Recepția diplomatică

- Ziua națională a Germaniei la ambasada germană de la

București-

Cu ocazia zilei nationale a Germaniei se va organiza o receptie diplomatica la

ambasada din Bucuresti, in sala festiva, la care vor participa invitati de seama,
precum seful statului, ministri, ambasadori si consuli. Numarul invitatilor va fi
de aproximativ 200 de invitati.

Etapele in organizarea receptiei:

1. Stabilirea listei de invitați

Operaţiunea se face consultându-se neapărat persoana în numele căreia se
vor adresa invitaţiile. La o acţiune consacrată vizitei unei delegaţii străine,
vom avea în vedere, în primul rând, omologii membrilor delegaţiei
şi reprezentanţii organismelor de stat şi private care au relaţii cu ţara de
unde vine delegaţia sau sunt interesate de stabilirea de relaţii cu aceasta.

2. Consultarea telefonică

Acestia sunt contactati telefonic spre a vedea dacă pot accepta invitaţia,
operaţiune ce se va face, de regulă, prin secretariatele sau compartimentele de
protocol ale ambasadei germane şi ale celor invitaţi. Este politicos să se
răspundă în aceeaşi zi sau a doua zi, pentru a permite organizatorului acţiunii să
invite o altă persoană, în cazul primirii unui răspuns negativ din partea celui
iniţial avut în vedere. Primirea confirmării verbale a participării nu exclude
necesitatea trimiterii cartonului de invitaţie, acesta dând invitatului certitudinea
că acţiunea despre care a fost încunoştiintat va avea loc şi oferindu-i, spre
aducere aminte, elemente asupra datei şi locului de desfăşurare.
 3. Textul invitației

Trebuie să fie întocmit în termeni curtenitori, cât mai concis, şi să

cuprindă: cine invită şi numele celui care este invitat; motivul şi natura
acţiunii; locul, data şi ora desfăşurării acesteia; ţinuta vestimentară solicitată,
precum şi telefonul la care să se comunice răspunsul (solicitat prin tipărirea pe
invitaţie a iniţiatelor R.S.V.P. – vă rugăm să răspundeţi). Scrierea, preferabil de
mână – ca expresie a curtoaziei faţă de invitaţi – a numelor acestora în spaţiul
liber, anume lăsat pe cartonul invitaţiei, precum şi a plicurilor respective.
 4. Transimiterea invitațiilor
Prin poştă sau prin curier trebuie făcută din timp, ca semn al
atenţiei faţă de destinatarii lor. Astfel, o invitaţie la o recepţie este de dorit să
ajungă la cel în cauză cu 10-14 zile înaintea evenimentului.

5. Stabilirea meniului
Se va face ţinându-se seama de evenimentul ce urmează a fi marcat, de
caracterul acţiunii organizate, de ora când se va desfăşura aceasta. În cazul
participării unor oaspeţi străini se va ţine seama de tradiţii culinare sau de rigori
religioase pe care aceştia trebuie să le respecte.