UNITATEA DE STUDIU 4

Metode de control
4.1. Consideraţii general-teoretice asupra metodei controlului

În înţelesul ei teoretic, metoda controlului financiar şi gestionar constă în eşalonarea

cercetării fenomenelor pe patru trepte distincte: informarea, verificarea, analiza şi sinteza.
Informarea oferă organelor de control posibilitatea cunoaşterii modului în care s-au
desfăşurat sau se desfăşoară activităţile verificate. Informarea permite organelor de control să
se orienteze cu prioritate asupra problemelor mai importante sau asupra acelor sectoare ori laturi
ale activităţii care prezintă deficienţe sau riscuri mai mari.
Verificarea este treapta de bază în cercetarea operaţiunilor, proceselor sau fenomenelor
supuse controlului şi are ca element principal confruntarea sau comparaţia care trebuie făcută
între realităţile constatate şi situaţiile ideale conţinute în programe, normative sau norme.
Analiza foloseşte pentru aprofundarea verificării unor fenomene complexe a căror
apreciere globală nu este posibilă sau suficientă. Ea constă în descompunerea fenomenelor sau
proceselor economice în părţile lor componente şi cercetarea separată a fiecăreia dintre acestea.
În munca de control, analiza permite stabilirea factorilor de influenţă şi a mărimii acestor
influenţe, identificarea cauzelor care au generat anumite stări de lucruri şi a eventualilor
vinovaţi.
În sfârşit, sinteza urmăreşte valorificarea eforturilor depuse în munca de control,
permiţând generalizarea faptelor, stabilirea unor raporturi cauză-efect şi formularea
concluziilor finale. Sintetizarea constatărilor făcute de către organul de control cu ocazia
informării, verificării şi analizei stă la baza propunerii sau adoptării măsurilor de perfecţionare
a activităţilor economico-sociale.

4.2. Metode şi tehnici utilizate în controlul financiar şi gestionar

Totalitatea metodelor şi tehnicilor utilizate în activitatea de control financiar şi gestionar

formează metodologia generală a controlului, realizându-se în practică prin intermediul mai
multor procedee de lucru. Metodele şi tehnicile sunt diferenţiate în funcţie de natura acţiunilor
de control, obiectivele urmărite şi competenţa organelor însărcinate cu executarea lor. O parte
dintre acestea sunt metode specifice controlului, altele sunt metode comune (în sensul că se
utilizează şi în alte domenii de activitate economico-socială sau chiar sunt preluate de la
acestea).

4.2.1. Metode şi tehnici specifice controlului

Acestea au drept principală caracteristică faptul că se folosesc exclusiv sau prioritar în
munca de control financiar şi gestionar. În categoria acestor metode se cuprind verificarea
documentară, controlul faptic/inventarul fizic şi utilizarea unor mijloace proprii de consemnare
sau confirmare a constatărilor.
A. Verificarea documentară este cea mai frecvent folosită dintre metodele de tehnică
specifice controlului. Ea constă, în esenţa ei, în analiza şi aprecierea unor operaţiuni, procese
sau fenomene pe baza actelor scrise care le reflectă. Controlul documentar poate fi preventiv
(efectuat asupra documentelor de dispoziţie) sau ulterior (efectuat cu ajutorul documentelor de
execuţie, care fac dovada producerii efective a operaţiunilor economice şi financiare).
Evident, verificarea documentară urmăreşte în primul rând aspectele de fond, adică
legalitatea, realitatea, necesitatea, oportunitatea şi economicitatea operaţiunilor ce fac obiect al
55
controlului. Asta nu înseamnă că pot fi neglijate aspectele de formă sau de conţinut. Verificarea
de formă stabileşte dacă un document conţine toate elementele necesare (denumirea şi numărul
documentului, unitatea care îl întocmeşte, explicarea conţinutului operaţiunii şi eventual
temeiul legal, data şi semnăturile autorizate), iar verificarea conţinutului sau verificarea
aritmetică urmăreşte exactitatea cifrelor înscrise în document, a calculelor efectuate şi a
reporturilor.
În practica activităţii de control, verificarea documentară utilizează mai multe procedee
sau tehnici de lucru, care se diferenţiază atât din punct de vedere al scopului urmărit, cât şi sub
aspectul modalităţilor concrete de realizare, după cum urmează:
a. Procedeul comparării documentelor se foloseşte în cazurile în care organele de control
au neclarităţi sau suspiciuni în legătură cu autenticitatea, respectiv cu întocmirea sau aprobarea
documentelor justificative. În asemenea cazuri, se compară mai multe documente care conţin
scrisul sau semnătura aceleiaşi persoane, se consultă specimenele de semnături şi numai în
cazuri de excepţie se va recurge la confirmarea sau recunoaşterea scrisului ori a semnăturii de
către autorii acestora.
b. Procedeul verificării reciproce a documentelor constă în confruntarea unor
documente diferite, dar care conţin anumite date comune sau se referă la una şi aceeaşi
problemă; de exemplu, confruntarea cantităţilor de produse finite din Raportul de fabricaţie şi
cu cele din documentele de preluare în gestiune sau, confruntarea datelor din documentele de
transport cu cele din factura furnizorului (date referitoare la cantităţi, localitatea de expediţie,
distanţa etc.)
c. Procedeul verificării încrucişate sau al contraverificării documentelor constă în
confruntarea exemplarelor diferite ale aceluiaşi document, aflate în unităţi sau locuri diferite;
de exemplu, confruntarea exemplarelor din factură ajunse la beneficiar (odată cu marfa sau prin
bancă) cu cele rămase la furnizor, sau confruntarea originalului chitanţei (care se găseşte în
toate cazurile la plătitor) cu copia rămasă în carnetul chitanţier.
d. Procedeul ridicării unor documente de către organele de control reprezintă, în
primul rând, o măsură asiguratorie şi se foloseşte în toate cazurile în care există pericolul ca
unele documente (considerate nelegale, incorecte sau dubioase) să fie sustrase sau distruse de
cei interesaţi (mai ales dacă reprezintă unica dovadă a unor nereguli), să fie modificate sau
completate cu menţiuni suplimentare faţă de cele constatate iniţial. În toate cazurile,
documentele ridicate se înlocuiesc cu copii certificate de către organul de control şi de către
conducătorul entităţii sau compartimentului verificat; pe copie se menţionează obligatoriu locul
unde se află documentul original, organul care l-a ridicat şi calitatea acestuia.
e. Procedeul confecţionării unor copii sau extrase după documentele verificate se
utilizează în cazurile în care datele sau operaţiunile economice şi financiar-contabile conţinute
în documente sunt necesare pentru susţinerea ori confirmarea constatărilor făcute de către
organul verificator, pentru fundamentarea concluziilor înscrise în actele de control, fără să
existe riscul ca documentele respective să fie sustrase, distruse sau falsificate.
Alte procedee de verificare documentară derivă din modul de ordonare sau grupare a
documentelor şi sunt următoarele:
f. Procedeul verificării cronologice, care se caracterizează prin aceea că toate
documentele ce stau la baza controlului, indiferent de conţinutul lor, sunt examinate în ordinea
strictă în care au fost întocmite, înregistrate sau îndosariate. O asemenea verificare este suficient
de comodă, dar are dezavantajul că nu permite urmărirea unei probleme sau a unui grup de
operaţiuni de la început până la sfârşit şi formularea unor concluzii sintetice. De altfel, în
practica unităţilor economico-sociale, documentele primare, centralizatoare, de evidenţă
operativă sau contabilă sunt sistematizate şi îndosariate pe probleme, astfel încât verificările
strict cronologice (în înţelesul pe care l-am dat mai sus acestui procedeu) sunt destul de rare.

56
 g. Procedeul verificării invers-cronologice are un mod similar de desfăşurare, cu
deosebirea că începe cu documentele cele mai recente şi continuă cu cele mai vechi, în ordinea
întocmirii, înregistrării sau îndosarierii lor. Acest procedeu se recomandă cu precădere în două
situaţii specifice: atunci când se constată anumite omisiuni sau erori de înregistrare, pentru
identificarea cărora este necesară cercetarea document cu document sau poziţie cu poziţie a
lucrărilor întocmite anterior; în cazul constatării unor deficienţe, neglijenţe, abateri sau falsuri
în acte, pentru stabilirea momentului din care acestea au început să se producă.
h. Procedeul verificării sistematice sau pe probleme a documentelor face posibilă
urmărirea unui aspect sau grup de operaţiuni distincte şi formularea unor concluzii unitare cu
privire la fenomenul cercetat. Practica economică oferă nenumărate exemple de asemenea
verificări: controlul documentelor de încasări şi plăţi, verificarea documentelor privind
remunerarea muncii, verificarea documentelor referitoare la aprovizionarea tehnico-materială
şi altele similare. Sistematizarea şi verificarea pe probleme a documentelor aduce muncii de
control o eficienţă sporită şi înlătură posibilităţile de omitere a unor acte, care în condiţiile
verificării globale ar putea scăpa organului de control.
i. Verificarea combinată sau mixtă a documentelor reprezintă, de fapt, o îmbinare a
procedeelor de mai sus, care presupune gruparea actelor pe feluri, probleme sau operaţiuni şi
examinarea fiecărui set sau pachet de documente în ordinea cronologică ori invers cronologică
a întocmirii, înregistrării ori îndosarierii lor. Avantajele pe care le oferă acest procedeu sunt
incontestabile, astfel încât el a devenit uzual în activitatea de controlul financiar şi gestionar.
B. Controlul faptic sau inventarul fizic
Ca metodă specifică de control financiar şi gestionar, controlul faptic/inventarul fizic
reprezintă în primul rând o verificare faptică, pe teren, a existenţelor de valori materiale şi
băneşti. Prin extensie, el poate fi folosit şi pentru verificarea unor documente sau evidenţe (sub
raportul existenţei acestora şi ţinerii lor la zi), precum şi pentru identificarea unor elemente
patrimoniale de natura titlurilor, drepturilor de creanţă, obligaţiilor. În accepţiunea ei de metodă
a controlului financiar şi gestionar, controlul faptic/inventarul fizic coincide numai parţial cu
activitatea mult mai cuprinzătoare de inventariere periodică a gestiunilor sau a întregului
patrimoniu, care se realizează printr-o îmbinare a verificărilor faptice cu cele documentare şi
prin efectuarea unor operaţiuni specifice de regularizare şi evaluare.
O condiţie esenţială pentru succesul controlului faptic/inventarului fizic, respectiv pentru
surprinderea realităţilor efective, este ca intervenţiile controlului să se producă inopinat. În caz
contrar, persoanele care răspund de gestiuni, sectoare sau compartimentele verificate pot lua
măsuri de acoperire provizorie şi fictivă a lipsurilor, de modificare a evidenţelor operative, de
mascare a plusurilor, de substituire a sortimentelor şi altele similare.
În funcţie de natura elementelor verificate şi de obiectivele urmărite prin acţiunea de
control, se pot utiliza ca procedee de lucru controlul total şi controlul prin sondaj.
C. Utilizarea de mijloace proprii de consemnare şi confirmare a constatărilor
În practica activităţii de controlul financiar şi gestionar apar frecvente situaţii în care
informaţiile curente ce stau la dispoziţia organelor de control nu satisfac integral cerinţele unei
interpretări realiste a fenomenelor şi proceselor economice complexe sau foarte dinamice. În
asemenea împrejurări, sunt necesare investigaţii suplimentare îndreptate spre cunoaşterea unor
aspecte particulare şi a mobilurilor ce stau la baza unor acţiuni, identificarea tuturor
implicaţiilor şi efectelor, valorificarea unor iniţiative sau puncte de vedere ale personalului din
unităţile controlate.
În principiu, organele de control pot cere informaţii (verbale sau scrise) oricăror persoane
fizice sau juridice care au legătură cu problemele verificate. Mai frecvent folosite în munca de
control sunt notele scrise şi consemnarea unor detalii în actele finale de control.

57
4.2.2. Metode şi procedee comune utilizate în controlul financiar şi
gestionar
În categoria acestor metode, folosite şi în alte domenii de activitate, se cuprind observarea
directă, probele de laborator şi expertizele tehnice, metodele analizei economico-financiare.
Utilizarea metodelor comune este posibilă şi necesară datorită interferenţelor pe care controlul
le are cu respectivele activităţi, precum şi datorită faptului că problemele economico-financiare
ce fac obiectul controlului sunt din ce în ce mai complexe.
A. Observarea directă este o metodă utilizată cu prioritate în controlul concomitent
(ierarhizat sau operaţional) şi constă în urmărirea la faţa locului a modului de organizare şi
desfăşurare a muncii din diferite compartimente specializate.
În acţiunile de control, observarea directă poate utiliza procedee tehnice mai evoluate,
cum sunt cronometrarea, fotografierea etc. De asemenea, controlul prin observare directă
permite cunoaşterea unor situaţii de fapt care nu fac obiectul înregistrărilor în documente sau
evidenţe, cum sunt: asigurarea pazei la magazii şi depozite, respectarea normelor de securitate
a muncii, realizarea măsurilor de siguranţă privind păstrarea şi manipularea numerarului
(existenţa casei de fier şi a grilajelor metalice la uşa şi ferestrele casieriei, efectuarea
operaţiunilor de încasări şi plăţi la ghişeu) şi altele similare.
B. Probele de laborator şi expertizele tehnice se utilizează în munca de control
financiar şi gestionar atunci când complexitatea unor probleme depăşeşte nivelul de pregătire,
aparatura de care dispune sau competenţa legală atribuită organului de control. În aceste cazuri
se recurge la serviciile şi, evident, la metodele unor specialişti din domeniul tehnic, chimic,
sanitar etc. Probele de laborator servesc pentru determinarea calităţii, compoziţiei sau
conţinutului unor bunuri (materii prime minerale sau organice, produse alimentare, materiale
textile etc.). Expertizele tehnice sunt necesare pentru cunoaşterea parametrilor de funcţionare a
utilajelor, a rezistenţei unor materiale sau construcţii, a randamentelor energetice şi termice, a
consumului de materiale şi de manoperă pentru o lucrare sau produs.
C. Metodele analizei economico-financiare sunt foarte utile în munca de control
datorită complexităţii activităţilor ce trebuie verificate, dar şi a evoluţiei lor sub influenţa directă
sau indirectă a mai multor factori. Folosind metodele analizei, organele de control pot determina
dinamica unor fenomene sau operaţiuni, ritmicitatea proceselor de aprovizionare, producţie şi
desfacere, structura mijloacelor, resurselor sau cheltuielilor, legăturile de cauzalitate dintre
diferitele fenomene economico-financiare şi cele juridice ori sociale. În acest fel, metodele
analizei economice şi financiare permit organelor de control să fundamenteze mai ştiinţific
concluziile lor şi să propună măsuri mai eficiente.

58