Definiţia dată de Dicţionarul Englez Oxford explică termenul de „proiect” ca fiind „un plan, o

schemă”. Principalele definiţii ale acestui termen în literatura de specialitate sunt:

1) O activitate (sau un număr de activităţi conexe) care se desfăşoară conform unui plan prestabilit în
vederea realizării obiectivelor fixate în termenul determinat.

2) Un grup de activităţi intercondiţionate desfăşurate într-o manieră organizată, cu un punct de

plecare şi un punct final bine definite, în vederea realizării unor rezultate specifice dorite pentru a
satisface o serie de obiective clar definite.

3) Un ansamblu de activităţi ce trebuie realizate într-o succesiune logică pentru a îndeplini

obiectivele prestabilite indicate de client/beneficiar.

Un proiect implică o serie de activităţi intercorelate cu durată limitată, prestabilită şi are ca

scopelaborarea unei lucrări, obţinerea unui produs sau realizarea unui serviciu cu caracter de unicat,
viabil din punct de vedere funcţional şi financiar, în condiţiile respectării termenelor de
implementare, bugetului alocat şi specificaţiilor de calitate prevăzute.

2. DEFINIREA MANAGEMENTULUI PROIECTELOR

Managementul proiectelor

• reuneşte un ansamblu de procese dinamice, care se desfăşoară într-un cadru bine definit, în care se
organizează şi utilizează resursele necesare într-o manieră controlată şi structurată, cu scopul
realizării unor obiective precis definite.

• constă în planificarea, coordonarea, conducerea şi controlul proiectului pe durata ciclului de viaţă

al acestuia astfel încât să se realizeze obiectivele proiectului în termenele, cu costurile şi de calitatea
stabilite.

Pentru a clarifica sensul noţiunii de „managementul proiectelor” se definesc în continuare

principalele cerinţe: - obiectivele trebuie să fie clare, concise şi compatibile;

- orientare spre schimbare;

- multi-disciplinaritate în ceea ce priveşte conţinutul;

- caracter inovativ (să caute idei noi şi să rezolve într-un mod inedit problemele nou apărute);

- orientare spre control (verificarea finalităţii acestuia);

- orientare spre performanţă;

- flexibilitate în implementare (care să se adapteze uşor şi repede la schimbări şi la influenţele din

mediul extern).

Toate aceste aspecte necesită o gamă largă de competenţe manageriale şi profesionale.

Principalele domenii ce trebuie luate în considerare atunci când abordăm managementul proiectelor
sunt:
► Managementul scopului proiectului:

 stabilirea precisă a scopului proiectului prin consultarea tuturor stakeholderilor;

 actualizarea, redefinirea scopului proiectului atunci când este necesar pe durata ciclului de viaţă al
acestuia.

► Managementul timpului:

 asigurarea că proiectul este finalizat la timpul stabilit;

 planificarea utilizării resurselor;

 reprogramarea unor activităţi ale proiectului în urma unor experienţe sau situaţii noi;

 intuirea problemelor ce pot să apărea pe parcursul desfăşurării proiectelor.

► Managementul resurselor umane:

 asigurarea disponibilităţii resurselor umane în timp util;

 asigurarea de faptul că angajaţii îşi cunosc rolul, obiectivele, sarcinile şi, totodată, îşi pot îndeplini
corect funcţiile;

 înţelegerea aşteptărilor angajaţilor;

 soluţionarea conflictelor dintre angajaţi;

 leadership;

 schimbarea rolurilor angajaţilor în cadrul proiectului în funcţie de experianţa acestora.

► Managementul altor resurse:

 urmărirea distribuirii corecte a resurselor necesare;

 asigurarea de faptul că resursele sunt disponibile la timpul oportun;

 realocarea resurselor în urma unor noi experienţe;

 proiectarea activităţilor în funcţie de resursele limitate;

 maximizarea impactului cu ajutorul resurselor disponibile.

► Managementul riscului:

 identificarea riscurilor semnificative asociate proiectului;

 analiza riscurilor cu determinarea detaliată a impactului şi probabilităţii producerii evenimentelor

de risc;

 planificarea şi aplicarea reacţiei la risc pentru diminuarea/eliminarea sau repartizarea riscurilor.

► Managementul informaţiilor:

 construirea diferitelor tipuri de rapoarte adaptate diferiţilor stakeholderi în cadrul proiectului şi

stabilirea frecvenţei întocmirii lor;

 planificarea circuitelor informaţionale în cadrul proiectului;

 planificarea şi organizarea adecvată a şedinţelor echipei de proiect;

 planificarea, întocmirea, furnizarea şi arhivarea documentaţiilor privind proiectul;

 învăţarea lecţiilor utile din documentaţiile proiectelor similare anterioare.

► Managementul calităţii:

 planificarea calităţii privind procesele şi produsele/serviciile implicate în proiect;

 asigurarea calităţii;

 controlul calităţii;

 managementul calităţii totale.

Organizarea activităţilor pe proiecte şi managementul proiectelor au reprezentat, iniţial, o soluţie

eficientă pentru atingerea unor obiective de anvergură din domeniul militar, al programelor spaţiale
sau cel al construcţiilor. Odată cu dezvoltarea sistemelor informaţionale pentru conducerea
activităţilor – în mod special odată cu generalizarea utilizării tehnicilor modeme aparţinând
tehnologiei informaţionale – managementul proiectelor s-a extins la nivelul tuturor activităţilor din
economie, deoarece şi-a dovedit capacitatea de a face faţă noilor tendinţe manifestate pe plan
mondial:

- creşterea accelerată a volumului de informaţie şi a cunoştinţelor;

- creşterea cererii pentru bunuri şi servicii tot mai complexe şi mai puternic personalizate;

- creşterea competiţiei pe piaţă;

- dezvoltarea economiei de cunoştinţe;

- extinderea tipului de organizaţie modernă inteligentă.

Principalele avantaje ale utilizării managementului prin proiecte sunt:

 un control foarte bun asupra utilizării resurselor, fiind necesar, în special, în situaţiile când resursele
disponibile în activitatea unei organizaţii sunt restrânse;

 relaţii mai bune cu clienţii;

 interval mai mic de timp pentru dezvoltarea organizaţiei, costuri mai mici, calitate mai înaltă şi
marje de profit mai mari;

 creşterea eficienţei activităţii în ansamblu, prin orientarea spre rezultate;

 îmbunătăţirea coordonării interdepartamentale;

 creşterea gradului de motivare a angajaţilor.

Câteva dintre limitele utilizării managementului prin proiecte sunt:

 creşterea complexităţii organizaţiei;

 apariţia unei tendinţe mai accentuate de încălcare a unor componente ale politicii interne a
organizaţiei, dat fiind gradul ridicat de autonomie a personalului implicat în activităţile organizate pe
bază de proiecte;

 creşterea costurilor anumitor activităţi;

 apariţia unor dificultăţi în organizare, utilizarea incompletă a personalului în intervalul de timp

dintre finalizarea unui proiect şi iniţierea următorului proiect.

▲ De ce reuşesc sau eşuează proiectele ?

Managementul proiectelor este o activitate complexă, care necesită respectarea anumitor algoritmi
specifici. Succesul unui proiect depinde de măsura în care organizaţia iniţiatoare reuşeşte să evite
(sau să reducă la minim) efectele acţiunii unor factori interni şi externi:

► Factori interni:

 evaluarea eronată a bazei de resurse disponibile pentru derularea proiectului;

 planificarea defectuoasă a activităţilor din cadrul proiectului (sau a activităţilor de realizare a

cererii de finanţare, ceea ce are un impact negativ asupra posibilităţilor de planificare şi de realizare a
activităţilor din cadrul proiectului);

 problemele legate de aprovizionare;

 schimbările în structura resurselor (fonduri, personal calificat, materiale, echipamente, informaţii,

know-how);

 viabilitatea organizatorică.

► Factori externi:

 factorii naturali;

 influenţele economice externe (de exemplu, modificarea nefavorabilă a cursului de schimb al

monedei utilizate în cadrul proiectului);

 reacţia oamenilor afectaţi de proiect;

 lipsa de voinţă politică în implementarea unor măsuri de politică economică sau socială necesare
pentru derularea în bune condiţii a proiectului;
 nepotrivirea culturală dintre obiectivele şi activităţile proiectului şi mediul în care se desfăşoară
proiectul, care apare ca urmare a necunoaşterii specificului local; astfel de neconcordanţe duc la
respingerea proiectului de către beneficiarii cărora le este adresat proiectul;

 contextul internaţional.

▲ Instrumente utilizate în managementul proiectelor

Alături de instrumentele utilizate în mod curent pentru colectarea, sistematizarea şi analiza

informaţiilor privind organizaţia solicitantă şi mediul economico – social în care aceasta funcţionează
(bilanţ, cont de profit şi pierderi, alte evidenţe financiar – contabile ale organizaţiei, studii de piaţă
etc.), managementul proiectelor utilizează o serie de instrumente şi tehnici specifice (de exemplu:
metoda cadrului logic, diagramele de tip Gantt, grafice calendaristice, CPM – metoda drumului critic
sau PERT – tehnica de evaluare şi revizuire a programului, analiza cost – beneficiu sau analizele
SWOT).

Managementul proiectelor s-a dezvoltat inclusiv ca urmare a creşterii accesului la tehnologiile

informaţionale moderne, astfel încât, în prezent, au devenit instrumente curente tehnologiile care
facilitează lucrul în echipe multidisciplinare (groupware), utilizarea unor sisteme informaţionale
dedicate managementului proiectelor (care utilizează lucrul în cadrul unor birouri virtuale, programe
pentru planificarea, realizarea şi evaluarea proiectelor, evaluarea riscurilor aferente unui proiect
etc.).

Un instrument la fel de util, chiar dacă de o natură diferită, îl reprezintă asociaţiile profesionale
pentru managementul proiectului, care facilitează accesul la informaţii de ultimă oră, relevante
pentru organizaţiile care utilizează – sau intenţionează să-şi dezvolte – o organizare bazată pe
proiecte