DOCUMENTE DE EVIDENŢĂ

Importanţa documentelor
Documentele de evidenţă sunt acte scrise (înscrisuri) în care se consemnează fenomenele şi procesele
economice în momentul şi locul producerii lor.

Documentele de evidenţă (economice sau justificative) îndeplinesc un dublu scop :

- constituie dovada înfăptuirii operaţiunii respective ;
- asigură baza înregistrărilor în contabilitate.
Potrivit legii contabilităţii1, orice operaţiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul
efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document
justificativ şi care angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au
înregistrat în contabilitate, după caz.
Importanţa documentelor rezultă din următoarele aspecte:

 Documentele atestă producerea operaţiilor economice, stând la baza înregistrării acestora în contabilitate. Ele
influenţează direct operativitatea obţinerii informaţiilor contabile, exactitatea acestora precum şi modul de
organizare a evidenţei contabile în cadrul întreprinderii. Documentele asigură legătura dintre compartimentele
întreprinderii, întrucât ele nu circulă strict numai în cadrul compartimentului financiar-contabil.

 Documentele permit înfăptuirea controlului economic şi financiar în vederea păstrării integrităţii

patrimoniului şi a respectării disciplinei financiare.

 Documentele constituie probă în instanţă,atunci când întreprinderea se află în litigiu cu o altă firmă

Structura documentelor

Înscrisurile care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ
numai dacă furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legislative specifice.
Structura documentelor este diferită în funcţie de caracterul operaţiei consemnate şi domeniul de activitate la
care se referă. În felul acesta conţinutul documentelor cuprinde elemente comune si elemente specifice.
Elementele comune sunt elementele pe care trebuie să le cuprindă orice document indiferent de felul lui.
Informaţiile fixe sunt prestabilite, tipărite iar informaţiile variabile completează spaţiile libere din document pe
traseul stabilit de informaţiile fixe:

 denumirea documentului (ex. Chitanţă, Factură)

 numărul şi data documentului (ex. nr. 750 din 3 aprilie 2013 sau 750/30.IV.2013 sau 750/20.04.2013). Unor
documente care au un regim special de tipărire, folosire şi control, li se atribuie o serie (combinaţie litere) şi
un număr de către unitatea care le-a tipărit sau distribuit iar la primirea lor în unitate li se atribuie un număr
intern.
 denumirea unităţii emitente si adresa (ex. S.C. Mara SRL, Cluj Napoca, strada Iancului, nr.25) sau
compartimentului care a întocmit documentul.
1
 date fiscale de identificare a unităţii emitente (ex. Număr de înmatriculare în Registrul Comerţului J
15/320/2013, Cod unic de înregistrare CUI 7328453).
Atribut fiscal (AF) R – Capital social (ex. 80000 lei).
 părţile sau agenţii economici care au participat la efectuarea operaţiei economice consemnate în document
(ex. furnizor Alfa S.A., cumpărător Beta S.A.).
 conţinutul operaţiei înregistrate în document (ex. plată factură, enumerarea mărfurilor primite).
 date cantitative şi valorice (ex.830 kg, preţ unitar 5000 lei, valoare 41.500 lei, cotă TVA 19%, valoare TVA
9.960 lei).
 semnăturile persoanelor care au întocmit, verificat sau aprobat documentul şi ştampila unităţii. La semnarea
unui document întotdeauna se trece prima dată numele şi prenumele în clar, citeţ şi după aceea se completează
cu semnătura indescifrabilă (ex. Ionescu Marin – Ionescu Marin ).
 alte elemente de identificare şi completare a datelor privitoare la operaţia economică (ex. date privind calitatea
mărfurilor etc.)

Elementele specifice se referă la domenii de activitate care au caracteristici specifice, detalierea unor
informaţii etc. (ex. Lista alimentelor consumate la o cantină, specificarea delegatului şi a mijlocului de
transport etc.).

Clasificarea documentelor

1. În funcţie de natura operaţiei pe care o consemnează:

 Documente privind mijloacele fixe, utilizate pentru reflectarea existenţei şi mişcării mijloacelor
fixe (Proces verbal de recepţie, Fişa mijlocului fix, Bon de mişcare a mijloacelor fixe etc.);
 Documente privind materialele, utilizate în operaţiile care se referă la materiile prime, materiale,
mărfuri, obiecte de inventar etc. (Notă de recepţie şi constatare de diferenţe, Bon de predare-
transfer, Bon de consum, Fişă de magazie etc.);
 Documente privind mijloacele băneşti (Chitanţe, CEC-uri, Ordinul de plată, Dispoziţia de
încasare/plată prin caserie etc.);
 Documente privind salariile şi alte drepturi similare, utilizate în operaţiunile de calcul şi plată a
acestora (Liste de avans, Stat de plată, Pontajul lucrărilor manuale, Pontajul lucrărilor mecanice,
Ordinul de deplasare, Decontul de cheltuieli, Fişă de evidenţă a salariilor etc.);
 Documente privind calculaţia costului de producţie (Postcalculaţii, Antecalculaţii, Devize
estimative etc.);
 Documente privind vânzările (Dispoziţii de livrare,Aviz de expediere, Aviz de însoţire a mărfii,
Aviz de recepţie, Aviz de decontare, Factură fiscală etc.);
 Documente privind impozitele şi taxele (Situaţii, Dispoziţii de plată etc.);
 Documente privind contabilitatea generală (Notă de contabilitate, Notă de debitare/creditare,
Extras de cont, diferite jurnale, Balanţa de verificare etc.);
  Documente de sinteză contabilă (la agenţii economici – Bilanţ contabil; la instituţii publice –
Darea de seamă contabilă).

2. După modul de întocmire, documentele se împart în:

 Documente primare, întocmite în momentul efectuării operaţiei economice. Ele fac dovada
executării acestor operaţii îndeplinind rolul de documente justificative (ex: Bon fiscal, Chitanţă,
Bon de consum, Notă de recepţie şi constatare de diferenţe, Condică de prezenţă etc.);
 Documente centralizatoare (secundare), întocmite pe baza documentelor primare şi care asigură
pregătirea datelor în vederea prelucrării lor (Jurnal pentru cumpărături, Jurnal pentru vânzări etc.);

3. După locul întocmirii şi circuitul lor, se disting:

 Documente interne, întocmite în cadrul întreprinderii, care consemnează operaţiunile economice
cu privire la activitatea desfăşurată şi care circulă în interiorul acesteia (ex. Bon de consum, Fişă
de magazie, Stat de salarii etc.), dar putând circula şi în afara unităţii patrimoniale (ex. Factura
fiscală, CEC-ul, Chitanţă de casă, Ordin de plată etc.);
 Documente externe, întocmite în cadrul întreprinderii şi expediate sau primite din afara sa. Ele
prezintă relaţiile întreprinderii cu furnizorii, clienţii, banca şi alţi terţi (ex. Factură fiscală, Aviz de
însoţire a mărfii, Extras de cont etc.);

4. După forma de prezentare, documentele pot fi:

 Documente tipizate, întocmite pe formulare tip, cu un model, formă şi format prestabilit.
Informaţiile care se completează pe spaţiile cu linii punctate sunt informaţii variabile. Conţinutul
formularelor tipizate este stabilit de Ministerul Finanţelor Publice în baza unor acte normative
legislative (ex. Aviz de însoţire a mărfii, Factură fiscală, Notă de recepţie etc.);
 Documente netipizate, întocmite pe formulare care nu au date prestabilite, conţinutul fiind elaborat
în funcţie de operaţia economică stabilită, fie pe formulare specifice, fie pe hârtie simplă (ex.
Situaţie calcul preţuri etc.);

5. După regimul de folosire:

 Documente cu un regim special, cu un regim deosebit de tipărire, numerotare, folosire, justificare,
păstrare. Ele sunt înscrise şi numerotate la tipografia emitentă şi conţin menţiunea „regim special”
(RS). Documentele cu regim special sunt evidenţiate separat în documentul „Fişă de magazie a
formularelor cu regim special” şi sunt justificate ca formular atât cele folosite cât şi cele nefolosite
(care rămân la carnet). Exemple: Factură fiscală, Aviz de însoţire a mărfii, Chitanţă, Monetar,
Buletin de schimb valutar etc.

Conform noilor reglementări2, formularele cu regim special vor fi personalizate şi se vor executa prin imprimarea
următoarelor date de identificare:

 Denumirea unităţii
 Numărul de înmatriculare la Oficiul Registrului Comerţului
 Codul unic de înregistrare (CUI)
 Atribut fiscal (RO)
 Sediul social
 Contul bancar
 Capitalul social
2
Ordinul MFP 1849/2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special, comune pe economie.
  Seria şi numărul fiscal
De asemenea, formularele cu regim special pot fi personalizate complex adică vor avea imprimate în modelul
formularelor sigla, emblema sau elemente grafice de identificare în deferite culori. Aceste măsuri sunt luate pentru
completarea informaţiilor adresate utilizatorilor, pentru o identificare mai uşoară şi pentru a evita efectuarea unor
operaţii ilegale.

 Documente fără regim special, care nu sunt supuse unor restricţii de utilizare fiind elaborate şi
întocmite în conformitate cu normele generale (ex. Notă de recepţie, Raport de gestiune, Stat de
salarii etc.)

6. După caracterul şi funcţia pe care o îndeplinesc, documentele se pot clasifica în:

 Documentele de dispoziţie, prin care se transmite o dispoziţie/ordin/comandă de execuţie a unei
operaţii economico-financiare, precum şi a indicaţiilor necesare pentru executarea acesteia. Aceste
documente nu atestă execuţia operaţiilor, motiv pentru care ele nu pot fi utilizate ca bază pentru
înregistrarea în contabilitate (ex. Comandă, Dispoziţie de livrare, Ordin de plată etc.);
 Documente justificative sau de execuţie, care consemnează efectuarea de operaţiuni economice şi
care stau la baza înregistrărilor în evidenţa contabilă (ex. Chitanţă, Factură fiscală, Extrasul de
cont, Statul de salarii, Bon de consum etc.);
 Documente mixte, sunt iniţial documente de dispoziţie, iar după efectuarea operaţiei economice
devin documente justificative, care stau la baza înregistrărilor in contabilitate (ex. Bon de consum,
Dispoziţie de plată/încasare către caserie etc.);

7. După sfera de aplicare, se disting:

 Documente comune sau de uz general, utilizate în toate sectoarele activităţii economice (ex.
Facturăfiscală, Chitanţa de casă, Statul de plată, Ordinul de plată etc.);
 Documente specifice unor activităţi, ramuri sau sectoare de activitate (ex. Fişa consumului de furaje;
Actul de fătare – în zootehnie;Devizul de lucrări – în construcţii.

Întocmirea, verificarea şi corectarea documentelor

Întocmirea documentelor se realizează cu respectarea normelor legale specifice. Înscrierea datelor în
documente se face cu cerneală, cu pastă de pix albastră, cu maşina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul.
La întocmirea manuală a documentelor, datele se trec clar, citeţ, fără îngroşări sau ştersături şi fără a lăsa
spaţii libere intre rânduri. După terminarea completării, spaţiul rămas liber se barează.
În cazul utilizării echipamentelor informatice pentru întocmirea documentelor se va respecta conţinutul de
informaţii prevăzut în formularele tipizate.
Pentru fiecare operaţie economică se întocmeşte câte un model de document aferent conţinutului operaţiei. În
funcţie de rol şi destinaţie, documentele se întocmesc în unul sau mai multe exemplare. Când avem mai multe
exemplare, ele trebuie să fie notate cu acelaşi număr de ordine. Normele legislative prevăd că pentru obţinerea mai
multor exemplare la formularele cu regim special trebuie să se folosească hârtie autocopiativă securizată.
Lipsa documentelor care să ateste natura şi provenienţa bunurilor, atât în timpul transportului cât şi la locurile
de depozitare, în momentul controlului efectuat de organele abilitate se sancţionează potrivit legislaţiei în vigoare şi
se confiscă bunurile respective, acestea fiind considerate bunuri fără documente justificative de provenienţă.
La întocmirea manuală a documentelor băneşti se au în vedere unele particularităţi, pentru a evita modificările
ilegale. De aceea se respectă următoarele reguli:

 Luna se trece în litere şi nu în cifre (ex. 14 martie 2013)

  Suma în cifre se barează cu două linii înainte şi după scrierea cifrei (ex. =200000= )
 Suma în litere se trece într-un singur cuvânt iar spaţiul rămas liber din caseta tipizată se barează pentru a nu se
putea efectua adăugiri (ex. douăsutemiilei----)

Prin urmare, documentele se întocmesc corect şi complet în aşa fel încât să cuprindă toate informaţiile
necesare identificării operaţiilor economice.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au
întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate3.
Verificarea documentelor are ca obiective respectarea regulilor de întocmire, corectitudinea şi realitatea
datelor înscrise în documente. Verificarea se face sub trei aspecte:

a. Verificarea formei documentului se referă la modul cum s-au respectat regulile de întocmire:

folosirea tipului de document adecvat operaţiei consemnate (ex. pentru evidenţierea salariilor vom folosi
Statul de plată etc);
completarea tuturor rubricilor cerute de formular (ex. denumire bunuri, cantitate, preţ unitar, valoare etc);
existenţa semnăturilor persoanelor care au întocmit documentul;
existenţa numerelor de ordine pe fiecare exemplar (ex.: Nota de intrare –recepţie se întocmeşte în trei
exemplare – toate trei trebuie să poarte acelaşi număr de ordine etc);
exactitatea sumelor înscrise şi corectitudinea calculelor (ex.: valoarea trebuie să rezulte prin înmulţirea
cantităţii cu preţul);
nu conţine ştersături sau corecturi necertificate sau neadmise.

b. Verificarea de fond a documentului se referă la realitatea, necesitatea, oportunitatea şi legalitatea

operaţiilor economice consemnate în document.

Verificare de fond se referă la următoarele aspecte:

realitatea operaţiei (ex. se confruntă suma plătită pentru achiziţia unor mărfuri cu cantitatea de mărfuri
primită);
legalitatea operaţiei (ex. încasările sau plăţile să se facă conform reglementărilor legale);
necesitatea operaţiei (ex. se verifică concordanţa structurii mărfurilor aprovizionate cu cea a
vânzărilor);
oportunitatea operaţiei (ex. efectuarea cheltuielilor pentru publicitate peste posibilităţile financiare ale
întreprinderii);
rentabilitatea operaţiei (ex.: cumpărarea de bunuri la preţuri avantajoase – mici, dar păstrând raportul
preţ-calitate; vânzarea de bunuri la preţuri avantajoase).

c. Verificarea calculelor aritmetice constă în controlul preluării corecte în documente a datelor cifrice şi
efectuării corecte a calculelor.

În funcţie de momentul efectuării, verificarea documentelor poate fi realizată:

 Înainte de producerea operaţiei (control preventiv)

 Concomitent cu efectuarea operaţiei
 După executarea operaţiei (control posterior).

3
Legea contabilităţii nr.82/1991, republicată şi modificată prin Legea 310/2002, art.6 (2).
 În vederea stabilirii răspunderii în ceea ce priveşte verificarea documentelor, pe fiecare document trebuie să existe
în mod obligatoriu menţiunea de verificare şi semnătura celui care a verificat, care în principiu trebuie să fie o altă
persoană decât cea care a întocmit documentul.

Corectarea documentelor se face diferit în funcţie de întocmirea manuală sau cu ajutorul tehnicii de calcul.

 În cazul întocmirii manuale, erorile se corectează respectând trei reguli de bază:

1) Regula generală – se taie (se barează) cu o linie peste textul sau cifra scrisă greşit iar alături se trece trece
textul sau cifra corectă. Corecturile (rectificările) se confirmă prin semnătura (semnăturile) persoanei
(persoanelor) care le-au efectuat. Corecturile se fac în toate exemplarele în care a fost întocmit documentul.
Exemplu:
Greşit grâu5.000 kg
 Corect secară 4.500 kg

Corectat: Iacobescu George

2) Corectarea documentelor în care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale se face

după regula generală, însă este necesară validarea corecturii prin semnătura primitorului şi a predătorului.
Exemplu:
Greşit tablă zincată 9.000 kg
 Corect 6.000 kg

Corectat:
Gestionar predător, Gestionar primitor,
Boca Andrei Agafiţei Mihai

3) Corectarea documentelor în care se consemnează operaţiuni băneşti, nu se face după regula generală. În acest
caz se anulează tot documentul întocmit greşit şi se procedează apoi la întocmirea unui noi document.
Documentul greşit rămâne în continuare la carnet şi nu se detaşează.
4) În cazul completării documentelor în sistem informatic, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea
acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificările. Ulterior documentele
înscrise în listele de erori, anulări sau completări ( pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de
date a unităţii) trebuie să fie semnate de persoane împuternicite pentru verificare.

Circuitul, păstrarea şi arhivarea documentelor

Circuitul documentelor reprezintă drumul parcurs de documentele economice de la întocmirea sau primirea
lor până la arhivare.
După întocmirea, prelucrarea şi înregistrarea în contabilitate, documentele se clasează. Prin clasarea
documentelor în dosare se înţelege aranjarea lor într-o anumită ordine strict determinată.

Păstrarea documentelor se face în dosare pregătite prin operaţia de clasare.

Arhivarea documentelor este operaţia de păstrare a documentelor din anii anteriori. Conform legislaţiei,
agenţii economici au obligaţia păstrării în arhiva lor a documentelor justificative, a registrelor contabile şi a
documentelor de sinteză.
Termenul de păstrare a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani, iar a statelor de salarii si bilantul de 50
de ani.