SARCINA LA TEMA IV

1. Definiți procesul de organizare structurală

Desfăşurarea activităţii unei unităţi economice sub multiplele ei aspecte
(tehnice, economice, sociale etc.) care, de fapt, coincide cu exercitarea
funcţiunilor sale, presupune conceperea şi realizarea unei structuri
organizaţionale care să favorizeze atingerea obiectivelor pe care şi le-a
fixat şi, implicit, a scopurilor urmărite de componenţii săi. Este vorba de
constituirea unor elemente structurale ale unităţii economice cu caracter
de execuţie (de producţie şi de servire) şi funcţionale care să contribuie,
după caz, la obţinerea producţiei, servirea acesteia şi la exercitarea
funcţiilor managementului. Din manifestarea funcţiei de organizare în
toată complexitatea activităţilor circumscrise, rezultă întregul sistem de
organizare al unităţii economice, care are rolul de a asigura desfăşurarea
în condiţii normale a activităţilor specifice funcţiunilor acesteia şi ale
funcţiilor managementului. Importanţa deosebită a organizării în
desfăşurarea activităţilor din unităţile economice a generat, după cum era
şi firesc, păreri diverse în legătură cu conceptul de organizare structurală,
tipuri de structuri, elemente componente ale unei structuri organizatorice
etc. În literatura de specialitate se fac referiri tot mai frecvente la faptul că
în funcţie de conţinutul său, organizarea unei unităţi economice poate fi
abordată sub două forme principale: organizarea procesuală şi
organizarea structuralăi.

2. Argumentați necesitatea atragerii personalului în prosesul de

organizare structural

Organizarea structurală preia rezultatele organizării procesuale –

funcţiunile, activităţile, atribuţiile şi sarcinile – încadrându-le în structuri
organizatorice adecvate caracteristicilor şi posibilităţilor fiecărei unităţi
economice în parte.

            Structura organizatorică este definită ca fiind ansamblu

persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice şi al relaţiilor dintre
acestea, astfel constituite încât, să asigure premisele organizatorice
adecvate realizării obiectivelor prestabilite.

            Structura organizatorică este un subsistem important al sistemului

de management. Ea prezintă două mari părţi:

 structura de conducere sau funcţională;

 structura de producţie sau operaţională.

            Structura de conducere (funcţională) reuneşte ansamblul

persoanelor, compartimentelor şi relaţiilor organizaţionale astfel
constituite şi plasate încât să asigure condiţiile economice, tehnice şi de
personal necesare desfăşurării procesului managerial şi a proceslor de
execuţie.

            Structura de producţie (operaţională) este alcătuită din ansamblul

persoanelor, compartimentelor şi relaţiilor organizaţionale constituite în
vederea realizării directe a obiectului de activitate al firmei.

Atragerea resurselor umane in orice schimbare este un proces

deosebit de delicat deoarece nu totdeauna se inteleg, la toate
nivelurile, scopul schimbarii si avantajele care decurg din aceasta.
Pentru a depasi insa rezistenta personalului fata de schimbarile in
sistemul informational si mai mult decat atat pentru a obtine acordul
si implicarea directa a acestuia este necesara pregatirea procesului de
schimbare a sistemului informational.
Principalele modalitati de motivare a personalului fata de
schimbarile in sistemul informational sunt:
Organizarea unor reuniuni generale, in care personalul sa fie
informat in legatura cu schimbarile in sistemul informational al
organizatiei. Stilul de prezentare a coordonatelor schimbarii sa fie
unul interactiv, pentru a permite implicarea directa in dezbateri. In
acest cadru se urmareste convingerea personalului in legatura cu
avantajele pe care le are noul sistem informational imbunatatit,
rezultatele analizei sistemului informational existent, cauzele care
determina modificarile importante etc.
Initierea unor programe de pregatire a resurselor umane pentru
a utiliza mijloacele moderne de culegere, inregistrare, prelucrare,
analiza, transmitere a informatiilor, accesare a razelor de date etc.,
astfel nu vor mai percepe schimbarile in sistemul informational ca
o amenintare.
Reproiectarea documentelor de formalizare a structurii
organizatorice, astfel incat in organigrama sa existe un
compartiment specializat, acea ,,unitate centrala' a noului sistem
informational, iar in fisle de post sa fie mentionate cerintele postului,
respectiv calitati si aptitudini profesionale, cerinte specifice,
absolvirea unor programe de pregatire in domeniul

informatic, relatiile organizatorice care descriu fluxuri informationale

etc.
Implicarea directa a personalului in proiectarea
schimbarilor si/sau implementarea acestora, acordandu-li-se
stimulente materiale si morale care sa determine personalul
sa formuleze propuneri de schimbare a sistemului informational
existent si modalitati concrete de implementare a acestora etc.
Acordarea de facilitati pentru pregatire prin oferta de
programe de recalificare si, uneori, dupa caz, de reconversie
profesionala si alte forme de sprijin pentru adaptarea celor afectati de
schimbare, cunoscut fiind faptul ca ei sunt cei care manifesta
frecvent rezistenta la schimbare sau pot influenta decisiv procesul de
implementare a acesteia intr-o organizatie.
Manipulare si cooptare prin oferirea unui rol important in
proiectarea, introducerea schimbarilor in sistemul informational
chiar persoanelor care reprezinta surse potentiale de mare rezistenta
la schimbarea sistemului informational.
Constaangerea persoanelor care nu doresc schimbarea din
diverse motive, independente de interesele organizatiei. Daca in
urma unor dezbateri pe problematica schimbarii, managementul nu
reuseste sa convinga anumite categorii de persoane in legatura cu
necesitatea si oportunitatea schimbarii, evident ca se poate recurge la
diverse forme de constrangere a celor in cauza, daca numarul lor nu
este unul reprezentativ pentru organizatia initiatoare a schimbarii.
Folosirea unor metode si tehnici specifice de antrenare a
personalului in procesul schimbarii sistemului informational,
respectiv, brainstorming, matricea descoperirilor etc., asupra carora
se va reveni la punctul patru al acestui capitol.
Desigur ca exista si alte modalitati de atragere a personalului in
procesul schimbarii sistemului informational, insa acordul si/sau
dezacordul sunt puternic influentate de intelegerea nevoii de
schimbare, a oportunitatii schimbarii si a multiplelor avantaje
care deriva din implementarea schimbarilor propuse.

3. Analizați etapele reproiectării structurii organizatorice

Obiectivele urmarite:

1. Ø     Cunoasterea si intelegerea notiunii de organizare procesuala;

2. Ø     Cunoasterea functiunilor firmei si continutul acestora;
3. Ø     Cunoasterea si intelegerea notiunii de organizare structurala;
4. Ø     Intelegerea diferentei dintre organizarea structurala formala si informala;
5. Ø     Intelegerea notiunilor de structura organizatorica si organigrama;
6. Ø  Cunoasterea etapelor procesului de reproiectare a structurii organizatorice.

Continut:

Organizarea procesuala

Organizarea structurala

Analiza si reproiectarea sistemului organizatoric

Concepte si notiuni cheie

Intrebari de evaluare a cunostintelor

Privind firma in viziune sistemica, aceasta cuprinde patru mari subsisteme

interdependente, supuse in permanenta actiunilor diferitilor factori ai mediului
ambiant. Acestea sunt:

1. Ø     subsistemul organizatoric;
2. Ø     subsistemul informational;
3. Ø     subsistemul decizional;
4. Ø     subsistemul metodologic.
            Abordarea sistemica are avantajul ca scoate in evidenta complexitatea si
dinamismul structurilor, relatiilor si activitatilor dintr-o intreprindere si diversitatea
interactiunilor dintre acestea pe de o parte, si firma si supra-sistemele din care face
parte aceasta, pe de alta parte.

            Adoptarea managementului strategic intr-o firma presupune acordarea unei

atentii sporite functionarii corespunzatoare, pe termen lung, a tuturor subsistemelor
din cadrul organizatiei. Numai astfel, sistemul privit in ansamblul sau, inregistreaza
performante ridicate. De asemenea, componentele sistemului se afla intr-o stransa in
939b13j terdependenta, astfel ca modificarile care se  aduc la nivelul unui subsistem
genereaza, de cele mai multe ori ajustari la nivelul celorlalte.

            Dupa cum am vazut in capitolul II, in etapa de elaborare a planului strategic, o
faza importanta o reprezinta dimensionarea resurselor. Acestea pot fi:

1. Ø     umane (numar, pregatire, specializare, pondere posturi de management in

ansamblul posturilor etc.);
2. Ø     financiare (precizarea sumelor, precizarea provenientei acestora etc.);
3. Ø     informationale (cantitate, calitate, grad de prelucrare, surse de
provenienta etc.);
4. Ø     materiale (masini si utilaje folosite, mod de organizare a acestora –
tehnologia aleasa etc.).

            Pentru dimensionarea acestor resurse se apeleaza la sistemul informational,

sistemul organizatoric, sistemul decizional si sistemul metodologic din cadrul firmei.

            In etapa de implementare a planului strategic se elaboreaza politicile si

programele specifice. Pentru operationalizarea acestora este nevoie sa se asigure o
anumita structura si functionalitate pentru cele patru subsisteme. De aceea, in planul
strategic este prevazuta o faza distincta, care presupune analizarea functionalitatii
acestor subsisteme prin prisma nevoilor generate de strategia formulata si
reproiectarea lor astfel incat sa permita realizarea obiectivelor propuse.

4. Analizați modul de întocmire a Regulamentului de organizare și

funcționare (ROF)
Reieșind din titlul Hotărîrii Guvernului nr. 1310 din 14 noiembrie 2014, structura-tip
a regulamentului de organizare și funcționare se aplică organelor centrale de
specialitate ale administrației publice și autorităților administrative din subordinea
acestora. În conformitate cu art. 107 alin. (1) din Constituția Republicii Moldova din
29 iulie 1994 și art. 9 alin. (1) din Legea nr. 98 din 4 mai 2012, organele centrale de
specialitate ale statului sînt ministerele. De asemenea, din titlul Hotărîrii Guvernului
rezultă că actul normativ se aplică și autorităților administrative din subordinea
ministerelor. Potrivit art. 14 din Legea nr. 98 din 4 mai 2012, autoritățile
administrative din subordinea ministerelor pot fi organizate sub formă de agenții,
servicii de stat și inspectorate de stat. Astfel, Hotărîrea Guvernului nr. 1310 din 14
noiembrie 2006 nu se aplică în raport cu instituțiile publice în care autoritățile
administrației publice centrale deţin calitatea de fondator, modalitatea de funcţionare
a acestora fiind reglementată de Codul civil al Republicii Moldova nr. 1107-XV din 6
iunie 2002.
În sistemul administrației publice centrale de specialitate sînt incluse și alte autorități
administrative centrale care nu au statut de ministere (Centrul Național Anticorupție,
Biroul Național de Statistică, Agenția Turismului etc.). Chiar dacă acestea nu se
regăsesc în titlul actului normativ, prevederile Hotărîrii Guvernului nr. 1310 din 14
noiembrie 2014 se aplică şi în privinţa lor. Art. 22 alin. (2) din Legea nr. 98 din 4 mai
2012 prevede că structura-tip a ministerului, a altei autorități administrative centrale,
precum și a autorităților administrative din subordinea acestora se aprobă de Guvern.
De asemenea, pct. 2 din Hotărîrea Guvernului indicată mai sus stipulează că
autoritățile administrative centrale, precum și autoritățile administrative din
subordinea acestora urmează să elaboreze sau să modifice regulamentele privind
organizarea și funcționarea acestora în concordanță cu structura-tip aprobată prin act
normativ. B. Sfera de reglementare a Hotărîrii Guvernului nr. 1310 din 14 noiembrie
2006 Sfera de reglementare a Hotărîrii Guvernului nr. 1310 din 14 noiembrie 2006
este constituită, în special, din norme care fac referire la structura-tip a regulamentului
de organizare și funcționare pentru autoritățile administrației publice centrale de
specialitate și autoritățile administrative din subordinea acestora. Acest regulament-tip
este un model structural ce conține elementele importante și obligatorii ale
regulamentelor autorităților publice cărora se adresează actul normativ. Pe lîngă
normele referitoare la structura-tip a regulamentului de organizare și funcționare a
autorităților publice care constituie subiecții actului normativ, Hotărîrea Guvernului
nr. 1310 din 14 noiembrie 2006 dispune aprobarea prin hotărîre de Guvern unică a
regulamentelor de organizare și funcționare, a structurii, a efectivului-limită și a
listelor structurilor organizaționale din subordinea autorităților publice. În acest sens,
pct. 3 din Hotărîrea Guvernului nr. 1310 din 14 noiembrie 2006 stipulează că
aprobarea regulamentului privind organizarea şi funcţionarea organului central de
specialitate al administraţiei publice, structurii şi efectivuluilimită, listelor autorităţilor
administrative, instituţiilor publice şi întreprinderilor/societăţilor pe acţiuni în
administrarea acestuia se va efectua printr-o hotărîre de Guvern unică. De asemenea,
pct. 4 din același act normativ indică faptul că regulamentul privind organizarea și
funcționarea autorității administrative subordonate organului central de specialitate al
administrației publice și efectivul-limită al acesteia se aprobă de Guvern, printr-o
hotărîre unică, dacă legea nu prevede altfel. Art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98 din 4 mai
2012 stipulează că prevederile legii se aplică și autorităților administrative autonome
față de Guvern, în măsura în care nu sînt reglementate și nu contravin dispozițiilor
legilor speciale care reglementează activitatea autorităților respective. Aşadar, în
procesul de elaborare a regulamentului de organizare și funcționare și a structurii, în
lipsa 4 C:\Users\alionanicoara\Downloads\Instructiune_AAPC_0112.doc unor
reglementări speciale, autoritățile publice autonome vor ține cont de structura-tip
aprobată prin Hotărîrea Guvernului nr. 1310 din 14 noiembrie 2006. Acest lucru nu
rezultă din subordonarea acestora Parlamentului, ci, conform art. 2 alin. (2) din
hotărîrea menţionată şi art. 22 alin. (2) din Legea nr. 98 din 4 mai 2012, din faptul că
Parlamentul a delegat competența de elaborare a structurii-tip a regulamentului de
organizare și funcționare Guvernului. Astfel se asigură uniformizarea la nivel național
a regulamentelor și a structurilor autorităților publice atît din cadrul administrației
publice centrale de specialitate, cît și din sistemul autorităților publice autonome.

5. Argumentați necesitatea modificării fișelor de post

Fișa postului este un instrument întocmit de compania care recrutează. În aceasta

trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc
de muncă. Și nu doar asta, ci și modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este
angajat pe o anumită poziție. Fișa postului ar trebui, de asemenea, să conțină cerințele
jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini.
Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de
importantă. Iar elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare
pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a
angajatului și standardele de performanță. Pe fiecare dintre acestea le vom aborda în
cele ce urmează.
Cine semnează fișa postului?
Fișa postului este semnată de către angajat la data în care a încheiat contractul de
muncă, cât și de angajator. 
Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului? 
Se-ntâmplă frecvent ca atribuțiile să se înmulțească față de cele de la angajare.
Totodată, există și angajatori care cer exercitarea unor sarcini care nu intră în
obligațiile rolului ocupat de angajat. De aceea, este importantă semnătura ambelor
părți pe atribuțiile agreate.

Totuși, dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic,
schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul
angajatului.
Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la
cunoștință angajatului. Acesta o va semna din nou, și de asemenea, noua fișă a
postului va fi anexată la contractul individual de muncă.
Potrivit informațiilor din Codul Muncii, angajatorul are dreptul să modifice temporar
felul muncii și responsabilitățile postului, fără a cere consimțământul angajatului, doar
în situații de forță majoră.
Când trebuie redactată fișa postului?
Sunt mai multe cazuri în care apare necesitatea creării unei fișe de post. Spre
exemplu, poate fi vorba de o companie care este în plină dezvoltare și are nevoie de
angajați noi, pe anumite poziții.
O altă situație este atunci când compania se află într-o reorganizare și necesită
schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități.
Totodată, același lucru se întâmplă și în cazul în care compania își schimbă complet
sau parțial activitatea. Acestea sunt doar câteva exemple de situații în care este
necesară updatarea fișei postului. 
Cine răspunde de redactarea fișei postului?
De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul
de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările
legislative, dar o și păstrează.
Dar nu este exclusă situația în care managerul este implicat în redactarea fișei
postului, mai ales atunci când vorbit despre o poziție nouă. Managerul direct știe cel
mai bine ce urmează să facă viitorul angajat și care-i sunt exact activitățile. 
Nu în ultimul rând, reprezentanții din top management aprobă fișa postului, dar au și
decizia finală în ce privește recrutarea candidaților. 
Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului.
Spre exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini
sau chiar când fișa postului e redactată de la zero. De multe ori angajații care deja
ocupă acest rol sunt cei care cunosc cel mai bine datele reale, concrete despre
sarcinile și activitățile pe care le îndeplinesc.
Cum scriem fișa postului?
Întâi de toate, stilul de comunicare ar trebui să fie destul de clar și concis. Folosește
cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți
folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin.
Încearcă să subliniezi clar nivelul de subordonare, dar și pe cel de reprezentare în
relația cu exteriorul departamentului sau al organizației.
Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta
presupune, nu-i nicio problemă. Un candidat care vrea să obțină jobul va cunoaște și
termenii tehnici din fișa postului.

Cine păstrează fișa postului

După ce angajatul a acceptat noul său rol, va semna contactul împreună cu fișa
postului. Unul dintre exemplare rămâne în departamentul de resurse umane, iar cel de-
al doilea îi revine angajatului.