SĂ NE REAMINTIM!

• Enumeraţi
operaţiunile
arhivistice.
• Din ce se compune
o unitate
arhivistică?
• Care este utilitatea
inventarului
arhivistic?
EFECTUAREA OPERAŢIUNII DE
SELECŢIONARE A
DOCUMENTELOR
 I. Selecţionarea documentelor şi
distrugerea securizată: generalităţi
• Selecţionarea este operaţiunea
arhivistică de stabilire a valorii
documentar-istorice sau practice a
unităţilor arhivistice dintr-un fond sau o
colecţie, în vederea păstrării permanente
a celor ce fac parte din Patrimoniul
Arhivistic Naţional şi eliminarea celor
lipsite de importanţă.
Selecţionarea documentelor
 În stabilirea importanţei documentelor,
trebuie avute în vedere:
• - valoarea istorică sau ştiinţifică;
• - vechimea documentelor, caracteristici de formă, suport,
ornamentaţi;
• - frecvenţa în cadrul Patrimoniului Arhivistic Naţional şi
universal;
• rolul şi atribuţiile creatorului de documente şi locul
ocupat de acesta în sistemul instituţional din ţara
noastră;
• - cantitatea documentelor unui fond sau ale unei părţi din
fond;
• - valoarea practică a documentelor;
• - starea de conservare a documentelor.
Stabilirea importanţei documentelor
 1. Lucrarea de selecţionare – întocmire,
avizare, aplicare
Etape:
1) verificarea unităţilor arhivistice ce urmează a fi supuse
selecţionării;
2) modificarea inventarelor arhivistice, acolo unde este cazul;
3) prezentarea inventarelor documentelor propuse Comisiei de
Selecţionare, care va analiza şi va formula observaţii pe
marginea lucrării;
4) modificarea inventarelor arhivistice conform indicaţiilor
Comisiei de Selecţionare;
5) punerea la dispoziţie a documentelor propuse spre selecţionare
cu ocazia verificărilor Comisiei de Selecţionare şi ale
reprezentantului Arhivelor Naţionale;
6) verificarea şi scoaterea din depozit,a dosarelor selecţionate;
7) înscrierea în Registru de evidenţă curentă de intrare-ieşire a
unităţilor arhivistice scoase din depozit.
Lucrarea de selecţionare – întocmire
 II.Selecţionarea documentelor
deteriorate irecuperabil
Datorită:
• condiţiilor
improprii de
păstrare a
documentelor;
• calalmităţi
naturale.
 În urma costatării unor documente
deteriorate irecuperabil, se vor lua
următoarele măsuri:
• efectuarea evidenţei acestora, pe baza inventarelor;
• în cazul în care nu sunt inventariate, se va nota
cantitatea estimată şi genul documentelor, anii
extremi, dacă este posibil;
• aceste aspecte vor fi prezentate Comisiei de
Selecţioanre întrunite, care vor analiza situaţia şi vor
decide în consecinţă;
• Comisia de Selecţionare întocmeşte un proces verbal
privind selecţionarea documentelor deteriorate
irecuperabil, care va fi înaintat Arhivelor Naţionale.
Verificarea existentului cu
inventarul
 III. Selecţionarea globală a
documentelor cu termen de păstrare 1-5
ani
• Arhivele Naţionale au stabilit ca
documentele vădit nefolositoare, de
acelaşi fel, cu termen de păstrare între 1-5
ani, găsite în depozite pe parcursul
ordonării documentelor fără evidenţe
(spre exemplu: fişe de pontaj, condici de
prezenţă, boniere, chitanţiere etc.), la
expirarea termenelor de păstrare, să fie
separate de restul documentelor fondului,
în vederea eliminării lor globale, cu
ocazia selecţionării.
 Încheierea lucrarii de selecţionare
se face prin:
• Înscrierea u.a. într-un inventar care va
cuprinde următoarele elemente: nr. crt.,
categoria de documente, anii extremi,
cantitatea (în m.l sau u.a.), poziţia din
nomenclator şi termenul de păstrare;
• Întocmirea unui proces verbal(model anexă)
din Legea 16/1996, care se înaintează spre
aprobare conducerii unităţii.
 Anexa nr. 5 din Legea Arhivelor
Naţionale nr. 16/ 1996:

..........................
(denumirea creatorului)
..........................
..........................
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. ............

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul (Decizia) nr. ...... din ........., selectionând în sedintele din ........ documentele din anii*) ..................
avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirindu-le termenele de pastrare prevazute an nomenclatorul
unitatii.
Presedinte, Membri, Secretar,
.................... .................... ....................
(numele si prenumele) (numele si prenumele) (numele si prenumele)
Semnatura Semnatura Semnatura
..................... ..................... .....................
.....................
.....................

---------------
*) Anii extremi.
 Lucrarea de selecţionare este
REŢINE! definită ca fiind documentaţia
întocmită în vederea selecţionării
unităţilor arhivistice şi se constituie din
următoarele elemente:
- adresa de înaintare către Arhivele
Naţionale, înregistrată şi datată la zi.
- proces verbal de selecţionare, model
anexă, din Legea 16/1996, aprobat de
conducerea unităţii.
- inventarul documentelor propuse de
comisia de selecţionare spre a fi
eliminate.
- inventarul documentelor permanente
create de către compartimentele de la
care se selecţionează documente şi
din perioada pentru care se
efectuează selecţionarea.
 ATENŢIE!
• Operaţiunea
de
selecţionarea
are caracter
ireversibil!!!!!