MANUAL DE UTILIZARE –

INFOCET –MODUL SOFTWARE MANAGEMENT DOSARE ELECTRONICE DE

DOCUMENTE

INFOCET – MODUL SOFTWARE MANAGEMENT ACTIVITATI

MODUL SOFTWARE SEMNARE ELECTRONICA A DOCUMENTELOR

INDSOFT ARHIVA ELECTRONICA- MODUL SOFTWARE MANAGEMENT ARHIVA

ELECTRONICA DE DOCUMENTE

Drepturile de proprietate intelectuală (Copyright) pentru acest document în întregime sau pentru părţi componente ale
acestuia şi documentele Anexe, aparţin în exclusivitate S.C. Industrial Software S.R.L., sau terţilor care deţin acest drept din
partea proprietarului. Acest document în întregime sau parţial nu poate fi folosit, vândut, licenţiat sau transferat, publicat,
copiat sau reprodus în nici un fel sau pe nici un tip de suport media, în folosul nici unei entităţi (persoană fizică sau juridică) ce
nu deţine acordul proprietarului sau fără confirmarea scrisă a acestuia.

© S.C. Industrial Software S.R.L.

Cuprins
1 Modul software management dosare electronice de documente ............................................ 3

1.1 Dosare de interes ...................................................................................................................... 3

1.2 Dosare in operare ..................................................................................................................... 5
1.3 Dosare conexe........................................................................................................................... 6
1.4 Funcționalități la nivel de fișier atșat ........................................................................................ 8

2 Modul software management activitati................................................................................ 15

2.1 Stabilirea gradului de complexitate ........................................................................................ 15

2.2 Verificarea încărcării utilizatorilor (subalterni din cadrul departamentului).......................... 20
2.3 Vizualizare documente evaluate si urmărirea gradului de rezolvare a acestora.................... 22
2.4 Raport documente evaluate la nivel de direcții/servicii ......................................................... 25

3 Modul software management arhiva electronica de documente ........................................... 28

3.1 Scanare și procesare ............................................................................................................... 28

3.2 Vizualziare documente ........................................................................................................... 32

4 Modul software semnare electronica a documentelor .......................................................... 35

4.1 Semnare individuală a documentelor ..................................................................................... 35

4.2 Semnarea în bloc a documentelor .......................................................................................... 38

5 Verificarea documentelor cu semnătura electronica (VSA) .................................................... 40

5.1 Verificarea manuală a validității semnătruii aplicate documentului ..................................... 40

5.2 Verificarea automată în momentul rezolvării cererii ............................................................. 41

Pag. 2 din 43
1 Modul software management dosare electronice de documente

1.1 Dosare de interes

Încadrarea fișierelor din sistem în cadrul dosarelor de interes:

 Se accesează tab-ul de fișiere din cadrul numărului de registru

 Se identifică fișierul droit după care se apasă butonul Adauga in dosar de interes

 Se optează pentru adaugarea fișierului într-un dosare existest sau se poate adăuga un dosar
nou.

Pag. 3 din 43
Accesarea dosarelor de interes:

 Din meniul contextual se alege opțiunea Dosarele mele.

 Din pagina curentă se alege opțiunea Dosare de interes.

 Se identifică dosarul dorit și se pot consulta detalii despre fișier

Pag. 4 din 43
1.2 Dosare in operare

Accesarea dosarelor cu documente aflate în operare:

 Din meniul contextual se alege opțiunea Dosarele mele.

 Din pagina curentă se alege opțiunea Dosare in operare.

Pag. 5 din 43
  Se identifică dosarul dorit și se pot consulta detalii despre fișier

1.3 Dosare conexe

Accesarea dosarelor cu documente conexate:

 Din meniul contextual se alege opțiunea Dosarele mele.

Pag. 6 din 43
 Din pagina curentă din secțiunea Dosare conexe se completează numărul de registru pentru
care se dorește afisarea conexării după care se apasă butonul Afișare.

 Se identifică consultă detalii despre conexarea între documente

Pag. 7 din 43
1.4 Funcționalități la nivel de fișier atșat

Tipologie la nivel de fișier atașat

Se apasă butonul “Operează documente” urmat de butonul “Operează” pe acel document pentru care
se dorește schimbarea tipologiei.

Din tab-ul “Fișiere” se alege fișierul dorit, după care se apasă butonul “Atașează”.

Pag. 8 din 43
După atașarea fișierului dorit, se schimbă tipologia documentului, fară a crea o versiune nouă.

Se observă ca tipologia documentului a fost schimbata fară a crea o versiune nouă.

Pag. 9 din 43
Conversie fișier în format PDF

Se repetă pașii de la șcenariile anterioare în vederea adăugarii unui document de tipul .dox (Word).

Se apasă butonul “Atașează PDF”, având posibilitatea de a alege Tipul documentului și a adăuga o
descriere. (opțional)

Pag. 10 din 43
După alegerea tipului de document, în cazul exemplului dat a “Versiunii finale”, se observă că a fost
creată o nouă versiune a documentului .doc, în format PDF.

Repartizare document cu sarcini de efectuat pe fișier

Se atașează unul sau mai multe documente în tabul “Fișiere” .

Se apasă butonul “Trimite” și se selectează documentele pentru care se doresc stabilirea de sarcini,
putând adăuga atât o descriere a sarcinilor cât și o denumire.

Pag. 11 din 43
Se alege persoana sau serviciul/biroul, etc., către care se dorește trimiterea documentului cu sarcini
de efectuat pe fișier.

Pag. 12 din 43
După repartizare, utilizatorul care a primit documentul, observă sarcinile care i-au fost alocate pentru
respectivul document.

Restricția ștergerii fișierelor după repartizare

Utilizatorul aplicației Infocet atașează unul sau mai multe fișiere. Se observă ca după atașarea acestora,
are posibilitatea de a șterge oricare din ele apasând pe iconița din dreptul câmpului “Șterge”.

Se trimite documentul cu fișierele atașate către persoana, serviciul/compartimentul, etc., dorit.

Pag. 13 din 43
După primirea documentului, persoana care îl are în operare, accesează tabul “Fișiere” unde se
observă ca odată repartizat un document, acesta nu mai poate fi șters de către utilizatorul care l-a
primit.Astfel, fiecare utilizator, își poate șterge documentele proprii atașate, până în momentul
repartizării.

Pag. 14 din 43
2 Modul software management activitati

2.1 Stabilirea gradului de complexitate

Stabilirea gradului de complexitate la nivel de documente aflate în lucru.

Utilizatorul cu drept de asumare, accesează documentele pe care le are în operare din meniul
“Registratură” -> “Operează documente”.

Se apasă “Operează” pe documentul pentru care se dorește stabilirea gradului de complexitate și

implicit a termenului de rezolvare.

Pag. 15 din 43
În funcție de complexitatea rezolvării documentului, se alege gradul și se introduce numărul de zile,
după care se apasă butonul “Salveaza”.

După ce aceasta modificare a fost realizată, se poate urmări de catre utilizatorul cu drepturi de
administrare în câmpul din meniul “Registratură” -> “Documente evaluate”, situația documentului
pentru care s-a ales gradul de complexitate si zilele asumate.

Modificarea gradului de complexitate, ulterior analizei inițiale

Pag. 16 din 43
Utilizatorul cu drepturi de asumator, acceseaza din meniu “Registratură” -> “Documente evaluate”. Se
alege unul sau mai multe documente pentru care asumatorul a stabilit gradul de complexitate, dar
pentru care de la data stabilirii, nu a trecut mai mult de 2 zile.

După ce documentul pentru care se dorește modificarea gradului de complexitate, ulterior analizei
inițiale, a fost deschis, se modifică statusul gradului de complexitate și numărul de zile, apoi se apasă
butonul “Salvează”.

După apăsarea butonului “Salvează”, se poate observa modificarea facută din meniul “Registratură” -
> “Documente evaluate”, în dreptul documentului pentru care a fost efectuată operațiunea de
modificarea gradului de complexitate.

Pag. 17 din 43
Evaluarea documentelor în bloc, de către utilizatorul cu drepturi specifice

Utilizatorul care face parte din grupul “ResposabilAsumareGradComplexitateInGrup”, accesează din

meniul aplicației “Registratură” -> “Operează documente”.

Se selectează documentele pe care utilizatorul le are în operare și pentru care dorește evaluarea
gradului de complexitate în grup și se apasă butonul “Complexitate”.

Pag. 18 din 43
Se alege gradul de complexitate și numărul de zile pentru documentele selectate, urmate de apăsarea
butonului “Salvează”.

Pag. 19 din 43
2.2 Verificarea încărcării utilizatorilor (subalterni din cadrul departamentului)

Persoana cu drept de Asumator, selectează documentul/documentele aflat în operare pe care dorește

să-l trimită spre rezolvare cu gradul de complexitate și numărul de zile specificat, urmat de apăsarea
butonului “Trimite”.

Din fereastra deschisa, în tabul “Sarcini” -> “Încărcare subalterni”, se apasă butonul “Afișează și
selectează”, pentru vizualizarea tabelului care arată gradul de încărcare al subalternilor.

Pag. 20 din 43
După vizualizarea gradului de încărcare al subalternilor, se apasă click pe numele persoanei din tabel
către care se dorește trimiterea documentului, urmat de butonul “Trimite la subaltern”.

Pag. 21 din 43
2.3 Vizualizare documente evaluate si urmărirea gradului de rezolvare a
acestora

Utilizatorul cu drepturi de Asumator, verifică din meniul “Registratură” -> “Documente evaluate”,
toate documentele evaluate de el într-un interval de timp.

Pag. 22 din 43
Utilizatorul cu drept de Asumator, verifică toate detaliile cu privire la gradul de complexitate, zilele
asumate, data activării sau zilele rămase ale documentelor trimise spre rezolvare.

Utilizatorul cu rolul de execuție, accesează meniul “Registratură” -> “Operează documente”, pentru a
vizualiza documentele primite și zilele atribuite/rămase pentru fiecare document în parte.

Pag. 23 din 43
Utilizatorul cu rolul de execuție apasă butonul “Operează” pe documentul pentru care dorește
consultarea detaliată a stadiului de rezolvare cu termenele aferente.

Pag. 24 din 43
2.4 Raport documente evaluate la nivel de direcții/servicii

Se selectează din meniul aplicației “Registratură” -> “Rapoarte” -> “Asumare/ Organigramă”.

Se selectează detaliile dorite pentru generarea raportului și nivelul de raportare, după care se apasă
butonul “Afișează”.

Se consultă raportul in funcție de câmpurile de interes selectate.

Pag. 25 din 43
Rapoartele generate pot fi downloadate sau printate, în funcție de nevoile utilizatorului.

Pag. 26 din 43
Pag. 27 din 43
3 Modul software management arhiva electronica de documente

3.1 Scanare și procesare

Fluxul de arhivare al unui document începe prin înregistrarea acestuia în aplicaţia de Management al
Documentelor INFOCET, tipărirea codului de bare aferent, scanarea documentului şi la final regăsirea
documentului scanat.

Înregistrare document.

Înregistrare document
Tipărirea codului de bare şi lipirea acestuia pe prima pagină a documentului fizic.

Tipărire cod de bare

Pag. 28 din 43
Scanare document

Pentru scanare se deschide aplicaţia de scanare, de pe staţia de scanare, din Start -> ABBYY FineReader
Server 14 -> Scanning Station.

Accesare Scanning Station

Se aşează documentele în scanner, cu o foaie separator între ele, verificând ca pe prima pagină a
fiecărui document să fie ataşat codul de bare aferent. Se va accesa butonul „Scan Pages” (în prealabil
se va selecta scannerul care se va folosi, scannerul instalat pe staţia de scanare).

Pag. 29 din 43
 Scanare documente

Aplicaţia de scanare va separa documentele scanate în funcţie de codul de bare lipit pe fiecare
document în parte. Utilizatorii vor avea acces la unelte precum rotirea paginilor, ştergerea
eventualelor pagini care nu se doresc.

Pag. 30 din 43
Vizualizare și editare documente

Pag. 31 din 43
După scanarea documentelor şi după eventualele editări, se va apăsa butonul „Send to” pentru a
trimite documentele spre procesare şi ataşare în aplicaţia de management al documentelor INFOCET.

Trimitere documente spre procesare

3.2 Vizualziare documente

Pentru vizualizarea fişierelor procesate se va accesa aplicaţia de management al documentelor

INFOCET.

Pag. 32 din 43
 Autentificare Infocet
Se accesează secţiunea de căutare. Căutarea se va putea realiza după numărul de înregistrare a
documentului sau după conţinutul fişierului scanat (bifând “caută şi în ataşamente”).

Căutare documente scanate

După completarea criteriilor de căutare şi accesarea butonului „Cauta”, aplicaţia va returna o listă cu
documentele regăsite. Pentru vizualizarea documentelor scanate se va accesa butonul „Detaliu”.

Detaliu document
Pentru vizualizarea documentelor scanate se va accesa tab-ul „Fişiere”.

Pag. 33 din 43
Vizualizare documente atașate

Pag. 34 din 43
4 Modul software semnare electronica a documentelor

Semnarea documentelor cu semnătura electronică se realizează pe fluxul de lucru din cadrul aplicației
de management a documentelor de către utilizatorii desemnați pentru acest tip de operațiuni.

Utilizatorul se autentifică în aplicație folosind credențialele de acces (utilizator și parolă).

4.1 Semnare individuală a documentelor

După autentificare se accesează secțiunea operare a documentelor. Se identifică numărul de

registratură aferent documentul dorit după care apasă butonul operare.

Se accesează tab-ul de fișiere.

Pag. 35 din 43
Semnătura electronică se poate aplică unui document deja existent în sistem sau se pote încărca un
document nou după care se poate iniția semnarea electronică a acestuia.

Atenție, semnarea electronica se aplică documentelor în format PDF iar token-ul trebuie sa fie
conectat la stația de lucru.

Astfel, se identifică fișierul dorit după care se apasă butonul Semnează electronic.

Sistemul afișează fereastra pentru inițierea procesului de semnare elecronică. Se apelează opțiunile de
inițiere a procesului de semnare

Pag. 36 din 43
Se completează pin-ul aferent token-ului de semnatură electronică după care se apasă butonul Ok.

Sistemul rulează automat funcția de semnare electronică a documentului și se va crea astfel o nouă
varinată a documentului ce va include semnătura electronică a semnatarului.

În sistem ramâne varianta anterioară a documentului (cea de dinaintea aplicării semnătruii

electronice). Aceasta se regăsește în secțiunea de versionare.

Pag. 37 din 43
Acces la istoricul fișierului semnat electronic.

4.2 Semnarea în bloc a documentelor

În secțiunea Mapă de semnat se vor regăsi toate documentele pe care utilizatorul curent le-a primit cu
sarcină (task) de semnare electronică.

Astfel, se pot alege fisierele ce urmează să fie semnate electronic după care se apelează butonul
Semnează.

Sistemul afișează fereastra pentru inițierea procesului de semnare elecronică. Se apelează opțiunile de
inițiere a procesului de semnare

Pag. 38 din 43
Se completează pin-ul aferent token-ului de semnatură electronică după care se apasă butonul Ok.

Pag. 39 din 43
5 Verificarea documentelor cu semnătura electronica (VSA)

5.1 Verificarea manuală a validității semnătruii aplicate documentului

Utilizatorul se autentifică în sistem folosind credențiale de acces (utilizator și parolă).

Se accesează secțiunea de operare după care identifică unul dintre documentele configurat la pentru
verificarea/validarea semnătruii (ex: Cerere).

Din tab-ul Fisiere se idenficiă fișierul pentru care se dorește verificarea după care se apasă butonul
Verifica semnatura digitala.

Pag. 40 din 43
Daca fișierul este semnat electronic cu semnătură validă sistemul afișează un mesaj informativ în acest
sens.

Daca fișierul nu este semnat sau semnătura nu este validă sistemul afișează un mesaj informativ în
acest sens.

5.2 Verificarea automată în momentul rezolvării cererii

Utilizatorul se autentifică în sistem folosind credențiale de acces (utilizator și parolă).

Pag. 41 din 43
Se accesează secțiunea de operare după care identifică unul dintre documentele configurat la pentru
verificarea/validarea semnătruii (ex: Cerere).

Se încarcă un document fără semnătură electrnică cu tipologia Răspuns.

Documentul se rezolvă cu una dintre opțiunile disponibile (ex: Favorabil).

Sistemul afișează un mesaj informativ în acest sens.

Pag. 42 din 43
Se încarcă un document cu semnătură electrnică cu tipologia Răspuns.

Documentul se rezolvă cu una dintre opțiunile disponibile (ex: Favorabil).

Sistemul validează semnatura electronică iar utilizatorul poate închide cererea.

Pag. 43 din 43