Electronic Records Management –

O revizuire a de lucru de un deceniu şi de reflecţie asupra viitorului INTRODUCERE

Direcţii deceniu al anilor 1990 va fi, fără îndoială, amintit ca o perioadă care a cunoscut o
difuzarea incredibil de tehnologia informaţiei printr-o răspândire masive şi neprevăzute în
utilizarea de personal computere şi reţele locale, maturizarea Internet, şi de dezvoltare a
World Wide Web şi ei să permită software interfaţă de browser. Acesta a fostun deceniu
care a văzut apariţia de reţele şi schimbul de informaţii pe scară largă, de transformare de
la personal la locul de muncă calcul de grup, şi de arhitectura de întreprindere şi sisteme
integrate. Pe scurt, 1990 a fost un moment în care puterea de calcul şi crearea de
documente a trecut din mâinile de furnizorii tradiţionali de date centralizate şi în mâinile
lucrătorilor individuali. Două din cele mai importante consecinţe ale acestor schimbări cu
adevărat revoluţionareau fost modul în care întreprinderile de transformare a funcţionat şi
persoanelor fizice a lucrat şi în modul în care instituţiile şi lucrătorilor comunicate.
Printre modificările cele mai importante în aceste domenii au fost apariţia unor modele de
comunicare mai puţin centralizate, de comunicare mai orizontală în afara canalelor
birocratice tradiţionale, şi de proiecte de colaborare de echipă şi conceptul de
transformări rezultată din fluxul "spaţiul virtual de lucru comun." de inter-şi
intra-organizaţionaleinformaţii şi în procesele de flux de lucru şi de afaceri dramatic şi
irevocabil modificat locul de muncă.

Pentru descrieri ale acestor schimbări tehnologice, a se vedea Martin Campbell-Kelly şi

William Aspray, Computer: O istorie a Machine Informaţii (New York: Basic Books,
1996), pp. 157-300; Joel Shurkin, Motoare de Mind: Evolution a calculatorului de la
mainframe-uri la Microprocesoare (New York: WW Norton, 1996), pp. 248-337; şi Don
Tapscott şi Caston Arta, Paradigm Shift. Noua promisiune a Tehnologiei Informaţiei
(New York: McGraw-Hill, Inc, 1993), pp. 121-164, 231-255.Pentru descrieri ale mediului
de lucru în schimbare, a se vedea Thomas H. Davenport, Informaţii Ecologie (New York:
Oxford University Press, 1997), pp. 3-28; Thomas H. Davenport, procesul de inovare.
Reengineering de lucru prin intermediul Tehnologiei Informatiei (Boston: Harvard
Business School Press, 1993): 71-93; Michael Hammer şi James Champy, Reengineering
Corporation. Un Manifest pentru Revoluţia de afaceri (Business Harper, New York, NY,
1994), pp. 65-101. James Martin, Cybercorp.Revoluţia New Business (New York, NY:
AMACOM, 1996), pp. 3-58; Don Tapscott şi Caston Arta, schimbare de paradigmă. Noua
promisiune a Tehnologiei Informatiei, pp. 1-27, 185-230.
modificări semnificative au fost, de asemenea, apar în produsele de la această comunicare
- record de afaceri. transformări Rapid în forma de înregistrare - apariţia de documente
hypermedia, documente dinamic, e-mail - tehnologi vi se solicită, dar mai ales
profesionisti evidenţe ", adică, arhivişti şi manageri de înregistrări, pentru a cere
din ce în ce: ce este această electronic (digital) record? Cum este diferit de formele
tradiţionale analogice, cum ar fi cele conservate pe hârtie, microfilmşi pe audio şi casete
video? Cum vom gestiona şi de a conserva acest record? În cele din urmă, această
dezbatere a dat naştere la reflecţii mai larg şi o serie de întrebări şi probleme legate de
rolul de administrare a înregistrărilor profesionist. Ce arhiviştii şi managerii de
înregistrări contribui la societate? Care este relaţia lor cu alţi profesionişti de gestionare a
informaţiilor? Nu arhiviştii şi managerii înregistrările posedă cunoştinţele şi abilităţile
necesare pentru a gestiona înregistrările digital?Ce teorii, principii şi tehnici va continua
să ghida profesioniştilor evidenţe "în munca lor? Înainte de a se poate adresa aceste
întrebări şi să înceapă să se stabilească de ce schimbări în tehnologie au avut un
asemenea impact asupra arhivişti şi manageri de înregistrări, avem nevoie de scurt pentru
a revizui evoluţia de automatizare şi evidenţei.

Scurtă Revizuirea de calculare şi Evidenţa primele zile de calcul, din 1950-1970, au fost
dominate de întreprinderile mici şi calculatoare mainframe masiv (utilizate în principal
pentru aplicaţii ştiinţifice), care a reuşit datele introduse de pe cartele perforate, produs
cantităţi masive de hârtie tipărite, şi a sprijinit o reţea ataşat unui terminale câteva local şi
la distanţă. Accentul a fost pus la introducerea datelor găsite în forme tradiţionale de
hârtie şi pe automatizarea de calcul intensivtranzacţiile de afaceri, cum ar fi de
contabilitate şi salarizare. Ieşiri de aceste sisteme au fost versiuni automată a
documentelor de hârtie tradiţionale, cum ar fi facturile, salariile şi comenzi, sau afişează
pe ecran video adesea formatate pentru a semene cu un document familiar. Cei mai multi
angajati au avut acces limitat sau nu direct la sisteme sau a datelor, acestea au fost în
mare măsură dependente de programatori şi analişti de sisteme pentru a interpreta datele
nevoile lor. Cererile de date sau informaţii în formăde rezumate sau rapoarte au fost
prezentate la centrul de calcul şi rezultatele, prelucrate în loturi peste noapte sau în curs
de o săptămână, au fost restituite sub forma de tipărire de hârtie.

Pentru o discuţie cu privire la forma schimbarea de înregistrări, a se vedea Charles

Dollar, arhivă Teoria şi Tehnologii Informaţionale: Impactul Tehnologiilor Informaţionale
cu privire la principiile de arhivă şi metode (Macerata: Universitatea din Macerata Press,
1992), pp. 36-40.

În mod similar, arhivişti şi managerii înregistrări ale acestei perioade sa bazat în mare
măsură pe conversie de date informatice la documentaţia de hârtie pentru a face munca
lor. Metodologia evidenţă predominant de timp a fost de a genera documentele imprimate
de fişiere de calculator - aşa-numita "depozitele de date" - ca un mijloc de
apreciere a valorii datelor. Pentru înregistrările cu valoarea primară a instituţiei, era o
practică obişnuită pentru a imprima pe hârtie şi stoca record în sisteme de evidenţă a
stabilit, şi sărezuma datele şi produce diverse rapoarte standard de referinţă (bugetul
anual, salarizare două ori pe săptămână, etc pentru înregistrările cu valori secundare, fie
probatorie sau informaţional, regula generală a fost să păstreze fişierele de pe benzi de
calculator în bibliotecile de bandă şi de a dezvolta SIDA descriptiv găsirea pentru a
facilita accesul la benzile de ansamblu,. practicile evidenţă în primele decenii de
automatizare nu au fost radical diferite de tehnici utilizate pentru înregistrări pe hârtie,şi
astfel o anumită măsură acest lucru a fost justificată. Într-un sistem în care strategia de
bază a fost de a converti formularelor de hartie la un mediu automat, în cazul în care
sistemele de gestionare a fişierelor predominat, şi în cazul în care sistemele au fost
caracterizate de unităţi funcţionale crearea şi gestionarea fişierelor propriile lor în izolare
de la alte aplicaţii, a fost posibil să se conceapă un înregistrări strategii de management
bazate pe captarea ecrane sau forme şi convertindu-le la documente de hârtie. În acest
mediu metodologiiconcepute pentru managementul sistemelor de lucrări au încă
relevanţă.
Anii 1980 şi 1990 asistat la schimbări dramatice şi frecvente în tehnologie, oferind cel
mai vizibil apariţia calculatorului personal şi a Internetului, şi dezvoltarea sistemelor de
management de baze de date, arhitecturi client-server, de calcul distribuit şi aplicaţii la
nivel de întreprindere. Toate aceste evoluţii şi mai multe au avut efectul de a schimba
dramatic modul în care datele, informaţiile şi înregistrările au fost create şi gestionate.
Poate cele mai dramatice transformariau fost în crearea de documente sau înregistrare şi
în forma rezultanta schimbare de documente. Pentru a înţelege mai bine această
problemă, să ne prima evaluare cum sistemele cel mai des folosite de către întreprinderi,
Transaction Processing Systems (TPS), gestionează datele şi înregistrările. Transaction
Processing Systems Angajarea DBMS Software sistem de afaceri cel mai de bază şi
centrul de cele mai multe organizatii este Transaction Processing System (TPS).

Pentru o descriere a practicilor evidenţă în primele zile de calcul, a se vedea Terry Cook,
"Uşor de Byte, Harder să mestece: a doua generatie a Arhivelor Electronic
Records," Archivaria 33 (de iarnă, 1991-1992): 202-216.

Un sistem de procesare a tranzacţiilor "este un sistem computerizat care efectuează

şi înregistrează tranzacţiile zilnice de rutină necesare pentru desfăşurarea activităţii
"Scopul principal al acestor sisteme este de a automatiza de calcul intensiv
tranzacţiilor de afaceri, cum ar fi cele întreprinse în domeniile de resurse financiare şi
umane funcţionale.. accente este pe prelucrare a datelor (sortare, listare, actualizare, care
fuzionează), pe reducerea costurilor clerical, şi pe documentele scoate necesare pentru a
face afaceri, cum ar fi facturi, salariişi comenzi. Principiile directoare ale acestor sisteme
sunt de a crea date care este actuale, exacte, şi coerente. Pentru a atinge aceste obiective,
aceste sisteme folosesc tradiţionale Database Management System (DBMS) sau modern
Enterprise Resource Planning (ERP) software. Spre deosebire de sistemele tradiţionale de
gestionare a fişierelor, elementele de date într-un sistem de management de baze de date
(DBMS) sunt integrate şi partajate între diferite tabele şi baze de date. Prin urmare, unul
dintre avantajele principale deSGBD este capacitatea sa de a limita şi de control a datelor
redundante în mai multe sisteme. În loc de câmp aceleaşi date fiind repetă în tabele
diferite, informaţiile apare doar o singură dată, de multe ori în tabele separate sau baze de
date, software-ul de calculator şi se reconectează biţi de date atunci când este necesar. Un
alt avantaj al DBMS este că îmbunătăţeşte integritatea datelor. Actualizările se fac doar o
singură dată, şi toate schimbările sunt făcute pentru acel element de date, indiferent în
cazul în care apare. Pentru manageri de baze de date,Acesta este un sistem mult mai
eficient, care minimizează datelor redundante şi maximizează integritatea datelor.

ONU sistem computerizat de îngrijire efectuează Si înregistrează tranzacţiile zilnice de

Rutina necesare for Desfasurarea activităţii "Scopul principal al ACESTOR
Sisteme Este de o automatiza intensiv de Calcul tranzacţiilor de Afaceri, cum ar Fi Cele
întreprinse version Domeniile de destinaţii Financiare si PE umane Este funcţionale ..
Accente o prelucrare datelor (Sortare, listare, actualizare, fuzionează îngrijire), PE
clerical reducerea costurilor, si documentele necesare PE scoateAfaceri for o fata, cum ar
Fi facturi, salariişi comenzi. Principiile directoare ale ACESTOR sunt servanda Sisteme
de un CREA actuale Este data de îngrijire, exacte, SI coerente. For o atinge aceste
Obiective, aceste Sisteme folosesc tradiţionale Database Management System (DBMS)
Sau modern Enterprise Resource Planning (ERP) software. Spre deosebire de sistemele
tradiţionale de gestionare o fişierelor, elementele de sistem la data Intr-ONU de
management de baze de data (DBMS) sunt servanda integraSi partajate Intre diferite
tabele si baze de data. Principiile urmare, unul dintre avantajele principale, deSGBD Este
capacitatea sa de o limitare si de a controla un datelor redundante in mai multe Sisteme.
În loc de tabără data repetă aceleaşi gasesc diferite tabele in, informaţiile apare Doar o
Singura de date, de multe originea version tabele baze Sau separat de data, software-ul de
calculator si se reconectează Biti, atunci de data Cand Necesar Este. Un alt SGBD
Avantaj al Este ca îmbunătăţeşteintegritatea datelor. Actualizările SE FAC Doar o Singura
de date, si toate schimbările făcute sunt servanda element ACEL for de data, indiferent
version Case version apare de îngrijire. For manageri de baze de data, Acesta Este mult
mai eficient sistem ONU, îngrijire minimizează datelor redundante si maximizează
integritatea datelor.

Într-un sistem tipic de procesare a tranzacţiilor, documente de afaceri nu sunt stocate ca

stabile, entităţi finite, fizice. Mai degrabă, aceste sisteme crea înregistrări prin
combinarea şi reutilizarea datelor stocate în unităţi discrete organizate în tabele. Odată
create, o înregistrare a unui proces de afaceri nu poate, într-adevăr, probabil, nu va fi
capturat ca o entitate fizică. Nu numai ca va înregistra nu fi capturat la momentul creării,
ar putea fi imposibil să se recreeze la o dată ulterioară. Baze de date suntsisteme
dinamice, volatile, într-o stare de continuă schimbare. actualizări de date apar frecvent, şi
cu software-ul SGBD de administrare a sistemului, aceste revizuiri sunt efectuate în
fiecare fişier care conţine revizuite element de date. Mai mult decât atât, să menţină baze
de date de obicei, doar valoarea curentă pentru orice element de date dat. Ca urmare, într-
un sistem tipic de procesare a tranzacţiilor, înregistrările neatinsă de afaceri sunt greu,
dacă nu imposibil, pentru a localiza şi de a prelua.

Există câteva sisteme de procesare a tranzacţiilor, cu toate acestea, în cazul în care

obiectivul este de a crea şi a menţine înregistrări ale proceselor de afaceri. cunoscute
exemple includ sisteme de menţinere registre financiare generale şi cele care gestionează
înregistrările academice şi transcrieri. În sistemele de gestionare registre financiare,
datele documentarea evenimentelor reale de afaceri, cum ar fi actualizarea registrul ca
urmare a unei tranzacţii, este capturat şi menţinut ca un record neatinsă stocate ca un rând
de dateîntr-un tabel secvenţial. Aceste înregistrări neatinsă reprezintă un cont cumulative
şi istorice fixe în timp de evenimente de afaceri specificate. Ca atare, ei se întâlnesc în
multe privinţe, definiţia unui record asa cum este prevazut de arhivişti. Cu toate acestea,
chiar şi aceste sisteme nu reuşesc să îndeplinească toate cerinţele unui sistem de evidenţă.
Ei de multe ori nu de captare şi păstrează toate metadatele necesare pentru a crea
complet,
înregistrări autentice şi de încredere. În plus, aceste sisteme rezuma de multe ori
procesele de afaceri, rezultând într-un set de înregistrări care nu conţin detalii suficiente
pentru a documenta toate evenimentele relevante de afaceri. Pentru a rezuma, sisteme
automate nu doar ceea ce sunt proiectate pentru a face, şi de cele mai multe sisteme de
procesare a tranzacţiilor, evidenţei nu este obiectivul principal. În consecinţă, TPS nu
pentru a satisface cele mai multe dintre cerinţele de bază ale unui sistem de evidenţă. În
timp ce face TPSde rutină reuni date din diferite surse pentru a forma o vedere logic a
unei înregistrări în momentul luării unei decizii, ei de obicei nu crea fizic şi pentru a
păstra o înregistrare a acestei operaţiuni. Chiar şi sistemele care fac de captare şi stocaţi
înregistrările de afaceri rezuma adesea procesele de afaceri, şi, în consecinţă, nu
document toate evenimentele pertinente de afaceri. De obicei, sistemele de procesare a
tranzacţiilor nu de captare şi să păstreze o documentaţie completă despre evenimente de
afaceri,mai ales ca se referă la contextul creaţiei. TPS păstrează de obicei numai date
curente, şi de a face, prin urmare, un loc de muncă slab de urmărire a istoriei de
modificări faţă de valorile date. În cele din urmă, deoarece datele despre o tranzacţie de
afaceri este de obicei stocate în tabele sau baze de date separate, date-cheie de conţinut
sau metadate critice despre o tranzacţie de afaceri poate deveni deconectat de-a lungul
timpului, sau pot fi conservate sau eliminate în funcţie de calendare diferite.

Pentru arhiviştii şi managerii de înregistrări această nouă arhitectură a prezentat

numeroase provocări noi şi dificile pentru captarea, accesarea şi descrierea înregistrărilor.
Odată cu apariţia de opinii baze de date şi documente dinamice şi virtuale, diferenţele în
modul de hârtie şi înregistrările electronice au fost create şi gestionate s-au accentuat şi
nu mai puteau fi ignorate. Utilizarea pe scară largă a calculatoarelor personale a avut un
efect la fel de destabilizator asupra

Acelaşi lucru se poate spune de depozite de date. Aceste sisteme nu au fost concepute să
funcţioneze ca sistemele de evidenţă, şi anume, faptul că sistemele de captare şi de a
gestiona înregistrările documentarea evenimente de afaceri. Funcţiile principale de
depozite de date sunt pentru a ajuta la raportare, în înţelegerea tendinţelor istorice, şi în
crearea de rezumate. În acest scop, datele selectate din sistemele de operare este extras,
deseori standardizate şi normalizate, şi sa mutat în depozit. Deşi de afaceriÎnregistrările
pot fi găsite într-un depozit, gestionare a documentelor nu este obiectivul principal al
sistemului. Cu toate acestea, se poate folosi cu siguranta un exemplu de un depozit de
date în a face un caz pentru dezvoltarea unui sistem de evidenţă. Ca si cu un depozit de
date, s-ar crea un sistem de evidenţă prin capturarea de date dintr-un sistem operaţional şi
mutarea lui la un alt mediu automatizate. Precedent pentru extragerea şi transferul de date
la un alt sistem a fost stabilită, şiunele dintre soluţiile tehnologice au fost rezolvate.
Diferenţa esenţială este în tipul de obiect digital o capturează şi se mută. Pentru discuţiile
din aceste concepte, vezi David Bearman, "The Office electronice," în probe
electronice: Strategii de Records Management în Contemporană Organizaţii (Pittsburgh:
Arhiva şi Muzeul Informatică, 1994), pp. 157-168; şi Clifford Lynch, " integritatea
de informaţii digitale: Mecanică şi Eliberarea definiţii, "Jurnalul deSocietatea de
Informatică 45 (decembrie 1994): 337-344.
de gestionare a înregistrărilor. Prin crearea unei mai puţin structurate, mediu mai puţin
centralizat pentru crearea de înregistrare şi utilizare, în care înregistrările nu au fost
frecvent integrate în procesele normale de afaceri, PC-uri a făcut captura şi de gestionare
a produselor de lucru mult mai dificil. În cele din urmă, arhivişti ajuns să recunoască
faptul că au a face cu sisteme care ar sprijini operaţiunile de o zonă funcţională, dar nu ar
fi de rutină şi sistematic de captare şi să menţinăînregistrări sau o dovadă a acestor
tranzacţii de afaceri. Cu această recunoaştere a venit la realizarea că înregistrările de
arhivă şi principiile de gestiune şi practicile necesare pentru a fi analizate şi, probabil,
revizuită. Apariţia acestei noi generaţii de tehnologie a determinat profesia de arhivare să
reexamineze unele teorii sale cele mai de bază de arhivă şi concepte, cum ar fi
provenienţa, ordine original, natura a unei înregistrări şi conceptul de ciclu de viaţă. De
asemenea, a condus la o însufleţitdezbatere despre dacă metodologiile tradiţionale şi
procedurile elaborate de înregistrări pe hârtie ar putea fi eficace în lume de înregistrări
electronice, şi despre ce schimbări în conceptele şi practicile tradiţionale ar putea avea
nevoie să fie făcute. Pe scurt, pe parcursul anilor 1990, arhivişti s-au cerut ei înşişi
întrebare, care sunt principiile şi criteriile care vor ghida dezvoltarea de strategii
internaţionale, naţionale, şi de organizare, politicile şi standardele pentruconservarea pe
termen lung de înregistrări autentice şi fiabile electronice?

Aşa cum era de aşteptat, răspunsurile la această întrebare au variat foarte mult. Unele
arhiviştii au susţinut că concepte tradiţionale de arhivă şi metode nu se pretează cu
uşurinţă la lumea de înregistrări electronice, şi că teoriile de arhivă şi concepte necesită o
nouă bază teoretică şi o justificare, dacă acestea sunt să rămână valabil. Aceste arhiviştii
sugerează că o "nouă paradigmă de arhivă" este necesară. Arhivişti Alte au
susţinut că

For analyses of the impact of automation on archival concepts and theories, see Richard
Barry, “The Changing Workplace and the Nature of the Record” at
http://www.rbarry.com/aca-pv16/ACA-PV16.html;
David Bearman, “Diplomatics, Weberian Bureaucracy, and the Management of Electronic
Records in Europe and American,” in Electronic Evidence: Strategies for Managing
Records in Contemporary Organizations (Pittsburgh: Archives and Museum Informatics,
1994), pp. 254-277; David Bearman and Margaret Hedstrom, “Reinventing Archives for
Electronic Records: Alternative Service Delivery Options,” Electronic Records
Management Program Strategies, ed. Margaret Hedstrom (Pittsburgh, PA: Archives and
Museum Informatics, 1993), pp. 82-98; Terry Cook, “Electronic Records, Paper Minds:
The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-
Modernist Era,” Archives and Manuscripts 22 (November 1994): 300-328; Elizabeth
Yakel, “The Way Things Work: Procedures, Processes, and Institutional Records,”
American Archivist 59, No. 4 (Fall 1996): 454-464.

For extended discussions of this concept of a new archival paradigm see Philip Bantin,
“Strategies for Managing Electronic Records: A New Archival Paradigm? An
Affirmation of Our Archival Traditions?” Archival Issues. Journal of the Midwest
Archives Conference , Vol. 23, No. 1 (1998): 17-34; Terry Cook, “Electronic Records,
Paper Minds, The Revolution in Information

concepte şi metode tradiţionale au încă o mare valoare în gestionare a documentelor

electronice, şi că concepte tradiţionale de arhivă "continuă să aibă rezonanţă şi, în
fapt, oferă o metodologie puternice şi consecvente la nivel intern pentru conservarea
integrităţii de înregistrări electronice." Obiectivelor prevăzute la articolul nu au
încă o strategie globală sau metodologia de gestionare a înregistrărilor electronice a
apărut, în mare parte datorită câteva dintre aceste concepte sau idei au fost puse în
aplicare în mod corespunzătorşi testate. În acest moment, cu toate acestea, se poate
afirma cu siguranţă că există un acord global între arhiviştii cu privire la problemele
majore sau probleme. Problemele sau întrebările cele mai frecvente articulate în literatura
de specialitate de arhivare includ: 1) Ce este un record într-un mediu automatizat? 2)
Cum va arhivişti identifica şi evalua înregistrări? 3) Ce documente trebuie să fie prezente
pentru a crea o înregistrare de încredere şi autentic? 4) Ce este un sistem de evidenţă într-
un mediu automatizat?Cum va gestiona sistemul de aceste înregistrări? 5) Cum va
arhivişti şi managerii de înregistrări a păstra în înregistrările electronice neatinsă de timp
cât este necesar? Cum putem ţine o evidenţă în viaţă într-un mediu automatizat? 6) Cum
va custodia acces fizic şi de înregistrări electronice să fie gestionate? 7) Care este rolul
general al arhivar / manager înregistrări în procesul de dezvoltare a sistemului
informaţional şi în general informaţii privind mediul de tehnologie?

Pentru restul acestui articol, aceste probleme vor fi revizuite cu obiectivele fiind: 1) să
definească şi să descrie natura problemei sau provocare; 2) să identifice modul în care
arhivişti diferite au încercat să abordeze această chestiune; şi 3)

Privative de libertate şi perioada post-modernista, "Arhivele şi manuscrise, pp. 300-

328; Cook Terry," Ce este Past este Prolog: o istorie a ideilor de arhivă la 1898
încoace, şi schimbare de paradigmă viitor, "Archivaria 43 (Spring 1997): 17-63;
O'Shea Greg şi David Roberts, "Condiţii de viaţă într-o lume digitală:
Reorganizarea realităţi electronice şi post-privative de libertate," Arhivele şi
manuscrise, Vol. 24, No. 2 (noiembrie 1996): 286-311; şi Frank sus şi Sue McKemmish,
"Undeva Dincolo de custodie," Arhiveleşi manuscrise, Vol. 22, No. 1 (mai
1994): 136-149. Duranti Luciana şi MacNeil Heather, "protejarea integrităţii
înregistrărilor electronice: O Privire de ansamblu asupra proiectului de cercetare UBC-
MAS," Archivaria, Vol.. 42 (toamna 1996): 64.

. identifica commonalties printre teorii sau strategii, şi articula în cazul în care un consens
cu privire la modul de a rezolva problema poate fi în curs de dezvoltare. Vă informăm că
obiectivele acestei lucrări sunt de a examina problemele generale şi pentru a oferi un tip
de foaie de parcurs pentru strategii de management proeminent pentru înregistrările
electronice, în special pentru arhivari care au început tocmai această călătorie. În acest
proces, cu toate acestea, recunoaşte că argumentele adesea complexe sunt oarecum
simplificate şi reduse,dar nu sperăm distorsionat sau scoase din context. Pentru acei
cititori care caută să construiască o mai completă, imagine mai texturate de probleme sau
strategiile în curs de revizuire, care conţin numeroase note de subsol şi a citatelor sunt
furnizate. În cele din urmă, acesta trebuie să fie recunoscut de la început că definiţiile de
problemele şi aspectele şi articularea de potenţiale soluţii exprimate în acest articol
reflectă dezbateri şi discuţii care provin din comunitatea de arhivare şi literatură.Acest
eseu nu reflectă neapărat conţinutul dezbaterilor care au loc în prezent în literatura de
specialitate şi la conferinţele de manageri înregistrări sau tehnologi. Autorul nu are
pretenţia să vorbească pentru toţi profesioniştii care gestionează obiecte digitale. Acest
articol se concentrează asupra definiţiilor problemelor şi descrieri de soluţii asa cum este
prevazut în primul rând de către comunităţile de arhivare în America de Nord, Europa şi
Australia.

În general, rolurile de arhivişti şi managerii de înregistrări într-un mediu electronic,

precum şi interacţiunea dintre cele două profesii încă nu sunt clar definite sau înţelese.
Unele recente înregistrări teorii de management, cum ar fi conceptul Records Continuum,
imaginati un amestec de responsabilitati de arhiviştilor şi manageri înregistrările de-a
lungul continuum înregistrările. Cu toate acestea, nu este încă deloc clar modul în care
această interacţiune va avea loc şi în ce moment în continuum.Cu toate acestea, indiferent
de modul în care o defineşte sau redefineşte rolurilor şi responsabilităţilor, legătură
comună între cele două profesii a fost de gestionare a înregistrării, dacă această
înregistrare este o dovadă a proceselor de afaceri prezente şi în curs de desfăşurare, sau
dovezi record de arhivare furnizarea de mai- termen cerinţelor administrative, legale sau
istorice. În esenţă, este înregistrarea şi gestionarea acestuia în timp, care a definit
principalele misiuni de ambele profesii. Deci, aceastadeosebit de dureros pentru acest
autor de a asista la o tendinţă în cadrul comunităţii de administrare a înregistrărilor pentru
a redefini obiectivele lor principale în lumea digitală. Pentru arhiviştii, obiectivul final
continuă să fie de gestionare a înregistrărilor digitale sau electronice, care reprezintă un
anumit tip de obiect digital. Pentru unii manageri de înregistrări, cu toate acestea,
înregistrările de gestionare, astfel cum sunt definite de arhivişti, nu pare a fi primar şi cu
siguranţă nu singurul obiectiv. Ei propuncă obiectivul principal trebuie să fie să fie
gestiona toate tipurile de documente digitale şi a sistemelor, de la managementul
documentelor la informaţii la sistemele de cunoştinţe. Această diferenţă de bază şi
fundamentale în ceea ce cele două profesii speranţa de a capta şi de a gestiona arhiviştii a
provocat şi managerii de înregistrări pentru a se începe trasee foarte diferite în căutarea
lor, pentru răspunsuri şi soluţii viabile. Pentru o discuţie bună a rolului de arhivişti şi
manageri înregistrările de-a lungul continuum înregistrări,a se vedea Dan Zelenyj,
"Archivy Ad Portas: Arhivele-Records Management Paradigma Re-a vizitat în
epoca informaţiei electronice," Archivaria, Vol.. 47 (Spring 1999): 66-84; şi Dollar
Charles, "Arhiviştii şi Managerii Records în vârstă de informaţii," Archivaria
36 (toamna 1993): 37-52.

Ce este o înregistrare? De ce avem nevoie pentru a pune această întrebare? Dupa ce toate
profesie a fost confortabil cu definiţia record pentru multe decenii. Ca unii ar putea spune
arhivişti, stiu o înregistrare atunci când îl văd. Ei bine, de fapt, văzând sau vizualizarea
înregistrare este parte a problemei, şi acesta este motivul pentru care unele arhiviştii
sugerează profesia are nevoie de o definiţie mai precisă a unei înregistrări. Aşa cum sa
discutat anterior, crearea şi păstrarea unei evidenţe complete si nestricateevenimente
documentarea de afaceri nu sunt obiectivele principale ale majoritatea sistemelor de
procesare a tranzacţiilor. Într-un mediu în care există adesea ca înregistrările logice şi nu
persoanelor fizice, şi în cazul în care datele documentarea un eveniment de afaceri este
incompletă, volatil, şi reflectă, în principal valorile curente sau în apropierea-curent de
date, arhivişti încearcă să construiască un model conceptual de o înregistrare care include
detalii suficiente pentru a permite o pentru a descrie şi de a identifica o înregistrare, chiar
dacă nu se poatefi vizualizate sau corect si complet reprezentat ca un obiect fizic.
Obiectivul final este de a defini o înregistrare cu o precizie suficientă pentru a informa
sistemele de designeri atunci când înregistrările sunt create şi ce fel de date trebuie să fie
capturat. În plus, arhivişti recunosc că au nevoie să se diferenţieze conceptul de o
înregistrare din numeroase forme, de alte documente, şi pentru a distinge misiunea de
arhivar / manager de înregistrări de la faptul că de alte informaţiide date şi profesionişti.
Arhiviştii ce în ce mai sunt conştienţi de faptul că acestea trebuie să fie capabili să
articuleze administratorilor, tehnologi informaţii şi alţi parteneri potenţiali modul în care
înregistrările diferă de alte obiecte digitale, şi de ce este important de a capta şi de a
gestiona înregistrările.
Definirea unui Record Deci, ce sunt înregistrări? Cum sunt înregistrări diferite de alte
tipuri de documente înregistrate, cum ar fi date, informaţii, documente şi cunoştinţe?
Organizaţii colecta, a crea, şi de a folosi o gamă largă de documentare înregistrate. Există
date sau Există informaţii, definit ca "date care au fost" fapte prime cu privire
la organizarea şi tranzacţiile sale de afaceri. "
Jeffrey L. Whitten şi Lonnie D. Bentley, Sisteme de Analiza si metode de proiectare, 4a
ed. (Boston: McGraw-Hill, 1998), p. 37.

rafinat şi organizat de inteligenta de prelucrare şi scop. "Există documente

sau" o grupare de obiecte informaţii formatate ce pot fi accesate şi utilizate de către
o persoană "Mai recent există cunoaştere., care este definit ca ceva mai mult decât
informaţie, deoarece include expertiza, logică şi raţionament elaborate de experţii realizat
într-un domeniu specific pentru a rezolva problemele şi să ia decizii. Arhiviştii susţin că o
înregistrare este un specific şi unictip de informaţii destul de diferite în crearea şi scopul
său decât oricare dintre aceste alte tipuri de documente înregistrate. Arhiviştii au
identificat două caracteristici distinctive ale înregistrărilor. În primul rând, înregistrările
reflectă procesele de afaceri sau activităţi individuale, un record nu este doar o colecţie de
date, ci este consecinţa sau a unui produs un eveniment. Desigur, acest concept nu este
nou; definiţii mai vechi înregistrări identifică cu un proces sau o activitate. Ce este nouse
accent pe definirea mai precisă şi conceptual când înregistrarea este creată de eveniment
de afaceri sau de activitate cu scop personal. Cealaltă parte a definiţiei un record
subliniază faptul că înregistrările furnizeze dovezi ale acestor tranzacţii sau activităţi. Cu
alte cuvinte, documentaţie înregistrate nu pot fi calificate drept o înregistrare cu excepţia
cazului în anumite probe cu privire la conţinutul şi structura documentului şi contextul
creaţiei sale sunt prezente si disponibile. Acum, din nou, acest lucru nu esteexact un
concept nou. Cu toate acestea, aceste definiţii noi oferi mai multe detalii, mai mult decât
oricând înainte cu privire la tipul şi natura exactă a
Ibidem, p. 38. Pentru descrieri suplimentare şi definiţii a sistemelor de gestionare a
informaţiilor şi de informaţii, a se vedea Judith Gordon şi Steven Gordon, Information
Systems. O abordare de management; Kenneth C. Laudon şi P. Jane Laudon, Essentials
de sisteme informatice de management; scari Ralph, Principii de Sisteme Informatice. O
abordare managerială. Michael JD Sutton, Document Management pentru Întreprinderi.
Principii, tehnici, şi Aplicaţii (New York: John Wiley& Sons, Inc, 1996), p. 343.
Pentru descrieri şi definiţii suplimentare de documente şi a sistemelor de management al
documentelor, a se vedea Larry Bielawski & Mim Boyle, Electronic Document
Management Systems (Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall PTR, 1997). Pentru
definiţii şi descrieri ale sistemelor de cunoştinţe şi de expertiză, a se vedea Efraim turban,
suport de decizie şi Sisteme Expert: Management Support Systems (New York, NY:
Macmillan Publishing Company, 1993), p. 465-552; Kenneth C. Laudonşi Jane P.
Laudon, Essentials de Management Information Systems, pp.370-399; Ralph scari,
Principii de Sisteme Informatice. O abordare managerială, pp. 356-379.

aceste dovezi. Acest subiect va fi explorat în detaliu în secţiunea privind metadatele. În

cadrul profesiei, există un consens în creştere în jurul definiţia unui înregistrare ca fiind:
informaţiile înregistrate în orice formă create sau primite şi întreţinute de către o
organizaţie, persoană sau un sistem în tranzacţia de afaceri sau conducerea afacerilor şi
păstrate într-un larg accesibile formă ca dovadă de o astfel de activitate. Această definiţie,
cu toate acestea, trebuie să fie recunoscut ca numai de pornirepunct de plecare pentru o
definiţie completă şi utilă. Pentru a fi semnificativ, aceasta trebuie să fie însoţită de un set
detaliat de definiţii care identifică atunci când o înregistrare este creată şi ce tip de
dovadă sunt necesare pentru a crea înregistrări fiabile şi autentice. În plus, arhivişti sunt
recunoscând că această definiţie trebuie să articuleze dimensiunile culturale, istorice şi de
patrimoniu de arhive. Dialogul pe această temă este adesea

Pentru discuţiile de evoluţia conceptului de înregistrare şi redefiniţii a termenului, a se

vedea Richard Cox, "Record: Este Evoluând?" Raportul Records şi preluare
10, No. 3 (1994): 1-16; Richard Cox , "Record în vârstă de informaţii: un raport
privind stadiul de cercetare," Records şi Raportul de preluare, No. 1 (ianuarie
1996): 1-16; David Roberts, "Definirea Records electronice, documente şi
date," Arhivele şi manuscrise 22, No. 1 (mai 1994): 14-26; Ackland
Glenda,"Gestionarea Record, mai degrabă decât Relic," Arhivele şi
manuscrise 20, No. 1 (1992): 57-63; Sue McKemmish, "Sunt Records Ever
actuale?" În Continuum Records, Arhivele Ian Maclean şi australian Ani Cincizeci
În primul rând, Sue McKemmish Piggott şi Michael, eds. (Clayton, Vic: Comunicat de
Ancora, 1994), pp. 187-203; Bearman David, "Gestionarea poştă
electronică," în probele electronice, pp. 188-91; Bearman David, "Control la
nivel de element şi Evidenţa documentelor electronice, Arhiva şi MuzeulInformatică,
Vol.. 10, No. 3 (1996): 211-14; Charles Dollar, Teoria arhivă şi Tehnologii
Informaţionale. Impactul Tehnologiilor Informaţionale cu privire la principiile de arhivă
şi Metode, pp. 45-48; Arhivele Naţionale din Australia, "Gestionarea înregistrărilor
electronice: O responsabilitate comună" la
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/er/manage_er/ summary.html Această definiţie este
preluat aproape cuvânt cu cuvânt dintr-un proiect de standard internaţional pe Records
Management (ISO / DIS 15489), careautor găsit reprodusă în Charles Dollar, autentice
Electronic Records: Strategii pentru Long-Term Access, (Chicago, IL: Cohasset
Associates, Inc, 2000), p. 23. Cele mai multe arhiviştii sunt de acord că metadatele natura
şi valoarea necesare vor depinde de mai mulţi factori, inclusiv mediul de afaceri,
responsabilitatea necesară, precum şi riscul de a nu avea o înregistrare completă şi
authentic disponibile. David Bearman descrie ca riscurile, inclusiv "lipsa probelor
pentru a localizacă o organizaţie a făcut ceva trebuia sa au făcut în baza unui contract sau
în funcţie de regulament; incapacitatea de a găsi informaţii, care este critică pentru luarea
deciziilor în curs; pierderea de dovada dreptului de proprietate, obligaţiile datorate şi
exigibile, sau pasive; eşecul document dacă acesta s-au comportat în conformitate cu
propriile politici sau în respectarea legii; incapacitatea de a localiza informaţii în
contextul adecvat, care ar fi incriminatoare într-un context nevinovat, dar într-un alt
"David.Bearman, "Archival Data Management pentru realizarea
Responsabilitatea organizationala pentru Electronic Records" în probe electronice.
Strategii pentru administrarea înregistrărilor în organizaţiile contemporane, pg. 24. Helen
Samuels şi Tim McGovern de la MIT au dezvoltat, de asemenea, un dispozitiv electronic
de strategie de management al înregistrărilor bazat pe evaluarea riscurilor. Într-o lucrare
pe tema, au scris că "Riscurile sunt deosebit de mare atunci când angajaţii în
organizarea nu recunosc că înregistrările sunt, sau ar trebui să

în prezent încadrată în ceea ce priveşte a descrie "arhive ca mijloc de probă"

şi "arhive ca memorie." Cum va identifica şi arhivişti ÎNREGISTRĂRILOR
aprecieze? În cazul în care revizuirea fizic înregistrări sau a sistemelor de navigare
automatizate nu este o strategie realistă, cum vor arhivişti identifică şi evaluează un
record? Cele mai multe arhiviştii de lucru cu înregistrările electronice ar răspunde
afirmând că răspunsul este derivat din definiţia de înregistrare şi urmărire implică
înregistrarea înapoi la procesul decare a creat. Asta din nou nu este o nouă revelaţie.
Arhiviştii s-au scris despre acest concept pentru mai bine de un deceniu, mai ales în
contextul unei teorii şi metodologii de evaluare bazate pe funcţii şi activităţi.

Discursul de arhivă referitoare la eventualele deficienţe de "înregistrări ca

probe" concept a apărut doar recent. Până în prezent cele mai airings public de
acest subiect au avut loc la o Societate australian a arhiviştilor Conferinţa de la
Melbourne, în august, 2000, şi la Consiliul Internaţional al Arhivelor Congresul de la
Sevilla, în septembrie, 2000. La reuniunea australian, Terry Cook, arhivar canadian şi
educator, a afirmat că "profesia de arhivare este ameninţată, lacel puţin în lumea
vorbitoare de limba engleză, cu schisma grave, "între cei care arhiviştii campion
importanţa de înregistrări ca o dovadă de responsabilitate de organizare şi cei care
accentuează importanţa de înregistrări ca surse ale memoriei culturale. Cook a pretins că
ceea ce este nevoie de o "echilibrare reînnoit de două concepte" de dovezi şi
de memorie. La reuniunea ICA, Verne Harris a Arhivelor Naţionale din Africa de Sud a
declarat că "înregistrările ca probă" defintion"Exclude posibilitatea ca
oamenii (persoane fizice, organizaţii, societăţi) generează şi să păstreze înregistrările
pentru alte motive decât" o dovadă a procesului. " Acesta exclude
posibilitatea ca calităţile, sau atribute, sau dinamica, altele decât "dovezi" se
bucura la fel de pretenţii legitime pe conceptul de "record" -. De exemplu,
amintindu-ne, uitând, imagistica, falsificarea, construirea, traducerea, fictionalizing,
narează " (Textul lui Cook şi prezentări Harris "sunt disponibilela
http://www.archivists.org.au/whatsnew.html). Pentru descrieri ale modelului de evaluare
funcţional vedea Terry Cook, "trecutul este Prologue", pp. 30-40; Helen
Willia Samuels, Varsity scrisori. Documentarea Modern Colegii şi universităţi
(Metuchen, NJ: Societatea de arhiviştilor americane şi Scarecrow Press, 1992); Samuels
Helen, "Îmbunătăţirea noastra Disposition: Strategia de documentare,"
Archivaria 33 (iarna 1991 - 1992): 125-140; Cook Terry, "Records electronice,
hartieMinds, "pp. 300-328; Hedstrom Margaret," arhive electronice:
Integritatea şi de acces în mediul de reţea, "Arhivist american 58, No. 3 (vara
1995): 312-324; Săgeată de Hans," Uberlieferungsbildung: Menţinerea Arhivele ca
o activitate socială şi politică, "Archivaria 33 (iarna 1991 - 1992): 25-33; O'Shea
Greg," mediul nu este Message: Evaluarea Records electronice de către Arhivele
australian, "Arhivele şi manuscrise, Vol. 22, No. 1 (mai 1994): 68-93;
DavidBearman, "diplomatică, birocraţia weberiană, şi de gestionare a înregistrărilor
electronice în Europa şi America," în Bearman David, probe electronice. Strategii
pentru administrarea înregistrărilor în organizaţiile contemporane, pp. 261-266; Charles
Dollar, Teoria arhivă şi Tehnologii Informaţionale, pp. 55-60, 76-77. Pentru aplicaţii de
model functional, a se vedea Catherine Bailey, "de sus in jos: Practica de Macro-
evaluare," Archivaria 43 (Spring 1997): 89 - 128; Brian PN

Ca orice arhivar ştie, teoria evaluare tradiţionale din America de Nord se concentrează pe
găsirea de valoare în înregistrările, aceste valori de obicei exprimate ca primar şi
secundar, cu valori secundare fiind împărţit în valorile probatorie şi informaţional.
Această metodologie, cel mai îndeaproape identificate cu scrierile lui Theodore
Schellenberg, pus un accent deosebit pe responsabilitatea arhivarul pentru evaluarea
înregistrărilor pentru a identifica valorile secundare, de cercetare, ca definiţia lui de
arhiveface clar: "Aceste evidenţe de orice instituţie publică sau privată care sunt
adjudecate demne de păstrare permanentă pentru referinţă şi scopuri secundare."
Pentru arhiviştii multe, de căutare pentru valoarea de cercetare rămâne în centrul
procesului de evaluare. Tot mai mult, cu toate acestea, criticii acestei metodologii de
evaluare au susţinut că, prin definirea evaluare în primul rând în ceea ce priveşte valoarea
de cercetare secundar bazează în mare parte pe analiza de conţinut, modelul nu
Schellenbergnu oferă un răspuns adecvat pentru ce ne aprecieze înregistrări. Criticii de
Schellenberg au prezentat patru argumente pentru a susţine această hotărâre. În primul
rând, aceştia susţin că estimarea sau anticiparea nevoilor de cercetare sau tendinţe nu este
un obiectiv realist, si cel mai bun va însemna arhivarul va rămâne al doilea rând
"nimic mai mult decât o mişcare weathervane de vânturile schimbătoare ale
istoriografiei.", Critici să afirme că evaluare orientate spre conţinutul nu poate da
un adevărat sau, chiar,imagini reprezentative ale societăţii. În al treilea rând, arhivişti care
susţin teoria lui Hilary Jenkinson cu privire la natura arhivelor susţin că selecţia de
conţinut pentru a sprijini cercetarea este în conflict direct cu teoria arhivă de bază şi
natura însăşi a arhivelor. În cele din urmă, criticii de metodologie de evaluare tradiţionale,
afirmă că în lumea modernă de documentare volum mare şi de înregistrări electronice
care există entităţi ca logic şi nu fizic, arhivişti nu mai poatesperă să se concentreze pe
înregistrare şi evaluare de conţinut.

TR Schellenberg, Arhivele Modern. Principii si tehnici (Chicago: University of Chicago

Press, Midway reimprimare, 1975), p. 16. Pentru o discuţie detaliată a metodologiei de
evaluare Schellenberg, a se vedea, Modern Arhivele. Principii şi tehnici, pp. 133-160.
Gerald F. Ham, "The Edge de arhivă," Arhivist american, Vol.. 38, No. 1
(ianuarie 1975): 8. Menne Angelika-Haritz, "Evaluarea sau Documentaţie: Putem
laudă Arhivele prin selectarea de conţinut?" AmericanArhivar 57, No. 3 (vara
1994): 528-542. Duranti Luciana, "Conceptul de Teoria Evaluarea şi
evaluare," Arhivist american 57, No. 2 (Spring 1994): 328-344. vedea, de asemenea
Jenkinson Hilary,, "Reflecţii de un arhivar," într-un cititor modern Arhivele
(Washington, DC: Arhivele Naţionale şi Serviciul Records, 1984), pp. 15-21. Terry Cook,
"Mind over Matter", pp. 38-52; Terry Cook, "trecutul este
Prologue", pp. 40-49; Helen Samuels, "Îmbunătăţirea dispoziţia
noastră:Documentaţie Strategia, "Archivaria, pp. 125-139.

Deci, ce au oferit arhivişti în locul ei? Deşi teoriile specifice şi metodologii de evaluare
abundă, aproape toţi comentatorii majore sunt de acord că un obiectiv principal sau
obiectiv de apreciere de arhivă trebuie să fie conservarea probelor documentare funcţii,
procese, activităţi, şi tranzacţiile întreprinse şi de completat de către instituţia sau
individuale. În cuvintele de doi comentatori proeminente pe apreciere: "Arhiviştii
sunt agenţi de dovezi," şi"Dovada este un obiectiv ... de apreciere de
arhivă." Şi unde este această dovadă a fi găsit? Cele mai multe arhiviştii scris pe
acest subiect, mai ales ca aceasta se referă la evaluarea de înregistrări electronice, au
pledat pentru un model de evaluare funcţional. Susţinătorii de evaluare funcţională susţin
că în căutarea de probe şi valoarea, documentaţia cele mai exacte şi complete vor fi
furnizate prin examinarea funcţiei, activitatea, tranzacţie care a generat şi de înregistrare,
mai degrabăde înregistrare în sine. Pe scurt, susţinătorii de evaluare funcţională susţin că
contextul şi nu conţinutul înregistrării trebuie să fie punctul de plecare în căutarea de
probe şi, prin urmare, valoarea.

Poate că definiţia cea mai larg citat de probă este furnizat de către David Bearman. Pentru
o discuţie bună de probe, a se vedea David Bearman, "Principii de arhivă şi
electronice de birou," în probe electronice. Strategii pentru administrarea
înregistrărilor în contemporană, pp. 147-149. Este important sa recunoastem ca probe în
acest context se referă, în termeni de Hilary Jenkinson, la aceste înregistrări imparţiale,
autentic, şi interconectate, care sunt create "natural" în procesul deefectuarea
de activităţi de afaceri sau întreprindere. Ea nu se referă la conceptul Schellenberg de
valoarea probatorie sau informaţii care sunt colectate, în mare măsură de examinarea
conţinutului de înregistrări, în scopul de a răspunde la întrebări despre istoria, misiunea,
activităţile şi a subiectului în curs de revizuire. Pe scurt, dovada este înregistrarea efectiv
realizate sau primite în cadrul întreprinderii şi de completare a activităţii; nu este bucăţi
de informaţii sau biţi de dateselectat pentru a documenta evenimentul. Pentru o discuţie a
conceptului Jenkinson de probe, a se vedea Hilary Jenkinson, un manual de Administrare
Archive (Londra: Percy Lund, Humphries & Co LTD, 1966). Încet, profesia de
arhivare este de lucru pentru furnizarea de definiţii mai precise a acestor concepte. În
special, a se vedea definiţiile de lucru de funcţii şi a tranzacţiilor a creat pentru
Universitatea Indiana Records electronice şi descrise în articol de către Philip
Bantin,"Universitatea Indiana Records Electronic Proiectul Revisited,"
Arhivist american, Vol.. 62, No. 1 (Spring 1999): 153-163; a se vedea, de asemenea,
Chris Hurley, "Ce, dacă ceva, este o funcţie," Arhivele şi manuscrise 21, nr. 2
(1993): 208-220. Terry Eastwood, "spre o teorie socială de Evaluare,"
Imaginaţia în arhivă: Eseuri în onoarea lui Hugh A. Taylor (Ottawa: Asociaţia arhiviştilor
canadian, 1992), p. 74. Menne Angelika-Haritz, "Evaluarea sau
documentare,"p. 541. Dincolo de a asigura conservarea probelor, arhivişti nu au
drepturi suplimentare ca un interpret şi o documenter de societate? Este în răspuns la
această întrebare că dezacordurile cu privire la obiectivele de apreciere de arhivă au avut
loc. La un capăt al spectrului, care a reprezentat iniţial de Hilary Jenkinson şi în epoca
modernă de Luciana Duranti şi reflectate în cadrul teoretic şi metodologia de la
Universitatea din British Columbia electroniceProiectul de înregistrări, este credinţa că
dovezile în sine este scopul de evaluare. Cu alte cuvinte, obiectivul arhivarul nu este de a
interpreta aceste dovezi, valorile de atribut extern la înregistrări sau a creatorilor sau
funcţii generatoare de înregistrări, sau de a crea o imagine de reprezentant al societăţii.
Mai degrabă, în acest punct de vedere, obiectivul este de a menţine intact
"funcţionalitatea internă a documentelor, şi

Business Process Modeling În mod evident, o bază teoretică pentru identificarea

înregistrărilor pe baza funcţie este în loc. Ce a fost lent pentru a dezvolta este de fapt o
metodologie pentru întreprindere şi completarea o analiză funcţională a proceselor de
afaceri sau activităţi personale. Cu toate acestea, au existat unele începuturi interesante şi
promiţătoare. Cele mai promiţătoare sunt argumente care sugerează că o sursă de
informaţii cu privire la modul de a câştiga această cunoaştere a proceselor şi activităţilor
pot fi găsiteîn scrierile de disciplina cunoscut sub numele de analiza sistemelor. Sisteme
de analiză a fost definită ca "studiul de problemele şi nevoile unei afaceri pentru a
stabili modul în care sistemele de afaceri şi de tehnologia informaţiei poate rezolva cel
mai bine problema şi realiza îmbunătăţiri pentru afaceri. Produsele de la această activitate
poate fi îmbunătăţită proceselor de afaceri, îmbunătăţirea sistemelor de informaţii, sau
aplicaţii noi sau îmbunătăţite de calculator ", a subliniat în mod clar această
definiţie.

agregări documente, cu privire la unul de altul, astfel încât experienţa compact,

semnificative, economice şi imparţiale sociale pot fi conservate pentru generaţiile viitoare
"(Luciana Duranti,". Conceptul de evaluare şi de arhivă Teoria,
"American Arhivist 57, No. 2 (Spring 1994): 34). Cu alte cuvinte, contribuţiile
arhivarul de primar sunt autentice şi de a păstra înregistrările imparţială şi făcând astfel,
oferă cercetătorilor cu dovada că le va permite să interpretezeevenimente, în felul lor. În
consecinţă, în acest cadru teoretic rolul arhivist în procesul de evaluare este foarte limitat
- arhivişti nu sunt judecători sau interpreţi, ei sunt custozi şi păstrători. La celălalt capăt al
spectrului sunt cele arhivişti care susţin un model de evaluare, care pledează pentru un rol
mai activ pentru arhivar în modelarea record documentar. Două strategii de proeminent în
această categorie sunt cele care localiza valoarea 1) dinprovenienţă a înregistrărilor şi 2)
în evaluarea de utilizare a înregistrărilor. Susţinătorii modelului de evaluare bazat
provenienţă susţin că esenţa de evaluare este "articularea cele mai importante
structuri societale, funcţii, creatorii de înregistrare, şi înregistrările crearea de procese,
precum şi interacţiunea lor, care formează împreună o reflecţie cuprinzătoare a
experienţei umane." ( Terry Cook, "Mind over Matter: Către o nouă teorie de
arhivă Evaluare," în Barbara L. Craig,ed. Imaginaţia arhivă: Eseuri în onoarea
Taylor Hugh A., Ottawa: Asociaţia arhiviştilor canadian, 1992: 41). Terry Cook a
etichetat această strategie "macro-evaluare", pe care îl defineşte ca o abordare
"de cercetare care se concentrează în schimb pe creatorii de evidenţe, mai degrabă
decât direct asupra societăţii, pe presupunerea că aceste creatori, şi acei cetăţeni şi
organizaţii cu care interacţionează, în mod indirect reprezintă funcţionarea colective ale
societăţii. "Este ometodologia de evaluare, scrie Cook, care este construit pe
"un context bazat pe, cadru provenienţă centrat mai degrabă decât într-un conţinut
bazate pe, unul istoric-documentalist." (Terry Cook, "trecutul este
Prologue", p. 31) . Modelul de evaluare, altele care pledează pentru un rol mai activ
pentru arhiviştii identifică "mijloacele de documentare forma precisă şi substanţa
de interacţiuni între trecut şi în rândul persoanelor în societate" in analiza "de
utilizarea pe care se [înregistrări] suntadresate de societatea care le-a creat, toate de-a
lungul continuum al existenţei lor "(Terry Eastwood,". Spre o teorie socială
de Evaluare, "Imaginaţia în arhivă, p. 80, 83). Cu alte cuvinte, deciziile de evaluare
în acest model oglinda sau reflectă valorile o mare varietate de utilizatori atribuite
înregistrările, rezultat în selecţie de înregistrări de arhivă, care sunt cele mai preţuite sau
frecvent consultat de către societatea care a creat şi folosit înregistrări.

Jeffrey L. Whitten and Lonnie D. Bentley, Systems Analysis and Design Methods, 4th
ed., p. 8. The other major type of systems-related analysis is known is systems design,
which is “the specification or construction of a technical, computer-based solution for the
business requirements identified in a system

este un accent pe înţelegerea şi analiza proceselor de afaceri ca un mijloc de îmbunătăţire

a sistemului, dacă acest sistem este definit ca sistem de afaceri sau sistemul de informare.
Fără îndoială, arhivişti şi analiştii sistemele au ceva în comun, atât în ceea ce priveşte o
înţelegere a cerinţelor de business ca fiind critic la proiectarea de sisteme. Recunoaşterea
faptului că analiştii şi arhivişti sistemele au un interes comun în identificarea cerinţelor de
afaceri aa condus unele arhiviştii sa emuleze metodologia şi analiştii utilizează tehnici în
procesele de sistem de modelare. Ceea ce au descoperit este faptul că analiştii
metodologia şi tehnicile angaja în revizuirea proceselor de sistem oferă instrumente utile
în încercarea de a identifica înregistrări. O metodologie este o astfel de tehnică populară
şi de larg practicat cunoscut ca Această formă de analiză a fost definită ca "un
proces-tehnica centrat care este utilizat pentru a" analiza structurat modern.
"cerinţele de model de afaceri pentru un sistem. Modelele sunt structurate imagini
care ilustrează procesele, intrări, ieşiri, şi fişierele necesare pentru a răspunde la
evenimente de afaceri "Produsele de la această analiză, modele de proces de
afaceri,. Descriu funcţiile de afaceri şi a tranzacţiilor şi intrările şi ieşirile necesare pentru
a răspunde la afaceri evenimente. Modele de afaceri proces poate fi în continuare defalcat
în funcţie de diagrame descompunere de afaceri, evenimente de afaceri diagrame,fluxului
de date şi procesul de modele de afaceri. Valoarea de modele de afaceri pentru arhiviştii
este că acestea pot reprezenta exact când, unde şi cum are loc crearea de înregistrare.
Acestea oferă un model conceptual arhivarul bazat pe reprezentare a activităţilor din viaţa
reală a contextului de creaţie, şi, prin urmare, furnizează informaţiile necesare pentru a
descrie cu precizie şi să definească pentru proiectanţii de sisteme ce bucăţi de date trebuie
să fie capturat ca dovadă a tranzacţiei de afaceri.

analiză. "Whitten şi Bentley, Sisteme de Analiza si Design Metode, 4a ed., p. 7. În

mod evident, activitatea de arhivişti are mult mai multe în comun cu analiştii sisteme
decât sistemele de designeri. Pentru descrieri ale tehnicii cunoscută sub numele de
"Modern structurate de analiză," consulta lucrările de Tom DeMarco, analiză
structurată şi specificatia sistemului (Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1978),
McMenamin Stephan şi John Palmer, esenţiale Analiza Systems (Englewood Cliffs ,
NJ:Metode Editura Dorset, 1994), Jeffrey Bentley Whitten şi Lonnie, Sisteme de Analiza
si Design, 4a ed; Yourdan Edward, Analiza Modern structurat (Englewood: Prentice-Hall,
1984), James Robertson şi Suzanne, sisteme complete de analiză (New York. Cliffs, NJ:
Comunicat de Yourdon, 1989); şi Hofer Jeffrey, George Joey, şi Valacich Joseph, sisteme
moderne de analiză şi proiectare. 2-a ediţie. (Reading, MA: Addison-Wesley, 1999).
Whitten şi Bentley, Sisteme de Analiza si DesignMetode, 4 Ed, p. 122

Nu este ilogic sau prea mult de un salt pentru a ajunge la o strategie globală care punctele
de vedere construirea modelului conceptual ca o metodologie care va permite arhivişti să
se ocupe cu mai multe sau cele mai multe dintre aspectele profesiei se confruntă în
încercarea de gestionare a înregistrărilor în mediile automatizate. De exemplu, unii
arhivişti sunt sugerează că, mai degrabă decât fizic revizuirea sistemelor de înregistrări şi
să desfăşoare activităţi de bază, cum ar fi evaluare şi descriere, arhiviştii ar trebui să fie
crearea şicare utilizează modele conceptuale menite să analizeze şi documentul de
sisteme de înregistrare. Astfel, evaluarea de înregistrări ar putea fi fi efectuate prin
angajarea valorilor tradiţionale de evaluare, dar analiza se va baza pe modelele
conceptuale a proceselor şi a înregistrărilor, mai degrabă decât pe o analiză fizică a
conţinutului datelor. Valorile de evidenţiere ar putea fi derivate din procesul de modele
comerciale şi de metadate, şi informaţionale valorile din analiza de date şi modele de
metadate. În documentarea înregistrări,unele arhiviştii sugerează că o înregistrare
completă, autentice şi de încredere ar putea fi capturat nu prin revizuirea fizic record, ci
prin analiza modelelor de metadate şi date şi compararea rezultatelor la un set stabilit de
cerinţe evidenţei metadate.

Ce documente trebuie să fie prezenţi să creaţi o înregistrare INCREDERE si autentic?

După cum sa menţionat mai devreme, noţiunea de probă este un element foarte critic în
definiţia de un record. Fără documentaţie suficientă pentru a descrie conţinutul
înregistrare şi contextul creării sale, record pierde valoare ca mijloc de probă şi, în unele
cazuri, încetează să mai fie un record, la toate. Acum din nou, nevoia de documente
justificative, nu este o cerinţă nou creat de înregistrări electronice.Apariţia de înregistrări
electronice, cu toate acestea, a creat unele noi probleme şi provocări pentru arhiviştii
încercarea de a conserva dovezile. Provocări şi Probleme provocare primar este asociat
cu recunoaşterea de bază, dar extrem de important ca, spre deosebire de documente de
hârtie, înregistrările electronice sunt construite logic şi adesea "virtual"
entităţi. În consecinţă, documente electronice nu pot fi vizualizate în acelaşi mod ca
înregistrări pe hârtie, în cazul în care atât de mult a conţinutului,metadate context şi
structurale este încorporat în sau face parte din

Această abordare este inerent în metodologia susţinută de Universitatea din Pittsburgh

electronice proiectului Records. O abordare conceptuală este cea în prezent să fie
adoptate şi testate de către Universitatea Indiana Electronic proiect Records.

înregistrare. În sistemele automatizate, metadatele vital, dacă acesta există, la toate, poate
sau nu poate fi fizic asociate cu datele de conţinut. legăturile dintre Vital metadate şi să
înregistreze datele de conţinut pot exista doar în programele software. În unele cazuri,
metadatele nu poate fi de fapt o parte a sistemului automatizat de la toate, dar poate exista
numai ca un document pe hârtie total disociat cu înregistrările este descrie. Arhiviştii
descoperit, de asemenea, că sistemul de metadateca de obicei, definit de sistemele de
designeri si tehnologi este de multe ori nu sunt complete pe cât este necesar pentru a
descrie un record. Tranzacţii menţinute în TPS tipice nu conţin unele date critice privind
actualizări şi revizuiri, dar pe ansamblu, arhivişti, în general, sunt de acord că aceste
jurnale nu oferă suficiente probe. De îngrijorare deosebită este lipsa relativa de metadate
legate de context de creare şi utilizare - metadate care se adresează întrebări de ce recorda
fost creat, care au fost utilizatorii de înregistrare, şi care a avut custodia record.
Disponibilitatea acestui metadate contextuale, arhivişti susţin, ar putea face diferenţa între
un instrument util şi un record inutil, mai ales când este privit pe perioade mai lungi de
timp. O altă deficienţă din perspectiva evidenţă de metadate sistem tipic este lipsa unor
documente critice cu privire la structura de înregistrare. De o importanţă deosebită este
metadate structurale descriucum se deschide şi a citi o înregistrare aşa cum a fost iniţial
creat şi vizualizate. Luate ca un întreg, lipsa de metadate critice a însemnat, ca unul
arhivar a menţionat, că "cele mai multe colecţii de date electronice, documente
electronice, sau informaţii nu sunt înregistrări, deoarece acestea nu se pot califica ca
probe."

Recunoaşterea faptului că documentaţia critic niciodată să fi fost create sau nu pot fi

disponibile cu conţinut de înregistrare a provocat arhivişti să înceapă strategii regândire
pentru documentarea înregistrări. Concret, trei strategii au fost proeminente.

Pentru discuţii cu privire la necesitatea de metadate documentarea conţinut, context şi

structură, a se vedea David Bearman, "la nivel de element de control şi Evidenţa
documentelor electronice," Arhivele şi Muzeul de Informatică, 211-14; David
Bearman, "Documentarea Documentare" în probele electronice, pp. 222
-252; David Wallace, "Gestionarea Prezent: Metadata ca Descriere arhivă,"
Archivaria 39 (Spring 1995): 11-21; şi Hedstrom Margaret "standarde descriptive
pentru Records electronice: a decide ceeste esenţială şi Imagining ceea ce este posibil,
"Archivaria 36 (toamna 1993): 53-63. David Bearman, probele electronice,
"Introducere. Construirea unei Metodologia de dovezi ", pag. 2.

Identification of Recordkeeping Metadata

Identificarea de metadate Evidenţa

Provocarea primeşte cea mai mare atenţie din arhiviştii este determinarea de care tipuri
de metadate sunt necesare pentru a satisface cerinţele de evidenţă. Arhiviştii repede
recunoscut că înainte de a putea descrie în mod corespunzător şi să identifice înregistrări
(care cuprinde date de conţinut şi elementele de probă sau metadate documentarea
context, de conţinut, şi structura), au nevoie mai întâi de a defini exact ceea ce tipuri sau
categorii de metadate trebuie să fie capturat. Proiectul de cercetare, primulpentru a
identifica metadatelor evidenţei cheie a fost înregistrările electronice proiect întreprinse
în perioada cuprinsă între 1993-1996 la Universitatea din Pittsburgh, cu finanţare de către
Consiliul Naţional pentru Publicaţii Istorice şi Comisia Records. Obiectivul principal al
proiectului Pittsburgh a fost de a dezvolta o declaraţie de cerinţe pentru a asigura
conservarea probelor în evidenţă. Unul dintre produsele de acest proiect a fost un set de
specificaţii metadate "concepute pentru a satisfacecerinţele funcţionale pentru
probe, "şi să" garanteze ca obiect datele vor fi utilizabile în timp, să fie
accesibile de către creatorul său, şi au proprietăţi trebuie să fie pe deplin ca o dovadă de
încredere şi în scopuri de executare de afaceri. "Pitt personalului proiect identificate
şaizeci -şapte elemente de metadate organizat în şase categorii sau straturi. De la apariţia
a specificaţiilor metadate Pittsburgh, o serie de alte instituţii sau proiecte au invocat
lorpropriul set de metadate evidenţei. Printre cele mai proeminente sunt cele propuse de
către Arhivele Naţionale din Australia şi Canada, Arhivele de Stat din Victoria (Australia)
şi New South Wales, Statele Unite Departamentul Apărării, la Universitatea din British
Columbia, Facultatea de Biblioteconomie şi Ştiinţa Informaţiei, Indiana Universitatea
Arhive, şi cel mai recent de către personalul asociat cu jet de proiect şi a Proiectului
InterPARES.

Universitatea din Pittsburgh electronice Records Project, Specificatii Metadate pot fi

găsite la http://www.lis.pitt.edu/ ~ nhprc/meta96.html vedea următoarele site-uri Web
pentru detalii despre aceste proiecte: Arhivele Naţionale din Australia, Record Evidenţa
Metadata Standard la http://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.htm;
jet, Evidenţa Metadate proiect la http://www.sims.monash.edu.au/rcrg/research/spirt /
index.html; a se vedea, de asemenea, articol pe proiect jet,Sue McKemmish şi Acland
Glenda "Accesarea esentiale Dovezi pe Web: Către un australian Evidenţa
Metadate Standard" (1999) la
http://ausweb.scu.edu.au/aw99/papers/mckemmish/paper.html; propuse New South Wales
Evidenţa documentelor Metadata Standard: New South Wales, Australia la
http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/erk/metadata/NRKMSexplan.htm; Statele
Unite, Departamentul Apărării, "Records Management Application (RMA) Criterii
de proiectare standard "şi"Standard reviziilor pentru" şi "Test de
certificare şi procesului de evaluare şi proceduri" de la Universitatea din Indiana
http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/ Electronic Records proiect la http://www.indiana.edu/ ~
libarch/phase2. html

de metadate evidenţă diferă considerabil în modul în care sunt organizate, în sumă de

descrierea pe care le oferă specificaţiile, şi, cel mai important, în elementele specifice pe
care le listă ca esenţiale sau obligatorii. În prezent, nu există un consens real asupra unui
set de specificaţii de metadate sau un set de standarde minime metatdata, încă, nu există
nimic pentru că seamănă cu evidenţă sau a fost acceptat în felul în care spune Dublin
Core Metadata aa fost îmbrăţişat de către comunitatea bibliotecă. Se poate discerne, cu
toate acestea, un consens în creştere în rândul arhivişti despre anumite aspecte cheie
legate de metadate. De exemplu, există un acord general între arhivişti că înregistrările
necesita propriile lor fel unic, special, de metadate, care merge dincolo de ceea ce este
necesar în standardul Dublin Core. Mai precis, arhivişti subliniază faptul că înregistrările
de metadate necesita mai mult documentarea contextul creaţiei, dacă acestea urmează să
fie înţeleseşi interpretate, în special pe perioade lungi de timp. Există, de asemenea, este
de acord cu privire la categoriile de bază de metadate că sistemele de captare şi ar trebui
să păstreze. De exemplu, listele de cele mai multe registrul de metadate includ diverse
piese de documente care descriu contextul creaţiei. Aceste metadate contextuală include
de obicei informaţii cu privire la agenţii implicaţi în crearea, primirea, înregistrarea şi
transmiterea, la data de primire; şi relaţia de înregistrarela procesele specifice de afaceri
şi la înregistrările aferente. Există, de asemenea, acordul general că modelul de metadate
includ unele documentaţia privind termenii şi condiţiile de acces şi utilizare, precum şi
faptul că sistemul documentul utilizarea istorie. Cele mai multe liste de specificaţii
metadate includ, de asemenea, date cu privire la dispoziţia de înregistrare, autorizaţie de
eliminare, astfel şi data, şi o istorie de acţiune de eliminare. Previzibil, cele mai multe
liste includ, de asemenea, metadate care descriu conţinutul de înregistrare, cum arca
informaţii cu privire la titlul de înregistrare, data de creaţie, şi sub rezerva. În cele din
urmă, majoritatea listelor de metadate record include informaţii privind structura de
înregistrare, în special documentaţia privind modul de înregistrare este codificat, cum
înregistrare poate fi

Universitatea din British Columbia Project, "Conservarea de Integritate de

Electronic Records" la http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/; Pe de British
Columbia de evaluare a proiectului, de asemenea, articol de Luciana Duranti şi MacNeil
Heather, "Protecţia de Integritate a înregistrărilor electronice: O Privire de
ansamblu asupra proiectului de cercetare UBC-MAS," Archivaria 42 (toamna
1996): 46-67; de cercetare internaţionale în Records Permanent autentic în sistemele
electronice (INTERPARES) Proiectla http://www.interpares.org/ Victorian Electronic
Records Strategia de la http://home.vicnet.net.au/ provic ~ / vers /; revizui, de asemenea
articol pe victoriană Electronics Înregistrări Proiect de Justine Heazlewood, et. Al,.
"Electronic Records: Problemă rezolvată?", în Arhivele şi manuscrise, Vol.
27, No. 1 (mai 1999): 96 - 113; "Evidenţa Metadate Cerinţele pentru Guvernul
Canadei la http://www.imforumgi.gc.ca/new_docs/metadata1_e.html Dublin Core
Metadata Specificaţiilepot fi găsite la http://purl.oclc.org/dc/
prestate, precum şi modul în care conţinutul de înregistrare este structurat. Pe scurt, cele
mai multe specificaţii metadate include documentare în diferite grade de detaliu cu
privire la conţinutul şi structura de înregistrare şi contextul creaţiei sale. Calendarul de
arhivă de intrare O a doua problemă referitoare la documentaţia de înregistrări electronice
implică determinarea atunci când, în ce moment, arhivişti ar trebui să se implice activ în
acest proces. arhiviştii Mulţi au ajuns la concluziacă profesia trebuie să fie mai proactivă
şi să fie implicaţi în stadiul de proiectare a sistemelor. Susţinătorii acestei poziţii susţin că
documentaţia a proceselor de afaceri nu poate fi amânată până la punctul de când
înregistrările devin inactive, pentru a fi eficiente, descrierea trebuie să aibă loc pe durata
de viaţă a înregistrării. Numai în acest fel, se argumentează, arhivişti poate spera la
document tranzacţiile de afaceri pe parcursul ciclului lor de viaţă. Susţinătorii acestei
poziţii avertizează că, dacă procedurile deidentificarea timpurie şi de întreţinere nu sunt
stabilite, înregistrări, şi în special a înregistrărilor electronice, nu pot supravieţui sau chiar
de a fi creat. Alte arhivişti, cu toate acestea, au avertizat că prin introducerea unor cerinţe
de metadate concepute pentru a satisface nevoile utilizatorilor viitoare, arhiviştii
compromită imparţialitatea înregistrări. Şi dacă "imparţialitatea metadate este
compromis, valoarea lor ca probe vor fi compromise, ceea ce înseamnă, în cele din urmă,
că stau la bazaObiectivul de metadate strategii-conservare a probelor, va fi învins.
"Pe scurt, susţinătorii acestei poziţii susţin că," participarea arhivă în
proiectarea şi întreţinerea sistemelor de metadate trebuie să fie conduse de necesitatea de
a le conserva ca documente de arhivă, că este, ca dovadă a acţiunilor şi tranzacţiilor, nu
ca instrumente descriptiv "Still., acest lucru trebuie să fie considerate ca poziţia
minoritare, la acest punct. Cele mai multe arhiviştii implicat în studierea acestei
problemeau fost de acord că intervenţia timpurie, de preferinţă în etapa de proiectare a
sistemelor, este singura strategie viabilă documentaţia.
Timing of Archival Input

Calendarul de arhivă de intrare O a doua problemă referitoare la documentaţia de

înregistrări electronice implică determinarea atunci când, în ce moment, arhivişti ar trebui
să se implice activ în acest proces. arhiviştii Mulţi au ajuns la concluzia că profesia
trebuie să fie mai proactivă şi să fie implicaţi în stadiul de proiectare a sistemelor.
Susţinătorii acestei poziţii susţin că documentaţia a proceselor de afaceri nu poate fi
amânată până la punctul de când înregistrările devin inactive;pentru a fi eficiente,
descrierea trebuie să aibă loc pe durata de viaţă a înregistrării. Numai în acest fel, se
argumentează, arhivişti poate spera la document tranzacţiile de afaceri pe parcursul
ciclului lor de viaţă. Susţinătorii acestei poziţii avertizează că, dacă procedurile de
identificare timpurie şi de întreţinere nu sunt stabilite, înregistrări, şi în special a
înregistrărilor electronice, nu pot supravieţui sau chiar de a fi creat. Alte arhivişti, cu toate
acestea, au avertizat că prin introducerea unor cerinţe de metadateconcepute pentru a
satisface nevoile utilizatorilor viitor, compromis arhiviştii imparţialitatea înregistrări. Şi
dacă "imparţialitatea metadate este compromis, valoarea lor ca probe vor fi
compromise, ceea ce înseamnă, în cele din urmă, că obiectivul fundamental al strategiilor
de metadate-conservare a probelor, va fi învins." Pe scurt, susţinătorii acestei
poziţii susţin că, "participarea arhivă în proiectarea şi întreţinerea sistemelor de
metadate trebuie să fie conduse denecesitatea de a le păstra ca documente de arhivă, că
este, ca dovadă a acţiunilor şi tranzacţiilor, nu ca instrumente descriptiv "Still.,
acest lucru trebuie să fie considerate ca poziţia minoritare, la acest punct. Cele mai multe
arhiviştii implicat în studierea acestei probleme au fost de acord că intervenţia timpurie,
de preferinţă în etapa de proiectare a sistemelor, este singura strategie viabilă
documentaţia.
Pentru discuţii de această problemă a se vedea David A. Wallace, "Gestionarea
Prezent: Metadata ca Descriere arhivă," Archivaria, pp. 11-31; şi Charles Dollar,
arhivă Teorie şi Tehnologii Informaţionale, pp. 60-62, 77-78. Heather MacNeil,
"Strategii Metadate şi arhivă Descriere: Comparativ cu Mere la Portocale,"
Archivaria, nr 36 (Spring 1995): p. 28. A se vedea, de asemenea, Luciana Duranti şi
Heather MacNeil, "protejarea integrităţii înregistrărilor electronice: O privire de
ansamblual proiectului de cercetare UBC-MAS, "Archivaria, Vol.. 42 (toamna
1996): 57. MacNeil, "Strategii Metadate şi Descriere arhivă", pag. 30.

Valoarea de SIDA tradiţionale Găsirea cele din urmă, arhivişti dezbat daca metodele
tradiţionale pentru a descrie înregistrări de arhivă (inventare descriptive, ghiduri, şi alte
ajutoare găsirea creat după înregistrările sunt transferate la arhivele) sunt instrumente
adecvate şi utile pentru documentarea înregistrări electronice. Criticii de strategii
tradiţionale pentru a descrie înregistrările electronice identifica trei motive majore pentru
adoptarea alte metode. În primul rând, criticii susţin cămetodologiile tradiţionale
descriptive care depind de revizuirea fizic înregistrărilor, fişierelor şi pentru a identifica
seriile de conţinut şi de context, nu sunt viabile în lumea de înregistrări electronice. În
plus, aceştia susţin că naraţiunile tradiţionale proza şi descrieri ale structurilor de date nu
se poate descrie, eventual, multitudinea de legături înregistrare sau reflectă relaţiile între
tranzacţiile în sisteme automatizate. Pentru a descrie în mod adecvat aceste sisteme
complexe de înregistrare, elerecomandă ca strategiile mult mai dinamic si mai interactiv
documentaţia să fie angajat. În cele din urmă, susţinătorii acestei poziţii de schimbare
susţin că un sistem viabil de documentare a proceselor de business există deja sub formă
de metadate sistemului de evidenţă. Sisteme de designeri şi programatori genera curent
documentaţia privind conţinutul şi structura sistemelor şi programele pe care le creează.
De ce nu, se sugerează, fac din acest metadate / sistem metatag baza pentru
descriereaînregistrările electronice? De ce nu ia în considerare o schimbare de la crearea
informaţii descriptive la capturarea, gestionarea, şi adăugând valoare de metadate sistem?
Fireşte, nu toate arhiviştii de acord cu strategia descrisă mai sus. Argumentele lor se
concentreze pe temele de autentificare rolul şi contribuţiile unice şi vitale de descriere
arhivistică tradiţionale. De exemplu, Luciana Duranti susţine că verificarea "a
autenticităţii documentelor electronice pe termentermen lung va trebui să se bazeze pe un
singur lucru şi un singur lucru: descrierea lor de arhivă "aranjament tradiţionale şi o
descriere a verifica autenticitatea, în conformitate cu Duranti, prin conservarea reţea de
relaţii administrative şi documentare.. "Relaţiile administrative sunt dezvăluite şi
conservate prin scrierea istoriei administrative ale fondului de arhivă şi părţile sale,
inclusiv conservarea şi istoria privative de libertate. relaţii documentare suntdezvăluit şi
conservate prin
 For an excellent discussions of this position, see . Wallace, “Managing the Present:
Metadata as Archival Description,” pp. 11-31; and David Bearman, “Archival
Strategies,” pp. 384-85.

Duranti, “The Protection of the Integrity of Electronic Records,” p. 57.

de identificare a nivelurilor de amenajare a fondului şi reprezentarea lor în denumirile
structurat. "Un alt argument invocat în apărare de descriere arhivistică tradiţionale
este că acesta îndeplineşte o funcţie vitală care metadatele sistem nu poate. Susţinătorii
acestei poziţii susţin că, deoarece domeniul de aplicare şi contextul sistemului de
metadate este "relativ îngust, metadate circumscrie şi pulveriza aceste contexte
diferite. Descrierea arhivă, pe de altă parte, extinzândşi le integrează. În acest sens, el
descoperă continuităţi şi discontinuităţi în matricea funcţiei, structura, şi ţinerea evidenţei
a lungul timpului "Ce este un sistem RECORDKEEEPING.? Tradiţionale
metodologia de gestionare a înregistrărilor se concentrează pe gestionarea şi controlul
înregistrărilor, de obicei ca parte a unei serii record. Mai nou, definiţiile revizuite a
obiectivelor de gestionare a înregistrărilor, cu toate acestea, se concentreze pe evaluarea
proceselor crearea înregistrărilor şi a sistemelor de gestionare a acestora.De exemplu, o
definiţie proeminent identifică obiectivele de administrare a înregistrărilor şi identificarea
şi captarea de înregistrări generate în contextul proceselor de afaceri, şi crearea de
sisteme care gestionează şi păstreze aceste înregistrări. În esenţă, noua definiţie în cauză
este mai puţin cu înregistrări de gestionare şi este mai mult axat pe definirea şi asistarea
în managementul sistemelor de evidenţă. Identificarea cerinţelor Evidenţa Ce este o
evidenţăsistem, şi modul în care este diferit de alte tipuri de sisteme, cum ar fi procesare a
tranzacţiilor, de gestionare a informaţiilor, şi a sistemelor de management al
documentelor? În acest context, termenul de "sistem" este folosit în sensul cel
mai larg pentru a descrie misiunea organizaţională, procesele de afaceri, politici,
proceduri, practici, precum şi mecanismele umane şi automate pentru a aduce capete
despre dorite, care în acest caz este evidenţă de încredere.

Ibid., P. 57 MacNeil Heather, "Strategii Metadate şi arhivă Descriere: Comparativ

cu Mere la Portocale," p. 25. Pentru descrieri detaliate ale acestei strategii
electronice de gestionare a înregistrărilor, a se vedea David Bearman, Electronic Probe,
"Evidenţa Systems," pp. 34-70, şi "Electronic liniile directoare
Records," pp. 72-116; şi David Bearman şi Margaret Hedstrom
"Reinventarea Arhivele pentru Records electronice: Opţiuni alternative Service
Delivery, "Electronic Records ManagementStrategii, ed. (: Informatica Arhivele şi
Muzeul, 1993 Pittsburgh, PA): Margaret Hedstrom pp. 82-98. Rick Barry cu condiţia ca
această definiţie într-o notă a autorului din data de 11 septembrie 2000.

Pentru a răspunde acestor întrebări, arhiviştii au desemnat de identificare a unui set de

cerinţe pentru o sisteme de evidenţă ca fiind unul dintre profesiei sarcinilor critice,
iniţială. Universitatea din Pittsburgh School of Information Science a efectuat prima
cercetare sistematică pe acest subiect. Proiectul Pitt a stabilit un set de cerinţe funcţionale
pentru evidenţă faptul că a abordat trei niveluri de cerinţe: nivel organizaţional, sistemul
de nivelul de evidenţă,şi nivel record. În cadrul acestor nivele, au stabilit cinci categorii -
Organizaţia motive de conştiinţă, responsabila Evidenţa System, Captured Records,
Records întreţinut, iar înregistrările utila - şi în aceste categorii douăzeci cerinţe, care au
susţinut "sunt identificate în lege, şi cele mai bune practici în întreaga societate
Proprietăţile fundamentale "de înregistrări probatorie. De la crearea documentului
Pittsburgh, numeroase alte proiecte auproduse liste de cerinţe pentru sistemele de
evidenţă. Printre cerinţele cele mai importante sunt cele create de către Statele Unite
Departamentul de Aparare; Arhivele Naţionale din Australia şi Canada; Arhivelor Statului
din Victoria (Australia), New York, Delaware, şi Kansas, şi la Universitatea din British
Columbia şi Indiana Universitatea. Ca şi în crearea de specificaţii metadate, diverse liste
a cerinţelor de evidenţă diferă, în unele cazuri în mod semnificativ.Există un acord
general şi un consens în creştere, cu toate acestea, în mai multe puncte critice. De
exemplu, majoritatea de arhivişti sunt de acord că "nu toate sistemele de informare
sunt sisteme de evidenţă," şi că "sistemele de evidenţă sunt un tip special de
sistem de informare" (în acest caz, "sistem" este folosit la nivel de
aplicaţie software). Cele mai multe dintre listele de

Pitt Proiectul de exigenţe funcţionale pot fi vizualizate la http://www.lis.pitt.edu/

nhprc/prog1.html ~ Aceste liste de cerinţe funcţionale sunt disponibile la următoarele
site-uri Web: Departamentul de Apărare standard pot fi găsite la http: / / jitc.fhu.disa.mil /
recmgt / # standard; Arhivele Nationale din Australia, "Proiectarea şi de punere în
aplicare Evidenţa Systems," la
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html; Arhivele de Stat din Victoria
(Australia), "Sistemul deCerinţe pentru arhivare electronică Records "la
http://www.prov.vic.gov.au/vers/standard/99-7-1toc.htm; canadian Arhivele
Statului", "Evidenţa în lucru Electronic Mediu" la http:/ /
www.archives.ca/06/0603_e.html: Delaware Arhivele Statului, "Orientări Model
pentru Electronic Records" la http://www.archives.lib.de.us/recman/g-lines.htm;
statul New York arhive, "Cerinţe funcţionale pentru a asigura crearea, de
întreţinere, şi Conservarea Records electronice"la
http://www.ctg.albany.edu/resources/abstract/mfa-4.html; Kansas stat Historical Society,
"Kansas Electronic Records orientările Management" la
http://www.kshs.org/archives/recmgt. htm; Universitatea din British Columbia,
"Conservarea de Integritate de Electronic Records" la
http://www.slais.ubc.ca/users/duranti/; Universitatea din Indiana Electronic Records
Project, "Cerinţe funcţionale pentru sisteme de Evidenţa" la http : / /
www.indiana.edu/ ~ libarch / funcreqs.htmlDavid Bearman, "Sisteme de
Evidenţa", pp. 34-35.

cerinţele de evidenţă, de asemenea, de acord cu privire la tipurile de bază sau categorii de

funcţionalitatea unui sistem de evidenţă trebuie să posede. Acestea includ de obicei,
cerinţele pe care sistemul să fie compatibil prin respectarea standardelor legale şi
administrative cerinţe, naţionale şi internaţionale, şi cele mai bune practici pentru
evidenţă. Multe liste de cerinţe evidenţă specifică, de asemenea, că sistemul să fie
responsabil şi de încredere. Cerinţe specifice incluse în această categorie sunt căpoliticile
şi procedurile de sistem să fie bine documentate, că hardware şi software de sistem să fie
testat cu regularitate pentru a se asigura că înregistrările coerente şi corecte de afaceri
sunt create, şi că sistemul de trasee de audit să fie menţinute pentru toate procesele de
business. Toate listele de cerinţele specifică faptul că sistemul de captare toate
înregistrările de afaceri şi toate metadatele esenţiale legate de acest proces de afaceri. În
mod similar, toate listele de cerinţele sistemului de mandat evidenţei că sistemul
menţineşi de a gestiona de afaceri record. Cerinţele tipice în această categorie include
caietul de sarcini că sistemul menţine înregistrări neatinsă protejate impotriva stergerii
accidentale sau intenţionate sau modificare; că sistemul a se asigura că toate
componentele unei înregistrări, inclusiv metadatele relevante, note, accesorii, etc, pot fi
accesate, afişate şi a reuşit ca o unitate sau o înregistrare completă a unui proces de
afaceri şi că sistemul include un plan de dispoziţie autorizate careeste pus în aplicare
după cum este necesar. În cele din urmă, toate seturile de cerinţele specifică faptul că
sistemul de evidenţă a asigura gradul de utilizare viitoare a înregistrărilor de afaceri. Ca
parte din această cerinţă, sisteme trebuie să fie capabil de a recrea conţinutul
înregistrărilor, precum şi orice metadate relevante în cadrul unui sistem nou, fără pierderi
de informaţii vitale. Relaţia de Evidenţa documentelor la alte tipuri de sisteme Cum vor
funcţiona aceste sisteme de evidenţă în raport cu alte date şi sisteme de informare,ca TPS,
SGBD şi Management Information Systems (MIS)? Cu alte cuvinte, va fi construit
funcţionalitate evidenţă în tranzacţiile activ sistem de procesare, sau va înregistrările fi
gestionate într-un sistem complet separat sau mediu, sau ar putea fi acolo o combinaţie a
acestor două abordări? În prezent nu există un consens pe această temă, în mare parte
pentru că nu au existat teste semnificativă a costurilor şi a eficacităţii de elaborare a
sistemelor evidenţă într-unvarietate de medii automatizate. Conceptual, unii arhivişti
susţin că acesta poate fi probabil mai uşor de gestionat înregistrările în mediul lor proprii
separate, mult în acelaşi mod în care de Management Information Systems gestiona
informaţii şi date suport decizional. Pentru a popula sisteme de sprijinire a deciziilor şi
depozitele de date, datele sunt extrase din TPS şi sa mutat într-un sistem automatizat
separat, care este de obicei gestionate de către un personal de operare separate

cu propriul set de politici şi proceduri. Unii arhiviştii susţin că această strategie ar putea fi
aplicată aceeaşi pentru a crea sisteme de evidenţă. Ca înregistrări sunt create în TPS, ar fi
capturat şi sa mutat într-un mediu separat, dar legat gestionate în conformitate cu propriul
său set de cerinţe de către un personal de manageri înregistrări. Susţinătorii de vedere
consideră că este extrem de important faptul că înregistrările sunt menţinute de către o
organizaţie independentă, cu nici un interes special înînregistrările şi de către un personal
instruit în arhive şi administrare a înregistrărilor. În estimarea finală, cu toate acestea,
strategia utilizată pentru funcţionalitatea evidenţă clădiri poate fi bine determinată în
mare măsură pe baza naturii şi a cerinţelor de mediu specifice în cadrul sistemului de
revizuire. După cum a declarat un coleg la acest autor: "în medii mai puţin
structurate, cum ar fi cele în care e-mail şi documentelor electronice sunt schimbate fără a
beneficia de lucrări definitedebit sau procese structurate de lucru, nevoia pentru un mediu
separat, evidenţă bine definite poate fi esenţială pentru captarea şi păstrarea
înregistrărilor. În alte sisteme definite prin procese de afaceri structurate, cu toate acestea,
parametrii de proiectare s-ar putea să fie astfel încât evidenţă ar putea fi încorporate în
interiorul proiectarea generală a sistemului existent "Cu alte cuvinte, fiecare mediu
este diferit. Şi va solicita abordări diferite. În consecinţă, "one-sizese potriveşte
tuturor strategie "pentru proiectarea sistemelor de evidenţă nu va fi probabil
eficiente. Păstrarea Care este cea mai bună strategie pentru păstrarea obiectelor digitale a
lungul timpului? Acest lucru sa dovedit a fi o întrebare foarte greu să răspund. Până în
prezent, arhivişti, bibliotecari şi tehnologi au identificat provocări, dar au fost mult mai
puţin succes crearea de strategii viabile pentru rezolvarea sau abordarea problemelor.
Definiţii şi Probleme profesioniştii care lucrează pe termen lungpăstrarea obiectelor
digitale au, în general, au convenit asupra unei definiţii a obiectivului general al
conservării digitale ca

În ansamblu, acest este strategia pe care este cel mai favorizat de la Universitatea Indiana
Electronic personalul proiectului. Un coleg, John McDonald, a scris acest lucru într-un
mesaj electronic de la acest autor din o august 2000.
capacitatea de a asigura lizibilitatea şi inteligibilitatea, în scopul de a facilita schimbul de
date în timp. În acest context, lizibilitatea este definită ca obiecte digitale sau obiecte
compozit, care pot fi prelucrate pe un sistem informatic sau alt dispozitiv decât cel pe
care iniţial le-a creat sau pe care sunt stocate în prezent. Inteligibilitatea poate definită ca
cerinţa ca informaţiile digitale fi uşor de înţeles pentru o fiinţă umană. intenţie Arhiviştii
asupra menţinerii înregistrărilorau subliniat că orice strategie trebuie să păstreze, de
asemenea, autenticitatea şi integritatea înregistrărilor, care se traduce în cerinţele pentru
conservarea structurii document oficial (caracteristici structurale) şi metadate descriptive.
În consecinţă, ca Charles Dollar a scris, cererile de arhivare conservare că înregistrările fi
mai mult decât lizibil şi inteligibil; înregistrările păstrate pentru utilizarea pe viitor trebuie
să fie, de asemenea, identificabile, capsulate, recuperabilă, reconstructable, uşor de
înţelesşi autentice. Profesioniştii care lucrează la conservare, în general, sunt de acord, de
asemenea, cu privire la problemele sau provocările. Ele sunt de obicei descrise în trei
categorii: învechire hardware, software dependenţă, şi deteriorarea mediu de stocare. În
timp ce toate trei sunt în cele din urmă letale pentru supravieţuirea pe termen lung de
obiecte digitale, majoritatea expertilor sunt de acord că este dependenţa de software sau
"faptul că documentele digitale sunt, în general, dependente de software de
aplicaţie pentru a facele accesibile şi semnificativ ", care prezintă cea mai mare
provocare. Trecerea de la identificarea de obiective şi probleme la formularea de strategii
specifice pentru a răspunde acestor provocări, există uniformitate mult mai puţin de
opinie. În ultimele două decenii, un număr destul de credibil şi nu atât de strategii
credibile pentru conservarea pe termen lung a documentaţiei digitale

Charles Dollar, Records autentice electronice: Strategii pentru accesul pe termen lung,
(Chicago, IL: Cohasset Associates, Inc, 2000), pp. 47-50. Charles Dollar, autentice
Electronic Records, pp. 50-57; Jeff Rothenberg, "Evitarea Quicksand tehnologică:
Găsirea unui Fundaţia tehnologice viabile pentru Digital Preservation" Secţiunea 5.
"Dimensiuni tehnice ale problemei" (Washington, DD: a Consiliului privind
Biblioteca şi resurselor informaţionale, 1999) la
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html;A se vedea, de asemenea, John
Garrett şi Donald Apelor, Păstrarea de informaţii digitale: Raport al Grupului de lucru
privind arhivarea digitala Informaţii, Secţiunea privind "Provocarea de arhivare de
informaţii digitale" (Washington, DD: Comisia pentru Conservarea şi accesul şi
Grupul de Cercetare biblioteci, 1996) la http://lyra.rlg.org/ArchTF/tfadi.index.htm; şi
Gregory S. Hunter, Păstrarea de informaţii digitale (New York: Neal-Schuman
Publishers, Inc, 2000), pp. 50-10;

au fost propuse. Strategii de conservare digitală cel mai proeminent discutate în literatura
de specialitate se numără crearea de muzee de calculator, copierea pe hârtie sau
microfilm, conversia la formate standard sau în moduri de independenţi de software,
"emularea" strategie, şi de conversie sau a migrării de înregistrări. Să ne
uităm acum la aceste strategii în detaliu. Computer Muzee O strategie de conservare
recomandă ca societatea a crea muzeele de învechite hardware şi software,ca un mijloc de
menţinere a accesului continuu la materiale digitale. Pe ansamblu, majoritatea experţilor
au respins această strategie ca nerealistă şi prea scumpe. Unul critic al acestei strategii,
Jeff Rothenberg, observă că această strategie ignoră faptul că datele vor trebui să fie
transferate către new media care nu exista atunci când computerul documentului original
a fost curent. "Abordarea muzeului, prin urmare, ar necesita construirea unic
interfeţe nou dispozitiv fiecare dintre noicomputer mediu şi învechite. "Un alt critic
observă," probabilitatea de a menţine orice bucată de maşini de rulare pentru multe
decenii nu este pur şi simplu foarte mare, deoarece piese de schimb, chips-uri, şi
software-ul nu a putut fi reproduse cu uşurinţă. Un sistem informatic este mult mai
complexă mult de o locomotiva cu aburi sau de transfer de la război de ţesut "În
cele din urmă., criticii au observat că această strategie nu este compatibilă cu ideea larg
răspândită că datele şi informaţiile în sistemele vechi ar trebui să fieuşor accesibile în
timp şi integrate cu informaţii actuale şi arhitecturi de tehnologie. Copierea HÂRTIE sau
microfilm O altă strategie de conservare aprobate şi practicată de unii este de a crea o
copie de hârtie sau microfilm de obiect digital. Hârtie şi microfilm chimic sunt mai
stabile decât media digitale, şi nici un hardware special sau software-ul este necesar
pentru a prelua informaţii de la ei. Cele mai multe arhivişti, cu toate acestea, în vederea
această strategie ca un fix pe termen scurt cunumai aplicaţii limitate.

Jeff Rothenberg, "Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea unui viabile tehnologic

Fundaţiei pentru Digital Preservation" la
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html; David Bearman,
"Colectarea Software: O noua provocare pentru Arhivele & Muzee ",
Informatica arhivă Rapoarte tehnice vol. 1, # 2, vara 1987; şi Bearman David,
"Realitatea şi himere în Conservarea Records Electronic" Vol. D-Lib
Magazine,. 5, nr 4 (aprilie 1999) la
http://www.dlib.org/dlib/april99/bearman/04bearman.htmlTerry Cook, "E ora 10:?
Stii unde Datele dumneavoastră sunt" Technology Review (ianuarie 1995) pe Web
la http://www.techreview.com/articles/dec94/cook.html Un coleg, Richard Barry, a făcut
acest punct de autor într-o notă din data de 11 septembrie 2000.

Archivists tehnologi şi susţin că copierea pe hârtie ar putea fi o soluţie în

cazul în care există informaţii dintr-un "software-ul
independent", cum ar format ASCII sau ca fişiere plate cu structuri
simple, uniforme. Aceasta nu este o strategie viabilă, spun ei, pentru
păstrarea obiectelor de date complexe în sisteme complexe. Jeff Rothenberg
exprimă opinia multora când scrie: "Imprimarea orice, dar mai simplu,
rezultatele tradiţionale documentele din pierderea de funcţionalitate lor unice
(o astfel de interacţiune dinamică,nelinearitatea, şi integrare), şi imprimarea
orice document face cu adevărat nu mai poate fi citită automat, care, la
rândul său, îl distruge atributele de bază digital (copiere perfect,, distributie
de acces, şi aşa mai departe). Dincolo de această pierdere de funcţionalitate,
imprimarea documentelor digitale sacrificiile forma lor originala, care pot fi
de interes istoric unic, contextuală sau probatorie. "CONVERTING
standard formate sau în software-ul INDEPENDENT Partizanii MODURI
de angajareastandardele tehnice actuale pentru a păstra obiecte digitale
susţin că aceste obiecte de conversie la formele actuale standard, şi migrarea
la noile standarde, dacă este necesar, este cea mai sigură cale de a se asigura
că documentul supravietuieste. Strategia se bazează pe presupunerea că
"iniţiativele de standarde care să răspundă nevoilor de afaceri pentru
schimbul securizat şi fiabil de informaţii digitale între actuala generaţie de
sisteme vor impune standardizarea şi normalizarea de date careîn cele din
urmă va facilita migraţii la noile generaţii de tehnologie. "In prezent
formate de preferat pentru înregistrări textuale sunt Standard Generalized
Markup Language (SGML), Extensible Markup Language (XML) sau Rich
Text Format Poate proiectul cel mai promiţător conservarea digitală care
utilizează o abordare standarde este San Diego Supercomputer Center
(SDSC) personalul de proiect. SDSC definesc provocarea de a păstra obiecte
digitale ca fiind "capacitatea de a descoperi, de acces,şi afişaj obiecte
digitale care sunt stocate într-o arhivă, în timp ce tehnologia utilizată pentru
a gestiona arhivele evoluează. "

Jeff Rothenberg, "Evitarea Quicksand tehnologică: Găsirea unui

Fundaţia tehnologice viabile pentru păstrarea digitală" - "3.
Păstrarea în epoca digitală "la secţiunea
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html Margaret
Hedstrom," Digital Preservation: o bombă cu ceas pentru bibliotecile
digitale ", - Secţiunea privind" Strategii actuale Conservarea şi
Limitări lor "la http://www.uky.edu/ Kiernan ~ / DL / hedstrom.html

Scopul "este de a stoca obiecte digitale care cuprinde de colectare şi de

contextul de colectare într-o arhivă o singură dată." Pentru a realiza
acest lucru, soluţia SDSC sau strategie creează reprezentări de infrastructură
independent de obiecte digitale în XML şi dezvoltă strategii de migrare
pentru modernizarea infrastructurii de orice componentă a sistemului. Ca
toate strategiilor de conservare, convertindu-se la formatele standard le-a
detractorii. Critica cea mai comună de format standardca o soluţie pe termen
lung este durata de viaţă relativ scurt. David Bearman exprimă acest
sentiment atunci când scrie el, "nu există standarde tehnice de
calculator au demonstrat încă orice risc de durată pentru totdeauna -. Cele
mai multe într-adevăr, au devenit complet depăşit în termen de câteva
generaţii de software" În ceea ce pentru migrarea la noile standarde,
Jeff Rothenberg susţine acest lucru este "analog la Homer traducerea
în engleză modernă prin fiecare limbă interveni care a existat în timpulîn
ultimii 2500 ani. Faptul că savanţii nu fac acest lucru (dar in schimb a gasit
cele mai vechi original pot, pe care le transforma apoi direct în limba
poporului actuală) indică faptul că ceva este întotdeauna pierdut în traducere.
Rareori este posibil să se recupereze în original de către retranslating
versiunea tradusă înapoi în limba originală "În cele din urmă., La fel
ca majoritatea celorlalte strategiilor de conservare, de conversie a formatelor
standard prezintă anumite riscuri înceea ce priveşte menţinerea autenticitatea
înregistrării. În sumă, criticii de conversie a obiectelor digitale pentru
formulare standard şi migrarea la noile standarde, dacă este necesar ar fi de
acord cu Jeff Rothenberg lui

Reagan Moore, et al, "Collection-Pe Arhivele persistenţi Digital:

Partea I". Revista D-Lib, Vol.. 6, No. 3 (martie 2000) -
"Introducere" şi secţiunea "Gestionarea Persistenţa"
Secţiunea -. Disponibil la
http://www.dlib.org/dlib/march00/moore/03moore-pt1.html Ibidem, a se
vedea, de asemenea, Reagan Moore, et al, "Collection-Pe Arhivele
persistenţi Digital: Partea II,". Revista D-Lib, Vol.. 6, nr 4 (aprilie
2000) la http://www.dlib.org/dlib/april00/moore/04moore-pt2.html David
Bearman,"Realitatea şi himere în Conservarea Records
electronice" la
http://www.dlib.org/dlib/april99/bearman/04bearman.html; a se vedea, de
asemenea, Jeff Rothenberg, "Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea
unui viabile tehnologic Fundaţia pentru Digital Preservation "la
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html; în această
publicaţie Rothenberg scrie că" chiar şi cele mai bune standarde sunt
adesea trecute şi a făcut irelevantă de ture paradigmă inevitabil care
caracterizeazăştiinţa informării-şi va continua să facă acest lucru "Jeff
Rothenberg," Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea unui viabile
tehnologic Fundaţiei pentru Digital Preservation "-" 6.2
Recurgerea la standarde "Secţiunea la
http://www.clir.org/cpa/reports. / Rothenberg / contents.html Charles Dollar,
autentice Electronic Records, p. 68 - 69.

hotărâre că aceasta "ar putea fi o abordare utilă intermediară în timp ce

o soluţie reală pe termen lung este în curs de dezvoltare." Strategia de
a transfera înregistrări la formate independenţi de software, astfel de
"simplu" ASCII text sau pentru înregistrări ierarhică şi bazelor
de date relaţionale, o structură de masă plană , are avantajul de a se
deplasează înregistrări dintr-un mod dependent de software, asigurând astfel
accesibilitatea registrelor pentru perioade mai lungi de timp. Cele mai multe
sunt de acord arhivişti, totuşi, că, în multe cazuriacest avantaj este realizat la
un mare cost, de exemplu, în pierderea de instrucţiunile sau codul utilizat în
reprezentarea sau formatarea înregistrare. Ca urmare, "autenticitatea
documentelor electronice" copii imitativ "în care reproduc
structura, conţinutul şi contextul înregistrărilor original ar putea nu mai este
suportat." Cu alte cuvinte, probele necesare pentru a înţelege şi
interpreta un record să nu mai poate fi prezent. Emulare Jeff Rothenberg
susţine un alt digitalStrategia de conservare, ceea ce el numeşte
"emulare." Rothenberg susţine că alte soluţii propuse "sunt
miopi, a forţei de muncă intensivă, şi în cele din urmă incapabil de
conservarea documentelor digitale în formele lor originale. Singura
modalitate sigură de a recrea funcţionalitatea unui obiect digital original,
susţine el, este "pentru a rula software-ul original sub emulare pe
computere viitor. Aceasta este singura modalitate de încredere pentru a
recrea funcţionalitatea unui document digital lui original,arata si se simt.
"Conform Rothenberg, punerea în aplicare a abordării emulaţie
implica" 1) tehnici de dezvoltare generalizabile pentru specificarea
Emulatoarele, care va rula pe computere necunoscute viitor şi că captura
toate aceste atribute necesare pentru a recrea comportamentul de actuale şi
viitoare digital

Jeff Rothenberg, "Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea unui

viabile tehnologic Fundaţiei pentru Digital Preservation" - "6.2
Recurgerea la standarde", la secţiunea
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html Charles Dollar,
autentice electronice Records, p. 67; a se vedea, de asemenea, Margaret
Hedstrom, "Digital Preservation: o bombă cu ceas pentru bibliotecile
digitale", la http://www.uky.edu/ Kiernan ~ / DL / hedstrom.html Jeff
Rothenberg, "Evitarea tehnologice Quicksand: Găsireao fundaţie
tehnologice viabile pentru păstrarea digitală, "-" 1. Introducere
"Secţiunea la http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html
Jeff Rothenberg," Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea unui
viabile tehnologic Fundaţia pentru Digital Preservation, "-"
Rezumat "Secţiunea la http: / / www.clir.org / CPA / rapoarte /
Rothenberg / contents.html.

documente; 2) tehnici de dezvoltare pentru economisire - în format

electronic umane - metadatele necesare pentru a găsi, de acces şi recrea
documente digitale, astfel încât tehnicile de emulatie pot fi folosite pentru
conservare; 3) dezvoltarea de tehnici pentru documente incapsularea,
metadatele lor însoţitor, software-ul, emulator şi specificaţiile în moduri care
asigura coeziunea lor şi pentru a preveni corupţia lor "Unele arhivişti,
cum ar fi David Bearman., susţin cu tărie că este o emulatie nepracticşi
strategia ineficiente pentru păstrarea înregistrărilor. Cele mai critic, Bearman
susţine, este un proces fundamental greşită dintr-o perspectivă de evidenţă,
deoarece strategia este "încercarea de a păstra ceva greşit cu păstrarea
funcţionalităţii sistemelor de informaţii, mai degrabă decât de înregistrări. În
consecinţă, soluţia emulare nu ar păstra înregistrările electronice dovezi
"Dintre toate strategiilor de conservare în prezent în curs de revizuire.,
emularea este cel mai netestat şi experimentale.Din cauza necesităţii de a
crea şi Emulatoarele pentru a incapsula o mare de date, emularea este, de
asemenea potenţial strategie de conservare cel mai scump. Migraţie /
conversie Nu există nici o îndoială că unul dintre cele mai populare
strategiilor de conservare, în prezent, este un set de activităţi descrise în
proces cunoscut sub denumirea de migraţie. In ciuda popularitatii sale, cu
toate acestea, definiţia de migraţie este încă foarte mult dezbătută şi
nedecontate. O definiţie mai populare furnizatede către Grupului de lucru
privind arhivarea digitala Informaţii descrie migraţiei ca "transferul
periodică de materiale digitale de la un hardware / software de configurare la
altul, sau de la o generaţie a tehnologiei de calculator la o generaţie
ulterioară Scopul este de a migraţiei. pentru a păstra integritatea digitale
obiecte şi să păstreze capacitatea de clienti pentru a prelua, afişa, şi altfel să
le utilizeze în faţa tehnologiei în continuă schimbare. "
Susţinătoriiaceastă definiţie subliniază că, spre deosebire de strategia mai
vechi stiu ca "racoritoare" sau

Jeff Rothenberg, "Evitarea Quicksand tehnologică: Găsirea unui

Fundaţia tehnologice viabile pentru păstrarea digitală," - "8.
Emulare Solution "la secţiunea
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html David
Bearman," Realitatea şi himere în Conservarea Records electronice
"la http://www.dlib.org/ Emulare
dlib/april99/bearman/04bearman.html este în prezent în curs de cercetare de
la Şcoala de Universitatea din Michigan de Informaţii. Pentru informaţiipe
această cercetare, vezi?? Grupul de lucru privind arhivarea informaţiilor
digitale, Păstrarea informaţii digitale (Comisia cu privire la conservarea şi
accesul şi Grupului de cercetare biblioteci, Inc, 1996), p. 6 la
http://www.rlg.org/ArchTF/

procesul de copiere a informaţiilor digitale pe new media, migraţia se

adreseaza atat învechire a mass-media de stocare şi de hardware / software
de control şi gestionare a documentelor digitale. Precum migraţia este un
astfel de granita si concept mai bogat decât reconfortantă. Alte arhiviştii şi
tehnologi, mai ales Charles Dollar, găsi această definiţie a migraţiei prea
largă şi cuprinzătoare, şi să propună un set de definiţii care distinge în mod
clar de conversie de rutină a înregistrărilorde la mai multe strategii complexe
de migrare. Dolar şi Gregory Hunter definesc de conversie ", ca
transferul automat al înregistrărilor autentice electronice din mediul
aplicarea una la un mediu nouă cerere, cu pierderea puţin sau deloc în
structura şi nici o pierdere de conţinut sau context, chiar dacă bit stream de
bază este modificat." Un exemplu tipic exemplu de conversie a
înregistrărilor electronice le mută dintr-un mediu software sau o aplicaţie la
alta, cum ar fi conversiaun fişier din WordPerfect la Microsoft Word. Dolar
"limitele de migrare de înregistrări electronice, pentru a restrânge
condiţiile în care nici compatibilitatea înapoi nici de export / gateway-uri de
import există între sistemul de moştenire care conţine înregistrările şi
sistemul nouă cerere." În opinia dolarului, diferenţa principală dintre
migraţie şi conservarea alte digitală strategii este "faptul că migraţia
implică sisteme de proprietate moştenite că lipsa funcţionalităţi ale
produselor software de exportşi singura cale de cunoscut acum să migreze
înregistrări, împreună cu funcţionalităţi ale produsului software esenţiale
pentru un sistem deschis este de a scrie cod destinatie speciala sau programe
"În concordanţă. cu această definiţie, migraţia vederi Dollar ca fiind
cele mai complexe şi costisitoare a strategiilor de conservare digitală.
Deoarece este o strategie de conservare complex, de migraţie ridică
provocări serioase pentru a profesioniştilor înregistrările "încercarea
de a păstra înregistrări autentice. Special denotă, sunt pierderea potenţială a
structurii si functionalitatii rezultă în incapacitatea de a reprezenta cu
fidelitate, utiliza şi interpreta record. Din cauza acestor probleme, adversarii
de migraţie, cum ar fi Jeff Rothenberg, susţin că "migraţia este, în
esenţă, o abordare bazată pe iluzii." El susţine că experienţa cu
migrarea digital
Charles Dollar, autentice Electronic Records, p. 65; a se vedea, de asemenea,
Hunter S. Grigorie, Păstrarea de informaţii digitale (New York: Neal-
Shuman Publishers, Inc, 2000), pp. 57-58. Charles Dollar, autentice
Electronic Records, p. 69. Ibidem, p. 31. Ibidem, p. 31 - 32.

documents has clearly demonstrated the process to be "labor-intensive, time-

consuming, expensive, error-prone and fraught with the danger of losing or
corrupting information." 1

At this point in time, however, Rothenberg and other critics of migration

remain in the minority. The most prevalent view is that migration is a
legitimate digital preservation strategy, and, along with converting to
standard formats, offers the best hope for the future. Yet, even the most
vociferous advocates of migration recognize that much additional research
involving a variety of different types of systems and digital objects is needed
to test the technical feasibility, establish best practices and identify costs. To
date there simply has not been enough research to accurately "predict when
migration will be necessary, how much reformatting will be needed, and
how much migration will cost." 2 At this point in time, it is still fair to state
that migration as a strategy for maintaining access to complex digital objects
over time remains largely experimental and untested.
CUSTODY

Where are electronic records to be physically housed, and who will service
them? In response to these questions, archivists have put forward two
possible strategies: 1) Centralized Archival Custody Approach - "Archives
as a Place"; and 2) Non-Custody, "Post Custody”, or “Distributed Custody”
Approach.

Centralized Custody Approach

1
Jeff Rothenberg, “Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable Technological
Foundation for Digital Preservation,” - “6.4 – Reliance on Migration” Section at
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html
2
Margaret Hedstrom, “Digital Preservation: a Time Bomb for Digital Libraries,” -
Section on “Migration” at http://www.uky.edu/~kiernan/DL/hedstrom.html
Supporters of the centralized custody model argue that the authenticity over
time of inactive records can be ensured only when their custody is entrusted
to professional archivists. In the words of one advocate: “The life cycle of
the managerial activity directed to the preservation of the integrity of
electronic records may be divided into two phases: one aimed at the control
of the creation of reliable records and to the maintenance of authentic active
and semi-active records, and the other aimed at the preservation of authentic
inactive records.” 3 The position of the proponents of this argument can be

Jeff Rothenberg, "Evitarea tehnologice Quicksand: Găsirea unui

viabile tehnologic Fundaţia pentru Digital Preservation," - "6.4 -
Recurgerea privind migraţia", la secţiunea
http://www.clir.org/cpa/reports/rothenberg/contents.html Margaret
Hedstrom, "Digital Preservation: o bombă cu ceas pentru bibliotecile
digitale", - Secţiunea privind "Migraţia" la
http://www.uky.edu/ Kiernan ~ / DL / hedstrom.html Luciana Duranti,
"Arhivele ca un loc," Arhivele şi manuscrise , 24, No. 2
(noiembrie 1996):252.

. "Arhivele ca un loc", caracterizată ca o abordare centralizată

custodie de arhivă, sau în cazul în care trebuie să existe un "prag de
arhivă" sau "spaţiu dincolo de care nici o modificare sau
permutare este posibil, şi în cazul în care orice act scris, pot fi tratate ca
mijloace de probă şi de memorie. "Mai exact, susţinătorii acestei
poziţii a identifica cinci motive înregistrări inactive ar trebui să fie
transferate la un depozit de arhivă şi nu lăsat în custodia creatorii de
înregistrare. 1) Misiunea - Competenţe:Aceasta nu face parte din misiunea
agenţiei de a crea, nici personalul său nu posedă aptitudinile necesare pentru
a garanta autenticitatea non-curent, înregistrări de arhivă. 2) Capacitatea de a
monitoriza conformitatea: Nu sunt suficient de arhivişti instruit disponibil
pentru a monitoriza sau înregistrări de audit într-un mediu distribuit
custodie. 3) Costul de a monitoriza conformitatea: Costurile pentru a
gestiona înregistrări într-un mediu distribuit sunt încă necunoscute şi
netestate, dar poate fi probabil mai costisitoarepentru a monitoriza practicile
evidenţă decât să îşi asume custodia înregistrări. 4) Modificări în Mediu de
lucru: Schimbări în personal şi în priorităţile departamentale pot loc
înregistrări stânga, cu crearea de birouri la mare risc. 5) grupuri de interese:
3
Luciana Duranti, “Archives as a Place,” Archives and Manuscripts, 24, No. 2
(November 1996): 252.
înregistrări inactive trebuie luate de la cei care au un interes legitim în nici
coruperea sau în neglijarea înregistrările. Pentru toate aceste motive,
suporterii "Arhivele loc ca" argument concluzia că "de
rutinătransferul datelor către un terţ neutru, care este, la un organism
competent arhivă ... este o cerinţă esenţială pentru asigurarea autenticităţii
lor de-a lungul timpului "Distribuit custodie Abordarea Spre deosebire
de" Arhivele ca un loc ", poziţie., arhivişti care susţin un mod
mai puţin model centralizat custodie portretiza strategiei lor în ceea ce
priveşte custodia şi de a folosi ca un "Post-custodie" sau
"distribuite custodie" abordare. În această strategie, transferul
înregistrărilor inactive la un arhivele poatefi întârziată sau amânată pentru
perioade mult mai mult decât în trecut, în unele cazuri, înregistrările

Ibidem, p. 252. Pentru articularea acestor argumente vedea Duranti şi

MacNeil, "Protecţia de Integritate a Records," pp. 46-67;
Duranti, "Arhivele ca un loc", pp. 242-255; Terry Eastwood,
"Ar trebui Crearea de agenţii Păstraţi electronice Înregistrări pe termen
nelimitat?, "Arhivele şi manuscrise, Vol. 24, No. 2 (noiembrie 1996):
256-267; Thibodeau Ken, "a fi sau nu să fie: Metode Arhiva pentru
Electronic Records" în arhivă Managementul înregistrărilor
electronice, ed. de Bearman David,Arhive şi Informatică Muzeul raportul
tehnic, nr 13 (Pittsburgh, PA: Arhivele şi Informatică Muzeul, 1991): 1-13.
Duranti Luciana şi MacNeil Heather, "Protecţia de Integritate de
Electronic Records", pag. 60.

pot rămâne de fapt, pe termen nedefinit în custodia biroului originare.

Premisa de bază care susţin această poziţie este faptul că în mediul
electronic instituţiile de arhivare poate îndeplini responsabilităţile lor, fără să
îşi asume custodia fizică a înregistrărilor. Pentru a atinge aceste obiective, cu
toate acestea, arhivişti trebuie să elaboreze noi metodologii şi tehnici de
gestionare a înregistrărilor într-un mediu distribuit custodie. Susţinătorii
acestei strategii identifica patru argumente pentru a sprijinipoziţia lor
distribuite de custodie şi de acces. 1) Costuri: Ar fi extrem de costisitoare şi
o pierdere masivă de resurse pentru a încerca să duplicat în arhivă setarea
mediului tehnologic deja în locul în crearea de birouri. 2) Modificări în
Tehnologie: schimbările tehnologice rapide şi de reticenţa producătorilor de
suport hardware vechi fac extrem de dificil pentru un depozit centralizat de a
gestiona înregistrările unei instituţii electronic. 3)Abilităţi cerute: Ar fi
dificil, dacă nu imposibil, pentru un personal arhive pentru a învăţa
abilităţile şi oferi expertiza necesare pentru a accesa şi de a conserva o largă
varietate de tehnologii şi formate în uz. 4) Pierderea Records: Insistând pe
custodie va avea ca rezultat, în unele cazuri, lăsând în evidenţele important
în exteriorul zonei evidenţă. În cuvintele de un avocat din această poziţie,
"arhivişti nu îşi pot permite - politic, profesional, economic, cultural
sau- Pentru a dobândi înregistrările, cu excepţia ca o ultimă instanţă ... Într-
adevăr, dovezile indică faptul că achiziţionarea de înregistrări şi de
întreţinere a arhivelor ca un depozit, devine în mod de realizare a
obiectivelor de arhivă şi că această disfuncţie va creşte dramatic cu
răspândirea de comunicaţii electronice . "Deoarece unele arhivişti au
susţinut, cu toate acestea, problema principală nu poate fi custodie, ci mai
degrabă să asigure că un sistem viabil şi larg acceptat pentru gestionarea
electroniceînregistrări este în loc. Aceasta înseamnă stabilirea politicilor

Pentru descrieri ale "Distributed custodie" abordare şi articularea

de argumente pentru punerea în aplicare a acestei strategii a se vedea David
Bearman, "un bastion de lipsit de temei: Arhivele Depozitele în epoca
electronic," în arhivă Managementul înregistrărilor electronice, ed. de
Bearman David, Arhivele şi Informatică Muzeul raportul tehnic, nr 13
(Pittsburgh, PA: Arhivele şi Informatică Muzeul, 1991): 14-24; O'Shea Greg
şi David Roberts, "Condiţii de viaţă într-o lume digitală", pp.
286 -311;Cunningham Adrian, "Calatorie la capatul de noapte:
custodie şi zorii unei noi ere în pragul de arhivă," Arhivele şi
manuscrise, Vol. 24, No. 2 (noiembrie 1996): 312-321; Charles Dollar,
impactul noilor tehnologii de informare cu privire la principiile de arhivă şi
metode (Macerata, Italia: Universitatea din Macerata, 1992): pp. 53-55, 75.
David Bearman, "un bastion de lipsit de temei: Depozitele Arhivele în
epoca electronic," în arhivă de Records Management electronice,p. 14.
şi proceduri care asigură că, indiferent în cazul în care înregistrările sunt
adăpostite acestea vor fi gestionate în conformitate cu standardele de bine-
stabilite. Mai precis, o strategie distribuite pentru custodie necesită crearea
unor acorduri obligatorii din punct de vedere, cu birouri, de mijloc sigur de
înregistrări de audit, de o reţea extinsă de programe de formare, şi de alte
mecanisme menite să asigure că custozi de înregistrări să înţeleagă
responsabilităţile lor şi sunt de viaţă până la aceste aşteptări.Un arhivist
australian sume de până această poziţie atunci când scrie: "Problema
reală nu este de custodie, dar controlul de înregistrări şi rolul arhivist în
practicile de evidenţă acest ... Ce arhivişti ar fi trebuit să vorbesc cu clienţii
lor despre care nu este custodia, dar bun pe care face posibilă pentru
arhiviştii să exercite controlul necesar. "GLOBAL MODELE DE
gestionare a documentelor ELECTRONIC Strategii pentru administrarea
înregistrărilor electronice au fost descriseşi descris în termen de două
înregistrări de bază modele de management sau de cadre teoretice:
înregistrările ciclul de modelul de viaţă şi continuum înregistrările. Ciclul de
viata Model model de viaţă pentru ciclul de gestionare a înregistrărilor, asa
cum este prevazut de Teodor Schellenberg şi alţii, a fost model important
pentru America de Nord arhiviştii şi managerii de înregistrări de la cel puţin
1960. Cu toate acestea, intrebarea care se pune este recent: nu model oferă o
strategie viabilă pentru gestionarea electroniceînregistrări? Înainte de a
examina răspunsurile arhivişti "la această întrebare, să ne revedea pe
scurt caracteristicile de bază ale modelului ciclului de viaţă. Acest model
descrie viaţa unui record ca merge secvential prin diverse etape sau
perioade, mai mult ca un organism viu. În prima etapă, înregistrarea este
creat, probabil pentru un motiv legitim şi în conformitate cu anumite
standarde. În a doua etapă, record trece printr-o perioadă activă atunci când
aceasta are o valoare maximă de primarşi este utilizat sau menţionată
frecvent de către biroul crearea şi alte persoane implicate în procesul de
luare a deciziilor. În acest timp record sunt stocate pe site-ul în fişierele
active sau curente de birou crea. La sfârşitul a două etape de înregistrare pot
fi revizuite şi determinat să nu au nici o valoare suplimentară, moment în
care este

Adrian Cunningham, “Ensuring Essential Evidence,” paper for the National Library of Australia News,
November 1996, On-line version located at http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/acunning5.html

revizuită şi hotărâtă să nu au nici o valoare suplimentară, moment în care acesta este distrus, sau
înregistrare poate introduce a treia etapă, în cazul în care este retrogradat la un statut semi-activ, ceea ce
înseamnă că încă mai are valoare, dar nu este necesar pentru o zi la zi de luare a deciziilor. Deoarece
înregistrarea nu trebuie să fie consultat în mod regulat, este adesea stocate într-un centru de depozitare în
afara amplasamentului. La sfârşitul etapa a treia, un alt revizuire are loc, moment în care se face o
determinare pentru a distruge sau de a trimite record pentru etapapatru, care este rezervat pentru înregistrări
cu inactive pe termen lung, valoare nedeterminată, de arhivă. Acest procent mic de înregistrări (în mod
normal, estimat la aproximativ cinci la sută din documentaţia total) este trimisă la un depozit de arhivă, în
cazul în care sunt desfăşurate activităţi specifice pentru a păstra şi de a descrie înregistrările. Modelul
ciclului de viaţă, nu numai descrie ce se va întâmpla la un nivel record, acesta defineşte, de asemenea, care
va gestiona înregistra în fiecare etapă. În timpul creării şiperioadele active, creatorii record au
responsabilitatea principală pentru gestionarea record, deşi managerii Înregistrările pot fi de asemenea
implicat în grade diferite. În etapa semi-activ, este managerul de înregistrări, care are în centrul atenţiei şi
îşi asumă responsabilitatea majoră pentru gestionarea înregistrărilor. În cele din urmă, în etapa inactive,
arhivar ia conducerea în conservare, descrierea, şi oferind acces la dosarul de arhivă. Pentru a rezuma,
ciclul de modelul de viaţă a contribuit,în special în America de Nord, la crearea de o demarcare destul de
strictă a responsabilităţilor între arhive şi profesiile de administrare a înregistrărilor. Printre arhiviştii
aceasta a dus la tendinţa de a vedea viaţa de un record în ceea ce priveşte pre-arhivare şi arhivare şi active
şi inactive, şi să privească scena atunci când arhivar intervine în ciclul ca apar cândva spre sfârşitul ciclului
de viaţă atunci când înregistrarea devine inactiv şi arhivare.susţinători şef al modelului ciclului de viaţă,
deoarece se referă la înregistrările electronice au venit de la echipa a înregistrărilor electronice proiect de
cercetare la Master of Science Program de arhivă de la Universitatea din British Columbia. Directorii
acestui proiect, Luciana Duranti şi Heather MacNeil, scrie că ceea ce face ca modelul ciclului de viaţă şi
divizia sa de responsabilităţi atât de valoros este acela că "asigură autenticitatea înregistrărilor
inactive şi le face surse imparţialcă societatea are nevoie "Potrivit UBC.

For a summary of the Life Cycle concept see Ira A. Penn, Gail Pennix and Jim Coulson,
Records
Management Handbook (Hampshire, England: Gower Publishing Limited, 2nd Edition,
1994), pp. 12-17.
Duranti and MacNeil, “The Protection of the Integrity of Electronic Records,” p. 62.

personal, metodele intelectuale necesare pentru a garanta integritatea înregistrărilor active sunt foarte mult
diferite de cele necesare pentru înregistrări inactive. Prin urmare, este susţinut, trebuie să existe un ciclu de
abordare în două etape de viaţă pentru gestionarea înregistrărilor, corpul creând "cu responsabilitatea
primară pentru fiabilitatea lor şi autenticitate în timp ce acestea sunt necesare pentru scopuri de afaceri, şi
organismul cu responsabilitate pentru conservarea lor autenticitatea pe termen lung. "Înregistrări
Continuum Model Critici ale modelului ciclului de viaţă ca mijloace de gestionare a înregistrărilor au
aparut la ori în trecut, dar a fost apariţia de înregistrări electronice, care a iniţiat o dezbatere foarte energice.
Acest dialog a avut ca rezultat nu numai o critică a modelului, ci în definirea unui model alternativ sau
cadru. Acest model alternativ a ajuns să fie cel mai frecvent menţionate ca Ce este acest model continuum,
"Continuum Model Records." De cea făcut-o emerge, şi cum diferă de modelul ciclului de
viaţă? Discuţii de strategii pentru o mai bună integrare a activităţilor de arhivişti şi manageri înregistrări
datează de cel puţin câteva decenii. Nu a fost până în 1990, însă, că un model mai formal construit apărut
pentru vizualizarea de gestionare a înregistrărilor ca un proces continuu din momentul creaţiei, în care
managerii şi arhivişti evidenţele sunt implicaţi activ în toate punctele în continuum.motivaţia principală în
formularea şi susţinerea acestui model a fost o preocupare care lipseşte o strategie pentru o intervenţie
activă şi la începutul anului de arhivar în procesul de gestionare a înregistrărilor, înregistrările electronice
documentarea tranzacţiilor vitale nu pot fi create, nu pot fi documentate în întregime, sau nu poate
supravieţui. Poate cel mai de bază

Ibidem, p. 60, pentru o discuţie aprofundată a conceptelor de fiabilitate şi autenticitate, a se vedea articolul
Duranti lui "Fiabilitatea şi autenticitate: Concepte şi implicaţiile lor," Archivaria 39 (Spring
1995): 5-10. Pentru discuţii de o teorie continuum înregistrările pe care pre-datează dialogul arhivare pe
înregistrările electronice vedea Frank sus, "În căutarea Continuum: Eseuri" Experienţa
australian "Ian Maclean's privind Evidenţa" în Continuum Records. Ian Maclean şiArhivele
australian primii cincizeci de ani, Sue Piggott McKemmish şi Michael, eds. (Clayton, Victoria: Ancora
Press, 1994): 110-130; şi Atherton Jay, "De la ciclului de viaţă pentru Continuum: Unele Gânduri pe
Relationship Records Management-Arhivele," Archivaria, Vol.. 21 (iarna 1985 - 1986): 43-51.
Susţinătorii principal al modelului continuum au fost arhiviştii în comunitatea de arhivare australian.
Proiectul de cercetare care să cuprindă cele mai premisele modelului continuumeste Universitatea din
Pittsburgh proiectului Cerinţe funcţionale. Pentru descrieri ale modelului continuum înregistrările vedea
Frank sus, "Structurarea Continuum Records. De o parte, Principii post-privative de libertate şi
Properties, "Arhivele şi manuscrise, Vol. 24, No. 2 (noiembrie 1996): 268-285; Frank sus,
"Structurarea Continuum Records. Partea a doua: Teoria structurare şi Evidenţa, "
Diferenţa între modelul continuum şi abordarea ciclului de viaţă este că în timp ce modelul de ciclu de viaţă
propune o separare strictă a responsabilităţilor de gestionare a înregistrărilor, modelul continuum se
bazează pe o integrare a responsabilităţilor şi a răspunderilor asociate cu managementul de înregistrări.
Noul standard australian Records Management, care a adoptat modelul continuum, defineşte caracterul
integrat al continuum record în următorii termeni:continuum înregistrare este "în măsura în toată
existenţa unei înregistrări lui." Ea "se referă la un regim consecventă şi coerentă a proceselor de
management din momentul creării de înregistrări (şi înainte de crearea, în proiectarea de sisteme de
evidenţă) prin intermediul la conservarea şi . utilizarea înregistrărilor ca arhive "Un arhivist remarcat
australian descrie diferenţele dintre ciclul de viaţă şi de modele de continuum în felul următor:" ciclu
de viaţă se referă la înregistrările şi informaţiile ... înregistrăriau un ciclu de viata ... continuum nu este de
aproximativ de înregistrări. Este vorba despre un regim de evidenţă. Continuum este un model de
management care se referă la regimul de evidenţă, "care este" continuu, dinamic şi în curs de
desfăşurare fara pauze sau faze distincte "Un rezultat direct de vizionare de administrare a
înregistrărilor. Ca un continuum este de a subcotat şi de a distruge distincţia între active şi înregistrărilor
inactive, şi arhivare şi non-arhivare, şi pentru a înceţoşa sau ştergeset definit de responsabilităţi asociate cu
administrarea înregistrărilor în fiecare etapă. Una dintre consecinţele acestui punct de vedere este de a
propulsa arhivişti şi funcţiile de arhivă înainte în procesul de administrare a înregistrărilor. Cu alte cuvinte,
în funcţie de modelul continuum, strategii şi metodologii pentru evaluarea, descriind, conservarea şi
înregistrările sunt puse în aplicare la începutul procesului de gestionare a înregistrărilor, de preferinţă în
etapa de proiectare, şi nu la sfârşitul ciclului de viaţă.

Archives and . Manuscrise, Vol. 25, No. 1 (mai 1997): 10-35; Cunningham Adrian, "Calatorie la
capatul de noapte: Custodie şi zorii unei noi ere în prag de arhivă - Un Comentariu", pp. 312-321; şi
David Bearman, "Control la nivel de element şi Evidenţa documentelor electronice," Arhivele
şi Informatică Muzeului. Patrimoniul Cultural Informatică trimestrial, pp. 242-245. AS 4390.1-1996F:
General, clauza 4.6 Ann Pederson într-un mesaj e-mail pentru a listserv australian Arhiviştii, 17
februarie1999. Un alt model sau cadru pentru conceptualizarea electronic de administrare a înregistrărilor a
ajuns să fie cunoscut sub numele de "director Canotaj abordare mai degrabă decât" la arhive de
gestionare. Principalele caracteristici ale acestei strategii sunt un mai mare accent pe monitorizarea de
arhivă şi a activităţilor de supraveghere, privind responsabilizarea alţii pentru a rezolva problemele lor de
înregistrare, şi în cele din urmă, pentru a dezvolta o abordare descentralizată sau distribuite de management
de arhivă. Este o strategie care are multe în comuncu Continuum Records Model. "Director mai
degrabă decât Canotaj" strategie pentru arhive a fost introdus de David Bearman şi Hedstrom
Margaret în "Archives Reinventarea pentru Electronic Records: Opţiuni serviciu alternativ de
livrare," în Records Electronic

ciclu de viaţă. CONCLUZIE Revizuirea activitatea de zece ani în managementul înregistrărilor electronice,
este uşor să fim pesimişti şi să treacă cu vederea realizări. Chiar dacă profesia este lipsit de încă un consens
asupra unui număr de probleme, au existat unele progrese remarcabile pe mai multe fronturi. În
identificarea şi captarea de înregistrări electronice, nu este larg recunoscut faptul că mediile automatizate
prezenta noi provocări care necesită metodologii şi tehnici diferite.În general, arhivişti de lucru cu sisteme
electronice de înţeles că sistemele de procesare a tranzactiilor nu va produce în mod consecvent şi
sistematic de înregistrări. Pentru a se asigura că înregistrările sunt identificate şi capturate, arhiviştii au fost
promovarea creării unor modele conceptuale, care identifică când şi în cazul în care înregistrările sunt
generate. Ce a fost lent pentru a dezvolta, cu toate acestea, este o metodologie pentru întreprinderi şi
crearea de aceste modele. Mai mult decât atât, pentru arhiviştii multe în mişcarede la o metodologie de
identificare a înregistrărilor bazat pe revizuirea fizic obiecte la unul bazat în mare parte pe analiza
modelelor conceptuale de creaţie înregistrare continuă să fie o tranziţie foarte dificilă. Teorii cu privire la
evaluarea de înregistrări electronice au în mod clar tendinţa de a se concentra pe funcţiile şi procesele de
afaceri ca tastele pentru a înţelege contextul şi valoarea de înregistrări. Scopul de conservare şi de a face
dovada accesibile aşa cum se găseşte în operaţiunile sau activităţilecare au generat înregistrarea se repetă de
peste si peste din nou în literatura de specialitate pe înregistrări electronice. evaluare funcţională, desigur,
nu este un concept nou, dar electronic de administrare a înregistrărilor a ridicat model pentru noi culmi şi la
un nivel de popularitate necunoscut anterior. În reacţie la această evoluţie, unele arhivişti sunt acum
susţinând că profesia a mers prea departe în accentul pus pe elemente de probă, şi că arhiviştii sunt în
pericol de construirea unei metodologii de evaluarecare nu reuşeşte să identifice corect valorile secundar de
înregistrări şi, în special valorile informaţionale. Desigur, una dintre sarcinile pentru următorul deceniu va
fi de a crea teorii evaluare pentru epoca modernă de înregistrări care îndeplinesc toate cerinţele pentru o
valoare record, şi care sunt capabile de a ajuta "societăţii amintesc trecutul, rădăcinile sale, istoria sa,
care, prin definiţie

Management Program Strategies, ed. Margaret Hedstrom (Pittsburgh, PA: Archives and Museum
Informatics, 1993), pp. 82-98.
combină înregistrat dovezi de atât private şi publice, instituţionale şi personale. "În zona de
înregistrări documentare, există un acord universal, care arhivişti necesitatea de a defini categoriile şi
tipurile de metadate care trebuie să fie prezenţi pentru a păstra o fiabile şi autentic înregistrare. În
consecinţă, numeroase liste de caietul de sarcini au fost create metadate în cursul ultimilor cinci ani. Ce în
ce mai există un consens printre arhiviştii de bază cu privire lacategorii de metadate că sistemele de captare
şi trebuie să păstreze cu conţinut record. Cele mai multe dintre listele de metadate includ documentare în
diferite grade de detaliu cu privire la conţinutul şi structura de înregistrare şi contextul creaţiei sale. Ceea ce
nu a fost încă elaborată sau acceptată este un set de bază sau un set minim de standarde de metadate. În
ceea ce priveşte modul în care şi atunci când aceste activităţi de documentare vor fi întreprinse, proeminent,
dar cu siguranţă nu de vedere universal, că este tradiţionalămetodologii pentru documentarea înregistrări
care vor avea să se schimbe. Criticii de metodologiile tradiţionale pentru a descrie înregistrările electronice
susţin că metodele bazate pe observarea directă şi de revizuire nu va funcţiona, şi ca ajutoarele constatare
produs nu va descrie în mod adecvat aceste sisteme complexe. Ca o strategie alternativă ei recomanda o
schimbare a sistemului de gestionare a metadatelor, dar ei prudenţă că această strategie va funcţiona numai
dacă arhivişti definească şi să articulezeelementele necesare de metadate şi sunt implicaţi în apropierea sau
la începutul procesului de proiectare. Susţinătorii practică descriptive tradiţionale pentru înregistrările
electronice afirma că, din cauza rolului vital şi unic de descriere arhivistică în menţinerea autenticităţii şi în
descrierea contextul înregistrărilor a lungul timpului, sisteme de metadate nu pot înlocui descriere
tradiţionale de arhivă. Răspunsurile pe care le pretind vor fi găsite în urma "dictează de ştiinţă de
arhivă,"şi prin elaborarea unor strategii "pe temelia principiilor descriptive şi practici care au
fost deja stabilite." O chestiune nerezolvată este dacă ar putea exista o mai bună, abordare mai
eficientă, care ar găzdui ambele puncte de vedere. Ca şi în cazul metadate, arhivişti universal au fost de
acord că profesia trebuie să dezvolte o descriere exactă a modului în care sistemele de evidenţă trebuie să
captarea, gestionarea şi păstra înregistrări. Din nou, ca în cazul de metadate, aceasta

Terry Cook, “Beyond the Screen: The Records Continuum and Archival Cultural Heritage,” page 11;
paper delivered at the Australian Society of Archivists Conference, Melbourne, 18 August 2000, available
at http://www.archivists.org.au/sem/conf2000/terrycook.pdf

consens de opinie a dus la crearea de liste de numeroase cerinţe evidenţei. Printre cele mai evoluţii
încurajatoare în acest domeniu este o recunoaştere tot mai mare de furnizori de software şi creatorii de
înregistrări de importanţa încorporează funcţionalităţi evidenţei în proiectarea sistemelor. Importanţă tot
mai mare a evidenţei este demonstrat de faptul că modelele de evidenţă la nivel naţional, în special cele
dezvoltate de către Departamentulde Apărare şi de către Arhivele Naţionale din Australia, au apărut ca
standarde pentru agenţiile guvernamentale nu numai, ci şi pentru furnizorii de software. Problema cea mai
bună modalitate de a asigura conservarea pe termen lung de înregistrări autentice rămâne în mare măsură
nerezolvată. Mai multe strategii viabile există, dar fiecare are propriul set de riscuri şi pasivelor în soluţii
complete şi pe termen lung. În ultimii ani, unele cercetari importante cu privire la conservarea pe termen
lung a fost efectuată,în special de lucru care se ocupă cu conversia la formate standard şi migrarea la noile
standarde şi cel de la San Diego Supercomputer Center şi alte instituţii. Între timp, desigur, instituţii sunt
avansează pentru a dezvolta strategii de conservare şi pentru a răspunde nevoilor actuale cât pot de bine.
Acest lucru a determinat unii experţi, cum ar fi Charles Dollar, să se afirme că "prea multă atenţie a
fost acordată pentru asigurarea accesului la cincizeci înregistrărilor electronice sausute ani din momentul
avem nici o modalitate de a prognoza ce fel de tehnologie vor fi disponibile atunci. "Dollar merge
mai departe să spun, că o economie mai productivă sau cel puţin o linie paralelă de cercetare pentru acces
pe termen lung, să se" concentreze pe un interval de timp mult mai scurt, probabil, pe ordinea de zece
la douăzeci de ani sau aşa, în care tehnologiile de informaţii în timp sunt susceptibile de a fi relativ stabil
"În timp ce de cercetare privind soluţii pe termen lung. la conservarea de obiecte digitale vorcontinua
cu siguranţă, este probabil ca pentru viitorul apropiat, cel mai profesionişti în domeniu va fi de lucru
privind stabilirea celor mai bune practici şi orientări conceput pentru a răspunde nevoilor actuale şi în curs
de desfăşurare şi cerinţele de conservare. Custodia de înregistrări electronice, a fost probabil cea mai
contencioasă chestiune până în prezent. Susţinătorii de centralizate şi distribuite de custodie simt cu tărie că
înregistrarea arhivă nu va supravieţui dacă nu sunt adoptate strategiile lor, şi
Recent, acest autor a participat la o căutare de software la nivel de întreprindere de management al
documentelor. Acesta a fost încurajator să vedem că toate vânzătorii care au fost intervievate au făcut
planuri să includă funcţionalitatea evidenţă în sistemele lor. De obicei acest lucru a însemnat, ca şi în cazul
de IBM si FileNet, parteneriatul cu unele mai mici, furnizor specializat în administrarea înregistrărilor, cum
ar fi Turnul sau de provenienţă. Charles Dollar, autentice Electronic Records, p. 5.

. adversarii din această poziţie se simt la fel de puternic că înregistrările vor fi distruse sau modificate în
cazul în care înregistrările rămân cu creatorii. Arhiviştii care văd merit în ambele aceste argumente sunt
argumentând pentru adoptarea sau cel puţin de testare de o poziţie de compromis, devenind cunoscut sub
numele de "semi-Custodial" strategie. Problema este că nu există încă dovezi aproape suficient
pentru a justifica adoptarea oricare dintre aceste poziţii, şi mult mai multe teste de teren şi aplicaţii va fi
obligat să documentcare dintre aceste strategii, singure sau în combinaţie, se va dovedi cea mai eficientă. În
cele din urmă, atunci când se examinează pentru un cadru general sau model la ghidul electronic de
gestionare a arhivelor, în mod clar că cele mai multe arhivişti favoarea unui model care pledează pentru un
rol mult mai activ de arhiviştii în procesul de management. Din ce în ce, arhivişti recomanda implicarea
activă în toate fazele regimului evidenţei. Cu toate acestea, mai mult de cercetare şi de testare trebuie să fie
completate pentru adetermina exact modul în care această strategie va fi pusă în aplicare şi modul în care
arhiviştii va interacţiona cu alţi parteneri de administrare a înregistrărilor. În concluzie, în ultimul deceniu
arhivişti au depus eforturi semnificative în încercarea de a dezvolta strategii pentru administrarea
înregistrărilor electronice. Poate cele mai importante progrese au fost în domeniile de a identifica probleme
şi în curs de dezvoltare o varietate de cadre teoretice sau modele pentru abordarea acestor provocări. Cele
mai multe ar fi de acord arhiviştiică profesia este merge în direcţia cea bună. Ceea ce ei nu pot prezice încă
este exact acolo unde vor ajunge sau exact modul în care acestea vor ajunge la destinaţie. Cu alte cuvinte,
în timp ce zece ani a asistat la crearea de mai multe modele de gestionare semnificative şi potenţial utile sau
strategii, profesia nu dispune încă de exemple de aplicaţii concrete sau teste de teren demonstrează valoarea
acestor concepte. În cuvintele unui educator de arhivă proeminente:"Ceea ce ne lipseste este o
evaluare a utilităţii acestor descoperiri din perspectiva organizaţiilor, care sunt responsabile într-un fel
pentru conservarea şi furnizarea de acces la înregistrările electronice. Avem nevoie de evaluări din partea
administratorilor programelor de gestionare a înregistrărilor şi de arhivă cu privire la fezabilitatea de a pune
politicile propuse şi modele în practică "Pe scurt, arhivişti va caracteriza probabil anii 1990 ca un
deceniu în care a fost apariţia.multe teorii noi şi creative, concepte, şi strategii pentru administrarea
înregistrărilor electronice. Sperăm că, primul deceniu al secolului 21 va fi la fel de bine amintit ca o
perioadă când arhiviştii testate
Margaret Hedstrom, Electronic Records Research and Development. Final Report of the
1996 Ann Arbor Conference (Ann Arbor, MI), p. 37.

secolului va fi la fel de bine amintit ca o perioadă în care arhivişti testate şi evaluate

aceste teorii diferite şi a început să pună în aplicare politici dovedite şi realiste,
metodologii şi tehnici de gestionare a înregistrărilor electronice.