Tema 5: Inventarierea - procedeu al metodei contabilităţii

7.1. Noţiunea, esenţa şi formele inventarierii

Inventarierea este un procedeu utilizat de către mai multe discipline economice, fiecare dintre acestea

atribuindu-i un anumit înţeles (sens).

Inventarierea reprezintă un procedeu al metodei contabilităţii de verificare faptică a existenţei şi stării

mijloacelor economice, a creanţelor şi datoriilor unei întreprinderi. Prin inventariere se realizează un

control asupra integrităţii elementelor patrimoniale. Potrivit prevederilor Regulamentului privind

inventarierea din 29.05.2012, inventarierea reprezintă un procedeu de control şi autentificare documentară a

existenţei tuturor elementelor de activ şi datorii în expresie, cantitativ-valoric sau numai valorică, după caz,

care aparţin şi/sau se află în gestiunea temporară a entităţii la data efectuării acesteia.

Inventarierea se află într-o strânsă legătură cu celelalte procedee ale metodei contabilităţii. Astfel, toate

operaţiunile economice se consemnează în documente corespunzătoare, datele din document se

înregistrează în conturi, exactitatea înregistrărilor din conturi se verifică cu ajutorul balanţei de verificare,

informaţiile din conturi se confruntă cu realitatea şi se pun de acord cu aceasta prin intermediul

inventarierii, pe baza tuturor acestor lucrări se întocmeşte bilanţul, situaţia financiară de sinteză şi

informare a utilizatorilor.

Inventarierea, în calitatea sa de procedeu al metodei contabilităţii, îndeplineşte mai mult t funcţii

(sarcini), dintre care cele mai semnificative sunt:

Stabilirea existenţei efective a mijloacelor fixe, terenurilor, IN, investiţiilor financiare, stocurilor
de mărfuri şi materiale, numerar, volumului producţiei în curs de execuţie, creanţelor şi datoriilor etc.

Funcţia de control a concordanţei dintre informaţiile furnizate de contabilitate şi realitate.

Oricât de riguros este organizată activitatea de recepţie, depozitare, gestionare şi eliberare din gestiune a

bunurilor economice, oricât de bine este organizată şi ţinută contabilitatea elementelor patrimoniale, în

anumite situaţii pot să apară diferenţe dintre soldurile scriptice şi realitate. De regulă, informaţiile furnizate

de contabilitate au un caracter relativ deoarece:

 o § Bunurile economice, materiale şi băneşti, suferă pe timpul transportului, manipulării şi depozitării

anumite modificări cantitative şi calitative. Aceste modificări se datorează unor factori obiectivi şi

subiectivi pe care contabilitatea nu-i poate surprinde şi consemna în momentul acţionării lor. Astfel, se

înregistrează scăderi cantitative (perisabilităţi) datorită proprietăţilor fizico-chimice ale elementelor

materiale care se evaporă, se usucă, se oxidează, se scurg etc. Unele bunuri îşi pierd parametrii calitativi

datorită expirării termenului de garanţie (alimente, medicamente), depozitării necorespunzătoare,

accidentelor etc. Alte bunuri, dimpotrivă, cresc în greutate cum este cazul animalelor tinere şi animalelor la

îngrăşat;

o § în anumite gestiuni sau la unele sortimente de bunuri au loc sustrageri, furturi, risipă, proastă

gospodărire;

o § Unele date din documentele primare se omit cu ocazia înregistrării lor în contabilitate, se

înregistrează de mai. multe ori sau se înregistrează eronat (la altă gestiune sau la alt sortiment, unitate de

măsură şi indici de calitate greşiţi);

o § Personalul care gestionează, manipulează mişcarea acestor bunuri dă dovadă de neglijenţă sau

nepricepere (confuzii între sortimente sau alte erori);

o § La unele sortimente s-au creat stocuri fără mişcare, greu de comercializat sau de, prisos;

o § Unele comenzi de producţie în curs de execuţie sunt anulate datorită renunţărilor făcute de clienţi sau

unele proiecte de cercetare şi investiţii sunt abandonate;

o § La unele elemente patrimoniale se înregistrează calamităţi naturale, alte cazuri de forţă majoră.

Prin compararea situaţiei faptice, stabilită prin inventariere, cu situaţia scriptică din contabilitate se

stabilesc plusurile şi minusurile de inventar şi se iau măsuri în vederea punerii de acord a soldurilor

scriptice cu realitatea, în vederea întăririi ordinii în gestionarea patrimoniului, în vederea delimitării

răspunderilor.

Cu ajutorul inventarierii se identifică bunurile inutile, comenzile sistate, creanţele vechi şi neîncasate

etc. Şi se iau pe această bază măsuri pentru preîntâmpinarea sau limitarea pagubelor, pentru creşterea

vitezei de rotaţie şi sporirea eficienţei.

 Analizând cauzele care au dus la neîncasarea sau neplata la termen a creanţelor şi obligaţiilor se iau

măsuri menite să ducă la întărirea disciplinei decontărilor.

■ Verificarea respectării regulilor şi condiţiilor de păstrare a stocurilor, mijloacelor băneşti,

precum şi a regulilor de întreţinere şi exploatare a maşinilor, utilajelor şi a altor mijloace fixe.

• Verificarea realităţii valorii de bilanţ a imobilizărilor corporale, stocurilor, mijloacelor băneşti din

casierie, din conturi de la instituţiile financiare, datoriilor şi creanţelor, producţiei în curs de execuţie,

cheltuielilor anticipate şi altor posturi de bilanţ.

Funcţia de stabilire a capitalului propriu. Prin inventariere se confirmă realitatea activelor

patrimoniale şi a datoriilor, astfel asigurându-se premisele determinării corecte a situaţiei nete (situaţia netă

a patrimoniului = active (inventariate) - datorii (inventariate)).

Inventarierea ca procedeu al metodei contabilităţii poate fi clasificată după următoarele criterii:

1. După gradul de cuprindere a elementelor patrimoniale se deosebesc:

a) inventarierile generale, presupun cuprinderea în acţiunea de inventariere a tuturor elementelor

patrimoniale aflate în patrimoniul unei entităţi. Pentru asigurarea imaginii fidele furnizate de către situaţiile

financiare, inventarierile petrecute la sfârşitul perioadei de gestiune sunt generale.

b) Inventarierile parţiale, presupun cuprinderea în acţiunea de inventariere numai a unei părţi din

patrimoniu sau numai unele elemente patrimoniale (materiale, mărfuri) sau numai unele gestiuni din

unitatea respectivă (un depozit, o secţie).

1. în funcţie de momentul în care se efectuează inventarierea se deosebesc:

a) inventarierea anuală se realizează Ia sfârşitul perioadei de gestiune înainte de întocmirea

situaţiilor financiare şi are rolul de a determina elementele patrimoniale care există în mod concret. Această

inventariere are un rol deosebit pentru a da garanţie datelor reprezentative prin intermediu! bilanţului

contabil, contribuie la realizarea cerinţei de exprimare fidelă a datelor din bilanţ. Inventarierile anuale sunt

lucrări complexe care necesită un volum mare de muncă, ele neputându-se efectua concomitent asupra

tuturor gestiunilor şi elementelor patrimoniale dintr-o unitate.

b) Inventarierea periodică se efectuează la anumite perioade de timp: lună trimestru semestru,

conform unei planificări proprii întocmită de flecare entitate. Frecvenţa acestor inventarieri se stabileşte în

funcţie de particularităţile fiecărei gestiuni şi de ritmul mişcării elementelor patrimoniale. Conform

prevederilor articolului 24 al Legii contabilităţii nr. 113- XVI din 27.04.2007, agenţii economici sunt
obligaţi să efectueze periodic inventarierea patrimoniului.

c) Inventarierea ocazională, aşa cum precizează şi denumirea, se efectuează în cazuri speciale cum

ar fi: predări-primiri de gestiune, fuziunea unor entităţi, cazuri excepţionale (calamităţi, furturi, etc.).

d) Inventarierea inopinată presupune existenţa unui secret privind declanşarea unei inventarieri.

Gestionarul nu este informat de această acţiune, însă participă la inventariere.

1. După modalitatea de efectuare, inventarierile sunt:

a) inventariere totală, se extinde asupra tuturor sortimentelor care formează un element patrimonial

(sortimente de materiale, sortimente de produse) sau asupra tuturor bunurilor dintr-o gestiune, indiferent de

natura lor (mijloace fixe, mărfuri, obiecte de inventar).

b) Inventariere prin sondaj, cuprinde numai unele sortimente sau numai unele bunuri dintr-o

gestiune. Dacă la inventarierea prin sondaj se constată nereguli semnificative, acestea se transformă în

inventarieri totale.

1. în funcţie de condiţiile în care se desfăşoară, inventarierile sunt:

a) inventarieri ordinare, au de regulă un caracter normal, planificat.

b) Inventarieri extraordinare, sunt impuse de anumite situaţii de excepţie cum ar fi: ori de câte ori

intervine predarea-primirea de gestiuni; la cererea organelor de control; cu ocazia modificărilor de preţuri;

cu ocazia divizării sau comasării de gestiuni; în urma calamităţilor şi a altor cazuri de forţă majoră; când

există indicii de plusuri în gestiuni.

7.2. Modul de înfăptuire a inventarierii. Reflectarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii

Modul de petrecere a inventarierii are loc în conformitate cu prevederile Legii contabilităţii şi a

Regulamentului privind inventarierea.

Inventarierea este o lucrare complexă care presupunerea parcurgerea mai multor etape, şi anume:

1. Pregătirea inventarierii, este o etapă premergătoare inventarierii propriu-zise, etapă de care

depinde eficienţa tuturor lucrărilor ulterioare. în cadrul acestei etape se iau o serie de măsuri de natură

organizatorică şi se execută unele lucrări contabile. Printre lucrările de natură organizatorică se pot

menţiona:

se constituie prin dispoziţie scrisă a conducătorului entităţii o comisie de inventariere şi în caz de

necesitate mai multe subcomisii în funcţie de numărul de gestiuni ce urmează a fi inventariate. Comisia de

inventariere este formată din conducătorii diferitelor compartimente şi în cazul existenţei subcomisiilor are
sarcini pe linia instruirii, supravegherii şi controlului întregii activităţi de inventariere. Subcomisiile de

inventariere sunt formate din două şi mai multe persoane şi au sarcina să efectueze inventarierile propriu-

zise şi să stabilească diferenţele;

se sigilează căile de acces în gestiuni cu excepţia locului în care începe inventarierea; se cere

gestionarului o declaraţie scrisă, în care trebuie să indice dacă are în gestiunea sa bunuri nerecepţionate sau

bunuri care nu aparţin gestiunii; dacă are documente de predare-primire a bunurilor care nu au fost operate

în evidenţa sa operativă sau nu au fost predate la contabilitate; dacă a primit sau a predat bunuri fară să se

întocmească documentele necesare; dacă are cunoştinţă de evidenţa unor plusuri sau minusuri în gestiune;

se sistează operaţiunile de intrare-ieşire a bunurilor din gestiune; se identifică locurile în care ar putea fi

depozitate bunurile ce se inventariază; se grupează bunurile ce urmează a se inventaria pe sortimente şi pe

categorii de preţuri. Se aranjează separat bunurile degradate, bunurile primite în custodie, spre reparare sau

pentru păstrare;

se verifică dacă aparatele de măsură necesare sunt în bună stare de funcţionare.

Lucrările premergătoare ale inventarierii de natură contabilă cuprind:

se asigură înregistrarea tuturor operaţiunilor în contabilitatea sintetică şi analitică şi în evidenţa

operativă condusă în cadrul gestiunilor (magaziilor, depozitelor);

se verifică exactitatea înregistrărilor prin confruntarea informaţiilor din contabilitate cu cele din evidenţa

operativă şi prin întocmirea balanţelor de verificare sintetice şi analitice; se ridică de la gestiuni toate

evidenţele operative şi se vizează după ultima operaţiune.

2. Efectuarea propriu-zisă a inventarierii care presupune constatarea şi descrierea elementelor

patrimoniale supuse inventarierii. Inventarierea propriu-zisă a mijloacelor fixe, materiei prime,

materialelor, producţiei finite, mărfurilor, mijloacelor băneşti şi a altor bunuri se efectuează pe fiecare loc

de depozitare a acestora şi pe fiecare gestionar, în păstrarea căruia se află aceste bunuri şi pe deţinători de

bunuri. Denumirea bunurilor inventariate, obiectelor şi cantităţii lor se reflectă în lista de inventariere,

conform nomenclatorului şi în unităţile de măsură primite în evidenţă. Lista de inventariere se completează

în formularelor tipizate INV 1-10. Listele de inventariere se întocmesc pe locuri de depozitare, pe categorii

de bunuri şi pe persoane responsabile de integritatea lor. De asemenea, se întocmesc liste de inventariere

separate pentru: bunurile inventariate care nu aparţin gestiunii, dar au fost găsite în cadrul acesteia;

bunurile necorespunzătoare calitativ; bunurile fără mişcare şi de prisos, creanţe şi datorii incerte sau în
litigiu.

Bunurile inventariate se înscriu în listele de inventariere cu precizarea denumirii, codului, unităţii de

măsură, indicilor calitativi, preţului unitar de evidenţă. Listele de inventariere se completează citeţ, fără

ştersături sau intercalări de rânduri. Spaţiile libere se barează, eventualele corecturi se certifică de către

persoanele care urmează să semneze aceste liste.

Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, sau calcule tehnice. Bunurile aflate în

ambalaje originale se despachetează şi se verifică prin sondaj. Stivele (mulţimile de obiecte de acelaş fel)

formate din saci, lăzi, cutii, containere etc. se desfac şi se verifică separat. Bunurile de volum mare (de

masă) cum ar fi rezervoarele de benzină sau de vin se inventariază pe bază de calcule tehnice şi pe baza

analizelor de laborator.

Elementele patrimoniale de activ şi de pasiv, a căror existenţă nu poate fi constatată prin inventarieri

fizice se verifică pe baza datelor din contabilitate. Acest procedeu se utilizează în cazul bunurilor

aparţinând entităţii dar care sunt în afara acesteia (mijloace fixe date în leasing, materiale lăsate în păstrarea

furnizorului, bunurile trimise spre prelucrare la terţi etc.). Tot prin acest procedeu, al constatărilor indirecte,

se verifică: disponibilităţile băneşti din conturile bancare (reflectate în extrasele de cont eliberate de bănci);

creanţele şi datoriile

entităţii în raport cu terţii (oglindite în contabilitatea analitică şi în extrasele de cont confirmate de terţi).

Rezultatele inventarierii se consemnează în balanţa de verificare a rezultatelor inventarierii , ce se

completează conform formularului tipizat 1NV-11 ce stă la baza efectuării regularizării rezultatelor

inventarierii, adică înregistrarea plusurilor şi a minusurilor în scopul punerii de acord cu datele cuprinse în

contabilitate. Acesta cuprinde: perioada şi gestiunile inventariate, persoanele care au participat la

inventariere, plusurile şi minusurile constatate, bunurile depreciate, creanţele şi datoriile incerte sau în

litigiu. Pe baza acestor constatări se fac propuneri pentru compensarea plusurilor cu minusurile constatate

la sortimentele confundabile între ele datorită aspectului lor fizic (se pot compensa dacă privesc aceeaşi

gestiune şi aceeaşi perioadă de gestiune), pentru constituirea şi regularizarea rezervelor, pentru scăderea din

contabilitate a unor pagube sau pentru imputarea lor.

Propunerile formulate de către comisiile de inventariere prin procesul verbal de inventariere, după ce

sunt aprobate, servesc compartimentului de contabilitate pentru punerea de acord a datelor din contabilitate

cu realitatea constatată şi consemnată în listele de inventar.

 Deci, după cum s-a menţionat diferenţele constatate cu ocazia inventarierii pot fi sub formă de plusuri

sau de minusuri.