Prihotin Luminita Clarence

III AMF

Managementul timpului

INTRODUCERE:

Acum apropare 100 de ani, autorul care a pus bazele managementului stiintific,
Frederick Taylor postula principiul “Evidenta stricta a timpului sinormarea muncii”, facand un pas urias spre
cresterea eficientei in organizatie.Managementul inseamna conducerea eficienta si eficace a unei
activitati.Din aceasta perspectiva, managerul nu poate face afaceri profitabile pentru firmade care raspunde
daca nu stie sa gestioneze eficient resursele. Iar timpul este oresursa economica pretioasa,
pretentioasa si ireversibila: timpul fiind cea mai rara resursa fiind neinlocuibil dar in
acelasi timp “nelimitat”; este scump dar nupoate fi cumparat sau depozitat iar pierderea sa nu
poate fi asigurata de nici ceam a i m a r e f i r m a d e a s i g u r a r i d i n l u m e . C u t a o t e
a c e s t e a , t i m p u l n u e s t e proprietatea nimanui, este impersonal, al tuturor.Managerii preocupati de
performanta stiu insa ca timpul este masurabil iar managementul timpului este o prioritate in asigurarea succesului.
Managementul timpului inseamna de fapt, auto – management. Imbunatatirea
abilitatilor pe care le ai pentru a te ajuta sa planifici mai bine sarcinile la locul de
munca si sa delegi responsabilitatile mai eficient este cheiagestionarii optime a timpului.Lipsa
timpului este una dintre cele mai des invocate probleme ale societatii incare traim. Se
intampla adesea sa muncesti mult la locul de munca si sa nu reusesti sa termini intr-o zi
nici sarcinile cele mai importante, asta datorita “hotilor de timp”.
“HOTII DE TIMP” sau cauze ale managementului ineficient al timpului

•Intreruperi din cauza telefonului sau colegilor

•Sedinte si intalniri in timpul programului de munca
•Sarcini care nu sunt in fisa postului
•Amanarea si lipsa puterii de decizie
•Lipsa de comunicare la locul de munca
•Obiective neclare
•Lipsa planficarii
•Stresul si oboseala
•Incapacitatea de a refuza
•Stil de lucru dezorganizat

TEHNICILE MANAGEMENTULUI DE TIMP

Timpul este inerent in management. Managementul timpului inseamnacontrolul

acestei resurse. Este esenta progresului tehnic si economic, deoarecefructificarea unei idei depinde de
factorul timp.Managementul timpului prezinta numeroase avantaje pentru manageri. Acesta ii
favorizeaza:
•Sa atinga scopul urmarit
•Sa stabileasca prioritati
•Sa obtina o vedere de ansamblu asupra sarcinilor de realizat

1
Prihotin Luminita Clarence
III AMF

•Sa comunice mai bine

•Sa obtina mai multe rezultate pe unitatea de timp
•Sa delege sarcini
•Sa pastreze echilibrul in viata personala si profesionala
•Sa-si dezvolte creativitatea

STILURI COMPORTAMENTALE PRIVIND MANAGEMENTUL TIMPULUI

Oricare ar fi atributele sau calitatile unui manager de succes sau calitatilepersonalului

subordonat, un criteriu esential care sta la baza succesului consta inmodul de abordare a timpului. Exista
diferente importante intre care atributele sistilurile comportamentale personale care isi lasa amprenta in
acest sens:
•U n e l e p e r s o a n e l u c r e a z a m a i b i n e l a i n c e p u t u l z i l e i , i n t i m p c e altele mai bine
dupa-amiaza
•Unele persoane pot sa faca fata doar unei singure sarcini intr -o u n i t a t e d e t i m p ,
i n t i m p c e a l t i i p o t s a j o n g l e z e s i m u l t a n c u m a i multe activitati.
•Unii indivizi sunt foarte ordonati si metodici, altii sunt haotici si dezorganizati
3Cele mai frecvente erori in utilizarea timpului sunt:
•Sa muncesti mai mult sau mai repede
•Sa reduci timpul dedicat anumitor activitati, considerand ca acesteactivitati sunt mai putin importante decat altele
•Sa realizezi diferite sarcini in acelasi timp, considerand ca astfel utilizezitimpul in mod optim
•Daca esti tot timpul ocupat, ai senzatia ca in acest mod vei obtine cele mai bune rezultate
•Daca ai o responsabilitate mai mare crezi ca trebuie sa muncesti mai multpentru a da exemplu
•Sa acorzi mai mult timp luarii unor decizii si astfel deciziile vor fi mai binefundamentate

ZECE INSTRUMENTE PENTRU UN MANAGEMENT AL

T I M P U L U I EFICIENT

1) Stabilirea cu claritate a scopului si a termenului de realizare a acestuia

2) Alcatuirea unei liste de lucru si organizarea activitatii zilnice prinintermediul acesteia
3)Notarea in agenda reprezinta o modalitate de a nu uita dar si o sursa eliberatoare de stres
4) Implicarea si respectarea cu rigurozitate a termenelor limita
5) Clarificarea prioritatilor
6) Angajarea unei secretare eficiente si a unui asistent manager care sa preia o parte din
responsabilitatile mai putin importante
7) Aruncarea la “cosul de gunoi” a hartiilor si rapoartelor neimportante
8)Punerea la punct a unui sistem coerent in cadrul caruia fiecare activitateisi are stabilita clar pozitia
iar fiecare responsabil stie clar ce are de facut
9) Conducerea la usa a musafirilor nepoftiti sau care mananca timpul cu detalii
nesimnificative
10)Evitarea promisiunilor care au sanse mari de a nu fi onorate.

2
Prihotin Luminita Clarence
III AMF

AUTOMONITORIZARE PENTRU UN MANAGEMENT AL TIMPULUI

VERITABIL

•Cat timp iti ia sa faci fiecare lucru pe care il ai de facut?

•Cat timp iti citesti e-mailul?
•Cat timp vorbesti la telefon?
•Ce rezultat are fiecare lucru pe care il faci?
•Care sunt sarcinile care consuma timp?
•Cate lucruri neprevazute apar intr-o zi?
•Cat timp iti ia sa faci aceste lucruri?
•Care sunt lucrurile pe care le faci foarte repede?
•Cat timp iti ocupa sarcinile foarte importante?
•Ai sarcini fixe care se repeta in fiecare zi?
•Cat timp iti consuma acestea?

METODE DE ORGANIZARE

Nu exista o metoda unica, nu exista metoda cea mai buna. Printer cele mai folosite
metode pe care le poti alege, modifica sau mixa, ar fi:
) Lista cu sarcinile pe care le ai de facut (listarea lor de dimineata)
2) Organizarea lor in outlook
3)Folosirea unui soft in acest sens
4) Organizarea sarcinilor pe categorii:
-urgent si important
-urgent, dar mai putin important
-mai putin urgent si important
-mai putin urgent si mai putin important
5) Organizarea lor dupa tipul de actiune:
-e-mailuri
-telefoane
-intalniri
-adrese
-scrisori
-intocmire documente
-sarcini specifice locului de munca
6)Clasificarea agendei, unde trebuie sa treci lucrurile pe care le ai de facut
7)Forma tabelara pe prioritati pe un flipchart
8)Postituri de diferite culori pentru o vizualizare rapida

Bibliografie

3
Prihotin Luminita Clarence
III AMF

https://www.scribd.com