Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Project Professional
2007
Software pentru managementul proiectelor - I
Prof. dr. Constanta Bodea
Project Professional 2003 nu este compatibil cu Office Project Server 2007. Similar, Microsoft
Office Project Professional 2007 nu este compatibil cu Project Server 2003.
In figura de mai jos se poate vedea compatibilitatea intre diferite versiuni de client si server:
Sursa: http://technet2.microsoft.com/Office
• Project Guide este o interfata de tip wizard din care se poate crea
sau rafina planul unui proiect.
In meniul View dati click pe Resource Sheet (se va comuta la view-ul Resource Sheet in care
fiecare linie contine informatii despre o singura resursa)
Tabela implicita este Entry Table dar se poate comuta pe o alta tabela pentru a vedea diverse
informatii legate de resurse
Pentru schimbarea tabelei: in meniul View selectati Table:Entry si apoi dat click pe Cost
Task Usage View
Daca la selectarea comenzii Split din meniul Windows view-ul din panoul de
sus este:
un task view (ex Gantt Chart View): in panoul de jos va aparea view-ul Task
Form
Un resource view: in panoul de jos va aparea view-ul Resource Form
In mod exceptional combinatia intre view-ul Gantt Chart si view-ul Task
Form poarta denumirea de view-ul Task Entry si este util in lucrul cu
asignarea resurselor sau revizuirea legaturilor intre task-uri
Dupa ce aveti 2 view-uri dati click pe panoul de sus sau de jos si apoi
alegeti orice alt view care doriti sa apara in panoul respectiv
La selectarea unui task in panoul de sus se afiseaza detalii despre task si resursele asignate
acestuia in panoul de jos, unde se pot efectua modificari ale diverselor valori
Timescale (scara de timp)
Scara de timp din partea dreapta a view-ului Gantt Chart afiseaza datele de inceput si de
finalizare ale unui task, sub forma unei bare care incepe odata cu inceputul task-ului si se termina
la finalul acestuia.
Data curenta este afisata pe scara de timp sub forma unei linii verticale punctate
Liniile verticale hasurate reprezinta timp in care nu se lucreaza (nonworking time). De ex. daca
unitatea de timp este o zi, hasurile reprezinta zile nelucratoare
Bara ce reprezinta task-ul este in mod normal continua de la inceputul pana la sfarsitul task-ului
fiind posibila trecerea peste zile care sunt nelucratoare
Timescale (scara de timp)
Textul afisat langa fiecare bara reprezinta resursele asignate task-ului respectiv (se
poate selecta tipul informatiei dorite a se afisa pe/langa bara)
Barele variaza ca forma si culoare in functie de tipul task-ului. Barele care reprezinta
fazele proiectului (denumite summary tasks) apar sub forma unei bare negre groase
cu terminatii triunghiulare. Barele ce reprezinta task-urile normale (detail tasks) apar
sub forma unei bare dreptunghiulare albastre cu colturile rotunjite
Daca un task este inceput, va avea in interiorul barei albastre o bara de progres
(progress bar) indicand cat de mult s-a realizat din acel task.
Milestone-urile intr-un proiect sunt reprezentate sub forma unor romburi negre si sunt
caracterizate ca fiind task-uri cu durata 0 si fara resurse alocate
Scara de timp permite afisarea timpului pe 3 niveluri (Top Tier, Middle Tier, Bottom
Tier) pentru fiecare nivel putandu-se selecta o alta unitate de timp, cu conditia ca
aceasta unitate de timp sa fie mai mica decat unitatea aleasa pentru nivelul superior.
Este permisa afisarea atat pe toate cele 3 niveluri cat si pe doua sau chiar pe unul
dintre ele.
Formatarea scarii de timp (Timescale)
La selectarea tab-ului Non-working time apar optiuni legate de modul in care sunt afisate
informatiile despre perioadele de timp nelucratoare
In mod implicit perioadele nelucratoare sunt desenate in spatele barelor hasurate (non-working
time). Se poate selecta ca aceste hasuri sa fie peste barele ce reprezinta task-urile prin selectarea
optiunii In front of task bars sau se poate renunta la marcarea timpului non-working prin
selectarea optiunii Do not draw
Implicit calendarul in functie de care se afiseaza timpul non-working este calendarul Standard.
Acesta poate fi schimbat de la optiunea Calendar cu oricare dintre calendarele existente (al
proiectului, ale resurselor sau altele create de utilizator). In imaginea de mai sus a fost selectat
calendarul uneia dintre resurse
Crearea unui nou proiect
Crearea unui nou proiect se poate face sub forma unui proiect blank (File->New->Blank Project)
sau se poate porni de la un template
Pentru crearea unui proiect pe baza unui template:
In meniul File selectati optiunea New
In task pane-ul New Project selectati optiunea On My Computer…
Selectati tab-ul Project Templates (fig. de mai sus)
Selectati unul dintre template-urile care reprezinta cel mai bine proiectul dvs. si dati ok
Pentru crearea unui proiect blank:
In meniul File selectati optiunea New
In task pane-ul New Project selectati optiunea Blank Project
Introducerea informatiilor de baza despre proiect
Current date (data curenta): MS Project foloseste data curenta a computerului ca valoare default
pentru acest camp. Data curenta se poate schimba prin editarea campului Current Date (pentru a
genera rapoarte cu privire la o data viitoare sau pentru a merge inapoi spre a realiza tracking-ul
proiectului de la o data mai timpurie)
Status date: este folosita pentru calculul earned value si pentru Update Project dialog box. Daca
lasati Status date setata pe valoarea NA, project considera aceasta data ca fiind data curenta a
computerului
Priority: se poate stabili o prioritate (o valoare numerica intre 1 si 1000) pentru fiecare proiect in
parte. Aceasta prioritate are un rol important atunci cand se partajeaza resurse intre mai multe
proiecte
Pentru salvarea unui fisier in formatul .mpp (formatul standard al unui proiect realizat in Project)
In meniul File selectati optiunea Save As
Pentru protejarea acestuia selectati optiunea General Options din meniul Tools
Protejarea unui fisier MS Project
Project Calendar: calendarul proiectului defineste zilele si orele lucratoare si nelucratoare pentru task-uri. Acest
calendar de obicei reprezinta orele de lucru traditionale ale organizatiei (pentru reprezentarea exceptiilor se va
folosi tab-ul Exceptions si apoi butonul Details, iar pentru modificarea programului saptamanilor de lucru se va
folosi tab-ul Work Weeks si butonul Details). Project utilizeaza acest calendar pentru programarea task-urilor care
nu au resurse asignate sau care au tipul task-ului (task type) ca fiind fixed duration.
Implicit calendarul de baza Standard este utilizat ca si calendar al proiectului, dar se pot utiliza si alte calendare de
baza in functie de modul in care doreste utilizatorul sa se faca programarea.
Selectarea unui alt calendar pentru proiect: in meniul Project, selectati Project Information, iar la optiunea
Calendar selectati calendarul dorit a fi calendarul proiectului
Dupa modificare selectati meniul Tool, optiunea Change Working Time. Se va observa ca pentru calendarul ales
anterior apare informatia Project Calendar asociata acestuia
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele
Resource Calendar: calendarul resursei asigura faptul ca resursele de tip work (oamenii si
echipamentele) sunt programate doar cand sunt disponibile pentru lucru. Se pot realiza pentru o
anumita resursa sau pentru o categorie de resurse (de ex. inr-un proiect de constructii arhitectii pot
avea alt program decat restul membrilor echipei).
Implicit, timpul de lucru din calendarul resursei este acelasi cu cel din calendarul de baza Standard
(sau cel al proiectului, daca acestuia i s-a asignat un alt calendar). Calendarul resursei poate fi
customizat pentru a evidentia elementele individuale de programare ca: vacante, absente sau
perioade de mentenanta (pentru resursele echipament)
Cand se face programarea proiectului Project utilizeaza calendarele resurselor pentru a programa
task-urile care nu au durata fixa (fixed duration) si care au resurse asignate. De ex. daca o resursa
are o saptamana de vacanta specificata in calendarul ei, MS Project nu va programa task-ul pentru
acea saptamana.
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele
Exemplu: in calendarul resursei din imagine s-a marcat ca exceptie o zi de week-end ce a devenit
zi lucratoare prin participarea la o conferinta
Orele de lucru s-au stabilit accesand butonul Details
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele
La selectarea orelor de lucru sau nonlucru pentru o exceptie, se poate stabili si daca respectiva
exceptie este recurenta sau nu prin selectarea optiunilor din Recurrence pattern
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele
Task Calendar: este util pentru a putea programa un task inafara timpului de lucru al
calendarului proiectului. Programarea task-urilor se face pe baza timpului de lucru
stabilit in calendarul proiectului si calendarului resursei asociate.
Daca task-ul trebuie sa fie realizat la un alt moment de timp (de ex. avem un task ce
trebuie sa se realizeze noaptea sau in week-end iar calendarul proiectului are definite
aceste perioade ca non-working time) se poate realiza un calendar al task-ului pentru
a putea programa activitatea.
Daca aveti aplicat un calendar unui task si asignati resurse acelui task, implicit task-ul
este programat pentru perioadele lucratoare pe care calendarul task-ului si
calendarele resurselor le au in comun. Pentru a face programarea doar in functie de
calendar-ul task-ului: click dreapta pe task, selectati optiunea Task Information si in
tab-ul Advanced selectati optiunea Scheduling ignores resource calendar
Crearea listei de task-uri
Task-urile – reprezinta munca ce trebuie efectuata pentru realizarea scopului proiectului. Ele
descriu aceasta munca in termeni de secventiere, durata si asignari de resurse.
Puteti introduce task-uri direct intr-un view cum ar fi Gantt Chart sau daca aveti deja o lista cu
task-urile intr-o alta aplicatie (de ex. Excel) puteti importa sau lua cu copy si paste lista in Project.
Introducere task-uri din MS Project
In Entry Table dati click pe celula de sub coloana Task Name
Editati descrierea activitatii (task-ului)
ID = fiecare task are un numar de identificare (ID) unic. Acest ID nu trebuie neaparat sa
reprezinte ordinea in care se desfasoara activitatile (task-urile)
Duration (durata) = MS Project ataseaza o durata de 1 zi fiecarui task nou. Semnul de
intrebare indica faptul ca este o durata estimata
Task duration = timpul asteptat de realizare a task-ului
Task elapsed duration = timpul total lucrator si nelucrator asteptat de realizare a task-ului.
MS project poate lucra cu durate pentru task-uri in unitati de la minute la luni
Deoarece MS Project face diferenta intre timp lucrator si nelucrator, durata unui task (task
duration) nu se coreleaza neaparat cu durata calendaristica a task-ului respectiv (task elapsed
duration)
Pentru estimarea duratei task-urilor la care exista un grad mai mare de incertitudine se poate
utiliza tool-ul PERT Analysis (Program Evaluation and Review Technique)
Crearea listei de task-uri
Pentru afisarea tool-ului PERT Analysis: In meniul Tools, selectati Customize, apoi Toolbars si
bifati optiunea PERT Analysis
Accesati butonul PERT Entry Sheet si in fereastra aparuta introduceti durata optimista, pesimista
si asteptata a task-ului
Click din nou pe PERT Entry Sheet pentru a reveni in view-ul anterior
Crearea listei de task-uri
De ex. pentru un calendar cu 10 ore lucratoare pe zi (exemplul de mai sus) introducerea unui
task cu durata de 2 zile este echivalent cu introducerea a 20h in campul durata si tinand cont de
faptul ca 1 luna are 20 zile, un task de 2 luni va echivala: 2x20 x5x10=2000h introduse in campul
durata
Crearea listei de task-uri
Intr-un proiect task-urile trebuie realizate intr-o anumita ordine, ceea ce determina existenta
unei relatii de secventiere intre task-uri
Secventa (sequence) = ordinea cronologica in care se desfasoara task-urile
Dependenta (dependency) = o legatura intre un task predecesor si unul succesor. O astfel
de dependenta controleaza start-ul sau finish-ul unui task raportat la start-ul sau finish-ul altui
task.
Relatia intre task-uri poate aparea in diverse moduri:
In view-urile Gantt Chart si Network Diagram relatia intre task-uri apare ca o linie ce
conecteaza task-urile
In tabele ca Entry Table, in campul predecesor al task-ului selectat, se vor vedea ID-
urile task-urilor predecesoare task-ului selectat
Crearea listei de task-uri
Tipuri de dependente
Finish-to-Start (FS):
Data de sfarsit a task-ului predecesor determina data de start a task-ului
succesor (ex: trebuie sa se cumpere intai calculatorul si apoi sa se instaleze
software pe el)
Start-to-Start (SS):
Data de start a task-ului predecesor determina data de start a task-ului
succesor (ex: cand incepe editarea unui text poate sa inceapa si formatarea
acestuia)
Finish-to-Finish (FF)
Data de sfarsit a task-ului predecesor determina data de sfarsit a task-ului
succesor (ex: task-urile care necesita echipament dedicat trebuie sa se
termine cand se termina perioada de inchiriere)
Start-to-Finish (SF)
Data de start a task-ului predecesor determina data de sfarsit a task-ului
succesor (ex: livrarea de marfa pentru deschiderea unui nou magazin. Daca
se intarzie cu constructia si magazinul se deschide mai tarziu cu 1
saptamana, aceasta relatie face ca si livrarea sa se produca mai tarziu cu o
saptamana, astfel incat livrarea sa se incheie exact la timp pentru
deschiderea magazinului)
Crearea listei de task-uri
1. In tabela Entry selectati task-urile predecesor si succesor si accesati butonul Link Tasks
de pe toolbar-ul Standard. Task-urile se vor lega intr-o relatie implicita finish-to-start
Informatia care apare la selectarea acestei optiuni se schimba in functie daca este salvat un baseline pentru
proiect si sunt inregistrate valori actuale. Daca inca nu ati salvat un baseline sau introdus valori actuale, ca in
imaginea de mai jos, Project afiseaza data de start a task-ului selectat, task-ul predecesor, tipul dependentei intre
task-uri, lag-ul sau lead time-ul dintre task-uri, calendarul task-ului selectat si resursele asignate ale acestuia.
Daca dati click in panoul Task Drivers pe task-ul predecesor al task-ului selectat, Project va selecta task-ul
predecesor si va afisa informatii despre acesta. Daca ati setat un baseline si ati introdus valori actuale, Project nu
mai afiseaza informatii legate de relatia de precedenta, ci informatii legate de data actuala de start.
Crearea listei de task-uri
La partea de asignare a resurselor view-ul Task Entry este mult mai util decat cel implicit (Gantt Chart)
Pentru asignarea de resurse: Selectati task-ul caruia doriti sa ii asignati resurse. Selectati butonul
Assign Resources de pe toolbar-ul Standard. In casuta de dialog aparuta selectati resursa sau
resursele dorita/e si dati OK. Daca nu specificati un anumit nr. de unitati , MS project va asigna resursa
cu Max Units. Pentru scoaterea resursei selectati resursa si apoi butonul Remove
In imaginea de mai sus, calendarul a fost setat cu 10h lucratoare pe zi. De aceea o resursa asignata
50% (aceasta fiind valoarea Max Units pt resursa din exemplu deoarece lucreaza pentru proiect part
time) pentru un task de 5 zile va lucra un numar de 25h.
Asignarea resurselor la task-uri
Effort driven inseamna ca atunci cand se asigneaza sau se scot resurse asignate unui task, MS
Project lungeste sau scurteaza durata task-ului pe baza cantitatii de unitati de resursa asignata
task-ului, dar nu schimba cantitatea totala de munca pentru realizarea task-ului.
Chiar daca setarea Effort driven este activata in mod implicit, nu are nici o implicatie asupra
programarii pana cand nu se adauga sau scot resurse asignate unui task.
Setarea acestei optiuni: dublu click pe task si selectati tab-ul Advanced
Asignarea resurselor la task-uri
Effort Driven
Sursa: www.microsoft.com
Asignarea resurselor la task-uri
Effort Driven-exemplu pentru figura din slide-ul anterior, setarea effort driven este on