclamrii astfel:
[nume_registru]nume_foaie!referin_celul.
3. Continu construirea formulei introducnd operatorii i executnd click n
ceilali regitri pentru a introduce referinele de celul.
4. Apas tasta Enter.
Actualizarea valorilor din regitrii de calcul referii
Registrul de calcul care conine formula este denumit registru dependent, iar cel care
conine datele referite se numete registru surs. Dac valorile din registrul surs se
modific formula care le folosete i poate actualiza automat datele.
Dac registrul surs este deschis cnd deschizi registrul dependent, formula este automat
actualizat fr ntrebri. Dac registrul surs este nchis cnd deschizi registrul
dependent vei fi ntrebat dac doreti s actualizezi toate informaiile legate.

31


Dac execui click pe Yes (Da) formula este actualizat cu valorile curente
din registrul surs, chiar dac au fost modificate.

Dac execui click pe No (Nu) formula nu va fi actualizat i i pstreaz

valorile anterioare.

Dac registrul surs a fost ters, mutat sau i-ai schimbat numele, poi
executa click pe No pentru a pstra valorile curente i a rescrie referinele sau click
pe Yes dup care foloseti caseta File Not Found pentru a cuta noua localizare a
registrului surs; pentru a rezolva permanent legtura trebuie s refaci formulele.

Pentru a edita legturile dintr-un registru de calcul execut click pe

Edit\Links. n caseta de dialog Change Links localizeaz i execut click pe
numele registrului surs mutat sau redenumit, dup care execut click pe OK.

HIPERLEGTURI
O modalitate foarte important de legare a datelor este folosirea hiperlegturilor. O
hiperlegtur este o selecie de text sau un element grafic care este asociat cu un alt
fiiere sau cu o pagin Web din Internet sau din Intranet-ul companiei.
Crearea hiperlegturilor
Pentru a crea o hiperlegtur trebuie s parcurgi urmtorii pai:
1. n registrul de calcul deschis selecteaz datele dintr-o celul sau un element
grafic pentru a le utiliza la crearea unei hiperlegturi.
2. Execut secvena Insert\Hyperlink sau execut click pe butonul Hyperlink
din bara standard.
3. n caseta de dialog Insert Hyperlink (Inserare hiperlegtur) introdu un
nume de folder i un nume de registru de calcul ctre care se va crea hiperlegtura.

32

4. Dac nu cunoti calea exact apas butonul File situat n partea dreapt a
casetei de dialog.
5. Dup ce ai introdus sau selectat registrul de calcul pentru hiperlegtur
insereaz OK.
Dac doreti s verifici hiperlegtura creat deplaseaz-te cu cursorul mouse-ului
deasupra acesteia. Cursorul ia forma unei mini i fiierul la care se face hiperlegtura
apare ntr-o indicaie de ecran. Execut click pe hiperlegtur pentru a vedea dac se
deschide registrul corespunztor.
Obs. n registrul destinaie (cel la care conduce hiperlegtura) este bine s creezi o
hiperlegtur care s conduc la registrul anterior (registrul care conine prima hiperligtur).
Pentru aceasta se execut paii prezentai anterior.
Folosirea hiperlegturilor pentru acces la domenii de celule
Hiperlegturile pot fi folosite i n interiorul unui registru de calcul deschis, nu numai
ntre regitri. Hiperlegturile dintr-o foaie de calcul indic alte celulele din cadrul
aceluiai registru.
Pentru a crea o hiperlegtur ctre un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii:
1. n registrul de calcul deschis execut click n celula sau pe elementul grafic
care va servi ca hiperlegtur.
2. Execut secvena Insert\Hyperlink i selecteaz butonul Place in This
Document (Plasare n acest document).

33

3. Selecteaz numele foii de calcul i introdu adresa celulei n cmpul Type the
cell reference. Poate fi o celul unic sau un domeniu.

4. Alege butonul ScreenTip(Sfat ecran) i introdu textul care vrei s apar n

indicaia de ecran cnd vei indica hiperlegtura.

Actualizarea hiperlegturilor
n timp hiperlegturile pot deveni invalide din diferite momente. Pentru a actualiza o
hiperlegtur trebuie s execui paii:
1. Execut click dreapta pe hiperlegtura pe care doreti s o editezi.
2. Din meniul rapid execut secvena Hyperlink\Edit Hyperlink (Editare
hiperlegtur).
3. Se deschide caseta Edit Hyperlink Execut click pe butonul Link to pentru a
alege tipul de legtur.

34

tergerea hiperlegturilor
Dac o hiperlegtur nu mai este folositoare o poi terge. tergerea unei hiperlegturi nu
elimin textul sau elementul grafic ce servete n mod curent ca hiperlegtur ci doar
elimin rolul de indicator ctre alt registru de calcul sau domeniu de celule.
Pentru a terge o hiperelegtur trebuie s parcurgi paii:
1.
2.

Execut click dreapta pe textul sau elementul grafic al hiperlegturii.

Din meniul rapid execut secevna Hyperlink\Remove Hyperlink.

REZUMATUL LECIEI 1
Aceast lecie i-a adus, ca i cunotine noi, elemente foarte importante ale aplicaiei
Excel i anume:

Cum s creezi legturi i hiperlegturi ntre foi de calcul i ntre foi de

calcul i ali regitri de calcul

Cum s lucrezi cu cteva dintre cele mai importante funcii ale acestei
aplicaii

Cum s aplici automat subtotaluri

Cum s validezi informaia dintr-o celul sau domeniu de celule

Cum s protejezi informaia dintr-un registru de calcul

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri
corecte.
Comutarea ntre diferii regitri de calcul deschii se face apsnd:

SHIFT+R.

CTRL+F6.

pe butoanele aferente din bara multitasking.

altul.

Validarea datelor permite :

blocarea accesului ntr-o celul.

restricionarea introducerii datelor n funcie de anumite valori impuse.

atenionare utilizatorului la o introducere eronat de date

altul

35

Hiperlegturile permit:

crearea de legturi ntre diferite date

accesarea de la distan a unei foi de calcul sau a unui registru de calcul

denumirea foilor de calcul

altul

Completai
1. Cum poi s imobilizezi o zon dintr-o foaie de calcul:

2. Cum poi s protejezi o foaie de calcul i un registru de calcul:

3. Care este procedura de apelare i completare a unei funcii Excel:

Exerciii
1. Deschide registrul Salarii2000.xls.
2. Imobilizeaz capul de tabel pe pe fiecare foaie de calcul.
3. Pentru luna februarie afl care a fost cel mai mic i cel mai mare salariu
net n lei i n dolari.
4. Pentru luna martie s se calculeze cu ajutorul funciilor Excel numrul de
angajai.
5. S se anuleze subtotalurile pe luna ianuarie.
6. S se calculeze pe fiecare lun suma i media aritmetic a salariului brut
i a salariului net n lei i n dolari.

36

7. S se protejeze cu parol toate celulele de pe fiecare foaie de calcul

exceptnd coloanele Salariu brut i Deducere.
8. S se protejeze datele de pe coloana Salariu brut pe fiecare lun tiind c
nu exist angajat cu salariu mai mare dect 10.000.000 i mai mic dect
2.000.000. Titlul casetei de mesaj s fie Avertizare iar mesajul de eroare
s fie: Salariu incorect.
9. n faa foii Ianuarie s se insereze o foaie de calcul cu numele
Centralizator.

37

10. n foaia de calcul Centralizator din celula B4 s se creeze o serie care s

cuprind toate lunile anului.
11. S se redimensioneze nlimea rndurilor acestei foi de calcul la 18,00 iar
limea coloanelor C i D la 15,00.
12. n celula C3 s se insereze titlul Salariu net [lei] iar n celula D3 Salariu
net [$].
13. n celula C4 s apar valoarea sumei totale a salariului net n lei din foaia
de calcul Ianuarie iar n celula D4 s apar valoarea sumei totale a
salariului net n [$].
14. Pe aceste valori s se creeze hiperlegturi spre foile de calcul care le
conin.
15. S se aplice cele dou puncte anterioare pentru toate lunile.
16. S se linieze acest tabel.

17. Pentru fiecare lun creaz subtotaluri pentru fiecare direcie pe Impozit,
Salariu net[lei] i Salariu net[$]. S se refac linierea tabelului.

38

18. S se creeze trei regitri de calcul Comercial.xls, Economic.xls i IT.xls.

19. n fiecare din aceste fiiere s se insereze din celula B4 o serie care s
cuprind lunile anului. n celula C4 s apar titlul Salariu net[lei] i
Salariu net[$].
20. Pentru fiecare din cei trei regitri de calcul nou creai s se creeze
hiperlegturi n registrul Salarii 2002.xls pe foaia aferent lunii i pe
coloana aferent titlui de coloan din registrul care va conine
hiperlegtura.

39

Lecia 2
Obiective
Cum s utilizezi corect referinele de celul
Cum s utilizezi funciile de cutare
Cum s foloseti funcia logic IF
Cum s foloseti funcii compuse
Pe parcursul acestei lecii vei nva despre referinele de celul, cum s le utilizezi corect
n formule i vei nva, de asemenea, cteva funcii foarte importante i foarte utile cum
ar fi funcia de cutare LOOKUP i funcia logic IF, vei nva cum s corectezi erorile
care pot aprea atunci cnd creezi o formul i cum s afiezi i s tipreti formulele.

REFERINE DE CELUL
O referin identific o celul sau un domeniu de celule pe o foaie de calcul i i spune
programului Excel de unde s citeasc valorile utilizate n formule. Cu ajutorul
referinelor poi utiliza date coninute n prti diferite ale foii de lucru, ntr-o singur
formul sau poi utiliza aceeai dat dintr-o celul n mai multe formule. Poi face referiri,
de asemenea, la celule din alte foi de calcul sau din ali regitri de lucru. Referinele de
celulele din ali regitri de lucru se numesc r e f er i n e ex t er n e ( External
References) . Poi referi, de asemenea, datele din alte aplicaii. Aceste tipuri de referine
se numesc r ef er i n e l a d i st a n (Remote References).
Exist dou stiluri de referine, i anume:

Stilul de referine A1 - este stilul implicit de referine pe care le utilizeaz

programul Excel. Acest stil refer coloanele cu litere (de la A la IV, pentru un
numr total de 255 de coloane) i refer rndurile cu numere (de la 1 la 65536).
Aceste litere i numere se numesc etichete. Combinaiile lor dau adrese de celule
sau de domenii. n continuare sunt cteva exemple de referine stil A1:
Se utilizeaz

Se refer la

A1

Celula aflat la intersecia coloanei A cu rndul 1.

A1:A10

Rangul de celule aflat pe coloana A ntre rndurile 1 i 10.

A1:F1

Rangul de celule aflat pe rndul 1 ntre coloanele A i F.

5:5

Toate celulele de pe rndul 5.

5:7

Toate celulele aflate pe rndurile ntre 5 i 7 inclusiv.

A:A

Toate celulele aflate pe coloana A.

A:C

Toate celulele aflate n coloanele A pn la C inclusiv.

40

Se utilizeaz

Se refer la

A1:F15

Toate celulele aflate ntre coloanele A i F i rndurile 1 i 15.

Stilul de referine R1C1 este utilizat atunci cnd ambele etichete, de

coloan i de rnd, sunt numerice. Acest stil de referine este folosit, n special,
pentru evidenierea poziiei rndurilor i coloanelor n interiorul macrocomenzilor.
Excel indic locaia unei celule cu un R urmat de un numr de rnd i cu un C
urmat de un numr de coloan.
Exist, de asemenea, mai multe tipuri de referine:

Referine absolute i relative evideniate prin folosirea sau nefolosirea

semnului $.

Titluri i nume permit referirea domeniilor n formule folosind numele

de domenii i titlurile de coloan (se va discuta ntr-un curs ulterior).

Referine 3-D permit analizarea datelor din aceeai celul sau domeniu
de celule de pe mai multe foi de lucru ale aceluiai registru de lucru. O referin
3-D include referine de celul sau domeniu de celule precedate de un domeniu de
nume de foi de lucru (exemplu: =SUM(Sheet2:Sheet5!A7:A15)).

REFERINE RELATIVE, ABSOLUTE I MIXTE

Depinznd de ceea ce vrei s realizezi poi utiliza referine relative, care se refer la
poziia relativ a celulelor n cadrul formulei, sau referine absolute, care sunt referine la
celule ce se afl intr-o locaie specific ce nu se modific ca poziie n cadrul formulei.
Dac semnul $ precede litera sau/i numrul, de exemplu $A$1, referinele de coloan
sau/i rnd sunt absolute. Referinele relative se ajusteaz automat cnd se copiaz
formula pe cnd referinele absolute nu se modific.

Referine relative. Atunci cnd creezi o formul referinele la celule sau domenii sunt, implicit,

bazate pe poziiile lor relative fa de celula care conine formula. Cnd copiezi o formul care conine
referine relative Excel ajusteaz automat referinele atunci cnd se lipete formula astfel nct s se
refere la celule diferite, relativ la poziia lor n formul. De exemplu, dac o referin relativ dintr-o
formul se refer la celula din stnga ei, fiecare copie a formulei se va referi la celula din stnga
acesteia, indiferent de locul n care o copiezi.
n acest exemplu se observ c, prin copierea formulei
din prima celul celelalte formule i-au modificat
referinele astfel nct rezultatul formulei s fie corect.

41

Prin definiie, programul Excel nu trateaz celulele pe care le incluzi ntr-o formul ca o locaie
stabilit, ci ca o locaie relativ. Acest tip de referire te ajut s evii crearea repetat a aceleiai
formule. Poi copia formula i referinele la celul se vor ajusta n mod automat.
Cteodat este necesar ns s te referi la o aceeai celul din foaia de calcul, n fiecare copie a
formulei. n acest caz trebuie s foloseti referine absolute.

Referine absolute. Dac nu doreti ca programul Excel s ajusteze automat referinele atunci cnd

copiezi o formul ntr-o alt celul, atunci trebuie s foloseti referine absolute. De exemplu, dac ai
achiziionat cteva produse, cu preul n dolari, i vrei s transformi valoarea n lei la cursul zilei,
referina la celula care conine valoarea dolarului la cursul zilei trebuie s fie o referin absolut.

Foprmul eronat. Nefolosind

referine absolute, citete
valoarea dolarului de la alt
locaie.

Formul corect.
Valoarea este
citit tot timpul
din celula A3.

Referine mixte. Este posibil ca, uneori, ntr-o formul s fie nevoie de r e f e r i n e m i x t e .

Referinele mixte conin adrese de celule absolute i relative (exemplu: A$1, $A1). De exemplu, cnd
creezi o formul n care vrei s nmuleti valorile de pe o anumit coloan cu valorile aflate pe un
anumit rnd vei utiliza referine mixt cu o coloan fix i un rnd relativ pentru denmulit i o
coloan relativ i un rnd absolut pentru nmulitor.

42

n imaginea care urmeaz poi urmri modificarea formulelor ca urmare a copierii lor n alte locaii.

Pentru a schimba tipul de referin trebuie s parcurgi paii:

Execut click pe celula care conine formula ale crei referine doreti s le
modifici.

n bara de formule, execut click pe referina de celul pe care doreti s o

modifici.

Apas tasta F4 succesiv pn cnd referina devine de tipul dorit. Apsarea

repetat a taste F4 parcurge toate tipurile posibile de referine.

Apas tasta Enter pentru a valida modificarea.

REFERINE 3 D
Pentru a utiliza referine 3 D trebuie ca registrul de calcul s conin mai mult de o foaie
de calcul. Pentru a crea o formul care conine referine 3 D trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click pe celula n care vrei s creezi formula.
2. Insereaz numele funciei.
3. Execut click pe eticheta primei foi de calcul la care se face referirea, ine
tasta SHIFT apsat i execut click pe eticheta ultimei foi de calcul care se
dorete a fi referit.
4. Selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie referite n formul.
5. Completeaz formula.
6. Execut Enter pentru finalizare.
Obs. 1: Presupunnd c lucrezi cu o formul de tipul =SUM(Sheet2:Sheet6!A2:A5) dac
copiezi sau inserezi foi de calcul ntre foile Sheet2 i Sheet 6 (capetele seleciei) Excel include
n calcul toate valorile din celula A2 la A6 din noile foi adugate.
Obs. 2: Dac tergi o foaie de calcul din cele selectate Excel retrage din calcul valorile
aferente.
Obs. 3: Dac mui foi de calcul dintre Sheet2 i Sheet 6 la o alt locaie n afara domeniului de
foi de calcul referite Excel retrage din calcul valorile aferente.

43

Obs. 4: Dac mui o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi (Sheet2 sau
Sheet6) la o alt locaie n acelai registru de calcul, Excel ajusteaz calculul la un nou
domeniu de foi de calcul care s aib aceleai capete.
Obs. 5: Dac tergi o foaie de calcul care reprezint un capt al domeniului de foi, Excel
ajusteaz calculul schimbnd captul de domeniu ters cu foaia de calcul urmtoare, dac este
vorba de Sheet2 sau anterioar, dac este vorba de Sheet6.

FUNCII DE CUTARE
Funciile de cutare sunt funcii care au ca aciune cutarea unei valori ntr-un domeniu
de celule i returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule.
Domeniile de celule n care se efectueaz cutarea i din care se returneaz rezultatul pot
fi de dou forme: vector i matrice. Pentru forma vector aciunea funciei de cutare este
urmtoarea: caut argumentul (lookup_value) ntr-un domeniu specificat (format pe un
singur rnd sau o singur coloan) i returneaz informaia de pe aceeai poziie dintr-un
alt domeniu specificat de aceeai dimensiune. Pentru forma matricial aciunea ei este
urmtoarea: caut un argument (lookup_value) n primul rnd sau coloan a unei matrici
i returneaz o valoare cu aceeai poziie de pe ultimul rnd sau ultima coloan a matricei
sau dintr-un rnd sau coloan specificate.
Termeni de baz
Civa dintre termenii de baz utilizai n construirea funciilor de cutare sunt urmtorii:

vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rnd sau o singur

coloan.

matricea (array) - este un domeniu de celule, care conine mai multe

rnduri i coloane, i care poate conine text, numere, valori logice pe care vrei s
le compari cu valoarea argumentului lookup_value.
Atunci cnd lucrezi cu domenii matriciale, Excel insereaz automat formula ntre acolade { }. Atunci
cnd creezi formula:

introdu valorile aferente matricei direct ntre acolade { }.

separ valorile din coloane diferite cu virgul (,).

separ valorile din rnduri diferite cu semnul punct i virgul (;).

Un domeniu matricial de constante poate conine:

numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A

numerele pot fi ntregi, zecimale sau n format tiinific

poi utiliza diferite tipuri

{1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}

de

valori

aceeai

matrice

textul trebuie s fie ntre ghilimele duble de exemplu Departamentul

Un domeniu matricial de constante nu poate conine:

44

formule

semnul dolar ($) sau procent (%)

referine de celule

de

exemplu

coloane sau rnduri de lungimi diferite

lookup_value este valoare care urmeaz a fi cutat ntr-un domeniu

vector sau matrice

lookup_vector este domeniul vector n care este cutat valoarea

lookup_value

result_vector este domeniul vector din care se returneaz valoarea

echivalent valorii lookup_value

table_array este un tabel cu informaii unde este cutat valoarea

lookup_value

row_index_num este numrul rndului din table_array de pe care se

returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value

col_index_num este numrul coloanei din table_array de pe care se

returneaz valoarea echivalent valorii lookup_value

range_lookup este o valoare logic care specific dac vrei s gseti o

valoare aproximativ sau exact a valorii lookup_value

FUNCIA L O O KUP
Pentru a utiliza o funcie de cutare trebuie s apelezi caseta Paste Function. Din lista cu
categoriile de funcii alegi Lookup&Reference iar din cmpul Function Name alegi
funcia LOOKUP.
n momentul n care alegi functia LOOKUP din caseta Paste Function se deschide o
caset care te ntreab ce tip de sintax alegi. Funcia LOOKUP are dou forme de
sintax i anume forma vectorial i forma matricial.

Sintaxa 1: Se utilizeaz atunci cnd domeniul care conine valoarea pe care o caui este de
form vectorial..
Forma vectorial a funciei este urmtoarea:
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n vectorul lookup_vector

lookup_vector este domeniul format dintr-un singur rnd sau coloan i care conine valoarea
cutat

45

result_vector este un domeniu format dintr-un singur rnd sau coloan i care trebuie s aib
aceeai dimensiune cu vectorul lookup_vector. A cesta este vectorul care furnizeaz rezultatul
cutrii.
Not:
Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie s fie sortate
ascendent, altfel funcia nu returneaz valorile corect iar domeniul lookup_value i
domeniul result_vector trebuie s aib dimensiuni identice. Nu face diferena ntre
litere mari i litere mici.
Pentru a utiliza funcia LOOKUP, forma vectorial, trebuie s parcurgi paii:
1. Deschide caseta Paste Function.
2. Din categoria Lookup&Reference alege funcia LOOKUP.
3. Din
caseta
care
se
deschide
alege
lookup_value,lookup_vector,result_vector.
4. n caseta Formula Pallette completeaz argumentele funciei:

opiunea

n cmpul lookup_value completeaz valoarea care urmeaz a fi

cutat sau referina celulei care o conine. Valoarea trebuie scris identic cu
forma ei din domeniul n care se face cutarea.

n cmpul lookup_vector selecteaz domeniul n care se efectueaz

cutarea.

n cmpul result_vector selecteaz domeniul din care se returneaz

valoarea dorit.

Obs. 1 : Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea din cmpul lookup_value atunci
marcheaz valoarea cea mai mare care este mai mic sau egal cu valoarea din cmpul
lookup_value.
Obs. 2: Dac valoarea din lookup_value este mai mic dect cea mai mic valoare din cmpul
lookup_value funcia LOOKUP returneaz un mesaj de eroare (#N/A).

46

Exemplu:

1. LOOKUP(0,57;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
2. LOOKUP(0,58;A2:A6;B2:B6) = izo-butan
3. LOOKUP(0,66;A2:A6;B2:B6) = pentan
4. LOOKUP(0,25;A2:A6;B2:B6) = #N/A deoarece valoarea 0,25 este mai mic dect
orice valoare din domeniul lookup_vector A2:A6.
Sintaxa 2. Aceast form a funciei LOOKUP face cutarea automat n primul rnd sau n
prima coloan n funcie de mrimea domeniului matricial.
Forma matricial a funciei este urmtoarea:
LOOKUP(lookup_value,array)

lookup_value este valoare pe care funcia LOOKUP o caut n matrice

array este un domeniu matricial de celule care conine text, numere, valori logice pe care vrei s
le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi capitolul Termeni de baz).
Cutarea cu ajutorul formei matriciale se efectueaz n felul urmtor:

Dac domeniul de cutare are mai multe coloane dect rnduri, funcia LOOKUP
caut valoarea lookup_value n primul rnd al domeniului

Dac domeniul de cutare are mai multe rnduri dect coloane, funcia LOOKUP
caut valoarea lookup_value n prima coloan a domeniului

Obs. 1 Dac funcia LOOKUP nu gsete valoarea lookup_value, folosete cea mai mare
valoare care este mai mic sau egal cu valoarea lookup_value.
Obs. 2 Dac este mai mic dect cea mai mic valoare din primul rnd sau prima coloan
(depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de cutare, funcia LOOKUP returneaz
valoarea de eroare #N/A.

47

Exemplu:
1. LOOKUP(C,{a, b, c d;1,2,3,4})=3
2. LOOKUP(BUMP,{a,1; b,2; c,3})=2

FUNCIA HLOOKUP
Funcia HLOOKUP caut o valoare n primul rnd al unui tabel sau al unei matrici de
valori i returneaz o valoare de pe aceiai coloan, dintr-un rnd specificat. Este bine s
foloseti funcia HLOOKUP cnd valoarea pe care o caui se situeaz n primul rnd al
unui tabel i valoarea care trebuie returnat se afl cteva rnduri mai jos.
Funia HLOOKUP are urmtoarea sintax:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoare care urmeaz a fi gsit n primul rnd al tabelului. Poate fi o valoare, o
referin sau un ir tip text.

table_array este tabelul cu informaii n care se caut valoarea lookup_value.

valoarea din primul rnd poate fi text, numr sau valoare logic

nu se face diferena ntre litere mari i litere mici

row_index_num este numrul rndului din tabel (table_array) de unde va fi returnat valoarea
echivalent.

range_lookup este o valoare logic care specific dac funcia HLOOKUP s caute o valoare
exact sau aproximativ a valorii lookup_value

dac range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value.

Dac nu este gsit o valoare exact este returnat valoarea cea mai mare care este mai
mic dect lookup_value.

dac range_lookup = FALSE valoarea gsit n tabel trebuie s fie identic cu

cea a argumentului lookup_value. Dac nu este gsit o valoarea identic atunci se
returneaz mesajul de eroare #N/A.

48

Obs. 1: Dac range_lookup = TRUE valorile din primul rnd al tabelului trebuie s fie sortate
n ordine ascendent; altfel funcia HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dac
range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat.
Obs. 2: Poi pune n ordine ascendent valorile, de la stnga la dreapta, selectnd valorile,
executnd secvena Data\Sort\Options i fcnd click pe opiunea Sort left to right. Apoi
alege rndul din lista cmpului Sort by i opiunea Ascending.
Obs. 3: row_index_num = 1 returneaz valoarea din primul rnd a tabelului.
row_index_num = 2 returneaz valoarea din rndul doi al tabelului.
row_index_num < 1 funcia returneaz valoarea de eroare #VALUE.
row_index_num este mai mare dect numrul de rnduri din tabel funcia returneaz
valoarea de eroare #REF.
Exemplu:

1. HLOOKUP(carti,E1:H5,2,TRUE) = 50
2. HLOOKUP(penare, E1:H5,3,FALSE) = 8
3. HLOOKUP(penar, E1:H5,3,FALSE) = #N/A
4. HLOOKUP(stilouri,E1:H5,4) = 38

49

5. HLOOKUP(3,{1,2,3 ; a, b, c; d e f},2,TRUE) = c

FUNCIA VLOOKUP
Aceast funcie caut o valoare n coloana cea mai din stnga a unui tabel i returneaz
valoarea din acelai rnd, dintr-o coloan pe care o specifici. Utilizeaz aceast funcie
atunci cnd compari valori aflate pe coloan, spre deosebire de funcia HLOOKUP pe
care o foloseti atunci cnd compari valori aflate pe rnd.
Funcia are urmtoarea sintax:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

lookup_value este valoarea dup care se face cutarea n prima coloan din stnga a tabelului.
Aceast valoare poate fi text, numr sau ir de caractere.

table_array este tabelul n care se caut informaia. Pentru specificarea acestuia folosete referine
de celule sau nume de domenii.

col_index_num este numrul de coloan din tabel de unde se va returna valoarea echivalent
valorii lookup_value.

range_lookup este o valoare logic care specific funciei VLOOKUP dac s gseasc o valoare
identic cu cea pe care o caut sau o valoare aproximativ.

range_lookup = TRUE valoarea gsit poate s fie aproximativ cu valoarea

lookup_value.

range_lookup = FALSE valoarea gsit trebuie s fie identic cu valoarea cutat

Obs. 1: col_index_num = 1 funcia returneaz valoarea din prima coloan din stnga a
tabelului
tabelului

col_index_num = 2 funcia returneaz valoarea din coloana a doua din stnga a

col_index_num<1 funcia returneaz valoarea de eroare #VALUE

col_index_num este mai mare dect numrul de rnduri al tabelului, funcia

returneaz valoarea de eroare #N/A
Obs. 2: Dac funcia nu gsete valoarea lookup_value i range_lookup = TRUE atunci se
folosete cea mai mare valoare care este mai mic sau egal cu valoarea lookup_value.
Obs. 3: Dac funcia nu gsete valoarea lookup_value i range_lookup = FALSE atunci
returneaz valoare de eroare #N/A.
Obs. 4: Dac lookup_value este mai mare dect cea mai mare valoare din prima coloan a
tabelului, atunci funcia returneaz valoarea de eroare #N/A.

50

Exemplu:

1. VLOOKUP(1,A2:C10,1,TRUE) = 0,946
2. VLOOKUP(1,A2:C10,2) = 2,17
3. VLOOKUP(1,A2:C10,3,TRUE) = 100
4. VLOOKUP(0,746,A2:C10,3,FALSE) = 200
5. VLOOKUP(0,1,A2:C10,2,TRUE) = #N/A deoarece valoarea 0,1 este mai mic dect orice
valoare din prima coloan
6. VLOOKUP(2,A2:C10,2,TRUE) = 1,71

FUNCIA LOGIC IF
Funcia IF este o funcie care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu
stabilit de utilizator.
Funcia are urmtoarea sintax:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluat ca fiind adevrat (TRUE) sau
fals (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparaie.

value_if_true este valoarea care se returneaz atunci cnd logical_test = TRUE. value_if_true
poate fi o alt formul.

value_if_false este valoarea care se returneaz atunci cnd logical_test = FALSE. value_if_false
poate fi o alt formul.
Pentru a construi o funcie IF trebuie s parcurgi paii:

Execut click pe butonul Paste Function

deschide caseta de dialog Paste Function.

din bara standard. Se

Din cmpul cu categoriile funciilor alege categoria Logical iar din lista
funciilor aferente alege funcia IF.

51


Se deschide caseta Formula Pallette n care trebuie s completezi cele trei
cmpuri explicate anterior n funcie de semnificaiile lor.

Execut click pe OK pentru a termina formula.

Obs. 1: Dac este ndeplinit condiia logical_test atunci expresia este evaluat ca fiind
adevrat (TRUE). Altfel este evaluat ca fiind fals (FALSE).
Obs. 2: Dac logical_test = TRUE i value_if_true este fr coninut, atunci este returnat
valoarea zero.
Obs. 3: Dac logical_test = FALSE i value_if_false este omis se returneaz valoarea logic
FALSE.
Dac logical_test = FALSE i value_if_false este fr coninut, atunci este returnat
valoarea zero.
Obs. 4: n nici un caz nu introdu funcii pe mai mult de apte nivele de subordonare
(imbricare).
Exemplu: calculul impozitului

1. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%) dac salariul brut este mai mare sau egal cu

5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu, altfel impozitul este 15% din salariu.

52

2. IF(E5>10.000.000,eroare, IF(E5>=5.000.000;E5*25%;E5*15%)) deoarece nu exist

salariu mai mare de 10.000.000 n ntreprindere, atunci dac condiia este ndeplinit trebuie
returnat un mesaj de eroare, altfel se verific condiiile de la punctul anterior.
3. IF(E5>=5.000.000;E5*25%;IF(AND(E5<5.000.000,E5>=2.500.000),E5*15%,300.000))
dac salariul este mai mare de 5.000.000 atunci impozitul este 25% din salariu. Dac nu, se
verific dac salariul este ntre 2.500.000 i 4.999.999. Dac da, impozitul este de 15%, dac
nu este ndeplinit nici aceast condiie impozitul este o sum fix i anume 300.000 (pentru
un salariu mai mic strict de 2.500.000).
4.

IF(B15>=30, B15- C15,D15/2)

IF(AND(B16<=40;C16>25);B16*C16/100;"-")

IF(OR(B15>=45;C154<40);IF(D15>=500;D15/C15;"eroare");AVERAGE(B15:E15))

REMEDIEREA ERORILOR N CREAREA FORMULELOR

Programul Excel corecteaz, n general, erorile comune care apar atunci cnd creezi o
formul. Atunci cnd introduci incorect o formul apare o caset care te atenioneaz c
ai greit i i propune o modificare. Aceast facilitate se numete Formula AutoCorrect.
Dac eti de acord cu propunerea este suficient s apei pe butonul Yes i corectura se
face automat. Dac nu eti de acord cu propunerea programului atunci apei butonul No
i corectura o realizezi manual. Dac optezi s corectezi singur formula atunci trebuie s
verifici:

1.
Dac parantezele sunt pereche. Atunci cnd creezi o formul Excel afieaz
parantezele n culori, dup cum sunt introduse.
2.
Dac ai folosit semnul (:) pentru a separa referina de nceput de domeniu de cea de
sfrit de domeniu (vezi subcapitolul Operatori n formule).

53

3.
Dac ai introdus toate argumentele cerute de funcie sau dac ai introdus mai multe
argumente dect era necesar.
4.
Dac nu ai creat mai mult de apte nivele de imbricare a funciilor n interiorul unei
formule (vezi capitolul Crearea funciilor imbricate.
5.
Dac faci referire la alte nume de foi de calcul sau ali regitri de calcul care conin
spaii i alte caractere speciale. n cazul n care exist astfel de caractere este necesar ca
acestea s fie marcate de semne de apostrof ().
6.
Dac, n cazul n care ai folosit referine externe, ai inclus numele i calea ctre
registrul
de
calcul
la
care
se
face
referirea
(=AVERAGE('[2 III salarii 2002.xls]Februarie'!$H$5:$H$11).
7.
Dac ai formatat numerele atunci cnd ai creat formula. n formule, numerele nu
se formateaz (nu se folosesc separatorii de mii).
Cele mai uzuale mesaje care pot aprea le gseti menionate n continuare.

EROAREA

#####

Aceast eroare apare atunci cnd celulele conin numere, date sau ore care depesc
limea coloanei sau cnd celulele conin date i/sau ore care produc numere negative.
Cauze posibile

Sugestii de remediere
Redimensioneaz coloana

Numrul depete limea coloanei

Schimb formatul numrului (spre exemplu decrementeaz

numrul de zecimale)

S-a extras o dat sau or ulterioare Dac formula este corect, schimb modul de afiare al
dintr-o dat sau or anterioare
rezultatului formatnd celula cu un format care nu este de
tip dat sau or

EROAREA #VALUE!
Aceast eroare apare atunci cnd este folosit un tip greit de argument sau de operand sau
facilitatea Formula AutoCorrect nu poate corecta formula.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai introdus text atunci cnd n

formul trebuia introdus numr sau
valoare logic. Excel nu poate
translata textul n formatul corect de
dat.

Asigur-te c formula sau funcia folosete operanzii sau

argumentele cerute i c celulele referite n formul conin
date valide (dac celula A1 conine un numr iar celule A2
conine un text, prin nsumarea celor doi operanzi se va
returna valoare de eroare #VALUE!).

Ai editat
matrice.

54

incorect

un

domeniu Selecteaz domeniul matricial de celule, apas tasta F2

pentru a edita formula i apas combinaia
CTRL+SHIFT+ENTER.

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai introdus un domeniu matricial ca Asigur-te c domeniul matricial nu este o referin, o

i referin de celul, formul sau formul sau o funcie. Vezi capitolul Termeni de baz
funcie.
Ai introdus un domeniu de celulele Schimb domeniul cu o singur valoare.
ntr-o formul care necesita o
valoare, nu un domeniu.
Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c funcia nu folosete un argument incorect.
introduce o funcie ce ntoarce ca
rezultat #VALUE!.

EROAREA #DIV!
Aceast eroare apare atunci cnd formula conine o mprie la zero.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit referine de celul care Schimb referina de celul sau introdu o alt valoare dect
conine valoarea zero sau nu are zero n celula folosit ca divizor. Pentru a preveni
coninut, ca divizor.
mprirea
la
zero
folosete
funcia
IF
(IF(B1=0, ,A1/B1)).
Ai introdus o formul care folosete Schimb divizorul cu alt numr dect zero.
explicit mprirea la zero (=5/0).
Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c divizorul din formul nu este zero sau spaiu
folosete o funcie sau o formul care liber.
returneaz #DIV/0!.

EROAREA

#NAME

Aceast eroare apare atunci cnd programul Excel nu recunoate text ntr-o celul.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit un nume de domeniu sau Asigur-te c numele exist. Execut secvena

de celul care nu exist sau care a Insert/Name/Define. Dac numele nu este n list,
fost ters.
adaug-l.
Nume incorect scris.

Verific ortografia sau insereaz numele corect executnd

secvena Insert/Name/Paste; n caseta Paste Name
execut click pe numele dorit i apas pe butonul OK.

Ai folosit un titlu ntr-o formul.

Execut
secvena
Tools/Options/Calculation.
Selecteaz opiunea Accept labels in formula.

55

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit incorect numele unei Corecteaz ortografia numelui funciei.

funcii.
Ai introdus text ntr-o formul fr nchide textul ntre ghilimele.
a-l nchide ntre ghilimele ( ).
Excel ncearc s interpreteze
intrarea ca un nume chiar dac tu l-ai
introdus ca text.
Ai omis semnul (:) cnd ai fcut Asigur-te c toate referirile la domenii de celule conin (:).
referire la un domeniu.

EROAREA #N/A
Aceast eroare apare atunci cnd o valoare nu este disponibil ntr-o funcie sau formul.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit o form inadecvat a Asigur-te c argumentul are tipul corect de valoare. Spre
argumentului
lookup_value
al exemplu, este o valoare sau o referin la o celul i nu o
funciilor HLOOKUP, LOOKUP, referin de domeniu.
VLOOKUP.
Ai folosit funciile HLOOKUP, Pentru a gsi o valoare exact a argumentului poi s setezi
LOOKUP, VLOOKUP fr s sortezi range_lookup = FALSE. Dac doreti o valoare apropiat
tabelul iniial.
trebuie s sortezi tabelul i apoi s creezi formula din nou.
Ai omis unul sau mai multe argumente Introdu toate argumentele.
atunci cnd ai creat funcia.
Ai rulat o macrocomand care Asigur-te c argumentele funciei sunt corecte i la locul
introduce o funcie ce are ca rezultat care trebuie.
#N/A.

EROAREA #REF!
Aceast eroare apare atunci cnd o referin de celul nu este valid.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai ters sau ai mutat celulele la care se Schimb formula sau restaureaz celulele executnd Undo
face referire n alte formule
Ai rulat o macrocomand care Verific dac un argument al funciei se refer la o celul
introduce o funcie care returnez sau un domeniu invalid.
#REF!

56

Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit o referin la distan la o Pornete aplicaia.

aplicaie care nu ruleaz.

EROAREA #NUM
Aceast eroare apare atunci cnd apare o problem cu un numr ntr-o formul sau
funcie.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit un argument neacceptat Asigur-te c argumentul folosit are tipul corect.

ntr-o funcie care cere argument
numeric.
Ai folosit o funcie care itereaz, de Folosete o alt valoare de start pentru funcie.
exemplu IRR sau RATE, i funcia nu
poate s gseasc un rezultat.
Ai introdus o formul care returneaz Schimb formula astfel nct rezultatul s fie ntre ..... i
un numr care este prea mare sau prea ntre ....... .
mic pentru a fi reprezentat de Excel.

EROAREA #NULL!
Aceast eroare apare atunci cnd specifici intersecia a dou arii care, de fapt, nu se
intersecteaz.
Cauze posibile

Sugestii de remediere

Ai folosit un domeniu incorect sau o Ca s te referi la dou arii care nu se intersecteaz folosete
referin incorect de celul.
separatorul
(,).
De
exemplu,
ntr-o
formul
SUM(A1:A10,C1:C10) dac nu este pus operatorul (,)
funcia ncearc s adune numai celulele pe care le au n
comun cele dou domenii, acestea neexistnd rezultatuleste
eroarea #NULL!

REFERINE CIRCULARE
Referine circulare este un mesaj de eroare care este returnat atunci cnd ntr-o formul
se face referire, direct sau indirect, la celula care conine formula. Aplicaia Excel nu
poate s rezolve referinele circulare prin calcule normale. Cnd ai o referin circular
ntr-o formul apare un mesaj care te avertizeaz.

57

Pentru a corecta formula trebuie s o modifici n aa fel nct s nu mai apar n

coninutul formulei adresa celulei care o conine. Pentru mai multe detalii urmrete
cursul n care se va discuta despre bara Auditing.

AFIAREA I TIPRIREA FORMULELOR

Aplicaia Excel afieaz, n mod implicit rezultatele formulelor. Este posibil, atunci cnd
este necesar, s se afieze i formulele n cadrul foii de calcul, nu numai in bara de
formule. Pentru a afia i tipri formule trebuie s execui paii:
1. Execut secvena Tools/Options.
2. Execut click pe fia View.
3. n seciunea Window options execut click n caseta Formulas pentru a o
selecta.
4. Execut click pe OK.

5. Deruleaz, dac este cazul, bara orizontal pn ajungi la celulele care conin
formulele afiate.

58

6. Execut secvena File/Page Setup i execut click pe fia Sheet. Specific s

fie tiprite etichetele de coloan i de rnd

7. Execut click pe butonul Print Preview pentru a previzualiza apariia

etichetelor de coloan i de rnd.

8.

Execut click pe OK.

OPIUNEA AUTOFORMAT
Opiunea AutoFormat este o colecie de formate implicite de tabele, colecie care
cuprinde mrimi de font-uri, fundaluri, alinieri, pe care le poi aplica rapid unui domeniu
de celule sau ntregii pagini. Opiunea AutoFormat i propune 16 formate diferite,
implicite. Te ajut foarte mult atunci cnd vrei s formatezi un tabel ntr-un mod deosebit
dar nu ai timp s realizezi acest lucru.

59

Pentru a aplica un format implicit trebuie s parcurgi paii:

1. Poziioneaz cursorul undeva n interiorul tabelului cruia vrei s-l aplici un
AutoFormat. Excel va determina automat mrimea tabelului. Poi face selecia i
manual.
2. Execut secvena Format/AutoFormat. Va aprea o caset de dialog care va
prezenta cele 16 formate implicite. Alege formatul dorit.

3. Execut click pe butonul Options Caseta de dialog se va extinde astfel nct

s poi vedea ase casete de verificare (check box). Astfel poi controla tipul
formatului pe care vrei s-l aplici bifnd sau nebifnd casetele respective.

Obs.1 Dac ai dimensionat coloanele i liniile nainte de a aplica AutoFormat, deselecteaz

opiunea Width/Height (Lime/nlime) deoarece caracteristica AutoFormat
dimensioneaz liniile i coloanele corespunztoare cu cea mai nalt, respectiv cea mai lat
intrare.
Obs. 2 Atunci cnd vrei s modici formatul ales selectezi sau deselectezi casetele din faa
celor ase opiuni. Spre exemplu, dac vrei s anulezi bordura formatului implicit este
suficient s debifezi caseta Border.

60

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre:

Cum s creezi corect o formul utiliznd referinele de celul.

Cum s foloseti funciile de cutare.

Cum s foloseti funciile logice.

Ce tipuri de mesaje de eroare exist.

Cum s corectezi o formul.

Cum s aplici un format implicit unui tabel.

Exerciii
Exerciiul 1
1. S se creeze un registru de calcul numit Produse rafinarie.xls.
2. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Date de intrare.
3. S se denumeasc o foaie de calcul cu numele Introducere date.

61

4. n foaia de calcul Date de intrare s se creeze urmtorul tabel, din celula A1:

5. Celulele n care se vor introduce date sunt cele marcate cu vernil. Coninutul celorlalte celule
va rezulta n urma calculelor. n coloana COD PRODUS_IF s se verifice dac valoarea
din coloana COD PRODUS este situat ntre 1 i 13 (sunt 13 produse). Dac nu s se
returneze mesajul Cod incorect. Sa se corecteze valoare de intrare a codului.

1<=COD PRODUS<=13

DA
COD PRODUS

NU

cod incorect

6. Pentru codul produsului corect atunci se caut valoarea de pe coloana COD PRODUS n
vectorul A1:A13 din foaia de calcul Date de intrare i se returneaz valoarea aferent din
vectorul C1:C13 din foaia de calcul Date de intrare.
7.

Pe coloana NIVEL s se valideze datele astfel nct nivelul unei sfere s nu depeasc
1240 cm. dar nici s nu coboare sub zero. Mesajul care apare s fie NIVEL ERONAT!

8. Pe coloana TEMP. s se valideze datele astfel nct temperatura din interiorul sferelor s nu
fie mai mic dect -500C i s nu depeasc 1000C. Mesajul care apare s fie
TEMPERATUR ERONAT
9. S se introduc urmtorul set de valori pentru nivel i temperatur:

62

10. n foaia de calcul Date de intrare, din celula E1 s se insereze datele:

11. Pe coloana VOLUME, s se calculeze volumul aferent nivelului din coloana NIVEL,
astfel: s se caute valoarea din coloana volum, n vectorul E1:E32 i s se returneze valoarea

63

asociat din vectorul F1:F32. Valoarea obinut se mparte la 1000 pentru a obine rezultatul n
mii litri.
12. Pe coloana Densitate s se introduc datele:
0,532152
0,534031
0,529175
0,534031
0,530985
0,535922
0,583484
0,583484
0,570061
0,583484
0,645876
0,649206
0,648376
0,648376
0,647545

13. Pentru a calcula SPAIU TOTAL DEP. dintr-un anumit produs trebuie s aplici formula
997.000*DENSITATEA/1000.
14. Creaz n celula M6 titlul SPAIU RMAS DISPONIBIL (TONE). Pentru a calcula
spaiul rmas de depozitare se scade din Spaiul total de dep valoarea stocului real.
15. Blocheaz toate celulele din foaia de calcul Introducere date, exceptnd coloanele COD
PRODUS, NIVEL i TEMP.
16. Protejeaz cu parol foaia de calcul Introducere date i ntregul registru de calcul.
n final tabelul trebuie s arate aa:

Formulele utilizate sunt urmtoarele:

pentru COD PRODUS_IF
=IF(AND(C7>=1;C7<=13);C7;"COD INCORECT")
pentru PRODUS
=LOOKUP(E7;'Date de intrare'!$A$1:$A$13;'Date de intrare'!$C$1:$C$13)

64

pentru VOLUME
=LOOKUP(G7;'Date de intrare'!$E$1:$E$32;'Date de intrare'!$F$1:$F$32)/1000
Exerciiul 2
1. S se creeze un registru de calcul Vnzari 2002.xls.
2. n interiorul noului registru s se denumeasc trei foi de calcul cu numele Vnzri pe
produse, Vnzri pe lun i Date.
3. Coninutul foii Vnzri pe produse s fie urmtorul:

4. Coninutul foii Vnzri pe lun s fie urmtorul:

65

5. Coninutul foii Date s fie urmtorul:

6. S se creeze formulele pe foile de calcul Vnzri pe produse i Vnzri pe lun astfel

nct pe coloana Valoare s apar valorile aferente pe luna i produsul specificate.
n final cele dou foi de calcul trebuie s arate astfel:

66

Formulele folosite sunt urmtoarele:

pentru Vnzri pe produse
=VLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;3;FALSE)
pentru Vnzri pe lun
=HLOOKUP(B5;Date!$A$3:$F$15;5;FALSE)

67

Lecia 3
Obiective
Studiul diagramelor
Cum s creezi diagrame
Cte tipuri de diagrame exist
Cum s modifici diagrame
Cum s formatezi diagrame
Cum s tipreti diagrame
Aceast lecie este o lecie dedicat n exclusivitate diagramelor. Vei nva ce sunt
diagramele, cum se creaz ele cu ajutorul aplicaiei Chart Wizard, cum pot fi formatate
i modificate, cum pot fi mbuntite i cum pot fi tiprite.

CREAREA DIAGRAMELOR
n general, diagramele se creaz atunci cnd se dorete o reprezentare grafic (n imagini)
a datelor cuprinse n tabele create. Pentru a crea diagrame trebuie apelat aplicaia Chart
Wizard.

CREAREA DIAGRAMELOR UTILIZND APLICAIA CHART WIZARD

Aplicaia Chart Wizard (Expert diagram) i permite s creezi, pas cu pas, o diagram
i ofer opiuni care s te ajute s modifici diagrama dup cerinele tale. Poi reveni
oricnd s modifici diagrama, dup ce ai creat-o. Dup ce ai creat tabelul surs care
conine informaia ce urmeaz a fi reprezentat grafic apeleaz aplicaia Chart Wizard
pentru a crea diagrama dorit. Aplicaia are anumite tipuri prestabilite de diagrame din
care poi alege acel tip care ofer o reprezentare ct mai apropiat de cerin.
Pentru a crea o diagram trebuie s execui paii:
1. Creaz tabelul pe care doreti s-l reprezini grafic.
2. Selecteaz tabelul sau numai ceea ce vrei s reprezini din componena
tabelului.

68

3.

Execut secvena Insert\Chart sau execut click pe butonul Chart Wizard

de pe bara standard. Se deschide caseta de dialog Chart Wizard.
Fia Standard Types (Modele
standard) conine modele standard de
diagrame crora este necesar s le aplici
diferite formate i opiuni, cum ar fi:
etichete sau culori care doreti s apar
pe diagram.
Fia Custom Types (Modele
Personalizate) conine modele de
diagrame personalizate care sunt
similare cu un ablon sau un stil i
conin formate adiionale i opiuni de
diagram. Poi salva diagramele
personalizate sau poi crea altele noi.

4. Trebuie s parcurgi paii din casetele de dialog ale aplicaiei Chart Wizard
completnd orice detalii n funcie de cerine. Casetele de dialog ale aplicaiei
Chart Wizard sunt prezentate n subcapitolele care urmeaz.
PASUL 1 - Selectarea tipului de diagram
Primul pas n crearea unei diagrame este alegerea tipului diagramei. Pentru a utiliza unul
din tipurile predefinite de diagram trebuie s execui click pe unul din tipurile de
diagrame (Chart Type) din seciunea din stnga a primei casete de dialog. Aplicaia
Excel ofer o gam larg de tipuri de diagrame, tipuri pe care le gseti enumerate n
continuare.

69

Diagrame pe coloane (Column). O diagram pe coloan are bare verticale i este reprezentat
fr continuitate n timp. Acest tip se utilizeaz, n general, pentru prezentarea comparativ a
datelor.

Un tip important de diagram pe coloane este cel p e c o l o a n e s t r a t i f i c a t e . O astfel de

diagram este potrivit atunci cnd doreti s tii ct mai este de realizat pn la un plafon
maxim i ct s-a realizat pn la momentul crerii diagramei.

70

Diagrame cu bare (Bar). O diagram cu bare este similar uneia pe coloane prin faptul c
reprezint barele ca elemente separate, ns ea traseaz barele n format orizontal. Barele pot fi
aezate alturat, n straturi sau 3D (viziune n spaiu). Diagramele cu bare sunt foarte utile
pentru afiarea msurtorilor, ca de exemplu, procentul de finalizare a unui anumit proiect

Diagrame linie (Line). Acest tip de diagrame este foarte potrivit pentru msurarea sau
reprezentarea datelor n timp, n mod continuu. Ele realizeaz combinaii bune cu diagramele
pe coloan sau pe linii multiple. De asemenea, diagramele linie sunt excelente pentru
prezentarea informaiei ce implic tendine sau modificri n timp cu unul sau dou seturi de
date.

71

Diagrame cu structur radial (Pie). Diagramele cu structur radial sunt folosite pentru
prezentarea unui procent dintr-un ntreg. Tipurile de diagram cu structur radial disponibile
sunt 2D standard, 2D descompus, 3D, 3D descompus, radial din radial care extrage un
subset al unui sector i bar din structur radial care extrage un subset i l reprezint sub
forma unei diagrame cu coloane suprapuse.

Diagrame de tip inelar (Doughnut). Diagramele de tip inelar sunt variaii ale diagramelor cu
structur radial. Diferena const n faptul c diagramele inelare sunt pentru mai multe seturi
de date oarecum asemntoare reprezentrii mai multor structuri radiale, una peste cealalt.

72

Diagrame prin puncte (Scatter). Diagramele prin puncte sunt folosite pentru prezentarea
datelor pe intervale inegale de timp. Acest tip de diagram este cel mai des ntlnit n
activitile tiinifice i inginereti.

Diagrame stratificate (Area). Diagramele stratificate se utilizeaz asemntor diagramelor

linie prin faptul c acestea reprezint datele n timp ntr-o manier continu. Singura diferen
este c zona de sub linie este umplut.

73

Diagrame radar (Radar). Diagramele radar prezint relaiile dintre seturi separate de date.
Relaia este prezentat n raport cu o serie ntreag, similar modului n care diagramele de tip
inelar reprezint datele dintr-o serie comparativ cu seria ntreag.

Diagrame suprafa (Surface). Diagramele suprafa msoar dou variabile sub forma unei
hri topografice, oferind o reprezentare 3D a valorilor nalte i joase. Exist dou tipuri de
diagram suprafa, cu dou variante pentru fiecare tip.

74

Diagrame cu bule (Bubble). Diagramele cu bule compar valorile n seturi de cte trei.
Primele dou seturi sunt folosite n diagram, al treilea determinnd dimensiunea bulelor.

Diagrame stoc (Stock). Diagramele stoc sunt create, prin definiie, pentru piaa bursier i au
patru variante:

minim-maxim-nchidere

deschidere-minim-maxim-nchidere

volum-maxim-minim-nchidere

volum-deschidere-maxim-minim-nchidere

75

Diagrame cilindru, con i piramid. Diagramele cilindru, con i piramid sunt diagrame 3D
cu form unic.

PASUL 2 - Stabilirea sursei de date

Dup ce ai stabilit tipul de diagram apei butonul Next din caseta Chart Type i se va
deschide a doua caset din succesiune, care se numete Chart Source Date.

76

Dei, n mod obinuit, selectezi datele care urmeaz a fi reprezentate grafic, nainte de
lansarea aplicaiei Chart Wizard, este posibil ca, dup lansare, s hotrti c trebuie
modificat domeniul de date. Pasul doi al aplicaiei Chart Wizard i permite s modifici
domeniul de date ce va fi reprezentat ca diagram utiliznd butonul Collaps Dialog
aferent cmpului Data Range. Prin definiie, o serie de date este o categorie din tabel.
Prin selectarea uneia dintre coloanele din diagram, vei selecta o serie de date. Poi

schimba orientarea datelor din linii (Rows) n coloane (Columns). n exemplul de mai sus
poi vedea cum se modific aspectul unei diagrame atunci cnd se schimb orientarea
datelor din linii pe coloane.
Din fia Series (Serii) poi manevra seriile dintr-o
diagram fie prin adugarea, fie prin eliminarea
acestora. Dac ai selectat ntreg domeniul unui
tabel i vrei, de fapt, s vezi o singur serie din
tabel, poi elimina seriile de date selectndu-le i
executnd click pe butonul Remove (Eliminare).
De asemenea, poi aduga serii la o diagram
executnd click pe butonul Add (Adugare),
dup care trebuie s precizezi detaliile pentru
noile serii folosind celelalte opiuni din aceast
fi. Opiunile din aceast fi se modific n
funcie de tipul diagramei i de seriile selectate n
caseta Series. Lista urmtoare descrie opiunile
disponibile:

Series, Add sau Remove i

permite s adaugi sau s elimini serii
din diagram.

Name (Nume). Atunci cnd

selectezi o serie n lista Series din
partea stng a casetei de dialog,
aceast intrare se modific pentru a afia adresa celulei (celulelor) ce conine titlul pentru
respectiva serie.

77


Value (Valoare) ofer adresa ce conine valorile pentru seria selectat. Valorile
sunt datele folosite la construirea coloanelor. Pentru anumite tipuri de diagrame aplicaia
Chart Wizard afieaz o caset X Values (valori pe axa X) i una Y Values (valori pe axa
Y).

Category (X) Axis Labels (Etichetele axei categoriilor). Aceast caset afieaz
referina de celul pentru categoriile axei X.

Second Category (X) Axis labels (Etichetele axei secundare a categoriilor)

precizeaz locaia celulei (celulelor) ce conin etichetele ce vor fi utilizate pentru a doua
ax X, de exemplu, n diagramele Stoc sau diagramele personalizate tip coloan-suprafa.

Sizes (Dimensiuni). La diagramele cu bule, aceast opiune precizeaz celula ce

conine o valoare care stabilete dimensiunea reperelor de bul.
PASUL 3 - Alegerea opiunilor de diagram
Alegerea opiunilor de diagram reprezint pasul al treilea al aplicaiei Chart Wizard.
Aceste opiuni i permit s prelucrezi n mai multe moduri diagrama, s adaugi i s
tergi caracteristici. De asemenea, aceast caset i permite s vizualizezi toate
modificrile, pe msur ce le efectuezi, nainte de a crea diagrama pe foia de calcul.

Caseta Chart Options conine ase fie despre care se va discuta n continuare.

78

Titlurile diagramelor (Title) i permite s introduci un titlu pentru diagram, pentru axa
categoriilor i cea a valorilor. Este bine s completezi toate cmpurile acestei fie.

Axe (Ax) Afieaz automat datele ntr-un format de scar de timp dac acestea sunt formatate
ca date de timp. Prin deselectarea opiunii Category (X) Axis poi elimina etichetele axei.
Atunci cnd opiunea este selectat, butonul radio selectat sub opiune indic ce va afia axa.

Obs. Atunci cnd este selectat opiunea Time-scale aplicaia Excel transform formatul text
n format dat calendaristic. Dac data este formatat pentru a afia numele lunii ca text sau
dac ai date care trec dintr-un an n altul, este mai bine s transformi categoria n format scar
de timp pentru a reprezenta anii.

79

Linii de gril (Gridlines) i permite s adaugi pe axe linii de gril majore sau minore. Ca s
obi o diagram curat, neaglomerat, este mai bine s evii liniile de gril. n mod normal se
pstraz liniile de gril majore pentru axa Y sau Z fr a aplica linii suplimentare de gril.

80

Legenda (Legend) ofer o explicaie despre diferitele serii de date din diagram.Dac
diagrama conine mai multe categorii este necesar o legend care s arate modelul sau
culoarea fiecrei categorii.

Fia Legend i ofer urmtoarele faciliti:

Show legend dac este bifat, i permite s afiezi legenda pentru o

diagram.

Placement i permite s stabileti locaia legendei, n cazul n care

opiunea Show legend este bifat. n caz contrar, cmpurile din seciunea
Placement sunt dezactivate.

Bottom i permite afiarea legendei n partea de jos a diagramei

Corner i permite afiarea legendei n colul din dreapta sus al

diagramei

Top i permite afiarea legendei deasupra diagramei

Right i permite afiarea legendei n dreapta diagramei (implicit)

Left i permite afiarea legendei n stnga diagramei

Legenda nu este obligatoriu s fie plasat pe perimetrul unei diagrame. Formatat

corespunztor o diagram se poate situa i n interiorul zonei de reprezentare.

81

Etichetele de date (Data Labels) i ofer posibilitatea de a afia etichete sau valori n dreptul
fiecrei serii de date din diagram.

None nu se afieaz nici o valoare sau etichet.

Show value se afieaz valorile aferente seriei.

Show percent se afieaz valoarea procentual.

Show label se afieaz etichetele seriei.

Show label and percent se afieaz att etichetele ct i procentele

seriei.

82

Show bubble sizes se afieaz mrimea bulelor.

Tabelul de date (Data Tabel) i permite s ataezi tabelul diagramei create. Aceast
caracteristic aliniaz datele numerice sub seriile corespunztoare de date. Este o cale de a
afia etichetele de date fr a aglomera zona de reprezentare i, de asemenea, o modalitate de
combinare a unei diagrame cu datele sale ntr-o form compact, de exemplu pentru
nglobarea datelor ntr-un diapozitiv PowerPoint.

PASUL 4 - Alegerea unei locaii pentru diagram

Alegerea unei locaii pentru diagram reprezint pasul al patrulea al aplicaiei Chart
Wizard. Din aceast caset poi alege urmtoarele opiuni, ca s specifici unde doreti s
amplasezi noua diagram:

As Object In (Ca obiect n) permite nglobarea diagramei n aceeai

foaie de calcul cu datele surs. De asemenea, poi specifica i alt foaie de calcul ca
locaie pentru aceast diagram, prin deschiderea listei derulante i selectarea foii
dorite.

As New Sheet (Ca foaie nou) creaz n registrul de calcul o f o a i e d e

d i a g r a m independent. n cazul acestei opiuni, aplicaia Chart Wizard
insereaz automat o foaie denumit Chart 1, denumire care poate fi modificat n
aa fel nct s fie ct mai intuitiv.

83

MODIFICAREA DIAGRAMELOR
Dup ce ai creat o diagram este foarte probabil s doreti s i mai adaugi informaie sau
s-i modifici elementele. Programul Excel i permite s manevrezi orice parte
component a unei diagrame, dar s i i adaugi elemente.

MODIFICAREA TIPULUI DE DIAGRAM

De multe ori, dup ce ai ales un tip de diagram i ai creat-o constai c nu corespunde cu
ceea ce doreai s realizezi i atunci este necesar s modifici tipul de diagram ales. Pentru
a modifica un tip de diagram, poi s alegi una din metodele urmtoare:

Selecteaz diagrama al crei tip vrei s-l modifici i execut secvena

Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog care conine tipurile de
diagrame i apoi selecteaz tipul dorit.

Execut click dreapta oriunde n interiorul diagramei, dac doreti s o

modifici n ntregime, i selecteaz Chart Type. Dup ce se deschide caseta alege
tipul dorit.

Execut click pe butonul Chart Type din bara standard.

Dac doreti s modifici numai tipul unei serii de date dintr-o diagram, fr s modifici
ntreaga diagram, trebuie s selectezi seria respectiv, s execui click dreapta pe serie i,
din meniul rapid, alegi Chart Type. Din caseta care se deschide alege tipul de diagram
dorit pentru seria selectat.

Tip de diagram de
serie modificat

MODIFICAREA UNEI SERII DE DATE

Dac ai reprezentat grafic mai multe serii de date printr-o diagram tip coloan, un
anumit set de coloane care au aceeai culoare reprezint o anumit serie de date. Pe lng
posibilitatea formatrii seriilor de date ntr-o diagram mai poi, de asemenea, aduga
sau elimina serii de date dintr-o diagram.

84

Selectarea unei serii sau a unui punct de date dintr-o diagram. Pentru a modifica sau
formata o serie de date dintr-o diagram, mai nti trebie s selectezi seria executnd un click
pe oricare din punctele de date.

Cnd indicatorul mouse-ului este plasat pe o serie de date, o sugestie de ecran va afia o
descriere a seriei i a respectivului punct de date de sub indicator.

Cnd execui click pe un punct de date, ntreaga serie va fi selectat, iar ghidajele de
dimensionare vor aprea, sub form de ptrele, pe seria de date.

Crnd este selectat o serie de date, datele corespunztoare din foaia de calcul sunt
nconjurate de borduri colorate Range Finder. O bordur roie nconjoar etichetele de
ax, una verde etichetele de serie (cele ce se gsesc de obicei n legenda diagramei), iar o
bordur de culoare albastr nconjoar valorile din seria de date.

De asemenea, poi modifica un singur punct de date dintr-o serie. Avnd seria selectat,
execut click pe punctul pe care doreti s-l modifici. Ca s schimbi valoarea punctului i pe
cea corespunztoare lui din foaia de calcul trebuie s reii c cele dou sunt legate
selecteaz punctul din diagram i trage-l pn la valoarea dorit.

Eliminarea unei serii de date. Pentru realizarea acestei opiuni, trebuie s selectezi seria pe
care doreti s o elimini astfel nct s apar ghidajele i apoi apas tasta Delete sau execut
secvena Edit\Clear\Series.
Adugarea sau ajustarea sursei de date.

Adugarea punctelor sau a seriilor de date

Selecteaz diagrama i execut secvena Chart\Add Data. Precizeaz domeniul de date

pe care doreti s-l adaugi. Poi folosi butonul Collaps Dialog pentru a reduce
dimensiunea casetei de dialog i a selecta domeniul.

85

Copiaz datele din foaia de calcul, selecteaz diagrama i lipete datele n ea.

Dac doreti mai mult control asupra datelor pe care doreti s le introduci, alege
Edit\Paste Special pentru a stabili modul n care doreti s apar noile date.

New Series (Serie nou) adaug n diagram datele selectate ca o

serie nou de date.

Serie nou
inserat

New Points ( Puncte noi) adaug datele copiate ca o serie

suplimentar de date pe aceeai ax din diagram.

86


Rows sau Columns creaz o serie adiional de date din coninutul
fiecrei linii sau coloane din selecia copiat.

Series Names in First Row (Numele seriilor (etichetele axei Y) pe

prima coloan) permite folosirea primei linii sau coloane din datele copiate
pentru seria de date selectat.

Categories (X labels) in First Column (Etichetele axei X (a

categoriilor) pe primul rnd) permite folosirea primei linii sau coloane din
datele copiate ca etichete de categorii pe axa X.

Replace Existing Categories (Se nlocuiesc categoriile existente)

permite nlocuirea etichetelor de categorii existente cu etichetele de categorii
pe care vrei s le lipeti. De exemplu, poi modifica etichetele de lun de la
ianuarie pn la decembrie cu numere de la 1 la 12.
Obs. 1 Dac datele care urmeaz a fi lipite nu sunt pe aceeai foaie de calcul cu diagrama,
ine apsat tasta Alt i trage-le peste eticheta foii ce conine diagrama. Dup ce apare foaia de
calcul destinaie elibereaz tasta Alt i trage datele n foaie.
Obs.2 Dac datele care urmeaz a fi lipite nu sunt n acelai registru de calcul cu diagrama,
deschide registrul surs, execut secvena Window\Arrange pentru a afia ambele registre
pe ecran. Apoi afieaz foile cu datele i cu diagrama. Selecteaz i trage datele dorite din
fereastra foii surs n diagram. Datele adugate dintr-un registru de calcul creeaz n
diagrama destinaie legturi la respectivul registru.

Modificarea datelor surs

Avnd foaia de date vizibil pe ecran, execut click pe diagrama nglobat. Apoi
trage de ghidajele colorate care nconjoar datele surs, anteturile i etichetele. Dac
indicatorul mouse-ului este o sgeat, prin tragere vei deplasa dreptunghiul. Dac
indicatorul mouse-ului este o cruce neagr, prin tragere vei extinde sau contracta selecia.
Pe msur ce ajustezi liniile colorate, diagrama se va modifica astfel nct s reflecte
modificrile pe care le efectuezi.

87

Selecteaz diagrama, lanseaz aplicaia Chart Wizard i execut click pe Next n

pasul 1 din caseta de dialog Chart Wizard. n pasul 2 modific datele surs i execut
click pe Finish.
Selecteaz diagrama i execut secvena Chart\Source Data sau execut click
dreapta i alege Source Data din meniul rapid. n caseta de dialog Source Data
selecteaz fia Data Range. De aici poi modifica adresa absolut a datelor pe baza
crora s-a creat diagrama.

ADUGAREA UNEI AXE SECUNDARE NTR-O DIAGRAM

De multe ori te poi afla n situaia n care este necesar s compari dou seturi de date cu
valori extrem de diferite, ca de exemplu numrul de produse realizate i soldul lor. O
modalitate de a afia acest tip de informaie este prin intermediul unei a x e s e c u n d a r e .
Pentru a realiza o diagram cu dou axe de acelai fel, trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz, pe diagrama creat deja, seria pe care doreti s o reprezini pe axa
secundar.
2. Execut secvena Format\Selected Data Series (Serie de date selectat)
pentru a deschide caseta de dialog Format Data Series (Formatare serie de date).
3. Selecteaz fia Axis (Axe).
4. n seciunea Plot series on (Serie reprezentat grafic pe), alege Secondary
Axis (Ax secundar).
5. Execut click pe OK.

Obs. Este bine s foloseti axe secundare atunci cnd ai dou seturi de date ale cror valori
mici i mari sunt foarte diferite. Dac ar fi reprezentate pe o singur ax este posibil ca setul
de valori mici s nu fie vizibil.

88

SCALAREA AXEI VALORILOR

Scalarea axelor ntr-o diagram poate controla caracteristicile vizuale ale diagramei.Axele
X i Y au opiuni de scalare diferite deoarece reprezint lucruri diferite; de obicei pe axa
X sunt reprezentate categoriile de date iar pe axa Y valorile corespunztoare acestor
categorii.
Modificarea valorilor minime, maxime i de reper
n diagrama reprezentat mai jos, dac se dorete reprezentarea axei Y pn la 100%
trebuie crescut valoarea maxim pe axa Y.

Dac doreti modificarea valorilor minime, maxime sau de reper ale unei diagrame
atunci, executnd click dreapta pe axa Y, alege din meniul rapid comanda Format Axis.
n caseta de dialog care se deschide selecteaz fia Scale.

89


Minimum i permite s modifici valoarea din originea axe Y. Implicit
aceast valoare este zero. n diagrama prezentat anterior, dac doreti ca axa Y s
plece din 5%, n cmpul minim trebuie s setezi 0,05.

Maximum i permite s modifici valoarea maxim care s fie vizualizat

pe axa Y. n diagrama prezentat anterior, dac doreti ca axa Y s fie reprezentat
printr-un maxim de 100% trebuie s atribui numrul 1 acestui cmp.
Atenie: Dac stabileti o anumit valoare maxim, axa Y devine static, reprezentnd seriile
de date doar pn la acea valoare. Dac se accept valoarea implicit, atunci orice modificare
a valorii maxime din tabelul de date, n sensul creterii ei, va modifica automat i valoarea
maxim de pe axa Y.

Major unit permite ajustarea unitilor majore de pe axa Y. Dac pe axa Y

unitile sunt reprezentate din 10% n 10% i le doreti din 20% n 20% atunci
trebuie s modifici valoarea din cmpul aferent din 0,1 n 0,2.

Minor unit - acest parametru controleaz intervalul dintre reperele mici

de pe grila minor (Minor Gridlines). Ca s afiezi liniile de gril minore din 3 n 3
repere mici, stabilete la 3 valoarea parametrului acesta.

Category (X) axis este util atunci cnd doreti s modifici locul de
intersectare al axei Y cu axa X. Acest lucru l poi realiza indicnd valoarea de
intersectare n cmpul Crossess at. Dac doreti, spre exemplu, ca intersecia s
aib loc pe axa Y la 70%, trebuie s atribui valoarea 0,7 acestui cmp.

Display units i permite s alegi modul de reprezentare a valorilor pe axa

Y (spre exemplu: n mii, n milioane de uniti). Acest mod de reprezentare se
poate alege din lista derulant aferent.

90


Logarithmic scale i permite s setezi originea diagramei la valoarea 1 iar
parametrii Minimum, Maximum, Major unit i Minor unit sunt calculate ca 10
la puterea valorii reprezentate pe ax, n funcie de domeniul de date ilustrat n
diagram.

Value in reverse order reprezint diagrama n form inversat, i anume

valoarea 0% este n partea de sus a axei i coboar spre valoarea maxim, care se
afl n partea de jos a diagramei.

91


Category (X) Axis at Maximum Value permite intersectarea axei Y cu
axa X la valoarea maxim.

SCALAREA AXEI CATEGORIILOR

Opiunile de scalare a axei categoriilor funcioneaz aproximativ la fel cu cele ale axei
valorilor descrise n seciunea precedent. Ca s ai acces la parametrii axei X trebuie s
execui click dreapta pe ax. Din meniul rapid alege opiunea Format Axis, iar dup ce se
deschide caseta de dialog selecteaz fia Scale.

92


Value (Y) axis crosses at category number i permite s stabileti
intersecia cu axa Y ntre categoriile de pe axa X. Dac setezi acest parametru cu
valoarea 2 atunci intersecia va fi nainte de categoria a doua.

Number of categories between tick-mark labels stabilete frecvena cu

care vor aprea etichetele de categorie pe axa X.

Number of categories between tick-marks: stabilete numrul de gradaii

ce doreti s apar ntre fiecare dou repere. Ca s plasezi un reper minor la fiecare
categorie de pe axa X introdu 1 ca valoare pentru aceast opiune.

Value (Y) axis crosses between categories permite ca punctele de date s

fie reprezentate ntre repere mici; n caz contrar, punctele de date vor fi
reprezentate la poziiile corespunztoare reperelor mici.

Categories in reverse order permite inversarea ordinii de reprezentare a

categoriilor pe axa X.

Value (Y) axis crosses at maximum categories plaseaz axa Y dup

ultima categorie de pe axa X

93

MODIFICAREA ORDINII SERIILOR

Prin modificarea ordinii seriilor poi manipula setul de date pe care cititorii l pot vedea n
primul rnd.
Inversarea seriilor de date este un lucru util atunci cnd lucrezi cu diagrame tip bar sau
coloan. Acest lucru se realizeaz prin selectarea opiunii Categories in reverse order
din caseta Format Axis.
Dac doreti s modifici locaia ntr-o diagram numai pentru o anumit categorie de date
este necesar s selectezi categoria respectiv pe diagram, execut click dreapta i, din
meniul rapid alege opiunea Format Data Series. n caseta de dialog care se deschide
selecteaz fia Series Order.

n cmpul Series order execut click pe categoria a crei poziie doreti s o modifici i
apoi folosete-te de butoanele Move Up sau Move Down pentru a ajunge in poziia
dorit.

ADUGAREA UNEI LINII DE EVOLUIE LA O SERIE DE DATE

Adugarea liniilor de evoluie (trendlines) n Excel te ajut s nelegi de unde ai plecat i
ncotro este posibil s te ndrepi. Liniile de evoluie pot fi adugate doar la urmtoarele
tipuri de diagrame: pe zone, pe coloane, linie, cu bare i prin puncte.
Pentru a aduga o linie de evoluie la o diagram trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz diagrama sau seriile de date la care vrei s adaugi linia de evoluie.
2. Execut secvena Chart\Add Trendline (Adugare linie de evoluie) pentru
a afia caseta de dialog Add Trendline.
3. Din fia Type selecteaz tipul de linie de evoluie pe care doreti s-l adaugi.
4. Execut click pe OK.

94

Caseta Add Trendline are urmtorul coninut:

Tip

Opiune

Rezultat

Linear (Liniar)

Insereaz o tendin liniar.

Logarithmic
(Logaritmic)

Insereaz o tendin logaritmic.

Polynomial
(Polinomial)

Insereaz o tendin polinomial sau curb.

Power (Putere)

Insereaz o tendin folosind funcia putere.

Exponential
(Exponenial)

Insereaz o tendin exponenial.

95

Moving Average
(Medie mobil)

Insereaz o tendin cu o medie mobil. Numrul

de puncte de pe o linie de evoluue n medie mobil
este egal cu numrul total de puncte din serie minus
numrul pe care l stabileti pentru perioad.

Order (Ordonare)

Prin introducerea unui numr n caseta Order

stabileti cel mai mare grad polinomial. Valoarea
este exprimat ca un ntreg ntre 2 i 6.

Period (Perioad)

Prin introducerea unui numr n caseta Period

stabileti numrul de perioade pe care doreti s le
utilizezi n calcularea mediei mobile.

Based on Series
(Bazat pe serie)

Selectezi seriile pentru care va fi afiat linia de

evoluie.

Formatarea liniei de evoluie

Pentru a formata o linie de evoluie trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz sau activeaz linia de evoluie.
2. Execut secvena Format\Selected Trendline care deschide caseta de dialog
Format trendline.
3. Din fia Patterns a casetei de dialog selecteaz opiunile de formatare
necesare pentru a crea efectul vizual dorit.

4.

Execut click pe OK.

Lista de mai jos descrie opiunile de formatare disponibile pentru liniile de evoluie:

96

Automatic (Automat) aplic parametrii prestabilii Excel asupra liniei sau

obiectului selectat.

Custom (Particularizat) i permite s personalizezi stilul, culoarea i

grosimea liniei de evoluie selectat.

Style (Stil) stabilete un stil pentru linie sau bordur.

Color (Culoarea) desemneaz culoarea pentru linia sau bordura selectat.

Weight (Greutate) indic grosimea liniei sau a bordurii selectate.

Pe msur ce realizezi seleciile, urmrete caseta Sample pentru a vedea modul n care
este afectat linia sau bordura respectiv.
Opiuni pentru liniile de evoluie
Parametrii din fia Options (Opiuni) a casetei Format Trendline i permit s continui
personalizarea liniei de evoluie.

Opiunile sunt descrise n urmtoarea list:

Trendline Name (Nume linie de evoluie) i permite s stabileti dac numele liniei
va fi furnizat de Excel pe baza tendinei alese (Automatic) sau s selectezi opiunea
Custom i s introduci tu numele.

Forecast (Prognoz) i permite s foloseti opiunile din aceast seciune pentru a

stabili numrul de perioade ce vor fi reprezentate progresiv sau regresiv. De
exemplu, pe baza informaiei curente sau anterioare din seriile de pe diagram,
programul Excel poate reprezenta tendina n perioadele viitoare.

Set Intercept = (Setare intersecie=) prin stabilirea interseciei, precizezi unde

doreti ca liniile de evoluie s intersecteze axa Y.

Display Equation on Chart (Afiare ecuaie n diagram) i Display R-Squared

Value on Chart (Afiare abatere medie ptratic n diagram) te ajut s afiezi

ecuaiile regresive sau valorile radicalilor n diagram. Dac ai mai multe scenarii de
evoluie, poi, de exemplu, s afiezi aceste valori pentru fiecare linie de evoluie n
parte.

97

FORMATAREA DIAGRAMELOR.
Formatarea unei diagrame este la fel de important ca i datele ce stau la baza ei. Este
important s nelegi att caracteristicile i funciile elementelor de diagram, ct i modul
n care le poi accentua prezena vizual n diagram.

FORMATAREA LINIILOR
Programul Excel i permite s formatezi aproape orice tip de linii ntr-o diagram.
Formatarea axelor Y, Y secundar i Z.
Formatarea axelor de valori n moduri diferite poate s atrag sau s ndeprteze atenia
de la acestea. Formatele predefinite ale aplicaiei Excel sunt bune, ns, la afiarea
informaiei, vei dori s ajustezi aceste formate prestabilite pentru a obine o prezentare
curat i eficient.
Pentru a conferi axei Y un format profesionist, trebuie s parcurgi paii:
1.
2.
3.
4.

Selecteaz axa Y astfel nct s apar ghidajele de selecie.

Execut secvena Format\Selected Axis pentru a afia caseta Format Axis.
Selecteaz fia Patterns.
Selecteaz grosimea liniei.

5. n seciunea Major Tick Mark Type (Tip gradaie major), alege Inside.
6. Selecteaz fia Font.
7. n caseta Font, alege Arial. (Dac Arial este fontul prestabilit pentru Excel,
acest pas poate fi srit).
8. n caseta Font Style selecteaz Bold.
9. n caseta Size alege 10 (aceast dimensiune depinde de dimensiunile
diagramei).
10. Deselecteaz opiunea Auto Scale(Scalare automat).
11. Execut click pe OK.

98

Formatarea axei X
Similar formatrii axei valorilor, formatarea axei categoriilor (X) poate atrage sau
ndeprta atenia de la aceast ax. De exemplu, dac ai mai multe date calendaristice pe
axa categoriilor, este bine s foloseti alinierea vertical, astfel nct programul Excel s
treac automat textul pe rndul urmtor sau s schimbe numrul de etichete afiate.
Pentru a realiza acest tip de modificare, folosete parametrii din seciunea Orientation
din fia Alignment a casetei de dialog Format Axis. Prin alinierea corect a informaiilor
i formatarea dimensiunii textului, poi face vizibile n diagrame toate etichetele.

99

Opiunea Offset (Deplasare) i permite s modifici distana la care vor fi plasate

etichetele de categorie pe ax sau linie.
Ca s elimini axa X sau reperele de pe axa X alege din caseta Format Axis, din fia
Patterns opiunea None (Nici una).

Diagram
predefinit

Diagram cu axe
formatate

Formatarea etichetelor de ax
Pe lng modificarea fontului etichetelor de pe ax, mai poi modifica i stilul lor de
numr i aliniere. Pentru a formata etichetele de ax trebuie s parcurgi secvena:
1. Click dreapta pe axa cu etichetele ce urmeaz a fi modificate.
2. Din meniul rapid care se deschide alege opiunea Format Axis.
3. Execut click pe fia Font i modific fontul, stilul de font i nlimea
fontului, dac vrei ca textul s fie subliniat (Underline) sau s aib o culoare de
fundal (Background).

100

4.
5.

Execut click pe fia Alignment i stabilete nclinarea textului fa de ax.

Execut click pe OK pentru a valida modifictile.

FORMATAREA TEXTULUI
Poi schimba fontul, stilul fontului i culoarea fontului la fel ca la orice alt text din Excel.
n continuarea vei nva cteva dintre opiunile suplimentare de formatare a textului
dintr-o diagram.
Adugarea i formatarea etichetelor de date
Programul Excel i permite s adaugi date ntr-o diagram i dup ce ai creat-o.
Pentru a aduga etichete de date la o diagram trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz seria de date.
2. Execut click dreapta pe serie i alege Format Data Series (Formatare serie
de date) (sau execut secvena Format\Selected Data Series).
3. n caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Data Labels
(Etichete de date).
4. n seciunea Data Labels selecteaz opiunea Show Label (Afieaz etichete).
5. Execut click pe OK.

Dup crearea etichetelor de date este posibil s doreti s le modifici fie aspectul, fie
amplasarea astfel nct s corespund restului diagramei. Pentru a le formata trebuie s le
selectezi i apoi alege Format Data Labels din meniul Format i, din caseta care se
dechide, modific fontul, nlimea fontului, stilul fontului, culoarea fontului .a.m.d.
Alinierea etichetelor n interiorul seriei de date i ofer mai mult spaiu pe diagram
pentru a explica alte puncte de interes. Atunci cnd o etichet este plasat n interiorul
seriei de date, dac fundalul seriei este nchis la culoare, pentru etichet creaz un font cu
un fundal transparent pentru a evidenia eticheta.

101

Adugarea i formatarea titlurilor de diagram

Din titlurile de diagram fac parte: titlul diagramei, cel al axei X, al axei Y i al axei Z.
Poi intra ntr-o diagram pentru a aduga titluri i elemente folosind comanda Chart
Options din meniul Chart. Cnd ai toate titlurile de diagram, vei dori, probabil, s
modifici dimensiunea, fontul, stilul sau alte caracteristici astfel nct titlurile s
corespund aspectului general al diagramei. Mai nti selectezi elementul titlu i apoi
execui secvena Format\Selected Chart Title sau execui click dreapta pe titlu i alegi
Format Chart Title (Formatare titlu de diagram). Se deschide caseta de dialog cu
acelai nume de unde selectezi fontul, efectele, alinierea dorit, dup care execui click pe
OK.
Formatarea legendei
Legenda este doar o descriere a seriilor de date dintr-o diagram. n majoritatea cazurilor
i se poate micora importana reducnd dimensiunea fontului sau mutnd-o ntr-un loc
mai retras din diagram.
Dac o legend ocup prea mult spaiu ntr-o diagram, o selectezi i, fie o mui n alt
parte a diagramei, fie o redimensionezi trgnd de unul din ghidaje.
Pentru a aplica formate unei legende o selectezi, execui click dreapta pe legend i alegi
Format Legend din meniul rapid care apare.
Inserarea i formatarea textului dintr-o diagram
Adugarea de text ntr-o diagram este necesar atunci cnd vrei s explici anumite
aspecte ale prezentrii.
Pentru a aduga text ntr-o diagram trebuie s parcurgi paii:
1.
2.
3.

Selecteaz diagrama astfel nct s apar ghidajele de selecie.

n bara de formule, introdu textul pe care doreti s-l afiezi.
Apas tasta Exter.

Vei formata textul ca pe orice alt element al diagramei. Selecteaz caseta de text i apoi
execut secvena Format\Selected Object. Va aprea caseta de dialog Format Text
Box care i va pune la dispoziie opiunile pentru formatarea fontului.
Obs. Poi aduga text ntr-o diagram i prin utilizarea instrumentului Text Box (Caset de
text) din bara de instrumente Drawing (Desenare) (vezi lecia urmtoare). nainte de
folosirea casetei de text, asigur-te c diagrama a fost selectat, altfel textul nu va fi ataat

102

acesteia adic la deplasarea diagramei, textul nu o va nsoi dect dac au fost selectate toate
obiectele.

MBUNTIREA DIAGRAMELOR CU OBIECTE DESENATE

Adugarea obiectelor desenate (n general numite forme) ntr-o diagram i permite s
obii puncte suplimentare de interes i s clarifici datele din diagram.

Obiectele desenate se gsesc n bara Drawing, prezentate ca forme i forme automate

(AutoShape). Pentru aceasta vezi lecia urmtoare, capitolul Bara Drawing.
Introducerea formelor ntr-o diagram i permite s explici anumite elemente din
diagram pentru a crea puncte directe de concentrare a ateniei. Mai poi aplica forme (din
bara Drawing) i pentru a prezenta, direct pe diagram, date suplimentare. Dup ce ai
creat diagrama, selecteaz-o i apoi selecteaz obiectul desenat pe care doreti s-l adaugi
diagramei. Obiectele desenate se formateaz la fel ca i celelalte elemente din diagram
le selectezi i apoi alegi opiunile de formatare.

FORMATAREA SERIILOR DE DATE

Probabil cel mai important aspect al formatrii unei diagrame este formatarea seriilor de
date. Pe lng utilizarea opiunilor oferite special pentru formatarea seriilor de date, mai
poi aduga culori, efecte de umplere, modele i chiar imagini.
Pentru diagrame tip coloan dac vrei s modifici distana dintre coloane sau limea
coloanelor atunci trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz seria de date creia vrei s-i aplici modificri.
2. Execut click dreapta pe seria selectat i alege opiunea Format Data Series
din meniul rapid care se deschide.
3. Din caseta de dialog care se deschide, execut click pe fia Options.

103


Overlap (Suprapunere) are ca rezultat suprapunerea seriilor de date,
respectiv a coloanelor. Poti aeza uor coloanele una peste alta reducnd
spaiul dintre coloane.

Gap width (Limea spaiului liber) are ca efect modificarea

spaiului liber dintre diferitele categorii de date.

Implicit

Overlap = -20

104

Gap width = 10

Overlap = 40

Modificarea ordinii seriilor

Poi modifica ordinea seriilor astfel:
1.
2.
3.

Execut click dreapta pe o serie de date.

Alege opiunea Format Data Series din meniul rapid care se deschide.
Din caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Series Order.

4. Pentru a stabili ordinea in care vor apare seriile de date n diagram, execut
click pe numele seriei din caseta Series order i apoi, cu ajutorul butoanele Move
Up si Move Down mut seria selectat n poziia dorit.
5. Execut click pe OK.
Modificarea formatrii unui obiect de diagram
Poi formata fundalul pentru serii individuale de date, pentru puncte individuale, pentru
zone de reprezentare, pentru zona diagramei, prin adugarea, schimbarea sau eliminarea
bordurilor i prin modificarea culorii sau a efectului de umplere folosit pentru respectivul
obiect. Pentru a modifca bordura sau fundalul oricrui element de diagram, selecteaz
obiectul i folosete meniul Format pentru a deschide caseta de dialog Format a
respectivului obiect. Opiunile din fia Patterns (Modele) i ofer posibilitatea de a alege
borduri, culori, efecte de umplere i altele.
Efecte de umplere
Efectele de umplere i permit s utilizezi culori, modele, umpleri gradate i imagini n
interiorul seriilor de date, al zonei de reprezentare al obiectelor desenate i aa mai
departe. Fia Patterns i ofer o multitudine de posibiliti pentru selectarea bordurii, a
culorii, a modelului i altele.

105

Pentru a aplica un efect de umplere execut click pe butonul Fill Effects (Efecte de
umplere) din seciunea Area a fiei Patterns. Ai la dispoziie patru tipuri de efecte de
umplere, i anume: umpleri gradate (Gradient), texturi (Texture), modele (Pattern) i
imagini (Picture). Pentru mai multe amnunte vezi capitolul Bara Drawing din lecia
urmtoare.
Folosirea imaginilor drept fundal
Fia Picture (Imagine) din caseta de dialog Fill Effects i permite s aplici o imagine de
fundal. Execut click pe butonul Select Picture din fia Picture, selecteaz imaginea
dorit i apoi ajusteaz-o dup necesiti, folosind urmtoarele opiuni:

106

Stretch (Lrgire) aplic imaginea peste tot obiectul de diagram selectat.

Stack (Stiv) aeaz copii ale imaginii pe vertical i pe orizontal, pentru a

umple obiectul diagram.

Stack and Scale to (Stiv i scalare la) i permite s aezi i s scalezi imaginea
i s o ajustezi la dimensiunea sau unitile slectate n caseta Units\Picture
(Uniti\Imagine).

Sides (n lateral) utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe feele laterale
ale seriei de date.

Front (n fa) - utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe faa frontal a
seriei de date.

End (Sfrit) - utilizat pentru diagrame 3D, aplic imaginea pe faa superioar a
seriei de date.

FORMATAREA DIAGRAMELOR 3D
Formatarea diagramelor 3D ofer cteva opiuni diferite de cele 2D. De exemplu, la o
diagram 3D poi formata feele laterale, faa frontal sau cea superioar ale unei coloane,
deoarece programul Excel i permite s umpli suprafeele plane. Diagrama urmtoare va
fi folosit ca i punct de pornire i, n continuare, vor fi prezentate cteva dintre cele mai
importante elemente de formatare a unei diagrame 3D.

Formatarea pereilor unei diagrame

Pereii unei diagrame 3D pot fi formatai pe mai multe ci, de la tergerea lor complet
pn la aplicarea efectelor de umplere. Pentru a formata pereii unei diagrame 3D trebuie
s parcurgi paii:
1. Selecteaz pereii diagramei 3D astfel nct s apar ghidajele de selecie n
fiecare col al lor.
2. Execut click dreapta i alege Format Walls (Formatare perei) sau execut
Format\Selected Walls.
3. Din caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Patterns pentru a
aplica modele de umplere asupra zonei respective i pentru a nconjura pereii cu
diferite stiluri de borduri. Pentru a terge pereii alege opiunea None (Nici unul) la
seciunea Area.
4. Ca s scapi de liniile de gril rmase, execut click dreapta pe ele i alege
opiunea Clear din meniul rapid, sau selecteaz-le i apas tasta Delete.

107

cu perei formatai

fr perei

Formatarea podelei unei diagrame 3D

Podeaua unei diagrame 3D se formateaz similar.
1.
2.
3.
4.
5.

Selecteaz podeaua.
Click dreapta pe selecie i alege Format Floor din meniul rapid care apare.
Execut click pe fia Patterns.
Aplic formatele pe care le doreti.
Execut click pe OK.

Formatarea seriilor de date dintr-o diagram 3D

Pentru a utiliza caracteristicile de formatare 3D pentru serii de date, trebuie s parcurgi
paii:
1. Selecteaz seria de date.
2. Execut click dreapta pe selecie i alege Format Data Series din meniul
rapid sau execut secvena Format\Selected Data Series.
3. n caseta de dialog care se deschide execut click pe fia Shapes (Forme).
4. Selecteaz forma dorit de coloan.

108

Din fia Options a casetei Format Data Series stabileti adncimea spaiului (Gap
Depth), limea spaiului (Gap Width) i adncimea diagramei (Chart Depth).

Formatarea vederii tridimensionale

Poate fi modificat i unghiul de vedere al diagramei. Prin selectarea peretelui unei
diagrame 3D poi executa click dreapta pentru a avea acces la vederea 3D (3-D View) sau
poi executa secvena Chart\View pentru a deschide caseta de dialog 3-D View.
Opiunile din aceast caset depind de tipul de diagram i de obiectele din aceasta. Lista
urmtoare prezint opiunile principale:

Elevation (Elevarea) i permite s vezi o diagram de sus in jos privind-o de

deasupra.

Rotation (Rotaie) rotete (n grade) diagrama n jurul axei Z.

109

Obs. Sgeile pentru elevaie i rotaie modific vederea diagramei de sus n jos i de la stnga
la dreapat. Execut click pe sgeata dorit i observ n fereastra de previzualizarea cum se
modific unghiul de vedere a diagramei.

Auto Scaling (Scalare automat) este disponibil doar dac este valiadat
opiunea Right Angle Axes (Axe n unghi drept). Aceast opiune creaz o proporie
dreapt.

Right Angle Axes (Axe n unghi drept) stabilete unghiuri drepte n loc de o
vedere n perspectiv a diagramei, indiferent de rotirea diagramei. Validarea acestei
opiuni creaz un aspect mai uniform al diagramei, deoarece liniile vor fi afiate doar
vertical.

Height % of base (nlimea

funcie de lungimea axei X.

Default (Implicit) cnd nu ai ajuns la un format mulumitor apas acest buton

pentru a reveni la forma implicit.

Perspective (Perspectiv) opiunea este disponibil doar atunci cnd diagrama

include dou sau mai multe seturi de date care compar valori dintre categorii i
serii. Perspectiva modific vederea orizontal a diagramei fcnd-o s par mai
apropiat sau mai ndeprtat. Poi stabili un anumit tip de perspectiv sau poi
utiliza butoanele cu sgei de deasupra opiunii pentru a realiza ajustri cu pas fix.
Dac este validat opiunea Right Angle Axes, perspectiva devine indisponibil
deoarece sunt permise doar linii perpendiculare i unghiuri drepte.

la % din baz) controleaz nlimea axei Z n

Mutarea i redimensionarea diagramelor

n general, atunci cnd creezi o diagram aceasta nu are dimensiunea dorit. Pentru a
redimensiona o diagram trebuie s parcurgi paii:
1.

110

Selecteaz diagrama.

2. Execut click stnga pe diagram, ine butonul mouse-ului apsat i trage

diagrama n poziia dorit. Cursorul este urmat de un dreptunghi punctat care arat
poziia de mutare a adiagramei la momentul respectiv.
3. Cnd diagrama a ajuns n poziia dorit elibereaz butonul mouse-ului.
Pentru a redimensiona o diagram trebuie s execui paii:
1. Selecteaz diagrama.
2. Poziioneaz cursorul mouse-ului pe unul din colurile diagramei pn cnd
cursorul se transform n
i trage pe diagonal spre exterior sau spre interior
pn cnd diagrama ajunge la dimensiunea dorit.
3. Cnd diagrama a ajuns la mrimea dorit elibereaz butonul mouse-ului.

DIAGRAME PERSONALIZATE
Programul Excel cuprinde multe tipuri de diagrame personalizate bazate pe tipurile
standard de diagrame. Pentru a vedea cum ar arta diagrama creat de tine ntr-un tip de
diagram personalizatselecteaz fia Custom Types (Tipuri personalizate) din pasul 1
al aplicaiei Chart Wizard din meniul Chart.

111

CREAREA UNEI DIAGRAME PERSONALIZATE

Dup ce ai formatat o diagram, o poi salva ca tip personalizat. Pentru a salva o
diagram ca tip personalizat trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz diagrama pe care vrei s o salvezi ca tip personalizat.
2. Execut secvena Chart\Chart Type pentru a deschide caseta de dialog
Chart Type.
3. Execut click pe fia Custom Types.
4. Selecteaz opiunea User Defined (Definit de utilizator) din seciunea Select
From (Selectare din).

5. Execut click pe butonul Add (Adugare) ca s deschizi caseta de dialog Add

Custom Chart Type.

6. Introdu un nume pentru noul tip de diagram n cmpul Name i, dac vrei,
introdu i o descriere a acestuia n cmpul Description.
7. Execut click pe OK. Tipul personalizat va aprea acum n lista Chart Type.
Dac doreti ca acest tip de diagram s fie prestabilit utilizat de programul Excel,
execut click pe butonul Set as default chart i rspunde Yes la mesajul care
apare.

112

Pentru a terge un tip personalizat de diagram, selecteaz-l din lista Chart Type,
execut click pe butonul Delete i apoi pe butonul OK atunci cnd se cere confirmarea.

TIPRIREA DIAGRAMELOR
nainte de a tipri o diagram este bine s o previzualizezi. Poi previzualiza o diagram
prin una din urmtoarele ci:

Dac ai creat o diagram pe o foaie separat, activeaz sau selecteaz

respectiva foaie. Selecteaz Print Preview (Examinare nainte de tiprire) din
meniul File. Pe ecran va aprea o previzualizare a diagramei nainte de tiprire.

Dac diagrama este nglobat ntr-o foaie de calcul, selecteaz Print

Preview pentru a previzualiza ntraga foaie pe care se afl diagrama.

Dac diagrama este ngobat i doreti s o tipreti doar pe ea, selecteaz

diagrama i execut File\Print Preview. Excel afieaz diagrama selectat i o
poi tipri ca i cum s-ar afla pe foaie separat.
Atunci cnd tipreti o diagram de pe o foaie separat sau o diagram nglobat ntr-o
foaie de calcul, poi executa click pe butonul Print din bara standard pentru a trimite
diagrama direct la imprimant folosind parametrii prestabilii de tiprire.

REZUMATUL LECIEI 3
Scopul acestei lecii a fost s te nvee:

Ce este o diagram

Cum se creaz o diagram

Cum modifici o diagram

Cum formatezi o diagram

Cum adaugi o linie de tendin unei diagrame

Cum s creezi diagrame personalizate

Cum s tipreti diagramele

113

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 4 rspunsuri
corecte.
1. Vrei s trasezi evoluia vnzrii unui anumit produs ntr-o sptmn. Ce tip de diagram alegi:

Coloan

Linie

Plcint

Con

2. Ca s formatezi o diagram trebuie s:

Selectezi obiectul din lista Chart Object din bara Chart i s execui click pe butonul Format
Object.

Execui dublu click pe diagram.

Execui click dreapta pe diagram i selectezi Format din meniul rapid

Execui secvena Chart\Format.

3. Care din enunurile urmtoare este fals:

Multe casete de dialog Excel conin butoane Collapse Dialog care permit reducerea temporar
a dimensiunii casetei.

Poi schimba perspectiva unei diagrame 3D executnd secvena Chart\3-D View din bara de
meniuri.

Ca s tergi o diagram apas butonul Delete Chart de pe bara standard..

Pentru a aduga sau a anula o legend dintr-o diagram, execut click pe butonul Legend din
bara Chart.

Completai
1. Cum poi s adaugi o linie de evoluie unei diagrame?

2. Cum poi s modifici tipul de diagram pentru o serie de date?

3. Cum poi s creezi o diagram personalizat?

114

Exerciii
Exerciiul 1
1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumete-l Diagrame.xls.
2. n interiorul acestui nou registru creaz tabelul urmtor:

3. Ce tip de diagram crezi c se potrivete cel mai bine pentru a prezenta informaia din acest
tabel?
4. Selecteaz ntregul tabel i aplic tipul de diagram cu bare.

5. Pentru categoria Calculatoare schimb tipul de grafic coloan cu cel serie. ngroa linia de
diagram.
6. Insereaz o ax secund Y pentru categoria Calculatore.
7. Schimb nlimea fontului legendei, mut locaia acesteia n partea de sus a graficului, s se
anuleze linia de contur i s nu aib fundal.
8. Adaug titlul diagramei Evoluia vnzrilor n anul 2001
9. Titlul axei X s fie Trimestrul iar titlul axei Y s fie Valoarea vnzrilor.
10. Sa se nlocuiasc etichetele de pe axa X cu 1, 2, 3, 4 fr s se modifice capul de tabel.
11. S se insereze ntre axa X i etichetele axei numele Semestrul 1 i Semestrul 2.
12. Pe axa Y valoarile s se msoare n mii lei (thousands).
13. Zona de diagram (Plot Area) s nu aib fundal.
14. Zona Chart Area s aib fundalul gradat.
15. ngroa liniile de ax i textul aferent axelor.

115

n final diagrama trebuie s arate astfel:

Exerciiul 2
1. Pentru categoriile Imprimant i Software s se creeze o diagram 3D cu cilindri.
2. Titlul diagramei s fie Evoluia vnzrilor pe anul 2001, titlul pentru axa X s fie
Trimestrul i pentru axa Y Valoarea vnzrilor.
3. Pentru seria de date schimb tipul de diagram existent cu tipul trunchi de piramid.
4. Etichetele seriilor de date s fie vizibile pe diagram i situate n interiorul cilindrilor i
trunchiurilor de piramid. Modific etichetele de pe axa X astfel nct s apar cu numele:
trim. 1, trim. 2, trim. 3, trim. 4 fr s se modifice capul de tabel.
5. S se anuleze pereii diagramei i liniile de gril.
6. Fundalul zonei Chart Area s fie tip Texture.
7. Fundalul podelei s fie de tip gradient.
8. nlimea fontului etichetele pe cele dou axe s fie de 9 pct. i fontul s fie ngroat.
9. Schimb locat.
n final, diagrama trebuie s arate aa:

116

Exerciiul 3
7. Pentru categoria de date Consultan creaz o diagram tip plcint expandat 3D, pe o foaie
de tip diagram.
8. Diagrama s aib evideniate att etichete ct i procente.
9. S se nale plcinta fa de planul orizontal cu 30.
10. S se roteasc diagrama astfel nct eticheta Trimestrul 1 s fie n fa.
11. S se micoreze grosimea feliilor la 50%.
12. S se renune la linia care nconjoar fiecare felie.
13. Felia cu eticheta Trimestrul 4 s fie detaat de restul diagramei.
14. Diagrama s nu aib legend.
15. Titlul diagramei s fie Consultan, s fie ngroat i s aib nlimea de 18 pct.
16. Toate etichetele s fie ngroate, s aib o nlime de 10 pct. i s se afle n interiorul
diagramei.
17. Zonei Chart Area s i se aplice un fundal de tip gradient de la albastru la bleu din colul
dreapta sus.
n final, diagrama trebuie s arate aa:

117

118

Lecia 4
Obiective
Cum s lucrezi cu bara Drawing
Cum s-i creezi propriile bare de instrumente
Cum s inserezi i s tergi imagini
Ce sunt stilurile
Cum se aplic i cum se renun la stiluri
Cum se consolideaz datele
Funciile financiare PMT i FV
Cum verifici ortografia
Aceast lecie va puncta cteva dintre cunotinele care au rmas neaprofundate pn
acum, i anume: elementele caracteristice barei Drawing, cum s personalizezi barele de
instrumente, ce sunt stilurile i cum se lucreaz cu ele, cum se consolideaz datele cu
ajutorul referinelor 3D, cum poi verifica ortografia i cum poi utiliza funciile
financiare PMT i FV.

BARA DRAWING
Bara de instrumente Drawing (Desenare) este disponibil att n Excel ct i n Word i
PowerPoint i ofer acelai set de instrumente n fiecare aplicaie. Instrumentele acestei
bare i permit s adaugi forme, linii, casete de text, text artistic i imagini clipart
(miniaturi) n registrul tu de calcul. De asemenea, multe din instrumentele barei
Drawing pot fi folosite pentru a plasa i a modifica aspectul unor astfel de obiecte. Bara
de instrumente Drawing are urmtoarea componen:

Buton

Nume

Descriere

Draw
(Desen)

Execut click pe acest buton ca s afiezi un meniu de comenzi ce

i va permite s gestionezi amplasarea i relaiile dintre obiectele
desenate.
Foloseti butonul atunci cnd doreti s lucrezi cu obiecte
desenate, nu cu text. Execui click pe acest buton i apoi click pe
obiectul dorit.
Execut click pe acest instrument, apoi pe obiect, dup care trage
punctele de manevr ale obiectului n direcia n care doreti s-l
roteti.
Execut click pe acest buton pentru a afia o list de categorii de
forme automate. Din aceste categorii alege formele dorite.

Select Objects
(Selectare obiect)
Free Rotate
(Rotire liber)
AutoShapes
(Forme automate)

119

Buton

Nume

Descriere

Line
(Linie)
Arrow
(Sgeat)
Rectangle
(Dreptunghi)
Oval
(Oval)

i permite s desenezi linii drepte, de orice lungime. Aceste linii

pot fi formatate ulterior.
i permite s desenezi sgeti, ulterior putnd stabili tipul de vrf
de sgeat la unul sau la ambele capete.

Text Box
(Caset text)

Atunci cnd ai nevoie de un obiect text care s fie plasat deasupra

oricrei celule din foaie, folosete acest instrument pentru a crea
caseta i a introduce textul.
Cu acest instrument poi crea titluri artistice. Se va deschide
programul WordArt care are propriile sale meniuri i bare de
instrumente i care i ofer posibilitatea de a crea obiecte text
ntr-o gam larg de culori, forme i umpleri.
Execut click pe acest buton pentru a vizualiza i introduce
obiectulintr-o list cu imagini clipart organizate pe categorii, care
au fost instalate mpreun cu Office 2000. Dac nu le ai, acestea
trebuie instalate de pe CD.

Insert WordArt
(Inserare
WordArt)
Insert Clip Art
(Inserare
miniatur)
Fill Color
(Culoare de
umplere)
Line Color
(Culoare de linie)
Font Color
(Culoare font)
Line Style
(Stil linie)
Dash Style
(Stil linie
ntrerupt)
Arrow Style
(Stil sgeat)
Shadow
(Umbr)

3D
(3D)

l poi folosi pentru trasarea de dreptunghiuri i ptrate.

i permite s desenezi cercuri i elipse.

Alege o culoare uniform din aceast palet pentru a umple forma

desenat.
Execut click pe acest buton ca s afieze o palet de culori pe
care le poi utiliza pentru a colora liniile, sgeile sau contururile.
Aplic o culoare textului din casetele de text sau din celulele foii
de calcul.
Poi alege diferite grosimi de linie i stiluri pentru linii duble sau
triple.
Dac doreti ca linia s fie ntrerupt, punctat sau o combinaie a
acestora, execut click pe acest buton i selecteaz un stil din
palet.
Transform o linie simpl ntr-o sgeat i schimb vrful sgeii
pentru o sgeat existent.
Poi alege din 20 de umbre, fiecare cu sursa ei de lumin i unghi
diferit. Aplicarea unei umbre ofer adncime obiectului i poate fi
folosit la forme sau linii.
Poi aplica pn la 20 de efecte 3D asupra formelor. Spre
deosebire de umbr, care doar repet obiectul n stare 2D, n
spatele originalului, parametrii 3D adaug obiectului laturi i
adncimi i coloreaz laturile pentru a obine un adevrat efect
3D.

Bara de instrumente Drawing poate fi afiat prin executarea unui click dreapta pe orice
bar de instrumente existent i selectarea comenzii Drawing din lista care apare sau prin
alegerea opiunii View\Toolbars\Drawing.
Atunci cnd foloseti bara Drawing trebuie s ii cont de urmtoarele concepte:

Instrumentele de desenare funcioneaz prin executarea unui click pe

butonul corespunztor i apoi se traseaz forma sau linia respectiv.

120


De fiecare dat cnd execui click i apoi foloseti un instrument de desen,
acesta se dezactiveaz imediat ce a fost creat obiectul. Pentru a crea din nou acelai
obiect trebuie s reselectezi instrumentul.

Butoanele care au o
sgeat n jos vor afia o palet
sau un meniu atunci cnd
execui click pe sgeat.

n cazul instrumentelor Fill Color, Line Color i Font Color executarea

unui click pe buton duce la aplicarea culorii de pe buton pe obiectul selectat.
Aspectul butonului se modific pentru a afia orice nou culoare selectat din
palet.

Instrumentele Line, Dash Style i Arrow afieaz cte o palet de stiluri,

dei nu exist un triunghi, o sgeat n dreptul lor sau pe buton.

Butoanele Draw i AutoShapes afieaz un meniu cu submeniuri sau

palete n loc de a executa o sarcin sau aplica un format.

CREAREA FORMELOR I A LINIILOR

Desenarea unei forme sau a unei linii

este un proces simplu execut click
pe instrument i apoi plaseaz
indicatorul mouse-ului n foaia de
calcul. Vei observa c indicatorul
mouse-ului se transform ntr-o cruce.

Pentru a desena un obiect plaseaz

indicatorul mouse-ului, execut click
i trage pe diagonal fa de punctul
de plecare. Cu ct distana de tragere
este mai mare, cu att mai mare va fi
obiectul (sau mai lung linia).
Unghiul sub care tragi va determina
dimensiunile
formei
desenate,
respectiv limea i nlimea
acesteia.

121

Sugestie: Dac doreti ca forma s aib limea egal cu nlimea (pentru a obine cercuri sau
ptrate), ine tasta Shift apsat n timp ce o desenezi. Nu uita s eliberezi butorul mouse-ului
naintea tastei, altfel vei pierde forma cu dimensiuni egale.
De ndat ce eliberezi butonul mouse-ului pe ecran va aprea forma avnd puncte de
manevrare pe laturi i n coluri, aa cum se observ n figura urmtoare.

Pe msur ce desenezi forme i linii, programul Excel le denumete i le numeroteaz, iar

aceste denumiri i numere apar n caseta Name din extremitatea stng a barei de
formule. Poi redenumi obiectele selectnd i nlocuind denumirea automat cu orice text
doreti.
Sugestie: O cale rapid de a crea ptrate sau cercuri este urmtoarea:
1. Execut click pe instrumentul Rectangle sau Oval din bara Drawing.
2. Execut click oriunde n foaia de calcul. Se va insera automat un ptrat sau un
cerc umplut cu un alb uniform.
3. Continu s execui click i s plasezi forme dup necestiti.

CREAREA FORMELOR PREDEFINITE (A UT O S H A PE S )

Exist apte categorii AutoShapes care pot fi apelate prin executarea unui click pe
butonul AutoShapes din bara de instrumente Drawing:

Lines (Linii). Exist ase tipuri de linie:

line (linie)
arrow (sgeat)
double arrow (sgeat dubl)
curve (curb)

freeform (form liber)

scribble (mzgleal)

Connectors (Conectori) creaz linii ce leag dou forme sau linii,

legturi evideniate prin mici casete. Poi alege dintre nou tipuri de conectori.

122

Selecteaz tipul de conector dorit, execut click n locul din care vrei s nceap i
trage pn n locul dorit s se termine. Conectorul se va desfura ct este nevoie
pentru a conecta obiectele. Poi executa click i trage de punctul de manevr n
form de romb pentru a ajusta conectorul.

Conector selectat

Basic Shapes (Forme de baz). Exist 32 de forme, de la triunghiuri la

inim sau de la fulger la semilun. Ultimele apte forme reprezint o serie de
paranteze drepte sau rotunde.

Block Arrow (Sgei bloc). Exist 28 de sgei: drepte, curbe,

bidirecionale i unele ce conin o caset cu o sgeat de o anumit form. Acestea
din urm sunt potrivite pentru diagrame de tip flux sau orice reprezentare grafic a
unui proces sau a ordinii unor operaii.

Flowchart (Schem logic). Dac eti familiarizat cu acest tip de diagrame

i cu formele ce trebuie folosite pentru a indica un anume moment din cursul unui
proces, vei gsi foarte utile aceste simboluri. De asemenea, pot fi utilizate i ca
forme geometrice simple.

Stars and Banners (Stele i forme ondulate). Exist 16 stiluri de stele,

sori, explozii i forme ondulate.

Callouts (Explicaii) o combinaie ntre un text i o linie ce leag aceast

caset cu un alt obiect (date din foaia de calcul sau un alt obiect desenat). Exist
20 de stiluri de explicaii.

More AutoShapes (Mai multe forme automate). Execut click pe aceast

opiune pentru a deschide o nou fereastr ce va afia o list cu 55 de forme i linii
desenate.
Dup selectarea formei dorite trebuie s parcurgi paii urmtori pentru a crea o form
automat:
1. Deplaseaz indicatorul mouse-ului n foaia de calcul (observ c acesta s-a
transformat ntr-o cruce).
2. Execut click i ine apsat butonul mouse-ului pentru a stabili punctul de
plecare al formei.
3. Trage n diagonal de la punctul de plecare pn cnd forma atinge
dimensiunile dorite.
Dup ce ai desenat forma, o poi redimensiona sau muta dup necesiti. Dac doreti s o
tergi, execut click pe form pentru a o selecta, dup care apas tasta Delete.

123

Utilizarea instrumentelor Line pentru forme automate

Acest instrument conine trei instrumente pentru linii drepte i trei pentru linii curbe.
Instrumentul pentru trasarea liniilor curbe l poi utiliza dac doreti s nconjori diferite
seciuni ale unei foi de calcul sau pentru a obine forme ce nu se gsesc n celelalte
categorii AutoShapes.
Instrumentul CURVE (Curb)
Pentru a crea o linie cu instrumentul Curve (Curb) trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click pe intrumentul Curve i deplaseaz cursorul n foaia de calcul la
locul de inserare.
2. Execut click pentru a stabili locul de plecare.
3. Execut din nou click pentru a obine linia curb, deplasnd cursorul pentru a
stabili amplitudinea curbei.
4. Pentru o curb simpl, execut dublu click la sfritul liniei.
5. Dac vei continua s execui click i s deplasezi mouse-ul, vei obine mai
multe curbe sau bucle.

Al doilea click

Dublu click pentru a termina

Primul
click
Instrumentul FREEFORM (Form liber)

Acest instrument poate fi folosit n una din urmtoarele modaliti:

Execut click i trage mouse-ul, innd butonul apsat, n timp ce desenezi

o form liber, fr laturi drepte. Revino la punctul de plecare pentru a obine o
form nchis. Prin definiie, formele nchise vor fi umplute cu alb.

Creaz un poligon cu laturi drepte executnd click i deplasnd mouse-ul.

pentru a crea o a doua latur. Continu acest proces pn cnd revii la punctul de
plecare, obinnd o form nchis ce poate fi umplut cu culoare.

Obs. Prin definiie, toate formele nchise sunt umplute cu alb. Aleg No Fill (Fr umplere) de
la butonul Fill Color de pe bara de instrumente Drawing pentru a evita ca forma desenat s
acopere coninutul foii.

124

Instrumentul SCRIBBLE (Mzgleal)

Acest instrument i permite s desenezi efectiv pe foaia de calcul. Utilizarea acestui
instrunmet necesit un grad mare de control asupra mouse-ului pentru a crea forme clare.
Forma nu trebuie neaprat s fie nchis, ca la instrumentul FreeForm. Ca s utilizezi acest
instrument execut click pe numele instrumentului, apoi, n foaia de calcul, execut click i
ine apsat butonul mouse-ului, dup care trage pentru a crea forma dorit.

Comanda Edit Points (Editare puncte) transform una din formele libere create cu unul
din instrumentele Curve, FreeForm sau Scribble ntr-o serie de puncte de care poi
trage pentru a modifica forma obiectului. Ca s ajustezi forma unei linii sau a unui
poligon liber execut paii:
1.
2.
3.

Selecteaz obiectul.
Alege Draw\Edit Points. Punctele de editare ale obiectului devin vizibile.
Trage de puncte pentru a ajusta forma.

Exist patru tipuri de puncte:

Auto Point (Punct automat). Singurul lucru pe care l poi face cu un punct
automat este s-l tragi ntr-o nou poziie. Punctele de pe curbe sunt automate, prin
definiie. Orice punct poate fi transformat ntr-un punct automat executnd click
dreapta pe el i alegnd AutoPoint din meniul care apare.

Straight Point (Punct de netezire). Nu este niciodat creat automat. Poi

transforma un punct n punct de netezire executnd click dreapta pe el i alegnd
Straight Point din meniul rapid.

Smooth Point (Punct de ndreptare). Nu este niciodat creat automat. Poi

transforma un punct n punct de ndreptare executnd click dreapta pe el i alegnd
Smooth Point din meniul rapid. Determin o schimbare gradat a liniei care trece
prin el.

125


Corner Point (Punct de cotire). Determin o schimbare abrupt a liniei
care trece prin el. Instrumentul Scribble creaz ntotdeauna puncte de cotire. Poi
transforma un punct n punct de cotire executnd click dreapta pe el i alegnd
Corner Point din meniul rapid.
Toate punctele, n afar de cele automate, afieaz puncte de manevr a semitangentelor
atunci cnd le selectezi. Execut click i trage de aceste puncte pentru a ajusta modul n
care linia trece prin punct.

Crearea explicaiilor
O e x p l i c a i e este o combinatie ntre o caset desenat i o linie ce merge de la caset la
un alt obiect, fie la o parte component a foii de calcul, fie chiar la un alt obiect desenat.
Caseta unei explicaii este o caset de text un dreptunghi cu un cursor activ. n caseta de
text poi introduce orict de mult text i apoi poi muta explicaia ca grup sau fiecare
element independent.

Pentru a crea o explicaie trebuie s parcurgi paii:

1. Afieaz foaia n care vrei s afiezi explicaia.
2. Execut click pe butonul AutoShapes i alege Callouts.
3. Alege stilul, executnd click pe una din explicaiile din palet. Cnd vei muta
indicatorul mouse-ului n foaia de calcul, acesta se transform n cruce.
4. ncepnd de lng obiectul care necesit explicaia, trage pe diagonal pn
cnd obii dimensiunile dorite.
5. Imediat dup ce apare cursorul n caseta de text a explicaiei, poi introduce
textul aferent.

126

ORDONAREA, GRUPAREA, MUTAREA I REDIMENSIONAREA DESENELOR

Pentru a muta, redimensiona i grupa obiecte i stau la dispoziie mai multe tehnici.
Schimbarea ordinii de suprapunere a obiectelor desenate
Dac obiectele pe care le desenezi vor fi suprapuse, ele se vor aeza n ordinea n care au
fost desenate.
Ca s reorganizezi obiectele suprapuse trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click pe obiectul pe care vrei s-l deplasezi n sus sau n jos n stiva
de obiecte desenate.

2. Execut Draw\Order i selecteaz comanda corespunztoare mutarea

obiectului n prim plan sau n ultimul plan sau deplasarea n sus sau n jos n stiv
cu cte un start. Opiunile sunt:

Bring to Front (Aducere n prim plan). Ia obiectul din poziia sa din

stiv i l plaseaz deasupra tuturor celorlalte obiecte de pe foaie.

Send to Back (Trimitere n ultimul plan). Plaseaz obiectul selectat

pe ultimul strat al tuturor obiectelor desenate, ns deasupra stratului cu
coninutul foii.

127


Bring Forward (Aducere n plan apropiat). Ca s mui obiectele
cte un strat o dat (de exemplu, din poziia trei n poziia unu), alege aceast
comand (urmrete cercul din exemplul de mai jos).

Send Backward (Trimitere n plan secundar). Deplaseaz obiectul

selectat n adncime, cte un strat o dat (urmrete elipsa din exemplul
urmtor).

Gruparea formelor i a liniilor desenate

Dac, dup ce ai creat mai multe obiecte n relaie unul cu cellalt i nu doreti ca unul
din ele s fie mutat din greeal, sau vrei ca toate s fie mutate o dat, atunci trebuie s
grupezi obiectele, astfel nct poziiile lor relative unele fa de altele s rmn
neschimbate.
Pentru a grupa dou sau mai multe obiecte trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click pe primul obiect din grup.
2. Apas i ine apsat tasta Shift.
3. Execut click pe rnd, pe celelalte obiecte pe care doreti s le incluzi n grup.
Cnd ntregul grup de obiecte este selectat (n jurul fiecrui obiect apar punctele de
manevr) execut Draw\Group.

128

Selecie n
vederea gruprii

Selectarea
obiectelor grupate

Dup grupare, tot grupul de obiecte nu mai are dect un singur set de puncte de
manevrare.
Pentru a renuna la gruparea obiectelor trebuie s selectezi grupul i s alegi
Draw\Ungroup. Folosete comanda Regroup (Regrupare) pentru a plasa orice obiect
selectat ntr-un grup cu obiectele cu care fusese anterior grupat.
Mutarea i redimensioanarea liniilor i a formelor desenate
nainte de a efectua modificri asupra liniilor i a formelor acestea trebuie selectate (dac
sunt nconjurate de puncte de manevrare).
Mutarea unei forme sau linii
1. Selecteaz obiectul.
2. Indic orice punct de pe linie sau form, exceptnd punctele de manevrare.
Indicatorul se va transforma ntr-o sgeat cu patru capete.
3. Execut click i trage obiectul n noua poziie. Deplasarea mouse-ului este
nsoit de o umbr punctat a obiectului.

4. Atunci cnd obiectul se gsete n poziia dorit elibereaz butonul mouseului.

Redimenisonarea unei forme sau a unei linii
Mrirea sau micorarea unei forme sau ajustarea lungimii unei linii necesit tragerea
punctelor de manevrare ale obiectului. n privina formelor, punctul de manevrare de care
vei trage va determina modul n care este redimensionat forma.

Trage un punct de manevr de pe latura superioar sau inferioar

pentru a mri sau micora nlimea obiectului.

129


Trage un punct de manevrare de pe latura din stnga sau cea din
dreapta pentru a mri sau micora limea obiectului.

Trage un punct de manevr de col pentru a ajusta limea i

nlimea obiectului n acelai timp.

Trage spre exteriorul obiectului pentru a-l mri i spre interiorul lui
pentru a-l micora.

Not:
Dac doreti s pstrezi raportul curent ntre limea i nlimea obiectului
apas i ine apsat tasta Shift n timp ce efectuezi redimensionarea. Cnd ai obinut
dimensiunea dorit, elibereaz mai nti butonul mouse-ului i dup aceea tasta Shift.
Redimensionarea liniilor i a sgeilor necesit tragerea de unul din cele dou puncte de
manevrare care apar atunci cnd obiectul este selectat. Pentru a lungi linia trage n
direcia opus fa de centru, iar pentru a o scurta trage spre centru.
Deplasarea fin a obiectelor
Pentru deplasarea fin a obiectelor trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz obiectele pe care doreti s le deplasezi.
2. Execut secvena Draw\Nudge (Deplasare fin) i apoi alege direcia n care
vrei s deplasezi obiectul: Up (n sus), Down (n jos), Left (La stnga), Right (La
dreapta).
3. Continu deplasarea pn cnd obiectele ajung la locaia dorit.

130

Obs. dac intenionezi s execui multe deplasri fine, desprinde submeniul Nudge i
pstreaz-l flotant pe ecran.

Interseciile marginilor celulelor din foaia de calcul formeaz o reea la care Excel poate
alinia obiectele desenate. Poi activa opiunea Snap to Grid (Fixare la gril) care i
permite s mui i s redimensionezi obiectele astfel nct ele s fie ntotdeauna fixate la
gril. De asemenea, poti activa opiunea Snap to Shape (Fixare la form) care i permite
s mui i s redimensionezi un obiect astfel nct, dac un alt obiect se gsete n
apropiere, primul s fie fixat de ultimul. Pentru a activa aceste dou opiuni execut
secvena Draw\Snap dup care alege To Grid sau To Snap n funcie de necesitate.
Rsturnarea i rotirea obiectelor desenate
Poi rsturna sau roti elementele desenate folosind meniul detaabil care apare cnd
execui secvena Draw\Rotate or Flip. Comenzile aferente le gseti n tabelul care
urmeaz:
Buton

Nume

Funcia butonului

Free Rotate
(Rotire liber)

Execut click pe acest instrument, apoi pe obiect i trage

punctele de manevrare ale obiectului n direcia n care vrei s
roteti obiectul.

Rotate Left
(Rotire la stnga)
Rotate Right
(Rotire la dreapta)
Flip Horizontal
(Rsturnare orizontal)
Flip Vertical
(Rsturnare vertical)

Rotete obiectul selectat cu 900 n sens trigonometric.

Rotete obiectul selectat cu 900 n sens orar.
Rstoarn obiectul selectat de-a lungul axei sale orizontale.
Rstoarn obiectul selectat de-a lungul axei sale verticale.

131

FORMATAREA OBIECTELOR DESENATE

Dup ce ai creat o form sau o linie i poi modifica aproape orice atribut culoarea,
dimensiunea i relaia ei cu foaia de calcul pe care se gsete. De asemenea, o poi proteja
mpotriva modificrilor i poi stabili cum va fi prezentat pe o pagin Web n timp ce
pagina se ncarc. Pentru a avea acces la aceste instrumente de formatare ntr-o singur
caset de dialog, selecteaz obiectul i execut secvena Format\AutoShapes.

Caseta de dialog este format din urmtoarele cinci fie:

Colors and Lines (Culori i linii). Alege culoarea de umplere i de linie

(contur) pentru forme sau aplic doar formate de linie asupra liniilor i sgeilor.
Sunt disponibile aceleai stiluri de linie i sgei ca i n bara de nstrumente
Drawing.
Not: Pentru ca orice s-ar gsi n spatele formei date din celule sau alte forme s
se vad prin aceasta, execut click pe opiunea Semitransparent .

Size (Dimensiune). Poi regla parametrii Height (nlime), Width

(Lime) i Rotation (Rotaie) pentru form sau linie i scara acesteia. Poi mri
dimensiunile obiectului cu orice procent; valorile mai mici dect 100% l vor
micora, iar cele mai mari de 100% l vor mri.

132

Not:
Execut click pe opiunea Lock Aspect Ratio (Blocare raport aspect)
pentru a fi siguri c, dac modifici nlimea, limea se ajusteaz automat pentru a
pstra proporiile obiectului.

Protection (Protecie). Dac foaia de calcul este protejat, poi bloca

forma selectat, prevenind astfel mutarea, redimensionarea sau reformatarea ei n
orice fel.

Properties (Proprieti). Aceast fi i permite s controlezi modul n

care programul Excel deplaseaz i redimensioneaz obiectele n timp ce ajustezi
celulele. Execut click pe opiunea corespunztoare modificrilor intenionate sau
poteniale din foaia de calcul. De asemenea, valideaz sau invalideaz caseta Print
Object (Imprimare obiect) pentru a controla dac obiectul va aprea sau nu la
tiprirea foii de calcul.

133


Web. Dac intenionezi s publici foaia de calcul ca pagin Web, introdu
textul care va aprea pe pagina Web n locul formei automate. Acest text apare n
timp ce pagina se ncarc n browser ori n cazul n care forma automat lipsete
sau utilizatorul a dezactivat afiarea imaginilor browser.
Aplicarea culorilor uniforme i a efectelor de umplere
Avnd forma selectat, execut click pe instrumentul Fill Color
de pe bara
Drawing i alege dintr-o palet larg de culori. Acest instrument nu asigur numai
accesul la un spectru mare de culori uniforme cu care s umpli o form ci i la o
multitudine de efecte de umplere (Fill Effects), cum ar fi:

Gradient. Alege One (O culoare) sau Two Colors (Dou culori) pentru a
aplica un gradient formei selectate. Din seciunea Shading Style (Stiluri de
umplere) alege una din cele patru variante de personalizare a modului n care
gradientul va fi aplicat asupra formei. Dac doreti un model implicit de gradient,
este suficient s selectezi opiunea Preset din seciunea Colors, pentru care poi, de
asemenea, alege una din cele patru variante de personalizare.

Texture (Textur). Poi alege din cele 24 de modele de texturi care merg
de la White Marble (Marmur alb) pn la Paper Bag (Sac de hrtie).

134


Pattern (Model). Poi selecta unul din cele 42 de modele n culori i poi
alege o culoare de prim plan i una de fundal pentru model. Observ fereastra
Sample (Eantion) ca s fi sigur c ai ales culori complemetare.

Picture (Imagine). Poi folosi orice fotografii sau imagini clipart existente
n calculator, efectund click pe butonul Select Picture (Selectare imagine).
Navigheaz pn la fiierul grafic cu care vrei s lucrezi i folosete-l ca umplere
pentru forma automat.

135

Aplicarea culorilor asupra liniilor i sgeilor

Pentru a aplica rapid o culoare liniilor i sgeilor sau contururilor unor forme, execut
click pe butonul Line Color (Culoare linie)
de pe bara Drawing. Asupra liniei
sau formei selectate va fi aplicat culoarea afiat n acel moment pe buton. Dac doreti
s aplici una din cele 40 de culori din palet, execut click pe sgeata din dreapta
butonului.
Obs. 1 Ca s alegi de pe o roat a culorilor cu sute de nuane, execut click pe comanda More
Line Colors (Mai multe culori).

Obs. 2 Dac doreti s aplici un stil cu model asupra unei linii, execut click pe comanda
Patterned Lines (Linii modelate) din meniul Line Color. Poi alege din 42 de modele n
dou culori i poi selecta culorile de prim plan i de fundal ale modelului.

136

Aplicarea stilurilor de linie i de sgeat

Indiferent de modul n care a fost creat linia linie, sgeat, curb i poi modifica
aspectul. De asemenea, poi folosi instrumentele de formatare a liniei din programul
Excel i asupra liniilor de contur ale formelor, folosind liniue, puncte i diferite grosimi
de linii pentru a schimba aspectul formelor automate.
Ca s formatezi o linie trebuie s o selectezi i s utilizezi unul din urmtoarele
instrumente:

Line Style (Stil de linie)

o linie dubl sau tripl.

. Alege diferite grosimi de linie sau folosete

Dash Style (Stil de linie ntrerupt)

. Poi alege unul din modelele de
linii ntrerupte din meniul care se desfoar cnd efectuezi click pe acest buton.

Arrow Style (Stil de sgeat)

. Poi alege vrfuri de sgeat, cercuri,
romburi sau o combinaie a acestora pentru unul sau ambele capete ale unei linii.
Lucrul cu umbre i efecte 3D
Aplicarea unei umbre
sau a unui efect 3D
asupra formelor automate le va face
s par ridicate deasupra foii de calcul, indiferent dac sunt vzute pe ecran sau pe hrtie.
Folosete aceste efecte pentru a crea senzaia de adncime i grosime. Ai la dispoziie
urmtoarele opiuni:

Shadow (Umbr). Execut click pe acest instrument i poi alege dintre 20

de stiluri de umbr pentru obiectul selecta. Stilul de umbr implic o surs de
lumin i o direcie din care lumina cade pe obiectul desenat.

Shadow Settings (Setri pentru umbre). Execut click pe aceast opiune

pentru a putea activa sau dezactiva umbra sau pentru a o deplasa fin n sus sau n
jos, la stnga sau la dreapta i a alege o culoare pentru umbra formei.

137


3D (3-D). Acest instrument transform obiectul ntr-o form 3D cu laturi
i umbre gradate n partea superioar i pe cele laterale (care sugereaz o surs de
lumin). Sunt disponibile 20 de efecte.

3D Settings (Setri 3-D). Execut click pe acest buton ca s afiezi o bar

de instrumente ce i permite s ajustezi parametrii 3D n funcie de necesitile
specifice.

CREAREA CASETELOR DE TEXT

Casetele de text sunt dreptunghiuri n care se introduce text textul i caseta i pot
modifica poziia pe suprafaa foii de calcul i pot fi plasate n aa fel nct s nu ascund
coninutul foii de calcul. Ca s creezi o caset de text, execut click pe instrumentul Text
Box
(Caset text) i deseneaz un dreptunghi la dimensiunea necesar pentru textul
pe care l vei introduce. Dac nu eti sigur ct de mare trebuie s fie, deseneaz caseta i
redimensioneaz-o dup ce ai nceput introducerea textului.

138

Obs. Pentru a crea rapid o caset text ntr-o diagram, selecteaz diagrama i ncepe
introducerea textului. Cnd ai terminat, apas tasta Enter. Programul Excel va crea textul ntro caset de text pe care o va afia pe diagram. Poi redimensiona i formata caseta de text i
textul dup necesiti.
Introducerea textului
De ndat ce ai eliberat butonul mouse-ului dup trasarea dreptunghiului, n aceasta apare
un cursor. Poi ncepe s introduci textul imediat. Permite textului s treac n mod
natural de pe un rnd pe altul folosind laturile casetei pentru a redimensiona caseta n aa
fel nct textul s ocupe numrul de rnduri dorit.

Not: n timpul introducerii textului, poate vei observa c acesta nu este lizibil. Dac
se ntmpl acest lucru, mrete caseta de text trgnd de punctele de manevr de pe
laturile verticale, spre exterior. Trage pe distane scurte, verificnd rezultatul dup
fiecare operaie.
Formatarea textului
Textul dintr-o caset de text poate fi formatat cu ajutorul instrumentelor Font i Size din
bara de instrumente Formatting sau cu ajutorul casetei de dialog Format AutoShapes.
Ca s deschizi aceast caset de dialog, selecteaz caseta de text i alege Format\Text
Box. Apare o caset de dialog cu opt fie care i permit personalizarea aspectului textului
i relaia dintre text i caset. Fiele Protection, Properties, Web, Colors and Lines,
Size sunt prezentate i n cadrul casetei de dialog Format AutoShapes. Restul de trei
sunt prezentate n continuare:

139


Font. Alege un font, un stil de font, o dimensiune i o culoare pentru text.
O caset Preview i permite s examinezi o mostr a formatrii nainte de a o
aplica ntregului text din caset.

Alignment (Aliniere). Selecteaz alinierea pe vertical sau pe orizontal a

textului. De asemenea, poi alege o orientare a textului, modificnd astfel direcia
n care acesta va fi tiprit.

Margins (Margini). Dac doreti s pstrezi o anumit distan ntre

conturul casetei i textul coninut, mrete marginile. Introdu valori n cmpurile
Left (Stnga), Right (Dreapt), Top (Sus), Bottom (Jos) i execut click pe OK
pentru a le accepta. Valorile pot fi n centrimetri sau n inch, n funcie de setrile
calculatorului din Regional Settings.

140

UTILIZAREA W O RD A R T
Vei folosi WordArt pentru a crea text artistic pentru titlul foii de calcul, o etichet
dinamic sau pur i simplu un text deosebit, oriunde ntr-o foaie de calcul. Pentru a crea
un element WordArt trebuie s parcurgi paii:
1.

Execut click pe butonul WordArt

2.
3.

Alege un stil WordArt executnd dublu click pe unul din eantioane.

Introdu textul n caseta de dialog Edit WordArt Text.

4.
5.

Alege un font, o dimensiune sau aplic o formatare cu aldine sau cursive.

Execut click pe OK.

ca s afiezi galeria WordArt.

141

Obiectul WordArt este creat i va aprea pe ecran avnd puncte de manevrare de-a
lungul perimetrului su. n acelai timp apare i bara de instrumente WordArt, care i
pune la dispoziie instrumentele descrise n tabelul care urmeaz:

Buton

Nume

Funcie

Insert WordArt
(Inserare WordArt)

Creaz un nou obiect WordArt lansnd din nou procesul de

creare. Acest buton nu afecteaz obiectul WordArt selectat.
Permite redeschiderea casetei de dialog Edit WordArt Text.
Editeaz textul n caset i execut click pe OK pentru a aplica
modificrile.

Edit Text
(Editare text)
WordArt Gallery
(Galerie de
WordArt-uri)
Format WordArt
(Formatare WordArt)
WordArt Shape
(Form WordArt)
Free Rotate
(Rotire liber)
WordArt Same Letter
Heights
(Aceeai nlime de
liter WordArt)
WordArt Vertical
Text
(Aliniere WordArt)
WordArt Alignment
(Aliniere WordArt)
WordArt Characte
Spacing
(Spaiere caractere
WordArt)

Ca s alegi un alt stil de WordArt execut click pe acest buton

pentru a deschide galeria WordArt.
Deschide o caset de dialog cu patru pagini care i permite s
stabileti umplerea i dimensiunea obiectului WordArt.
Fiecare stil WordArt aplic o form asupra textului arce,
curbe i altele. Execut click pe acest buton ca s alegi o nou
form pentru text.
Permite rotirea obiectului WordArt n sens orar sau
trigonometric, modificndu-i gradul de rotaie pe ecran.
Dac n text exist majuscule i litere mici, cu acest buton le
poi face pe toate de aceeai nlime.
Modific orientarea textului WordArt, aezndu-l vertical.
Poi alinia textul WordArt la stnga, la dreapta, pe centru, dup
cuvnt sau liter. De asemenea, poi lrgi textul n stnga i n
dreapta astfel nct s ocupe ntreaga lime a zonei obiectului.
Distaneaz caracterele fiecrui cuvnt din obiectul WordArt
sau apropie-le. Ai la dispoziie cinci opiuni de spaiere plus un
parametru procentual personalizat.

Ca s elimini un obiect WordArt selecteaz-l i apas tasta Delete. Ca s schimbi

nclinarea textului trage de punctul de manevr de culoare galben.

INTRODUCEREA IMAGINILOR C L I PA R T
Introducerea imaginilor ClipArt se face cu ajutorul butonului ClipArt
Drawing sau executnd secvena Insert\Picture\ClipArt.

de pe bara

Ca s introduci o miniatur din bara de instrumente trebuie s parcurgi paii:

1. Execut click pe butonul Insert ClipArt.
2. Din caseta de dialog Insert ClipArt selecteaz unul dintre cele 58 de butoane
de categorii de pe fia Pictures.

142

Obs. Dac nu eti sigur de categoria pe care vrei s o selectezi, introdu cteva cuvinte cheie n
caseta Search for Clips i apas tasta Enter. Cuvintele introduse vor fi comparate cu cele
stocate mpreun cu fiecare imagine clipart. Vor fi afiate imaginile ce corespund cuvintelor
introduse.
3. Va aprea o colecie de imagini clipart pentru categoria selectat. Execut
click pe imaginea pe care vrei s o foloseti sau, dac nu gseti ceva s-i convin
apas combinaia Alt+Home ca s revii la lista de categorii.

143

4.

n bara rapid de instrumente execut click pe butonul Insert Clip.

Dup ce ai inserat o miniatur o poi redimensiona trgnd de punctele sale de manevrare

sau o poi muta indicnd-o i trgnd-o ntr-o nou poziie pe foaia de calcul.

ADUGAREA IMAGINILOR
Introducerea
imaginilor
(Pictures)
se
realizeaz
executnd
secvena
Insert\Picture\From File. Se deschide o caset de dialog care i permite s ajungi la
fiierul care conine imaginea dorit a fi inserat dup care finalizezi apsnd butonul
Insert.

Dup ce ai inserat o imagine ntr-o foaie de calcul, aceasta poate fi redimensionat cu

ajutorul punctelor de manevrare, mutat, formatat sau tears. Pentru a efectua
modificri asupra unei imagini inserate poi utiliza facilitile barei de instrumente
Picture. Orice imagine, o dat inserat, apare o dat cu bara Picture. Aceast bar i
permite s controlezi luminozitatea imaginii, culorile, contrastul i altele pe care le vei
gsi n tabelul care urmeaz:

144

Buton

Funcie

Descriere

Insert Picture from File

(Inserare imagini)
Image Control
(Controlul imaginii)
More Contrast
(Mai mult constrast)
Less Control
(Mai puin contrast)
More Brightness
(Mai mult luminozitate)
Less Brightness
(Mai puin luminozitate)
Crop
(Trunchiere)
Line style
(Stil de linie)
Format Object
(Formatare obiect)
Set Transparent Color
(Stabilire culoare
transparent)
Reset Picture
(Reiniializare imagine)

Afieaz caseta de dialog Insert Picture.

Permite afiarea imaginii n nuane de gri, alb i negru sau ca
filigran.
Mrete diferena ntre zonele deschise i nchise ale
imaginii, sporind claritatea.
Micoreaz diferena dintre zonele deschise i nchise ale
imaginii, reducnd claritatea imaginii.
Lumineaz imaginea.
ntunec imaginea.
Ascunde marginile imaginii selectate (dar nu le elimin).
Modific stilul liniilor sau al bordurilor pentru a le face mai
groase, mai subiri sau altfel.
Afieaz caseta de dialog Format Picture.
Stabilete drept transparent culoarea unui pixel dintr-o
imagine inserat.
Readuce imaginea la starea iniial.

BARE DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE

Barele de instrumente implicite puse la dispoziie de aplicaia Excel pot fi modificate ca
i structur, pot fi anulate sau pot fi create bare de instrumente personale n funcie de
necesitile utilizatorului.

MODIFICAREA BARELOR DE INSTRUMENTE

O bar de instrumente poate fi vizualizat executnd secvena View\Toolbars i din
meniul derulant care se desfoar execut click pe numele barei pe care vrei s o afiezi.
Aplicaia Excel afieaz automat anumite bare atunci cnd lucrezi n anumite moduri
bara de instrumente Chart apare atunci cnd creezi diagrame. Excel i permite, de
asemenea, s adaugi i s elimini butoane de pe orice bar predefinit, s mui butoanele
de la o bar la alta i s creezi bare n scopuri personale.
Pentru a personaliza o bar de instrumente predefinit trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena View\Toolbars\Customize (sau execut click dreapta pe
orice bar de instrumente i alege Customize din meniul rapid care apare).
2. Execut click pe fia Commands.

145

3. Cu aceast caset de dialog deschis execut click dreapta pe orice buton

dintr-o bar de instrumente afiat i, cu ajutorul meniului rapid pop-up destinat
personalizrii respectivului meniu, poi efectua diferite modificri.

Not: Pentru majoritatea operaiilor, caseta de dialog Customize trebuie s fie

activ. Totui, poi muta, copia i terge meniuri i butoane fr ca aceasta s fie
vizibil, innd apsat tasta Alt la mutare (sau combinaia Alt+Shift la copiere) n
timp ce tragi de meniu sau buton.
tergerea butoanelor din barele de instrumente
Pentru a terge un buton existent pe o bar de instrumente deschide caseta de dialog
Customize i apoi trage butonul n afara barei fiind atent s nu-l plasezi, ns, pe un alt
meniu sau n alt bar de instrumente, caz n care Excel va muta butonul selectat n
meniul sau bara respectiv. Cel mai sigur este s eliberezi butonul mouse-ului cnd lng
indicator apare un X mare negru. O alt metod este executarea unui click dreapta pe
buton i selectarea comenzii Delete.

146

Afiarea unui text pe butoane

Implicit, pe butoanele din barele de instrumente nu se afieaz text. Dac i se pare util
sau necesar s afiezi i text alturi de pictograma comenzii, atunci trebuie s afiezi
caseta Customize, apoi execut click dreapta pe butonul cruia doreti s-i adaugi text i
selecteaz opiunea Text Only (Always). Opiunile care i permit s afiezi text pe
butoane sunt:

Imagine

Text

Imagine
i text

Text
personalizat

Default Style stilul implicit, se vizualizeaz numai pictograma.

Text Only (Always) afieaz numai textul comenzii aferente butonului.

Text Only (In Menius) afieaz textul numai n meniul din bara de
meniuri i pictograma pe buton.

Image and Text afieaz att pictograma ct i textul aferent.

Name: permite personalizarea numelui butonului.

Modificarea imaginilor de pe butoane

Pentru a modifica imaginea de pe buton poi s adaugi text, s nlocuieti imaginea cu un
text sau poi modifica imaginea de pe buton. Avnd deschis caseta Customize execut

147

click dreapta pe butonul a crui imagine doreti s o modifici, pentru a afia meniul de
personalizare. i stau la dispoziie urmtoarele posibiliti de schimbare a imaginii
butonului:

Copy Button Image (Copiere imagine buton) dac o imagine de pe un

buton existent pe o bar de instrumente este apropiat de ceea ce doreti, copiaz
imaginea, lipete-o pe un alt buton i apoi editeaz-o. Secvena de copiere este
urmtoarea:

Afieaz caseta Customize.

Execut click dreapta pe butonul a crui pictogram doreti s o

copiezi.

Alege Copy Button Image.

Execut click dreapta pe butonul destinaie i alege Paste Button

Image.

Editeaz pictograma n funcie de necesiti.

Paste Button Image permite lipirea copiei unei pictograme (vezi puctul
anterior).

Edit Button Image... selectarea acestui buton permite afiarea casetei

Button Editor. Acest buton i permite s modifici pictograma de pe butonul
selectat, dup dorin i s creezi o imagine personal.

Permite
modificarea
pixelilor

Permite
aplicarea
culorilor

Previzualizarea
modificrilor
efectuate

Obs. Butoanele Move ajusteaz localizarea imaginii pe suprafaa butonului, n sus, n jos, la
stnga sau la dreapta. Caracteristica Erase (tergere) stabilete imaginea pentru culoarea
fundalului.

Change Button Image (Modificare imagine buton) nlocuiete imaginea

cu una din setul de imagini suplimentare furnizat de Excel.

148

Obs. Poi s aplici pe un buton i o imagine copiat dintr-un program de prelucrare de

imagini. Deschide, spre exemplu, Microsoft Photo Editor, copiaz imaginea i revino n
Excel. Execut click dreapta pe butonul a crui pictogram vrei s o schimbi i alege Paste
Button Image. Excel nlocuiete pictograma original cu cea copiat.
Atribuirea de hiperlegturi
Pe lng posibilitatea de inserare direct a hiperlegturilor n foile de calcul, poi crea
butoane n barele de instrumente care s i permit s treci direct la alte locuri din foaia
de calcul curent, la alte foi de calcul sau la site-urile Web utilizate frecvent. Avnd
caseta Customize deschis execut click dreapta pe butonul cruia doreti s-i atribui o
hiperlegtur. Selecteaz Assign Hyperlink (Asociere hiperlegtur), Open (Deschide)
pentru a afia caseta de dialog Assign Hyperlink: Open.

Aceast caset de dialog i permite s asociezi o hiperlegtur cu o adres Excel mail,

un document nou, un fiier existent sau o pagin. Selecteaz unul din butoanele din lista
Link to pentru a indica destinaia noii legturi. Caseta de dialog se schimb, afind
opiuni asociate cu destinaia aleas. Apoi, poi introduce calea ctre fiier sau site-ul
Web folosind caseta de text, sau execut click pe butonul adecvat pentru selectarea cii

149

dintr-o list Inserted Hyperlink, Browsed Pages sau Recent Files. De asemenea, poi
naviga ctre un fiier sau pagin Web.

CREAREA BARELOR DE INSTRUMENTE PERSONALIZATE

Poi construi bare personalizate de instrumente care s ofere combinaia exact de
butoane necesare.
Pentru a crea o bar personalizat trebuie s parcurgi paii:
1. Deschide caseta de dialog Customize i execut click pe butonul New pentru
a afia caseta de dialog New Toolbar.

2. Introdu un nume pentru noua bar n cmpul Toolbar Name. Acest nume va
aprea n lista de bare de instrumente din caseta Customize.

150

3. Bara apare fr nici un buton. Pentru a-i aduga butoane, folosete una din
urmtoarele metode:

Copiaz butoanele din alte bare. Bara surs trebuie s fie afiat
pentru a utiliza aceast metod. Pentru a copia un buton dintr-o bar
deschis, ine apsat combinatia de taste Ctrl+Alt i trage butonul din bara
sa original n bara personalizat. Dac este deschis caseta Customize este
suficient s ii apsat doar tasta Ctrl.

Adaug butoane din fia Commands a casetei de dialog Customize.

Execut click pe o categorie n lista Categories i apoi deruleaz lista
Commands pn cnd gseti comanda, macrocomanda, forma pentru care
doreti s adaugi un buton. Trage obiectul din lista Commands pe bara
personalizat i plaseaz-l n poziia dorit.

La oricare dintre metode, Excel va afia un indicator n form de bar

se va insera butonul.

care arat unde

Obs. Barele de instrumente sunt, n general, separate de nite marcaje verticale (denumite
bare separatoare sau doar separatori) care grupeaz butoanele similare de pe o bar. Pentru a
aduga bare separatoare execut click dreapta pe butonul care doreti a fi primul din grup (de
la stnga la dreapta) i selecteaz comanda Begin a Group (nceperea unui grup) din meniul
rapid de personalizare. Excel va afia o bar separatoare la stnga acestui buton. Pentru a crea
separatori cu ajutorul mouse-ului, execut click pe buton i trage uor spre dreapta.
Pentru a ataa barele personalizate la diferii regitri de calcul ncepe prin a deschide registrul
de calcul respectiv. Deschide caseta Customize i execut click pe butonul Attach (Ataare)
din fia Toolbars. n caseta de dialog Attach Toolbars selecteaz bara n lista Custom
Toolbars i execut click pe butonul Copy pentru a copia numele barei n lista Toolbars in
Workbook

tergerea i restabilirea barelor de instrumente i a butoanelor

Deschide caseta Customize, apoi folosete urmtoarele opiuni:

Pentru a terge un buton personalizat trage butonul n afara barei sau

execut click dreapta pe el i selecteaz Delete.

151


Pentru a terge o bar personalizat selecteaz-o n lista Toolbars din fia
Toolbars a casetei de dialog Customize i execut click pe butonul Delete. Cnd
Excel i cere s confirmi aceast aciune, execut click pe OK.

Pentru a reface forma original a unei bare predefinite selecteaz-o din lista
Toolbars i execut click pe butonul Reset. Cnd Excel i cere s confirmi aceast
aciune, execut click pe OK.

Pentru a reface forma original a unui buton predefinit execut click

dreapta pe el i selecteaz Reset. Asigur-te c doreti acest lucru pentru c Excel
nu i cere confirmarea.

LUCRUL CU STILURI
S t i l u r i l e sunt colecii de formatri destinate efecturii mai multor modificri de
formatare n acelai timp, prin aplicarea stilului asupra unei celule sau unui domeniu de
celule. Spre exemplu, stilul Normal stilul predefinit, este compus dintr-un anumit font,
aliniere, bordur, model i ali parametri. Ca s lucrezi cu stiluri, execut secvena
Format\Style.

Normal este singurul stil predefinit care include toi aceti parametri. Celelalte stiluri
predefinite precizeaz doar formatul numerelor, alinierea i plasarea caracterelor
suplimentare cum ar fi simbolul $, separatorul zecimal, aa cum se arat n lista de mai
jos:

Comma (Virgul) i Comma (0) (Virgul [0]). Aceste dou stiluri adaug
virgule la numerele mai mari de 999.99. Stilul Comma afieaz numrul cu dou
zecimale, iar stilul Comma 0 afieaz numrul fr nici o zecimal.

Currency (Simbol monetar) i Currency(0) (Simbol monetar[0]). Aceste

dou stiluri introduc punctuaie i simbolurile monetare corespunztoare cu
parametrii de regiune de pe calculatorul pe care lucrezi.

Procent (Procent). Afieaz numrul mpreun cu un simbol de procent

(%). Procentele trebuie introduse ca zecimale (de exemplu: .15 (,15) este afiat
15%).

152

EDITAREA STILURILOR PREDEFINITE

Modificrile stilurilor se aplic doar n registrul curent de calcul. Pentru a edita un stil
trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Format\Style. Va aprea caseta de dialog Style.
2. n lista Style Name (Nume stil) alege stilul pe care doreti s-l editezi.
3. n seciunea Style Includes (Stilul include) a casetei de dialog, activeaz sau
dezactiveaz oricare dintre elemente executnd click pe casetele lor de validare.
4. Execut click pe butonul Modify pentru a stabili parametrii opiunilor
selectate. Aceast aciune deschide caseta de dialog Format Cells.
5. Utiliznd cele ase fie din caseta de dialog Format Cells, selecteaz noii
parametrii ai stilului.
6. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog Format Cells i a
reveni la caseta de dialog Style.
7. Execut click pe OK. Excel actualizeaz imediat orice celul n care a fost
aplicat stilul respectiv, astfel nct s se in cont de noile modificri.

CREAREA I APLICAREA STILURILOR PERSONALIZATE

Stilurile din Excel sunt comparabile cu cele din Word. Pentru a crea stiluri personalizate
trebuie s foloseti una din metodele:

Construiete stilul de la zero cu ajutorul casetelor de dialog Style i

Format Cells.

Selecteaz o celul ce conine deja formatrile pe care doreti s le incluzi

n acest stil i utilizeaz-o ca un exemplu la stabilirea parametrilor pentru noul stil.
Pentru a crea stiluri personalizate trebuie s parcurgi paii:
1. Dac vei crea un stil pe baza unui exemplu, selecteaz celula care conine
formatrile dorite. n caz contrar, treci peste acest pas sau selecteaz orice celul n
care vrei s apar noul stil.
2. Execut secvena Format\Style. Va aprea caseta de dialog Style.
3. n caseta Style Name introdu un nume pentru noul stil.
4. Selecteaz parametrii dorii n seciunea Style Includes.
5. Execut click pe butonul Modify pentru a deschide caseta de dialog Format
Cells i efectueaz orice modificri necesare. Apoi execut click pe OK pentru a
reveni la caseta de dialog Style.
6. Dac doreti s aplici imediat stilul asupra celulelor selectate, execut click pe
OK. Dac doreti doar s adaugi stilul n list, fr a-l aplica, execut click pe
Add. Apoi nchide caseta de dialog cu butonul Close sau poi continua s adaugi
stiluri.

COMBINAREA STILURILOR NTRE DIFERII REGITRI DE CALCUL

Butonul Merge (mbinarea) din caset i permite s selectezi un alt registru de calcul
deschis i s combini orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Combinarea
stilurilor ntre mai muli regitri rescrie stilurile existente cu acelai nume.

153

Pentru a combina stilurile trebuie s parcurgi paii:

1. Deschide registrul de calcul surs ce conine stilurile pe care doreti s le
combini.
2. Deschide sau creaz registrul de calcul destinaie.
3. n registrul de calcul destinaie execut secvena Format\Style.
4. Execut click pe butonul Merge pentru a deschide caseta de dialog Merge
Styles.

5. Execut click pe OK. Programul Excel i cere s confirmi c doreti s

combini stilurile care au acelai nume. Acest proces va rescrie toate stilurile
existente care au nume identice.
6. Execut click pe Yes dac doreti s rescrii toate stilurile existente cu cele din
registrul de calcul surs.
7. Execut click pe OK sau pe Close.
Obs. Combinarea stilurilor nu poate fi anulat cu comanda Undo.

CONSOLIDAREA DATELOR
Dac ai construit mai multe liste sau tabele cu configuraii similare, este posibil s doreti
s combini anumite seturi de date din acestea ntr-o singur list sau tabel centralizator.
Excel i permite s centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate (Centralizare)
din meniul Data. Centralizarea i permite analiza tabelelor sau a listelor cu funciile
oferite n caseta de dialog Consolidate.
Cea mai bun cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este s configurezi
tabelul care s aib formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitat la o singur
foaie sau un singur registru de calcul; poi centraliza date de pe aceeai foaie de calcul, de
pe o alt foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fiiere Lotus.
Pentru a crea un tabel centralizator trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz destinaia datelor centralizate.
2. Execut secvena Data\Consolidate pentru a deschide caseta de dialog
Consolidate.
3. Din meniul Function selecteaz tipul de analiz pe care doreti s o efectuezi.

154

4. n caseta Reference: (Referine) selecteaz primul document pe care doreti

s-l incluzi n centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul,
folosete butonul Collaps Dialog sau mut caseta i execut click n foaia de
calcul. Dac foaia utilizeaz domenii denumite, poi introduce n aceast caset
numele de domeniu.
5. Dup ce ai stabilit domeniu, execut click pe butonul Add pentru a-l aduga n
caseta All References.
6. Dac doreti ca tabelul centralizator s fie automat actualizat atunci cnd se
modific datele sale surs, selecteaz opiunea Create Links to Source Data
(creare legturi la datele surs).
Obs. Consolidarea datelor ntre diferite foi de calcul se poate face n dou moduri:

Dup poziie: datele sunt grupate i adunate din aceeai locaie n

fiecare foaie de calcul.

Dup categorie: datele sunt grupate i adunate dup titlul lor de

coloan sau rnd. Spre exemplu, dac titlul de coloan cu numele Salariu
brut este n coloana B n foaia de calcul Ianuarie i n coloana F n foaia de
calcul Februarie poi consolida datele dup categorie dac este bifat caseta
Use labels in Top row din caseta de dialog Consolidate. Dac tilturile sunt
pe coloan, bifeaz caseta Use labels in Left Column.

C o n s ol i d ar e a d at e l o r n t r e f o i d e c a l cu l s e n u m e t e c o n s o l i d a r e a
datelor folosind referine 3D.

155

7.

Execut click pe OK.

Rezultatul centralizrii este dat de adunarea tabelelor, deoarece n analiz a fost folosit
funcia Sum.

156

Programul Excel i permite s schimbi funcia cu care se analizeaz datele. Deschide din
nou caseta Consolidate, modific opiunea din caseta Function i execut click pe OK.

FUNCII FINANCIARE
FUNCIA PM T
Funcia PMT este o funcie valoroas dac lucrezi cu investiii sau dac apelezi la
mprumuturi. Aceast funcie calculeaz rapid rata dac i furnizezi dobnda anual,
numrul de luni i valoarea total a mprumutului. Funcia PMT calculeaz plata pentru
un mprumut bazat pe pli constante i o rat constant a dobnzii.
Funcia PMT are sintaxa:
PMT(rate;nper;pv;fv;type)

rate (rat) este rata dobnzii pentru banii mprumutai. Reprezint rata procentual pe perioada de
plat.

157

nper este numrul total de pli pentru mprumut.

pv este valoarea mprumutului.

fv este valoarea care definete restul de valoare rmas de plat la sfrtul mprumutului. Poate
fi utilizat pentru o plat global la sfritul mprumutului. Acest argument este opional, dac
argumentul fv lipsete, i se atribuie valoarea zero.

type este un numr care arat cnd se face plata.

type =

plata se face

0 sau lipsete
1

la sfritul perioadei
la nceputul perioadei

La utilizarea acestei funcii trebuie s ii cont de urmtoarele dou lucruri:

corespondena dintre rate i termene.

funcia calculeaz o plat negativ.

Dac dobnda este anual, iar plile se vor face lunar, va trebui s mpari dobnda la 12
pentru a echivala rata i termenele. Este mai uor s mpari argumentul funciei la 12,
astfel nct n celula corespunztoare s poi introduce dobnda anual.
Funcia PMT calculeaz o dobnd negativ pentru un volum pozitiv sau un volum
negativ pentru o plat pozitiv. Pentru ca cifrele din foaia de calcul s fie pozitive, trebuie
s faci argumentul pv negativ n formul.

Pentru a utiliza funcia PMT trebuie s apelezi caseta de dialog Paste Function. Alege
Financial din cmpul Function category i PMT din cmpul Function name.

158

Dup selectarea funciei completeaz n caseta Formula Palette argumentele funciei.

Obs. 1. Pentru a calcula plata lunar trebuie s mpari rata dobnzii anuale la 12.
Obs. 2. Pentru a calcula numrul de rate trebuie s nmuleti numrul de ani n care se va
plti mprumutul cu numrul de luni pe care le are un an.
Obs. 3. Editeaz semnul minus (-) n cmpul argumentului pv sau n faa funciei pentru ca
aceasta s returneze o valoare pozitiv de plat lunar.
Not: 1. Plata returnat de funcia PMT include dobnzi dar nu i taxe, rezerve de
pli.
Not: 2. Dac foloseti pli lunare pe o perioad de 4 ani, pentru o rat anual a
dobnzii de 12%, folosete pentru rate 12%/12 i pentru nper 4*12. Dac faci pli
anual, atunci folosete pentru rate 12% i pentru nper 4.
Obs. Pentru a afla valoarea total de plat pe durata mprumutului nmulete valoarea
returnat de funcia PMT cu valoarea argumentului nper.

FUNCIA FV
Funcia FV calculeaz valoarea viitoare a unei investiii bazate pe pli periodice i
constante i o rat a dobnzii constant.
Funcia FV are urmtoarea sintax:
FV(rate;nper;pmt;pv;type)

rate (rat) este rata dobnzii pe perioad, spre exemplu, dac faci un mprumut pentru main i ai
o rat a dobnzii de 10% anual iar plile le efectuezi lunar, atunci rata dobnzii pe lun este
10%/12 sau 0,83%. n formul trebuie s introduci , ca rat lunar, 10%/12 sau 0,83%sau 0,0083.

nper este numrul total de pli. Spre exemplu, dac faci un mprumut pltibil n patru ani, cu o
rat lunar, numrul total de pli este 4*12 (48). n formul se atribuie valoarea 48 argumentului
nper.

pmt este plata care se efectueaz la fiecare perioad. Nu poate fi schimbat pe perioada plii
mprumutului. Nu conine taxe. Dac lipsete este obligatorie prezena argumentului pv.

159

pv este valoarea actual. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero i este obligatorie prezena
argumentului pmt.

type este un numr care arat cnd se face plata. Dac lipsete i se atribuie valoarea zero.

type =

plata se face

0 sau lipsete
1

la sfritul perioadei
la nceputul perioadei

VERIFICAREA ORTOGRAFIEI
Spre deosebire de programul Word, Excel nu subliniaz automat greelile de liter n
timp ce introduci textul. Se recomand verificarea ortografiei n orice foaie de calcul pe
care o creezi, de ndat ce ai terminat de introdus datele.
Pentru a executa o verificare a ortografiei trebuie s parcurgi paii:
1. Ca s verifici ntraga foaie de calcul apas combinaia Ctrl+Home pentru a te
muta n prima celul a foii de calcul.
2. Execut secvena Tools\Spelling (Corectare ortografic) sau execut click
pe butonul Spelling
din bara de instrumente.
3. Dac Excel ntlnete o greeal de liter, va deschide o caset de dialog
Spelling n care va afia primul cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar.

160

4. Dac exist sugestii n lista Suggestions alege una dintre ele executnd dublu
click pe ea sau un click pe ea i un click pe butonul Change (Modificare).
5. Pe msur ce sunt gsite cuvinte greite execut dublu click pe sugestia cu
care vei nlocui respectivul cuvnt. Poi executa click pe Ignore pentru a-l sri sau
Add pentru a-l aduga la dicionarul personalizat.
6. Dup ce Excel verific ortografia din ntreaga foaie de calcul, caseta de dialog
Spelling dispare i apare un mesaj. Execut click pe OK.
Dac ai date i n alte foi de calcul, fiecare foaie trebuie verificat individual din punct de
vedere al ortografiei.
Not:
n cazul n care consideri c un cuvnt este scris greit de mai multe ori n
ntreaga foaie, execut click pe butonul Change All ca s nlocuieti simultan toate
apariiile greite. Dac ai decis s sari peste un cuvnt deoarece el este scris corect dar
nu apare n dicionar, execut click pe butonul Ignore All pentru a ignora toate
apariiile din foaie.

REZUMATUL LECIEI 4
Scopul acestei lecii a fost s te nvee:

S lucrezi cu bara Drawing i s-i foloseti facilitile.

S-i creezi propriile bare de instrumente.

Ce sunt stilurile i cum s le utilizezi.

Cum s centralizezi datele n cadrul unei foi de calcul, ntre mai multe foi
de calcul sau chiar ntre mai muli regitri de calcul.

FV.

Cum s utilizezi unele dintre cele mai folosite funcii financiare, PMT i

Cum s verifici ortografia unei foi de calcul sau a unui registru de calcul.

161

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 4 rspunsuri
corecte.
1. Vrei s verifici ortografia. Deschizi meniul Tools i nu gseti comanda Spelling . Ce s-a
ntmplat:

Comanda Spelling este n meniul Edit

Trebuie s afiezi toate comanzile executnd click pe sgeata dubl aferent meniului

Nu exist o comand Spelling n meniul Tools

Este nevoie s afiezi toate comenzile aferente meniului apsnd tasta F2

2. Pentru a crea o bar personalizat trebuie s:

Execui secvena Tools\Customize

Nu poi crea bare personalizate

Execui secvena View\Tolbars\Customize

Execui click dreapta pe orice bar de instrumente afiat i alegi Customize

1.

Ca s centralizezi datele dintr-un registru de calcul:

Foloseti funcia Sum

Foloseti AutoCalculate

Execui secvena Data\Consolidate

Foloseti legturi ntre foi de calcul

Completai
1. Cum poi s creezi o bar personalizat? Prezint paii:

2. Cum poi s modifici i s ascunzi bare de instrumente?

3. Care sunt cele mai uzuale funcii financiare i care sunt sintaxele lor?

162

Exerciii
Exerciiul 1
1. Deschide un nou registru de calcul Excel pe care denumete-l Forme.xls.
2. Insereaz un dreptunghi pe care umple-l cu culoarea galben i atribuie-i o linie de contur
portocalie cu grosimea de 2 .
3. Deseneaz alturat un poligon pe care umple-l cu culoarea bleu i atribuie-i o linie de contur
albastr cu grosimea de 1 .
4. Deseneaz o elips pe care umple-o cu culoarea roz i atribuie-i o linie de contur albastr cu
grosimea de 3.

5. Suprapune poligonul peste dreptunghi i elipsa peste poligon.

6. Adu dreptunghiul direct n prim plan.

163

7. Adu paralelogramul pe poziia a doua i apoi pe prima poziie.

8. Selecteaz poligonul i trage-l n exteriorul grupului. Modific forma poligonului.

9. Grupeaz cele trei forme.

164

10. Creaz urmtoarea form:

Caseta de text s fie fr fundal i fr linie de contur iar scrisul s aib nltimea de 12
pct.
11. Creaz un hexagon i rotete-l astfel nct s fie cu unul din vrfuri n sus. Aplic-i o culoare
tip gradient i o umbr. Transform forma ntr-o form 3D cu adncimea de 144 pct. cu aspect
metalic i lumina s vin de sus..

12. Insereaz un WordArt pentru textul Obiecte desenate i atribuie-i fontul Lucinda
Console cu nlimea de 28 pct.

13. Schimb textul Obiecte desenate cu Text artistic i modelul WordArt iar fontul s fie
Comic Sans MS ngroat. Mrete inlimea obiectului WordArt i scrisul s apar vlurit.

14. Schimb direcia scrisului astfel nct s apar pe vertical.

165

Exerciiul 2
1. Creaz o bar proprie de instrumente cu numele Control care s conin butoanele: Save,
Save As Web Page, Page Setup, Print Preview, Send to mail Recepient (as Attachment),
Paste Values, Fiind, Header&Footer, Insert WorkSheet.

2. Bara s fie prezent permanent pe ecran.

3. Modific butoanele astfel nct s apar i text pe ele.

4. Modific aspectul barei aa cum se prezint n continuare:

5. Afieaz bara Clipboard.

6. Ascunde bara de formate i reafieaz-o.

166

Exerciiul 3
1. Creaz un stil cu numele ROL cu urmtoarele caracteristici:

2. Editeaz cteva celule folosind acest stil. Stilul nou creat trebuie s arate aa:

3. Modific stilul astfel nct fontul s fie Batang de 16 pct. ngroat i cursiv de culoare albastr
i cu fundal bleu deschis iar celula s fie nconjurat de o linie dubl albastr.

Exerciiul 4
1. Creaz urmtoarele tabele:

2. Creaz un tabel identic dar fr date numit Consolidarea datelor.

167

3. S se consolideze datele din cele dou tabele create la punctul anterior realiznd adunarea lor.
4. S se creze un tabel identic cu cel de la punctul anterior numit Consolidarea datelor medie
aritmetic care s realizeze media aritmetic datelor din cele dou tabele de la punctul 1.

Rezultatul final este urmtorul:

168

Exerciiul 5
1. Calculeaz plata lunar pentru mprumuturile din tabelul urmtor:

2. Calculeaz valoarea final a investiiei pentru datele din tabelul urmtor:

n final cele dou tabele trebuie s arate aa:

169

170

171

Lecia 5
Obiective
Lucrul cu domeniile denumite
Formatele condiionale
Crearea i utilizarea macrocomenzilor
Lucrul cu tabele pivot

UTILIZAREA DOMENIILOR DENUMITE

De multe ori este foarte probabil s constai n timpul lucrului c este mai uor s lucrezi
cu nume de domenii n loc de adrese. Programul Excel ofer posibilitatea denumirii
celulelor individuale sau domeniilor astfel nct s poi gsi uor datele dup un nume i
s te referi la domeniile de celule din formule. Atribuirea de nume descriptive celulelor i
permite s construieti mai uor formule i funcii. n timp ce modifici sau actualizezi
foile de calcul trebuie, ocazional, s redenumeti, tergi sau editezi nume de domenii.
nainte de a folosi nume de domenii ntr-o formul este bine s fii sigur c acestea sunt de
actualitate. n acest scop trebuie desfurate activiti simple de ntreinere a foii de
calcul. Programul Excel pune la dispoziie o serie de instrumente care s-i permit s
lucrezi cu i s gestionezi domeniile denumite din foile tale de calcul.
Obs. Este bine s parcurgi foile mari de calcul i s denumeti celulele cheie sau domeniile la
care crezi c vei apela mai des.

DENUMIREA DOMENIILOR
Pentru a denumi un domeniu de celule trebuie s parcurgi paii:
7. Selecteaz domeniul de celule.
8. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog
Define Name.

172

9. n caseta de text Names in workbook (Nume n registru de lucru) introdu un

nume pentru domeniul selectat.
10. Apas butonul Add pentru a mai insera nume i pentru alte domenii.
11. n caseta de text Names in workbook (Nume in registru de lucru) introdu
noul nume de domeniul.
12. n caseta Refers to introduci domeniul la care se refer noul nume.
13. Execut click pe OK dac ai terminat de introdus toate numele de domenii.
Not:
Delete.

Dac vrei s tergi un nume de domeniu l selectezi i apei butonul

Obs. 1 O metod rapid de creare a numelor de domenii este selectarea domeniului n foaia de
calcul i, folosind caseta Name, din bara de formule evideniaz adresa de celule afiat pe
care o nlocuieti introducnd numele dorit. Finalizeaz apsnd Enter.
Obs. 2 Numele de domenii nu pot ncepe cu un numr, nu pot semna cu o adres de celul
(ex: AB2001) i nu conine spaii libere sau semne de punctuaie. n locul spaiilor poi folosi
linia de subliniere (underscore ), ca n exemplul angajati_firma.

173

Obs. 3 Atunci cnd selectezi celule ce urmeaz a fi denumite i ele nu sunt contigue, folosete
tasta Ctrl pentru a selecta celulele neadiacente i apoi atribuie un nume grupului de celulele
selectat.
Dup ce ai denumit un domeniu, l poi apela deschiznd caseta Name din bara
de formule sau apsnd tasta F3 pentru a deschide caseta de dialog Paste Name (Lipire
nume). O dat ales un nume domeniul aferent este imediat selectat.

REDENUMIREA DOMENIILOR
Pe msur ce utilizezi foaia de calcul este posibil s constai c numele domeniilor fie
sunt prea vagi, fie prea scurte, fie prea lungi. Pentru a modifica numele unui domeniu
trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define
Name.
2. n
lista
casetei
Names
in
workbook
execut
click
pe numele pe care doreti s-l modifici. Numele selectat va aprea n cmpul
de text.
3. n caseta Names in workbook selecteaz ntregul nume i apoi introdu numele
nou pentru referina aleas, dup care execut click pe Add.
4. n lista caseta Names in workbook excut click pe numele original i apoi
apas Delete.
5. Execut click pe OK.

REDEFINIREA UNUI NUME DE DOMENIU DEJA EXISTENT

Dac numele de domeniu este bun dar domeniul i-a modificat limitele atunci trebuie s
extinzi domeniul astfel nct s cuprind i noile modificri. Pentru a redefini limitele
unui domeniu denumit trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Insert\Name\Define. Se deschide caseta de dialog Define
Name.
2. Execut click pe numele pe care doreti s-l redenumeti.
3. n caseta Refers to editeaz adresele celulelor sau utilizeaz butonul Collaps
Dialog pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul.
4. Execut click pe OK.
Obs. Toate domeniile pe care le-ai denumit ntr-o foaie de calcul sunt disponibile n toate foile
de calcul ale registrului respectiv. Ca urmare, ntr-un registru de calcul nu poi s ai mai
multe domenii cu acelai nume pe foi diferite chiar dac datele se refer la informaii
similare.
Sugestie: La crearea numelor de domenii dintr-o singur foaie de calcul nu uita s adaugi
numele foii de calcul urmat de semnul exclamrii acesta este singurul element cheie dup
care Excel interpreteaz numele de domeniu dintr-o singur foaie de calcul.

174

UTILIZAREA NUMELOR DE DOMENIU N FORMULE

Poi denumi toate celulele sau domeniile pe care trebuie s le utilizezi ntr-o formul
realizarea unei formule devenind astfel mult mai uoar. Pentru a crea o formul utiliznd
nume de domenii trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula care va conine formula.
2. Introdu semnul egal (dac este cazul) sau alege funcia din caseta Paste
Function.
3. Execut secvena Insert\Name\Paste. Se deschide caseta de dialog Paste
Name.
4. Execut click pe numele domeniului care va fi utilizat n crearea funciei.
5. Execut click pe OK.
6. Dac este necesar, introdu operatorul aritmetic.
7. n funcie de formul se repet paii 3 5.
8. Completeaz formula i apas Enter.

Nume de domenii

Formul calculat cu
ajutorul numelor de
domenii
PRET_lei*NR_buc

Formul calculat
clasic
F4*G4

Lipirea numelor de domenii n formulele existente

n cazul n care ntr-o foaie de calcul ai creat formule utiliznd adrese de celule i,
ulterior, ai denumit acele celule sau domenii, poi modifica formulele executnd
Insert\Name\Paste. Aceast comand este util, de asemenea, i la corectarea
numelor scrise greit ntr-o formul.
Pentru a lipi un nume de domeniu ntr-o formul trebuie s parcurgi paii:
1. Execut click n celula ce conine formula.
2. n bara de formule selecteaz adresa de celul ce va fi nlocuit de un nume de
domeniu.

175

Adresa ce va fi
nlocuit cu nume
de domeniu

3. Execut secvena Insert\Name\Paste.

4. Execut click pe numele dorit i apoi pe OK.
5. Apas tasta Enter pentru a finaliza formula.

FORMATUL NUMERELOR
Dac formatele ncorporate n Excel nu corespund cu cerinele tale poi crea un format
personalizat.
Pentru a crea un format personalizat trebuie s introduci un ir de coduri de formatare
pe care programul Excel s le interpreteze:
1. Selecteaz celula sau celulele pe care urmeaz s o / le formatezi.
2. Execut secvena Format\Cells, execut click pe fia Number i selecteaz
categoria Custom (Particularizare).

176

3. n cmpul Type (Tip) introdu formatul personalizat. Din caseta list de sub
cmpul Type poi alege un format personalizat ca baz a celui pe care doreti
s-l construieti.
4. Execut click pe butonul OK. Programul Excel va formata celula (celulele)
utiliznd formatul personalizat i adaug acest format la lista de formate
personalizate disponibile.
Not:
Partea dificil a acestei sarcini este cunoaterea codurilor ce trebuie
introduse la pasul 3. Codurile pot fi mprite n dou grupuri: coduri de d a t e i
coduri de n u m e r e i t e x t , acestea vor fi prezentate n continuare.

CREAREA I APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU DAT I

OR
Pentru a crea formate personalizate de date i ore te poi folosi de codurile din tabelul
urmtor:
Cod

Semnificaie

d
dd
ddd
dddd
m
mm
mmm
mmmm
yy
yyyy

Zile de la 1 la 31
Zile de la 01 la 31
Ziua sptmnii n forma sa prescurtat
Ziua sptmnii
Luna de la 1 la 12 sau minutul de la 1 la 60
Luna de la 01 la 12 sau minutul de la 01 la 60
Luna, forma prescurtat cu trei litere (de ex.: aug.)
Luna, denumire complet
Anul, cu dou cifre (ex.: 01)
Anul, cu patru cifre, de exemplu 2001

177

h
hh
s
ss
AM/PM
am/pm
A/P
a/p

Ora de la 0 la 23
Ora de la 00 la 23
Secunde de la 0 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a aduga zecimi, respectiv
sutimi de secund
Secunde de la 00 la 59. Pot fi urmate de ,0 sau ,00 pentru a aduga zecimi, respectiv
sutimi de secund
Antemeridian sau Postmeridian dup necesiti
antemeridian sau postmeridian dup necesiti
A sau P dup necesiti
a sau p dup necesiti
Exemplu: Imaginea care urmeaz prezint un format de dat calendaristic de forma an n
ntregime, ziua n format de la 01 la 31 i luna n ntregime.

CREAREA I APLICAREA FORMATELOR PERSONALIZATE PENTRU NUMERE I

TEXT
Crearea formatelor personalizate de numere poate fi ceva mai dificil deoarece programul
Excel este foarte flexibil n aceast privin. Vei gsi n tabelul urmtor codurile
disponibile pentru formatarea numerelor i a textului.
Cod
0
?
#
.

178

Semnificaie
nlocuitor de cifr. (Dac numrului 15,28 i se aplic formatul 0.000 atunci el va
arta aa: 15.280. Dac numrului 15.2458 i se aplic formatul 0.000 atunci el va
arta aa: 15.246)
nlocuitor de cifr. Introduce spaii n loc de zerouri n dreapta separatorului
zecimal (Exemplu: numrul ,8500 cruia i se aplic formatul 0.?? se va transforma
n 0,85)
nlocuitor de cifr. Este utilizat n special pentru a specifica unde apar separatorii de
ordine. (Exemplu: numrul12850042 cruia i se aplic formatul #.### se va
transforma n 12.850.042)
Separator zecimal. Folosit n conjucie cu alte coduri pentru a stabili amplasarea

%
/

E+,E-,e+,e( ) $ - + / spaiu
\
_
text
*
@
[culoare]

separatorului zecimal. Pentru limba romn separatorul este virgula (,)

Simbol de procent. Acest simbol nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul de
procent. (Exemplu: numrul 12 cruia i se aplic % se va transforma n 1200%)
Format de fracie. Folosete acest cod mpreun cu ? pentru a afia numerele n
format de fracie. (Exemplu: numrul 12,75 cruia i se aplic ?/? se va transforma
n 90/7, dac se aplic formatul ??/?? se transform n 257/20).
Separator de ordin, ct i agent de rotunjire i scalare. Dac nconjori virgula cu #, 0
sau ? ea va separa sutele de mii, miile de milioane i aa mai departe. Formatul
#,### plaseaz virgula dup fiecare a treia cifr. Dac plasezi o virgul la sfritul
unui format Excel rotunjete numrul i-l afieaz n mii. Dac plasezi dou virgule
la sfritul formatului Excel rotunjete numrul i-l afieaz n milioane.(De
exemplu numrul 123456789 cu formatul #,###,###, devine 123,457 iar cu
formatul #,###,###,, devine 123. Pentru versiunea n limba romn virgula este
nlocuit cu punct.
Notaie tiinific. Acest format se folosete mpreun cu ?, # sau 0 pentru a afia
numerele n notaie tiinific. Numrul 123456789 cruia i se aplic formatul #,##
e-## devine 1,23 e8. De asemenea, E- i e- afieaz semnul - naintea
exponenilor negativi i nici un semn n faa celor pozitivi. E+ i e+ afieaz semnul
- naintea exponenilor negativi i semnul + n faa celor pozitivi
Se folosesc ca atare.
Interpretor literar. Orice caracter precedat de simbolul \ va fi introdus direct n
valoare.
Introduce un spaiu. Acest caracter pstreaz un spaiu echivalent cu limea
urmtorului caracter pentru a te ajuta s aliniezi elementele.De exemplu _m
pstraz un spaiu egal cu cel al literei m.
ir de litere. Introduce n celul textul respectiv.
Repetitor. Repet urmtorul caracter pn cnd este completat o coloan ntreag.
utilizeaz un singur asterisc pe format.
nlocuitor de text. Dac o celul conine o valoare text, acest caracter spune
programului Excel unde s-l afieze.
Culoare. Aplic o culoare specific asupra textului. De exemplu, [red]#,###.##
aplicat unei celule ce conine 43567.4 duce la afiarea, cu rou, a valorii 43,567.4.

Dac o celul poate conine o valoare pozitiv, una negativ, 0 i/sau text, poi aplica
pentru fiecare cte un format diferit. Introdu pur i simplu mai multe formate
separndu-le prin (;). Dac scrii dou formate, primul se aplic valorilor pozitive i nule,
al doilea se aplic valorilor negative. Dac scrii trei formate, primul se aplic valorilor
pozitive, al doilea se aplic valorilor negative, iar al treilea se aplic valorilor nule. Dac
scrii patru formate, ele se aplic respectiv asupra numerelor pozitive, negative, nule i
text. De exemplu, poi scrie urmtorul format:
Exemplu:

#.###; [rou]#.333; Bilan nul; Not: @.

1. Dac celula conine valoare 2340, ea va afia 2.340.

2. Dac celula conine valoare -4211, ea va afia 4.211 cu rou.
3. Dac celula conine valoare 0, ea va afia Bilan nul.
4. Dac celula conine textul Nu se negociaz , ea va afia Not: Nu se
negociaz.

179

FORMATAREA CONDIIONAT
Formatarea condiionat necesit crearea unor seturi de criterii, similar introducerii
criteriilor de cutare ntr-o baz de date. Folosind expresii cum ar fi egal cu sau mai
mare dect vei alege formatele ce se vor aplica asupra celulelor ce conin text sau
numere care corespund criteriului.
Ca s aplici formatarea condiionat asupra datelor tale trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz domeniul de celulele pe care doreti s l incluzi n formatarea
condiionat.
2. Execut secvena Format/Conditional Formatting (Formate condiionate).
Butoane Compress Dialog

3. n caseta de dialog care apare alege ntre Cell Value Is (Valoarea este) i
Formula Is (Formula este). Valorile celulei pot fi text sau numere introduse n
celule sau rezultatele unor formule.
4. Selecteaz un operator sau o expresie, cum ar fi e g a l sau m a i m a r e d e c t
(ai la dispoziie opt opiuni).
5. Execut click pe butonul Compress Dialog (butonul de comprimare a casetei
de dialog) pentru a avea acces la foaia de calcul i execut click n celula care
conine valoarea pe care vrei s o caute i s o formateze programul Excel.
Adresa celulei va aprea n caseta de dialog.
6. Execut click pe butonul Format pentru a stabili formatarea vizual pentru
celulele ce ndeplinesc criteriul. Se va deschide caseta de dialog Format Cells
de unde poi stabili un stil de font, o culoare sau un fundal oricrei celule care
ndeplinete condiiile stabilite. Execut click pe OK pentru a reveni la caseta
de dialog Conditional Formatting.

180

7. Dac doreti s stabileti un al doilea sau un al treilea set de condiii, execut

click pe butonul Add.
8. Dup ce ai stabilit toate condiiile i formatele execut click pe OK.
9. Dup ce ai stabilit formatele condiionate ntr-o foaie de calcul, orice celul n
care introduci coninutul ce ndeplinete condiiile stabilite va fi formatat n
conformitate cu instruciunile de formatare condiional.. Acest lucru va
continua pn cnd vei terge instruciunile.

Pentru a terge condiiile dintr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi paii:

10.
11.
12.
13.

Selecteaz ntreaga foaie de calcul executnd click pe butonul Select All.

Execut secvena Format\Conditional Formatting.
Execut apoi click pe butonul Delete.
n caseta de dialog Delete Conditional Formatting care apare plaseaz un
semn de validare n dreptul condiiilor pe care doreti s le tergi.

181

14. Execut click pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Conditional

Formatting.
Execut click pe OK pentru a elimina formatarea aplicat prin condiia tears i pentru a nchide
caseta de dialog.

MACROCOMENZI
O macrocomand este alctuit din mai multe comenzi i instruciuni Excel care sunt
grupate i executate mpreun ca una singur.
Macrocomenzile sunt scrise ntr-un limbaj de programare denumit Visual Basic for
Applications sau VBA.
Programul Excel i pune la dispoziie aplicaia Macro Recorder (nregistrare
macrocomand). Aceast aplicaie funcioneaz ca un videorecorder care n loc s
nregistreze imagini nregistreaz comenzi. Atenie! nregistreaz chiar i greelile pe care
le faci! De aceea este bine ca nainte de-a nregistra macrocomanda s scrii toi paii pe
care-i vei nregistra i chiar s execui de cteva ori comenzile ca s te convingi c
execut ceea ce vrei s nregistrezi.
O macrocomand este de fapt o procedur VBA. O procedur este un grup de instruiuni
VBA care fie efectueaz o sarcin specific, fie returneaz un rezultat. Exist dou tipuri
de proceduri care pot fi create:

Subrutinele sunt proceduri care efectueaz o anumit sarcin. Acestea

ncep cu SUB i se termin cu END SUB.

Funciile sunt proceduri care returneaz un rezultat. Acestea ncep cu

FUNCTION i se termin cu END FUNCTION.
O macrocomand te poate ajuta s automatizezi urmtoarele sarcini:

S formatezi i s tipreti un raport;

S-i centralizezi datele din mai multe registre de calcul ntr-un registru
master;

S impori i s reprezini datele ntr-o diagram;

S atribui o tast unei comenzi pe care o utilizezi frecvent;

S aplici automat formatarea pe un domeniu de celule;

S dimensionezi automat toate coloanele din foaia curent de calcul;

S creezi o aplicaie personalizat de calcul tabelar.

nainte de-a ncepe nregistrarea va trebui s stabileti locul unde vei stoca
macrocomanda. Aplicaia Excel i ofer trei opiuni de stocare a macrocomenzilor:

182


Registrul de calcul curent stocheaz macrocomanda n registrul de calcul
activ sau curent. n acest caz vei putea executa macrocomanda doar cnd vei
deschide registrul de calcul n care ai nregistrat-o.

Personal Macro Workbook aici se stocheaz macrocomanda pe care

vrei s-o execui n orice registru de calcul Excel.

Un alt registru de calcul macrocomanda stocat aici o vei putea executa

doar n momentul n care vei deschide registrul de calcul respectiv. Aceast opiune
o vei utiliza atunci cnd doreti s ncepi nregistrarea fr nici un registru de calcul
deschis, de exemplu atunci cnd doreti s nregistrezi crearea unui nou registru de
calcul ca i macrocomand.
Orice macrocomand poate fi nregistrat relativ sau absolut. Dac dorei s-o nregistrezi
relativ, ntotdeauna macrocomanda se va executa de la poziia curent a indicatorului de
celul. Dac doreti s-o nregistrezi absolut, atunci macrocomanda se va executa pe
domeniul folosit la nregistrarea ei.
De obicei, vei nregistra relativ o macrocomand cnd doreti s-o execui de fiecare dat
pe alt domeniu de celule i o vei nregistra absolut cnd doreti s-o execui de fiecare dat
pe acelai domeniu de celule.

NREGISTRAREA UNEI MACROCOMENZI

Dup ce ai hotrt ce vrei s nregistrezi, cum faci nregistrarea i unde stochezi
macrocomanda vei putea ncepe procesul de nregistrare.
Pentru a nregistra o macrocomand trebuie s parcurgi urmtorii pai:
1. Alege Tools\Macro\Record New Macro. Aceast opiune va deschide
caseta de dialog Record Macro.

n aceast caset vei introduce denumirea macrocomenzii, locul unde o vei stoca, o scurt
descriere a macrocomenzii, precum i tasta rapid asociat acestei macrocomenzi.
Aici introduci
numele
macrocomenzii

183

Aici atribui o tast

rapid
macrocomenzii

Aici specifici
unde stochezi
macrocomanda

Aici vei introduce

o scurt descriere a
macrocomenzii

n caseta de text Macro Name (Nume macrocomand) vei introduce un nume

ct mai sugestiv pentru ceea ce execut macrocomanda. Numele poate fi
alctuit din litere, cifre, caractere de subliniere, dar nu poate conine spaii.
Obligatoriu numele unei macrocomenzi ncepe cu o liter.
3. n caseta Store Macro In ( Memorare macrocomand n ) vei selecta locul n
care se stocheaz macrocomanda. n mod implicit apare opiunea This
Workbook (Acest registru ). Dac doreti s stochezi macrocomanda n alt loc
vei desfura lista ascuns care-i permite s-o stochezi fie n Personal Macro
Workbook (registru personal de macrocomenzi ), fie n alt registru de calcul.
4. n caseta Shortcut Key (Taste de comenzi rapide) vei introduce litera pe care
o vei folosi ca parte a comenzii rapide. Pentru a fi sigur c nu folosei o
combinaie de taste care lanseaz o comand incorporat n Excel folosete
combinaia de litere CTRL + SHIFT + Liter.
5. n caseta de text Description (Descriere) vei introduce o scurt descriere a
aciunilor executate de macrocomand. Aceast descriere o vei vedea n timpul
executrii macrocomenzii n caseta de dialog Macros.
2.

Cnd ai terminat de completat caseta de dialog Record Macro aceasta trebuie s s arate
ca n figura de mai jos:

6.

184

Alege butonul OK pentru a nchide caseta de dialog Record Macro. Bara de

stare o s-i afieze cuvntul Recording (Se nregistreaz) i o s-i apar bara
de unelte Stop Recording (Oprire nregistrare).

Dac vrei s nregistrezi relativ macrocomanda apas butonul Relative Reference

de

pe bara de de unelte Stop Recording

7.

Execut fiecare pas component al sarcinii pe care o nregistrezi.

8.

Execut click pe butonul Stop Recording

(Oprire nregistrare ) din bara
de instrumente Stop Recording cnd doreti s opreti nregistrarea.

O macrocomand simplu de nregistrat este cea care dimensioneaz adecvat fiecare

coloan dintr-o foaie de calcul. Aceast macrocomand va selecta toate coloanele din
foaia curent de calcul, le va dimensiona automat i apoi va selecta celula A1. Pentru a
nregistra aceast macrocomand vei urma paii:

Deschide un nou registru de calcul i verific dac pe ecran este vizibil

celula A1.

Alege Tools\Macro\Record New Macro. Stocheaz macrocomanda n

Personal Macro Workbook pentru a fi disponibil n orice registru de calcul.
Denumete macrocomanda Fitcell i atribuie combinaia de taste
CTRL+SHIFT+C acestei macrocomenzi. n caseta de text Description editeaz :
Dimensionare automat coloane.

185

Execut click pe OK pentru a ncepe nregistrarea.

Execut combinaia de taste CTRL + A pentru a selecta toate celulele din

foaia curent.

186

Alege Format\ Column\AutoFit Selection.

Selecteaz celula A1 de pe foaia curent.

Apas butonul Stop

pentru a opri nregistrarea.

Deoarece ai stocat macrocomanda n Personal Macro Workbook aceasta va rula n orice

registru de calcul nou creat.

RULAREA UNEI MACROCOMENZI

Aplicaia Excel i ofer mai multe soluii pentru rularea unei macrocomenzi:

187

Selecteaz macrocomanda din lista afiat de caseta de dialog Macro;

Atribuie macrocomenzii taste de comenzi rapide;

Ataeaz-o la un buton de pe o bar de instrumente;

Atribui-o unui meniu;

Atribui-o unui buton.

n continuare vei nva s rulezi o macrocomand utiliznd caseta de dialog Macro.

Aceast metod necesit efort minim, dar este cea mai lung metod de rulare a unei
macrocomenzi. O vei utiliza mai ales n faza de testare a unei macrocomenzi. Urmeaz
paii de mai jos pentru a rula macrocomanda:

Alege Tools\Macro\Macros sau execut combinaia de taste ALT +F8

pentru a deschide caseta de dialog Macro. Aceast caset de dialog i va afia o
list a macrocomenzilor din toate registrele de calcul deschise pentru a le putea rula
sau edita.

Execut click pe numele macrocomenzii din lista Macro Name pentru a o

selecta. n partea de jos a casetei de dialog apare descrierea macrocomenzii pe care
ai selectat-o.

Execut click pe butonul Run

rula macrocomanda.

sau apas tasta Enter pentru a

Aceast caset de dialog i mai pune la dispoziie urmtoarele butoane :

- acest buton anuleaz rularea macrocomenzii i nchide

caseta de dialog Macro.

- acest buton va deschide aplicaia Visual Basic.

- acest buton i va permite s editezi macrocomanda.

selectat.

- acest buton i va permite s tergi macrocomanda

- acest buton va deschide caseta de dialog Macro

Options n care vei atribui o combinaie de taste rapide macrocomenzii dac
nu ai fcut-o atuci cnd ai creat macrocomanda, sau vei putea modifica litera
care intr n alctuirea combinaiei.

188

Dac doreti s execui macrocomanda fr s deschizi caseta de dialog Macros este

suficient s execui combinaia de taste rapide. Dac vrei s modifici sau s adaugi
descrierea macrocomenzii deschide caseta de dialog Macros, execut click pe butonul
Options, modific combinaia de taste rapide sau descrierea macrocomenzii, alege OK i
nchide caseta de dialog Macros.

EDITAREA UNEI MACROCOMENZI

Macrocomenzile sunt un grup de instruciuni editate n limbajul Visual Basic for
Applications. Acest program conine mai multe ferestre i te va ajuta s faci modificri
minore asupra unei macrocomenzi pe care ai nregistrat-o. Pentru a edita o
macrocomand deschide caseta de dialog Macros i urmeaz paii:
Tools\Macro\Macros. Din caseta de dialog Macros execut click pe butonul Edit
. n acest moment se deschide editorul Visual Basic.

Fereastra Code

n partea dreapt a casetei este afiat fereastra Code. Aici editezi macrocomenzile. Cele
mai simple modificri pe care le poi face fr s ai cunotine superioare de Visual Basic
sunt:

S schimbi ortografia textului introdus

macrocomenzii;

greit n timpul nregistrrii

S elimini o comand ce a fost nregistrat accidental;

189

S corectezi un numr incorect nregistrat;

S modifici adresele cnd mreti sau micorezi numrul de coloane sau de

rnduri nregistrate iniial n macrocomand.
Pentru a edita o macrocomand urmeaz paii:
Dac macrocomanda ai nregistrat-o n Personal Macro Workbook trebuie s faci
vizibil acest registru nainte de-a edita macrocomanda. Aceasta o faci astfel:

Alege Window\Unhide. Se deschide caseta de dialog Hide, alege

Personal.xls i execut click pe OK.

Alege Tools\Macro\Macros sau execut combinaia de taste

SHIFT F8 pentru a deschide caseta de dialog Macros.

Din lista Macro Name, selecteaz macrocomanda pe care vrei s-o

editezi.

Alege Edit. Macrocomanda pe care ai selectat-o se deschide n

Visual Basic Editor.

190


Editeaz macrocomanda n fereastra Code. Schimb adresa celulei
din A1 n A3 la instruciunea Range ( domeniu ).

nchide Visual Basic Editor din meniul File opiunea Close and
Return to Microsoft Excel sau execut combinaia de taste ALT + Q.
Aceasta va avea ca efect nchiderea aplicaiei Visual Basic i ntoarcerea n
registrul de calcul.

Salveaz registrul de calcul.

ASIGNAREA UNEI MACROCOMENZI UNUI BUTON

Pentru a ataa o macrocomand unui buton dintr-o bar de instrumente sau unei comenzi din meniu
parcurge paii urmtori:

Alege Tools\Customize. Aceasta va avea ca efect deschiderea casetei de

dialog Customize. Caseta de dialog are trei fie: Toolbars, Commands i
Options.

191

Alege fia Commands (Comenzi).

Execut click pe opiunea Macros din lista desfurat Categories

(Categorii).

Pentru a aduga un buton nou apeleaz la procedeul drag and drop

(trage i plaseaz). Trage Custom Button din lista Commands n locaia dorit pe
o bar de instrumente i elibereaz butonul mouse-ului. Ex: pe bara Standard.

Execut click pe noul buton. Se va deschide caseta de dialog Assign

Macro (Asociere macrocomand).

Din lista Macro name (nume macrocomand) a casetei de dialog alege

macrocomanda pe care vrei s o atribui butonului.

Alege OK.

nchide caseta de dialog Customize.

Butoanelor de pe barele de instrumente le poi atribui sugestii de ecran. Poi s afiezi i

textul dac atribui un nume butonului.

192


Alege meniul Tools\Customize. Cu caseta de dialog Customize
deschis execut click dreapta pe butonul cruia i-ai asignat macrocomanda.

n meniul rapid desfurat introdu un nume pentru buton n caseta Name.

Folosete un nume scurt i sugestiv.

Apas tasta Enter pentru a stabili noul nume.

nchide caseta de dialog Customize.

Meniul rapid care se desfoar i ofer i alte faciliti cum ar fi opiunile de afiare
pentru butoane:

Default Style Stilul prestabilit va afia doar imagine;

Text Only (Alwais) Va afia doar nume;

Text Only (in Menus) Va afia doar imagine;

Image and Text- Va afia imagine i nume.

Dac doreti s modifici imaginea unui buton urmeaz paii:

193

Alege Tools\Customize;

Cu caseta de dialog Customize deschis execut click dreapta pe buton i

din meniul desfurat alege opiunea Change Button Image;

Din sub-meniul desfurat alege o nou imagine pentru buton;

n momentul n care ai ales noua imagine aceasta va fi evideniat pe bara

de unelte.

nchide caseta de dialog Customize.

Dac doreti s modifici opiunile de afiare pentru un buton dintr-o bar de unelte
execut paii:

194

Alege Tools\Customize;

Cu caseta de dialog Customize deschis execut click dreapta pe buton;

Alege una din opiunile de afiare din meniul rapid;

Comenzi de afiare
pentru buton

Default Style Stilul prestabilit va afia doar imagine;

Text Only (Alwais) Va afia doar nume;

Text Only (in Menus) Va afia doar imagine

Image and Text- Va afia imagine i nume

nchide caseta de dialog Customize.

UTILIZAREA TABELELOR PIVOT (PIVOT TABLE)

Un tabel pivot utilizeaz date pe dou dimensiuni pentru a crea un tabel n trei
dimensiuni. Sunt o cale foarte bun pentru a concentra mult informaie ntr-un spaiu
restrns.Tabelele pivot i permit i s faci auditul datelor. Caracteristica unic a tabelelor
pivot este capacitatea lor de a muta cmpurile prin tragere i plasare. Excel recalculeaz
instantaneu datele n noua rearanjare. Nu trebuie s scrii noi formule sau s refiltrezi
datele deoarece tabelul pivot se recalculeaz automat atunci cnd se recalculeaz
cmpurile.

195

APLICAIA PIVOT TABLE WIZARD

Aplicaia Pivot Table Wizard poate fi folosit pentru a crea un nou tabel pivot sau
pentru a edita un tabel pivot deja existent.
Pentru a crea un tabel pivot trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Data\PivotTable and PivotChart Report (Raport tabel
pivot i diagram pivot).

2. n pasul 1 al aplicaiei PivotTable Wizard trebuie indicat sursa de date pe

care doreti s le utilizezi pentru tabelul pivot. Pentru sursa de date ce trebuie
analizat i stau la dispoziie urmtoarele patru opiuni:

Microsoft Excel List or Database (List sau baz de date

Microsoft Excel) utilizeaz date organizate cu etichete de linie i coloan
pe o foaie de calcul. Este parametru predefinit.

External Data source (Surs extern de date) utilizeaz un fiier

sau o baz de date din afara registrului de calcul curent.

Multiple Consolidation Ranges (Zone multiple de centralizare)

creaz un tabel sau o diagram pivot din mai multe foi de calcul Excel.

Another PivotTable or PivotChart (Alt tabel pivot sau diagram

pivot) creaz un tabel sau o diagram pivot dintr-un alt raport pivot din
acelai registru de calcul.
3. Stabilete tipul de raport pivot pe care vrei s-l creezi: un tabel sau o diagram.
Apoi selecteaz butonul Next.
4. n pasul numrul 2 al aplicaiei Pivot Table Wizard selecteaz o surs de date
dac aceasta nu este selectat sau dac datele se gsesc ntr-un alt registru de
calcul sau domeniu dect cel prezent n caseta de dialog.

196

5. Pasul 3 al aplicaiei PivotTable Wizard i ofer mai multe opiuni de plasare

i formatare a tebelului pivot. Tabelul pivot poate fi plasat pe o nou foaie de
calcul sau pe foaia curent. Dac optezi pentru foaia de calcul existent trebuie
s precizezi localizarea tabelului pivot. De asemenea, poi folosi butoanele
Layout (Aspect) i Options(Opiuni) pentru a continua precizarea parametrilor
dorii pentru noul tabel pivot.. Aceti parametri pot fi modificai i ulterior,
dup crearea tabelului sau diagramei pivot.

6. Cnd ai terminat de selectat opiunile dorite, execut click pe Finish

(Terminare) pentru a crea tabelul.

197

MACHETA UNUI TABEL PIVOT

Executarea unui click pe butonul Layout din pasul 3 duce la afiarea casetei de dialog
Pivot Table Wizard-Layout.

198

Poi utiliza aceast caset de dialog pentru a controla modul de afiare a datelor ntr-un
tabel pivot. Cmpurile datelor selectate apar n partea dreapt a casetei de dialog.
Selecteaz i trage cmpurile dorite n zona din centrul casetei de dialog i plaseaz-le n
seciunile Row (Rnd), Column (Coloan), Page (Pagin) i Data (Date) pentru a obine
aspectul dorit.
Lista de mai jos descrie cele patru zone n care pot fi introduse cmpurile:

Page creeaz un meniu derulant deasupra tabelului, care i permite

s extragi o anumit opiune cum ar fi un departament sau o ar.

Row aplic un format vertical tabelului, rezumnd datele de sus n

jos reprezint fiecare obiect din cmpurile din partea stng a tabelului
pivot.

Column aplic un format orizontal tabelului, rezumnd datele de la

stnga la dreapta prezint fiecare obiect din cmpurile din partea de sus a
tabelului pivot.

Data aceast zon este rezumatul valorilor. Aici poi aduna,

numra sau crea alte funcii de analiz pentru datele introduse. Execut
dublu click pe cmp pentru a obine acces la funcia sau tipul de rezumat
dorit.

199

Funciile alese de Excel, care sunt la dispoziie n cmpul Data, depind de natura
cmpului plasat. Poi s aplici i alte funcii, cum ar fi medie, maxim, minim. Pentru a
schimba funcia pe care Excel o utilizeaz la rezumarea datelor, n seciunea Data a
casetei de dialog Pivot Table and PivotChart Wizard-Layout execut dublu click pe

200

cmpul a crui funcie vrei s o modifici. Se deschide caseta de dialog Pivot Table Field,
de unde poi selecta funcia dorit.

Poi personaliza funciile de rezumare executnd click pe butonul Options (Opiuni) ca s

extinzi caseta de dialog PivotTable Field. Opiunile suplimentare i permit s analizezi
datele ca procentaje din total, n funcie de cmpurile i obiectele de baz. C m p u l d e
b a z este cmpul de comparaie din analiza personalizat, iar o b i e c t u l d e b a z este
obiectul de cmp din aceeai analiz.

201

CONFIGURAREA OPIUNILOR PENTRU UN TABEL PIVOT

Executarea unui click pe butonul Options din pasul 3 al casetei de dialog Pivot Table
Wizard deschide caseta de dialog Pivot Table Options, n care poi continua precizarea
opiunilor de formatare i surse de date.

Poi apela aceast caset de dialog i dup ce ai terminat crearea tebelului pivot, fie prin
executarea unui click pe butonul Pivot Table din bara de instrumente Pivot Table i
selectarea opiunii Table Options (Opiuni tabel) din lista derulant, fie prin executarea
unui click dreapta pe tabelul pivot i selectarea comenzii Table Options din meniul
rapid.
Numirea tabelului pivot
Opiunea Name (Nume) din caseta Pivot Table Options i permite s stabileti un nume
pentru tabelul pivot. n mod prestabilit, Excel numete noile tabele Pivot Table 1, Pivot
Table 2..., dar poi introduce oricnd alt nume.
Adugarea totalurilor
Opiunea Grand Totals for Columns (Totaluri generale pentru coloane) execut
funciile de analiz i asigur totaluri generale pentru fiecare coloan din tabelul pivot.
Opiunea Grand Totals for Rows (Totaluri generale pentru rnduri) face acelai lucru
pentru fiecare linie din tabelul pivot. Aceste opiuni sunt selectate implicit, ns este bine
s le deselectezi pentru a nu aglomera tabelele pivot cu prea multe totaluri.
Dac tabelul pivot conine cmpuri ascunse, vei dori, probabil, s obii un subtotal pentru
aceste cmpuri, ns fr s afiezi coninutul cmpurilor. n astfel de cazuri, selecteaz
opiunea Subtotal Hidden Page Itema (Subtotal elemente pagin ascuns).

202

Aplicarea formatrilor automate

Excel aplic automat un a u t o f o r m a t prestabilit noilor tabele pivot. Dac preferi s
selectezi un alt format, poi dezactiva opiunea AutoFormat Table din caseta de dialog
Pivot Table Options sau poi modifica formatarea dup crearea tabelului pivot.
Pentru a schimba formatarea automat aplicat alege Format\AutoFormat sau execut
click pe pe butonul
Pivot Table.

Format Report (Formatarea raport) din bara de instrumente

tabel neformatat

203

acelai tabel
formatat cu
AutoFormat

O important caracteristic a aplicaiei Excel 2000 este capacitatea de pstrare a

formatrii unui tabel pivot atunci cnd actualizezi datele sau i modifici aspectul.
Opiunea Preserve Formatting (Pstrare formatare) este selectat implicit ns o poi
dezactiva dac preferi s revii la formatul original.
Afiarea etichetelor
Opiunea Merge Labels (mbinare etichete) i permite s combini celulele din coloanele
i liniile perimetrului exterior al tabelului pivot. Aceasta este o caracteristic de
formatare.
Un tabel pivot poate ocupa mai multe pagini. Pentru a afia etichetele pentru coloane i
linii se bifeaz opiunea Repeat Items Labels on Each Pronted Page (Se repet
etichetele elementelor pe fiecare pagin imprimat).
Opiunea Set Print Titles (Stabilire titluri de imprimare) este prin definiie dezactivat.
Selecteaz aceast opiune n cazul n care doreti ca la imprimare s utilizezi etichetele
de cmp i obiect n titlurile tabelului pivot.
Not:
Dac foloseti etichetele de pe foaia de calcul ca i titluri i obiect
dintr-un tabel pivot de tiprit, asigur-te c nu vei repeta alte coloane i linii. Alege
File\Page Setup, execut click pe fia Sheet i anuleaz orice parametru din
seciunea Print Titles.
Controlarea machetei
Prin definiie, ordinea cmpurilor n machet este de sus n jos i apoi n lateral. Dac
preferi ca ordinea s fie de la stnga la dreapta i apoi n jos, schimb parametrul Page
Layout (Aspect pagin) din caseta de de dialog PivotTable Options. n machet poi
modifica numrul de cmpuri pe coloan sau linie preciznd numrul respectiv n caseta
Fields per Columns (Cmpuri pe coloan). Prin definiie, numrul este zero.

204

Gestiunea erorilor i a celulelor goale

n caseta Pivot Table Options exist dou opiuni care i permit s controlezi ce va afia
Excel n celulele n care nu apar datele ateptate. Opiunea For Error Values, Show_
(Pentru valori de eroare, se afieaz_) i permite s nlocuieti valorile eronate cu un
caracter sau un loc gol; opiunea For Empty Cells, Show_ (Pentru celule goale, se
afieaz_) i permite s stabileti un caracter sau un spaiu pentru celulele goale. De
exemplu, dac ai un raport care conine un mesaj #ERR, vei gsi c este util s atragi
atenia asupra erorilor introducnd cuvintele nume lips n caseta corespunztoare
opiunii For Error Values, Show_. Aceast configuraie va duce la afiarea respectivelor
cuvinte n orice celul ce conine o eroare. n plus, poi aplica formatri condiionate
pentru a folosi i culori.
Opiuni referitoare la sursa de date
Seciunea Data Options (Opiuni date) din caseta de dialog Pivot Table Options i
ofer cteva caracteristici utile. Lista de mai jos descrie aceste opiuni:

Save Data With Table Layout (Salvare date i aspect tabel) salveaz o
copie a datelor provenite dintr-o surs extern de date. Este selectat n mod
prestabilit. Deselectarea ei reduce dimensiunea registrului de calcul, dar te oblig
s actualizezi manual tabelul pivot atunci cnd deschizi registrul cu excepia
cazului cnd este activat opiunea Refresh on Open (Remprosptare la
deschidere). Dac aceast opiune este dezactivat nu poi lucra cu tabele pivot
pn nu le reactualizezi.

Enable Drilldown (Activare selecie dinm list) prezint detalii cnd

execui dublu click pe un cmp; selectat n mod prestabilit.

Refresh on Open (Remprosptare la deschidere) actualizeaz tabelul

pivot la deschiderea registrului de calcul. Nu este selectat n mod prestabilit.

Refresh Every _ Minutes (Remprosptare la fiecare _ minute) permite

actualizarea automat dup intervalul de minute stabilit. Nu este selectat n mod
prestabilit. Aceast opiune este disponibil doar pentru tabelele pivot bazate pe
surse externe de date.

Save Password (Salvare parol) salveaz parola asociat sursei externe

de date din care provine informaia. Nu este selectat n mod prestabilit; activarea
ei poate compromite securitatea bazei de date.

Background Query (Interogare n fundal) ruleaz interogarea n fundal,

permind utilizatorului sa continue lucrul. Nu este selectat n mod prestabilit.

Optimiza Memory (Optimizare memorie) optimizeaz i gestioneaz

memoria cnd se folosesc tabele pivot; reduce performanele. Nu este selectat n
mod prestabilit.

205

CREAREA DIAGRAMELOR PIVOT

Atunci cnd creezi o diagram pivot, Excel creeaz n interiorul registrului de calcul o
foaie de diagram i o foaie pentru tabelul pivot. Deoarece informaia din diagram
trebuie s provin dintr-un tabel Excel creaz automat tabelul.
Atunci cnd doreti s creezi o diagram pivot trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz tabelul pivot pentru care doreti s creezi diagrama.
2. Din bara Pivot Table apas butonul
Chart Wizard.
3. Diagrama este creat automat pe o alt foaie de calcul.

4. Dac doreti s modifici tipul de diagram execui click dreapta pe diagram i

alegi un alt tip.

206

Diagramele pivot pot fi formatate pe foi de calcul separate pentru reprezentarea i afiarea
datelor n format de diagram i pot fi combinate cu datele din alte foi de calcul,
transformndu-se ntr-un instrument flexibil i foarte puternic.

MODIFICAREA TABELELOR I A DIAGRAMELOR PIVOT

Dup ce ai creat un tabel sau o diagram pivot le poi modifica aspectul trgnd i
plasnd cmpuri sau utiliznd opiunile din meniurile barei Pivot Table.
Utilizarea barei de instrumente Pivot Table
Bara de instrumente Pivot Table i permite s creezi macheta unui tabel pivot prin
tragerea cmpurilor din bara de instrumente n zonele din tabelul pivot.

Buton

Nume
PivotTable
Format Report
(Formatare raport)
Chart Wizard
(Expert diagram)
PivotTable Wizard
(Expert PivotTable)

Descriere
Meniu derulant cu opiuni pentru mbuntirea
suplimentar a tabelelor i diagramelor pivot,
Deschide caseta de dialogt AutoFormat pe care o
utilizezi la formatarea tabelelor pivot.
Deschide caseta de dialogt Chart Wizard pe care o
utilizezi la formatarea diagramelor pivot.
Activeaz aplicaiile PivotTable Wizard i PivotChart
Wizard.

207

Hide Detail
(Ascundere detaliu)
Show Detail
(Afiare detaliu)
Refresh Data
(Remprosptare date)
Field Settings
(Setri pentru cmp)
Hide Fields/Display Fields
(Ascundere/Afiare
cmpuri)

Ascunde detaliile unui domeniu grupat dintr-un table

pivot.
Afieaz detaliile din spatele domeniilor grupate dintr-un
table pivot.
Remprospteaz datele din tabelul pivot selectat.
Permite ajustarea rezumatului datelor din cmpul
selectat.
Ascunde sau afieaz butoanele de cmp din bara de
instrumente sau structurile i etichetele din macheta
tabelului pivot.

Tragerea cmpurilor ntr-o diagram pivot

Diagramele pivot i ofer fora tabelelor pivot i a diagramelor combinat ntr-o singur
suprafa interactiv. Poi selecta i trage cmpurile n noi poziii pe diagram iar
programul Excel va pivota diagrama pentru a corespunde cu noua amplasare a cmpului.

cmp mutat

208

Eliminarea datelor din cmpuri

Executarea unui click pe butonul cu sgeat de pe un cmp dintr-o diagram sau un tabel
pivot afieaz o list derulant din care poi selecta sau deselecta obiecte. Informaia va fi
eliminat din sau adugat la tabelul sau diagrama pivot.

209

obiecte rmase selectate

210

Afiarea i ascunderea liniilor

Poi afia detaliile din spatele unui cmp executnd dublu click pe datele din acesta. Daca
exist informaie de nivel inferior n spatele cmpului, butonul Show Detail
din bara
de instrumente PivotTable este activat. Selecteaz categoria pentru care vrei s afiezi
detalii. Excel va activa seleciile din list (pentru a afia detaliile ce compun valoarea
total).

Dup ce ai afiat detaliile, execut un nou dublu click pe acelai cmp pentru a ascunde
detaliile i un alt dublu click pentru a le afia din nou (fr a mai fi afiat caseta de
dialog).
Gruparea nivelurilor unui tabel pivot
Poi gestiona informaia dintr-un tabel pivot similar unei liste prin g r u p a r e
(Group&Outline) ca s rulezi diferite niveluri ale tabelului pivot pentru diferite rapoarte
i moduri de afiare. Aceast strategie este util dac ai cantiti de materiale grupate, de
exemplu, pe sptmn i apoi pe lun. Poi restrnge sau extinde grupurile la fel ca la
listele dintr-o foaie de calcul.

211

Efectuarea calculelor ntr-un tabel pivot

Poi efectua calcule cu unul sau mai multe cmpuri dintr-un tabel pivot. Execut click pe
butonul Pivot Table din bara de instrumente PivotTable, apoi din meniul derulant alege
Formulas, Calculated Fields (Cmp calculat).

n figura urmtoare se observ rezultatele din noul cmp calculat n tabelul pivot.

Calcule efectuate
n cmp

Prin adugarea unui cmp calculat n tabelul pivot, Excel l transform n parte
component a tabelului. De fiecare dat cnd datele sunt remprosptate se actualizeaz
automat i calculele.

212

Not:
Aceste calcule le poi crea i n foaia de calcul, dup care trebuie s
faci referire la ele n celulele din tabelul pivot. Este suficient s ceezi o funcie simpl
care refer coloana i linia cmpului. Aceste calcule nu pot aprea n afara acestuia.
Activarea seleciilor ntr-un cmp 3D al tabelelor pivot.
n tabelul pivot urmtor toat informaia este restrns la nivelul superior, fr a se utiliza
grupuri sau linii ascunse. Aceasta reprezint elementul 3D al tabelelor pivot. Pentru a
activa sau dezactiva selecii, alege un cmp ce posed un subset i execut dublu click pe
cmpul produsului.

Not:
n situaia n care nu poi activa seleciile cu dublu click trebuie s
selectezi opiunile Enable Drilldown (Activarea seleciei din list) din seciunea Data
Options (Opiuni date) a casetei de dialog Pivot Table Options.
Tragerea unui cmp pentru afiarea pe pagin
Capacitatea de tragere a cmpurilor n tabelele pivot i permite s preiei cmpurile i s
le plasezi n afara tabelului obinnd astfel ceea ce se numete o afiare pe pagin.
Selecteaz cmpul din tabelul pivot i trage-l deasupra tabelului apare bara de inserie.
Plaseaz cmpul i acesta devine o list derulant pentru gestionarea informaiei.

213

Rezultatul este urmtorul:

Crearea unui rezumat rapid

Dac doreti s obii un rezumat rapid al unui set de date, execut dublu click pe totalul
general iar Excel creaz un extras independent pe o foaie separat.

rezultatul executrii unui dublu clic

pe total Petrochimie trimestrul I

LUCRUL CU DATE CALENDARISTICE N TABELE PIVOT

Este posibil ca, uneori, s ai informaii ce provin din liste care conin date calendaristice.
Pentru a le transpune ntr-un tabel pivot uor de neles, va trebui s parcurgi civa pai
simpli i vei obine un rezumat eficient al informaiei

214

La lucrul cu date calendaristice este uor s vezi informaia de la stnga la dreapta n loc
de sus n jos. Pentru aceasta asigur-te c ai stabilit valoarea parametrui Page Layout din
caseta de dialog Pivot Table Options la opiunea Over, Then Down.

Pentru a grupa datele la un loc, selecteaz primul cmp de date calendaristice din tabelul
pivot i alege Data\Group&Outline\Group. Va aprea caseta de dialog Grouping
care i permite s stabileti parametrii datelor calendaristice ce vor fi grupate.

215

CREAREA UNUI TABEL PIVOT DIN MAI MULTE DOMENII

Excel i permite s creezi tabele pivot pe baza mai multor domenii de centralizare dac
selectezi controlul pentru zone multiple de centralizare din pasul 1 al aplicaiei Pivot
Table Wizard. De exemplu, dac ai vnzrile de produse pe dou companii sau dou
departamente, poi stabili foi de calcul sau baze de date separate pentru liste, pe care apoi
s le combini ntr-un singur tabel pivot centralizator. Pentru aceasta n primul pas al
aplicaiei Pivot Table Wizard trebuie s selectezi opiunea Multiple consolidation
ranges.

n pasul 2b din 3 trebuie s specifici domeniile de date.

Trage indicatorul peste domeniul de date i apas butonul Add pentru a-l aduga la
seciunea All ranges. Dac domeniile centralizate provin din mai multe fiiere poi folosi
butonul Browse pentru a selecta fiierele nchise.

216

Not:
Este mai bine s deschizi fiierele din care preiei date nainte de a
apela aplicaia Pivot Table Wizard.

SALVAREA I EDITAREA TABELELOR PIVOT N FORMAT H T M L

Pentru a salva un tabel pivot ca pagin Web trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena File\Save as Web Page.
2. Precizeaz dac salvezi ntregul registru sau doar foaia de calcul selectat.

Dac ai ales Selection: Sheet se activeaz opiunea Add Interactivity (Adugare

interactivitate). Selecteaz aceast opiune i apas butonul Publish (Publicare).
3. n caseta de dialog Publish as Web Page selecteaz foaia din lista Choose
(Alegere). Apoi selecteaz ntreaga foaie sau doar regiunea tabelului pivot.

217

4. Opiunea Add Interactivity With (Se adaug interaciune cu) i permite s

creezi o funcionare similar foilor de calcul sau o funcionare similar
tabelelor pivot (care i permit s mui cmpuri). Selecteaz opiunea Pivot
Table Functionality (Funcionalitate tip Pivot Table).
5. Stabilete un nume de fier pentru pagina Web i execut click pe Publish.
6. Selecteaz i deschide documentul HTML din dosarul n care a fost salvat.
Poi deselecta obiectele de cmp din lista derulant a cmpului, la fel ca ntr-un
tabel pivot normal. De asemenea, poi s extinzi i s restrngi cmpurile, s
tragi i s plasezi cmpurile s adaugi i s elimini cmpurile.
Utilizarea casetei Property Toolbox i a listei de cmpuri
Atunci cnd lucrezi cu tabele pivot n Internet Explorer i stau la dispoziie dou
instrumente speciale. Pivot Table Property Toolbox
din bara de instrumente Pivot
Table i ofer mai mult flexibilitate n manipularea i controlul datelor n timp ce te afli
ntr-un site internet sau ntr-un intranet. Coninutul casetei Pivot Table Property
Toolbox variaz n functie de selecia curent la executarea unui click pe buton.

218

De aici, poi s modifici textul, s afiezi i s ascunzi bara de titlu sau de instrumente, s
extinzi i s restrngi indicatorii i zonele de plasare, etc. Cea mai util opiune aici este
posibilitatea de a schimba lista de cmpuri.
Executnd click pe butonul Field List
din
bara de instrumente PivotTable poi afia Pivot
Table Field List care i permite s adaugi date
ntr-un tabel pivot, dintr-un document surs.

219

Formatele i adugirile la tabelul pivot Web sunt interactive doar atta timp ct acesta
este deschis modificrile n documente pot fi salvate doar n format HTML. Cu toate
acestea capacitatea de a schimba, muta, formata i tipri date n timp de tabelul pivot este
afiat n Web rmne o caracteristic puternic. Cea mai important caracteristic dintre
toate este faptul c utilizatorul nu trebuie s aib Excel pentru a beneficia de aceste
instrumente de manipulare.

REZUMATUL LECIEI 5
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre:

Cum s creezi i s lucrezi cu domenii denumite

Cum s foloseti macrocomenzi.

Cum s creezi i s lucrezi cu tabele pivot .

Cum s creezi i s lucrezi cu diagrame pivot

ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1
la 3 rspunsuri corecte.
1. Care din urmtoarele nu sunt adevrate?

Poi specifica cum trebuie grupate datele ntr-un tabel pivot selectnd cmpul care conine
informaii selectnd butonul Group din bara de instrumente PivotTable i specificnd cum vrei
s fie sumarizat informaia (zi, lun, trimestru, an).

Poi modifica structura unui tabel pivot executnd click pe butonul Pivot Table Wizard de pe
bara de instrumente Pivot Table.

Tabelele pivot sunt actualizate automat oricnd efectuezi modificri n sursa de date.

Nici unul.
2. Care din urmtoarele variante nu este adevrat?
Butonul Paste Function de pe bara standard te ajut s selectezi, s introduci i s editezi
formule.

Numele de domenii pot conine maxim 255 caractere incluznd spaii

Poi crea un nume de domeniu selectnd un domeniu de celule i introducnd numele

domeniului n caseta Name n bara de formule.

Poi s te foloseti nume de domenii cnd faci referiri la celulele n formule.

3. Care din urmtoarele variante nu este adevrat?

Numele de domenii pot nlocui referinele de celule. Spre exemplu, avnd referina (A1:B10),
poi face referire la aceasta i folosind numele ei, Cheltuieli.

Poi crea un nume de domeniu selectnd celulele i introducnd, apoi, numele dorit n caseta
Name n bara de formule.

Nu poi utiliza nume de domenii ntr-o formul.

REZUMATUL LECIEI 5
Poi folosi etichete de coloane i rnduri ntr-o foaie de calcul pentru a referi datele ntr-o
formul.

4. De ce este util formatarea condiionat?

Permite identificarea informaiei care trebuie s ndeplineasc anumite condiii.

Permite crearea formatelor numerice personalizate.

Permite utilizarea unor formate speciale de numere.

Nici unul.

Completai

1. Cum poi nregistra o macrocomand:

222

REZUMATUL LECIEI 5
Exerciii
Exerciiul 1
1. S se creeze urmtorul tabel:

2. S se creeze un tabel pivot plecnd de la tabelul creat anterior, astfel:

n cmpul Page s apar departamentul

n cmpul Row s apar produsul

n cmpul Column s apar numele personalului

n cmpul Data s apar preul total.

3. S se trag titlul Departament n cmpul Page.

4. S se aplice tabelului pivot obinut un format automat Table 4.
n final tabelul pivot obinut trebuie s arate astfel:

223

REZUMATUL LECIEI 5

5. S se creeze o diagram plecnd de la tabelul pivot rezultat.

6. S se schimbe tipul de diagrama obinut cu tipul 3-D Area Chart.
n final diagrama trebuie s arate astfel:

Exerciiul 2
18. S se creeze registrul de calcul Cotaii.xls. Primul sheet se va denumi Introd_Date.
19. Vei nregistra o macrocomand denumit Up-Date. Aceasta va nregistra cotaiile
corespunztoare zilei de ieri n dou coloane, le va ascunde i va proteja sheet-ul, apoi va
zeroriza datele din sheet-ul Introd_Date pentru a putea introduce noile valori ale cotaiilor.
Aa va arta sheet-ul Introd_Date nainte de crearea i executarea macrocomenzii Up_Date.
Datele pentru cotaiile minime i maxime sunt corespunztoare zilei curente-1.

224

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII

DENUMIRE
Brent
Greu Iranian
Usor Iranian
Ural
Kirkuk
Azeri Light
Motorina FOB MED
Motorina CIF MED
Mot EN 590 FOB MED
Mot EN 590 CIF MED
Benzina FP FOB MED
Benzina FP CIF MED
Benzina Premium
Benzina Regular
Benzina Nafta
Petrol reactor
Pacura 1% Sulf
Pac 3.5% Sulf FOB
Pac 3.5% Sulf CIF
Pac M 40
MTBE
Butan
Propan

cf PLATT'S
valabile pentru
1 USD =
1 DEM =
1 EURO =

20-Sep-02

Cotatia
minima

Cotatia
maxima

Cotatia
medie

19.73
19.03
19.33
17.53
16.91
19.48
168.50
179.50
171.50
182.50
175.00
184.50
181.00
169.50
153.50
170.75
111.00
95.00
106.00
110.00
260.00
219.00
282.00

19.76
19.10
19.40
17.61
16.98
19.48
175.50
186.50
175.50
186.50
179.00
188.50
185.00
173.50
157.50
171.75
115.00
97.00
108.00
113.00
265.00
226.00
290.00

19.75
19.07
19.37
17.57
16.95
19.48
172.00
183.00
173.50
184.50
177.00
186.50
183.00
171.50
155.50
171.25
113.00
96.00
107.00
111.50
262.50
222.50
286.00

23-Sep-02
31,799
0
27,482

20. Pentru ieiuri vei crea dou sheet-uri iei_B i itei_MT.

21. Pentru produsele petroliere vei crea sheet-ul Petrol.
22. Denumirile de produse i ieiuri le vei citi din Sheet-ul Introd_Date.
23. Se va nregistra macrocomanda Up-date. Aceasta va trebui s execute urmtoarele: S
deprotejeze fiecare sheet n parte, s copieze valorile corespunztoare cotaiilor minime i
maxime pentru ieiuri i produse petroliere n sheet-urile corespunztoare ncepnd din
coloanele J2 i K2 pe vertical pentru ieiuri i ncepnd din coloanele K3 respectiv L3, s
ascund coloanele respective i s protejeze fiecare sheet n parte.
24. Dup ce vei executa macrocomanda sheet-ul Introd_Date va arta astfel:

225

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII
Buna dimineata !

cf PLATT'S 20-Sep-02
valabile pentru
23-Sep-02
1 USD =
0
1 DEM =
0
1 EURO =
0

Introduceti datele !

DENUMIRE
Brent
Greu Iranian
Usor Iranian
Ural
Kirkuk
Azeri Light
Motorina FOB MED
Motorina CIF MED
Mot EN 590 FOB MED
Mot EN 590 CIF MED
Benzina FP FOB MED
Benzina FP CIF MED
Benzina Premium
Benzina Regular
Benzina Nafta
Petrol reactor
Pacura 1% Sulf
Pac 3.5% Sulf FOB
Pac 3.5% Sulf CIF
Pac M 40
MTBE
Butan
Propan

Cotatia
minima

Cotatia
maxima

Cotatia
medie

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00

25. n acest program de calcul al cotaiilor mai intervin urmtoarele formule

26. n sheet-ul iei_MT vei introduce formula corespunztoare cotaiilor exprimate n $/ton: Vei
nmuli valorile cotaiilor din Introd_Date cu urmtoarele valori ale densitilor:

Brent 7.598

Greu iranian 7.352

Uor iranian 7.232

Ural 7.308

Kirkuk 7.46

Azeri 7.399

27. n cmpul de diferen vei introduce formula: cotaia azi cotaia ieri. Cotaia ieri se afl n
coloana ascuns.
28. Cotaiile minime i maxime corespunztoare zilei curente se vor tasta, iar n cmpurile
corespunztoare din sheet-uri acestea vor fi aduse din Introd_Date.
29. Pentru a completa exerciiul vei introduce urmtoarele date pentru cotaii:

226

REZUMATUL LECIEI 5
COTATII

DENUMIRE
Brent
Greu Iranian
Usor Iranian
Ural
Kirkuk
Azeri Light
Motorina FOB MED
Motorina CIF MED
Mot EN 590 FOB MED
Mot EN 590 CIF MED
Benzina FP FOB MED
Benzina FP CIF MED
Benzina Premium
Benzina Regular
Benzina Nafta
Petrol reactor
Pacura 1% Sulf
Pac 3.5% Sulf FOB
Pac 3.5% Sulf CIF
Pac M 40
MTBE
Butan
Propan

cf PLATT'S
valabile pentru
1 USD =
1 DEM =
1 EURO =

20-Sep-02

Cotatia
minima

Cotatia
maxima

Cotatia
medie

19.80
19.02
19.30
17.60
16.95
19.48
167.85
179.65
171.30
182.30
175.02
184.70
181.25
169.80
153.60
170.85
113.00
95.50
106.05
110.20
260.00
219.15
282.50

19.82
19.70
19.38
17.65
16.98
19.48
174.95
186.20
175.55
186.65
179.20
188.60
185.32
173.85
157.55
171.65
115.10
96.50
108.05
113.50
265.00
226.05
290.05

19.81
19.36
19.34
17.63
16.97
19.48
171.40
182.93
173.43
184.48
177.11
186.65
183.29
171.83
155.58
171.25
114.05
96.00
107.05
111.85
262.50
222.60
286.28

23-Sep-02
31,799
0
27,482

30. La sfrit asigneaz un buton pentru macrocomanda creat precum i o combinaie de taste
rapide.
Exerciiul 3
31. S se creeze un fiier numit Magazin universal.xls care s conin 7 foi de calcul i anume:
Magazin, Papetrie, Calculatoare, mbrcminte, nclminte, Alimente, Bijuterii.
32. Aceste foi de calcul trebuie s aib urmtoarea componen:

Magazin

Benguiat BK BT de 16

AvantGard Md BT de 10

227

REZUMATUL LECIEI 5

228

Papetrie

Calculatoare

REZUMATUL LECIEI 5

mbrcminte

nclminte

229

REZUMATUL LECIEI 5

Alimente

Bijuterii

33. Pe fiecare foaie de calcul data se insereaz folosind funcia Now().

34. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vnzri ziua curent se vor prelua datele
corespunztoare fiecrui deparatment de pe foile cu acelai nume, din celula B14.
35. Pe foaia de calcul Magazin pe coloana Vnzri cumulat lun se vor prelua datele
corespunztoare fiecrui deparatment de pe foile cu acelai nume, din celula B15.
36. S se blocheze toate celulele acestei foi de calcul i s se paroleze foaia de calcul.
37. S se introduc urmtoarele date, ncepnd din celula B8, pentru fiecare foaie de calcul n
parte, dup cum se specific:

230

REZUMATUL LECIEI 5
Papetrie

nclminte

Calculatoare

Alimente

mbrcminte

Bijuterii

38. S se creeze o macrocomand care s ascund toate foile de calcul exceptnd foaia Magazin.
Aceast macrocomand s se numeasc Hide i s aib asignat combinaia de taste
CTRL+SHIFT+H.
39. n foaia de calcul Magazin s se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Hide cruia
s i se asigneze macrocomanda Hide.
40. S se creeze o macrocomand care s afieze foile de calcul ascunse, s adune valorile de pe
coloana Vnzri ziua curent peste valorile din coloana Vnzri cumulat lun, pe toate
foile de calcul, exceptnd foaia Magazin. Macrocomanda s se numeasc Sum i s aib
asignat combinatia de taste CTRL+SHIFT+S.
41. n foaia de calcul Magazin s se creeze cu ajutorul WordArt un buton cu textul Sum cruia
s i se asigneze macrocomanda Sum.
42. S se simuleze o introducere nou de date pe toate foile de calcul execeptnd foaia Magazin,
dup care s se apese butonul Sum i s se urmreasc efectul.
Exerciiul 4
1. Creaz tabelul urmtor din celula A3:

231

REZUMATUL LECIEI 5
N R.
CRT.

2.

N UME

R AION

P RODUS

13

CHIVU

PAPETARIE

CAIETE

15

CHIVU

PAPETARIE

17

CHIVU

P RET PE BUC.

N R.
BUC.

P RET

5,000

42

CARTI

25,000

99

PAPETARIE

PIX.

30,000

43

CONSTANTIN

PARFUMERIE

DEODORANT

75,000

88

10

CONSTANTIN

PARFUMERIE

PARFUM

700,000

100

12

CONSTANTIN

PARFUMERIE

SAPUN

15,000

82

IONESCU

INCALTAMINTE

PANTOFI

10,000

IONESCU

INCALTAMINTE

SANDALE

250,000

IONESCU

INCALTAMINTE

PAPUCI

80,000

30

14

LEON

PAPETARIE

CAIETE

6,500

59

16

LEON

PAPETARIE

CARTI

15,000

18

LEON

PAPETARIE

PIX.

25,000

200

MIHAI

PARFUMERIE

DEODORANT

100,000

47

MIHAI

PARFUMERIE

PARFUM

500,000

90

11

MIHAI

PARFUMERIE

SAPUN

10,000

56

POPESCU

INCALTAMINTE

PANTOFI

500,000

POPESCU

INCALTAMINTE

SANDALE

500,000

POPESCU

INCALTAMINTE

PAPUCI

100,000

69

3. Atribuie urmtoarele nume domeniilor specificate:

NR_buc

pentru domeniul F4:F21

PRET_lei

pentru domeniul E4:E21

PRET_TOTAL

pentru domeniul G4:G21

4. Pe coloana Pre calculeaz pentru fiecare nregistrare preul total folosind

n formul numele de domenii.
5. n celula G22 calculeaz preul total (suma valorilor de pe coloana Pre)
folosind numele de domeniu creat la punctul anterior.
6. Pe coloana Pre pe buc., folosind formatele condiionate, evideniaz cu
rou pe fundal roz valorile cuprinse ntre 5.000 i 100.000, cu verde pe
fundal galben valorile cuprinse ntre 150.000 i 500.000 i cu albastru pe
fundal bleu valorile mai mari de 550.000.
7. n celula A24 creaz i aplic un format numeric personalizat astfel:

pentru valori pozitive, acestea s fie afiate cu culoarea albastr, n format cu separatori de mii i
cu dou zecimale

pentru valori negative, acestea s fie afiate cu culoarea roie, n format cu separatori de mii i
dou zecimale

pentru valoarea zero s se afieze mesajul valoare nul

pentru date tip text, s apar mesajul introdu o valoare numeric

232

REZUMATUL LECIEI 5
8. Selecteaz tabelul creat anterior i export-l n Word ca i registru de
calcul.
n final tabelul trebuie s apar aa:
N R.
CRT.

N UME

R AION

P RODUS

13

CHIVU

PAPETARIE

CAIETE

15

CHIVU

PAPETARIE

17

CHIVU

P RET PE BUC.

N R.
BUC.

P RET

5,000

42

210,000

CARTI

25,000

99

2,475,000

PAPETARIE

PIX.

30,000

43

1,290,000

CONSTANTIN

PARFUMERIE

DEODORANT

75,000

88

6,600,000

10

CONSTANTIN

PARFUMERIE

PARFUM

700,000

100

70,000,000

12

CONSTANTIN

PARFUMERIE

SAPUN

15,000

82

1,230,000

IONESCU

INCALTAMINTE

PANTOFI

10,000

80,000

IONESCU

INCALTAMINTE

SANDALE

250,000

1,000,000

IONESCU

INCALTAMINTE

PAPUCI

80,000

30

2,400,000

14

LEON

PAPETARIE

CAIETE

6,500

59

383,500

16

LEON

PAPETARIE

CARTI

15,000

75,000

18

LEON

PAPETARIE

PIX.

25,000

200

5,000,000

MIHAI

PARFUMERIE

DEODORANT

100,000

47

4,700,000

MIHAI

PARFUMERIE

PARFUM

500,000

90

45,000,000

11

MIHAI

PARFUMERIE

SAPUN

10,000

56

560,000

POPESCU

INCALTAMINTE

PANTOFI

500,000

2,500,000

POPESCU

INCALTAMINTE

SANDALE

500,000

500,000

POPESCU

INCALTAMINTE

PAPUCI

100,000

69

6,900,000
150,903,500

Introdu o valoare numerica: ggg

233

EXCEL
Cursul IV
Obiective
Importarea i exportarea datelor
Gsirea i fixarea erorilor
Urmrirea modificrilor
Lucrul cu scenarii
Descriere
Acest curs i ofer posibilitatea cunoaterii i aprofundrii elementelor speciale din
aplicaia Excel, cum ar fi denumirea domeniilor de lucru i utilizarea numelor de domenii
ntr-o formul, importarea datelor din alte aplicaii i exportarea datelor din aplicaia
Excel n alte aplicaii, crearea formatelor personale de numere i aplicarea formatelor
condiionale, crearea, editarea i rularea unei macrocomenzi, lucrul cu bara Auditing,
utilizarea opiunilor Form, Solver, Goal Seek i Group&Outline, crearea tabelelor
pivot, lucrul cu scenariile i partajarea regitrilor de calcul.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele:

S impori i s expori date n/i din Excel;

S creezi formate personale de numere;

S creezi i s editezi macrocomenzi;

S creezi i s lucrezi cu tabele pivot;

S lucrezi cu scenarii

S partajezi regitri de calcul

Lecia 1
Obiective
Vizualizarea i tiprirea mai multor foi de calcul
Importarea datelor din fiiere tip text
Importarea datelor din alte aplicaii
Exportarea datelor spre alte aplicaii
Urmrirea modificrilor
TIPRIREA I PREVIZUALIZAREA REGITRILOR DE CALCUL
MODURI DE VIZUALIZARE PERSONALIZAT
Deoarece listele cresc i doar o parte a informaiei trebuie vizualizat la un moment dat,
EXCEL i permite s-i construieti moduri de vizualizare personalizate care s
prezinte doar datele relevante la un moment dat. Poi chiar denumi aceste moduri de
vizualizare n funcie de situaie.
n tabelul urmtor se prezint o situaie a vnzrilor dintr-o lun, pe departamente. Pentru
a ascunde informaia de susinere i a vizualiza numai subtotalurile, poi crea o
vizualizare personalizat, parcurgnd paii:

1. Stabilete vizualizarea pe care doreti s o salvezi ca personalizat. (S rmn

vizibile doar totalurile pe departamente)
2. Execut secvena View\Custom View pentru a deschide caseta de dialog
Custom View.

3. Alege Add pentru a deschide caseta de dialog Add View.

4. Introdu un nume pentru noua vizualizare personalizat.
5. Execut click pe OK.
Rezultatul aplicrii modului de vizualizare nou creat este urmtorul:

Vizualizrile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul . Pentru a vedea o

vizualizare personalizat, deschide registrul de calcul i selecteaz View\Custom View
Selecteaz vizualizarea dorit din caseta de dialog care se deschide i execut click pe
Show. Pentru a terge o vizualizare personalizat, selecteaz numele vizualizrii i
execut click pe Delete.

Vizualizrile personalizate stocheaz urmtoarele informaii:

Dimensiunea/poziia ferestrei, inclusiv mpririle n mai multe panouri i

panourile blocate.

Coloanele, liniile i foile ascunse din registrul de calcul.

Limile coloanelor.

Opiunile de afiare.

Celulele selectate, dac exist.

Criteriile de filtrare a listei.

Caseta de dialog Add View i ofer i posibilitatea de salvare a parametrilor de tiprire, a

liniilor ascunse i a parametrilor de filtrare.

CREAREA DE RAPOARTE PERSONALIZATE (REPORT MANAGER)

Crearea rapoartelor de personalizare cu ajutorul aplicaiei Report Manager (Manager de
rapoarte) este similar realizrii unei vizualizri personalizate. Deoarece aplicaia Report
Manager centralizeaz ntr-un singur loc toate rapoartele tale denumite, ea este util
atunci cnd realizezi rapoarte folosind zone diferite ale unei foi de calcul sau chiar mai
multe foi de calcul din acelai registru. n cazul n care, cu ajutorul unei vizualizri
personalizate ascunzi zone dintr-o foaie de calcul n scopul realizrii unui raport, Excel
reine modul n care a fost structurat raportul respectiv.
Report Manager este un program de completare ce nsoete programul Excel. n cazul
n care opiunea Report Manager nu apare n meniul View, execut secvena
Tools\Add-Ins (Componente incluse la cerere), selecteaz Report Manager n caseta
de dialog Add-Ins i execut click pe OK.
Pentru a aduga un raport trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena View\Report Manager. n caseta de dialog Report
Manager execut click pe Add.
2. n caseta de dialog Add Report introdu un nume pentru raportul tu personal.

3. Creaz un raport completnd informaiile din caseta de dialog. Lista de mai jos
descrie opiunile:

Report Name. Creaz un nume pentru raportul personal.

Section to Add. i permite s selectezi o seciune1 din registrul de calcul

pentru a o aduga la raportul ce se va crea.

Sheet. i permite s selectezi foaia care conine datele pe care doreti s le

incluzi n seciune.

View2. Selecteaz o vizualizare personalizat din foaia selectat pentru

seciunea pe care doreti s o adaugi.

Not:

Scenario. Adaug la un raport un scenariu denumit.

Pentru detalii despre scenarii urmrete lecia 3 a acestui curs.

Add. Dup ce ai selectat criteriul execut click pe Add pentru a-l aduga la
seciunea din lista acestui raport.

Sections in this Report. Prezint seciunile din raport n ordinea n care

vor fi tiprite.

Move Up. Modific ordinea seciunilor deplasnd n sus seciunea

selectat.

Move Down. Modific ordinea seciunilor deplasnd n jos seciunea

selectat.

Delete. terge seciunea selectat.

Use Continous Page Number. Dac validezi aceast opiune, pe

rapoartele tiprite vor fi folosite numere de pagin consecutive, n funcie de
ordinea seciunilor.
Orice combinaie de foaie de calcul, vedere i scenariu pe care ai ales-o cnd ai creat raportul . Un raport poate
conine mai multe seciuni.
2
Un set de setri de afiare i tiprire pe care le poi denumi i aplica unui registru de calcul. Poi crea mai mult
de o vedere a unui registru de calcul fr a crea mai multe copii separate pentru acel registru.
1

PREVIZUALIZAREA I TIPRIREA FOILOR DE CALCUL MULTIPLE

Pentru a putea tipri, la un moment dat, coninutul a mai multor foi de calcul atunci toate
acele foi de calcul trebuie grupate. Pentru a grupa mai multe foi de calcul trebuie s
execui secvena:
1. Execut click pe prima pagin pe care doreti s o tipreti.
2. ine tasta CTRL apsat dac vrei s selectezi foi care nu se succed i execut
click pe fiecare din foile pe care doreti s le selectezi.
3. ine tasta SHIFT apsat i execut click pe ultima foaie de calcul pe care o
doreti selectat, dac toate foile de calcul pe care doreti s le selectezi sunt
succesive.
Pentru a vizualiza coninutul foilor de calcul selectate, nainte de a le tipri, execut click
pe butonul
Print Preview din bara standard sau execut secvena File\Print
Preview. Dup ce ai intrat n modul de previzualizare naintea tipririi, apas succesiv
butonul Next pentru a putea vizualiza coninutul tuturor paginilor.

Pentru a tipri foi de calcul multiple trebuie s le selectezi, dup cum ai vzut anterior i
apoi execui secvena File\Print. n caseta de dialog care apare activeaz comanda
Active Sheet(s) din seciunea Print What, dup care execut click pe butonul OK.
Pentru a tipri ntregul registru de calcul, nu este necesar s selectezi toate foile de calcul
pentru a le grupa, ci este suficient s execui secvena File\Print i din seciunea Print
What alege opiunea Entire Workbook.

IMPORTAREA DATELOR N REGITRI DE CALCUL

Pe lng accesul la bazele de date, Excel poate obine acces i la date stocate undeva ntro pagin Web sau ntr-un fiier de text simplu.

IMPORTUL DATELOR DIN FIIERE DE TIP TEXT

n cazul n care primeti de la cineva un fiier de tip text, Excel are instrumente speciale
care s te ajute s-l impori cu succes.. Dac fiierul este n format text standard (formatul
cu delimitare prin virgule), l poi deschide cu secvena File\Open. n caz contrar, Excel
va observa acest lucru i va lansa aplicaia Text Import Wizard.

Pasul 1: te ntreab dac fiierul text este delimitat3 sau are lime fix. Aplicaia expert
i prezint un eantion din fiier pentru a te ajuta i ofer o opiune prestabilit pe care o
consider adecvat.
Obs.: n cazul n care cmpurile din fiecare linie a fiierului sunt puse unul lng cellalt, fr
spaii ntre ele, fiierul este probabil delimitat. n cazul n care cmpurile din fiier sunt
aliniate n fereastra de previzualizare, este vorba de un fiier cu lime fix.
Alege una din opiunile Delimited sau Fixed Width i apoi execut click pe Next
Pasul 2: Dac la pasul 1 ai ales Delimited aplicaia expert te va ntreba ce caracter
acioneaz ca delimitator de cmpuri. Poi spune aceasta privind caseta Data Preview. n
aceast caset, caracterele tab arat ca nite mici ptrate. Selecteaz caracterul delimitator
(sau tasteaz-l n caseta Other dac Excel nu are opiunea respectiv prezentat printr-o
caset de validare).Vei vedea caseta Data Preview cum se actualizeaz singur imediat
dup ce ai ales opiunea. Dac fiierul este acum corect separat n coloane, alege Next
pentru a trece mai departe.
Dac la pasul 1 ai ales Fixed Width aplicaia expert i va cere s-i confirmi aproximarea
referitoare la locul unde ncepe fiecare coloan.
Delimitat nseamn c elementele de date din fiier sunt separate printr-un anumit caracter special, de obicei
virgul sau un tab. Fiierele cu lime fix nu utilizeaz separator, ci folosesc spaii pentru a garanta c fiecare
cmp ncepe ntotdeauna la acelai numr de coloan.
3

Verific fiierul n caseta Data Preview. Este posibil ca Text Import Wizard s fi pus
greit o limit de coloan sau s fi scpat cteva. Limitele de coloan le poi aduga,
terge i muta prin click i tragere n caseta Data Preview. Cnd acestea arat corect
alege Next pentru a trece mai departe.
Pasul 3: Text Import Wizard i cere s confirmi tipul de date pentru fiecare coloan,
adic s precizezi care sunt numerele, care sunt datele i aa mai departe. Aplicaia expert
este foarte bun la descoperirea acestui lucru, deci poi, de obicei, s alegi Finish pentru a
finaliza importul.
Utilizarea aplicaiei Convert Text to Columns Wizard
Aplicaia Convert Text to Columns Wizard (Expert conversie text n coloane) i
permite s foloseti ntreaga for a aplicaiei Text Import Wizard asupra datelor care se
gsesc deja n foaia de calcul. De exemplu, dac lipeti manual date dintr-un fiier text
sau preiei cmpuri lungi de text dintr-o baz de date, pe care trebuie s le mpari n
coloane separate, poi folosi aplicaia Convert Text to Columns Wizard.
Selecteaz celulele pe care vrei s le separi i execut secvena Data\Text to Columns
(Text n coloane) pentru a lansa aplicaia expert. Cel mai important lucru ce trebuie inut
minte la lansarea aplicaiei expert este c trebuie s fie selectate toate celulele cu text pe
care vrei s le mpari n coloane separate.

Procesul este identic: identific dac datele sunt delimitate sau cu lime fix i apoi
continu cu paii 2 i 3. Dup ce execui click pe Finish datele tale vor fi corect separate
n coloane.

Rezultatul este urmtorul:

IMPORTAREA DATELOR DIN ALTE APLICAII

Datele preluate din Word i PowerPoint pot fi folosite dup cum este prezentat n
exemplele de mai jos:

Dac datele apar pentru prima oar ntr-o foaie de date PowerPoint
copiaz-le ntr-o foaie de calcul Excel pentru a putea fi folosite instrumentele
Excel superioare de formatare i calcul.

Dac n Word exist deja un tabel ce conine o list important adu-l n

Excel pentru a-l sorta i filtra rapid.

Reutilizeaz elementele de clip-art sau obiectele desenate din PowerPoint

sau Word ntr-o foaie de calcul Excel. Dac elementele grafice de care ai nevoie
exist deja ntr-un alt fiier, nu le reinsera sau redesena lipete-le.

Copiaz un diapozitiv PowerPoint individual ntr-un document Word.

Dac ai creat un diapozitiv cu un aspect plcut i care transmite ceva important
pentru document, nu pierde timp reconstituindu-l.
Adugarea unui text Word ntr-o foaie de calcul Excel
Textul Word apare n dou formate pe care le poi utiliza n Excel text paragraf i text
de tabel. Tabele Word sunt alegerea natural pentru plasarea ntr-o foaie de calcul Excel
datele sunt deja aranjate n celule. Textul paragraf este cel mai bine utilizat cnd apare
sub form de fraze scurte sau titluri. Exceptnd cazurile n care celulele Excel sunt
formatate pentru aranjare automat a textului pe rnduri, o fraz lung sau un paragraf
poate provoca probleme la introducerea ntr-o foaie de calcul Excel existent. Dac
inserezi textul paragraf ca obiect n foaia de calcul, acesta va aprea sub form de caset
de text care ascunde celulele din foaia de calcul.
Coninutul Word, indiferent de form poate fi adugat ntr-o foaie de calcul Excel pe una
din urmtoarele dou ci:

10


Folosirea memoriei Clipboard. Copiaz textul Word i lipete-l n foaia
de calcul Excel. Aceast metod poate fi utilizat pentru texte din tabele sau
paragrafe. La lipire nu uita s execui click n celula care trebuie s conin textul
sau care este prima celul din domeniul lipit.

Inserarea unui obiect Word. n acest caz textul este introdus n obiect
dup ce acesta a fost inserat folosind Paste Special i alegnd Microsoft Word
Document Object. Textul va fi plasat ntr-o fereastr de obiect flotant care, la
activare, provoac apariia instrumentelor Word n locul celor Excel.

Sortarea i filtrarea datelor sub form de tabele. Unul din principalele motive pentru
aducerea datelor din tabele Word ntr-o foaie de calcul Excel este posibilitatea de folosire
a instrumentelor de sortare i filtrare din Excel.
Obs. Dac tabelul de date trebuie totui utilizat n mediul Word lipete-l napoi n
documentul Word dup ce l-ai sortat n Excel.
Pentru mai multe date despre sortarea i filtrarea listelor vezi cursul II lecia 2 Sortarea
i filtrarea listelor.
Separarea datelelor . n cazul n care ai creat n Word un tabel care conine numele i
prenumele ntr-o singur celul, adresa ntreag ntr-o alt celul .a.m.d., n momentul n
care preiei acest tabel n Excel trebuie s separi tabelul prin inserarea de coloane.
Separarea preia elementele mari i le mparte n mai multe elemente mai mici, permind
o analiz mai detaliat.
Obs. Separarea nu este limitat la listele Word. Poi separa orice list pe care o impori n
Excel inclusiv informaii din baza de date Access, liste cu text din alte programe .a.m.d.

11

Pentru a mpri datele dintr-un tabel, trebuie s parcurgi paii:

1. n cazul n care coloana din dreapta celei pe care vrei s o mpari conine date,
insereaz o coloan pentru a crea un spaiu necesar informaiei mprite. De
exemplu, dac mpari o singur coloan n trei noi coloane, insereaz dou
coloane n dreapta celei pe care o mpari. Pentru a insera o coloan, selecteaz
coloana naintea creia doreti s apar noua coloan i alege
Insert\Columns.
2. Dup lipirea tabelului din Word n Excel, selecteaz cea mai din stnga
coloan care necesit mprirea.

3. Execut secvena Data\Text to Columns.

4. Se va deschide aplicaia Convert Text to Columns Wizard, prezentat n
figura urmtoare.

5. n caseta Original Data Type alege Delimited. Delimitatorii sunt caractere

(cum ar fi virgule, spaii sau punct i virgul) sau coduri (cum ar fi Tab i
Enter) ce se folosesc la separarea textului n elemente componente.
6. Alege Next.
7. Alege delimitatorul pe care doreti s-l utilizeze Excel la determinarea locului
n care se va trece de la o coloan la alta.

12

8. Alege Next.
9. Dup ce verifici seciunea Data Preview n caseta de dialog final a aplicaiei
expert, alege Finish pentru a finaliza aplicaia expert i a aplica respectivele
comenzi asupra coloanei selectate.
Rezultatul este urmtorul:

n ultimul pas al aplicaiei expert poi s alegi s aplici formatele General, Text, sau
Date n noile coloane. n plus, poi specifica o anumit destinaie (Destination) pentru
celulele rezultate.
Utilizarea coninutului foilor de date PowerPoint n Excel
O foaie care conine date n PowerPoint poate deveni nceputul unei foi de calcul n
Excel sau poate fi adugat unei foi de calcul.
Pentru a copia coninutul unei foi de date PowerPoint ntr-o foaie de calcul Excel
trebuie s parcurgi paii:
1. n diapozitivul PowerPoint afieaz foaia de date i coninutul pe care l-ai
introdus.
2. Trage indicatorul peste celulele foii de date sau execut click pe butonul Select
All din foaia de date.

13

3. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.

4. Comut n sau deschide o foaie de calcul Excel i execut click n celula de
unde vrei s nceap coninutul lipit.
5. Alege Edit\Paste sau apas combinaia Ctrl+V.
Dup lipirea coninutului de date va trebui s-l prelucrezi sau s adaugi etichete de
coloan i/sau linie pentru a obine macheta dorit

IMPORTAREA DATELOR DIN PAGINI TIP HTML

Dac vizitezi curent anumite pagini Web pentru a prelua informaii cum ar fi rate de
schimb curente sau valori de aciuni la burs, calea pentru a realiza acest lucru este
caracteristica Web Querry. O interogare Web preia date din pagini Web i le returneaz
n Excel pentru analiz i prelucrare.

14

Pentru a prelua date din pagini Web trebuie s ai instalat un browser de Internet (Internet
Explorer) i s execui paii:
Pasul 1: Pentru a crea o nou interogare trebuie s execui secvena Data\Get External
Data\New Web Query.

Pasul 2: Trebuie s introduci adresa Web a paginii pe care doreti s o cercetezi. Adresa poate
fi introdus manual sau poate fi cutat cu ajutorul butonului Browse Web. n acest exemplu
vom folosi Web Query pentru a prelua valoarea curent a diferitelor monezi naionale la
cursul zilei.
Pasul 3: Pentru a specifica ce date vrei s preiei poi folosi una din urmtoarele trei opiuni:

The entire page i permite preluarea ntregului coninut al paginii Web,

inclusiv text, tabele i alte tipuri de date.

Only the tables i permite s preiei numai tabelele dintr-o pagin Web
care mai are n componen i alte date care nu te intereseaz.

One or more specific tables on the page i permite s preiei unul sau
anumite tabele specificate dintr-o pagin Web care conine mai multe tabele. Poi
specifica tabelele sau seciunile pe care vrei s le preiei prin specificarea numelui
lor, dac pagina Web conine aceste nume. Pentru a include un nume de tabel, care
este numeric, trebuie s-l introduci ntre ghilimele (5). Tabelele i seciunile sunt
preluate n ordinea n care apar pe pagina Web, nu n ordinea pe care o specifici tu
n cmpul Enter Table name(s) or number(s) separated by commas:.
Identificarea tabelelor i a seciunilor este posibil doar dac browser-ul tu i
permite s vizualizezi codurile HTML pentru o pagin Web. Pentru aceasta trebuie
s tii c tabele ncep cu <Table> i se termin cu </Table>. Seciunile ncep cu
<Pre> i se termin cu </Pre>. Pentru a vizualiza codurile cu ajutorul browser-ului
Internet Explorer trebuie s faci click dreapta pe pagina de pe care vrei s preiei
tabele sau seciuni i apoi s selectezi View Source din meniul rapid care apare
pentru a afia codurile HTML n Notepad. n Notepad execut click pe
Search\Find pentru a gsi codurile menionate anterior.
Pasul 4: Trebuie s stabileti cum vrei s fie formatate datele. Cnd preiei date care sunt
cuprinse n tabele, datele din coloane sunt separate n coloane automat. Poi s hotrti dac
pstrezi sau nu i formatul paginii Web care poate consta n formatri de font, de culoare,
cnd preiei datele n Excel. Datele pot fi preluate n ntregime inclusiv cu formatul lor de pe

15

pagina Web (Full HTML formatting), fr formatare (None) sau numai cu formatare de text
(Rich text formatting only).
Datele pot fi actualizate prin executarea unui click dreapta oriunde n interiorul lor i
selectarea comenzii Refresh Data (Remprosptare date) sau prin utilizarea butonului
Refresh Data

din bara de instrumente External Data

Poi utiliza aceiai parametri de actualizare automat disponibili pentru datele din baze de
date prin executarea unui click dreapta pe datele Web i alegerea comenzii Data Range
Properties (Proprietile zonei de date) sau prin executarea unui click pe butonul Data
Range Properties

din bara de instrumente External Data.

Vei putea configura interogarea Web pentru a se actualiza automat la un numr de minute
sau atunci cnd deschizi foaia de calcul. n acest fel vei fi sigur c informaia este de
ultim or.

EXPORTAREA DATELOR SPRE ALTE APLICAII

Prin intermediul mamoriei Clipboard i al meniului rapid Insert poi insera rapid i uor
orict de mult din coninutul unei aplicaii ntr-un fiier al altei aplicaii, pstrnd n
acelai timp oricte elemente de formatare ale aplicaiei surs.

COPIEREA DATELOR EXCEL NTR-UN DOCUMENT WORD

Utilizarea programului Excel pentru tabele ce conin date numerice i asigur si accesul
la instrumentele Excel de calcul i formatare de care Word nu dispune n aceeai msur.
Este bine s ncerci s creezi, s formatezi i s adaugi formule la tabel n Excel nainte
de a copia tabelul n Word. Cnd datele Excel sunt copiate ntr-un document Word ele
vor aprea n format de tabel celulele foii de calcul vor deveni celule de tabel cu
dimensiuni corespunztoare domeniului de celule selectat din Excel. Toate instrumentele
de formatare pentru tabele Word i stau la dispoziie ca i cum tabelul ar fi fost creat de
la nceput n Word.
Obs. Dac nu poi vedea liniile de gril ale tabelului , n Word alegi Table\Show Gridlines.
ntr-un document Word poi aduga date Excel prin una din urmtoarele dou metode:

Copierea coninutului surs Excel (cum ar fi un domeniu de celule sau o

diagram) n Clipboard i lipirea lui n documentul Word.

Inserarea unui registru de calcul Excel n ntregime sau selectarea unei foi
de calcul individuale pentru a fi inserate.
Lipirea datelor Excel sub form de tabel Word
Pentru a lipi date ntr-un document Word trebuie s parcurgi paii:
1. ntr-o foaie de calcul Excel selecteaz celula sau domeniul pe care doretiu sl copiezi.
2. Alege Edit\Copy, execut click pe butonul Copy din bara standard sau apas
combinaia de taste Ctrl+C.

16

3. Treci n Word i execut click n document pentru a poziiona cursorul acolo

unde doreti s apar datele Excel.
4. n Word alege Edit\Paste sau execut click pe butonul Paste din bara
standard sau apas combinaia Ctrl+V.
Obs. Dac doreti s copiezi toat foaia de calcul, n Excel apas combinaia Ctrl+A pentru a
selecta ntraga foaie de calcul. n Word va fi lipit doar domeniul de celule ce conine date.
Inserarea unui registru de calcul Excel
nainte de a insera un registru de calcul ntr-un document Word asigur-te c ai salvat
deja registrul. Pentru de a insera un registru de calcul ntr-un document Word trebuie s
parcurgi paii:
1. n document plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi registrul.
2. Alege Insert\File.
3. n caseta de dialog Insert File care apare, alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.
4. Folosind caseta list Look In i lista de fiere i dosare afiate, localizeaz
registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti.

5. Execut dublu click pe fiierul dorit sau execut un singur clic i alege butonul
Insert.
6. n caseta de dialog Open Worksheet pstreaz opiunea Entire Workbook
selectat n caseta Open document in Workbook i alege OK.

17

Dac doreti s pstrezi o conexiune ntre registrul de calcul i document poi insera
fiierul ca i legtur. Pentru acest lucru n caseta de dialog Insert File execut click pe
sgeata cu vrful n jos din dreapat butonului Insert i alege Insert as Link. Atta timp
ct fiierele surs i destinaie rmn n aceleai locaii i i pstreaz aceleai nume,
legtura va rmne intact. De fiecare dat cnd fiierul este deschis poi opta pentru
actualizarea legturii i orice modificare din registrul de calcul surs va aprea n
document.
Inserarea unei foi de calcul individuale
Pentru a insera o foaie individual de calcul dintr-un registru de calcul trebuie s parcurgi
paii:
1. n documentul Word plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi foaia de
calcul.
2. Alege Insert\File.
3. n caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.
4. Folosind caseta list Look In i lista de fiere i dosare afiate, localizeaz
registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti i execut dublu click pe el.
5. n caseta de dialog Open Worksheet execut click n caseta list Open
document in Workbook i selecteaz numele foii de calcul pe care doreti s
o inserezi.
6. n caseta list Name or Cell Range selecteaz Entire Worksheet pentru a
insera ntreaga foaie de calcul sau introdu adresele unui domeniu de celulele
sau un domeniu denumit din foaia de calcul selectat pentru a insera doar
respectivul domeniu.
7. Alege OK pentru a nchide caseta de dialog Open Worksheet i a insera
datele.
O dat inserate, datele apar i funcioneaz ca i date Word..
Inserarea unui domeniu dintr-o foaie de calcul
Pentru a insera numai un domeniu de celule dintr-o foaie de calcul trebuie s parcurgi
paii:
1. n documentul Word plaseaz cursorul n locul n care vrei s inserezi foaia de
calcul.
2. Alege Insert\File.
3. n caseta de dialog Insert File care apare alege All Files (*.*) din caseta Files
of Type.

18

4. Folosind caseta list Look In i lista de fiiere i dosare afiate, localizeaz

registrul de calcul pe care vrei s-l foloseti i execut un click pe el.
5. n caseta de dialog Insert File alege butonul Range.
6. Introdu adresele de domeniu (cum ar fi B1:C20) n caseta de dialog Set
Range, dup care apas butonul OK.
7. n caseta de dialog Insert File alege Insert pentru a aduga domeniul precizat
n documentul Word.
Formatarea datelor Excel ntr-un document Word
Poi utiliza instrumentele de formatare Word pentru a formata datele Excel inserate n
documentul Word:

Modificarea limii coloanelor i a nlimii liniilor. Execut click oriunde

n tabel i alege Table, Table Properties. Folosind fiele Row i/sau Column
ajusteaz dimensiunile seciunilor selectate din tabel.

Aplicarea formatrii de paragraf. Se poate spaia paragraful din interiorul

unei celule relativ la linia de sus sau de jos a celulei prin folosirea opiunilor
Before i After din seciunea Paragraph.

Formatarea textului. Selecteaz celule individuale, linii sau coloane i

modific alinierea, fonturile, dimensiunile de font i stilurile de font.

COPIEREA DATELOR EXCEL NTR-O PREZENTARE POWERPOINT

n momentul n care datele pe care vrei s le foloseti ntr-o prezentare se afl deja create
n Excel ele pot fi preluate i lipite n prezentarea respectiv.
Lipirea domeniilor Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint
Pentru a lipi un domeniu de celule dintr-o foaie Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint
trebuie s parcurgi paii:
1. Selecteaz domeniul de celule din foaia de calcul Excel.
2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.
3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i acceseaz diapozitivul n care
doreti s adaugi datele. Asigur-te c foloseti modul de vizualizare Slide sau
normal.
4. n fereastra PowerPoint alege Edit\Paste sau apas combinaia Ctrl+V.
Domeniul Excel apare sub form de tabel n diapozitivul PowerPoint i poate fi formatat
ca atare prin mutare, redimensionarea obiectului ca ntreg sau ajustarea dimensiunilor
coloanelor i rndurilor folosind instrumentele PowerPoint.
Legarea datelor Excel la un diapozitiv PowerPoint
Pentru a crea o relaie ntre domeniul surs i copia sa dintr-un diapozitiv PowerPoint
trebuie s legi cele dou fiiere.
1. Selecteaz domeniul de celule din foaia de calcul Excel.
2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.

19

3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i utilizeaz modul de vizualizare

Slide pentru a afia diapozitivul n care doreti s lipeti datele din Excel.
4. n fereastra PowerPoint alegi Edit\Paste Special.
5. n caseta de dialog Paste Special alegi opiunea Paste Link.
6. n caseta As alege Microsoft Excel Worksheet Object i alege apoi OK.
Coninutul Excel legat apare sub form de tabel i poate fi mutat i redimensionat. Pentru
a-l edita execut dublu click pe ele. Se va deschide foaia de calcul Excel din care provine
i orice modificri efectuate aici vor fi reflectate n diapozitiv. Pentru a reveni n
PowerPoint apas combinaia Alt+Tab.

Lipirea datelor ntr-o foaie de date PowerPoint

Pe lng utilizarea datelor existente direct ntr-un diapozitiv PowerPoint le mai poi
utiliza i pentru completarea foilor de date PowerPoint atunci cnd construieti o
diagram PowerPoint. Pentru aceasta trebuie s parcurgi paii:
1. Avnd deschise att foaia de calcul Excel ct i prezentarea PowerPoint
selecteaz coninutul pe care doreti s-l utilizezi.
2. Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.
3. Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i deplaseaz-te la diapozitivul n
care vei utiliza datele.
4. Execut dublu click pe nlocuitorul de diagram pentru a afia foaia de date..
Va aprea foaia de date cu date eantion n interiorul ei.

20

5. n foaia de date PowerPoint execut click pe celula gri din stnga-sus pentru a
selecta toate celulele din foaie.
6. Apas tasta Delete pentru a terge toate datele eantion din foaie.

7. Execut click n prima celul din foaia de date (deasupra liniei 1, n coloana
goal din stnga coloanei A).

21

8. Alege Edit\Paste. Coninutul Excel apare n foaia de date i in spatele

acesteia vei vedea o form de diagram. Continu procesul de creare a
diagramei n PowerPoint.

Obs. Ai utilizat prima coloan goal n loc de coloana A deoarece aceasta este coloana care
conine datele pentru legend. Linia de deasupra liniei 1 conine informaiile pentru axa
categoriilor. Instrumentele PowerPoint de realizare a diagramelor i permit s comui aceste
dou grupuri de date dup necesiti..
Utilizarea diagramelor Excel ntr-o prezentare PowerPoint
Pentru a lipi o diagram din Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint trebuie s parcurgi
paii:
1.
2.
3.
4.
5.

Avnd deschise att prezentarea PowerPoint ct i foaia de calcul Excel care

conine diagrama, selecteaz diagrama pe care doreti s o utilizezi.
Alege Edit\Copy sau apas combinaia Ctrl+C.
Treci n sau deschide aplicaia PowerPoint i deplaseaz-te la diapozitivul n
care vei lipi diagrama.
Dac pe diapozitiv apare un nlocuitor de diagram, terge-l.
n PowerPoint alege Edit\Paste.

Obs. Diagrama apare n PowerPoint exact ca n Excel. Poi muta i redimensiona diagrama
dup necesiti sau poi executa dublu click pe ea pentru a obine acces la instrumentele Excel
de realizare a diagramelor.

22

URMRIREA MODIFICRILOR
Dac lucrezi mpreun cu o echip la realizarea, editarea i ntreinerea unui registru de
calcul sau dac registrul tu de calcul trece prin mai multe mini n drumul su spre
finalizare, i este util s tii cine ce modificri a fcut n coninutul registrului. Utiliznd
caracteristica Track Changes (Urmrire modificri) din Excel, poi vedea ce persoane
au adugat anumite informaii, la ce dat i la ce or. De asemenea, poi revedea
modificrile fcute de alte persoane i poi pstra doar modificrile pe care le doreti.

ACTIVAREA I DEZACTIVAREA EVIDENEI REVIZIILOR

Funcia Track Changes trebuie activat nainte de a ncepe s ii evidena evoluiei foii
de calcul. Dac aceast funcie nu este apelat, modificrile fcute de alii se vor integra
n coninutul foii tale i nu o s mai poi identifica cine i ce modificri a efectuat.
Pentru a activa i a utiliza caracteristica Track Changes trebuie s parcurgi paii:
1.

n foaia de calcul pentru care doreti s ii evidena modificrilor mai multor

utilizatori, alege Tools\Track Changes\Highlight Changes (Evideniere
modificri).
2. Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Execut click pe caseta
de validare Track Changes While Editing (Urmrire modificri n timpul
editrii).

3. Selecteaz cantitatea i tipul de eviden pe care doreti s o pstrezi,

executnd click n casetele de validare When (Cnd), Where (Unde), Who
(Cine).
4. Pstreaz activ opiunea Highlight Changes on Screen astfel nct celulele
ce cuprind coninut nou sau editat s fie marcate corespunztor pe ecran.
5. Execut click pe OK pentru a nchide caseta de dialog i a ncepe inerea
evidenei modificrilor.
Obs. Utilizeaz opiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule n care s se in
evidena modificrilor. Dac faci acest lucru, Excel va ine evidena doar a modificrilor din
acel domeniu.

23

Figura anterioar prezint o foaie de calcul care a fost editat de mai muli utilizatori.
Celulele subliniate cuprind coninut nou, iar sugestia de ecran indic persoana care a
efectuat modificrile.
Obs 1. Celulele cu modificri au o bordur subire, albastr, cu un mic indicator de modificare
de form triunghiular, n colul din stnga-sus. Atunci cnd o celul modificat este activ
bordura ei devine galben.
Obs. 2 Opiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificri pe o nou foaie de calcul)
i permite s stochezi pe o foaie separat ce a fost adugat sau modificat n registrul de calcul,
astfel nct toate modificrile s poat fi vzute ntr-un singur loc.
Poi dezactiva caracteristica Track Changes deschiznd caseta de dialog Highlights
Changes i eliminnd semnul de validare din dreptul opiunii Track Changes While
Editing. Va aprea un mesaj care te va informa c registrul tu nu se mai gsete n
modul partajat, lucru pe care trebuie s-l confirmi executnd click pe Yes.

ACCEPTAREA I REFUZAREA MODIFICRILOR

Dup ce alte persoane au fcut modificri n registrul tu de calcul, poi revedea aceste
modificri pstrndu-le pe cele dorite i renunnd la celelalte.
1. Alege Tools\Track Changes\Accept or Reject Changes (Acceptare sau
respingere modificri). Va aprea caseta de dialog Select Changes to Accept or
Reject. Este posibil ca Excel s i cear mai nti s salvezi registrul de calcul. n
acest caz apas butonul OK.

24

2. Stabilete ce doreti s revezi:

n zona When alege s revezi fie modificrile necercetate nc, fie

cele efectuate dup o anumit or.

n zona Who alege s revezi modificrile efectuate de toi corectorii,

n afara ta sau de un anume corector.

n zona Where alege domeniul de celule pe care s-l cerectezi.

Dac nu introduci nimic n acest cmp vei revedea ntreaga foaie de calcul.
3. Execut click pe OK pentru a ncepe s revezi modificrile. Atunci cnd
programul Excel descoper prima modificare, o va descrie n caseta de dialog
Accept or Reject Changes.
4. Dac n respectiva celul au fost efectuate mai multe modificri, programul
Excel le prezint pe toate.
5. Execut click pe butonul Accept pentru a pstra modificrile sau pe Reject
pentru a pstra valoarea original a celulei.

6. Programul Excel caut urmtoarea modificare. Vei continua s accepi sau s

refuzi fiecare modificare pe rnd. De asemenea, poi executa click pe butonul
Accept All ca s accepi toate modificrile rmase n registrul de calcul sau pe
butonul Reject All pentru a pstra valorile originale ale restului celulelor
modificate.

VALIDAREA I AUDITUL DATELOR INTRODUSE

Pentru a preveni introducerea eronat a datelor i a formulelor n registrele de calcul
Excel, acesta i ofer cteva caracteristici speciale care s te ajute la rezolvarea
greelilor:

Pentru prevenirea erorilor la introducerea direct n registrul de calcul,

caracteristica de v a l i d a r e a d a t e l o r i permite s ndrumi persoana care

25

introduce datele. Poi spune programului Excel s accepte doar anumite tipuri de
intrri ntr-o celul de exemplu, numere sau date calendaristice dintr-un anumit
interval, - i s afieze un mesaj pentru utilizator cu instruciuni de completare a
informaiilor. Tot cu ajutorul acestei caracteristici vei stabili modul n care va
rspunde Excel la nerespectarea indicaiilor: va afia un mesaj de eroare i va
refuza intrarea sau va accepta intrarea greit dar va avertiza utilizatorul n privina
problemelor ce pot aprea.

Dac n registrul de calcul exist deja date eronate, Excel poate localiza i
ncercui aceste intrri folosind aceeai logic de validare a datelor.

Pentru urmrirea relaiilor dintre celule i formule poi folosi caracteristica

de audit din Excel care va afia conexiunea dintre formule i celulele lor surs
(precedeni) sau dintre celule i formulele dependente de acestea. Poi gsi i
sursele rezultatelor eronate din formule.
Pentru aceste funcii Excel i pune la dispoziie bara de instrumente Auditing. Poi activa
aceast bara executnd secvena View\Toolbars\Customize i, din fia Toolbars,
execut click n faa opiunii Auditing. Tabelul urmtor descrie butoanele din bara de
instrumente Auditing:

Buton Nume
Trace Precedents
(Trasare precedente)
Remove Precedent Arrows
(Eliminare sgei anterioare)
Trace Dependents
(Trasare dependene)
Remove Dependent Arrows
(Eliminarea sgeilor spre
dependene)
Remove All Arrows
(Eliminarea tuturor sgeilor)
Trace Error
(Trasare erori)
New Comment
(Comentariu nou)
Circle Invalid Data
(ncercuire date incorecte)
Clear Validation Circle
(Eliminarea cercuri de validare)

Descriere
Afieaz formulele sau referinele de celul
precedente care contribuie la coninutul celulei.
Elimin sgeile de audit pentru precedeni.
Prezint referinele de celul ctre care indic celula
curent.
Elimin sgeile de audit pentru dependeni.
Elimin toate sgeile de audit.
Depisteaz celulele cu valori de eroare.
Aplic un comentariu unei celule.
ncercuiete datele care nu corespund parametrilor
stabilii pentru validare.
Elimin ncercuirile datelor invalide.

NCERCUIREA DATELOR INVALIDE

Programul Excel include o caracteristic special de validare care gsete i marcheaz
datele invalide care au fost introduse anterior. Exist numeroase motive de a utiliza
aceast caracteristic, printre care:

26


Datele au fost introduse nainte de instituirea unor criterii de validare i
doreti s revii asupra lor i s rezolvi erorile existente.

Criteriile de validare active permit utilizatorului s introduc date invalide

dup afiarea unui avertisment. (Cteodat vei dori s introduci date invalide care
vor fi ns verificate, corectate sau aprobate ulterior).

Vrei s modifici condiiile de validare.

Pentru a realiza auditul unei foi de calcul i a afia rapid un cerc n jurul informaiei care
nu respect condiiile de validare a datelor (pn la maximum 255 erori), execut click pe
butonul Circle Invalid Data (ncercuire date incorecte)
de pe bara de instrumente
Auditing. Excel va ncercui datele invalide. Dac Excel gsete 255 de erori, va trebui s
corectezi unele dintre ele i s execui din nou click pe butonul Circle Invalid Data.
Pentru a elimina toate cercurile afiate execut click pe butonul Clear Validation Circles
(Eliminare cercuri de validare)

de pe bara de instrumente Auditing.

DEPISTAREA ERORILOR N FORMULE

Pentru a depista sursa unei erori ntr-o formul ncepe prin a verifica formula cutnd
eventualele greeli de introducere i scriere. Eroarea poate fi n formul sau n celula
surs referit de formul.
Pentru a localiza sursa unei erori trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Tools\Auditing\Show Auditing Toolbar.
2. Execut click pe celula ce conine eroarea.
3. n bara de instrumente Auditing, execut click pe butonul Trace Error.

27

Dac eroarea provine dintr-o celul surs i nu din celula activ, vor aprea sgei
indicatoare care ghideaz vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indic
celulele referite iar liniile roii te conduc la celula ce a provocat eroarea.
Dac nu apar sgei de indicare a erorii, sursa acesteia se gsete n formul.
Chiar dac nu exist erori poi trasa celulele dependente i precedente dintr-o formul
executnd click pe butoanele Trace Precedents i Trace Dependents. De fiecare dat
cnd execui click pe un buton Trace vor aprea sgei indicatoare pentru urmtorul nivel
de preceden sau dependen. Butoanele Remove Precedent Arrows i Remove
Dependents Arrows elimin sgeile indicatoare, cte un nivel o dat.

Precedentul
pentru I16

I16 indic spre

dependenii si
(din componena
cror formule face
parte)

AUDITUL PRECEDENILOR, AL DEPENDENILOR I AL ERORILOR

Atunci cnd primeti o list cu informaii sau un registru de calcul creat de ali utilizatori,
primul lucru pe care l vei face este verificarea conexiunilor din registru modul n
care sunt conectate toate formulele i datele. Caracteristica de audit a Excel poate depista
aceast informaie i te poate ajuta s localizezi sursele de eroare returnate de formule.
Pentru fiecare celul, auditul poate trasa i depista urmtoarele informaii:

Dac celula conine o formul, auditul i depisteaz celulele surs,

denumite precedeni.

Dac celula conine date sau formule, auditul poate depista orice formule
care utilizeaz informaia din aceast celul, denumite dependeni.

Dac celula conine o eroare, auditul poate depista sursa erorii. De

exemplu, dac o formul cu o operaie de mprire ntoarce valoarea de eroare

28

#DIV/0, auditul poate depista celula surs care, fie nu are intrare, fie conine
valoarea zero.
n fiecare caz, relaiile sunt indicate cu sgei de urmrire colorate.
Obs. Nu poi face auditul unei foi de calcul protejate. Pentru a elimina protecia alege
Tools\Protection\Unprotect Sheet.
Exemplu: Dac o celul conine o formul care nsumeaz o coloan de numere,
precedenii formulei vor fi numerele individuale care sunt adunate. Fiecare dintre aceste
celule precedente vor avea ca dependent celula formulei. Dac celula formulei este i ea
inclus ntr-un total general n alt loc, totalul generat va fi un dependent al acestei celule
cu formul.

n figura anterioar este prezentat un tabel n care se calculeaz produsul ntre preul pe
bucat i numrul total de bucti vndute. Formula nmulete valoarea din coloana E cu
valoarea din coloana F pentru fiecare linie iar rezultatul se afl n coloana G. n acest caz
foaia de calcul prezint mai multe audituri (n figur, celulele verificate sunt colorate):

La depistarea precedenilor pentru formula din celula G2 Excel afieaz o

sgeat albastr cu origini n E2 i F2.

29


La trasarea dependenilor pentru celula F11 Excel afieaz o sgeat
albastr cu vrful n singura celul dependent cu formul G11.

i celula E12 are tot un dependent formula din G12.

Eroarea din celula G4 este semnalizat prin sgeile care plec din celulele
ce alctuiesc formula.

Celula G13 are un dependent n formula din G15.

Dac informaia i are originile sau indic spre un alt registru de calcul sau o alt foaie de
calcul, sgeata de urmrire are culoarea negr i pictograma seamn cu o mic foaie de
calcul.
Pentru a rula sau a elimina elementele de audit poi folosi comenzi de meniu sau butoane
din bara de instrumente Auditing descrise n lista de mai jos:

Depistarea precedenilor unei formule. Selecteaz celula ce conine

formula i alege Tools\Auditing\Trace Precedents sau execut click pe butonul
Trace Precedents

Depistarea dependenilor unei celule. Selecteaz celula ce conine

formula i alege Tools\Auditing\Trace Dependents sau execut click pe
butonul Trace Dependents

Afiarea mai multor niveluri de precedeni/dependeni. Execut click n

mod repetat pe butonul Trace Precedents sau Trace Dependents. Dac Excel
emite un semnal sonor cnd execui click pe unul din butoane nseamn c ai
depistat toate nivelele formulei sau ncerci s depistezi ceva imposibil (cum ar fi un
element grafic).

Depistarea celulei vinovate de un rezultat eronat. Selecteaz celula care

coine formula ce returneaz rezultat eronat i execut click pe butonul Trace

Formule
eronate

Prima apsare a butonului Trace Error

arat precedenii pentru celula E20 i
dependena acestei (marcat cu rou) fa
de celula F20

A doua apsare a butonului Trace Error

arat i precedenii pentru celula D20

30

Error
sau alege Tools\Auditing\Trace Error. Va fi nevoie, probabil, s
efectuezi depistri repetate pentru a gsi toate erorile implicate.

Saltul ntre precedeni i dependeni. Execut dublu click pe sgeata de

urmrire. Dac formula este conectat cu ali regitri de calcul, acestea trebuie s
fie deschise pentru a le putea accesa. Dac vrei s treci la o alt foaie de calcul sau
un alt registru de calcul Excel afieaz lista Go To. Execut dublu click pe
referina dorit.

Eliminarea sgeilor de urmrire. Pentru a elimina o sgeat de urmrire

de la o celul la dependenii sau precedenii si selecteaz celula i execut click pe
butonul Remove Dependent Arrows
sau Remove Precedent Arrows
.
Pentru a elimina toate sgeile de urmrire execut click pe butonul Remove All
Arrows

Sgeile de urmrire dispar atunci cnd salvezi sau nchizi registrul de calcul. Nu poi
salva un audit de la o sesiune de lucru la alta. Sgeile dispar, de asemenea, atunci cnd
inserezi sau tergi linii sau coloane, tergi sau mui celulele implicate n formul sau
modifici nsi formula.
Not:
Dac foaia de calcul nu este protejat iar caracteristicile de audit nu
sunt disponibile este posibil ca opiunile Excel s fie configurate pentru ascunderea
obiectelor grafice (care includ i sgeile de urmrire). Pentru a afia sgeile de
urmrire execut secvena Tools\Options pentru a deschide caseta Options.
Execut click pe fia View i, n seciunea Object, selecteaz oricare din opiunile
Show All sau Show Placeholders (Afiare substituente).

GRUPAREA I STRUCTURAREA DATELOR (GROUP&OUTLINE)

Gruparea i structurarea sunt dou caracteristici Excel de gestiune a datelor. Ele sunt
foarte asemntoare. Poi folosi gruparea pentru a gestiona eficient coloanele i liniile cu
mai multe nivele de grupuri ce afieaz i ascund informaia. Gruparea difer de
structurare prin faptul c grupurile pot fi definite pe orice adncime, nivel sau locatie
doreti. O structur ns are la baz o list sau un tabel ce conine deja totaluri sau
subtotaluri.
La conceperea unui registru sau a unei baze de date nu treci mai departe cu intenia de a
ncepe crearea, lsnd ncorporarea funciilor pentru mai trziu, atunci cnd este nevoie
de ele. Structura i grupurile sunt create pe baza unei schie de organizare. Dac lista ta
nu are o asemenea schi, structurarea nu o s aib neles pentru utilizator.
nainte de a utiliza caracteristicile de grupare i structurare este bine s-i creezi o bar de
instrumente personalizat pentru aceste caracteristici. Excel i pune la dispoziie mai
multe butoane de structurare i grupare, foarte utile, care pot fi adugate la orice bar sau
pot fi utilizate pe o bar separat, personalizat. Bara de instrumente personalizat
prezentat n continuare cuprinde butoane pentru crearea, afiarea i selectarea celulelor
vizibile dintr-o structur sau un grup. Toate aceste butoane provin din categoria Date din
fia Commands a casetei de dialog Customize. Un alt obiect util pe care l poi include
este meniul Group&Outline din categoria Built-In Menius din aceeai fi.

31

Buton

Nume
Show Outline Symbols
(Afiare simboluri din schi)
Group
(Grupare)
Ungroup
(Anulare grupare)
Show Detail
(Afiare detaliu)
Hide Detail
(Ascundere detaliu)
Select Visible Cells
(Selectare celule vizibile)

Descriere
Prezint simbolurile de structur pe linii i coloane.
Grupeaz liniile sau coloanele selectate.
Anuleaz gruparea liniilor i a coloanelor selectate.
Prezint detaliile prin afiarea grupurilor ascunse
pentru linia sau coloana selecat.
Ascunde detaliile pentru linia sau coloana selectat.
Selecteaz sau evideniaz doar celulele vizibile.

GRUPAREA DATELOR
Dac datele Excel au atribute comune le poi grupa pentru a le face mai lizibile. De
exemplu, n tabelul urmtor grupurile comune sunt lunile i apoi trimestrele. Acest tip de
grupare ierarhic poate fi fcut cu zile, sptmni, luni, trimestre i ani. Poi cobor
chiar la nivel de ore, minute i secunde.

32

Prin crearea unui grup, poi combina mai multe linii sau coloane de informaie, ceea ce i
va permite s ascunzi sau s afiezi informaia cu un click. Pentru a crea un grup,
selecteaz liniile sau coloanele pe care vrei s le incluzi i apoi execut secvena
Data\Group and Outline\Group. n caseta de dialog Group precizeaz dac doreti
s grupezi linii (Rows) sau coloane (Columns).
Obs. Dac selectezi ntreaga linie sau coloan nu mai obii caseta Group operaia de grupare
executndu-se automat.
n partea stng a foii de calcul apar simbolurile de structur, aa cum poi vedea n
imaginea urmtoare.

Executnd click pe butoanele de structur poi ascunde sau afia informatia selectat. Aceste
tehnici se numesc restrngerea i extinderea grupului. Un buton de structur care are un semn
(+) indic faptul c grupul este restrns astfel nct sunt afiate doar totalurile. Un semn (-)
indic faptul c grupul este complet extins.

33

Dac grupezi lunile adiionale poi prezenta trimestrele sau lunile executnd click pe
butoanele de structur. n plus, poi folosi butoanele 1 i 2 din partea de sus a zonei
structurii (la stnga etichetelor de coloan) pentru a controla nivelurile de grupare afiate
n ntreaga list. Execut click pe butonul 1 i vei restrnge ntregul grup astfel nct s
rmn doar totalurile. Execut click pe butonul 2 pentru a extinde lista afind toate
liniile. Este posibil ca lista ta s conin i alte nivele, caz n care butoanele vor fi
numerotate cu 3, 4 i aa mai departe.
Nu doar liniile pot fi grupate ci i coloanele. Prin gruparea coloanelor poi restrnge la
maxim lista, afind doar totalurile dup cum se prezint n imaginea urmtoare.

34

Programul Excel i permite s adaugi i straturi de grupuri. Acest lucru mbuntete i

mai mult capacitatea de a crea grupuri ierarhice. Observ butoanele suplimentare de
structur adugate la liniile din figura urmtoare. Ca s adaugi un strat suplimentar la un
grup, selecteaz liniile pe care vrei s le ascunzi i alege Data\Group and
Outline\Group. Excel adaug simboluri i butoane de grup pentru stratul suplimentar.

Dup ce ai construit listele i grupurile vei dori s recuperezi spaiul de ecran ocupat cu
simbolurile de structur, pstrnd n acelai timp grupurile. Utilizeaz butonul Show
Outline Symbols
pentru a ascunde i a afia simbolurile de structur. Mai poi
activa sau dezactiva afiarea simbolurilor de structur executnd secvena
Tools\Options pentru a deschide caseta Options, execut click pe fia View i
selecteaz sau deselecteaz opiunea Outline Symbols.
Gruparea tabelelor rezumat
Dac ai un registru de calcul cu mai multe liste vei dori, probabil, s creezi o singur
foaie de calcul care s conin toat informaia rezumat. Cu ajutorul acestei tehnici poi
crea uor i eficient afiri personalizate i rapoarte. Secretul obinerii unor tabele
rezumat pe o singur foaie cu ajutorul gruprii combinate este stabilirea unor configuraii
similare n toate listele pe care intenionezi s le grupezi. n exemplul urmtor tabelele
sunt configurate identic iar butoanele de structur se aplic asupra tuturor tabelelor.

35

Grupurile rezum informaia ntr-o manier eficient i pot fi gestionate pe un singur

ecran la cel mai nalt nivel.

36

STRUCTURAREA DATELOR
Structurarea foilor de calcul utilizeaz aceleai simboluri ca i grupurile, dar diferi prin
faptul c ele deriv dintr-o list structurat, fr coloane sau linii suplimentare. De
exemplu, informaia trebuie structurat consecvent n list fr rnduri sau coloane
libere n interiorul listei.

37

Paii pentru structurare sunt identici cu cei prezentai n capitolul anterior. Pentru crearea
unei structuri automate ntr-o list se utilizeaz opiunea Auto Outline. Aceasta este o
metod rapid de creare a unei structuri, dar mai nti Excel trebuie s neleag ierarhia
din lista de baz. Poi aplica toate gruprile ntr-un singur pas dac lista este organizat
ntr-o manier pe care Excel o nelege. Pentru a crea o structur automat pe mai multe
nivele, selecteaz Data\Group and Outline\Auto Outline. Celula activ nici mcar
nu trebuie s fie n tabel sau n setul de date. Va trebui s selectezi datele doar n cazul n
care foaia de calcul conine mai multe seturi de date. Caracteristica Auto Outline depinde
de capacitatea Excel de a detecta automat organizarea datelor tale. Dac obii un mesaj de
eroare de tipul Cannot create an outline (imposibil de creat o schi), nseamn c
Excel nu a reuit s vad o organizare logic n datele pe care vrei s le structurezi. Ai
ns posibilitatea de a plasa manual simbolurile de structur pentru a accelera acest
proces, creaz primul nivel, selecteaz urmtorul domeniu de date i apas tasta F4 pentru
a repeta ultima aciune.
Eliminarea unei structuri
Pentru a elimina o structur, selecteaz domeniul unui singur grup sau nivel i folosete
oricare din urmtoarele tehnici:

Alege Data\Group and Outline\Ungroup.

Execut click pe butonul Ungroup

Apas combinaia de taste Shift+Alt+sgeat spre stnga.

Pentru a elimina simultan toate nivelele de structur alege Data\Group

and Outline\Clear Outline.

38

Modificarea parametrilor unei structuri

Poi schimba poziia liniilor de rezumat dintr-un grup sau structur i poi aplica stilurile
de structur ncorporate n Excel. Alege Data\Group and Outline\Settings pentru a
deschide caseta de dialog Settings. Aici stabileti dac doreti ca liniile de rezumat s fie
plasate sub detalii (Summary rows below detail) i coloanele de rezumat n dreapta
detaliilor (Summary columns ti right of detail) (acetia sunt parametrii prestabilii).

Pentru a aplica stilurile de celul de structur ncorporate n Excel (RowLevel_1,

ColLevel_1 i aa mai departe), selecteaz opiunea Automatic Styles (Stiluri automate)
din caseta de dialog Settings.
Executarea unui click pe butonul Create creaz o nou structur pe baza datelor selectate,
cu parametrii stabilii n caseta de dialog Settings. Executarea unui click pe butonul
Apply Styles (Se aplic pentru stiluri) aplic parametrii asupra structurii existente.

39

Lecia 2
Obiective
Opiunea Form
Query Database
Cum s creezi i s editezi macrocomenzi
Utilizarea scenariilor

Utilizarea instrumentelor de analiz din Excel

Partajarea i unirea regitrilor de calcul

ADUGAREA CONTROALELOR DE FORMULAR

C o n t r o a l e l e d e f o r m u l a r din Excel includ casete de selectare, casete list, butoane
de incrementare/decrementare i aa mai departe, pe care le poi aduga n diagrame, liste
i alte zone ale foilor de calcul n scopul obinerii de formulare personalizate ce vor fi
utilizate la introducerea i gestiunea datelor. Controalele de formular se leag la o celul
i apoi poi aplica o formul care refer legtura pentru a cuta informaii sau a face
calcule pe baza informaiilor. Controalele de formular pot fi utilizate n tabele, liste,
diagrame i chiar tabele pivot. Aceste controale sunt simplu de creat i utilizat. Dup ce ai
configurat foaia de calcul vei aplica, n funcie de situaie, controalele din bara de
instrumente Forms (Machet).

n tabelul urmtor gseti descrierea controalelor de formular disponibile n bara de

instrumente Form.

Buton

40

Nume

Descriere

Label
(Etichet)
Edit Box
(Caset text)
Group Box
(Caset de grupare)
Button

Introduce o etichet n foaia de calcul ce va fi utilizat la

denumirea altor controale.
Creaz o caset de introducere date pentru formulare (acest
control nu funcioneaz n foile de calcul normale)
Grupeaz butoanele de opiune selectate. Utilizarea a dou
grupuri permite legturi suplimentare la celule.
Ruleaz o macrocomand.

(Buton)
Check Box
(Caset de selectare)
Option Button
(Buton opiune)
List Box
(Cast list)
Combo Box
(Caset combo)
Combination List-Edit
(Editare list combinat)
Combination Drop-Down
Edit
(Editare liste verticale
combinate)
Scroll Bar
(Bara de defilare)
Spinner
(Buton
Incrementare/Decrementare)
Control Properties
(Control proprieti)
Edit Code
(Editare cod)
Toggle Grid
(Comutare gril)
Run Dialog
(Executare dialog)

Cnd este selectat sau deselectat produce un rspuns

True sau False.
Creaz numrul butonului de opiune dintr-un singur grup.
Poi aduga grupuri suplimentare pentru a genera o legtur
la celul.
Returneaz numrul obiectului selectat.
Combin o caset list cu o caset de editare.
O combinaie ntre o caset list i o caset de text. Aceast
caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul.
O list derulant cu o caset de editare. Aceast
caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de calcul.
O bar de derulare extensibil, care permite att limite
maxime i minime, ct i modificri incrementale.
Un contor care permite att limite maxime i minime, ct i
modificri incrementale.
Afieaz o caset de dialog cu opiuni pentru control.
i permite s editezi un cod asociat cu controlul selectat.
Activeaz sau dezactiveaz liniile de gril de pe foaia de
calcul.
Afieaz caseta de dialog pe foaia activ. Se folosete ca
test sau previzualizare a proiectului de caset de dialog.
Aceast caracteristic nu este disponibil ntr-o foaie de
calcul.

Pentru a insera controale de formular ntr-o list sau un formular, afieaz bara de
instrumente Forms executnd secvena View\Toolbars\Forms, execut click pe
instrumentul dorit i deseneaz controlul pe foaia de calcul. Dup ce ai creat controlul, l
poi formata i i poi stabili proprietile dup necesiti.

41

Paii urmtori descriu procesul realizrii listei derulante Cod produs:

1. n bara de instrumente Forms execut click pe instrumentul Combo Box.
2. Deseneaz controlul pe foaia de calcul innd apsat butonul stng ala mouseului i trgnd de indicatorul n form de cruce pn la obinerea dimensiunii
dorite.

3. Execut click dreapta pe controlul de formular i selecteaz Format Control

din meniul rapid. Va aprea caseta de dialog Format Object (Formatare
obiect).
4. n caseta de dialog Format Object care apare selecteaz fia Control. n
caseta Input Range (Zon de intrare) precizeaz domeniul de date pe care-l
doreti afiat n lista derulant din caseta combo. n figura care urmeaz
domeniul este coloana Cod produs.

42

5. Introdu celula de legtur ce va fi referit de formule. n exemplu, celula de

legtur este A1. Celula de legtur afieaz numrul produsului corespunztor
valorii alese din list. Valoarea de legtur 2 se refer la al doilea obiect din
list.
6. Stabilete numrul de linii care vor fi afiate n caseta combo. Dac numrul
de obiecte depete numrul de linii afiate Excel introduce o bara de derulare
pe care utilizatorul poate executa click pentru a parcurge lista i a afia restul
intrrilor. Vei utiliza aceast opiune doar dac doreti s restrngi numrul de
linii prezentate n lista derulant. Prin definiie, Excel afieaz cte linii este
nevoie.
7. Dac doreti, valideaz opiunea 3D Shading pentru a-i conferi controlului un
aspect tridimensional.
8. Stabilete, dup dorin, opiunile adiionale din celelelate fie ale casetei de
dialog. Lista de mai jos descrie cteva dintre aceste opiuni:

Colors and Lines (Culori i linii). Doar pentru casetele de opiune

i selectare determin culoarea, linia i stilurile de sgeat folosite de
control.

Size (Dimensiune). Stabilete dimensiunea controlului, scara i aa

mai departe.

Protection (Protecie). Stabilete reacia controlului la

dimensionarea celulelor i la tiprirea obiectului mpreun cu foia de calcul.

Web. Specific textul alternativ pe care l doreti afiat n

browser-erele de Internet pe timpul ncrcri obiectului mpreun cu foaia de
calcul.

43

9. Cnd ai terminat de configurat parametrii, execut click pe OK.

10. Pentru a testa controlul execut click pe sgeata n jos i
nregistrare astfel nct s fie activat celula de legtur.

selecteaz o

Dup ce ai creat controlul, construiete o formul care face referire la celula de legtur
pentru a activa acest model. n acest scop utilizeaz o formul index. n acest exemplu
formula din celula G4 este INDEX(C7:G24,A1,5) unde C7:G24 este adresa listei din
care preia datele, celula de legtur A1 este celula contor de nregistrri a controlului de
form i 5 este numrul coloanei din domeniu, din care returneaz datele.

UTILIZAREA CONTROALELOR N TABELE DE CALCUL

n continuare o s fie prezentat o foaie de calcul care utilizeaz casete de selectare,
butoane de incrementare/decrementare i casete de text pentru a crea un tabel de calcul
care determin dac este ndeplinit sau nu un anumit criteriu. n acest caz, utilizatorul
valideaz o caset de selectare pentru a specifica ce echipament se va folosi; clientul va fi
taxat dup numrul de sptmni de utilizare a respectivului echipament. Se folosesc
controale cu butoane de incrementare i decrementare pentru stabilirea numrului de
sptmni ce corespund diferitelor categorii.
n acest exemplu, casetele de selectare sunt validate, n mod prestabilit.Prin urmare acest
control produce o valoare True n celula de legtur, dac este validat. Utilizarea opiunii
Unchecked (Neverificat) produce un rezultat False, iar opiunea Mixed (Amestecare) are
ca rezultat #N/A.

44

Celula de legtur pentru caseta de selectare din linia 5 este celula B5, aa cum se arat n
figura anterioar. Cnd este validat, aceast caset de selectare returneaz valoarea
True, care este utilizat de instruciunea IF din celula F5. Formula arat astfel:
IF (celul_legtur, rezultat_True, rezultat_False)
unde:

celul_legtur celula de legtur B5 returneaz valoarea True dac este

validat i valoarea False n caz contrar.

rezultat_True rezultatul True apare n urma validrii casetei. Returneaz

valoarea formulei.

rezultat_False - rezultatul Falsen formul este zero. Adic, dac nu exist

coresponden ntre instruciuni i celula de legtur, va fi afiat rezultatul 0.

Obs. Pentru a ascunde valoarea din celula de legtur, formateaz culoarea textului din celul
astfel nct s fie similar cu cea a fundalului..

45

Un buton de incrementare/decrementare aplic un numr ntr-o celul, care crete sau

descrete n pai fici, n funcie de parametrii stabilii n fia Control din caseta de
dialog Format Control.

Controlul Spinner
i permite s stabileti valori maxime i minime i s defineti un
anumit pas cu care controlul va mri sau micora valoarea din celula legat. n caseta de
dialog Format Control stabileti valoarea minim, care este ultima valoare obinut prin
executarea unor click-uri repetate pe sgeata n jos, i valoarea maxim, care este ultima
valoare afiat prin executarea unor click-uri repetate pe sgeata n sus. Domeniul este de
la 0 la 30.000. Stabilirea modificrii incrementale spune programului Excel care este
valoarea unui singur click pe una dintre sgeile controlului.
Stabilirea numrului de sptmni din exemplul anterior ca fiind egal cu valoarea din
celula de legtur pentru controlul Spinner modific numrul de sptmni astfel nct s
corespund cu valoarea din control. De exemplu, dac celula de legtur pentru controlul
Spinner este B4 atunci aplic =$B$4 n toate celulele care doreti s se refere la celula de
legtur.

CARACTETERISTICILE CONTROALELOR
Controalele pe care le poi utiliza cu ajutorul barei Forms sunt urmtoarele:
1. Caseta list permite crearea unei liste pe baza coninutului unui anumit
domeniu iar valoarea din celula de legtur returneaz elementul din list care
corespunde, ca poziie, acelui numr.
2. Caseta combo face acelai lucru dar utilizeaz o list derulant n locul unei
liste de derulare.
3. Bara de derulare i butoanele de incrementare/decrementare sunt
controale similare, ns bara de derulare permite orientare orizontal i

46

derulare pe pagin un salt incremental realizat la executarea unui click pe

zona de derulare. De asemenea, poi selecta caseta de derulare i poi s-o
deplasezi de-a lungul zonei de derulare.
4. Caseta de selectare (Check Box) aplic n celula de legtur unul din
rezultatele True, False sau #N/A.
5. Butoanele de opiune creaz numere suprapuse, asociate cu numrul
butonului de opiune. De exemplu, butonului de opiune 2 i corespunde
numrul 2 n celula de legtur. Dac vei crea un nou grup de butoane de
opiune, numerele din celula de legtur a acestui grup vor ncepe din nou de la
1.

QUERY DATABASE
Microsoft Query este un instrument de interogarea bazelor de date inclus n Excel, care
i permite s beneficiezi de tot ce i poate oferi baza ta de date.

Cnd se utilizeaz Microsoft Query

Microsoft Query este o interfa cu o baz de date, mult mai puternic dect Query
Wizard (despre care ai nvat lecia anterioar), din urmtoarele motive:

Dei poi prelua coloane din diferite tabele folosind Query Wizard,
procesul este mai uor nteles n Microsoft Query deoarece poi vedea grafic
relaiile dintre tabele i poi previzualiza datele.

Folosind Microsoft Query poi aduga mai multe criterii (i mai

complexe) pentru a stabili ce linii vor fi returnate n Excel.

Cu Microsoft Query, n interogare poi efectua operaii cum ar fi

numrarea sau nsumarea nregistrrilor returnate sau poi prelua doar valorile cele
mai mici sau cele mai mari dintr-o coloan.

47


Microsoft Query i permite s scrii interogri de baze de date direct n
SQL (Structured Query Language) limbaj specializat de programare, dezvoltat
special pentru dezvoltarea interogrilor de baze de date.
Lista urmtoare descrie circumstanele n care trebuie s foloseti Microsoft Query n loc
de Query Wizard:

Doreti s lucrezi cu mai multe tabele.

Trebuie s creezi asocieri proprii (relaii ntre tabele).

Trebuie s adaugi criterii complexe pentru filtrarea nregistrrilor returnate.

Trebuie s vezi operaii cum ar fi contorizri sau sume.

Doreti s i scrii propriile interogri de baze de date folosind SQL.

Lansarea Microsoft Query

Pentru a lansa Microsoft Query execut secvena Data\Get External Data\New
Database Query (Interogare nou pe baza de date). Din caseta de dialog Choose Data
Source, selecteaz o surs de date sau creaz o nou interogare. nainte de a executa click
pe OK verific s fie deselectat opiunea Use the Query Wizard to Create/Edit
Queries. Apoi alege OK i va fi lansat aplicaia Microsoft Query.

ALEGEREA TABELELOR DE BAZ DE DATE PE CARE DORETI S LE

UTILIZEZI
Dac nu ai selectat un tabel prestabilit atunci cnd ai definit sursa de date, primul lucru
despre care vei fi ntrebat cnd lansezi Microsoft Query este ce tabel doreti s foloseti
n interogare. Trebuie s remarci c, n timp ce Query Wizard trece direct la selectarea
coloanelor din interiorul tabelului, Microsoft Query este proiectat s lucreze nc de la
nceput cu mai multe tabele. Microsoft Query pleac de la ipoteza c doreti o imagine
mai mare i va cuprinde un domeniu mult mai larg din baza de date, comparabil cu
posibilitile Query Wizard.

48

Pentru a selecta tabele suplimentare pe care vrei s le apelezi, execut click pe butonul
Add Table(s)
din mijlocul barei de instrumente. Va aprea caseta Add Tables.
Selecteaz primul tabel dorit din lista Table a casetei de dialog i apoi execut click pe
butonul Add sau execut pur i simplu dublu click pe tabelul dorit. Microsoft Query
afieaz o mic fereastr n panoul interogrii, n care prezint numele tabelului mpreun
cu titlurile coloanelor din acel tabel. Dup ce ai adugat primul tabel, caseta Add Tables
rmne deschis. O poi nchide sau poi selecta i alte tabele care s fie incluse n
interogare. Dac vrei s ai o viziune de ansamblu asupra unei firme, de exemplu, atunci
dac doreti informaii despre personal le poi prelua din tabelul cu numele angajailor i
adresele lor, dac vrei s tii fiecare din ei n ce departamente sunt angajai preiei datele
din tabelul departamente iar dac vrei s tii fiecare ce salariu are preiei datele din tabelul
cu angajaii. Dac vrei s tii un anumit angajat n ce departament lucreaz i ce salariu
primete, atunci datele trebuie s le preiei att din tabelul cu departamente ct i din cel
cu angajai. Dac te gseti ntr-o astfel de situaie selecteaz fiecare tabel pe care doreti
s-l incluzi n interogare i execut click pe Add.

49

CREAREA ASOCIERILOR
Pentru a combina informaii din mai multe tabele trebuie s conectezi tabele unul cu
cellalt, folosind relaii denumite asocieri. n figura care urmeaz vei vedea cum
Microsoft Query a conectat tabele unul cu cellalt folosind o linie ntre ele. Aceste linii
reprezint asocieri.

50

Microsoft Query creaz automat asocieri ntre dou tabele atunci cnd observ c un
tabel are o coloan cu acelai nume ca i coloana index special dintr-un alt tabel,
denumit c h e i e p r i m a r . (Microsoft Query evideniaz cheile primare cu aldine).
Dac Microsoft Query nu reuete s gseasc asocieri ntre tabele, trebuie s le adaugi
personal. Selecteaz o coloan dintr-un tabel i trage i plaseaz numele acestei coloane
peste numele coloanei corespunztoare dintr-un alt tabel (n bazele de date aceast
coloan se numete c h e i e e x t e r n ). Va aprea o linie de asociere.
Numele de coloan nu trebuie s fie identice pentru a participa la o asociere, ele trebuie
doar s conin aceleai date. O bun regul de proiectare a bazelor de date este s dai
coloanelor ce conin aceeai informaie aceleai nume, deoarece numele identice
reprezint o indicaie foarte bun c respectivele dou coloane pot fi asociate.
Obs. Microsoft Query te va avertiza dac ncerci s asociezi dou coloane cu tipuri diferite
de date. Acesta este un semn sigur c nu trebuie s asociezi cele dou tipuri de date.
Nu ai nevoie de mai multe asocieri ntre tabele una este suficient. n cazul n care
creezi accidental o asociere pe care nu o doreti, execut dublu click pe linia ei pentru a
afia caseta de dialog Joins. Corecteaz asocierea dup necesiti sau selecteaz-o din lista
Joins in Query i execut click pe butonul Remove.

ALEGEREA COLOANELOR DE TABEL PE CARE DORETI S LE UTILIZEZI

Dac ai selectat corect tabelele (i ai creat corect relaiile ntre ele, dac apelezi la mai
multe tabele) trebuie s selectezi care sunt coloanele pe care doreti s le returnezi n
Excel.
Tot ce trebuie s faci este s tragi numele de coloane dorite n jumtatea inferioar a
ferestrei Microsoft Query.

51

Dac doreti s elimini o coloan din interogare plaseaz indicatorul mouse-ului peste
numele coloanei. n panoul de date indicatorul se va transforma ntr-o sgeat orientat n
jos, dac te gseti n zona corect. Selecteaz cu un click coloana i apoi apas tasta
Delete. Fii atent s nu ncerci eliminarea unei coloane din interogare prin evidenierea
numelui n panoul de tabele i apsarea tastei Delete. Vei terge de fapt, ntregul tabel din
interogare, ceea ce te va ntrzia foarte mult.
n acest exemplu vom prelua o list de angajai, departamentele unde lucreaz, adresele
lor i salariile fiecrei persoane n parte.
Ordinea n care coloanele vor aprea n Excel este aceeai cu cea din Microsoft Query.
Poi trage i plasa cmpuri, adugate pentru a rearanja ordinea coloanelor. Execut click
pe numele de cmp pentru a-l selecta i apoi trage-l i plaseaz-l n ordinea dorit.
Dac derulezi pn la captul listei de date i execui click pe ultima nregistrare, vei
vedea cte linii vor fi returnate n Excel.

RESTRICII ASUPRA INFORMAIEI RETURNATE

Poi restrnge numrul de nregistrri returnate n Excel prin adugarea de c r i t e r i i
(diferite restricii) n interogare. Execut click pe butonul Show/Hide Criteria
pentru a afia fereastra de criterii.

52

Vei aduga criteriile selectnd cmpul pe care vrei s-l restricionezi din lista derulant
Criteria Field i apoi introducnd n caseta Value, de sub Criteria Field o valoare la
care doreti s limitezi respectivul cmp. n figura care urmeaz poi selecta numai acele
nregistrri care reprezint persoanele ce sunt angajate la departamentul PAPETRIE.

53

Poi introduce direct o valoare sau poi executa dublu click pe caseta Value pentru a afia
caseta de dialog Edit Criteria care i prezint o gam larg de condiii pe care le poi
introduce, inclusiv cteva condiii foarte convenabile cum ar fi Begins With (ncepe
cu), Contains (Conine) sau Is Between (Este ntre). Opiunea Value i permite s
alegi una din valorile din cmp fr a mai trebui s o introduci direct (ceea ce poate duce
la apariia erorilor de scriere).
Nu lua n seam caracterele ciudate - simbolurile % i # - pe care Microsoft Query le
poate plasa n caseta Value atunci cnd utilizezi caseta de dialog Edit Criteria; fac parte
din sintaxa corect SQL i sunt necesare n baza de date.

ADUGAREA CONTORIZRILOR I A TOTALURILOR

Dac nu doreti s vezi doar datele bune ci i informaiile generale cum ar fi numrul de
buci vndute dintr-un produs sau ce tip de produse a vndut, Microsoft Query poate
efectua automat cinci tipuri de operaii asupra datelor: sum, medie, contorizare, valori
minime i valori maxime.
Pentru a aduga aceste operaii execut click n coloana de date n care vrei s efectuezi
calculele i apoi execut click pe butonul Cycle Through Totals
. Microsoft Query
va parcurge toate operaiile disponibile; e suficient s execui click atunci cnd ajungi la
cea dorit. Poi aduga un anumit cmp de mai multe ori i poi utiliza operaii diferite
pentru fiecare.
Poi sorta datele nainte de a le returna executnd click oriunde n coloana de date pe care
vrei s o sortezi i apei apoi pe unul din butoanele de sortare ascendent
descendent

sau

din bara de instrumente.

Cnd obii forma final dorit a interogrii execut click pe butonul Return Data
pentru a nchide Microsoft Query i a trimite datele n Excel. Precizeaz unde doreti s
plasezi datele i, dup ce ai executat din nou click pe OK, ai terminat.

REMPROSPTAREA DATELOR
n momentul n care ai creat o foaie de calcul n Excel cu informaii dintr-o baz de date,
informaiile istorice, de sine stttoare nu se vor modifica, dar datele operaionale se vor
modifica la fiecare or.
Nu exist nici o cale de a ti dac datele din foaia de calcul Excel corespund cu ceea ce se
gsete n mod curent n baza de date, dar este foarte uor de actualizat foaia de calcul
astfel nct ea s aib cele mai recente date. Alege Data\Refresh Data; execut click
oriunde n setul de date returnat i alege Refresh Data sau execut click oriunde n date
i apoi apei pe butonul Refresh Data

din bara de instrumente External Data

.
De asemenea, poi configura Excel astfel nct s actualizeze automat o interogare n
locul tu. Alege Data\Get External Data\Data Range Properties n timp ce cursorul
se gsete n datele interogrii (acest lucru este important n caz contrar, opiunea nu va
fi activat). Apasarea butonului Data Range Properties

54

din bara de instrumente

External Data execut aceeai comand. Va aprea caseta de dialog prezentat n figura
urmtoare.

Poi configura parametrii din seciunea Refresh Control pentru a stabili la cte minute s
remprospteze Excel interogarea, pentru a stabili ca actualizarea s aib loc de fiecare dat cnd
deschizi fiierul Excel sau ambele opiuni.

EXECUTAREA DIN NOU I MODIFICAREA INTEROGRILOR

Dup ce ai lucrat pentru un anumit timp cu instrumentele de interogare din Excel vei fi
construit o colecie destul de mare de interogri salvate. Oricare dintre aceste interogri
poate fi uor rulat dintr-un registru de calcul dac alegi Data\\Get External
Data\Run Saved Query i apoi selectezi interogarea salvat din lista de fiiere care
apare.
Ce se ntmpl dac parcurgi toi aceti pai i apoi descoperi c n interogare ar mai fi
trebuit s introduci o coloan? Nici o problem. Trebuie doar s editezi interogarea pentru
a efectua modificarea.
Alege Data\Get External Data\Edit Query n timp ce cursorul se gsete n setul de
date al interogrii (sau execut click pe butonul Edit Query
din bara de instrumente
External Data) i Excel va lansa instrumentul utilizat la crearea interogrii cu
interogarea gata de a fi editat.
Poi edita o interogare salvat alegnd Data\Get External Data\New Database
Query i selectnd fia Queries din fereastra Choose Data Source. Vei vedea o list cu
interogrile salvate. Execut click pe cea pe care doreti s o editezi i apoi alege Open
iar aceasta va fi deschis pentru editare.

55

De asemenea, poi executa click dreapta pe orice celul cu date din interogare i poi
alege s editezi interogarea, s afiezi caseta de dialog Extenal Data Range Properties
sau s remprosptezi datele.

UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE ANALIZ DIN EXCEL

Un instrument puternic de analiz n Excel este reprezentat de scenarii. Un s c e n a r i u
este un set de valori pe care Excel l poate salva i substitui automat ntr-o foaie de calcul.
Goal Seek (Cutare rezultat) i Solver (Rezolvitor) sunt dou instrumente incluse n
Excel pe care le poi utiliza pentru a analiza date i a obine rspunsuri la probleme
simple sau chiar destul de complexe. Goal Seek este n special utilizat atunci cnd exist
o singur variabil iar Solver cnd ai mai multe variabile i restricii.. Instrumentul
Solver nu este destinat doar analizei financiare ci poate fi utilizat i pentru modele de
producie, marketing i contabilitate. Acest instrument trebuie utilizat cnd caui un
rezultat i ai mai multe restricii (variabile care se modific).

UTILIZAREA SCENARIILOR
Poi utiliza scenarii pentru a prevedea rezultatul unei foi de calcul tip model. Poi crea i
salva diferite grupuri de valori pe o foaie de calcul i apoi poi comuta ntre aceste
variante diferite de scenarii pentru a vedea rezultatele diferite. Spre exemplu, dac vrei
s-i creezi un buget dar nu eti sigur de veniturile tale, atunci i poi defini diferite
variante de venituri i poi s comui ntre scenarii pentru a realiza o analiz.
Pentru a compara diferite scenarii poi crea un raport care s nsumeze toate scenariile pe
aceeai pagin. Raportul poate lista scenariile parte cu parte sau le poate aeza ntr-un
tabel pivot de raport.
Crearea scenariilor
Pentru a crea un scenariu trebuie s parcurgi paii:
1.

56

Execut Tools\Scenarios.

2.

Execut click pe butonul Add. Apare caseta Add scenario.

3. n cmpul Scenario name editeaz un nume pentru scenariu.

4. n cmpul Changing cells introdu referinele pentru celulele pe care doreti s
le modifici.
5. n seciunea Protection bifeaz Prevent changes dac vrei s mpiedici alte
persoane s efectueze modificri n scenariul tu sau Hide dac vrei s ascunzi
modificrile.
6. Execut click pe OK. Apare caseta Scenario Values.

7. n caseta Scenario Values editeaz valorile pe care le doreti pentru a

modifica celulele.
8. Pentru a crea scenariul apas butonul OK.
Not:
Pentru a pstra valorile originale pentru celulele care urmeaz a fi
modificate, creaz un scenariu care utilizeaz valorile originale nainte de a crea un
scenariu care s modifice valorile.

57

Afiarea scenariilor
Atunci cnd afiezi un scenariu schimbi valorile celulelor salvate ca parte a acestuia.
Pentru a afia un scenariu trebuie s parcurgi paii:
1. Execut Tools\Scenarios.

2.
3. Selecteaz numele scenariului pe care vrei s-l vizualizezi.
4. Apas butonul Show.
Crearea unui raport de scenarii
Pentru a crea un raport de scenarii trebuie s parcurgi paii:
1. Execut Tools\Scenarios.
2. Execut click pe butonul Summary.
3. Alege Scenario summary sau Scenario PivotTable.

4.
5. n cmpul Result cells introdu referinele pentru celulele care refer celulele
ale cror valori au fost modificate prin scenariu. Separ referinele cu virgul.

58

INSTRUMENTUL G O A L S E E K
Atunci cnd tii ce rezultat doreti s obii ca urmare a aplicrii unei formule dar nu tii
valoarea operanzilor poi utiliza instrumentul Goal Seek (Cutare rezultat). Atunci cnd
caui operanzii, Excel modific valorile dintr-o celul specific pn cnd formula ajunge
la rezultatul dorit.
Pentru a nelege cum acioneaz instrumentul Goal Seek s crem un scenariu simplu:
eti agent de vnzri i trebuie s realizezi pn la sfritul anului o cot de vnzri de
500.000.000 lei pentru a primi un bonus. Se tie c pn n prezent ai fcut vnzri n
valoare de 350.000.000 iar preul unui obiect vndut este de 130.000 lei. Este adevrat c
ar fi mult mai uor s aplici formula (500.000.000-350.000.000)/130.000 pentru a afla
rezultatul, dar avantajul instrumentulului Goal Seek este c poi crea formula o singur
dat dup care poi schimba datele pentru a obine rapid ci alternative ctre obiectul
propus.
Pentru a utiliza Goal Seek :
1. Selecteaz celula formulei (D7 n acest exemplu)
2. Execut secvena Tools\Goal Seek pentru a afia caseta de dialog Goal
Seek

59

Urmtoarea list descrie intrrile pentru fiecare obiect din caseta de dialog:

Set cells (Se seteaz celula) specific locaia formulei pe care o

utilizezi pentru a obine rezultatul final. n acest caz formula, se afl n celula
D7 i nu face dect s nmuleasc numrul de obiecte vndute cu preul lor.

n caseta To value (La valoarea) introdu valoarea int.

n caseta By changing cell (Modificnd celula) specific locaia

celulei variabilei pe care vrei s o modifici pentru a ai atinge obiectivul n
acest caz vnzri n valoare de 500.000.000 lei.
3. Execut click pe OK sau apas tasta Enter. De ndat ce ai efectuat aceast
operatie Excel ncepe cutarea obiectivului specificat
Dac doreti s vinzi un numr fix de obiecte pentru a ajunge la aceeai valoare total de
500.000.000 lei va trebui s determini un pre pe obiect. Pentru aceasta trebuie s
modifici parametrul By changing cell astfel nct s indice celula C7. Atunci Goal Seek
va mri preul obiectelor la o valoare care s egaleze la 500.000.000 lei dar s pstreze
numrul de buci vndute la 2000 (spre exemplu).

60

Rezultatul final va fi:

INSTRUMENTUL S O L V E R
Solver (Rezolvitor) este un instrument foarte puternic de analiz care folosete mai multe
variabile i restricii ce se modific pentru a gsi soluia optim de rezolvare a unei
probleme.
Not:
Solver nu este activ n mod prestabilit. Pentru a-l aduga n meniul
Tools execut secvena Tools\Add-Ins, selecteaz Solver Add-In din caseta
Add-Ins i execut click pe OK.
Pentru a exemplifica cum funcioneaz acest instrument se va calcula costul final al unui
proiect, innd cont de mai multe variabile. Se tie c suma maxim de buget anual este
de 500.000 $, costul pentru fiecare proiect nu trebuie s depeasc 50.000 $ i doreti s
optimizezi sau s aduni sumele pentru marketing i publicitate.

61

Pentru a configura acest scenariu trebuie s parcurgi urmtorii pai:

1.
2.
3.
4.

62

Configureaz tabelul.
Creaz restriciile (constrngerile).
Selecteaz celula destinaie G16 i execut secvena Tools\Solver.
n caseta de dialog Solver Parameters (Parametri rezolvitori) stabilete
parametrii pe care doreti s-i utilizezi n problem. Pentru acest exemplu, vei
dori ca n celula destinaie s apar totalul dolarilor cheltuii (G16), care
doreti s fie egal cu valoarea maxim a bugetului, 500.000 $ - specificat n
caseta Value of (Valoarea de). Solver va calcula cea mai bun dispersie pentru
obinerea rezultatului optim, ajustnd cantitile din domeniul By Changing
Cells (Celulele care se modific) E5:F14.

5. n continuare, trebuie s adaugi restricii la problem. Selecteaz Add din

seciunea Subject to the Constraints pentru a specifica prima restricie. n
acest exemplu, doreti s cheltuieti un total de exact 50.000 $ pentru oricare
dintre proiecte. Celula cu restricia este G21.

6. Pentru a aduga mai multe restricii execut click , din nou, pe butonul Add i
specific restricia. n acest exemplu vei mai aduga o restricie pentru
costurile de marketing.

7. Ultima restricie este bugetul total de 500.000$ din celula G23. Dup ultima
restricie nu executa click pe Add ci, dup ce ai terminat cu restriciile, execut
click pe OK pentru a reveni n caseta Solver.

8. Execut click pe butonul Solver sau apas tasta Enter pentru a porni
rezolvarea problemei. n timp ce lucreaz, acesta afieaz un mesaj n bara de
stare.

63

9. Cnd Solver ajunge la concluzia final afieaz o caset de dialog care indic
rezultatul i modific valorile specificate din foaia de calcul pentru a ndeplini
obiectivul. n figura urmtoare se observ celulele modificate atunci cnd
Solver a creat soluia optim pentru problem.

10. De aici poi salva rezultatele Solver i crea un raport de rspuns care s
prezinte scenariul original al costurilor i rezultatul final. Selecteaz Answer
(Rspuns) n lista Reports i execut click pe butonul Save Scenario pentru
a afia caseta de dialog Save Scenario.

11. Dac doreti s anulezi foaia de calcul pentru a reveni la valorile iniiale,
selecteaz opiunea Restore Original Values (Refacere valori iniiale) pentru
a relua procesul cu valorile iniiale.
12. Execut click pe OK i Excel va reface valorile i va crea raportul de rspuns .
Raportul de rspuns compar valorile originale cu cele modificate i indic
celulele care au fost schimbate. n acest fel poi compara scenariile; reia de la
datele originale i ai grij s fie Answer activ.
Not:
Raportul de rspuns este creat pe o foaie separat. Dac ai mai multe
rapoarte i scenarii este bine s ascunzi foile cu rapoarte.
Restriciile sunt salvate ca registrul de calcul, deci nu va trebui s le reintroduci de fiecare
dat cnd deschizi registrul.

64

Dac Solver nu poate obine o concluzie satisfctoare plecnd de la datele furnizate, va

aprea o caset de mesaj. Ajusteaz restriciile sau variabilele dup necesiti pentru a
continua ncercarea de rezolvare a problemei.
Not:
Anumite probleme sunt prea complexe chiar i pentru Solver. n cazul
problemelor cu prea multe variabile sau restricii, ncearc mprirea lor n segmente,
rezolvarea separat a fiecrui segment i utilizarea acestor soluii n Solver pentru a
obine o concluzie.
Soluia instrumentului Solver la o problem complex poate fi corect dar nerealist. Fii
sceptic: verific corectitudinea oricror valori modificate nainte de a crea un raport sau a
implementa orice sugestie venit de la Solver.
Poi modifica parametrii Solver nainte de a ncepe rezolvarea problemei dac bnuieti
c obinerea problemei poate dura prea mult sau necesit prea mult putere de calcul.
Executarea unui click pe butonul Options din caseta de dilaog Solver Parameters duce
la afiarea casetei de dialog Solver Options n care poi stabili numrul de iteraii ale
problemei ce va fi rulat de Solver n cutarea unui rspuns sau interval de timp pe care l
va petrece cutnd nainte de a renuna.
n continuare sunt prezentate caseta i opiunile disponibile:

Opiune

Descriere

Max Time
(Durata maxim)
Iterations
(Iteraii)
Precision
(Precizie)

Determin intervalul maxim de timp n care Solver va cuta o

soluie, n secunde, pn la aproximativ 9 ore.
Determin de cte ori va rula Solver parametrii n cutarea unei
soluii.
Determin acurateea soluiei. Cu ct numrul este mai mic cu att
este mai mare acurateea soluiei.
Cnd se folosesc restricii ntregi, este mai dificil pentru Solver s
rezolve problema. De aici, acorzi mai mult toleran, reducnd ns
acurateea.
Pentru toate problemele non-liniare, indic cea mai mic valoare a
modificrii pe care Solver o va utiliza n fiecare iteraie. Dac celula
destinaie se gsete sub parametru de convergen, Solver va oferi

Tolerance
(Tolerana)
Covergence
(Convergen)

65

Opiune
Assume Linear Model
(Se presupune modelul liniar)
Assume Non-Negativ
(Se presupun valori nenegative)
Use Automatic Scalling
(Utilizare scalare automat)
Show Iteration Results
(Afiare rezultate iteraii)
Load Model
(ncrcare model)
Save Model
(Salvare model)
Tangent
(Tangent)
Quadratic
(Ptratic)
Forward
(La dreapta)
Central
(Centrate)
Newton
Conjugate
(Conjugat)

66

Descriere
cea mai bun soluie i se va opri.
Cnd este validat , Solver va gsi o soluie rapid, cu condiia ca
modelul s fie liniar (s utilizeze doar adunri i scderi simple).
Modelele non-liniare ar trebui s utilizeze factori de cretere i
nivelare exponenial sau funcii non-liniare pentru foaia de calcul.
Interzice instrumentului Solver s plaseze valori negative n celulele
care se modific. (De asemenea, poi aplica restricii care s specifice
c valoarea trebuie s fie mai mare sau egal cu zero.) Exemplul
anterior trebuie s utilizeze aceast opiune pentru a interzice lui
Sover s foloseasc valori negative.
Se folosete cnd celulele care se modific i celula obiectiv difer
foarte mult ca valoare.
Oprete aplicaia i i permite s vezi rezultatele fiecrei iteraii din
secvena Solver.
ncarc modelul care trebuie utilizat dintr-un set stocat de parametri
din foaia de calcul.
Salveaz un model ntr-o celul sau un set de celule i i permite s
apelezi din nou la acest model.
Selecteaz aceast opiune cnd modelul este liniar.
Selecteaz aceast opiune cnd modelul este non-liniar.
Atunci cnd celulele controlate de restricii se modific prea puin la
fiecare iteraie valideaz aceast opiune pentru a accelera
intrumentul Solver.
Folosete aceast opiune pentru a asigura acurateea atunci cnd
celulele controlate de restricii se modific rapid i cu cantiti mari
Utilizeaz mai mult memorie dar necesit mai puine iteraii pentru
gsirea unei soluii.
Se utilizeaz la modelel de dimensiuni mari deoarece necesit mai
puin memorie; totui se vor utiliza mai multe iteraii pentru gsirea
unei soluii pentru model.

PARTAJAREA I UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

PARTAJAREA REGITRILOR DE CALCUL
Un registru de calcul partajat (Share Workbook) este un registru care permite mai
multor utilizatori de reea s-l vizualizeze i s fac modificri n acelai timp. Fiecare
utilizator care salveaz registrul vede modificrile fcute de ali utilizatori.
Pentru a partaja un registru de calcul trebuie s parcurgi paii:
1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia
Editing.

2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time
i execut click pe OK.
3. Salveaz registrul.
4. Execut secvena File\Save As i apoi salveaz registrul partajat la o locaie
de reea unde s aib acces i ali utilizatori.
Not:
Aceast procedur i permite s pstrezi un istoric (Change history)
despre modificrile efectuate ntr-o sesiune de editare anterioar. Informaia conine
numele utilizatorului care a efectuat fiecare modificare, cnd au fost efectuate
modificrile i ce date au fost modificate. Poi vedea aceste informaii direct pe foaia
de calcul sau ntr-o foaie separat.

67

Cnd anulezi partajarea unui registru deconectezi toi utilizatorii de pe registrul partajat,
nchizi istoricul i tergi toate istoricele salvate pe care nu le mai poi vedea. Ca s te
asiguri c nu se pierde informaie in lucru asigur-te c toi utilizatorii au fost ntiinai i
au salvat i nchis registrul nainte de a-i anula partajarea.
Pentru a anula partajarea unui registru trebuie s execui paii:
1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia
Editing.
2. Asigur-te c eti singura persoan din lista Who has this workbook open
now. Dac mai sunt listai i ali utilizatori, acetia vor pierde informaia.
3. Anuleaz bifa din csua Allow changes by more than one user at the same
time.
4. Click Yes.
Limitri care apar la partajarea regitrilor
Cteva dintre facilitile Excel nu sunt disponibile cnd partajezi regitri. Este bine s utilizezi
unele dintre aceste faciliti nainte de a partaja registrul de calcul
ntr-un registru partajat nu poi s execui urmtoarele:

S uneti celule. Le poi vedea pe cele unite nainte de partajare.

S inserezi sau s tergi blocuri de celule. Poi insera sau terge numai
rnduri sau coloane ntregi.

S tergi foi de calcul.

S faci modificri n casetele de dialog sau meniuri.

S defineti i s aplici formate condiionate.

S setezi sau s modifici validri de date.

S inserezi sau s modifici diagrame, obiecte, imagini, etc.

S utilizezi bara Drawing.

S asignezi o parol pentru a proteja foaia de calcul individual sau

ntregul registru.

68

S modifici sau s anulezi parole.

S salvezi, s vezi sau s modifici scenarii.

S grupezi datele.

S inserezi subtotaluri automate.

S creezi tabele de date sau tabele pivot.

S scrii, s modifici, s vezi , s nregistrezi sau s asignezi macrocomenzi.

UNIREA REGITRILOR DE CALCUL

Pentru a uni (Merge) mai multe copii ale unui registru partajat, Excel necesit ca fiecare
copie s pstreze istoricul din ziua cnd s-au creat copii pn la data unirii lor. Dac
numrul specificat de zile este depit nu mai poi uni copiile. Dac nu eti sigur ct timp
va dura procesul de revizuire, introdu un numr mare de zile, spre exemplu 1.000.
1. Execut secvena Tools\Share Workbook i apoi execut click pe fia
Editing.
2. Selecteaz opiunea Allow changes by more than one user at the same time
i execut click pe OK.
3. Selecteaz fia Advanced.

2. n seciunea Track changes selecteaz opiunea Keep change history for:. n

caseta Days editeaz un numr cel puin egal cu numrul de zile pe care l
estimezi a fi necesar utilizatorilor pentru a face modificri i comentarii n
registru.
3. Click OK i salveaz registrul.
Dac doreti s uneti copii ale unui registru partajat trebuie s activezi istoricul (Change
history) nainte s faci copii i s le distribui celor care le revizuiesc i nainte ca cineva
s s fac modificri copiilor. Trebuie respectat, de asemenea, perioada de timp
specificat pentru a menine istoricul.
1. Deschide o copie a registrului partajat n care vrei s faci unirea copiilor.
2. Execut secvna Tools\Merge Workbook.
3. n caseta de dialog Select Files to Merge into Current Workbook selecteaz
o copie a registrului partajat care a suferit modificri care trebuie unite i apoi
execut click pe OK.
4. Repet paii 2 4 pn cnd toate copiile sunt unite.

69

REZUMATUL LECIEI 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre:

Cum s creezi i s lucrezi cu scenarii.

Cum s foloseti opiunea Goal Seek.

Cum s foloseti opiunea Solver.

Cum s creezi i s lucrezi cu tabele pivot .

Cum s creezi i s lucrezi cu diagrame pivot

ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1
la 3 rspunsuri corecte.
Care din urmtoarele nu este o facilitate a lucrului cu regitri paratjai ?

Excel poate crea un raport sumarizat al tuturor modificrilor fcute n registru.

Poi s urmreti, accepi /sau respingi orice modificri fcute asupra regitrului.

Poi crea o copie a registrului, s o distribui altor utilizatori i s compari mai trziu, s uneti
(merge) cu originalul pentru a vedea modificrile.
mai muli utilizatori pot deschide i lucra simultan pe un registru.

Care dintre urmtoarele nu este un instrument de analiz?

Goal Seek.

Auto Outline.

Scenario Manager.

Solver.

Cum poi s evideniezi modificrile dintr-un registru de calcul?

70

Execui click pe butonul Track Changes de pe bara standard.

Activezi funcia Track Changes din meniul Tools.

Activezi funcia Track Changes din meniul View.

Nu se pot evideia modificrile.

Ce reprezint precedenii pentru o celul cu formul?

Celulele care furnizeaz datele pentru formul.

Celulele care utilizeaz n calcul rezultatul formulei din celula respectiv.

Rezultatul n sine al formulei din celul.

Nu are nici o semnificaie.

Care din urmtoarele sunt controale de formular?

Caseta de selectare.

Butoane de incrementare/decrementare.

Bare derulante.

Nici unul.

Completai
1. Cum poi ascunde i afia informaia n tabelele supuse gruprii:

2. Cum poi crea interogri pentru baze de date:

71

Exerciii
Exerciiul 1
1. S se creeze un scenariu pentru a calcula valoarea prezent a unei investiii. Pentru aceasta se
va utiliza registrul prezentat n continuare:

2. S se creeze un scenariu care s pstreze datele originale.

3. S se creeze mai multe scenarii pn cnd dispare restul de plata la sfritul perioadei.
4. n final raportul de sumarizare al scenariilor trebuie s arate astfel:

72

Exerciii

73

Exerciiul 3
1. S se creeze un fiier cu urmtorul coninut:

2. S se creeze o caset combo deasupra capului de tabel, care s conin lista cu numerele
facturilor. Celula de legtur s fie B10. Caseta s fie cu aspect 3-D.
3. n celula D5 s se returneze din tabel valoarea corespunztoare facturii al crui numr apare n
caseta combo.
4. n celula E5 s se returneze din tabel restul de plata la data curent, corespunztor facturii al
crui numr apare n caseta combo.
5. n celula F5 s se calculeze o penalizare de 15% pentru facturile care au rest de plat.
6. n celula G5 s se returneze valoarea de total de plat pentru facturile care au rest de plat.
n final, tabelul trebuie s arate aa:

Formulele utilizate sunt urmtoarele:

=INDEX(D11:D20,B10,1)
=INDEX(E11:E20,B10,1)
=IF(E5>0,E5*15%,0)

74

n aceast ultim lecie a produsului Excel vei acumula cunotine despre lucrul cu
scenarii i utilizarea instrumentelor Goal Seek i Solver, despre cum se partajeaz i se
unesc regitrii de calcul i foile de calcul, despre cum se creaz i se lucreaz cu tabele
pivot i cu diagrame pivot.

75