FIRME DE ORGANIZĂRI EVENIMENTE –

TIPURI ŞI ORGANIZARE

Ciocan Mihai
Iosub Cosmin
Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iasi
Facultatea de Geografie si Geologie
Specializarea: Geografia Turismului
Grupa 1231A
 Introducere:
Organizarea de evenimente consta in procesul de organizare a unui festival,
congres, conferinta, ceremonie, competitie, expozitie sau petrecere. Organizarea
evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea si rezervarea unei
locatii pentru eveniment, obtinerea autorizatiilor necesare, coordonarea transportului
si a parcarii. In functie de natura evenimentului organizarea poate sa includa:
elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului si a
elementelor de entertainment, coordonarea completa cu locatia aleasa si serviciile
oferite de catre aceasta (electricitate si alte utilitati), aranjamentele de decor, mese,
scaune, echipe de suport si securitate, catering, elemente de signalistica, parcare,
curatenie.

Etapele organizarii unui eveniment:

Organizarea de evenimente consta in procesul de organizare a unui festival,
congres, conferinta, ceremonie, competitie, expozitie sau petrecere. Organizarea
evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea si rezervarea unei
locatii pentru eveniment, obtinerea autorizatiilor necesare, coordonarea transportului
si a parcarii. In functie de natura evenimentului organizarea poate sa includa:
elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului si a
elementelor de entertainment, coordonarea completa cu locatia aleasa si serviciile
oferite de catre aceasta (electricitate si alte utilitati), aranjamentele de decor, mese,
scaune, echipe de suport si securitate, catering, elemente de signalistica, parcare,
curatenie.

Firme de organizare de evenimente:

Firmele care activeaza in acest domeniu sunt, de cele mai multe ori,
specializate pe tipuri de evenimente: evenimente private, evenimente corporate,
evenimente publice de tipul concertelor, festivalurilor, etc.
La fel ca in cazul tuturor celor firme, o companie care are ca obiect de
activitate organizarea de evenimente are o structura bine definita, o ierarhie proprie
si o organizare precisa. Aceasta este foarte bine evidentiat prin intermediul
organigramei firmei.
In continuare am ales sa prezentam un model de organigrama ce apartine
unei firme ce organizeaza petreceri pentru copii, respectiv Clown Party
(http://www.clownparty.ro/ro/organizare-firma-clowni.html)

 Conducerea firmei

o Director general
 Asistent Manager
 Organizatori de evenimente
o Director de evenimente
o Coordonatori evenimente
 Secretariat
o Dispeceri
o Secretari
 Logistica
o Sef departament logistic
o Soferi
o Garderobiera
o Croitoreasa
o Tehnician IT si de comunicatii
 Departament artistic si creatie
o Artisti
 Clovni
 Actori
o Creatie
 Scenarist
 Designer vestimentar si de recuzita
 Contabilitate si HR
o Contabil
o Asistent contabil
o Director de resurse umane
o responsabil recrutare si training personal

Evenimentul – definitii
Conform Dictionarului Explicativ al Limbii Romane, un eveniment reprezinta o „
Întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate.”
Putem afirma deci ca evenimentul este constituit dintr-o varietate de activitati
care au ca scop obtinerea unor efecte de insemnatate deosebita, unice si irepetabile,
asupra celor care iau parte la desfasurarea acestuia. Deasemenea, un eveniment se
caracterizeaza printr-o planificare detaliata.
In scopul atingerii acestor obiectve, se utilizeaza mijloace financiare, tehnice si
umane , pentru a trece de la concept la idee, de la idee la success. Exista
deasemenea norme de calitate pe care prestatorul si beneficiarul le stabilesc in
prealabil.
Tipuri de evenimente:
Evenimentele au o gama foarte larga de influenta, in functie de grupul de
persoane carora se adreseaza, de numarul acestora, mediul de desfasurare, tipul
evenimentului etc. In tabelul ce urmeaza am evidentiat principalele tipuri de
evenimente:

Evenimente corporate Petreceri corporate

- Campanii PR - Aniversări de companii
- Conferințe - Baluri , Banchete
- Întâlniri , reuniuni de afaceri - Cocktail party
- Seminarii - Dineu de afaceri / de gala
- Simpozioane - Recepții
 - Summit - Eveniment de promovare de
- Team building campanie , produs
- Traininguri , cursuri - Lansări de firme
- Workshop-uri

Evenimente publice Evenimente sportive

- Caravane - Competiții
- Concerte - Concursuri sportive
- Festivaluri - Olimpiade
- Manifestații culturale - Sport extrem / Turism de aventură
- Prezentări de moda
- Turnee
- Zilele orașelor

Evenimente private Evenimente speciale

- Aniversări - Balul bobocilor
- Botezuri - Banchete de liceu / facultate
- Logodne - Luna de miere
- Nunți - Petrecerea burlacilor
- Petreceri pentru copii - Petreceri de Crăciun , Revelion
- Petreceri private , Paște
- Petreceri tematice - Dragobete
- Ziua femeilor ș.m.d

Managementul evenimentelor:
In organizarea unui eveniment se incepe cu elaborarea planului de actiune.
Apoi, conform realizat anterior, se trece la organizarea efectiva a evenimentului. Pe
toata aceasta durata, are loc o atenta monitorizare a evenimentului, precum si un
control in scopul respectarii normelor de calitate si performanta. Nu in ultimul rand,
este necesara o buna coordonare a resurselor ce sunt alocate pentru realizarea
acelui eveniment (resurse umane, materiale, financiare si, uneori, resurse
temporare).
Caracteristicile unui eveniment:
Fiind vorba de un serviciu si nu te un produs fizic, un eveniment preia
majoritatea caracteristicilor generale ale unui serviciu.
- Unicitatea: Exista intotdeauna variabile care asigura diferenta – deci niciun
eveniment nu este identic cu altul
 - Perisabilitatea: Presupune incapacitatea de stocare a serviciului – asadar
impune un grad de flexibilitate din partea organizatorilor
- Intangibilitatea: se refera la incapacitatea de a atinge (fizic) produsul respectiv.
Partial totusi, se pot pastra momente din acesta, prin fotografii, inregistrari
audio-video, diverse produse personalizate etc
- Dimensiunea ritualica a unor evenimente: este o componenta de baza,
deoarece se refera la originile cultural-istorice ale grupului
- Ambianta: Poate fi anticipata sau poate sa apara in mod natural
Planificarea se face în func
ie de mărimea
i de specificul evenimentului ,
timpul necesar planificării depinde de factorii anteriori men
iona
i .
Un eveniment insa nu se rezuma doar la momentele de desfasurare. Acesta
implica o planificare dinainte si deasemenea,mai implica o etapa foarte
importanta – evaluarea. La finalul activitatii, se analizeaza toate activitatile si se
determina acele activitati care au mers bine si nu trebuie schimbate (acestea pot
fi considerate un etalon pentru activitatile viitoare), activitatile care, desi s-au
desfasurat conform planului, pot beneficia de unele imbunatatiri, dar si activitatile
care nu au mers corect si care, deci, trebuie remediate/schimbate.
Asa cum se observa din tabelul anterior, evenimentele se impart in doua mari
categorii (care se divid, la randul lor, in mai multe subcategorii) : evnimente
corporate si evenimente private. ‚
Evenimentele corporate:
Acestea se refera la evenimente private tinute de companii sau afaceristi
pentru personalul propriu, clienti sau factori interesati. Aceste evenimente se pot
adresa unor audiente largi (conventii si conferinte), sau pot fi de o scara mai mica
(petreceri de vacanta, concerte private etc). Sunt cunoscute de asemenea sub
denumirea de ospitalitate corporativa – procesul de binedispunere a inivitatilor in
cadrul evenimentelor.
Fiecare dintre evenimente are nevoi specifice din punct de vedere al perioadei
necesare organizarii, nevoia de resurse umane sau numarul de participanti. In
scopul unei organizari optime, organizatorul de evenimente trebuie sa aleaga in
primul rand o locatie corespunzatoare (in functie de amplitudinea evenimentului,
preferintele clientului), servicii de sonorizare, catering, decorarea spatiului, dj,
prezentatori, firme de paza si protectie, servicii de curatenie etc. Toti acesti
furnizori de produse si servicii se regasesc fie in baza de date a companiei (din
activitatile anterioare), fie intr-un portal online specializat.
Dintre evenimentele corporative cunoscute, cel mai amplu si mai cunoscut
este conferinta, prin multitudinea sa de forme de organizare, tipuri, persoane
implicate etc.

Tipul conferinţei Descriere

Academică Eveniment formal în domeniul ştiinţei, unde cercetătorii
prezintă fie rezultate fie participă la workshopuri sau alte
activităţi academice
Business Organizată pentru a purta discuţii legate de business

Telefonică Efectuată cu ajutorul telefonului, la discuţie participând mai

mulţi membrii din diferite locaţii

De presă Organizată cu prilejul unui anunţ pentru media, la care se

aşteaptă întrebări despre cele anunţate

De pace Are ca scop încetarea unui conflict anume

De mediere
Între pârât şi acuzat, organizată pentru a se ajunge la un
acord comun, fără a mai merge în instanţa de judecată

Asemănătoare celei de business dar cu o participare mai

Comercială largă
şi posibilitatea de dezvoltare şi publicitate
Atletică Pentru un eveniment sportiv

Naţională Organizată pe o anumită temă, cu participarea restrânsă

Simpozion Un tip de conferinţă care are reguli mai puţin stricte

Pentru organizarea unei conferinte exista cateva etape specifice de urmat. In

primul rand, firma organizatoare este contactata de catre client in scopul stabilirii
caracteristicilor principale ale evenimentului: data, ora, durata, tipul evenimentului,
numarul de participanti, locatia, mentiuni speciale sau beneficiarul evenimentului.
Dupa stabilirea acestor date, organizatorul trece la gasirea locatiei potrivite,
conform criteriilor enuntate de catre client. Astfel, se gasesc toate locatiile
corespunzatoare disponibile, se centralizeaza toate datele, urmand a se alege
locatia cea mai potrivita din punct de vedere al costurilor individuale, precum si al
costurilor suplimentare (extraoptiuni). Dupa caderea de comun acord intre cele
doua parti, se achita avansul – acesta reprezinta o garantie ca evenimentul va
avea loc.
Urmatoarea etapa este pregatirea evenimentului, care poate fi mai simpla sau
mai complexa, in functiile de preferinte. Aceasta etapa este una dintre cele mai
importante, deoarece aici se realizeaza diferenta, prin detalii (daca serviciul
prestat este foarte satisfacator, vor mai exista colaborari viitoare sau chiar
recomandari).
 Desfasurarea evenimentului se realizeaza conform planului, urmarindu-se
evitarea incidentelor nedorite. La final organizatorul contacteaza beneficiarul
pentru o analiza a desfasurarii evenimentului. Aici clientul poate sa-si exprime
nemultumirile vizavi de ceea ce nu a functionat conform planului, iar
organizatorul, pe baza acestora, va cunoaste greselile comise si va avea grija sa
le evite in cadrul evenimentelor viitoare.
Evenimentele private:
La fel ca si in cazul evenimetelor corporate , evenimentele private se pot
imparti in mai multe categorii dupa cum urmeaza : aniversari , botezuri , logodne ,
nunti , petreceri pentru copii , petreceri private si petreceri tematice . De
asemenea , tot in aceasta categorie se integreaza si evenimentele speciale
precum sunt : balul bobocilor , banchetele de liceu si facultate , luna de miere ,
petrecerea burlacilor , petreceri de craciun si de revelion , ziua femeilor etc.
Ca si in cazul evenimentelor corporate, planificarea acestora tine cont de
marimea si de specificul evenimentului. Totusi, acestea au un caracter mai
personal – deci gradul de personalizare va fi mult mai mare, respectandu-se
exact indicatiile date de beneficiar.
Caracterul personal al evenimentului nu va afecta insa structura organizatorica
de baza: consultanta de specialitate in alegerea locatiei, determinarea bugetului
necesar, supervizare permanenta, programe de divertisment, crearea unui decor
personalizat, asigurarea sistemelor de sonorizare si lumini, servicii foto-video,
catering personalizat etc.
Organizarea unei aniversari pentru copii
Aniversarea este un eveniment memorabil, mai ales in viata unui copil.
De aceea, de cele mai multe ori se apeleaza la petreceri personalizate, pentru
crearea unor momente unice. Mai jos vom detalia principalele etape de
organizare a unei petreceri aniversare.
1. Tema petrecerii

In ultima vreme petrecerile pentru copii au devenit din ce in ce mai sofisticate.

Petrecerile tematice sunt la mare moda printre copii, dar si printre parintii acestora.
Petrecerile tematice presupun anumite costume si jucarii iar decoratia locatiei
petrecerii va fi cat mai apropiata de tema acesteia: o tema inspirata din basme,
desenele animate sau filmele preferate ale copilului, cum ar fi "Alba ca zapada si cei
7 pitici", "Shrek", "Insula piratilor" sau "Batman" etc.

2. Locatia petrecerii

Petrecerea pentru copii poate fi organizata in diferite locatii, in functie de buget.

Acasa poate fi cel mai convenabil financiar vorbind, dar si cel mai stresant avand in
vedere dezastrul pe care un grup de copii il poate lasa in urma. Se pot lua in
considerare si ate locatii pentru petrecerile copiilor, cum ar fi un parc acvatic, un fast-
food care ofera astfel de servicii, sau chiar acele locatii speciale pentru petrecerile
copiilor.
3. Meniul pentru copii

In cadrul petrecerilor aniversare pentru copii, mancarea nu va ocupa niciodata

primul loc in topul prioritatilor acestora. Se poate opta pentru mici gustari, prajituri,
sucuri, pizza etc. Singurul element din meniul alimentar care intr-adevar conteaza
este tortul aniversar, care trebuie sa respecte tema petrecerii sau preferintelor
aniversatului. Acesta poate fi asortat cu o sampanie pentru copii.

4. Distractia

Desi copii au diferite moduri de a se juca si de a se distra singuri cu jucariile,

este recomandat sa se pregateasca in prealabil momente deosebite de divertisment.
Se pot angaja animatori pentru petreceri, care au multe modalitati de amuzare a
copiilor, de la pictura pe fata la jocuri potrivite fiecarei varste, glume si cantecele. Tot
pentru distractia celor mici se poate utiliza o statie de karaoke sau niste jocuri de
grup.

5. Cadourile
In primul rand cel „vizat” sa le primeasca este copilul aniversat. Totusi, o idee
buna este acela de a realiza mici atentii (dulciuri, mici jucarii) pentru fiecare copil
participant la petrecere, pentru a asigura bunadispozitia fiecaruia.

Organizatorul va avea grija ca toate etapele de mai sus sa se desfasoare intr-

o maniera optima, tinand in permanenta legatura cu clientul serviiciilor prestate
(parintii). Deasemenea, ca in cazul evenimentelor corporate, la final se organizeaza
o sesiune de feedback, se achita restul de bani si, eventual, se fac anumite
recomandari.
Bibilografie:
 Schafer-Mehdi Stephan, 2008, Organizarea Evenimentelor, Editura ALL
http://www.qbebe.ro/psihologie/jocuri_si_activitati/5_idei_pentru_organizarea_ani
versarii_copilului
http://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_entertainment