Managementul ariei de cuprindere a proiectului

Grupe de procese
Monitorizare i
Domenii de Initiere Planificare Execuie ncheiere
control
cunotine
Stabilirea
Verificarea ariei de
Managementul ariei necesitilor
cuprindere
de cuprindere a Definirea ariei de
Controlul ariei de
proiectului cuprindere
cuprindere
Crearea WBS
Enunarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)

* Se descriu, n detaliu, livrabilele proiectului i activitile

necesare pentru crearea acestora => se prezint ce include
i ce exclude proiectul

2
 Enunarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)

Structur:
1.Aria de cuprindere a produsului/ serviciului final descrierea progresiv a
caracteristicilor produsului, serviciului sau a rezultatelor ateptate
2.Indicatori de succes definirea proceselor/ criteriilor pentru acceptarea
produsului/serviciului/rezultatului final
3.Livrabilele proiectului rezultate de tip output legate de produsul/serviciul
realizat prin proiect + rezultate conexe (rapoarte de management, documente etc)
4.Excluderile din proiect definirea specific a rezultatelor care NU fac obiectul
proiectului
5.Constrngerile proiectului ex: un buget predefinit, calendar impus de client,
prevederi contractuale
6.Ipotezele proiectului

3
 Enunarea ariei de cuprindere a proiectului
(The Project Scope Statement)
* Prin enunarea clar i detaliat a ariei de cuprindere a proiectului, vei reui s avei
succes!

Aria de cuprindere a unui proiect corect definit

Include limitele proiectului
Asigur o nelegere comun a proiectului de ctre prile interesate
Ajut la gestionarea expansiunii proiectului dincolo de sfera sa de cuprindere(scope
creep)
Si presupune
Mgt Factorilor interesati
Analiza problemelor, obiectivelor, strategiilor
Subdivizarea in componente(WBS)

4
 Managementul factorilor interesai
Orice persoan, grupuri de persoane, instituii,
asociaii sau firme care sunt sau ar putea deveni
implicate n proiect:

direct sau indirect,

pozitiv sau negativ

au un interes n proiect

5
 DE CE ANALIZA FACTORILOR INTERESAI ?
DE CE?

nelegerea nevoilor clienilor/beneficiari interni i

externi

Implicarea i motivarea celor interesai pentru a asigura

succesul proiectului

Asigurarea c ceea ce se implementeaz este ceea ce s-

a planificat i este ceea ce doresc stakeholderii

6
 ROLUL FACTORILOR INTERESAI

Acord sprijin i sunt resurs know how/ financiar pt

problemele/ necesitile proiectului.
Contribuie la fluxul informaional al proiectului
Se pot opune direciei de evoluie a proiectului n funcie
de interesele i nevoile proprii
Lipsa consultrii poate genera blocaj.

7
 PRIORITIZAREA PRILOR INTERESATE
Identificarea grupurilor importante
Cine vrea i cine poate (willing & able)
VREA NU VREA

POATE

NU POATE

8
 Matricea Caracteristicilor
Stake-holder Interese & ateptri Capacitatea i Aciuni posibile -
(VIS) (cum va fi afectat de motivaia de a Strategia
proiect) susine proiectul
interese,
ateptri (voin & atitudine Posibile aciuni pentru a
cum sunt afectai de fa de proiect)
proiect adresa interesele
Beneficii stakeholderilor
Pierderi

PAS I PAS II PAS III PAS IV

9
 Managementul factorilor interesai
concluzii
Cum se poate ine cont de FI?
Ce aciuni se pot/trebuie ntreprinse?
Cum se pot aborda FI?

10
 Analiza problemelor
Se analizeaz situaia existent relevant pentru ideea de
proiect

Se identific problemele principale

Se structureaz problemele identificate pe baza relaiei

cauz efect

11
 Analiza problemelor
O problem bine formulat...
se refer la o situaie existent

definete un aspect negativ

indic efectele negative pe care le genereaz

este raportat la unul sau mai multe grupuri sau categorii bine
determinate de persoane fizice sau juridice, a cror situaie e
afectat de existena sa

12
 Analiza problemelor
1. Identificarea problemelor
2. Selectarea unei probleme principale
3. Structurarea celorlalte probleme n funcie de problema principal,
pe baza legturii cauz-efect
Problemele care genereaz direct problema principal sunt
aezate sub aceasta - cauze
Problemele care sunt generate direct de problema principal sunt
aezate deasupra acesteia, ca efecte
4. Completarea schemei cu alte cauze/ efecte ale problemelor
identificate deja

13
 Analiza problemelor Structur

EFECTE

Problema
principal

CAUZE

14
 PERICOL DE NIVEL DE SIGURAN
RSPNDIRE A UNOR REDUS PENTRU
BOLI POPULAIA DIN ZON

EFECTE
LIPSA TRATAM. ACCENTUAREA UNOR DEZV. PROBLEME DE
MORTALITATE MEDICAL SNTATE MINTAL CE
MANIFESTRI
RIDICAT NECESAR INCLUD AGRESIVITATE
ANTISOCIALE

STAREA DE SNTATE
DEFICITAR A
COPIILOR STRZII DIN
ORAUL X

CONDIII DE ACCESUL LIMITAT LA SLABA CALITATE A

VIA INSALUBRE SERVICIILE DE ALIMENTAIEI
SNTATE
CAUZE
PRECARITATEA
INSUFICIENTE SPAII VENITURILOR
DE CAZARE

POSIBILITATEA
REDUS DE A OBINE
LOCURI DE MUNC
15
 INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSE
SCAZUTE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

EFECTE
COSTURI DE COMERCIANTII NU PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT PIERD VALOAREA
VOR SA DESERVEASCA
FRECVENTE CRESCUTE DE PIATA
PIETELE

RETEAUA
REGIONALA DE
DRUMURI
DETERIORATA

CAMIOANELE RECEPTIA/CALITATEA SISTEMUL DE

SUNT CONSTRUCTIEI INTRETINERE
SUPRAINCARCATE DRUMULUI SUB NECORESPUNZATOR
STANDARDE
CAUZE
ECHIPELE DE
MEASURILE DE INTRETINERE ALE APL
CONTROL SUNT NU SUNT EFICIENTE
INEFICIENTE
COMPETENTELE
SUNT GRESIT
DEFINITE

16
 Scopul i obiectivele proiectului
= soluii pentru rezolvarea problemelor identificate:

Scopul proiectului este reprezentat de schimbarea care

trebuie realizat pentru rezolvarea problemei principale

Obiectivele proiectului sunt principalii pai care trebuie

realizai pentru a realiza schimbarea definit n cadrul
scopului

17
 Scopul i obiectivele proiectului

pot fi privite ca reformulri pozitive ale problemei

principale, respectiv a primului nivel de cauze
identificate n cursul analizei problemelor
Exemplu:
Problema principal: starea deficitar de sntate a copiilor
strzii din oraul x
Scop: mbuntirea strii de sntate a copiilor strzii din
oraul x

18
 Scopul i obiectivele proiectului
Exemplu:
Cauze (primul nivel):
1. Condiii de via insalubre
2. Accesul limitat la servicii de sntate
3. Slaba calitate a alimentaiei
Obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiiilor de via...
2. mbuntirea accesului la serviciile de sntate...
3. Ameliorarea alimentaiei...

19
 Scopul i obiectivele proiectului
Legtura dintre scop i obiective trebuie s fie direct
Exemplu:

Scopul mbuntirea strii de sntate a copiilor strzii din oraul

x
se va atinge prin urmtoarele obiective:
1. Dezvoltarea nivelului de salubritate a condiiilor de via...
2. mbuntirea accesului la serviciile de sntate...
3. Ameliorarea alimentaiei...

20
 Nota: timpul verbului = participiu trecut

INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSE

SCAZUTE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

EFECTE
COSTURI DE COMERCIANTII NU PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT PIERD VALOAREA
VOR SA DESERVEASCA
FRECVENTE CRESCUTE DE PIATA
PIETELE

RETEAUA
REGIONALA DE
DRUMURI
DETERIORATA

CAMIOANELE CALITATEA DRUMURILE NU SUNT

SUNT CONSTRUCTIEI INTRETINUTE
SUPRAINCARCATE DRUMULUI SUB CORESPUNZATOR
STANDARDE
CAUZE
ECHIPELE DE
MEASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL SUNT NU SUNT EFICIENTE
INEFICIENTE
COMPETENTELE
SUNT GRESIT
DEFINITE

21
 Exemplu de Arbore al Obiectivelor

INVESTITII PRIVATE VENITURI MARITE

IN CRESTERE PENTRU OPERATORII
PRIVATI

Rezultate
COSTURI LE DE COMERCIANTII PRODUSELE AGRICOLE
ACCIDENTE TRANSPORT SUN VALORIFICATE
SUNT PREZENTI IN
PUTINE REDUSE PE PIATA
PIETE

IN RETEA
REGIONALA DE OUT
DRUMURI
REABILITATA

CAMIOANELE CALITATEA DRUMURILE SUNT

RESPECTA CONSTRUCTIEI INTRETINUTE
NORMATIVELE DE DRUMULUI ESTE IN CORESPUNZATOR
STANDARDE
Mijloace TRANSPORT

ECHIPELE DE
ACTIVITATEA DE INTRETINERE ALE GUV.
CONTROL ESTE INTERVIN PROMPT
EFICIENTA
COMPETENTELE
SUNT CLAR ALOCATE
22
 Scopul i obiectivele proiectului:
recomandri privind formularea

Scopul i obiectivele:
Trebuie s fie exprimate prin cuvinte care denot un proces,
parcurgerea unui drum:
mbuntirea, creterea, scderea, nfiinarea, crearea,
promovarea, dezvoltarea etc.
Scopul:
Fiecare proiect va avea un singur scop.
Obiectivele:
Fiecare proiect va avea cte 2-3 obiective.

23
 Scopul i obiectivele proiectului:
recomandri privind formularea
De asemenea, orice obiectiv trebuie s fie:

Specific ce? n avantajul cui?

Msurabil poate fi msurat?
Accesibil poate fi atins un asemenea obiectiv, n
general?
Realist poate fi atins cu mijloacele/ resursele existente?
Temporal determinat se raporteaz la un anumit
termen/ anumit durat de realizare?
24
 Scopul i obiectivele proiectului
Dac se urmrete ncadrarea viitorului proiect ntr-un
program de finanare se va verifica dac:

Scopul proiectului contribuie la realizarea obiectivelor

programului

Obiectivele proiectului se ncadreaz n domeniile

eligibile pentru finanare n cadrul programului

25
 Analiza strategiei proiectului

Se pstreaz n structura final a problemelor, scopului i

obiectivelor proiectului doar anumite elemente,
selectate pe baza unor criterii ca:

Nesuprapunerea cu iniiative aflate deja n derulare

Capacitatea organizaiei/ organizaiilor
Posibilitatea acoperirii costurilor necesare
Respectarea politicilor/ strategiilor n domeniu

26
 Analiza strategiei proiectului
Alte criterii folosite pentru determinarea structurii finale a proiectului (ex.):

Msura n care contribuie la ndeplinirea obiectivelor politicilor/ strategiilor

relevante

Consistena schimbrilor generate n favoarea beneficiarilor

Complementaritatea cu alte proiecte i programe

Oportunitile de finanare relevante

Raportul cost/ beneficiu

Contribuia la consolidarea capacitii organizaiei

Impactul asupra mediului

27
 Analiza strategiei proiectului
n urma acestei etape, se vor determina:
Problemele crora proiectul li se poate adresa n mod
realist
Scopul i obiectivele pe care i le poate propune
proiectul n mod fezabil
Cea mai eficient structur a interveniei/ soluiei
propuse de proiect

28
 Analiza strategiei proiectului
La finalul etapei de analiz a strategiei vom avea toate
elementele necesare privind:

Problema => scopul impactul

obiectivele rezultatele
activitile rezultatele
imediate

29
 Definirea ariei de cuprindere
= subdivizarea livrabilelor majore ale proiectului (identificate prin enunarea
ariei de cuprindere) n componente mai mici i mai uor de gestionat pentru a :
mbunti acurateea estimrilor de cost, timp i resurse
Defini o baz pentru msurarea i controlul performanei
Facilita mprirea clar a responsabilitilor
Instrumente:
Expertiz calificat
Analiza produsului/serviciului
Identificarea alternativelor
Participarea la workshopuri specifice

30
 Work Breakdown Structure
Defalcarea/spargerea ierarhic a proiectului
pe baza WBS se definesc lucrrile ce vor fi
realizate, responsabilitile pentru fiecare parte
de lucrare i se stabilesc datele i bugetul pentru
acestea.
Reprezint baza pentru metodele de planificare
i control

31
 Work Breakdown Structure
Reguli de elaborare:

Totalul pentru fiecare nivel trebuie s fie egal cu suma

totalurilor elementelor componente
Fiecare element va fi introdus doar o dat

32
 Work Breakdown Structure

Pasul 2: Descompunei PROIECT/Scop

proiectul n activiti 1
i introducei-le pe nivelul
al doilea
Pasul 3. Activitatea Activitatea
Descompunei ETC.
1.1. 1.2.
fiecare com-
ponent n
elementele
sale, i aa mai Subactivitate Subactivitate
1.2.3.
departe pentru 1.2.1 1.2.2
nivelele mai
detaliate
 Realizarea de lucrri de
modernizare a surselor de ap
din Mun. Trgovite, 1.1
Proces/Produs/Combinaie

Atribuirea
contractului de Desfurare lucrri Punere n funciune
lucrri 1.1.2 obiectiv 1.1.3
1.1.1.

Pregtire
documentaie de Proiectare Testare
atribuire 1.1.2.1. funcionare 1.1.3.1
1.1.1.1.

Lansare anun de Obtinere Recepie lucrri

participare1.1.1.2 certificate/avize 1.1.3.2
1.1.2.2.

Recepie oferte Incepere lucrri Punere n uz

1.1.1.3. 1.1.2.3. obiectiv 1.1.3.3.

Susinere edin
de deschidere a Execuie lucrri
ofertelor1.1.1.4. 1.1.2.4.

Evaluarea Recepie lucrri

ofertelor 1.1.1.5. 1.1.2.5.

Semnarea
contractului1.1.1.6
34 .
 Verificarea Ariei de cuprindere
= formalizarea aprobrii livrabilelor finale ale proiectului

Activiti:
-Msurare,
-Examinare,
-Verificarea nivelului n care livrabilele satisfac cerinele iniiale
i a gradului n care au fost atini indicatorii de succes

35