Potrivit Legii contabilitii 82/1991

Art. 26. - n caz de pierdere, sustragere sau distrugere a documentelor financiar-

contabile se vor lua msuri de reconstituire a acestora, potrivit reglementrilor
emise n acest sens, n termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar n caz
de for major, n termen de 90 de zile de la constatarea ncetrii acesteia.

Art. 41. - Constituie contravenie urmtoarele fapte:

2. nerespectarea reglementrilor emise de Ministerul Finanelor Publice, respectiv

de instituiile cu atribuii de reglementare n domeniul contabilitii prevzute la art.
4 alin. (3), cu privire la:

c) ntocmirea i utilizarea documentelor justificative i contabile pentru toate

operaiunile efectuate, nregistrarea n contabilitate a acestora n perioada la care
se refer, pstrarea i arhivarea acestora, precum i reconstituirea documentelor
pierdute, sustrase sau distruse;

Art. 42. - (1) Contraveniile prevzute la art. 41 se sancioneaz cu amend, dup

cum urmeaz:

- cele prevzute la pct. 2 lit. a), b) i c), cu amend de la 300 lei la 4.000 lei;

Reconstituirea se efectueaza potrivit Ordin 3512/2008

E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau

distruse

41. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare

trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit
prezentelor norme metodologice.

Pentru acele situaii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul
original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate
este folosit copia documentului respectiv.
42. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor
documente justificative sau contabile are obligaia s aduc la cunotin, n scris,
n termen de 24 de ore de la constatare, conductorului unitii (administratorului
unitii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii
unitii respective).

n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie

s ncheie un proces-verbal, care s cuprind:

- datele de identificare a documentului disprut;

- numele i prenumele persoanei responsabile cu pstrarea documentului;

- data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaz de ctre:

- conductorul unitii;

- conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii sau persoana

mputernicit s ndeplineasc aceast funcie;

- persoana responsabil cu pstrarea documentului; i

- eful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup caz.

Cnd dispariia documentelor se datoreaz nsui conductorului unitii, msurile

prevzute de prezentele norme metodologice se iau de ctre ceilali membri ai
consiliului de administraie, dup caz.

n condiiile n care documentul pierdut a fost ntocmit de ctre unitate

ntr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleai
proceduri prin care a fost ntocmit documentul original, menionndu-se n
antetul documentului c este reconstituit, i st la baza nregistrrilor n
contabilitate.

43. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor

constituie infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire
penal.

44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui \"dosar de

reconstituire\", ntocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n

legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume:

- sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii
disciplinare a persoanei vinovate, dup caz;

- dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea

documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

45. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea
se va face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul
existent la unitatea emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitii
solicitante, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul
reconstituit.

46. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil

meniunea \"DUPLICAT\", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza
creia s-a fcut reconstituirea.

Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza

legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de

cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate
n contabilitate. n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor suport paguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele
respective recuperndu-se potrivit prevederilor legale.

47. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii,

emitentul trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i factura iniial, i pe care s se

menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial; sau

- o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampila societii i s se

menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial.

48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea

documentelor se stabilesc rspunderi materiale, care cuprind i eventualele
cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective.

Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate

constitui motiv de revizuire a sanciunilor aplicate, n condiiile legii.

n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza

unui proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de
reconstituire.
49. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei
curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena
responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de
documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata
de pstrare a documentului reconstituit.

Bilanturile si declaratiile fiscale se pot obtine in copie de la Finante pe baza de

cerere.

Incetarea unei societati comerciale presupune: dizolvarea si lichidarea. Potrivit art

227 -1 din legea 31/1990:

Art. 227. - (1) Societatea se dizolv prin:

a) trecerea timpului stabilit pentru durata societii;

b) imposibilitatea realizrii obiectului de activitate al societii sau realizarea

acestuia;

c) declararea nulitii societii;

d) hotrrea adunrii generale;

e) hotrrea tribunalului, la cererea oricrui asociat, pentru motive temeinice,

precum nenelegerile grave dintre asociai, care mpiedic funcionarea societii;

f) falimentul societii;

g) alte cauze prevzute de lege sau de actul constitutiv al societii.

(2) n cazul prevzut la alin. (1) lit. a), asociaii trebuie s fie consultai de ctre
consiliul de administraie, respectiv de directorat, cu cel puin 3 luni nainte de
expirarea duratei societii, cu privire la eventuala prelungire a acesteia. n lips, la
cererea oricruia dintre asociai, tribunalul poate dispune, prin ncheiere, efectuarea
consultrii conform art. 119 alin. (3).

(3) Dac procedura prevzut la alin. (2) nu este ndeplinit, la expirarea duratei
menionate n actul constitutiv orice persoan interesat sau Oficiul Naional al
Registrului Comerului poate sesiza judectorul-delegat pentru constatarea
dizolvrii societii.
(4) Lichidarea i radierea societii se efectueaz potrivit dispoziiilor art. 237 alin.
(6)-(10).

Deci adresati-va unui lichidator pt aceasta.

Si ca sfat, actele se pastreaza la sediul firmei, nu la contabil, decat daca aveati

declarat la acest contabil, sediul fiscal. Cf Cod proc fiscala:

Art. 80 Reguli pentru conducerea evidenei contabile i fiscale

(1) Evidenele contabile i fiscale vor fi pstrate, dup caz, la domiciliul fiscal al
contribuabilului, la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau
pot fi ncredinate spre pstrare unei societi autorizate, potrivit legii, s presteze
servicii de arhivare.

(2) Prin excepie de la prevederile alin. (1), evidenele contabile i fiscale ale
exerciiului financiar n curs se pstreaz, dup caz, la domiciliul fiscal al
contribuabililor, la sediile secundare ale acestora sau, n perioada 1 - 25 a lunii
urmtoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor n
vederea ntocmirii declaraiilor fiscale.