Sunteți pe pagina 1din 7

#TIP ENTITATE# #DENUMIRE ENTITATE#

Procedură documentată

ȘEDINȚA DE DESCHIDERE Ediția I, Revizia 0


Cod: PO-04

Valabil din data: #DATA#

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în
cadrul ediţiei procedurii operaţionale
Elemente privind
responsabilii/ Numele și prenumele Funcția Data Semnătura
operațiunea
1 2 3 4 5
#FUNCTIE
1.1. Elaborat #NUME ELABORAT# RESPONSABIL
ELABORARE#
#FUNCTIE
1.2. Verificat #NUME VERIFICAT#
VERIFICAT#
1.3. Avizat #NUME AVIZAT# Președinte comisie
#FUNCTIE
1.4. Aprobat #NUME CONDUCATOR#
CONDUCATOR#

Acest document este proprietatea intelectuala a #TIPULUI ENTITATII# #DENUMIRE ENTITATE#. Orice
utilizare sau multiplicare, partiala sau totala, fara acordul scris al proprietarului, este interzisa.
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 2 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

2. Cuprins

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii operaţionale .................................................................................................. 1
2. Cuprins ......................................................................................................................................................... 2
3. Scopul procedurii operaţionale .............................................................................................................. 2
4. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale ................................................................................ 2
5. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale ................................... 2
5.1. Reglementări internaţionale ................................................................................................................ 2
5.2. Legislaţie primară.................................................................................................................................. 2
6. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională ........................................ 3
7. Descrierea procedurii operaţionale ....................................................................................................... 3
8. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii...................................................................... 5
9. Formular evidență a modificărilor ......................................................................................................... 5
10. Formular analiză procedură .................................................................................................................. 5
11. Formular distribuire procedură ............................................................................................................ 6
12.Anexe, înregistrări, arhivări .................................................................................................................... 6

3. Scopul procedurii operaţionale


3.1. Sa efectueze o şedinţa de deschidere cu reprezentanţii (denumirea entităţii/structurii auditate) pentru
a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru privind auditul.

4. Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale


4.1. Prezenta procedura se utilizează de către Auditorul intern din cadrul Primăriei, în vederea efectuării
auditului public intern, conform prevederilor sistemului de control managerial implementat în cadrul #TIPULUI
ENTITATII# #DENUMIRE ENTITATE#.

5. Documente de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurale


5.1. Reglementări internaţionale
- Standardele internaţionale de audit intern - site-ul IIA- Standardele internaţionale de audit intern - site-
ul IIA, The Institute of Internai Auditors/MFP, 2002.

5.2. Legislaţie primară


- Ordinul nr. 600 al Secretarului General al Guvernului din 20 aprilie 2018 privind
aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
- Ordinul ministrului ministrului finanţelor publice nr.252/2004 pentru aprobarea Codului Etic al auditorului
intern.
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern - Republicare*;
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 3 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

5.3. Legislaţie secundară


- Hotărârea nr. 1086 din 11 decembrie 2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea
activităţii de audit public intern, in temeiul art. 108 din Constituţia României, republicată, şi al art. V alin. (1) din
Legea nr. 191/2011 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern;

5.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entităţii publice


- R.O.F.
- Fisa postului
- Acte de control – recomandări

6. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţională


6.1. Definiţii ale termenilor

Nr.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
crt.
Procedura Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru
1.
operaţională stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităţii, cu privire la aspectul procesual
Reprezintă o activitate funcţională, independent şi obiectivă care dă asigurări şi consiliere
conducerii pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activitatea
2. Auditul public intern entităţii publice. Ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare
sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de
conducere, bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de administraţie
Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi obiective şi de
3. Audit evaluare a lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de
audit
4. Criterii de audit Ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă
5. Auditat Zonă, compartiment, activitate în care se desfăşoară auditul
Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului în cauză, în ceea ce
6. Analiză
priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite
Ediţie a unei
7. proceduri Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
operaţionale
Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai
Revizia în cadrul
8. multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi
unei ediţii
difuzate
Sistem de control Ansamblu de structuri organizatorice, responsabilităţi, proceduri, procese şi resurse ce are ca
9.
managerial scop implementarea controlului managerial
10. Comisia Comisia de monitorizare a dezvoltării sistemului de control managerial

6.2. Abrevieri ale termenilor


Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. P.O. Procedura operaţională
2. E Elaborare
11. V Verificare
3. A Aprobare
4. Ap. Aplicare
5. Ah. Arhivare

7. Descrierea procedurii operaţionale


7.1. Generalităţi
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 4 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

Ședinţa de deschidere a misiunii de audit public intern se derulează la unitatea auditată, cu participarea
auditorului şi a personalului entităţii/structurii auditate, şi are rolul de a permite realizarea de discuţii cu privire
la rolul misiunii de audit public intern, obiectivele generale şi modalităţile de lucru în vederea realizării misiunii
de audit public intern, precum şi pentru a stabili persoanele de contact pe perioada derulării misiunii de audit
public intern.
Ordinea de zi a şedinţei de deschidere va cuprinde:
a)prezentarea auditorilor interni/a supervizorului, după caz;
b)prezentarea obiectivelor generale ale misiunii de audit public intern;
c)comunicarea termenelor de desfăşurare a misiunii de audit public intern;
d)stabilirea persoanelor responsabile din partea structurii auditate în vederea desfăşurării misiunii de audit
public intern;
e)prezentarea Cartei auditului intern;
f)asigurarea condiţiilor de lucru necesare derulării misiunii de audit public intern.

7.2. Documente utilizate


7.2.1. Lista şi provenienţa documentelor utilizate
- Minuta şedinţei de deschidere, elaborată de către auditorul intern;

7.3. Resurse necesare


7.3.1. Resurse materiale
- mobilier pentru stocarea dosarelor;
- PC cu acces la internet şi la reţeaua proprie a #TIPULUI ENTITATII# #DENUMIRE ENTITATE#
#DENUMIRE JUDET#;
- linie telefonică;
- aparat fax;
- copiator;
- imprimantă;
- rechizite specifice.

7.3.2. Resurse umane


- Personalul din cadrul #COMPARTIMENTULUI DENUMIRE COMPARTIMENT#/Auditorul intern cu
contract de prestări servicii de audit;
- Comisia de monitorizare;

7.3.3. Resurse financiare


Conform bugetului #TIPULUI ENTITATII# #DENUMIRE ENTITATE# #DENUMIRE JUDET# pentru anul în
curs.

7.4. Modul de lucru


7.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
Primarul
Participa la desfăşurarea şedinţei de deschidere.
Stabileşte persoanele din cadrul entităţii/structurii auditate care vor participa la şedinţa de deschidere.
Asigură participarea persoanelor desemnate.

Auditorul
Stabilește data şedinţei de deschidere.
Contactează telefonic entitatea/structura auditată pentru a stabili data întâlnirii.
Stabilește ordinea de zi a şedinţei de deschidere.
Participă la şedinţa de deschidere.
Întocmește minuta şedinţei de deschidere. Minuta şedinţei de deschidere cuprinde în prima parte
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 5 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

informaţii generale referitoare la organizarea şedinţei şi la participanţi, iar în partea a doua stenograma
discuţiilor purtate.
Consemnează în cadrul minutei toate aspectele dezbătute.
Îndosariază minuta şedinţei de deschidere în dosarul misiunii de audit public intern.

A. Menţiuni generale
- tema misiunii de audit public intern;
- perioada auditată;
- numele celor care întocmesc Minuta şedinţei de deschidere;
- numele persoanei însărcinate cu verificarea întocmirii Minutei şedinţei de deschidere conform prezentei
proceduri;
- lista participanţilor la şedinţa de deschidere cu menţionarea numelui, funcţiei, direcţiei şi a numărului de
telefon.
B. Stenograma Şedinţei de deschidere
- cuprinde redactarea în detaliu a dezbaterilor Şedinţei de deschidere.
- îndosariază Minuta Şedinţei de deschidere în dosarul permanent

8. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii


Compartimentul
Nr.
(postul)/acţiunea Auditorul intern #FUNCTIE CONDUCATOR#
crt.
(operaţiunea)
0 1 2
Participa la desfăşurarea şedinţei de
1. A
deschidere
Contactează telefonic entitatea/structura
2. E
auditată pentru a stabili data întâlnirii
întocmeşte Minuta şedinţei de deschidere
3. E
(Model B-02)
îndosariază Minuta Şedinţei de deschidere
4. E
în dosarul permanent

9. Formular evidență a modificărilor

Data de la care se
Editia sau, dupa caz, revizia in Componenta Modalitatea aplica prevederile
cadrul editiei revizuita reviziei editiei sau reviziei
editiei
1 2 3 4
Integral
9.1. Editia I/0 Elaborarea editiei #DATA#
initiale
9.2. Revizia 0

10. Formular analiză procedură

Denumirea Nume Șef Aviz favorabil Aviz nefavorabil-


compartimentului care compartiment/ Observații
exprimă punctul de responsabil Data Semnătura
vedere
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 6 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

#COMPARTIMENT
DENUMIRE
COMPARTIMENT1#
#COMPARTIMENT
DENUMIRE
COMPARTIMENT2#
#COMPARTIMENT
DENUMIRE
COMPARTIMENT3#

11. Formular distribuire procedură

Nr.c Semn Data Data


Nume
rt. Scopul Exem atura retragerii intrarii în
Compart si Data
difuzari plar Functia procedurii vigoare a
iment prenu primirii
i nr. versiunii noii
me
inlocuite proceduri
1 2 3 4 5 6
#COMPA
RTIMEN
T #FUNCTIE
DENUMI RESPONSABI
11.1 Aplicare 1
RE L
COMPA ELABORARE#
RTIMEN
T1#
#COMPA
RTIMEN
T #FUNCTIE
DENUMI RESPONSABI
RE L
COMPA ELABORARE#
RTIMEN
T2#
Comisia
11.2 Informa de Presedinte
2
. re monitoriz comisie
are
Arhivar
11.3 3 Arhiva Arhivar
e
Aprobar
11.4 4 Primar Primar
e
.

12.Anexe, înregistrări, arhivări


Arhivare Alte
Nr. Denumirea Număr de
Elaborator Aprobă Difuzare element
anexă anexei exemplare
Loc Perioadă e
0 1 2 3 4 5 6 7 8
Anexa 1 Minuta Auditor #FUNCTIE #COMPARTIMENT Conform
2 Arhiva
PO- şedinţei de intern CONDUCA DENUMIRE Nomenclatorului
#TIP ENTITATE# Procedură Formalizată
ȘEDINȚA DE Ediţia: 1
#DENUMIRE Nr. de ex. 1
ENTITATE# DESCHIDERE
Revizia 0 Nr. de ex. 1
#COMPARTIMENT DENUMIRE
Cod: PO-04 Pagină 7 din 7
COMPARTIMENT#
Exemplar nr. 1

04/F1 deschidere TOR# COMPARTIMENT# Arhivistic