Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
baz de date;
3. Panoul Deschidere baz de date recent (n dreapta), n care
putem alege baza de date pe care dorim s o deschidem.
3.1.2. nchiderea aplicaiei
4. INTERFAA CU UTILIZATORUL
4.1. Funcia Help
Funcia de Help se
activeaz folosind butonul
Ajutor Excel, ,
afiat n colul din dreapta-
sus al ferestrei de
document sau tasta F1.
Se va afia o fereastr n
care, n zona de editare test
de lng butonul
Cutare, vom tasta
cuvntul sau cuvintele-cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta Enter sau
butonul Cutare.
Sistemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de Help care conin textul
cutat.
Fereastra Ajutor Excel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza
sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom nchide ca pe orice fereastr.
Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat n orice alt fereastr.
5. TABELE
Un tabel dintr-o baz de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rnduri
(numite nregistrri sau articole) i coloane (numite cmpuri).
Tabelele pot fi considerate, ntr-o oarecare msur, analoage cu foile de calcul
dintr-un registru Excel iar baza de date analoag cu ntregul registru.
Cmpurile, mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura
tabelului.
Cmp 1 Cmp 2 Cmp 3 ... Cmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2
Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare n orice celul, n Microsoft Access 2007 trebuie s specificm de la
nceput ce fel de valori vom introduce n fiecare coloan, urmnd ca acesta s
interzic, ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit.
De exemplu, ntr-o coloan dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dat
calendaristic ntr-o celul i, n celula de dedesubt un text; n Access, odat stabilit
tipul dat calendaristic pentru acea coloan (cmp), nici una din celulele din ea nu
vor putea conine texte.
Aceast comportare se concretizeaz n conceptul de tip de dat.
4
Din pcate, la tergerea unui articol, valoarea unui astfel de cmp nu se actualizeaz automat (ea
nu reprezint numrul de articol dect la introducere). De exemplu, dac un cmp are, n ordine,
valorile 1, 2, 3 pentru primele trei articole i se terge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2
(dei valoarea 2, tears, nu se va mai atribui vreodat altui articol).
Access 2007 Modul A Pagina 8
la Tip de date (Data type) vom alege tipul de date pentru cmpul
respectiv.
OBSERVAII
1. n cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de
caractere pentru cmp, valoare care poate fi modificat la
Dimensiune cmp (Field Size).
2. n cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la
Dimensiune cmp (Field Size).
Caracteristicile opionale pentru cmpul curent pot fi specificate n partea
inferioar a ferestrei, n zona Proprieti cmpuri (Field
Properties):
Dimensiune cmp (Field Size) numrul maxim de poziii ce
pot fi memorate n acel cmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip
de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus);
Format formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi:8
9
Se folosete mai ales cnd numele cmpului este codificat de exemplu, un cmp care conine
un nume de persoan se numete C04. n acest caz, la crearea ulterioar a unui raport/formular sau la
afiarea coninutului tabelului, Access va folosi, n locul lui C04, numele specificat la Legend ca
etichet pentru cmp.
Access 2007 Modul A Pagina 11
Exemple:
S se creeze tabelele PERSONAL i FUNCII cu urmtoarele structuri:
PERSONAL FUNCII
Nume cmp Tip de date Lungime Nume cmp Tip de date Lungime
Nr crt AutoNumerotare Incremental Funcia Numr ntreg lung
Marca Text 3 Denumire funcie Text 15
CNP
Nume Text 15
Prenume Text 20
Data naterii Dat/Or
Data angajrii Dat/Or
Studii Da/Nu
Adresa Memo
Funcia Numr ntreg lung
Salariul Numr Simpl precizie
face cu Ctrl+apostrof.
Valorile de tip AutoNumerotare se confirm cu Enter.
Pentru a copia/muta valoarea dintr-un cmp dintr-o nregistrare ntr-un
cmp din alt nregistrare putem folosi EditCopy/Cut dup ce am
selectat valoarea-surs, urmat de EditPaste n celula destinaie. Se
pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente.
Introducerea datelor calendaristice se face, n mod standard, n formatul
zz/ll/aa dar se recomand ca anul s fie tastat pe 4 cifre, chiar dac, n
final, Microsoft Access 2007 l va afia, eventual, doar pe dou cifre.
Activarea/dezactivarea comutatorilor care apar pentru cmpurile de tip
Da/Nu se face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse-ul.
Oricare ar fi modificarea fcut, putem anula ultima operaie folosind
EditAnulare cmp/nregistrare curent
(EditUndo) sau butonul cu acelai nume imediat dup operaia
respectiv.
3. tergerea unei nregistrri se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete
sau cu EditDelete Record sau folosind butonul Delete din
bara de instrumente, dup care se confirm tergerea (Atenie, nu exist
Undo!).
Exemplu: S se introduc n tabelul PERSONAL cel puin
10 nregistrri, cu dubluri pentru cmpul Funcia. n
tabelul FUNCII vor exista attea nregistrri cte coduri
distincte de funcii exist n tabelul PERSONAL.
11
Valorile constante tip dat calendaristic trebuie specificate ntre caractere # (ca n #05/07/1964),
cele de tip text ntre ghilimele (ca n "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunztor lui Da
respectiv Nu).
Access 2007 Modul A Pagina 15
12
Aceast operaie nu are nici un efect asupra lungimii cu care cmpurile au fost definite n tabel.
Access 2007 Modul A Pagina 16
FormatFont, dup care se aleg parametrii dorii. Dialogul afiat este asemntor
celui de la Word i Excel, dar sunt mai puine opiuni.
Se poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu
ViewToolbarsFormatting (Datasheet).
Parametrii privind fontul se pot stabili numai pentru ntregul tabel, nu i pentru
anumite coloane, linii, celule, domenii etc.
ntregul tabel. Pentru aceasta, plasm cursorul n cmpul n care vrem s facem
cutarea i folosim EditFind sau butonul Find din bara de instrumente
Baza de date sau Ctrl+F. n toate cazurile se va afia un dialog n care vom
specifica urmtoarele:
la De cutat (Find What) valoarea pe care o cutm;
la Privire n (Look in) putem alege Tabel (Table) pentru a
efectua cutarea n ntregul tabel (n caz contrar, cutarea se va efectua numai
n cmpul n care se afla cursorul la nceperea cutrii);
la Potrivire se poate stabili
modul de cutare, selectnd una
din urmtoarele opiuni:
Orice parte din cmp
(Any Part of the
Field)
Cmpul ntreg (Whole
Field)
nceput de cmp (Field
Start)
La Cutare (Search) se stabilete direcia de cutare n raport cu poziia
indicatorului de nregistrri: n sus (Up), n jos (Down), Toate (All).
dac activm Potrivire litere mari i mici (Match Case),
Microsoft Access 2007 va ine cont, la cutare, de diferena ntre litere mari
i litere mici;
Declanarea operaiunii de cutare se face cu butonul Urmtorul (Find
Next). Putem folosi acest buton i pentru continuarea cutrii.
OBSERVAIE
Nu se pot face cutri pentru cmpuri de tip DA/NU.
Exemplu: S se caute toate nregistrrile pentru care
cmpul Funcia are valoarea 2.
6.9. Filtre
Cnd lucrm cu un tabel cu multe nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom
obliga Microsoft Access 2007 s afieze numai nregistrrile care ndeplinesc o
anumit condiie (de exemplu, dorim ca n tabelul afiat s apar numai nregistrrile
pentru care prenumele este Nicolae).
Exist mai multe tipuri de filtre:
Filtre care afieaz numai nregistrrile care, n cmpul curent, au valoarea
respectiv se creeaz dup plasarea cursorului ntr-un articol cu valoarea
respectiv, n acel cmp, folosind RecordsFilter by Selection
sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza
Access 2007 Modul A Pagina 19
subtipuri:
Da (cu dubluri) permit existena valorilor duplicate n cmpul
respectiv;
Da (fr dubluri) nu pot exista dou nregistrri cu aceeai valoare
sau valori nule pentru cmpul respectiv.
18
n acest caz, la nchiderea ferestrei Access face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.
Access 2007 Modul A Pagina 22
9. INTEROGRI
O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a nregistrrilor care satisfac anumite criterii.20 Dup crearea
interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar
cmpurile dorite i/sau nregistrrile care satisfac o anumit condiie.
QueryShow table sau cu butonul Show table dup care, din dialogul afiat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil ntr-o interogare, l putem elimina selectndu-l
din subfereastra superioar i folosind QueryRemove Table sau tasta Delete.
Access 2007 Modul A Pagina 24
OBSERVAII
1. Dac la interogare particip dou sau mai multe tabele, n listele
ascunse de la Cmp Acces va prefixa numele fiecrui cmp cu numele
tabelului din care provine cmpul respectiv (de exemplu,
personal.funcia nseamn c se va afia cmpul Funcia din
tabelul PERSONAL iar functii.funcia nseamn c se va afia
cmpul Funcia din tabelul FUNCII).
2. Numele tabelului din care provine fiecare cmp este afiat pe linia
Tabel (Table).
3. Ordinea n care sunt alese cmpurile are importan, n sensul c va fi
ordinea n care vor fi afiate cmpurile n rezultatul interogrii. Dac
actuala ordine nu e cea dorit, putem muta cmpurile ca pe orice
coloan dintr-o fereastr de date.
Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
9.1.2. Testarea interogrii
Se recomand ca de oricte ori facem o modificare asupra unei interogri s
verificm dac rezultatele sunt cele dorite.
Pentru aceasta putem folosi QueryRun sau butonul Run din bara de
instrumente. Se va afia o fereastr cu rezultatul interogrii.
Revenirea la fereastra de proiectare se face cu ViewDesign View sau cu
butonul Vizualizare (View) din bara de instrumente.
OBSERVAIE
Se va evita, dup testare, nchiderea ferestrei cu rezultate, operaie care ne
va ntoarce la fereastra principal a bazei de date.
9.1.3. Ordonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii
Dac dorim ca n rezultatul interogrii nregistrrile s fie ordonate dup unul sau
mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare (Sort) pentru cmpul care
constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea n care se face sortarea
(Ascendent Ascending, Descendent Descending, nesortat
unsorted).
Putem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont
c:
Ordinea n care sunt alese aceste criterii este important, n sensul c al
doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat.
Cmpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie n stnga
cmpului criteriu secundar (nu neaprat vecine).
Exemplu: S se ordoneze rezultatele interogrii
cresctor dup Studii i descresctor dup Nume.
9.1.4. Ascunderea/reafiarea unor cmpuri din rezultat
Putem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele
Access 2007 Modul A Pagina 25
OBSERVAII
1. Dac dorim s specificm mai multe condiii de selectare, le putem lega,
n zona expresiei, prin doi operatori logici:
And pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat trebuie ca ea
s ndeplineasc ambele condiii (de exemplu, dac specificm
Functia>=3 And Funcia<=5, n rezultat vor aprea toate
persoanele pentru care codul de funcie are o valoare 3...5.
Or pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie s
ndeplineasc mcar una dintre condiiile respective (de exemplu,
dac specificm Nume="Ionescu" Or Nume="Popescu", n
list vor aprea toate persoanele numite Ionescu sau Popescu.23
2. Putem nega o anumit condiie folosind operatorul Not, care va
determina afiarea n rezultat a articolelor care nu satisfac condiia
specificat. De exemplu, dac dorim s afim persoanele pentru care
prenumele nu este Nicolae, vom specifica drept condiie Not
Prenume="Nicolae"24.
La nchiderea dialogului Generatorului de expresii, Access 2007 va afia condiia
sub cmpul selectat iniial.
Indiferent de metoda folosit (scriere direct a condiiei n fereastra de interogare
sau folosirea Generatorului de expresii), efectul va fi acelai.
9.1.6. Specificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri
n mod normal, condiiile specificate pentru diferite cmpuri sunt legate prin And,
n sensul c, pentru ca o nregistrare s fie inclus n rezultat, trebuie ca acea
nregistrare s ndeplineasc toate condiiile.
Dac dorim ca o nregistrare s fie inclus n rezultat dac ndeplinete cel puin
una din condiii, vom plasa o condiie pe linia Criterii (Criteria) sub cmpul
corespunztor iar cealalt pe linia Sau (Or) sub cmpul respectiv.
De exemplu, dac dorim ca n rezultat s apar toate nregistrrile pentru care
prenumele este Nicolae sau nregistrrile pentru care funcia este 2, vom plasa n
linia Criterii de la cmpul Nume condiia Nume="Nicolae" iar n linia Sau de la
cmpul Funcia condiia Funcia=2.
EXEMPLE
1. S se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care s extrag
numai persoanele nscute dup 1 ianuarie 1960 i la care codul de funcie
este 2. Pentru aceasta:
a. n fereastra de proiectare vom plasa cursorul n linia Criterii sub
cmpul Data nasterii i vom folosi butonul Build din bara de
instrumente. n dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe
Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, n lista de cmpuri, pe cmpul
Data naterii. Vom tasta, apoi, n zona de expresie, >01/01/1960
23
De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu).
24
De fapt, echivalent cu <>"Nicolae".
Access 2007 Modul A Pagina 28
10.FORMULARE
Formularele reprezint interfaa
principal ntre utilizator i o baz de
date Access 2007. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea i modificarea
datelor ntr-o manier mai atractiv
dect modul de afiare Datasheet View, discutat mai sus.
spaiu liber pe lng ea. Pentru a avea ntreaga imagine, dm clic dreapta pe imagine,
operaie care va afia un dialog n care, la Mod afiare, alegem:
Zoom Access 2007 va afia ntreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune
posibil n dreptunghiul descris;
Lrgit Access 2007 va umple cu imaginea ntregul dreptunghi, chiar
dac o va deforma.
10.6. Crearea unui formular prin care utilizatorul s aib acces numai
la anumite nregistrri
Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate nregistrrile din tabelele selectate.
Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite
nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai majori:
1. Crearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare
respective a nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a
nregistrrilor.
2. Crearea formularului se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin nregistrrile, ci interogarea
respectiv.
Exemplu: S se creeze un formular la care utilizatorul
s aib acces numai la persoanele cu studiile DA (-1).
Access 2007 Modul A Pagina 33
11. RAPOARTE
Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, n general n scopul listrii.
Ca i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist
butonul Rapoarte (Reports) n fereastra bazei de date care determin afiarea
unei liste cu rapoartele existente n baza de date.
din bara de
instrumente. Access
Access 2007 Modul A Pagina 37
26
n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie s deschidem nti
obiectul.
Access 2007 Modul A Pagina 40
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................................1
1.1. Noiunea de SGBD..................................................................................................1
2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007...............................2
3. PRIMII PAI N LUCRUL CU BAZELE DE DATE........................................2
3.1. Deschiderea i nchiderea unei aplicaii de baze de date
(Microsoft Access 2007)......................................................................................................2
3.2. Crearea unei baze de date.......................................................................................2
3.3. nchiderea unei baze de date...................................................................................3
3.4. Deschiderea unei baze de date................................................................................3
4. UTILIZAREA FUNCIEI HELP.................................................................3
5. AFIAREA I ASCUNDEREA BARELOR DE INSTRUMENTE
4
6. TABELE (ENTITI)................................................................................4
6.1. Tipuri de date n Microsoft Access 2007.................................................................5
6.2. Crearea unui tabel...................................................................................................6
6.3. Adugarea, modificarea i tergerea nregistrrilor dintr-un
tabel 8
6.4. Modificarea structurii unui tabel............................................................................9
6.4.1. Crearea unei reguli de validare pentru un cmp......................................................................10
6.5. tergerea unui tabel din baza de date....................................................................11
7. MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE
11
7.1. Schimbarea dimensiunilor coloanelor i liniilor...................................................12
7.2. Schimbarea ordinii de afiare a cmpurilor..........................................................12
7.3. Blocarea unui cmp pe ecran................................................................................12
7.4. Ascunderea i reafiarea cmpurilor.....................................................................13
7.5. Liniile de gril i culoarea de fond.......................................................................13
7.6. Modificarea parametrilor de font pentru cmpurile din fereastr
13
7.7. Sortarea nregistrrilor din tabel..........................................................................13
7.8. Cutarea unei valori ntr-un tabel.........................................................................14
7.9. Filtre......................................................................................................................15
8. INDEXAREA UNUI TABEL......................................................................15
8.1. Crearea, modificarea i tergerea unui index cheie primar................................16
8.2. Crearea, modificarea i tergerea unui index normal...........................................16
Access 2007 Modul A Pagina 41