Controlul activitatii de vanzare

Activitatea de control a vanzarilor stabileste realizarile la sfarsitul perioadei

propuse sau a unei etape intermediare, din planul propus prin activitatea de
planificare.

Controlul are ca scop atat verificarea realizarilor cantitative ale planului propus
cat si metodele de realizare a lui sau cauzele nerealizarii planului.

Pentru a fi eficient, controlul activitatii de vanzare presupune analiza

rezultatelor obtinute de fiecare agent de vanzare in parte. Pentru a se simti in
permanenta controlat, agentul de asigurare va raporta zilnic, la doua zile sau
saptamanal rezultatele vanzarii.

Modalitatile de raportare ale agentilor se stabilesc de catre managerul agentiei

sau de directorul de vanzari si trebuie sa cuprinda detalii ale intregii activitati a
perioadei raportate precum si comparatii cu planul propus in buget, precum si concluzii
ce decurg din realizarea sau nerealizarea planului.

Sisteme de raportare

Se intocmesc rapoarte financiare care contin veniturile si cheltuielile realizate,

comparate cu cele prevazute in buget si raportate de vanzari care cuprind volumul de
prime subscrise si incasate, alaturi de numarul de asigurari incheiate pe clase de
asigurari, comparativ cu cele prevazute in planul agentiei.

Cu cat aceste rapoarte sunt mai detaliate cu atat contin informatii mai exacte
asupra cauzelor nerealizarilor sau motivelor de obtinere a succeselor.

Informatiile computerizate sunt obtinute intr-un timp scurt si dau avantajul

celui ce le obtine de a corecta deficientele care rezulta trecand peste faza de intelegere
a cauzelor care au dus la nerealizarea planului propus.

Rapoartele financiare

Modalitatea de raportare a veniturilor din vanzari si a cheltuielilor cu vanzarea

se stabilesc de catre directorul de vanzari si se transmit managerului de agentie.

La sfarsitul fiecarei perioade veniturile si cheltuielile se compara cu cele

planificate, eventualele diferente in plus sau in minus se analizeaza cu atentie si
obiectivitate.

Rapoartele agentului

In societatile de asigurare unde gradul de informare este mai redus, agentii le

intocmesc manual, frecventa lor fiind stabilita de catre managerul de agentie.

Societatile de asigurari mai mari au formulare standard care sunt completate

de agentii de asigurare, acestea fiind apoi computerizate pentru ca managerul agentiei
sa monitorizeze numarul intalnirilor avute, numarul de oferte de asigurare, volumul de
prime subscris, volumul de prime incasat, numarul de contracte nou incheiate, etc.
 Trecerea in revista a performantelor

Atunci cand se evalueaza performantele individuale ale agentului de asigurare

nu se evalueaza strict statistic rezultatele obtinute de acesta, ci mai mult se face o
evaluare de portofoliu cu accent pe perfectionarea pregatirii profesionale a agentului.

Evaluarea performantelor agentului poate evidentia faptul ca modalitatile de

compensare ale acestuia nu-l stimuleaza sau nu-l satisfac.

Evaluarea performantelor

Crearea unui sistem de evaluare a performantelor agentilor de asigurari dintr-o

companie este un lucru deosebit de greu. Aceasta pentru ca niciodata o companie nu
se poate compara cu alta, iar in cadrul unei companii, putine agentii se aseamana intre
ele asa cum nici zonele in care isi desfasoara activitatea nu seamana intre ele. In al
doilea rand pentru ca multi dintre factorii de care depind performantele agentilor nu
pot fi cuantificate sau nu pot fi evaluate cantitativ.

Totusi sunt agentii care au sisteme de evaluare a performantelor. Acestea au

cateva caracteristici comune:
- parametrii masurabili:
a) cantitativi: prime, comisioane, numar de contracte
incheiate,
b) calitativi: spirit organizatoric, cerc de relatii,
satisfacerea cerintelor asiguratilor, aspect, atitudine,
- stabilirea unor standarde de performanta,
- compararea performantelor obtinute cu cele planificate,
- analizarea rezultatelor obtinute impreuna cu agentul i
stabilirea criteriilor de evaluare pentru perioada urmatoare.

La stabilirea standardelor de performanta se face comparatie cu indicatorii

obtinuti de agentul cel mai bun din agentie, ca model unde se poate ajunge.

Perfectionarea pregatirii profesionale a tuturor agentilor din agentie si atingerea

de catre acestia a performantelor celui mai bun trebuie sa fie o prioritate a fiecarui
manager de agentie;

Actiunea corectiva

Daca unii dintre agenti nu ating performantele celor mai buni sau daca la
sfarsitul unui curs de pregatire profesionala acestia nu obtin rezultate satisfacatoare,
managerul trebuie sa ia masuri corective. Poate ca managerul care a facut angajarea
a gresit, persoana angajata pe post de agent poate nu este pregatita pentru activitatea
de vanzare sau poate ca agentul a abordat gresit actiunea de vanzare ceea ce
inseamna ca asigurarea nu a fost prezentata bine sau potentialul asigurat nu a fost
abordat corespunzator.

Daca motivul care sta la baza performantelor reduse nu poate fi eliminat, atunci
se concediaza agentul de asigurare.

Recompensele
 Cei mai multi agenti de asigurare doresc ca una din recompensele pentru
vanzarile realizate sa fie un post de manager sau de functionar in structurile superioare
ale companiei.

Promovarea in functia de manager a unui agent de asigurare este o decizie grea

si un risc pe care cel ce o face trebui sa si-l asume. Aceasta decizie este grea pentru
ca nu intotdeauna un agent de vanzari foarte bun va fi si un manager bun. In plus din
agentie se poate pierde un vanzator bun si poate se castiga un manager mediocru
pentru ca activitatea de vanzator este diferita de cea de manager.

Un manager bun trebuie sa gaseasca si sa promoveze acele metode de

recompensare a agentilor care sa-i faca sa fie multumiti si fara ca neaparat sa fie
promovati manageri.

Astfel de metode sunt:

a) stabilirea unei ierarhii in cadrul structurii de vanzari, cu diferite nivele
ierarhice, unde agentii sa poata fi promovati,
b) conceperea unui sistem de recompensare stimulativ pentru agenti
astfel incat acestia sa poata obtine retributii in bani mai mari decat
managerii si sa nu fie atrasi de perspectiva promovarii intr-un post
managerial,
c) prezentarea in permanenta a avantajului de a fi vanzator, de a avea o
libertate de actiune, de a-si face singur programul, de a obtine venituri
suplimentare si nu in ultimul rand de a cunoaste mereu oameni noi, de
a intra in contact cu oameni importanti.
Sedintele

Cei mai buni manageri de agentii considera sedintele ca o componenta de

control absolut necesara intr-o agentie de asigurari.

Pentru ca sedintele sa aiba efectul scontat, trebuie sa se tina regulat, in cadrul

lor sa fie transmise informatii utile, sa contribuie la sporirea spiritului de echipa si in
final sa contribuie la educarea si pregatirea profesionala a participantilor.

Sedintele sunt utile atat pentru agenti cat si pentru manageri, pentru:
a) feedback

- in cadrul sedintelor agentii pot sa-si exprime opiniile asupra unor probleme
ale agentiei sau ale lui, in activitatea curenta, astfel incat managerul va fi tot timpul
informat asupra acestora si va putea lua masurile de corectare adecvate,

- agentii vor putea fi informati asupra schimbarilor pe care managerul doreste

sa le faca, iar acesta va avea imediat un raspuns de acceptare sau de respingere a
schimbarilor anuntate de manager.
b) comunicarea

- scopul cel mai important al sedintelor este de comunicare si raspandire a

informatiilor in randurile angajatilor cu atributii asemanatoare,

- agentul intreprinde actiuni de vanzare sau de contactare a persoanelor care

au nevoie de asigurari, de unul singur, rolul sedintelor este acela de a avea schimburi
de idei si actiuni cu ceilalti agenti.
c) autoaprecierea
 - sedinta este cadrul ideal pentru a cultiva stima fata de propria persoana sau
de a o recastiga daca a fost pierduta, lucru indispensabil pentru ca in procesul de
vanzare agentii se intalnesc cu persoane care ii resping categoric.
d) alte avantaje

- cele mai multe sedinte organizate cu agentii de asigurari sunt organizate in

scopul imbunatatirii pregatirii profesionale a acestora, prezentarii unui produs nou sau
a mai multora, trecerea in revista a produselor societatii de asigurari, prezentarea unor
noi tehnici de vanzare sau chiar verificarea insusirii tehnicilor vechi de vanzare,

- multi manageri considera ca sedintele de instruire nu sunt apanajul lor, ci al

directorilor de vanzari sau a instructajului convocat special in acest scop. Practica a
dovedit contrariul pentru ca directorul de vanzari este de cele mai multe ori unul singur
la nivelul intregii societati de asigurare, iar pentru a-si dovedi utilitatea acesta va
delega unele dintre responsabilitatile sale pe aceasta linie, managerului de agentie,
mai apropiat de agentii care isi au domiciliul in raza agentiei sale,

- agentiile mici nu organizeaza sedinte tocmai pentru ca spatiul lor se reduce la

o incapere, problemele existente se cunosc de catre toata lumea, iar instructajul
profesional este facut de fiecare in parte, fiind vorba de 1-2 persoane,

- personalul auxiliar este necesar sa participe la aceste sedinte, chiar daca

informatiile care se transmit se pot obtine pe alte cai, pentru a pastra imaginea unei
firme organizate, profesioniste, in care spiritul de echipa este important.
e) frecventa

- pentru ca agentii de asigurare isi desfasoara activitatea in teren, este

importanta ziua si ora din cadrul saptamanii de lucru, cand se convoaca sedinta. Este
necesar sa se stabileasca o zi si o ora care sa fie respectate. Acestea se aleg in functie
de mai multe criterii:
- sa fie convenabile pentru toti membrii personalului,
- sa nu se suprapuna peste sarcinile de lucru,
- sa nu existe riscul de a fi intrerupta.

- din experienta mai multor manageri de vanzari s-a dedus ca cea mai
convenabila zi pentru sedinta este luni, la prima ora de lucru. Este necesara
respectarea acestui program pentru ca participarea la sedinte devine un automatism
si participantii pot fi mai receptivi.