Tip

PROCEDURĂ GENERALĂ
document:
Cod: PG – 01
Titlu Controlul documentelor SMI
Ediţia: 1 Rev.: 0

EVIDENTA MODIFICARILOR:

Pagina
Data

Nr. total pagini, exclusiv pagina de titlu si anexe: 6

F-4.2.3 - 01-01
 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
1/6

1. SCOP
Procedura descrie modul in care sunt controlate atat documentele elaborate in cadrul organizatiei
cat si cele de provenienta externa in vederea asigurarii ca:
a) elaborarea, verificarea si aprobarea acestora se face de personal autorizat;
b) editiile/reviziile in vigoare ale acestora sunt disponibile in toate locurile de utilizare iar
documentele perimate sunt retrase prompt;
c) modificarile efectuate asupra documentelor sunt identificate si tinute sub control.

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica pentru urmatoarele categorii de documente utilizate in cadrul organizatiei:
a) Manualul de Management Integrat Calitate-Mediu-SSM
b) Proceduri generale
c) Proceduri de proces
d) Instructiuni tehnice interne
e) Documente de planificare (Planul calitatii)
f) Documente de provenienta externa cum ar fi: proiecte de executie, caiete de sarcini,
prescriptii energetice etc.

NOTA: Procedura nu se aplica pentru cerintele legale din domeniul calitatii si mediului si alte
cerinte la care societatea subscrie referitoare la mediu, care se tin sub control in conformitate cu
prevederile procedurii generale “Cerinte legale si alte cerinte”, cod PG – 09.

3. DEFINITII SI PRESCURTARI

3.1. Definitii
3.1.1. Conform Manualului de management integrat calitate-mediu-SSM al companiei, editia/revizia in
vigoare.
3.1.2. Conform ISO 9000:2015–Sisteme de management al calitatii.Principii fundamentale si vocabular
3.1.3. Conform ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare.

3.2. Prescurtari
3.2.1. SMI – Sistemul de Management Integrat
3.2.2. MMI – Manualul de Management Integrat
 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
2/6

3.2.3. PG – Procedura generala

3.2.4. PL – Procedura de lucru
3.2.5. IL – Instructiune de lucru
3.2.6. PC – Planul Calitatii
3.2.7. SMI – Sistemul de Management Integrat
3.2.8. EO – Entitate Organizatorica
3.2.9. RMI – Responsabil management integrat

4. DOCUMENTE DE REFERINTA. FORMULARE

4.1. Documente de referinta

4.1.1. Manualul de management integrat calitate-mediu-SSM al companiei editia/revizia in vigoare.
4.1.2. ISO 9001:2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
4.1.3. ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare.

4.2. Formulare
4.2.1. Lista documentelor/formularelor in vigoare, cod. F – 01 – 01
4.2.2 Lista de difuzare, cod F – 01 – 02
4.2.3 Fisa modificari, cod F – 01 – 03

5. PROCEDURA
5.1. Identificarea documentelor SMI

5.1.1. Documentele interne tinute sub control sunt:

a) declaratia privind politica si obiectivele referitoare la calitate, mediu
b) manualul de management integrat
c) procedurile generale
d) proceduri si instructiuni de lucru,
e) documente referitoare la auditurile interne,
f) inregistrari, aşa cum sunt ele cerute pentru a face dovada funcţionării efective si eficace a SMI
pentru indeplinirea obiectivelor stabilite şi pentru a controla eficacitatea organizatiei.

5.1.2. Documentele externe tinute sub control pot fi, functie de elaboratorul de origine:
a) documente provenite de la furnizori (manuale, instructiuni, proiecte, cataloage, etc);
b) documente provenite de la clienti (proiecte ale obiectivelor puse la dispozitie, schite si conditii de
amplasare);
 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
3/6

c) documente provenite de la alte parti interesate de calitatea produselor si proceselor utilizate de

companie (legi, standarde, norme departamentale, etc. pentru furnizarea produselor şi serviciilor
adecvate la client.

5.1.3. Responsabilitatile pentru elaborarea, analizarea, aprobarea, emiterea, difuzarea, modificarea,

pastrarea, retragerea, arhivarea si distrugerea documentelor sunt stabilite în Anexa 1 la prezenta
procedura.
5.2. Aprobarea si emiterea documentelor

5.1.1. Documentele interne sunt analizate si aprobate de personal autorizat inainte de emitere.

5.1.2. Utilizarea unui document de provenienta externa este obligatorie daca este consemnata intr-un
document intern aprobat (manual, specificatie, registru, etc).

5.1.3. In cadrul fiecarui compartiment functional, nominalizat in Anexa 1 pentru elaborare sau pentru
arhivare se intocmeste si actualizeaza “Lista documentelor/ formularelor in vigoare”, cod F – 01
– 01; in aceasta lista se indica toate documentele/formularele tinute sub control in companie si
editiile valabile ale acestora; “Listele documentelor/ formularelor in vigoare” sunt accesibile
personalului societatii implicat.

5.2. Difuzarea documentelor

5.2.1. Controlul difuzarii documentelor interne se face prin inregistrare în “Lista de difuzare” asociata
fiecarui document in parte, conform regulilor din anexa 1.

5.2.2. Pentru documentele externe difuzate in organizatie se utilizează registre compartimentale,

conform regulilor din anexa 1.

5.3. Modificarea documentelor

5.3.1. Modificarile documentelor interne pot fi propuse de oricare din utilizatorii din cadrul companiei;
modificarile propuse sunt analizate si aprobate de aceleasi functii care au analizat si aprobat
documentul initial ( Anexa nr.1).

5.3.2. Modificarea înregistrărilor nu se aplică.

5.3.3. Modificarile documentelor de provenientă externa sunt luate in evidenta in documentele interne
in acelasi mod ca documentele originale.

5.3.4. Analiza si aprobarea modificarilor se inregistreaza in documente conform 4.2.

 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
4/6

5.3.5. Modificarile documentelor se efectueaza pentru toate exemplarele difuzate conform listelor de
difuzare.

5.3.6. Evidenta modificarilor

5.4.6.1.Modificarile efectuate in proceduri/instructiuni se inregistreaza in tabelul de evidenta a

modificarilor, aflat pe pagina de titlu a procedurii/instructiunii si in “Fisa de modificari” care se
pastreaza la original.

5.3.7. Modificarile documentelor de aprovizionare si desfacere se materializeaza prin acte aditionale la

documentul respectiv.

5.4. Pastrarea documentelor

5.4.1. Documentele se pastreaza in conditii prin care sa se impiedice deteriorarea, pierderea informatiei
sau distrugerea accidentala a informatiei sau suportului; anual documentele originale sunt
inventariate si originalele degradate restaurate iar copiile deteriorate retrase şi redifuzate.

5.5. Retragerea, arhivarea si distrugerea documentelor

5.5.1. Editiile perimate ale documentelor sunt retrase din toate punctele de difuzare, conform “Listei de
difuzare”, cod F – 01 – 02 sau unor inregistrari echivalente aflate la compartimentul emitent si
aplicabile fiecarui tip de document in parte, simultan cu difuzarea editiilor noi; documentele si
datele perimate pastrate in scopuri juridice si/sau de conservare a cunostintelor se identifica prin
inscriptia “DOCUMENT PERIMAT”.

5.6. Date de intrare

5.6.1. ISO 9001 : 2008 – Sisteme de management al calitatii. Cerinte
5.6.2. ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu. Cerinte cu ghid de utilizare
5.6.3. Catalogul standardelor romane editat de ASRO, editia in vigoare.

5.7. Date de iesire

5.7.1. Lista documentelor interne/externe aplicabile in organizatie ;
5.7.2. Listele de difuzare
5.7.3. Fisele de modificari

6. RESPONSABILITATI
 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
5/6

6.1. Responsabilitatile personalului din companie referitoare la elaborarea, analizarea, aprobarea,

emiterea, difuzarea, modificarea, pastrarea, retragerea, arhivarea si distrugerea documentelor
controlate sunt stabilite in Anexa nr.1.

6.2. Administratorul

6.2.1. Asigura desemnarea unui reprezentant pregatit adecvat pentru înregistrarea, pastrarea, retragerea
si arhivarea documentelor în cadrul organizatiei.

6.2.2. Asigură analiza si aprobarea documentelor interne conform anexei 1.

6.3. Responsabilul procesului general de control al documentelor este Reprezentantul managementului

care are obligatia verificarii prin audituri interne a modului de respectare a prezentei proceduri.

6.4. Fiecare Responsabil de departament este responsabil pentru asigurarea unui control adecvat in
departamentul pe care il coordoneaza.

7. INREGISTRARI

7.1. Evidenta modificarilor

Tabelul de evidenta a modificarilor se afla pe pagina de titlu a procedurii/ instructiunii, cod F - 4.2.3 –
01; se actualizeaza la fiecare modificare.

7.2. Lista documentelor/formularelor in vigoare, cod F – 01 – 01

Se intocmeste si se actualizeaza de catre detinatorul exemplarelor originale a documentelor la fiecare
aparitie a unei noi editii ; pentru formulare evidenţa se ţine centralizat de RMI (la referinţe/observaţii se
identifică, pentru cele iniţiate intern, procedura prin care a fost iniţiat sau pentru cele externe,
provenienţa).

7.3. Lista de difuzare, cod F – 01 – 02

Se intocmeste si se actualizeaza de catre RMI ; se anexeaza numai la exemplarul original.

7.4. Fisa de modificari, cod F – 01 – 03

Se intocmeste intr-un exemplar si se actualizeaza de catre emitentul documentului pe toata perioada in
care documentul este aplicabil; se indosariaza si se pastreaza de catre emitentul documentului anexat
numai la exemplarul original al fiecarei editii dupa aprobare.

7.5. Alte inregistrari echivalente celor de la 7.1-7.4, pot fi elaborate pe registre sau formulare, dupa
cum sunt impuse de legislaţia în vigoare şi standardele sau instrucţiunile de lucru aplicabile.
 Cod: PG – 01
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP
SRL Controlul documentelor SMI Pagina
6/6

8. ANEXE
8.1. Anexa nr.1 – Sistemul aplicat in companie pentru controlul documentelor
8.2. Anexa nr. 2 – Lista documentelor/formularelor in vigoare
8.3. Anexa nr. 3 – Lista de difuzare
8.4. Anexa nr. 4 – Fisa de modificari
 PG – 01 Anexa 1

Sistemul aplicat in companie pentru CONTROLUL DOCUMENTELOR

Nr.
Tip document Elaborare/ Modificare Analizare Aprobare Difuzare / Retragere Pastrare Arhivare
crt.
Declaratia de politica in
1. domeniul calitatii, mdeiului In cadrul manualului
Administrator - Administrator RMI RMI
SSM calitatii

Manualul managementului
original la emitent
integrat RMI
2. Administrator Administrator RMI copie la destinatari/ RMI
utilizatori
original la emitent
Proceduri si instructiuni *
3. Administrator Administrator RMI copie la destinatari/ RMI
utilizatori
Oferte si contracte
4. Administrator Administrator Administrator Administrator
Comenzi si contracte de
Responsabil Responsabil Responsabil Responsabil
5. aprovizionare Administrator Administrator
aprovizionare aprovizionare aprovizionare aprovizionare
Caiete de sarcini, proiecte
6. externe - - - Administrator Administrator Administrator

7. Standarde, normative - - - RMI RMI RMI

 PG - 01, Anexa 2
Valabilă de la
SC T.T.&Co SOLARIA GRUP Pag.:
Lista documentelor şi data:
SRL
formularelor în vigoare .... / ....

Tip:  Proceduri / Instrucţiuni  Formulare Documente externe

Nr.
Titlu Cod Ediţia valabilă / Data
crt.

F – 01 – 01
 PG – 01 , Anexa 3
SC T.T.&Co SOLARIA
GRUP SRL Lista de difuzare Pag.: ...../....

Document: Cod:

Ex. Comparti DIFUZARE RETRAGERE

Ediţia Nume / Funcţia
nr. ment Data Semnătura Data Semnătura

F – 01 – 02
 PG – 01 , Anexa 4
SC T.T.&Co SOLARIA Pag.:
GRUP SRL Fişă de modificări ....../.....
Document: Cod: Ediţia/Data:

Nr. Analizat Aprobat

Pagina Paragraf Descriere modificare
crt. Nume, funcţie Semnătura Nume, funcţie Semnătura

F – 01 – 03