DOCUMENTELE DE EVIDENŢĂ

1.1 NOŢIUNI GENERALE

Principiul justificării faptelor presupune ca operaţiile şi activităţile economice, organizatorice şi
administrative care se desfăşoară în unităţile patrimoniale să se consemneze în momentul efectuării lor în acte
scrise numite documente justificative. Pe baza acestora se fac înregistrările din contabilitate în jurnale, fişe de
cont, balanţe etc. Un act scris are calitatea de document dacă îndeplineşte următoarele condiţii:
 Dovedeşte efectuarea unei anumite operaţii;
 Conţine descrierea detaliată şi completă a operaţiei: calitativă, cantitativă, valorică;
Documentele îndeplinesc următoarele funcţii: justificativă, informativă, de control şi juridică;
În funcţie de modul de întocmire, conţinutul şi rolul lor, documentele contabile se grupează astfel:
• documente de evidenţă (justificative): factura, chitanţa, bon de consum etc.
• registre contabile: registru- jurnal, nota de contabilitate, fişa de cont etc.
• documente de sinteză: balanţa conturilor, bilanţul contabil, contul de rezultate etc.

1.2 STRUCTURĂ
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
a) denumirea documentului ( factură, chitanţă, bon de consum);
b) denumirea şi sediul unităţii care a întocmit documentul;
c) numărul documentului şi data întocmirii lui;
d) părţile participante la efectuarea operaţiei economice (când este cazul);
e) descrierea operaţiei consemnate în document;
f) datele cantitative şi valorice aferente operaţiei economice;
g) numele şi semnăturile persoanelor participante;

1.3 CLASIFICARE
1. După natura operaţiilor la care se referă:
• documente de dispoziţie - care cuprind ordinul de executare a unei operaţii (ordinul de
plată);
• documente de execuţie - consemnează operaţii economice efectuate (factura, chitanţa);
• documente combinate (mixte) - cuprind atât ordinul de executare a unei operaţii, cât şi
confirmarea efectuării ei (bonul de consum);
2. După numărul operaţiilor economice pe care le cuprind:
• documente singulare - conţin date privind o singură operaţie (factura, chitanţa, bonul
de consum);
• documente cumulative sau centralizatoare - cuprind date privind mai multe operaţii
de acelaşi fel;
3. După momentul întocmirii:
• documente primare - se întocmesc, de regulă, în momentul şi la locul efectuării
operaţiilor economice (factură, chitanţă);
• documente secundare - se întocmesc pe baza documentelor primare;
4. După locul întocmirii:
• documente interne – circulă doar în interiorul unităţii economice;
• documente externe – circulă la terţi sau sunt întocmite de către terţi;
5. După regimul de tipărire şi utilizare:
• documente cu regim special - pentru care sunt stabilite reguli stricte de tipărire,
numerotare, întocmire, păstrare (chitanţa, factura, cecul, avizele de însoţire, foi de
parcurs, efecte de comerţ);
• documente cu regim uzual: bon de consum etc.

6. După sfera de aplicare:

 documente generale sau comune – care sunt utilizate de către toate unităţile (facturi, chitanţe);
 documente specifice – utilizate pentru operaţii specifice anumitor ramuri de activitate;
7. După forma de prezentare:
 documente tipizate – care se întocmesc pe formulare-tip (facturi, chitanţe);
 documente netipizate – care se întocmesc pe formulare specifice unor ramuri sau se improvizează
în funcţie de necesităţi;