PROIECT DE PRACTIC

la Convenia-cadru privind efectuarea stagiului de practic n cadrul programelor de studii

universitare de licen sau masterat

Activiatea principal Gestionarea portofoliului de clieni asignai, cu

scopul colectrii creanelor acestora, prin
intermediul sistemelor i proceselor puse la
dispoziie.
Domeniu Finane
Portofoliul gestionat rile africane i rile Europene Emergente
(EEM) neintegrate (non-standard)
Sisteme/Programe/Rapoarte utilizate Raportul de colectare (Collections Plan)
SAP P01, LH
TRIM
Sandy
GetPaid
Procese aplicate Strategia de colectare, ce include urmtoarele
procese:
Procesul de escalare intern i extern
(IPN Internal Partner Notification)
Procesul de blocare cont (Credit Hold)
Procesul de ru platnic (Bad Debt)
Procesul de anulare a datoriei (Write-off)
Procesul de gestionare a disputelor
(Dispute Management)
Procesul de plat n avans (Advance
Payment)
Procesul de rambursare (Refund)
Procesul de netting
Procesul de plan pentru plat (Payment
Plan)
Procesul de credit la debit (I2I) etc.

n calitate de Administrator Credite am fost responsabil pentru gestionarea eficient i la timp,

administrarea, diminuarea riscurilor, precum i colectarea creanelor deinute de clienii din continentul
Africii i din rile Europene Emergente.

Aceast activitate a fost desfurat la nivelul portofoliului mai sus menionat, neintegrat, ceea ce
presupune prioritizarea manual a conturilor existente ntr-un raport de tip Microsoft Excel, n timp ce
portofoliile integrate presupun prioritizarea automat a conturilor, cu ajutorul sistemelor n care se
acioneaz. Statusul neintegrat al portofoliului duce la o complexitate mult ridicat a acestuia, fiind necesar
o analiz aprofundat a situaiei la nivel de portofoliu dar i la nivel de cont, pentru a putea lua o decizie
corect i final n ceea ce privete aciunile necesare.

Criteriile de prioritizare a conturilor, n funcie de impactul fiecrui criteriu, pot fi urmtoarele:

Suma datoriilor;
Zilele de ntrizere;
Promisiunile de plat;
Disputele.

Aceste criterii nu au o ordine standard de aplicabilitate, ntruct trebuie analizat situaia la nivel
de portofoliu pentru a determina care este factorul ce are cel mai mare impact, scopul principal fiind
asigurarea unui cash-flow ridicat la nivelul companiei.

Situaiile ntlnite n urma aplicrii strategiei de colectare sunt urmtoarele:

Clientul pltete;
Clientul nu pltete deoarece are o disput;
Clientul nu platete deoarece nu vrea/nu poate:

n continuare voi evidenia etapele parcurse pentru cazurile n care plata nu este colectat respectiv:

1) Clientul are o disput pentru prima variant se va aplica procesul de gestiune a disputelor
(Dispute Management), ce are ca scop rezolvarea problemei ridicate de client prin intermediul
analizei acesteia i a obinerea de informaii cu privire la metoda i timpul necesar rezolvrii
disputei. Dup ce au fost obinute aceste informaii, vor urma o serie de escalri interne pentru
rezolvare. Exist ns dou situaii cu privire la acest proces:
a. Disputa este valid (clientul are dreptate) n acest caz se va emite o not de credit
pentru factura disputat, ceea ce presupune aplicarea procesului debit la credit (I2I).
b. Disputa nu este valid (clientul nu are dreptate) n acest caz se va reveni la strategia
standard de colectare care poate rezulta n:
i. Clientul pltete.
ii. Clientul nu vrea/nu poate s plteasc caz discutat n continuare.

2) Clientul nu poate/nu vrea s plteasc:

a. Nu poate n acest caz putem concluziona c exist probleme de natur financiar n
cadrul companiei n cauz. Aadar, vom lua n considerare dou variante:
i. Incapacitate de plat pe termen scurt n acest caz va fi aplicat procesul Plan
de plat (Payment Plan), ce presupune stabilirea unor rate ealonate pe o
perioada agreat mpreun cu clientul.
ii. Incapacitate de plat pe termen lung n acest caz exist un mare risc de
insolven sau faliment, ceea ce duce la aplicarea procesului de Ru platnic
(Bad Debt), dac nu exist alte restricii legale la nivelul rii clientului.
b. Nu vrea n acest caz va fi aplicat procesul Ru platnic (Bad Debt)
 Am parcurs aadar etapele standard din cadrul aplicrii strategiei de colectare.

Dificultile ntlnite la nivelul portofoliului gestionat, dup cum aminteam la nceputlui acestui
proiect, au fost legat de faptul ca portofoliul era unul neintegrat, ceea nu asigura prioritizarea automat.

n scopul rezolvrii acestei situaii am implementat la nivelul echipei un raport de colectare

(Collections Plan) care s permit prioritizarea semi-automat a conturilor (menionez faptul c faceam
parte din echipa Non-Standard AR, care gestiona exclusiv portofoliile neintegrate).

Acest raport permite vizibilitate supra unor informaii ca:

Status la nivel de portofoliu:

o Suma plilor primite n valoare nominal i procentual
o Suma plilor promise
o Suma facturilor disputate
o Suma facturilor propuse pentru anulare
o Clieni contactai (%) vs. clieni necontactai
o Nr. total de facturi la nivel de portofoliu
Statusul curent al facturii
Urmtoarea aciune strategic
Data scadent i vechimea facturii
Comentarii la nivel de factur i la nivel de cont, n funcie de aciunea luat
Dat de follow-up automat
Data i vechimea disputei
Categorii de vechime
Opiunea de forecast la nivel de cont/factur

Bazndu-ne pe cele menionate mai sus, am obinut astel posibilitatea prioritizrii automate pe
baza:

Total sum datorat la nivel de client

Total sum ntrziat la nivel de cont
Categorii de zile de ntrziere
Data de follow-up
Facturi disputate
Promisuni de plat

Acest raport asigur alinierea portofoliului neintegrat la stadardele portofoliilor integrate, uurnd
astfel aplicarea strategiei de colectare i mbuntind rezultatele operaionale obinute.
 ANEXE

Raportul de colectare (Collections Plan)

1. Liniile A1:3 B1:3 butoane macro ce permit inserarea automat a datelor

Liniile C1:3 I1:3 statusul portofoliului
Coloana A Statusul facturii
Coloana B Urmtoarea aciune strategic
Coloanele C-K Informaii relevante despre client

2. Liniile L1:3 M1:3 Data de la care se calculeaz vechimea

Coloana L Data scadent
Coloana M Nr. de zile de ntrziere raportat la data introdus n M1:3
Coloana N Comentarii la nivel de cont/factur
Coloana O Data de follow-up
Coloana P Data disputei
Coloana Q Vechimea disputei raportat la data introdus n M1:3
3. Coloanele R-X Categorii de zile de ntrziere
Coloanele Y-AB Forecast la nivel de cont/factur