LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT

Nume/Prenume: Nicola Gabriel

Titlul proiectului: Dezvoltarea si implementarea unei solutii informatice pentru Managementul
Documentelor - DOCMAN

Fişa proiectului

1. Contextul şi justificarea proiectului (descrieţi situaţia grupului ţintă înainte de implemenatarea

proiectului, mentionati problema identificată,descrieţi cauzele şi efectele problemei identificate, mentionati
solutia pentru rezolvarea problemei si impactul la nivelul grupului tintă )

Creșterea și dezvoltarea unei companii conduce în mod inevitabil și la creșterea volumului de

documente ce trebuie gestionate în mod eficient. Ineficiența gestionării corespunzătoare a fluxurilor
de documente poate reprezenta o barieră care crează probleme complexe în timp. Aceste
probleme pot duce la diminuarea resurselor companiei, precum și la o scădere a productivității.
În urma unei analize privind gestiunea documentelor în cadrul companiei (producător de top din
domeniul producției de rulmenți grei), s-a constatat că fluxul de documente și informații, atât la nivel
intern cât și extern, se deruleză doar în format fizic (paper hard), ceea ce generează următoarele
efecte:
- Duplicarea documentelor și a informațiilor
- Diminuarea eficienței pe masură ce nivelul de activitate productivă a crescut
- Dificultatea sau imposibilitatea de a încrucișa informații

Având în vedere această situație identificată, un sistem integrat de management al documentelor

electronice este văzut că o soluţie valoroasă, care ar reduce considerabil timpul de acces
la documente precum şi modul de stocare, distribuire, modificare al acestora.
Din aceste motive se impune implementarea unei aplicatii software pentru gestionarea proceselor
documentale si documentelor Sistemului Integrat al calitatii din companie.

Solutia dorita se va ocupa de arhivarea, reperarea si distribuirea fiecarui document, conectandu-l cu

datele sau cu tranzactiile la care face referire.
In sistemul de calitate al beneficiarului, aceasta aplicatie va ajuta ca fiecare document (manual,
procedura, instructiune de lucru, dar si documente de uz general intr-o asemenea companie) sa
respecte nivelele de aprobare definite de normele interne.

Aplicatia va aduce firmei o notabila contributie in termeni de ordine si de eficienta.

In particular, avantajele care se evidentiaza sunt:
 organizarea documentelor (toata documentatia se arhiveaza in baze de date
relationale de tip Microsoft SQL Server sau Oracle)
 siguranta (se va garanta maxima siguranta si integritate a documentelor;
accesul se va realiza pe baza mai multor nivele de securitate si va fi permisa
doar utilizatorilor autorizati in baza regulilor impuse de sistem)
 distributia informatiilor (distributia are loc rapid, direct de la client sau prin
sistemul de posta electronica, cu scadente programabile sau in timp real
respectand un eveniment specific (ex: cererea semnaturii de aprobare a unui
document la schimbarea stadiului))
 disponibilitatea selectiva (documentele sunt disponibile doar utilizatorilor
identificati)
 integrarea cu instrumentele cele mai raspandite din Office Automation (MS
Word, MS Excel, Adobe Acrobat, Autocad, etc)
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT

2. Beneficiarii proiectului (menţionaţi beneficiarii direcţi şi indirecţi ai proiectului)

Beneficiarii direcţi ai proiectului prin care se realizeaza îmbunătăţirea fluxurilor interne de

comunicare a informaţiilor vor fi în egală măsură angajații, cât și factorii de conducere de la toate
nivelurile companiei, prin creşterea eficienţei operaţionale, scăderea costurilor de procesare a
documentelor, precum și diminuarea timpului de rezolvare a dificultăților apărute și de luare a
deciziilor.
Beneficiarii indirecți vor fi partenerii, colaboratorii și clienții companiei care vor avea parte de servicii
mai eficiente şi de o comunicare mai rapidă și mai bună.

3. Analiza SWOT a capacităţii organizatiei de a rezolva problema identificată

- Mediul intern -

PUNCTE TARI PUNCTE SLABE

- actiuni si calitati pozitive - - actiuni si calitati negative -

Beneficiarul dispune de  Timpul suplimentar necesar pentru

infrastructura necesara preluarea documentelor deja
implementarii si utilizarii aplicatiei existente în format fizic la momentul
software de management al implementării soluției informatice
documentelor  Posibilitatea apariției de erori în
Compania detine personal calificat procesul scanării sau introducerii
si competent, care poate intelege si documentului în baza de date
utiliza cu usurinta noul sistem  Alocarea unor resurse umane prin
informatic scoaterea lor din producție în
Implicarea personalului instruit vederea constituirii unei echipe care
pentru utilizarea soluției informatice va asigura preluarea documentelor
în vederea formarii tuturor și a informațiilor necesare și
anganjatilor companiei (formatori de introducerea acestora în sistem
formatori).  Elaborarea de noi proceduri și
Beneficiarul are prevazut in planul instrucțiuni de lucru privind fluxul
de achizitii fondurile necesare documentelor și gestionarea
pentru implementarea acestui acestora
software
Managementul firmei detine o
cultura organizationala de companie
multinationala si intelege
necesitatea si importanta utilizarii
aplicatiei software de management
al documentelor
In companie exista deja
implementat sistemul de calitate
conform normelor internationale in
vigoare, iar noua aplicatie vine ca o
completare a acestui sistem si se va
integra cu el, conform manualului
calitatii.
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT
- Mediul extern -

OPORTUNITATI AMENINTARI
- posibile situatii favorabile - - posibile situatii nefavorabile -

Introducerea standardelor de  Contextul financiar și socio-economic

management al calității defavorabil cu impact major în
Alinierea marilor companii la dezvoltarea și funcționarea companiei
tendinţele actuale internaţionale şi  Rezistența la schimbare manifestată
pregătirea infrastructurii informatice de personalul din anumite departamente
pentru certificarea calităţii activităţii ale companiei
desfăşurate
 Interacţiunile cu alte companii la
acelaşi nivel tehnologic şi adaptarea la
cerinţele tehnologice ale partenerilor şi
concurenţilor

Deciziile luate în urma analizei SWOT (vă rugăm mentionati decizia sau deciziile luate în urma
analizei SWOT a problemei si a capacitătii organizatiei Dvs de a rezolva problema identificată)
Având în vedere punctele tari și oportunitățile identificate, precum și ponderea și impactul acestora
în comparație cu punctele slabe și amenințările evidentiate, managementul companiei consideră
necesară implementarea soluției informatice pentru managementul documentelor.

4.. Scopul proiectului

Scopul principal al implementării sistemului informatic de management al documentelor este
eficientizarea procesului de business și implicit de a ajuta în luarea deciziilor la nivel managerial
intrr-o perioada de timp cat mai scurta.

5. Obiectivele proiectului (căile de urmat pentru atingerea scopului. Vă rugăm să

formulati obiective SMART)

 Dezvoltarea si implementarea unui sistem informatic de management al documentelor

 Instruirea personalului desemnat, prin sesiuni de training, in vederea utilizarii aplicatiei
software

6. Rezultatele proiectului (ce veti obtine la finalul proiectului)

 Centralizarea documentelor intr-o platforma unica, obtinandu-se simplitate in evolutia
ulterioara
 Diminuarea semnificativa timpilor de gestiune a documentelor
 Accesul la documentele de interes general ale firmei pentru toti utilizatorii autorizati
 Disponibilitatea informatiilor in timp real
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT

 Gestionarea unui mai mare volum de informatii

 Automatizarea unor procese pentru a face o economie de timp si resurse materiale
 Transformarea patrimoniului de informatii ca nemaifiind personal, ci al firmei
 Eliminarea pe cat posibil a documentelor traditionale pe hartie
 De la gestionarea unui numar redus de documente, doar din anumite categorii, la o
gestiune completa a tuturor informatiilor necesare
 Tiparirea controlata a documentelor cu gestionarea distributiei

7.Analiza riscurilor proiectului

- Lipsa implicarii top managementului in implementare.

Delegarea totala a responsabilitatii poate conduce la neintelegerea dimensiunii proiectului,

la neconstientizarea eforturilor umane depuse si a estimarii incorecte a necesarului de
resurse. In cazul aparitiei unui impas major, managementul nu poate lua decizii corecte,
obiective, pentru deblocarea situatiei.

- Alocarea inadecvata a resurselor.

Lipsa implicarii top managementului in implementare sau dorinta de a reduce costurile

implementarii conduc la suprasolicitarea echipei de implementare si nu numai. Adeseori
persoanele desemnate ca fiind responsabile de proiect nu au experienta necesara unei
implementari si nu sunt factori de decizie in cadrul organizatiei. Un exemplu clasic este
desemnarea exclusiva a responsabilitatii implementarii in sarcina departamentului IT.

- Rezistenta la schimbare.

Din cauza subestimarii efortului implementarii, managementul nu isi motiveaza suficient

personalul in vederea asimilarii active a noului sistem. Acest lucru, combinat cu evitarea
asumarii responsabilitatii schimbarilor, cu lipsa de comunicare si cu nesustinerea vizibila a
proiectului de catre top management, creeaza premisele respingerii noului sistem.

- Asteptari nerealiste privind beneficiile.

Complexitatea procesului de implementare a aplicatiei, impactul major asupra organizatiei,

curba de asimilare a sistemului de catre personalul utilizator, conduc la amanarea
momentului in care beneficiile incontestabile devin vizibile.

- Training inadecvat.

Subestimarea necesarului de training, lipsa de atentie in cadrul sesiunilor de training,

sacrificarea acestora in favoarea rezolvarii problemelor operationale curente, conduc in
momentul lansarii in productie a sistemului, la o blocare totala sau partiala a activitatii
organizatiei.
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT

- Slaba comunicare in cadrul proiectului.

Organizatia trebuie sa fie in cunostinta de cauza in ceea ce priveste ratiunea implementarii

unui sistem de management al documentelor, ce eforturi sunt necesare si ce beneficii vor
rezulta in urma implementarii. Procesele implementate au un caracter interdepartamental si
o buna comunicare este esentiala in asimilarea coerenta a acestora la nivelul organizatiei.

- Reduceri de costuri nefundamentate.

Din dorinta de a reduce costurile aferente implementarii, beneficiarul poate opta pentru
reducerea sau eliminarea anumitor faze ale implementarii, pentru reducerea perioadei de
training sau pentru restrangerea echipei de implementare. Companiile mari pot opta pentru
lansarea in productie a sistemului fara o faza de simulare si acceptanta, in ideea ca
eventualele minusuri se vor mai corecta pe parcurs. Riscurile asumate in acest fel sunt
uriase in cazul aparitiei unei situatii neprevazute, care poate bloca organizatia.
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT
8. Graficul de indeplinire a activitătilor
 LUCRARE PRACTICA PENTRU CURSUL DE MANAGER DE PROIECT
9. Bugetul (realizaţi bugetul pentru activităţile identificate,grupând costurile pe categorii de cheltuieli.)
Număr de Costuri totale /
Categorie de cheltuieli Unitate Cost/unitate
unităţi linie bugetara

Achizitii 1600 EUR

Inchiriere spatiu training utilizatori Sala 1 100 EUR 100 EUR
finali din partea beneficiarului, cu conferinte
echipamentele adecvate
Servicii catering pentru sesiunea Meniu 100 15 EUR 1500 EUR
de formare

Resurse Umane 33032 EUR

Manager proiect Ora 584 35 EUR 20440 EUR
Business analyst Ora 40 15 EUR 600 EUR
Dezvoltator baze de date Ora 112 30 EUR 3360 EUR
Dezvoltator software Ora 312 22 EUR 6864 EUR
Tester Ora 88 16 EUR 1408 EUR
Consultant Ora 24 15 EUR 360 EUR

Administrativ 7% 2424 EUR

Diverse si neprevazute 1731 EUR

5%
TOTAL 38787 EUR