Organizarea și planificarea în managementul vânzărilor

1. Sisteme de organizare structurală a compartimentelor de vânzare

Producatorul trebuie sa organizeze vinzarea in asa mod in cit sa asigure o activitate
continua pe piata, ca oferta lui sa atraga cererea si sa o satisfaca cit mai mult, sa
dispuna mereu de bunurile solicitate, iar vinzarea bunurilor sa ii aduca profit.
Organizarea trebuie sa se bazeze pe formarea unor subdiviziuni care sa asigure
desfacerea. Astfel organizarea poate fi realizata pe: functii principale a desfacerii,
pe produse, pe zone geografice, pe clienti, pe criterii combinate.
Organizarea pe funcţii principale ale desfacerii - cea mai utilizată şi presupune gruparea
personalului în colective care să realizeze activităţile omogene corespunzătoare funcţiei
de planificare, contractare-livrare, depozitare produse finite.
Organizarea pe produse - concentrarea efortului personalului spre realizarea tuturor
activităţilor necesare desfacerii unui singur produ, începând de la studiul pieţei (produs),
continuând cu negocierea condiţiilor de vânzare, contractarea.
Organizarea pe domenii de baza: (vinzari: control stoc, magazine publice, distributie:
depozite,transport, promovare)
Organizarea pe directii de desfacere: transport, control stoc, grupe de distributie
2.Relaţiile interne şi externe ale unităţii economice pe linie de desfacere
Relaţiile pe linie de desfacere, pe planul intern al activităţii economice se desfăşoară între
compartimentul de specialitate şi:-Compartimentul de marketing care, prin studiile de
piaţă, ofera informaţii ' despre produsele care se cer, caracteristicile la care trebuie să rs
-Compartimentul de aprovizionare, ptru asigurării ambalajelor şi materialelor pentru
produsele destinate desfacerii.-Subunităţile de producţie: ptru urmarirea stadiului executiei
produselor, lansarea in productie-Compartimentul de transport pentru asigurarea mijloacelor
proprii /închiriate necesare expedierii produselor .-Depozitele de produse finite : efectuare a
operaţiilor de primire-recepţie a produselor de la secţiile de fabricaţie, de depozitare
-Compartimentul financiar şi de contabilitate în scopul stabilirii cheltuielilor de desfacere,
urmăririi decontărilor financiare cu clienţii pentru produsele expediate. -Compartimentul
de control tehnic de calitate pentru desfăşurarea operaţiilor de recepţie calitativă a produselor
destinate livrării Pe linia de desfacere relaţiile externe se organizează între întreprindere şi:
-Clienţii:încheierii de contracte economice, îndeplinirii obligaţiilor contractuale de livrare,
urmăririi comportamentului produselor la utilizatorii, transport, asistenta tehnica, rezolvarea
reclamatiilor-Unităţi de transport pentru expedierea produselor la clienţi
-Unităţi specializate în comerţ exterior pentru desfacerea de produse pe piaţa internaţională,
modernizarea căilorde distribuţie,, de asistenţă tehnică- Unităţi bancare, pentru rezolvarea
problemelor financiar-valutare generate de livrarea produselor către clienţi;-Unităţi organizatoare
de expoziţii în scopul stabilirii condiţiilor de participare la asemenea manifestări cu produsele
proprii. Relaţiile care se stabilesc în acest domeniu de activitate, atât în interiorul firmei de producţie
cât şi în afara lor, au rolul de a asigura satisfacerea rapida a exigenţelor clienţilor de pe piaţa internă
si internaţ; care trezeste increderea cumparator in produse, cresterea cererii ce duce la creste profitului.
FORME ŞI METODE DE APROVIZIONARE
2.1. Forme de aprovizionare
In practica se intilnesc 2 forme de aprovizionare:
a)Aprovizionarea directă de la furnizor (producător) – in mod direct se negociaza si se incheie
contractul forminduse relatii de parteneriat, si se efectueaza platile si transfer de la producator la
consumator.Avantajele sunt:
-cunoaşterea de către furnizor a nevoilor întreprinderii
-posibilitatea unei adaptări mai bune a ofertei la cerinţele consumatorului,
-posibilitatea de a valorifica anumite oportunităţi, oferite de către furnizor în cazul când consumatorul
îndeplineşte cerinţele impuse de către acesta;
-posibilitatea îmbunătăţirii relaţiilor furnizor-consumator prin contractele directe care au loc;
-posibilitatea evitării unor riscuri şi sporirea încrederii în furnizori din partea consumatorilor.
b)Forma de aprovizionare indirectă presupune conlucrarea cu intermediarii de pe piaţa resurselor
materiale necesare consumatorului. Avantaje pentru producatori
-reduceri de pret, -reducerea chelt de transport - obtin resurse la un cost mai redus
Aprovizionarea indirectă în funcţie de implicarea intermediarului poate să fie prin:
-tranzit organizat, când intermediarul participă numai la incheierea contractului, plata , transferul
bunului se face direct produ-consum
-tranzit achitat, plata şi facturilor să se facă prin intermediar;
-depozitele intermediarului, ptru consumator intermediarul să devină furnizor. Totul se face prin
intermediat, de cele mai multe ori relaţia producător-consumator, din punct de vedere formal,
neexistând;
-garantată, când intermediarul preia integral/ parţial procesul de aprovizionare a unuia sau mai multor
consumatori din raza proprie de acţiune Avantaje:
- disponibilitate a resurselor, prin posibilitatea de amplasare a intermediarului în apropierea
consumatorului;
-minimizarea stocurilor de producţie prin creşterea gradului de siguranţă a aprovizionărilor,
-prin nivelul cantităţilor cumpărate de la producător de către intermediar se asigură pentru aceasta
anumite oportunităţi: creşterea loturilor de fabricaţie şi, deci, reducerea costurilor, reducerea riscului
desfacerii producţiei posibilitatea folosirii tehnologiilor avansate prin care să se asigure o calitate
ridicată

3. Esenţa planificării vânzărilor

Planificarea activităţii de vânzări constituie una din activităţile importante ce cuprinde
ansamblul de studii, cercetări si evaluări privind piaţa potenţiala de desfacere şi partea
pe care firma doreşte să o cucerească şi să o menţină, în conformitate cu concurentii.
Planificarea vânzărilor se efectuează ţinând cont de comenzile primite în an precedent.
Scopul planificării vânzărilor în cadrul firmei este:- fundamentar plan de producţie;
- fundamentarea planului volumului vânzărilor; - fundamentarea planului financiar.
Elaborarea planului şi a programelor de livrare-vânzări este rezultatul unui efort, care
se desfăşoară pe parcursul întregii perioade de gestiune. Aceasta se face în scopul
corelării permanente a ritmului şi dimensiunii fabricaţiei cu cererile clienţilor. Prin
activitatea de livrare se asigură transferul ca atare al produselor finite de la producător la
consumator. Pentru ca acest proces să fie desfăşurat în condiţii mai bune este necesar de
a cunoaşte în detaliu toate cerinţelor clienţilor, stipulate în comenzi şi contracte, referitoare
la: tipul de produs, sortimentul,termenele de livrare, cantitate, calitate. Pentru aceasta se
elaborează un „fişier” al tuturor clienţilor reali, în cadrul căruia sunt menţionate toate
elementele caracteristice pentru fiecare. Totodată, se întocmeşte şi un „fişier al produselor”
cu toate caracteristicile care le sunt specifice. Pe baza „fişierelor” pe clienţi şi produse se
elaborează programele de livrare detaliate şi, implicit cele de lansare în fabricaţie a produselor
solicitate. Programele de livrare-vânzări vor cuprinde cantităţile comandate, contractate şi
saptaminile, decadele de distribuţie. Înaintea livrării produselor către clienţi se acordă o
atenţie deosebită operaţiei de recepţie finală cantitativă şi calitativă. Se analizeaza astfel
calitatea, daca produsele au fost/sau nu respinse, daca produsele nu se vind si trebuie
depozitate pe o per mai lunga de timp ce duce la cresterea chelt. Acestea la rindul lor
afecteaza activitatea economico financiara a firmei.

4. Metode de previziune a vânzărilor

Previziunea volumului de vânzări a producţiei se poate face cu ajutorul metodelor
cantitative şi necantitative.Metodele necantitative de prognozare se bazează pe
evaluarea experţilor, conducătorilor managementului de top, opiniilor agenţilor de
vânzări şi a opiniilor clienţilor. Avantaje: posibilitatea de apreciere a deferitor puncte
de vedere, ceea ce este ieftin, precum şi operativitatea obţinerii rezultatelor.
Avantaj al previziunii bazat pe opiniile agenţilor de vânzări constă în aceea că
previziune poate fi diferenţiată: pe volumul producţiei, pe teritoriu şi pe clienţi.
Dezavantaj al acestei metode poate fi posibilitatea aprecierii greşite a volumului de
desfacere, din cauza cunoştinţelor insuficiente a agenţilor Prognozarea vânzărilor
bazate pe opiniile clienţilor are următorul dezavantaj – abordare subiectivă. Nu se
stie ce cantitate de produs el va cumpara in viitorul apropiat.O alta metoda este
Delphi - culegerea opiniilor experţilor despre posibilul volum de desfacere a anumitor
produse se face în formă de anchetă în mai multe tururi. Totodată expertul face
previziunea sa independent de alţii. Metode cantitative de prognozare a volumului de
vânzări sunt: metoda extrapolării, a analizei corelaţionale, analiza seriilor dinamice,
metoda lui Box-Jenkins şi altele. Metoda extrapolării se bazează pe studierea dezvoltării
a fenomenelor economice ce au avut loc în trecut şi extinderea lor în viitor .Cu ajutorul
metodei analizei corelaţionale se poate reflecta factorii, ce influenţează la volumul de
desfacere a producţiei, de măsurat raportul între factorii aleşi şi volumul desfacerii şi de
alcătuit previziunea volumului de desfacere a produsului pe viitor.Analiza seriilor
dinamice - pe baza la modelele matematice se prognozarea volumului de desfacere a
producţiei.Metoda lui Box-Jenkins - constă în alegerea pe baza calculatorului, a acelui
model matematic, care în cel mai bun mod reflectă rezultatul volumelor de desfacere
precedente.
2.2. Metode de aprovizionare
Metoda MRP (Planificare cererilor de Materiale – Manufacturing Resourse Planning)
Metoda tipic japoneză folosită îndeosebi în cadrul firmelor cu producţie finită complexă,
MRP a fost reluată şi aplicată în SUA, cunoscând în dezvoltarea sa câteva etape,
-Anii 60-70 - MRP-0. -Anii 70-80 MRP-1. -Sfârşitul anilor 80 MRP-2 -Anii 90 – ” MRP-3.
Indiferent de varianta, esenţa metodei este separarea necesarului de producţie în necesar
independent de activitatea internă a firmei (nivelul producţiei finite cerută pe piaţă)şi în necesar
dependent de activitatea internă a unităţii economice,(necesarului de materii prime)
Între variantele prezentate anterior, MRP-II se poate aplica cu succes atât pentru producţia cu
termen lung de execuţie, cât şi pentru cea cu termen scurt. Ea poate fi considerată şi ca o metodă
de simulare a managementului producţiei industriale.
Metoda MRP-II conţine descrierea a 16 grupe de funcţii sistemice, care sunt următoarele:
Planificarea vânzărilor şi producţiei Gestionarea cererii Întocmirea planului de producţie
Planificarea cererilor de materiale Specificare materialelor Gestionarea depozitelor
Planificarea capacităţilor de producţie Controlul intrări / ieşiri ().
Aprovizionarea tehnico-materială).
Planificarea distribuirii resurselor (Planificarea şi controlul operaţiunilor de producţie
Gestionarea finanţelor Măsurarea performanţelor
MRP-II este o metodă în care deciziile şi acţiunile sunt controlate, cu posibilitatea de a le modifica
atunci când apar unele incompatibilităţi (figura 2.3).
Avantajele pe care le oferă folosirea metodei MRP-II sunt următoarele:
-Obţinerea informaţiei operative despre rezultatele activităţii operative a întreprinderii
-Reducerea cantitativă a resurselor materiale la depozitele unităţii economice.
-Planificarea şi controlul ciclului de producţie cu posibilităţi de influenţă asupra lui
-Reflectarea financiară a activităţii întreprinderii în întregime.
-Reducerea considerabilă a cheltuielilor neproductive.
-Justificarea investiţiilor în tehnologiile informaţionale.
Principalele etape ale metodei MRP sunt următoarele:
1. Nomenclatura.
2. Planul industrial şi comercial (PIC). Este o planificare a cererii viitoare
3. Programul Director de Producţie (PDPtinde sa organizeze în condiţiile cele mai bune mijloacele
de producţie şi să administreze orele suplimentare pentru a face faţă cererii
4. Comenzi ferme
5. Calculul necesităţilor. Nevoile nete
6. Gama de fabricare reprezintă un document, care indică pentru un produs lista de operaţii, maşini
şi utilaje care vor fi utilizate şi timpul normat pentru efectuarea operaţiilor.
7. Ordonanţarea.

Metoda „Just In Time”

Metoda „Exact la Timp” ( Just In Time - J. I. T.) a rezultat din mediul japonez din cauza
lipsei de resurse naturale şi a spaţiului. Trebuie de menţionat faptul că această metodă
nu este nouă şi este aplicată cu succes în statele dezvoltate.
Esenţa metodei J. I. T. constă în reducerea volumului de muncă inclus în stocurile de
materii prime şi deci reducerea costurilor aferente acestor stocuri indiferent de volumul
de producţie.
Modul ideal de funcţionare a metodei J. I. T. constă în faptul că întreprinderea trebuie
să se aprovizioneze cât mai des şi să deţină stocuri doar pentru realizarea producţiei
solicitate pe piaţă, fără a miza că se vor găsi cumpărători, iar până atunci materialele
sau producţia finită să fie stocate.
Principiul de bază al metodei J. I. T. constă în organizarea procesului de producţie
cu stocuri la nivel zero sau cu stocuri nu mai mari de o zi.
Metoda Just In Time este o metodă de aprovizionare a unităţii economice, care asigură o
legătură strânsă între momentul livrării de către furnizori a mărfurilor cu cele a primirii
acestor resurse de către beneficiar. Aceaste momente trebuie sa coreleze.
Metoda J. I. T. se bazează pe principiul, că secţia de montaj din cadrul întreprinderii dă
ordine de aprovizionare cu materiale (celor de producţie), evitând astfel aşteptările sau
întreruperile în procesul de producţie. Deci fiecare piesă este produsă doar pentru a
satisface o cerere care vine de la următorul loc de muncă.
Deoarece fiecare piesă sau subansamblu se fabrică în cantităţi strict necesare şi fără
stocuri intermediare, este nevoie de a înlătura defecţiunile acestora pentru a nu aduce la
stoparea procesului de producţie. Pe lângă aceasta trebuie să fie asigurată o calitate
perfectă a pieselor produse în cadrul acesteia.
Unitatea economică ce se aprovizionează trebuie să convingă furnizorii să livreze
produse calitative, în loturi mici şi zilnic. Livrările trebuie făcute din oră în oră sau
din două în două ore. Pentru asigurarea condiţiilor menţionate mai sus firma trebuie să
încheie cu furnizorii contracte de aprovizionare pe termen lung.
Ca sa fie implementata trebuie sa fie o echipa ca sa asigure calitatea marfii primite,
sa foloseasca firma tehnica de calcul moderna, sa aiba personal pregatit pentru
implemnetarea metodei.
Avantaje:
-reducerea stocurilor din cadrul unităţii economice aproape de zero;
-creşterea calităţii producţiei;
-realizarea unei producţii în flux continuu

2
3