24 de ore ca s faci performan

by Lorand Soares Szasz

Nu mai am timp de nimic! Ct de cunoscut i este expresia asta? n cele mai aglomerate perioade,
obinuiam s o folosesc destul de des. ns pe ct de natural mi era s o spun, pe att de fals este
aceast afirmaie. Iat la ce m refer.

Cu toii avem zile cu 24 de ore. Fr excepii (dect pentru cei plecai n misiune n spaiu :-)) ). Singura
diferen dintre un om srac i unul bogat este modul n care ei folosesc cele 24 de ore. Dar amndoi, la
fel i noi, avem timp. Vreau s repet, ca nu cumva s treci peste partea asta fr s i rmn ntiprit
n minte: Relaxeaz-te, ai timp.

Singurul lucru pe care s-ar putea s nu l ai este o gestionare eficient a acestui timp. Dac i tu ai
momente n care te plngi (aa cum o fceam i eu) de timp, mai mult de 24 de ore nu vei obine, orict
te-ai zbate. Dar poi obine eficien.

n acest material, vreau s i prezint 7 idei care s te ajute s nu te lupi continuu cu timpul, ci s l faci
prieten i aliat. S foloseti cele 24 de ore pe care le ai ca s faci performan.

nainte s trecem la treab, ns, e nevoie s facem 2 observaii vitale. n primul rnd, gestionarea
timpului nu nseamn s lucrezi mai multe ore. Nici vorb. nseamn s faci lucrurile bune, ct mai bine.
Adic o combinaie de eficien i eficacitate. Unii oameni sunt exceleni la fcut lucrurile care nu le
folosesc n vreun fel. Alii fac activitile potrivite, dar se mic prea lent i pierd lupta cu timpul. Cheia
este la mijloc: s tii pe ce este bine s te concentrezi, ca s-l i faci bine.

A doua observaie este c dorina de eficien vine cu riscurile ei. Nu de puine ori am vzut persoane
care se ludau c i gestioneaz bine timpul (i numim performeri), dar era doar o faad pentru faptul
c trgeau de ei peste puteri, pn la epuizare i dezechilibru. Evident c produceau mai mult dac erau
pe linia de producie chiar i 16 ore pe zi. Dar acest exces de concentrare pe produs duneaz celui
care produce. n scurt timp, se acumuleaz oboseal, frustrri, apar minusuri n alte domenii ale vieii i
totul se drm frumos ca un castel de cri.

Lecia pe care o putem lua de aici este s ne setm ateptri realiste n ce ine de munc i timp. Dac
vrei s lucrezi pn la epuizare zi de zi, creznd c asta nseamn performan, materialul de fa nu i se
potrivete. ns dac tii s apreciezi echilibrul i cnd s spui stop, cu siguran te va ajuta.
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

1. Decide ce este prioritar

Un mare nvtor a intrat ntr-o camer cu studeni, pregtit s le in un discurs despre ce nseamn
gestionarea timpului. A pus pe mas un borcan gol, un vas cu ap i o pung n care prea c are ceva
greu. A scos din pung nite pietre i le-a bgat rnd pe rnd n borcan, pn ce n-a mai ncput vreuna.
Apoi a ntrebat clasa Este borcanul acesta plin?, iar studenii au rspuns Da.

Profesorul le-a zmbit i le-a spus: Aa s fie oare? A bgat din nou mna n pung i a scos nite
pietricele mici, ca mrgelele. Le-a turnat n borcan i l-a scuturat pn cnd toate pietricelele i-au gsit
loc printre pietrele mai mari. Apoi a ntrebat din nou: Este borcanul acesta plin?

Acum clasa era sceptic. Probabil c nu, au rspuns ei.

Avei dreptate! A bgat mna n pung nc o dat i a scos nisip n pumn, pe care l-a turnat n borcan.
Evident c nisipul a umplut toate golurile dintre pietrele mari i cele mici. Apoi a repetat ntrebarea:
Este plin?, iar clasa a repetat ritualul, deja intrigai: Nu!

n pasul final, profesorul a luat vasul cu ap i a turnat-o pn ce nivelul a ajuns la gura borcanului. Acum
chiar era plin. S-a uitat mndru la clas i a ntrebat: Care este ideea din spatele acestei ilustraii?

Un student curajos i-a rspuns: Ideea este c, indiferent de ct de aglomerat ai programul, dac ncerci
din greu, vei gsi ntotdeauna loc pentru mai multe lucruri.

Nu asta este ideea, a rspuns profesorul. De aici nvm un singur lucru: Dac nu pui pietrele mari la
nceput, nu le mai poi pune deloc.

Pietrele mari nu sunt altceva dect prioritile noastre, iar borcanul sunt cele 24 de ore din zi.
ntreab-te: Care sunt acele activiti pe care le pot considera pietre mari? Poate este vorba de
nvare, timp petrecut cu cei dragi, munc pentru comunitate etc. Iar n cadrul activitii tale de la
birou, la fel care sunt pietrele mari (acele sarcini care aduc cele mai multe rezultate)? Poate s vorbeti
cu un client important, s faci un plan de dezvoltare pentru angajai etc. Tu decizi. Dar ce decizi, ai grij
s pui prima dat n borcan, adic agenda ta s graviteze n jurul acestor prioriti.

Stephen Covey ne ofer un model util care ne ajut s dm cinste activitilor importante. Dar, mai nti,
el spune c planificarea timpului ar trebui s fie o sarcin sptmnal i abia apoi una zilnic. Asta
pentru c sptmna este unitatea de timp cu care lucreaz majoritatea societilor n nvmnt, n

2
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

afaceri, chiar i n programul de lucru (avem 1-2 zile libere pe sptmn, ca s ne odihnim i s ne
refacem, pentru o nou sptmn).

Modelul lui are 4 pai pentru o planificare eficient a agendei. Primul const n a identifica toate rolurile
pe care le ai n viaa ta (ex. so, prieten, vecin, ef, manager administrativ etc). Apoi, pentru fiecare rol,
s stabileti 2-3 obiective sptmnale.

Exemplu: Rol 1 So, Obiective: 1. S ies cu soia la cin cel puin o dat sptmna asta, 2. S petrec n
fiecare zi cel puin o or cu ea, 3. S i cumpr ceva frumos nainte de weekend.

Rol 2 Manager, Obiective: 1. S termin de evaluat criteriile de performan ale colegilor pentru luna n
curs, 2. S stabilesc termenul de predare pentru proiectele X i Y, 3. S pregtesc edina cu echipa de
marketing.

La pasul 3, e timpul s programm aceste prioriti, s le punem n agend. Cnd mi propun s le fac?
Te rog s faci acest exerciiu pn la acest punct i i garantez c te va impresiona cel puin un lucru. Vei
vedea c i rmne n program o grmad de timp, ca s faci celelalte activiti. Ai pus pietrele mari mai
nti, acum poi s i programezi activitile mai mici.

Pentru c dai prioritate prioritilor, programul tu devine flexibil. Ai libertatea s mui anumite sarcini i
s tratezi evenimentele neprevzute. Cu acest model, tii c dac e ceva ce nu ai terminat la finalul zilei,
nu era chiar att de important. Pentru c nu l-ai pus n obiectivele tale sptmnale. :-)

Ultimul pas se numete adaptare zilnic. Cu alte cuvinte, i modelezi programul n funcie de nevoile
zilei. i recomand s faci aceast modelare n fiecare diminea, 3-5 minute. Dar nu o face pentru fiecare
zi fr s o fi fcut pentru toat sptmna mai nti. Altfel, vei reaciona mereu la nevoile zilei, fr s
satisfaci nevoile sptmnii.

Cum i se pare acest model? Sper s ncepi s-l foloseti chiar de azi, pentru c este simplu i aduce
rezultate pe msur.

Roluri Obiective Planificare Adaptare

e

3
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

2. ncepe cu ce nu-i place

Asta-i o idee pe care am nvat-o de la Brian Tracy i pe care o poi gsi detaliat n cartea cu acelai
titlu (sau Eat that frog, n limba englez). Suntem tentai s ne ncepem ziua cu acele activiti care ne
plac i s ne gndim c voi face mai trziu activitile dificile/neplcute, cnd o s am mai mult chef sau
energie. ns este o iluzie.

Dac nu ncepi cu broasca (cu ce nu-i place), te vei gndi toat ziua c o ai de fcut, iar asta i va
afecta performana la celelalte activiti. Dac mai nti scapi de ea, poi face apoi ce i place i ce te
relaxeaz. Dac lai pe mai trziu broasca, rmi fr energie i o mui ntr-un venic mine. Total
neproductiv. i s-a ntmplat i ie s amni lucruri importante din lips de timp? Dac da, s-a ntmplat
pentru c nu ai nceput cu ele, ci ai ales fie ce a fost plcut, fie ce a fost urgent.

3. Folosete cadranul timpului

Cadranul timpului este un instrument simplu pe care i-l poi lista i lipi pe peretele din birou i de acas.
Mai precis, este n forma unui cadran de ceas, pe care l mpari n 4, ca n desenul de mai jos.

Ideea de baz a acestui instrument este s te organizezi mai bine. Pe de o parte, decide pentru fiecare
interval de 3 ore care i este obiectivul principal. Cu alte cuvinte, care este acel lucru pe care, dac l fac
ntre 12:00 i 3:00, voi fi mulumit de mine? Practic, n fiecare zi vei avea 3-4 astfel de obiective, n
funcie de ct timp eti activ. i recomand s nu treci, totui, de 4. Un interval de 12 ore este mai mult
dect suficient pentru a fi monitorizat.

Pe de alt parte, poi folosi acest instrument pentru activitile ce pot fi comprimate n felii de cte 15
minute. De data aceasta, cadranul este pentru mprirea unei ore, n care poi include, de exemplu,

4
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

scrierea agendei, o edin, vizionarea unui video educaional i 2 telefoane ctre clieni. Important este
s le monitorizezi conform cadranului, ca s le respecii strict.

Un cunoscut investitor i-a dat seama c pierde extrem de mult timp pe edinele cu strinii care vin s i
prezinte idei de afaceri. Practic, o edin dura, n medie, 40 de minute, pentru c 10 minute treceau cu
formalitile i protocolul, nc 15 cu discuii despre vreme, costume i economie i mai rmneau 15
minute pentru a prezenta ideea.

Frustrat pe aceast pierdere de timp, i-a impus o nou regul, n concordan cu cadranul. i-a
cumprat o clepsidr, pe care a pus-o pe birou, la vedere i, de fiecare dat cnd un strin intra pentru o
edin, i strngea mna, ntorcea clepsidra i i spunea ai 15 minute ca s m convingi. Unii se
blbiau, alii erau ocai, iar alii ncepeau s grbeasc ritmul. El nu pierdea nimic. Oricum avea s
recunoasc ideile bune n 15 minute, fr alte adaosuri. Din contr, ctiga jumtate de or cu fiecare
astfel de edin.

Te invit s ncerci i tu cadranul. mparte-i obiectivele i respect termenele. Vei vedea cum programul
tu se aerisete, iar tu vei putea s faci mai mult.

4. Folosete tehnica Pomodoro

Pauzele sunt cheia productivitii. Productivitatea unui om care nu ia pauze scade ncet, dar sigur, la cel
mult 2 ore dup ce s-a apucat de treab. Asta pentru c atenia i energia noastr este limitat. De ce
crezi c la coal orele durau 50 de minute i apoi aveam 10 minute pauz? Pentru a pstra atenia
activ i a ne energiza.

Acelai lucru i-l propun ca regul de lucru n firm i n viaa personal. 50 de minute de lucru, 10
minute pauz. Se numete tehnica Pomodoro, deoarece te poi folosi de un cronometru numit
Pomodoro (ca n imagine). Poate fi un cronometru simplu, de buctrie. :-)

5
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

l setezi pe 50 de minute, n care regula este ca nimeni s nu ntrerup pe nimeni. Munc focusat,
premiat la final cu 10 minute de pauz, n care regula este ca nimeni s nu lucreze. Pauza este ideal
pentru a iei la o gur de aer sau pentru o can de ceai. Important este s te ridici de pe scaun, s te
plimbi, s respiri adnc. Vei reveni la lucru cu o alt energie.

Cnd ncepi s foloseti aceast tehnic, rezum-te la un singur Pomodoro/zi. Adic s lucrezi 50 de
minute concentrat, apoi s iei 10 minute pauz, iar apoi s lucrezi n ritmul cu care erai obinuit. Pe
msur ce te familiarizezi cu tehnica, poi s adaugi cte unul, treptat. Vei ajunge s lucrezi natural cu 5-
6 Pomodoro pe zi i vei simi o schimbare important de productivitate.

5. Scap de ntreruperi

Trim n epoca n care parc tot ce ne nconjoar strig dup atenie. De la telefon, email i Facebook i
pn la propriile griji, toate ne ntrerup din munc, mai mult dect am putea crede. De fapt, rezultatele
unui studiu recent sunt ngrijortoare. i anume, dup ce ai fost ntrerupt de ceva, s-a dovedit c
dureaz aproximativ 23 de minute pn s revii la acelai nivel de productivitate. Enorm!

Cum putem s scpm de ntreruperi? Exist numeroase reete, cu ingrediente diferite. Iat cteva
dintre aceste ingrediente. n primul rnd, contientizeaz ce anume te ntrerupe. Scrie o list cu toi
ceretorii de atenie, ca s i dai seama cnd te lai ntrerupt din munca ta. n al doilea rnd, cel puin
2 ore pe zi, cnd eti mai productiv, lucreaz singur, izolat. n al treilea rnd, poi folosi tehnica
Pomodoro, prezentat mai sus. Aa tii c mai ai X minute n care nu vrei s lai nimic s te ntrerup. Nu
n ultimul rnd, stabilete o regul de verificat emailul doar de 2 ori pe zi, cnd vrei tu. Dar nu mai
verifica din 5 n 5 minute, pentru c i rpete prea mult timp.

Te-ai lsat ntrerupt de ceva ct timp ai citit acest ebook? Cel puin ai avut tentaia, sigur. Aa cum am
spus deja, ne aflm toi n acelai pericol. Ne schimbm mult prea des focusul. Nu uita eti stpn pe
gndurile i atenia ta. Nu le lsa nedisciplinate, pentru c altfel, rezultatele tale vor fi la fel. Ceea ce
semeni, aceea vei secera.

6
24 de ore ca sa faci performanta Powered by Business Mastery

6. nva s delegi mai mult

De multe ori, cnd spunem c nu avem timp este pentru c vrem s facem singuri tot. Aa e i n cazul
tu? O vorb din popor spunea c dac vrei ca ceva s ias bine, trebuie s o faci tu. De unde
convingerea asta limitativ? :-)

Dac era natural s fim fiecare cu csua lui, istoria nu ar fi evoluat niciodat aa cum a fcut-o. Avem
nevoie de echipe ca s evolum la adevratul nostru potenial. Tocmai de asta, echip, n englez, e
TEAM: Together Everyone Achieves More (mpreun, toi obinem mai mult). mpreun. Asta nseamn
inclusiv c n programul tu exist sarcini pe care le pot i ar fi bine s le fac alii, din echip.

Chiar dac nu le fac la fel de bine ca tine, iat un calcul simplu care s te conving c e bine s delegi:

Tu singur = 1 x 100% = 100

2 colegi, care fac doar 80% din cat ai face tu = 2 x 80% = 160

Se spune c dac cineva poate face cel puin 80% din cum ai face tu un task, este mai bine s i dai lui s
fac, iar tu s te ocupi de alte task-uri care aduc cretere n afacere. Altfel, eti mereu prins cu
activitile de joas importan.

Ca soluie, scrie o list cu absolut tot ce faci ntr-o zi. Care sunt acele sarcini pe care le-ai putea delega?
ncepe s o i faci, chiar dac la nceput dai doar 1-2 astfel de sarcini. Dac asta i-a eliberat 15 minute
pe zi, este deja o victorie ce merit srbtorit.

7. Gestioneaz-i energia

Dincolo de gestionarea timpului, este esenial s i gestionezi energia. Degeaba ai timp, dac nu ai
energia necesar ca s te foloseti la maximum de el. Respect-i corpul. Respect orele de somn i
mesele principale ale zilei. Evit excesele i substanele duntoare. F micare n fiecare zi, chiar i 10
minute. Este spre binele tu s te disciplinezi. Dac eti plin de energie, ctigi timp, pe care altfel l-ai fi
cheltuit odihnindu-te sau fcnd lucruri la un sfert din productivitate.

Indiferent ce idei i metode alegi s adopi, te rog s renuni la fraza nu mai am timp. Ba da, ai. i
acum ai i 7 secrete cu care s-i gestionezi cele 24 de ore ca s faci performan! Mult succes!