NTREPRINDERE SIMULAT

Lector univ.dr. Victor TIA

1. FIA POSTULUI
1.

Denumirea postului: ASISTENT MANAGER - SECRETARIAT (S)

2.

Relaii:
a. ierarhice: este subordonat coordonatorului (formatorilor);
b. funcionale: cu toate compartimentele firmei.

3. Atribuii:
(a)
(b)
(c)
(d)

Gestiunea potei ;
Gestiunea operaiilor telefonice;
Gestiunea protocolului;
Organizarea timpului;

4. Descrierea activitilor
4.1.

Gestiunea potei

a. nregistreaz n Registrul de intrri - ieiri (RIE-S) toate documentele care

intr i ies din Secretariat: Cerere de ofert (COF), Ofert ( OF), Comand
(COM), Confirmare de comand (CCOM), Factura (F), Aviz de nsoire a
mrfii (AVIM), Scrisoare de transport (ST), Extrasul de cont de la central
(ECONT ), Chestionare(CHE).
b. nscrie pe fiecare document numrul de nregistrare, folosind n acest scop
tampilele aferente.
c. Face o copie din fiecare document care intr sau iese din Secretariat, cu
excepia facturilor, a documentelor financiare(cec-uri, ordine de plat etc.), a
documentaiei publicitare(cataloage, prospecte etc.).
d. Arhiveaz copiile respective n Dosarul de Intrri- Ieiri Secretariat
(DIE-S);
e. Difuzeaz documentele primite la compartimentele crora le sunt adresate,
astfel:
COF ctre V1 sau I (pentru vnzare de la OLT STUD ctre firma X);
COM ctre V2 sau I (pentru vnzare de la OLT STUD ctre firma X);
OF de la firmele Y,Z,W ctre A1, A2, I sau MK2 (pentru cumprare de la
firma Y, Z sau W de ctre OLT STUD);

CCOM ctre A1, A2, I sau MK2 (pentru cumprare de la firma Y, Z sau W de
ctre OLT STUD);
F, AVIM, ST ctre A1, A2, I sau MK2 (pentru cumprare de la firma Y, Z sau
W de ctre OLT STUD);
ECONT ctre T2.

g. Preia documentele emise de ctre diferite compartimente (introduse deja n

plicuri), le timbreaz i le expediaz, astfel:
OF de la V1 sau E ctre firma X (pentru vnzare de la OLT STUD ctre firma
X);
CCOM de la V2 sau E ctre firma X (pentru vnzare de la OLT STUD ctre
firma X);
F , AVIM i ST de la V3 sau E ctre firma X (pentru vnzare de la OLT STUD
ctre firma X);
COF-1, COF-2, COF-3, ctre firmele Y,Z,W de la care OLT STUD ar putea
cumpra;
COM ctre una din firmele I, Z sau W de la care s-a decis s se cumpere
(cumprare de la firma Y pentru OLT STUD)
CHE de la MK1, pentru diferii clieni.
4.2.

Gestiunea operaiilor telefonice

a. Recepioneaz i eventual nregistreaz mesajele.

b. Transmite mesajele ctre compartimentele receptoare.
c. Trateaz cu rbdare i atenie apelatorii.
5. Gestiunea protocolului
a. Primete vizitatorii.
b. Trateaz cu rbdare pe cei care sosesc i apreciaz corect cererea acestora.
c. Contacteaz persoana solicitat sau cea mai adecvat.
6. Organizarea timpului
a.
b.
c.
d.

Identific prioritile i clasific problemele n vederea rezolvrii.

Organizeaz personalul, urmrind respectarea planului de munc.
Comunic noi modaliti de lucru.
Organizeaz timpul pentru o reuniune, deplasare sau ntlnire: data, locul,
obiectul ntlnirii, mijloacele de informare.
e. Organizeaz munca n echip: identific persoanele, repartizeaz munca i
comunic relaiile necesare.
Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n clar
i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

2. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului: ADMINISTRAREA I GESTIUNEA
PERSONALULUI (P1)
2.Relaii :
a. ierarhice : este subordonat efului compartimentului personal ;
b. funcionale : cu S, P2.
3.Atribuii :
a.ine evidena angajailor ;
b.Realizeaz documentaia micrii personalului ;
c.Particip la elaborarea i actualizarea structurii organizatorice i a
regulamentelor;
d.Realizeaz i ine evidena proteciei muncii.
4.Descrierea activitilor:

Colecteaz de la fiecare angajat documentele necesare pentru dosarul

personal, autentificate de ctre Directorul OLT STUD i de eful
Departamentului de Resurse Umane:
Cererea de angajare ;Curriculum vitae ; Scrisoarea de motivaie;
Diplome i atestate ; Recomandri; Copii dup actele de stare civil ;
Documente referitoare la situaia militar; Decizia de angajare;Fia
medical.
Se recomand utilizarea unor formulare tipizate pentru anumite categorii
de documente(de exemplu: cerere de angajare, scrisoare de motivaie etc.).
Completeaz fia pentru verificarea condiiilor de ncadrare i procesul
verbal, l semneaz pe verso i le transmite la director pentru aprobare, iar la
revenire le nregistreaz n registrul de personal (RPERS-P1) i apoi le
ndosariaz n dosarul personal (DPERS- P1) al fiecrui angajat;
Completeaz contractul individual de munc ( CIM), pe baza contractului
colectiv de munc, a deciziei de angajare(DA) i a procesului verbal , l
semneaz pe verso i l transmite la director pentru aprobare, iar la revenire l
arhiveaz n DPERS-P1;
Completeaz, de fiecare dat cnd este necesar, actul adiional la CIM
(ADCIM), l semneaz pe verso, l transmite la director pentru aprobare iar la
revenire l nregistreaz n RPERS-P1 i apoi l ndosariaz n DPERS-P1;
Completeaz comunicarea (C) n dou exemplare,le semneaz pe verso,un
exemplar este nmnat salariatului, iar cellalt este transmis lui P2. Apoi,
exemplarul care este primit de la P2 va fi ndosariat n DPERS-P1.

Completeaz i actualizeaz carnetul de munc (CM) pentru fiecare angajat,

l semneaz pe verso i l ndosariaz n DPERS P1;
ntocmete statul de funcii al personalului ( STF), l semneaz pe verso i l
transmite la P2;
ntocmete dosarele de pensionare, transfer, disponibilizare;
ntocmete fia postului (FP) pentru fiecare angajat ( i le nsuete pe cele
existente !), o semneaz pe verso i o ndosariaz DPERS-P1;
Particip la elaborarea structurii organizatorice a firmei ,a regulamentului de
organizare i funcionare i a regulamentului de ordine interioar ( i le
nsuete pe cele existente !);
Elaboreaz i completeaz la cerere : adeverine, recomandri etc.
Realizeaz instructajul de protecia muncii, completeaz fiele individuale de
protecia muncii ( FIPM) , le nregistreaz n registrul fielor de protecia
muncii(RFPM-P1), le semneaz pe verso i le ndosariaz n DPERS-P1.

Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n clar

i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

3. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului: SALARIZARE (P2)
2.Relaii :
a.ierarhice : este subordonat efului compartimentului personal ;
b.funcionale : cu S, P1, T2, C2
3.Atribuii :
a.Urmrete prezena personalului la serviciu;
b.ntocmete statul de plat a salariilor ;
c.Distribuie salariile personalului.
4.Descrierea activitii:

Completeaz condica de prezen (CPREZ), atunci cnd este necesar(la

schimbarea condicii).
n fiecare zi, la nceputul i sfritul schimbului, pune la dispoziia salariailor
CPREZ, pentru semnare i o preia la ora nceperii activitii i la sfritul
schimbului.
Pe baza condicii de prezen, completeaz fia colectiv de prezen
(FCPREZ); Centralizeaz rezultatele, determinnd numrul de ore lucrate n
fiecare lun de fiecare salariat din cadrul firmei, semneaz pe verso n clar i o
arhiveaz n dosarul fielor de prezen(DFPREZ). Fiecare student face
aceast operaie ca i cum s-ar fi ncheiat luna.
Folosind datele din statul de funciuni ( STF), pe care l primete de la P1 i
pe baza metodologiei de calcul a salariilor ( inclusiv impozitarul )
completeaz statul de plat a salariilor ( STPL), pe care l semneaz i l
transmite la C2, pentru contabilizare.
ndosariaz STF n dosarul statelor de funcii(DSTF).
Primete comunicarea de la P1 pe care o folosete la calculul salariilor i o
returneaz apoi la P1.
Fiecare student face aceast operaie ca i cum s-ar fi ncheiat luna.

Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n clar

i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);

2.Popescu Vasile ( V3).

3.

4. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: OFERTARE PE PIAA INTERN (V1)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale: cu S.
3. Atribuii:
a) gestioneaz cererea de ofert intern;
b) ntocmete oferta.
4. Descrierea activitilor:
a) primete cererea de ofert(COF) de la secretariat(S) i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o nregistreaz n registrul cererilor de ofert (RCOF-V1);
- o ndosariaz n dosarul cererilor de ofert (DCOF-V1).
b) ntocmete oferta (OF) ntr-o form tipizat intern, care trebuie s
conin:
- codul produsului;
- denumirea produsului;
- descrierea produsului;
- preul unitar;
- cantitatea i valoarea total;
- termenul de livrare;
- modul de transport;
- modul de plat;
- discount.
c) O semneaz pe verso i o nregistreaz n registrul de oferte
emise(ROFE-V1);
d) O introduce ntr-un plic, scrie adresa cumprtorului pe plic (NU se
lipete plicul !) i l pred la S pentru expediere la client.
e)Primete de la MK1 un raport cu privire la intervalul de pre psihologic (
IPP), l analizeaz, l semneaz pe verso i l ndosariaz n dosarul de cereri de
ofert (DCOF-V1).
Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n
clar i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

5. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: GESTIONAREA COMENZILOR INTERNE (V2).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale, cu: S, A1, A2, M, V3.
3. Atribuii:
a) primirea i verificarea comenzilor;
b) confirmarea comenzilor;
c) emiterea cererilor de achiziie/aprovizionare.
4. Descrierea activitilor:
a) primete comanda (COM) de la secretariat (S) i:
- o verific din punct de vedere calitativ(o compar cu cererea de
ofert);
- o semneaz pe verso;
- o nregistreaz n registrul comenzilor intrate(RCI-V2);
b) primete n fiecare diminea situaia stocurilor de la magazie(M) i:
- o semneaz pe verso;
- o analizeaz;
- o ndosariaz n dosarul de eviden a stocurilor(DES-V2);
- acioneaz astfel:
- conform cu pct. c - dac exist stoc pentru produsul solicitat;
- conform cu pct. d - dac nu exist stoc pentru produsul soolicitat;
c) - ntocmete confirmarea de comand(CCOM) n 2(dou)
exemplare, le semneaz pe verso i procedeaz astfel:
- un exemplar l introduce ntr-un plic(plicul Nu se
lipete !), scrie adresa
cumprtorului i l trimite la S pentru expediere;
- ndosariaz cellalt exemplar n dosarul de comenzi n
lucru(DCL-V2);
- emite dispoziia de livrare (DL) n 3(trei) exemplare, le semneaz pe
verso, le nregistreaz n RCI V2, apoi trimite 2(dou) exemplare la
V3 pentru facturare i ndosariaz un exemplar n DCL-V2..
- ndosariaz COM n DCL V2;
- primete de la V3 :
- CCOM trimis anterior;
- exemplarul F3 din factur(verde);
- verific documentele primite de la V3, le semneaz pe verso i le
ndosariaz mpreun cu COM n DCL-V2.
d) - emite cererea de achiziie (CA) n 2(dou)exemplare,le semneaz pe
verso i apoi trimite un exemplar ctre A1 sau A2, iar cellalt exemplar l
ndosariaz n dosarul de comenzi nerezolvate (DCN V2);
- ndosariaz COM n DCN-V2;

- dup achiziionarea produsului solicitat, se procedeaz conform pct. c.

Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n
clar i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

6. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: FACTURARE (V3).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale, cu: S, M, T1.
3. Atribuii :
a) ntocmirea facturilor interne i externe;
b) ntocmirea avizului de nsoirea mrfii;
c) ntocmirea scrisorii de transport.
4. Descrierea activitilor:
a) primete confirmarea de comand(CCOM) i dispoziia de livrare (DL)
de la V2 i:
- le verific;
- le semneaz pe verso;
- le utilizeaz pentru ntocmirea documentelor de la punctele b,c,d
i apoi trimite DL la M.
b) completeaz factura(F) n 3(trei) exemplare : albastru (F1), rou (F2),
verde (F3) i le semneaz pe verso;
c) completeaz avizul de nsoire a mrfii(AVM), n 3(trei) exemplare, le
semneaz pe verso, dup care acestea vor avea aceleai trasee ca i cele trei
facturi;
d) completeaz scrisoarea de transport(ST), 1(unu)ex. i o semneaz pe
verso;
e) introduce ntr-un plic F1, un exemplar din AVIM i ST, scrie adresa
cumprtorului(plicul
NU se lipete !) i transmite plicul la S pentru
expediere;
f) transmite F3, CCOM i un exemplar din AVIM la V2;
g) transmite F2 i un exemplar din AVIM la C1.
Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n
clar i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

10

7. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: ACHIZIII FUNCIONALE INTERNE (A1).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale cu: S, C1, C2, M, V2.
3. Atribuii:
a) ntocmete cererile de ofert;
b) gestioneaz comenzile de aprovizionat;
c) cerceteaz piaa furnizorilor.
4. Descrierea activitilor:
a) primete n fiecare zi, la prima or, situaia stocurilor (STOC) de la
magazie(M) i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul de eviden a stocurilor(DES-A1);
b) primete cererea de achiziie(CA) de la V2 i:
- o analizeaz;
- o compar cu stocul existent;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul cererilor de achiziie(DCA-A1);
c) decide asupra necesarului de aprovizionare;
d) ntocmete cererea de ofert(COF) n 3(trei) exemplare, pentru 3
furnizori diferii i:
- semneaz pe verso toate exemplarele;
- nregistreaz cele 3 ex. n registrul cererilor de ofert(RCOFA1);
- introduce cele 3 ex. n 3 plicuri;
- scrie pe fiecare plic adresa furnizorului(NU se lipete nici un
plic !);
- trimite cele 3 plicuri la secretariat(S) pentru expediere.
e) primete de la S cele 3(trei) oferte i:
- analizeaz concordana ntre COF i OF;
- semneaz pe verso cele 3 ex. din OF;
- decide asupra furnizorului;
- ndosariaz cele 3 ex. din OF n dosarul de oferte(DOF-A1).

11

f) ntocmete comanda(COM) n 2(dou)exemplare i:

- le semneaz pe verso;
- le nregistreaz n registrul de comenzi n lucru (RCL-A1);
- transmite un ex. din COM la S, ntr-un plic pe care scrie adresa
furnizorului(plicul NU se lipete !);
- ndosariaz al doilea exemplar din COM n dosarul de comenzi
emise(DCE-A1).
g) primete de la S confirmarea de comand(CCOM), 1ex. i:
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul confirmrilor de comand(DCCOMA1).
h) primete de la S cte un ex. din:
- factur (F1);
- aviz de nsoire a mrfii(AVIM);
- scrisoare de transport (ST);
dup care:
- analizeaz concordana dintre COM i documentele primite
anterior;
- semneaz pe verso fiecare document;
- opereaz n registrul de comenzi n lucru(RCL-A1) la comanda
respesctiv.
i) ntocmete nota de intrare - recepie(NIR), 1ex. i:
- semneaz NIR pe verso;
- transmite NIR i avizul de nsoire a mrfii (AVIM) la M.
j) transmite factura i scrisoarea de transport
(F1 i ST) la
contabilitate(C1).
k) primete de la MK1 previziunea vnzrilor (PREV), o analizeaz , o
semneaz pe verso i o ndosariaz n dosarul pentru previziunea vnzrilor
( DPREV).
Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n
clar i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

12

8. FIA POSTULUI
1. Denumirea postului: ACHIZIII NEFUNCIONALE INTERNE (A2).
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale, cu: S, C1, V2.
3. Atribuii:
a) ntocmete cererile de ofert;
b) gestioneaz comenzile de aprovizionat;
c) cerceteaz piaa furnizorilor de mrfuri nefuncionale.
4. Descrierea activitilor:
a) primete cererea de achiziie (CA) de la V2 i :
- o analizeaz;
- o semneaz pe verso;
- o ndosariaz n dosarul cererilor de achiziie (DCA-A2).
b) ntocmete comanda(COM) n 2 (dou) exemplare i:
- le semneaz pe verso;
- le nregistreaz n registrul de comenzi n lucru(RCL-A2);
- transmite un exemplar din COM la S, ntr-un plic pe care a scris
adresa furnizorului (plicul NU se lipete !);
- ndosariaz cellalt exemplar n dosarul de comenzi emise(DCEA2).
c) primete de la S cte 1ex. din:
- factur(F1);
- avizul de nsoire a mrfii (AVM);
- scrisoarea de transport (ST);
dup care:
- analizeaz conformitatea dintre aceste acte i COM;
- semneaz F1 AVM i ST pe verso;
- opereaz ( nregistreaz)n RCL-A2;
- ndosariaz AVM n DCE-A2.
d) transmite F1 i ST la contabilitate(C1).
Not : Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n
clar i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai (V1);

13

2.Popescu Vasile (V3).

9. FIA POSTULUI
1.Denumirea postului CERCETRI DE MARKETING (MK1)
2.Relaii :
a. ierarhice : este subordonat efului compartimentului comercial ;
b. funcionale : cu S, M, MK2, A1, C2, V1.
3.Atribuii :
a.Elaboreaz i prelucreaz chestionare ;
b.Elaboreaz i prelucreaz sinteze statistice n vederea stabilirii politicii
de promovare ;
c.Realizeaz previziunea vnzrilor.
4.Descrierea activitii:

Elaboreaz chestionare ( CHE) , pe baza unui model;

Multiplic chestionarele, le semneaz pe verso i le transmite la M, pentru a
nsoi produsele vndute sau la S pentru alte tipuri de cercetri ;
Primete de la S chestionarele completate i le prelucreaz, le semneaz pe
verso dup care le ndosariaz n dosarul cu chestionare (DCHE);
Elaboreaz un raport sintez (RS) n dou exemplare, transmite RS la director
pentru fundamentarea politicii promoionale, precum i la MK2 ;
Primete de la C2 situaia vnzrilor pe clieni (SV), o analizeaz, o semneaz
pe verso i o transmite la MK2, dup ce a realizat PREV;
Realizeaz previziunea vnzrilor (PREV) pe baza lui SV, n dou exemplare,
le semneaz pe verso i le transmite la A1 i la director;
Realizeaz o baz de date cu clienii firmei ( BDCF) n registrul pentru
clieni (RCLI);
Elaboreaz statistici cu vnzrile pe clieni, regiuni, produse ( STV) , le
semneaz pe verso i le ndosariaz n dosarul pentru statistici ( DSTV) ;
Pe baza STV ntocmete situaia privind fundamentarea politicii promoionale
(SPOL), n dou exemplare, le semneaz pe verso i le transmite la MK2 i la
director;
Stabilete pe baza cercetrilor aplicative intervalul de pre psihologic (IPP), l
semneaz pe verso i l transmite la V1.

Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n clar

i precizarean parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);

14

2.Popescu Vasile ( V3).

3.

10. FIA POSTULUI

1.Denumirea postului: ACTIVITATE PROMOIONAL (MK2)
2.Relaii :
a. ierarhice : este subordonat efului compartimentului comercial ;
b. funcionale : cu S, M, MK1.
3.Atribuii :
a. Stabilete politica de promovare a produselor ;
b. Gestioneaz ofertele publicitare interne i externe;
c. Realizeaz materiale publicitare.
4.Descrierea activitii:

15

Primete de la MK1 situaia privind fundamentarea politicii

promoionale(SPOL) i situaia privind vnzrile pe clieni (SV), pe baza
crora stabilete proiectul de buget i politica de promovare ( POLPR) n
dou exemplare, le semneaz pe verso, ndosariaz un exemplar n dosarul
pentru politicile de promovare (DPOLPR) i transmite cellalt exemplar la
director;
Primete de la director situaia privind bugetul aprobat pentru activitile
promoionale (BUGPOL) i stabilete, pe baza cercetrii aplicative canalele,
mediile i mesajele publicitare pe piaa int, le semneaz pe verso i
BUGPOL n DPOLPR;
Emite cereri de ofert pentru aciuni publicitare ( COFPUB) , le semneaz
pe verso, le nregistreazn registrul cererilor de ofert publicitare
(RCOFPUB-MK2), le introduce n plicuri pe care a scris adresele respective
(plicurile Nu se lipesc !) i le transmite la S;
Primete de la S ofertele publicitare (OFPUB) - de la furnizorii de servicii
publicitare, le analizeaz, le semneaz pe verso i le ndosariaz n dosarul de
oferte publicitare (DOFPUB MK2);
Decide, eventual mpreun cu directorul, oferta ce va fi acceptat, emite
comanda (COMPUB) n 2(dou)ex., le semneaz pe verso, o nregistreaz n
registrul de comenzi publicitare (RCOMPUB MK2), ndosariaz un
exemplar n dosarul pentru comenzi publicitare(DCOMPUB) MK2) i
transmite la S cellalt exemplar ntr-un plic pe care a scris adresa ofertantului
(plicul NU se lipete !), pentru expediere;

Realizeaz materiale publicitare ( MP) - cataloage de produs (CP), prospecte

(P) etc. pe care le multiplic, le semneaz pe verso i le transmite pentru a
nsoi marfa (la S sau M) ;
Realizeaz le semneaz pe verso i le transmite la S sau M.
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea numelui n clar
i precizarea postului respectiv, pe verso la fiecare document..
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

11. FIA POSTULUI

1.Denumirea postului EXPORT (E)
2.Relaii :
a. ierarhice : este subordonat efului compartimentului comercial ;
b. funcionale : cu S
3. Atribuii :
a. Traduce n limba romn corespondena strin pentru export;
b. Traduce n limba strin documentele care nsoesc marfa pentru export;
c. Completeaz documentaia pentru export.
d. Emite oferte pentru export.
e. ncheie contracte, particip la negocieri i licitaii.
4. Descrierea activitii:
Completeaz n limba englez :
a) Factura extern ( INVOICE ), n n exemplare, le semneaz pe verso i
apoi: 1 exemplar se ndosariaz n dosarul de export (DEXP), 1 exemplar
se transmite la C, iar celelalte sunt transmise la S pentru expediere,;
b) Lista de coletaj ( PACKING LIST) , n 2 (dou) exemplare, le semneaz
pe verso i apoi: 1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar cellalt se
transmite la S;
c) Certificatul de origine ( EUR 1), n 2(dou) exemplare, le semneaz pe
verso i apoi: 1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar un exemplar
nsoete marfa;
d) Scrisoarea de trsur ( documentul de transport )( CMR), n 2(dou)
exemplare, le semneaz pe verso i apoi: 1 exemplar se ndosariaz n
DEXP, iar 1 exemplar nsoete marfa i se ntoarce tampilat de la
beneficiarul mrfii, ndosariindu-se apoi n DEXP;

16

e) Declaraia de ncasare valutar ( DIV), n 4(patru) exemplare, le

semneaz pe verso i apoi procedeaz n conformitate cu indicaiile de pe
verso;
f) Declaraia vamal ( DV), n 2(dou) exemplare, le semneaz pe verso i
apoi: 1 exemplar se ndosariaz n DEXP, iar cellalt exemplar nsoete
marfa;
.
Primete valoarea n lei a facturii de la C1. ntocmete factura n lei n mai
multe exemplare,astfel:
-1 exemplar pentru T1;
-1 exemplar pentru C1;
-1 exemplar se ndosariaz la Export (titularul de contract);
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a
numelui i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

17

12. FIA POSTULUI

1.Denumirea postului: IMPORT (I)

2.Relaii :
a. ierarhice : este subordonat efului compartimentului comercial ;
b. funcionale : cu S
3.Atribuii :
a. Gestioneaz ofertele de la exportatori;
b. Gestioneaz comenzile de import;
c. Traduce documentele necesare n procesul de import.
4.Descrierea activitii:

ntocmete cereri de ofert ( COF) pentru mai muli furnizori poteniali; le

nregistreaz n registrul de cereri de ofert(RCOF-I), le semneaz pe verso
i le transmite, n plic cu adres (plicul NU se lipete !) la S pentru expediere ;
Primete oferta (OF) de la furnizori, o traduce i alege, mpreun cu
directorul, oferta cea mai avantajoas, o semneaz pe verso i o ndosariaz n
dosarul pentru import (DIMP);
Emite comanda (COM) n 2(dou) exemplare, respectnd indicatorii stabilii
la pre, condiii de ambalare, transport, o nregistreaz n registrul de comenzi
emise (RCOM-I), le semneaz pe verso, un exemplar l ndosariaz n DIMP,
iar cellalt exemplar l pune ntr-un plic pe care scrie adresa furnizorului
(plicul Nu se lipete !) i l transmite la S ;
Completeaza Dispoziia de plat valutar extern n 2(dou) exemplare, le
semneaz pe verso, un exemplar l ndosariaz n DIMP, iar cellalt exemplar
l trimite la banc;
Transportatorul care aduce marfa nmneaz importatorului urmtoarele
documente:
- Factura extern (Invoice);
- Scrisoarea de trsur/Documentul de transport (CMR);
- Lista de coletaj (Packing List);
- Certificatul de origine (EUR 1), eventual !
tampileaza CMR n csua Recepia marfii, face o copie a CMR tampilat,
o semneaz pe verso, semneaz pe verso i celelalte documente primite i apoi le
ndosariaz n DIMP;
nmneaz transportatorului (oferului !) CMR-ul original;
Calculeaz taxele datorate statului astfel:
- la valoarea din vam, n valut se adaug:
- taxa vamal conform Tarifului vamal de import a
Romniei. X%;

18

Taxa vamal se adun la valoarea din vam.

La suma rezultat se aplica 22% reprezentnd TVA.
Apoi, se calculeaza: Taxa vamal ^ TVA (n valut) i se obine astfel
valoarea total a taxelor datorate statului. Acestea se transforma n lei la cursul
BNR din ziua respectiv.
Completeaz un ordin de plat (OP) cu valoarea total rezultat n lei, n
3(trei) exemplare, se semneaz pe verso i se nregistreaza nr. ordinului de plat n
csua 28 a declaraiei vamale. Cu OP se merge la banc unde cele 3ex. se
tampileaz i se nregistreaz, dup care: un ex. rmne la banc, un ex. se
ndosariaz n DIMP i cu OP n original se merge la vam.

Completeaz Declaraia vamal de import (DV) n 2 (dou)ex., dup care

un exemplar se ndosariaz n DIMP, iar un ex. se pred la vam, unde se
tampileaz liber de vam.
Un exemplar din factur merge la magazie. Se calculeaz valoarea n lei a
facturii .
ntocmete NIR n 3 exemplare ,astfel :
- un exemplar i factura (n lei) merg la C2 ;
- un exemplar (TVA) la C1;
- un exemplar se arhiveaz la import);
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a
numelui i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare
document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

19

13. FIA POSTULUI

1. Denumirea postului: GESTIONARE MAGAZIE (M)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului comercial;
b) funcionale: cu S, A1, V2, C2.
3. Atribuii:
a. Gestioneaz cantitativ i valoric mrfurile din magazie;
b. Urmrete stocurile.
4.Descrierea activitii :
ntocmete zilnic, la prima or, Situaia stocurilor zilnice (STOC), n dou
exemplare, le semneaz pe verso i le transmite la V2 i A1.
Primete de la A1 Nota de Intrare Recepie (NIR) i Avizul de nsoire a
mrfii(AVIM),le nregistreaz n Fia de magazie (FM) i n Registrul de
magazie (RM) i le transmite la C2 pentru contabilizare.
Primete de la V3 2(dou) exemplare din Dispoziia de livrare (DL), o
nregistreaz n fia de magazie(FM) i n registrul de magazie (RM).
Observaie: operaia are semnificaia livrrii mrfii.
ndosariaz 19(un) exemplar DL n dosarul DDL-M , iar un exemplar se
transmite la C2.
AVIM rmnela M unde se ndosariaz n DAVIM-M (dosar pentru AVIM).
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a numelui
i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

20

14. FIA POSTULUI

1. Denumirea postului: CONTABILITATE FINANCIAR (C1)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcionale: cu S, A1, A2, V3, C2, T1, T2.
3. Atribuii:
a. Contabilizeaz achiziiile funcionale i nefuncionale ;
b. Contabilizeaz vnzrile interne i la export ;
c. Contabilizeaz consumurile de utiliti ;
d. Verific periodic stocurile.
4.Descrierea activitii :
Primete factura (F1) mpreun cu ST de la A1, A2 sau de la S, pentru
achiziii sau consumuri de utiliti ( telefon, energie, ap etc);
ntocmete nota contabil (NC) pe baza monografiei contabile i a facturii , o
nregistreaz n registrul jurnal( RJ) o semneaz pe verso n clar i o
ndosariaz;
Transmite factura ( F1) i ST la T1;
Primete factura (F3) de la V3, emite nota contabil, o nregistreaz n RJ i
o ndosariaz n dosarul denote contabile (DNC));
Transmite factura (F3)la T1;
Primete extrasul de cont (ECONT) de la T2, l contabilizeaz (ca mai sus)
i-l arhiveaz n dosarul de extrase de cont (DECONT);
Periodic, mpreun cu C2 verific situaia stocurilor din M.
ntocmete lunar cartea mare i balana.
ntocmete trimestrial situaia patrimonial.
ntocmete anual bilanul, contul de profit i pierderi i anexele la bilan, care
se transmit la organismele abilitate (la Centrala firmelor simulate).
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu semnarea n clar a numelui
i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

21

15. FIA POSTULUI

1. Denumirea postului: CONTABILITATE DE GESTIUNE (C2)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcionale: cu M, C1, P2, T2.
3. Atribuii:
a. Contabilizeaz cheltuielile cu salariile ;
b. Contabilizeaz achiziiile i vnzrile ;
4.Descrierea activitii :
Primete statul de plat a salariilor de la P2, l contabilizeaz pe baza
monografiei contabile, l semneaz pe verso i l transmite la T2.
Primete NIR de la M, l nregistreaz n registrul stocurilor (RSTOC), l
semneaz pe verso i l ndosariaz n dosarul de achiziii (DA);
Primete 1(un) exemplar dispoziia de livrare(DL) de la M, o contabilizeaz i
o ndosariaz n dosarul de livrri (DLIV);
ntocmete situaia vnzrilor (SV), o semneaz pe verso i o transmite la
MK1;
Periodic, mpreun cu C1, verific situaia stocurilor.
Trebuie detaliat Contabilizarea Salariilor pentru a fi neleas.
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a numelui
i precizarea n paranteze a postului respectiv, pe verso la fiecare document .
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

22

16. FIA POSTULUI

1. Denumirea postului: SCADEN I CAS (T1)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcionale: cu S, C1, T2.
3. Atribuii:
a.Gestioneaz registrele scadenare pentru clieni i furnizori;
b.Urmrete ncasarea la timp a sumelor;
c.Efectueaz ncasri i pli n numerar.
4.Descrierea activitii :
Primete de la C1 exemplarul F3 (rou) din factur ,o nregistreaz n
registrul scadenar pentru clieni (RSC),o semneaz pe verso i o ndosariaz
n dosarul de facturi emise (DFE-T1).
Primete de la C1 exemplarul F1 (albastru ) din factur i ST, le nregistreaz
n registrul scadenar pentru furnizori (RSF) , le semneaz pe verso i le
ndosariaz n dosarul de facturi primite (DFP-T1).
Pe baza RSF emite dispoziii de plat (DP) sau ordine de plat ( OP), n trei
exemplare , le semneaz pe verso i apoi le trimite la S pentru a fi expediate
la banc.
Primete de la S un exemplar din DP sau OP revenit de la banc, l
nregistreaz n RSF i apoi l ndosariaz n DFP-T1.
Consult zilnic registrele scadenare. n cazul n care sunt nencasri la timp l
informeaz pe D(director) pentru contactarea ru-platnicilor.
Efectueaz ncasri i pli pe baza dispoziiei de ncasare sau plat DIP-T1.
Emite chitane pentru ncasrile efectuate.
Ridic numerarul de la banc i efectueaz plile salariale pentru delegaii pe
baza statului de plat sau a altor documente.
Contabilizeaz operaiunile de cas.
Completeaz registrul de cas(un registru pentru lei i cte un registru
pentru fiecare valut n parte).
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a numelui
i precizarea n parantez a postului respectiv, pe verso la fiecare document..
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

23

17. FIA POSTULUI

1. Denumirea postului: BANC I ALTE PLATI (T2)
2. Relaii:
a) ierarhice: este subordonat directorului economico-financiar;
b) funcionale: cu S, ,C1, C2, T1.
3. Atribuii:
a.Gestioneaz conturile bancare;
b.Efectueaz pli ;
c.Gestioneaz ncasrile.
4.Descrierea activitii :
Primete zilnic extrasul de cont (ECONT) de la S, mpreun cu documentele
anexate (facturi, dispoziii de ncasare, cec uri etc).
Verific soldul conturilor i corectitudinea operaiilor.
Dac este o ncasare de la client, o transmite la T1 pentru evideniere n
scadenar.
Transmite extrasul de cont la C1 pentru contabilizare.
Primete statul de plat de la C1 i n funcie de impozite i taxe, emite
dispoziii de plat(DISPP) ctre instituuiile statului, dup care ndosariaz
statul de plat n dosarul state de plat (DSPL).
Not: Toate operaiunile efectuate se ncheie cu nscrierea n clar a numelui
i precizarea postului respectiv, pe verso la fiecare document.
Exemplu : 1.Ionescu Mihai ( V1);
2.Popescu Vasile ( V3).
3.

24