Managementul comunicrii n proiecte

Grupe de procese
Monitorizare i
Domenii de Iniiere Planificare Execuie ncheiere
control
cunotine
Managementul Identificarea Planificarea Distribuirea Raportarea
comunicrii n factorilor comunicrii informaiilor performanelor
proiecte interesai Gestiunea
ateptrilor
factorilor
interesai
 Planul de Comunicare al
Proiectului

Crearea Planului de Comunicare formalizat:

Stabilirea stakeholderilor
Definirea nevoilor de comunicare ale acestora
Brainstorming n cadrul echipei de proiect => identificarea celor mai
adecvate ci pentru a rspunde nevoilor
Introducerea detaliilor legate de comunicare n planul de activiti
al proiectului
Monitorizarea i modificarea Planului de Comunicare pe parcursul
proiectului pentru asigurarea tuturor informaiilor necesare

2
 Planul de Comunicare al Proiectului

Mijloace de comunicare n proiect:

Obligatorii: rapoartele privind situaia curent, raportri financiare
Informaionale: informaiile pe care oamenii vor s le aib/
informaii pe care echipa de proiect vrea s le comunice
De marketing: materiale i informri care capteaz interesul i
stimuleaz entuziasmul pentru proiect i rezultatele acestuia

3
 Gestiunea echipei de proiect
Tipuri de colegi/ clieni: Managementul conflictelor
Furios:
Protesteaz cu voce tare, amenin, poate deveni chiar agresiv
Prietenos:
Caut s intre n vorb, i ofer serviciile, pune ntrebri personale
Vorbre:
i spune prerea fr a fi ntrebat, trece repede de la o problem la alta,
se concentreaz greu asupra unui aspect
Nemulumit:
Bombne tot timpul fr a preciza prea clar motivul nemulumirii, acuz la
modul general firma de neglijen i indiferen
Timid:
i vine greu s se exprime, i tot cere scuze, se blbie
4
 Gestiunea echipei de proiect
Tehnici generale de rezolvare a conflictelor
Retragerea/evitarea retragerea dintr-un conflict n desfurare sau potenial
Acceptarea/obinuirea accentuarea mai degrab a intereselor comune dect a diferenelor
Compromisul cutarea de soluii care aduc un oarecare grad de satisfacie tuturor prilor
implicate
Forarea insistarea asupra unui punct de vedere n detrimentul altora (conduce la situaii
de tipul win-lose)
Colaborarea ncorporarea mai multor puncte de vedere i opinii din diferite perspective
(conduce la consens i angajament)
Confruntarea/rezolvarea problemelor tratarea conflictului ca o problem care poate fi
rezolvat prin examinarea alternativelor (solicit o atitudine de tipul primete-i-ofer i un
dialog deschis)
5
Nevoile sale:
Colegul Furios
Vrea s i se fac dreptate
Vrea s impun respect
Convingerile sale:
pe ei nu i intereseaz problemele mele
probabil c oricum nu pot sa rezolv nimic, mcar s m descarc
Soluii:
Aplicai regula de aur linitete prima dat persoana i apoi
rezolv problema
Asumai-v eventualele greeli, chiar dac au fost comise de un
coleg de-al vostru demonstrai o atitudine pozitiv
Vorbii rar i calm

6
Nevoile sale:
Colegul Prietenos
Vrea s fie n relaii bune cu toat lumea
Vrea s i se rspund cu aceeai amabilitate
Convingerile sale:
dac m voi purta prietenos cu oamenii, mi vor rspunde la fel
dac am relaii bune, s-ar putea s obin avantaje suplimentare fa de
alii
Soluii:
Rspundei cu o atitudine la fel de prietenoas, pstrndu-v ns
atitudinea profesional i libertatea de decizie
Meninei o anumit distan, astfel nct s nu v poat fi cerute
favoruri mai trziu

7
Nevoile sale
Colegul Vorbre
Vrea s fie n centrul ateniei
Vrea s i se acorde importan
Convingerile sale
dac tac din gur, nimeni nu o s m bage n seam
dac vreau s ias aa cum vreau eu, trebuie s vorbesc pn o s
lase de la ei, numai s scape de mine
Soluii
Lsa-i-l s vorbeasc dac dorete, fr a v implica ns voi niv
n discuie se va pierde i mai mult timp
Deseori nu tie s asculte dac este necesar s l convingei ntr-o
anumit problem, fii pregtit s v repetai mesajul

8
 Colegul Nemulumit
Nevoile sale
Vrea s i se dea dreptate
Vrea s se descarce, chiar dac nu crede c va rezolva ceva
Convingerile sale
toi vor s profite de tine i de banii ti
pe ei nu i intereseaz deloc ce vrei tu vor doar s le intre banii n
buzunar
Soluii
Ascultai cu atenie ceea ce are de spus este posibil s aib dreptate
ncercai s identificai cauza nemulumirii sale dac este de natur
concret sau psihologic, i acionai n consecin
Mulumii pentru informaiile prezentate, i asigura-i-l c mulumirea sa
este cel mai important lucru pentru voi i pentru firma pe care o
reprezentai
9
 Colegul Timid
Nevoile sale
Vrea s nu ncurce pe nimeni, s nu creeze probleme
Vrea s termine ct mai repede ce are de fcut i s plece
Convingerile sale
dect s i deranjez pe oamenii tia, mai bine tac prerea mea oricum
nu conteaz prea mult
mai bine i las pe alii s vorbeasc, care se pricep mai bine
Soluii
ncercai s l implicai n discuie, adresndu-v lui ca unui partener n
rezolvarea problemei aprute
Stimulai-i stima de sine, prin a-I explica faptul c prerea lui este
important pentru voi i c doar cu aportul lui putei rezolva problema

10