III.

Procedura operationala de monitorizare si raportare

Monitorizarea este o analiz periodic a resurselor, activitilor i rezultatelor proiectului.

Procesul de monitorizare se bazeaz pe un sistem coerent de culegere de informaii (rapoarte,
analize i indicatori).
Monitorizarea constituie un mecanism de analiza sistematic ce prezint evaluarea analitic
a implementrii proiectului i const n colectarea, analiza datelor, comunicarea i utilizarea
informaiilor obinute despre progresul proiectului.
Monitorizarea se realizeaza atat pe perioada implementarii propriu zise a proiectului, dar si
in perioada urmatoare finalizarii, pe o perioada de 3 ani.
Monitorizarea implementrii se realizeaz

de ctre Compartimentul Administrativ al

Asociatiei GLP Calafat impreuna cu expertii din cadrul CR POP Dolj, pentru a urmri atingerea
obiectivelor proprii ale proiectelor finanate i implicit a obiectivelor specifice i generale prevazute
in Strategia GLP, dar si cele ale POP 2007 - 2013, precum i pentru a se asigura de respectarea
legislaiei comunitare i naionale.
Pe toat durata de implementare, GLP va monitoriza proiectele din punct de vedere
administrativ, tehnic si al indicatorilor.
Monitorizarea se realizeaza pe toata perioada de implementare a proiectelor finantate prin
POP in cadrul Planului de Dezvoltare Locala Integrata al Asociatiei GLP Calafat.
Acest proces va fi elaborat de catre reprezentanti ai DA ai GLP ce sunt numiti prin decizie
de serviciu de catre Manager.
Monitorizarea implementrii proiectelor va fi realizat prin urmtoarele instrumente de
monitorizare:
1.

2.

3.

Procedura standard de monitorizare:

raport tehnic de progres trimestrial R1;(anexa 48)
Raport lunar de activitate anexa 50;
Interviuri; 52
Proceduri specifice de monitorizare:
vizite n teritoriu;
verificri suplimentare;
Asisten post-contractare:
help-desk;

III.22.1 Procedura standard de monitorizare

Procedura standard de monitorizare se realizeaz prin analizarea i prelucrarea rapoartelor

tehnice de monitorizare trimise de ctre Beneficiar, pe baza Fiselor de proiect (anexa 51), dar si pe
baza informatiilor colectate in urma inverviurilor realizate de catre reprezentantii GLP responsabili
pentru fiecare proiect. Acestea trebuie s conin informaii privind modul de desfurare i
rezultatele activitilor prevzute n cererea de finanare. Beneficiarul finanrii are obligaia de a
completa i de a transmite documentatia n forma i la termenele stabilite de ctre GLP, conform
modelelor anexate la acest manual i pe site-ul oficial www.flagcalafat.eu, rubrica infomatii
pentru beneficiari.
Monitorizarea permanenta a proiectului (se monitorizeaza activitatile, stadiul realizarii planurilor,
rezultatele proiectului) permite raportarea realizarii acestuia, se obtin informatiile a caror procesare
sprijina procesul de raportare.
Monitorizarea furnizeaz informaii care vor fi utile pentru:

analizarea situaiei beneficiarului i proiectului sau;

hotrrea dac resursele din proiect sunt bine utilizate;
identificarea problemelor cu care se confrunt beneficiarii sau proiectelor i gsirea de

soluii;
asigurarea c toate activitile sunt realizate cum trebuie, de ctre oamenii potrivii i la

timp;
folosirea exemplelor de buna practica de la un proiect la altul;
constatarea dac modul n care a fost planificat proiectul reprezint cel mai bun mod de a
rezolva problema propus.

Raportul tehnic de progres trimestrial R1 (vezi Anexa 48)

Acest tip de raport este necesar n vederea prevenirii i identificrii din timp a oricror
dificulti i/sau probleme ce ar putea aprea pe perioada de implementare a proiectului, pentru a
contribui astfel la gestionarea eficient a activitilor prevzute n contract/ordinul de finanare i la
evitarea eventualelor nereguli. De asemenea, raportul este necesar n vederea colectrii, nregistrrii
i prelucrrii datelor care relev stadiul implementrii proiectului.
Raportul tehnic de progres trimestrial - R1 -trebuie completat de ctre Beneficiar dup
ncheierea fiecrui trimestru calendaristic, cu urmtoarele elemente:

activitile derulate i cele aflate n desfurare;

valorile cumulate ale indicatorilor (valori realizate de la nceputul implemntrii pn la

data raportrii);
planul achiztiilor (termenul de realizare si modalitatea);

Rezultatele obinute n perioada de implemntare din Anexa, Beneficiarul va completa

obligatoriu tabelul cu indicatori de program aferent cererii de proiecte/idei de proiecte pentru care a
aplicat, (celelalte tabele vor fi terse din formatul raportului), iar n continuare va insera i toi
indicatorii prevzui n Cererea de finanare.
Cnd se depune R1?
R1 va fi trimis catre GLP n termen de 10 zile lucrtoare de la sfritul fiecrui trimestru
calendaristic i va fi completat cu activitile derulate i cu cele aflate n curs de desfurare,
precum i cu indicatorii pentru activitile finalizate n trimestrul precedent.
Trimestrele calendaristice sunt:
I.

ianuarie martie
II. aprilie iunie
III. iulie septembrie
IV. octombrie decembrie.
De exemplu, dac proiectul va ncepe pe 15 august, primul raport trimestrial se va referi la

perioada august septembrie.

In dreptul rubricilor unde nu au fost efectuate activiti sau nu exist date / informaii de raportat,
Raportul R1 va fi completat de ctre Beneficiar cu NU.
Ce documente nsoesc R1?

R1 va fi nsoit de:

datele necesare pentru identificarea proiectului si a organizatiei descrierea activitatilor

desfasurate si a rezultatelor obtinute descrierea abaterilor fata de planificarea initiala si a
corectiilor si actiunilor corective necesare, programul de activitati pentru perioada
urmatoare, conform noii planificari , rezumatul cheltuielilor facute, fata de bugetul initial.

NOT:
Documentele justificative pentru activitile desfurate vor fi trimise scanate i inserate pe CD
GLP, iar documentele justificative n vederea validrii cheltuielilor eligibile i efecturii plaii i
documentele justificative pentru achiziiile publice vor fi trimise att n format de hrtie,
ndosariate separat pe categorii, ct i scanate i inserate pe CD catre CR POP

Cum i unde se transmite R1?

R1 va fi completat electronic, listat i transmis ntr-un exemplar original si 2 copii, prin
pot la sediul GLP Calafat, iar pentru creterea operativitii este recomandat transmiterea
acestuia i pe e-mail n atenia Ofiterului de proiect.

Raport lunar de activitate (anexa 50)

Acest document isi propune monitorizarea fiecarui proiect de catre Ofiterii de proiect.
Informatiile din cadrul acestui formular au ca scop urmarirea directa la un interval de timp
scurt a tuturor factorilor propusi in Cererea de finantare.
Raportul lunar de activitate intocmit de catre beneficiar trebuie sa contina urmatoarele
elemente:
- stadiul de implementare al activitatilor;
- stadiul de indeplinire al indicatorilor cuntificabili;
- fisa de activitate a personalului angajat in cadrul proiectului;
- raport de activitate lunar;(anexa 50)
Raportul lunar se transmite de catre beneficiar pana la data de 10 a lunii urmatoare.
Acest raport va fi transmis si in varianta electronica scanata pentru a creste operativitatea de
lucru.
Interviul
Pe baza informatiilor cuprinse in Raportul lunar de activitate, Ofiterul de proiect intocmeste
Fisa de date a proiectului. Acest document are ca si scop corelarea gradului de indeplinire a
activitatilor cuprinse in Cererea de finantare cu obiectivele Strategiei GLP.
Ulterior intocmirii Fisei proiectului (anaxa 50), ofiterii de proiect se deplaseaza in teren, la
locul de desfasurare al activitatilor din cadrul CF pentru certificarea informatiilor.
Ofierii de proiect planific i efectueaz vizitele n teritoriu la locaiile Beneficiarilor,
pentru a urmri stadiul de desfurare al activitilor descrise n cererea de finanare.
Urmare ntiinrii primite de la GLP, Beneficiarul are obligaia de a asigura disponibilitatea
persoanelor din echipa de proiect i de a pregti documentaia i logistica necesare vizitei n
teritoriu. n cazul n care Beneficiarul informeaz Grupul asupra indisponibilitii sale pentru vizita
de monitorizare, din motive obiective, pentru perioada specificat n ntiinarea asupra vizitei,

Grupul va analiza oportunitatea replanificrii acesteia, urmnd a-l informa pe Beneficiar asupra
deciziei luate.
Acest tip de verificari, asupra corectitudinii informatiilor transmise prin intermediul
Rapoartelor de progres (Anexa 48) sau a Raportului lunar de activitate se realizeaza pana la
efectuarea ultimei plati.
Dupa acest moment, se vor efectua vizite pe teren dupa un calendar stabilit anual de catre
Departamentul Administrativ al Grupului si expertii CR POP Dolj.
Acest plan va fi aprobat de catre DG AM POP.
Vizita se va efectua dupa ce Beneficiarul a fost instiintat cu 5 zile calendaristice inainte
printr-o Notificare cu privire la vizita din teren care isi propune analiza sustenabilitatii proiectelor
finantate din POP.
Beneficiarul are obligatia de a fi prezent la locul de implementare al proiectului si de a oferi
toate informatiile solicitate de catre expertii care efectueaza vizita.
Acestia vor verifica:

impactul proiectului asupra zonei din punct de vedere economic;

impactul asupra mediului;
stadiul proprietatii;
daca achizitiile din cadrul proiectului sunt folosite conform scopului destinat;
s-au atins indicatorii specificati in cererea de finantare;

Dupa incheierea vizitei, expertii GLP vor trebui sa intocmeasca in maximum 3 zile
lucratoare Raportul asupra vizitei de monitorizare (Anexa 49) ce va fi aprobat de catre Managerul
Grupului.
Acest raport va cuprinde toate aspectele asumate de catre beneficiar in contractul de
finantare, fiind detaliate aspecte asupra obiectivelor si bunurilor achizitionate in cadrul proiectului.
Daca au fost intalnite necorcondante intre obligatiile contractuale asumate de beneficiar si
implementarea propriu zisa se va mentiona acest aspect, daca este cazul se vor face recomandari
ce vor fi verificate la o vizita ulterioara.
In cazul in care Beneficarul nu si-a indeplinit obligatiile, se obliga sa restituie fondurile accesate.

ATENIE!
n conformitate cu informatiile din contractul de finanare, Beneficiarul are obligaia de a
implementa proiectul pe propria rspundere.

III. 22.2 Proceduri specifice de monitorizare

Aceste proceduri constau n vizite n teritoriu i verificri suplimentare pentru a monitoriza
stadiul de desfurare al activitilor descrise n proiect. Att vizitele n teritoriu ct i verificrile
suplimentare sunt ntlniri oficiale ntre Responsabil Compartiment Sectorial i reprezentani ai
Beneficiarului, realizate pe durata de implementarea a proiectului.

Vizitele n teritoriu
Scopul acestor vizite este verificarea conformitii ntre situaia descris n rapoartele
tehnice de progres i n documentele justificative aferente acestora i situaia real de la locul
implementrii proiectului, n vederea prevenirii erorilor de implementare.
Ofierii de proiect planific i efectueaz vizitele n teritoriu la locaiile Beneficiarilor,
pentru a urmri stadiul de desfurare al activitilor descrise n cererea de finanare. De asemenea,
prin vizitele la sediul Beneficiarului, echipa de monitorizare formata din membri echipelor GLP si
CR Dolj urmrete s se asigure c proiectul exist fizic, s culeag mai multe detalii dect cele
prevzute n rapoartele de progres, s monitorizeze evoluia activitilor conform intelor propuse i
s verifice dac Beneficiarul furnizeaz Autoritii de management informaii reale. Cu ocazia
vizitelor de monitorizare se verific dac dosarul proiectului existent la sediul Beneficiarului
conine toate documentele, de la depunerea proiectului la sediul GLP pn la contractare, precum i
cele provenite din procesul de implementare.
Pentru asigurarea transparenei, vizitele n teritoriu sunt stipulate n contractul/ordinul de
finanare semnat ntre Autoritatea de Management pentru POP i Beneficiar, iar data efecturii
vizitei, va fi stabilit n scris, de comun acord cu Beneficiarul. Asociatia GLP Calafat va efectua
cel puin 2 vizite de monitorizare pe perioada de implementare a proiectului, n momentul
desfurrii unei activiti prevzute n cererea de finanare, dupa verificarea fiecarei CR.
Beneficiarul va fi ntiinat, n scris, cu cel putin 3 zile lucrtoare nainte asupra vizitei de
monitorizare.
Unde se efectueaz?
Vizitele n teritoriu se desfoar, de regul, n momentul desfurrii unei activiti
prevzute n cererea de finanare, att la locul de implementare a proiectului, ct i la locul de
desfurare a activitii, n cazul n care acestea nu coincid.
De altfel vizitele de monitorizare care urmeaza CR urilor se desfasora la sediul Beneficiarului.

Cum se efectueaz?
Urmare ntiinrii primite de la Autoritatea de management, Beneficiarul are obligaia de a
asigura disponibilitatea persoanelor din echipa de proiect i de a pregti documentaia i logistica
necesare vizitei n teritoriu. n cazul n care Beneficiarul informeaz Grupul asupra indisponibilitii
sale pentru vizita de monitorizare, din motive obiective, pentru perioada specificat n ntiinarea
asupra vizitei, Grupul va analiza oportunitatea replanificrii acesteia, urmnd a-l informa pe
Beneficiar asupra deciziei luate.
Ulterior, Beneficiarul va primi de la echipa de monitorizare o copie a raportului vizitei ntocmit de
ctre Responsabilul din cadrul DA al GLP, ce va cuprinde, dup caz: constatri, recomandri/aciuni
corective i termene propuse pentru remediere, observaii. De asemenea, dac se constat
neconcordane ntre datele raportate de Beneficiar prin rapoartele tehnice de progres i situaia de la
faa locului , aceste neconcordane se vor consemna n Raportul vizitei de monitorizare.
Raportul de vizit va fi completat de ctre reprezentanii care au efectuat vizita in teren i va
fi transmis Beneficiarului, spre informare, n maximum 5 zile calendaristice de la data efecturii
vizitei. Dup primirea acestui document, n termen de 5 zile calendaristice de la data primirii
Raportului, Beneficiarul poate transmite observaii i comentarii cu privire la informaiile prezentate
n cuprinsul Raportului.

ATENIE!
Asociatia GLP Calafat efectueaz prin Compartimentul administrativ
conform contractului de finantare semnat de catre Beneficiar si AM POP.

i alte vizite,

Verificrile suplimentare
Verificrile suplimentare se efectueaz n cazuri excepionale, dac n implementarea
proiectului intervin probleme deosebite, aspecte neclare sau situaii ce necesit verificri de
documente i consultri ntre Autoritatea de Management i Beneficiari.
Cnd se efectueaz verificrile suplimentare?

ntiinarea va fi transmis de ctre DA al Grupului, Beneficiarului cu cel puin 5 zile

lucrtoare nainte de efectuarea verificrii suplimentare.
Verificrile suplimentare au loc, de regul, la sediul GLP.
Beneficiarul are obligaia de a se prezenta la sediul Grupului cu toate documentele solicitate.
Ca urmare a verificrii suplimentare, se va ncheia un proces verbal al verificrii n 2 exemplare,
cte unul pentru fiecare parte. Ulterior Responsabilul din cadrul DA va ntocmi un raport al
verificrilor suplimentare ce va cuprinde, dup caz: constatri, recomandri/aciuni corective i
termene propuse pentru remediere, observaii. Beneficiarul urmnd s primeasc de la Grup o copie
a acestui raport.
NOT:
Dac prin Raportul vizitei n teritoriu / verificrilor suplimentare Grupul a fcut recomandri
sau a propus aciuni corective i termene pentru rezolvarea lor, urmrirea ndeplinirii acestora se
va face prin verificarea rapoartelor de progres ulterioare i, dup caz prin efectuarea unei vizite
suplimentare n teritoriu sau prin invitarea Beneficiarului la sediul Asociatiei GLP Calafat.
n cazurile n care sunt suspectate nereguli n procesul de implementare se va informa DG AM
POP si o sa se urmeze pasii specifici din cadrul legislatiei comunitare si nationale.

BENEFICIAR

DEPARTAMENT A
Ofiteri de proiect

Semneaza Contractul de finantare si

depune o copie la GLP Calafat

Notifica beneficiarii privind semnarea

contractului de finantare cu AM POP
Infiinteaza Dosarul Tehnic al fiecarui
proiect

Intocmeste Raport Lunar de activitate

Numeste Ofiterii de proiect din cadrul

DA
- Inregistreaza Raportul Lunar de activitate
Avizeaza
Fisa proiectului
si remite catre ofiterul
- Analizeaza
Raportul
si completeaza
de proiect
- Fisa Proiectului

Intocmeste Notificarea privind

vizita/interviul Aproba Notificarea
privind vizita/interviul
Confirmare notificare
vizita/interviu

Intocmeste Raportul de progres tehnic impreuna cu

documentele de support si le transmite care GLP

Intocmeste Raport privind vizita pe

teren/interviu si il ataseaza la DT

Verifica Continutul Raportului siAproba

intocmesc
Notificarea
Notificare de vizita in teren
privind vizita pe teren

Confirmare notificare
vizita teren

Efectuare vizita teren

Avizeaza Raportul de vizita pe teren
Intocmire Raport Vizita Teren
Inregistrare Raport

Remitere catre Beneficiar a unui exemplar

din Raportul de vizita pe teren