Sunteți pe pagina 1din 57

Microsoft Office

Project Professional
2007
Software pentru managementul proiectelor - I
Prof. dr. Constanta Bodea

Curs masterat Managementul proiectelor, 2011


Structura cursului

 Prezentarea mediului de lucru in Microsoft Office Project 2007


 Crearea unui nou proiect
 Definirea proiectului si salvarea proiectului
 Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand calendarele
 Crearea listei de task-uri
 Stabilirea resurselor
 Asignarea resurselor la task-uri
 Utilizarea view-urilor si filtrelor. Realizarea de export si import de date
 Rafinarea si livrarea planului proiectului
 Rafinare detalii task-uri
 Rafinare detalii resurse
 Rafinare detalii asignari
 Formatarea si printarea planului
 Realizarea tracking-ului proiectului. Rapoarte de executie. Masurarea
performantei prin analiza earned value
 Configurarea clientului pentru lucrul cu server-ul
Prezentarea mediului de lucru in Microsoft
Office Project 2007

 Microsoft Office Project 2007 este disponibil in 2


versiuni:
 Project Standard 2007 - nu suporta lucrul cu Microsoft Project
Sever
 Project Professional 2007 - suporta lucrul cu Microsoft Project
Server
 Microsoft Office Project Server- tool pentru
managementul proiectelor prin intermediul web (necesita
utilizarea Microsoft Office Project Professional)
Compatibilitatea intre diferite versiuni de client si server

 Project Professional 2003 nu este compatibil cu Office Project Server 2007. Similar, Microsoft
Office Project Professional 2007 nu este compatibil cu Project Server 2003.
 In figura de mai jos se poate vedea compatibilitatea intre diferite versiuni de client si server:

 Sursa: http://technet2.microsoft.com/Office

 Project 2007 (atat Professional cat si Standard)


 poate deschide fisiere .mpp pentru: Project 98, Project 2000, Project 2002, Project 2003 (atat Professional cat si Standard)
 poate salva fisiere .mpp in formatele: Project 2000, Project 2002, Project 2003
 Poate utiliza ODBC la deschidere
 Nu poate utiliza ODBC la salvare
 Project 2003 (atat Professional cat si Standard)
 Poate deschide fisiere .mpp Project 2007 daca se utilizeaza un convertor de fisiere ce poate fi descarcat de la www.microsoft.com
(chiar si cu utilizarea convertorului, noile facilitati din 2007 nu sunt suportate: ex: resursele de tip cost vor fi convertite in resurse
materiale)
Fereastra Project 2007
• Prima fereastra pe care o vedeti la lansarea Project 2007 afiseaza
panoul Project Guide (Project Guide pane).

• Project Guide este o interfata de tip wizard din care se poate crea
sau rafina planul unui proiect.

• Cele 4 butoane de pe toolbar-ul Project Guide (Tasks, Resources,


Track, Report) reprezinta cele mai uzuale arii ale unui proiect si
controleaza informatia ce se afiseaza in Project Guide Pane

• Pentru afisarea toolbar-ului Project Guide, click dreapta pe orice


toolbar si selectati optiunea Project Guide

• Pentru ascunderea Project Guide Pane : click pe butonul Project


Guide, iar pentru afisarea acestuia click din nou pe butonul Project
Guide

• Pentru a activa sau dezactiva optiunea Project Guide: in meniul


View, selectati Turn On Project Guide sau Turn Off Project Guide
Customizare toolbar-uri
1. Click pe meniul Tools
2. Selectati Customize
3. Selectati Toolbars
4. Pentru a afisa/a nu mai afisa anumite toolbar-uri selectati-le/deselectati-le
in tab-ul toolbars
5. Pentru a controla comportamentul meniurilor selectati sau deselectati
optiuni din cadrul tab-ului Options dupa preferinte
View-uri si tabele

 View= spatiul de lucru in MS Project


View-ul implicit este “Gantt Chart” View
 Fiecare view este organizat cu informatii despre task-uri, resurse
sau asignari, care sunt prezentate in tabele
Tabela implicita se numeste “Entry Table”
 Pe langa view-urile si tabelele predefinite se pot customiza sau crea
altele noi

Pentru a controla informatiile ce se vad in MS Project se realizeaza


comutarea intre view-uri si tabele:
 Se selecteaza view-ul care prezinta cel mai bine task-urile, resursele sau
asignarile relativ la ceea ce dorim sa facem
 In view-ul selectat se alege tabela care contine detalii specifice despre task-urile
sau resursele de care suntem interesati
 Se organizeaza datele intr-o maniera cat mai convenabila prin aplicarea de filtre,
sortari etc.
Comutare intre view-uri si tabele

Modalitati de comutare intre view-uri:


1. Selectati noul view din View Bar aflata in partea stanga a ferestrei
MS Project (daca nu aveti afisata View Bar in partea stanga a
ferestrei, accesati meniul View si apoi selectati optiunea View
Bar)
2. Selectati noul view din meniul View ce se afla pe View Bar
3. Selectati noul View dintre toate view-urile disponibile selectand
optiunea More Views din meniul View sau din View Bar

Pentru schimbarea tabelei care apare intr-un view:


1. In meniul View selectati optiunea Table
2. Alegeti tabela dorita
View-ul Gantt Chart

 Este view-ul implicit


 Partea stanga a view-ului contine informatii despre task-uri, resurse si asignari
 Fiecare linie contine informatii despre un singur task
 Partea dreapta a view-ului contine graficul Gantt
Resource Sheet

 In meniul View dati click pe Resource Sheet (se va comuta la view-ul Resource Sheet in care
fiecare linie contine informatii despre o singura resursa)
 Tabela implicita este Entry Table dar se poate comuta pe o alta tabela pentru a vedea diverse
informatii legate de resurse
 Pentru schimbarea tabelei: in meniul View selectati Table:Entry si apoi dat click pe Cost
Task Usage View

 In meniul View selectati view-ul Task Usage


 In acest view sunt prezentate toate task-urile, iar pentru fiecare task in parte se detaliaza
informatii despre resursele asignate task-ului respectiv
Utilizarea a doua view-uri simultan
 Pentru afisarea a 2 view-uri simultan in fereastra MS Project: selectati
comanda Split din meniul Window

 Daca la selectarea comenzii Split din meniul Windows view-ul din panoul de
sus este:
 un task view (ex Gantt Chart View): in panoul de jos va aparea view-ul Task
Form
 Un resource view: in panoul de jos va aparea view-ul Resource Form
 In mod exceptional combinatia intre view-ul Gantt Chart si view-ul Task
Form poarta denumirea de view-ul Task Entry si este util in lucrul cu
asignarea resurselor sau revizuirea legaturilor intre task-uri

 Dupa ce aveti 2 view-uri dati click pe panoul de sus sau de jos si apoi
alegeti orice alt view care doriti sa apara in panoul respectiv

 Pentru revenirea la un singur view in fereastra MS Project : Selectati


Remove Split din meniul Window
Task Entry View

 La selectarea unui task in panoul de sus se afiseaza detalii despre task si resursele asignate
acestuia in panoul de jos, unde se pot efectua modificari ale diverselor valori
Timescale (scara de timp)

 Scara de timp din partea dreapta a view-ului Gantt Chart afiseaza datele de inceput si de
finalizare ale unui task, sub forma unei bare care incepe odata cu inceputul task-ului si se termina
la finalul acestuia.
 Data curenta este afisata pe scara de timp sub forma unei linii verticale punctate
 Liniile verticale hasurate reprezinta timp in care nu se lucreaza (nonworking time). De ex. daca
unitatea de timp este o zi, hasurile reprezinta zile nelucratoare
 Bara ce reprezinta task-ul este in mod normal continua de la inceputul pana la sfarsitul task-ului
fiind posibila trecerea peste zile care sunt nelucratoare
Timescale (scara de timp)

 Textul afisat langa fiecare bara reprezinta resursele asignate task-ului respectiv (se
poate selecta tipul informatiei dorite a se afisa pe/langa bara)

 Liniile cu sageti care conecteaza task-urile reprezinta legaturile dintre task-uri

 Barele variaza ca forma si culoare in functie de tipul task-ului. Barele care reprezinta
fazele proiectului (denumite summary tasks) apar sub forma unei bare negre groase
cu terminatii triunghiulare. Barele ce reprezinta task-urile normale (detail tasks) apar
sub forma unei bare dreptunghiulare albastre cu colturile rotunjite

 Daca un task este inceput, va avea in interiorul barei albastre o bara de progres
(progress bar) indicand cat de mult s-a realizat din acel task.

 Milestone-urile intr-un proiect sunt reprezentate sub forma unor romburi negre si sunt
caracterizate ca fiind task-uri cu durata 0 si fara resurse alocate

 Scara de timp permite afisarea timpului pe 3 niveluri (Top Tier, Middle Tier, Bottom
Tier) pentru fiecare nivel putandu-se selecta o alta unitate de timp, cu conditia ca
aceasta unitate de timp sa fie mai mica decat unitatea aleasa pentru nivelul superior.
Este permisa afisarea atat pe toate cele 3 niveluri cat si pe doua sau chiar pe unul
dintre ele.
Formatarea scarii de timp (Timescale)

 In meniul Format selectati optiunea Timescale


 Pentru selectarea numarului de niveluri pe care se face afisarea accesati lista disponibila la
optiunea Show
 Pentru fiecare dintre tab-urile Top Tier, Middle Tier si Bottom Tier puteti selecta unitatea de timp
conform careia se va face afisarea (Units) sau alte detalii de formatare
Formatarea scarii de timp (Timescale)

 La selectarea tab-ului Non-working time apar optiuni legate de modul in care sunt afisate
informatiile despre perioadele de timp nelucratoare
 In mod implicit perioadele nelucratoare sunt desenate in spatele barelor hasurate (non-working
time). Se poate selecta ca aceste hasuri sa fie peste barele ce reprezinta task-urile prin selectarea
optiunii In front of task bars sau se poate renunta la marcarea timpului non-working prin
selectarea optiunii Do not draw
 Implicit calendarul in functie de care se afiseaza timpul non-working este calendarul Standard.
Acesta poate fi schimbat de la optiunea Calendar cu oricare dintre calendarele existente (al
proiectului, ale resurselor sau altele create de utilizator). In imaginea de mai sus a fost selectat
calendarul uneia dintre resurse
Crearea unui nou proiect

 Crearea unui nou proiect se poate face sub forma unui proiect blank (File->New->Blank Project)
sau se poate porni de la un template
 Pentru crearea unui proiect pe baza unui template:
 In meniul File selectati optiunea New
 In task pane-ul New Project selectati optiunea On My Computer…
 Selectati tab-ul Project Templates (fig. de mai sus)
 Selectati unul dintre template-urile care reprezinta cel mai bine proiectul dvs. si dati ok
 Pentru crearea unui proiect blank:
 In meniul File selectati optiunea New
 In task pane-ul New Project selectati optiunea Blank Project
Introducerea informatiilor de baza despre proiect

 Selectati din meniul Project optiunea Project Information


 Pentru fiecare proiect activitatile se programeaza fie de la data de start, fie de la data
de final (optiunea Schedule from)
 Se recomanda ca programarea sa se faca in majoritatea cazurilor de la data de start
(forward scheduling). In cazul backward scheduling MS Project nu mai poate folosi
tool-uri cum ar fi nivelarea resurselor pentru rezolvarea conflictelor in programarea
task-urilor iar flexibilitatea este redusa drastic.
Introducerea informatiilor de baza despre proiect

 Current date (data curenta): MS Project foloseste data curenta a computerului ca valoare default
pentru acest camp. Data curenta se poate schimba prin editarea campului Current Date (pentru a
genera rapoarte cu privire la o data viitoare sau pentru a merge inapoi spre a realiza tracking-ul
proiectului de la o data mai timpurie)

 Status date: este folosita pentru calculul earned value si pentru Update Project dialog box. Daca
lasati Status date setata pe valoarea NA, project considera aceasta data ca fiind data curenta a
computerului

 Calendar: se selecteaza calendarul pe care se bazeaza programarea activitatilor. Calendarul


Standard este optiunea implicita (programeaza activitatile 8h/zi, 5zile/sapt)

 Priority: se poate stabili o prioritate (o valoare numerica intre 1 si 1000) pentru fiecare proiect in
parte. Aceasta prioritate are un rol important atunci cand se partajeaza resurse intre mai multe
proiecte

 Enterprise Custom Fields: se foloseste daca organizatia utilizeaza Project Server


Introducerea proprietatilor proiectului

 In meniul File selectati Properties


 Selectati tabul Summary
 Completati campurile cu informatiile detinute
Salvarea unui fisier MS Project

 Pentru salvarea unui fisier in formatul .mpp (formatul standard al unui proiect realizat in Project)
 In meniul File selectati optiunea Save As
 Pentru protejarea acestuia selectati optiunea General Options din meniul Tools
Protejarea unui fisier MS Project

 Se poate seta protectie la deschidere (protection password) si protectie la scriere (write


reservation pasword)
Salvarea unui fisier MS Project ca template

 Pentru salvarea unui fisier ca template


 In meniul File selectati optiunea Save As
 La optiunea Save as type selectati din lista formatul *.mpt
 Puteti utiliza acest template ulterior ca punct de plecare pentru un nou proiect
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele
 Microsoft Project utilizeaza calendarele precum si informatii cum ar fi dependentele intre task-uri
pentru a determina cand o resursa este disponibila sa lucreze si cand pot fi task-urile programate
 Exista 4 tipuri de calendare: base calendars, project calendars, resource calendars si task
calendars. Aceste calendare pot fi modificate de utilizator pentru a defini zilele si orele de lucru
pentru intregul proiect, pentru grupuri de resurse, pentru resurse individuale si pentru task-uri.
Pentru exceptiile marcate in calendare, in acesta versiune exista posibilitatea atribuirii de denumiri
si posibilitatea realizarii de recurenta a acestora. Aceste calendare sunt diferite de view-ul
Calendar care afiseaza programarea proiectului pe un format de calendar.
 Base calendar: calendarul de baza defineste timpul de lucru sau non lucru obisnuit pentru
proiect. Defineste numarul de ore ale unei zile lucratoare, numarul de zile lucratoare pe
saptamana si exceptiile (ex: concedii). Task-urilor li se poate de asemenea aplica un calendar de
baza.
 Standard: calendarul de baza standard este calendarul implicit pentru proiect si sta la baza
calendarelor resurselor. Acest calendar reflecta un program de lucru traditional: Luni
(Monday) pana Vineri (Friday), de la 8:00 AM la 5:00 PM cu o ora de pauza
 24 Hours: calendarul de baza 24 Hours reflecta un program fara perioade non-lucratoare.
Acest calendar poate fi folosit cand resursele si task-urile sunt programate pentru diferite
schimburi sau cand resursele de tip echipament lucreaza la task-uri in mod continuu.
 Night Shift: acest calendar de baza reflecta programul: de luni noaptea pana sambata
dimineata, de la 11:00 PM la 08:00 AM cu o ora pauza
 Utilizatorul poate crea propriile calendare. Acestea sunt utile atunci cand exista programe diferite
pentru mai multe resurse (ex: part time, 12 ore sau in week-end)
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

• In meniul Tools selectati Change Working Time..


Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 In fereastra Change Working Time selectati optiunea Options


 Aici se pot defini: ziua de inceput a saptamanii de lucru, luna de inceput a anului fiscal (daca este
diferita de cea a anului calendaristic optiunea Use starting year for FY numbering va determina
daca anul fiscal este dat de anul calendaristic in care incepe sau in care se incheie anul fiscal)
data implicita de start si de finalizare a unei zile de lucru, numarul de ore ale unei zile lucratoare,
numarul de zile pe care le are o saptamana de lucru si numarul de zile pe care le are o luna de
lucru
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 Project Calendar: calendarul proiectului defineste zilele si orele lucratoare si nelucratoare pentru task-uri. Acest
calendar de obicei reprezinta orele de lucru traditionale ale organizatiei (pentru reprezentarea exceptiilor se va
folosi tab-ul Exceptions si apoi butonul Details, iar pentru modificarea programului saptamanilor de lucru se va
folosi tab-ul Work Weeks si butonul Details). Project utilizeaza acest calendar pentru programarea task-urilor care
nu au resurse asignate sau care au tipul task-ului (task type) ca fiind fixed duration.
 Implicit calendarul de baza Standard este utilizat ca si calendar al proiectului, dar se pot utiliza si alte calendare de
baza in functie de modul in care doreste utilizatorul sa se faca programarea.
 Selectarea unui alt calendar pentru proiect: in meniul Project, selectati Project Information, iar la optiunea
Calendar selectati calendarul dorit a fi calendarul proiectului
 Dupa modificare selectati meniul Tool, optiunea Change Working Time. Se va observa ca pentru calendarul ales
anterior apare informatia Project Calendar asociata acestuia
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 Resource Calendar: calendarul resursei asigura faptul ca resursele de tip work (oamenii si
echipamentele) sunt programate doar cand sunt disponibile pentru lucru. Se pot realiza pentru o
anumita resursa sau pentru o categorie de resurse (de ex. inr-un proiect de constructii arhitectii pot
avea alt program decat restul membrilor echipei).

 Implicit, timpul de lucru din calendarul resursei este acelasi cu cel din calendarul de baza Standard
(sau cel al proiectului, daca acestuia i s-a asignat un alt calendar). Calendarul resursei poate fi
customizat pentru a evidentia elementele individuale de programare ca: vacante, absente sau
perioade de mentenanta (pentru resursele echipament)

 Cand se face programarea proiectului Project utilizeaza calendarele resurselor pentru a programa
task-urile care nu au durata fixa (fixed duration) si care au resurse asignate. De ex. daca o resursa
are o saptamana de vacanta specificata in calendarul ei, MS Project nu va programa task-ul pentru
acea saptamana.
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 Exemplu: in calendarul resursei din imagine s-a marcat ca exceptie o zi de week-end ce a devenit
zi lucratoare prin participarea la o conferinta
 Orele de lucru s-au stabilit accesand butonul Details
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 La selectarea orelor de lucru sau nonlucru pentru o exceptie, se poate stabili si daca respectiva
exceptie este recurenta sau nu prin selectarea optiunilor din Recurrence pattern
Stabilirea timpului de lucru si zilelor libere utilizand
calendarele

 Task Calendar: este util pentru a putea programa un task inafara timpului de lucru al
calendarului proiectului. Programarea task-urilor se face pe baza timpului de lucru
stabilit in calendarul proiectului si calendarului resursei asociate.

 Daca task-ul trebuie sa fie realizat la un alt moment de timp (de ex. avem un task ce
trebuie sa se realizeze noaptea sau in week-end iar calendarul proiectului are definite
aceste perioade ca non-working time) se poate realiza un calendar al task-ului pentru
a putea programa activitatea.

 Daca aveti aplicat un calendar unui task si asignati resurse acelui task, implicit task-ul
este programat pentru perioadele lucratoare pe care calendarul task-ului si
calendarele resurselor le au in comun. Pentru a face programarea doar in functie de
calendar-ul task-ului: click dreapta pe task, selectati optiunea Task Information si in
tab-ul Advanced selectati optiunea Scheduling ignores resource calendar
Crearea listei de task-uri

 Task-urile – reprezinta munca ce trebuie efectuata pentru realizarea scopului proiectului. Ele
descriu aceasta munca in termeni de secventiere, durata si asignari de resurse.
 Puteti introduce task-uri direct intr-un view cum ar fi Gantt Chart sau daca aveti deja o lista cu
task-urile intr-o alta aplicatie (de ex. Excel) puteti importa sau lua cu copy si paste lista in Project.
 Introducere task-uri din MS Project
 In Entry Table dati click pe celula de sub coloana Task Name
 Editati descrierea activitatii (task-ului)
 ID = fiecare task are un numar de identificare (ID) unic. Acest ID nu trebuie neaparat sa
reprezinte ordinea in care se desfasoara activitatile (task-urile)
 Duration (durata) = MS Project ataseaza o durata de 1 zi fiecarui task nou. Semnul de
intrebare indica faptul ca este o durata estimata
 Task duration = timpul asteptat de realizare a task-ului
 Task elapsed duration = timpul total lucrator si nelucrator asteptat de realizare a task-ului.
 MS project poate lucra cu durate pentru task-uri in unitati de la minute la luni
 Deoarece MS Project face diferenta intre timp lucrator si nelucrator, durata unui task (task
duration) nu se coreleaza neaparat cu durata calendaristica a task-ului respectiv (task elapsed
duration)
 Pentru estimarea duratei task-urilor la care exista un grad mai mare de incertitudine se poate
utiliza tool-ul PERT Analysis (Program Evaluation and Review Technique)
Crearea listei de task-uri

 Pentru afisarea tool-ului PERT Analysis: In meniul Tools, selectati Customize, apoi Toolbars si
bifati optiunea PERT Analysis
 Accesati butonul PERT Entry Sheet si in fereastra aparuta introduceti durata optimista, pesimista
si asteptata a task-ului
 Click din nou pe PERT Entry Sheet pentru a reveni in view-ul anterior
Crearea listei de task-uri

Abrevieri pentru durate


Crearea listei de task-uri
 Atentie! Cand introduceti durata task-ului in saptamani, sau luni MS Project face conversia la
diferite unitati de timp tinand cont de setarile pe care le-ati facut in tab-ul Calendar (din meniul
Tools, optiunea Options)

 De ex. pentru un calendar cu 10 ore lucratoare pe zi (exemplul de mai sus) introducerea unui
task cu durata de 2 zile este echivalent cu introducerea a 20h in campul durata si tinand cont de
faptul ca 1 luna are 20 zile, un task de 2 luni va echivala: 2x20 x5x10=2000h introduse in campul
durata
Crearea listei de task-uri

 Inserarea si stergerea de task-uri se face cu comenzi asemanatoare celor din lucrul


cu Excel

 Legaturi intre task-uri:

 Intr-un proiect task-urile trebuie realizate intr-o anumita ordine, ceea ce determina existenta
unei relatii de secventiere intre task-uri
 Secventa (sequence) = ordinea cronologica in care se desfasoara task-urile
 Dependenta (dependency) = o legatura intre un task predecesor si unul succesor. O astfel
de dependenta controleaza start-ul sau finish-ul unui task raportat la start-ul sau finish-ul altui
task.
 Relatia intre task-uri poate aparea in diverse moduri:
 In view-urile Gantt Chart si Network Diagram relatia intre task-uri apare ca o linie ce
conecteaza task-urile
 In tabele ca Entry Table, in campul predecesor al task-ului selectat, se vor vedea ID-
urile task-urilor predecesoare task-ului selectat
Crearea listei de task-uri
 Tipuri de dependente

 Finish-to-Start (FS):
 Data de sfarsit a task-ului predecesor determina data de start a task-ului
succesor (ex: trebuie sa se cumpere intai calculatorul si apoi sa se instaleze
software pe el)

 Start-to-Start (SS):
 Data de start a task-ului predecesor determina data de start a task-ului
succesor (ex: cand incepe editarea unui text poate sa inceapa si formatarea
acestuia)

 Finish-to-Finish (FF)
 Data de sfarsit a task-ului predecesor determina data de sfarsit a task-ului
succesor (ex: task-urile care necesita echipament dedicat trebuie sa se
termine cand se termina perioada de inchiriere)

 Start-to-Finish (SF)
 Data de start a task-ului predecesor determina data de sfarsit a task-ului
succesor (ex: livrarea de marfa pentru deschiderea unui nou magazin. Daca
se intarzie cu constructia si magazinul se deschide mai tarziu cu 1
saptamana, aceasta relatie face ca si livrarea sa se produca mai tarziu cu o
saptamana, astfel incat livrarea sa se incheie exact la timp pentru
deschiderea magazinului)
Crearea listei de task-uri

 Task-urile a1 si a2 sunt in legatura FS


 Task-urile b1 si b2 sunt in legatura SS
 Task-urile c1 si c2 sunt in legatura FF
 Task-urile d1 si d2 sunt in legatura SF
Crearea listei de task-uri

 Modalitati de realizare a legaturii intre task-uri:

1. In tabela Entry selectati task-urile predecesor si succesor si accesati butonul Link Tasks
de pe toolbar-ul Standard. Task-urile se vor lega intr-o relatie implicita finish-to-start

 Pentru a renunta la legatura dintre task-uri (unlink), selectati aceste task-uri si


accesati butonul Unlink Task de pe toolbar-ul Standard (primul dupa butonul de Link
Task din imaginea de mai sus)
2. Selectati numele unui task. Pe toolbar-ul standard selectati butonul Task Information (sau
dati dublu click pe task)(sau click dreapta pe numele task-ului). In casuta de dialog
aparuta selectati tab-ul Predecessor. Dati click in casuta goala de sub Task Name,
selectati din lista ce apare la accesarea sagetii din dreapta task-ul pe care il doriti a fi
predecesor task-ului selectat la inceput si apasati Enter. In coloana Type folositi lista ce
apare la accesarea sagetii din dreapta pentru a selecta tipul legaturii. Dati OK pentru ca
task-urile sa devina legate.
 Pentru a ajunge rapid la inceputul unui task (fara a mai folosi scroll-ul pentru deplasare de-a
lungul axei timpului) este foarte utila folosirea butonului Scroll to Task: selectam numele task-
ului al carui inceput dorim sa il vedem in graficul Gantt si apoi accesam butonul Scroll to Task.
Crearea listei de task-uri
Optiunea Task Drivers:

 Informatia care apare la selectarea acestei optiuni se schimba in functie daca este salvat un baseline pentru
proiect si sunt inregistrate valori actuale. Daca inca nu ati salvat un baseline sau introdus valori actuale, ca in
imaginea de mai jos, Project afiseaza data de start a task-ului selectat, task-ul predecesor, tipul dependentei intre
task-uri, lag-ul sau lead time-ul dintre task-uri, calendarul task-ului selectat si resursele asignate ale acestuia.
Daca dati click in panoul Task Drivers pe task-ul predecesor al task-ului selectat, Project va selecta task-ul
predecesor si va afisa informatii despre acesta. Daca ati setat un baseline si ati introdus valori actuale, Project nu
mai afiseaza informatii legate de relatia de precedenta, ci informatii legate de data actuala de start.
Crearea listei de task-uri

 Organizarea task-urilor pe faze

 Un summary task = un task ce reprezinta sumarul task-urilor care il


compun

 In MS Project fazele sunt reprezentate prin summary task

 Un summary task are comportament diferit fata de celelalte task-uri:


 Nu i se poate edita durata

 Nu i se pot edita datele de start si sfarsit (acestea se calculeaza


automat pe bazai nformatiilor din subtask-uri)

 Milestone = task cu durata 0 (moment de referinta in cadrul proiectului).


Se realizeaza introducand 0 in campul durata al task-ului pe care il
consideram a fi milestone
Crearea listei de task-uri

 Crearea unui summary task


 Creati un task pe care doriti sa il faceti faza
 Creati task-urile care il compun
 Selectati task-urile componenete si accesati butonul Indent de pe toolbar-ul Formatting
Stabilirea resurselor

 MS Project lucreaza cu trei tipuri de resurse


 Work resources: oameni si echipamente care realizeaza munca pentru proiect
 Material resources: consumabile care sunt utilizate pe masura ce progreseaza
proiectul
 Cost resources: reprezinta un cost financiar asociat unui task in proiect

 Resursele se introduc din view-ul Resource Sheet

 Stabilirea resurselor de tip work


 Cand se creeaza o noua resursa MS Project automat asigneaza 100% unitati (aceasta
valoare se poate schimba sa reflecte munca part time)
 Campul Max Units = capacitatea maxima a unei resurse pentru realizarea oricarui task.
100% inseamna ca resursa e disponibila sa lucreze la task-urile la care va fi asignata, full
time.
 Resursele oameni se pot introduce ca persoane individuale (Ionescu Alexandru) sau sau ca
o resursa ce reprezinta mai multi oameni (ex. Consultant cu 200% unitati, ceea ce inseamna
ca pe parcursul proiectului se vor folosi 2 consultanti fiecare full time)
 Overallocated (supraalocata) = Statutul unei resurse care a fost asignata sa faca mai multa
munca decat ar putea sa faca la capacitatea ei normala.
Stabilirea resurselor

 Pentru introducerea unei resurse de tip work:


 In resource Sheet, in campul Resource Name introduceti numele resursei.
 In campul Type selectati Work.
 In campul Max Units selectati capacitatea maxima a resursei pentru realizarea oricarui task.
 Introduceti in campul Std. Rate tariful resursei.
 Unele resurse cer un tarif mai mare pentru orele de munca ce se defasoara in afara celor
stabilite. Acest tarif se va introduce in campul Ovt. Rate.
 Unele resurse cer un pret fix de fiecare data cand sunt folosite (ex. Consultantii) sau au atat
un tarif orar cat si unul fix la fiecare folosire (ex: se inchiriaza un utilaj cu 200 ron/h dar se
mai plateste si o taxa de instalare de 500 ron la fiecare noua inchiriere). Acest cost se
introduce in campul Per Use.
 In coloana Accrue At se va introduce modul in care se vor inregistra costurile pe masura ce
se desfasoara proiectul:
 Start – MS Project calculeaza costul imediat ce task-ul incepe (ex: taxa de inchiriere
pentru echipament se plateste imediat ce se inchiriaza echipamentul)
 End – MS Project calculeaza costul imediat ce se sfarseste task-ul (ex: intr-un proiect
de constructii betonul se plateste dupa ce s-a realizat constructia pentru a se cunoaste
intreaga cantitate)
 Prorated – MS Project calculeaza costul pe masura ce trece timpul (ex angajatii sunt
platiti pe masura ce trece timpul)
 In campul Group se poate introduce grupul din care face parte resursa. Organizarea
resurselor pe grupuri logice este utila la sortari, filtrari (ex. de grupuri: administrativ, productie
etc.)
Stabilirea resurselor

 Click dreapta pe numele resursei de tip work si selectati Resource Information


 Optiunea Generic (daca e bifata inseamna ca resursa e de fapt titlul unul rol/job ex: programator si nu o
persoana anume sau un grup de persoane). Optiunea Budget creeaza resurse care ajuta la gestionarea
costurilor sub forma unui buget.
 Booking type:
 Commited: resursa este adaugata la proiect definitiv si primeste asignarea cand se publica
proiectul pe server
 Proposed: adaugarea resursei la proiect este o tentativa. Resursa nu primeste asignarea in
Project Server cand se publica proiectul. Aceasta varianta este folosita atunci cand un Project
Manager face propuneri de membri de proiect, publica proiectul si asteapta acceptul sefilor
membrilor propusi inainte de a-i asigna definitiv la proiect.
Stabilirea resurselor

 Introducere resurse de tip material:


 Resursele de tip material se introduc in acelasi mod ca si cele de tip work. Pentru acestea
insa, nu sunt active campurile Max Units si Overtime Rate
 In campul Material Label (care este activ doar pentru resursele materiale) se va introduce
unitatea de masura a consumabilul respectiv (ex. Daca materialul este hartie, vom introduce
top, daca este benzina vom introduce l)
 Informatiile se pot introduce din tabela sau din casuta de dialog Resource Information
Stabilirea resurselor

 Introducere resurse de tip cost:


 Resursele de tip cost se introduc in acelasi mod ca si cele de tip work si material. Pentru
acestea insa, nu sunt active campurile Max Units, Std. rate, Overtime Rate, Material label
 Informatiile se pot introduce din tabela sau din casuta de dialog Resource Information
Stabilirea resurselor

 Introducere de informatii aditionale pentru resurse:


 Pe langa campurile care se vad implicit in resource sheet se mai pot adauga si altele cu
diverse informatii
 Pentru a adauga alte coloane: In meniul Insert, selectati optiunea Column si alegeti din lista
ce apare la Field Name informatia care va intereseaza.
 In afara acestor campuri, utilizatorul poate defini unele noi cum ar fi: Experienta, Titlu job,
Departamentul din care face parte resursa etc.
 Pentru definirea unui nou camp: In meniul Insert, selectati optiunea Column si alegeti din
lista ce apare la Field Name Text1. In casuta Title scrieti Experienta sau ce altceva va
intereseaza sa apara ca si coloana. Aceste informatii se pot utiliza la sortari, filtrari etc.
Asignarea resurselor la task-uri

 La partea de asignare a resurselor view-ul Task Entry este mult mai util decat cel implicit (Gantt Chart)
 Pentru asignarea de resurse: Selectati task-ul caruia doriti sa ii asignati resurse. Selectati butonul
Assign Resources de pe toolbar-ul Standard. In casuta de dialog aparuta selectati resursa sau
resursele dorita/e si dati OK. Daca nu specificati un anumit nr. de unitati , MS project va asigna resursa
cu Max Units. Pentru scoaterea resursei selectati resursa si apoi butonul Remove
 In imaginea de mai sus, calendarul a fost setat cu 10h lucratoare pe zi. De aceea o resursa asignata
50% (aceasta fiind valoarea Max Units pt resursa din exemplu deoarece lucreaza pentru proiect part
time) pentru un task de 5 zile va lucra un numar de 25h.
Asignarea resurselor la task-uri

 Formula de scheduling (programare)

Duration x Units = Work

 Work= totalitatea efortului necesar pentru indeplinirea unui task


 Aceasta formula nu se aplica resurselor materiale care au un consum fix ci doar
resurselor work si resurselor materiale cu consum normat
 Daca se dau doua dintre aceste variabile, cea de a treia este calculata de MS Project
 Ex: pentru un task de 1 zi care are o resursa asignata 100% (o resursa full time)
work-ul calculat este: 8hrs x 100% = 8 hrs . Daca resursa este part time, work-ul
calculat va fi 8hrs x 50% = 4 hrs iar durata task-ului va fi tot 1 zi.
 La adaugarea sau scoaterea resurselor asignate unui task parametrul care determina
programarea (scheduling-ul) este effort driven.
 Daca task-ul are deja resurse asignate si se fac modificari asupra uneia dintre
variabilele work, duration sau units, MS Project va pastra o a doua dintre aceste
variabile constanta (in functie de paramentrul Fixed Type) si o va calcula pe cea de a
treia. Modul in care MS Project face programarea (scheduling-ul) in functie de
Optiunea Fixed Type, se va discuta la capitolul Rafinarea si livrarea planului
proiectului.
Asignarea resurselor la task-uri
 Effort Driven

 Effort driven inseamna ca atunci cand se asigneaza sau se scot resurse asignate unui task, MS
Project lungeste sau scurteaza durata task-ului pe baza cantitatii de unitati de resursa asignata
task-ului, dar nu schimba cantitatea totala de munca pentru realizarea task-ului.
 Chiar daca setarea Effort driven este activata in mod implicit, nu are nici o implicatie asupra
programarii pana cand nu se adauga sau scot resurse asignate unui task.
 Setarea acestei optiuni: dublu click pe task si selectati tab-ul Advanced
Asignarea resurselor la task-uri
 Effort Driven

 Foarte util pentru asignare este utilizarea view-ului Task Entry.


 Pentru task-ul caruia vrem sa ii asignam sau sa ii scoatem resurse asignate, avem o serie de
detalii in panoul de jos, din care se poate modifica si setarea effort driven. Nu uitati sa dati ok
dupa ce modificati Effort Driven in panoul de jos pentru a salva modificarea.
Asignarea resurselor la task-uri
 Effort Driven
 Programarea effort driven se face diferit in functie de modul in care se asigneaza resursele:
 Calculele effort driven se aplica numai dupa prima data cand una sau mai multe resurse se
asigneaza unui task. Dupa ce o resursa este asignata, valoarea din campul Work nu se mai
modifica pe masura ce se asigneaza noi resurse sau se scot resurse pentru acelasi task.
 Calculele effort driven nu se aplica la mai multe resurse care se asigneaza in acelasi timp si care
reprezinta prima asignare pentru un task.

 Sursa: www.microsoft.com
Asignarea resurselor la task-uri
 Effort Driven-exemplu pentru figura din slide-ul anterior, setarea effort driven este on

1. Daca initial asignam 2 resurse (le selectam pe amndoua si le asignam in acelasi


timp) la un task cu durata de 24 ore, Project programeaza fiecare resursa sa
munceasca 24 ore, pentru un total de 48 de ore de munca (Work! Nu Duration!).
Fiecare resursa lucreaza cate 24 ore de munca la un task care dureaza 24 de ore.
2. Creati acelasi task, cu o durata de 24 ore si asignati doar o resursa 100%. Munca
pentru task este astfel 24 de ore.
3. Adaugati apoi o a doua resursa cu 100%. Programarea effort driven va face ca
Project sa programeze fiecare resursa sa munceasca 12 ore la task. Munca totala
pentru task ramane 24 ore si durata task-ului se reduce la 12 ore.

Explicatii: Data fiind formula de programare (scheduling) Duration x Units = Work


Setarea effort driven pe on face ca work-ul sa ramana constant ceea ce inseamna ca
la adaugarea de resurse scade durata task-ului, iar la scoaterea de resurse creste
durata task-ului.
Setarea effort driven pe off face ca durata task-ului sa ramana constanta ceea ce
inseamna ca la adaugarea de resurse creste work-ul pentru task, iar la scoaterea
de resurse, scade work-ul pentru task.