Managementul comunicării în proiecte

Grupe de procese
Monitorizare și
Domenii de Inițiere Planificare Execuție Încheiere
control
cunoștințe
Managementul Identificarea Planificarea Distribuirea Raportarea
comunicării în factorilor comunicării informațiilor performanțelor
proiecte interesați Gestiunea
așteptărilor
factorilor
interesați
 Planul de Comunicare al
Proiectului

Crearea Planului de Comunicare formalizat:

Stabilirea stakeholderilor
Definirea nevoilor de comunicare ale acestora
Brainstorming în cadrul echipei de proiect => identificarea celor mai
adecvate căi pentru a răspunde nevoilor
Introducerea detaliilor legate de comunicare în planul de activităţi
al proiectului
Monitorizarea şi modificarea Planului de Comunicare pe parcursul
proiectului pentru asigurarea tuturor informaţiilor necesare

2
 Planul de Comunicare al Proiectului

Mijloace de comunicare în proiect:

 Obligatorii: rapoartele privind situaţia curentă, raportări financiare
 Informaţionale: informaţiile pe care oamenii vor să le aibă/
informaţii pe care echipa de proiect vrea să le comunice
 De marketing: materiale şi informări care captează interesul şi
stimulează entuziasmul pentru proiect şi rezultatele acestuia

3
 Gestiunea echipei de proiect
Tipuri de colegi/ clienţi: Managementul conflictelor
 Furios:
 Protestează cu voce tare, ameninţă, poate deveni chiar agresiv
 Prietenos:
 Caută “să intre în vorbă”, îşi oferă serviciile, pune întrebări personale
 Vorbăreţ:
 Îşi spune părerea fără a fi întrebat, trece repede de la o problemă la alta,
se concentrează greu asupra unui aspect
 Nemulţumit:
 Bombăne tot timpul fără a preciza prea clar motivul nemulţumirii, acuză la
modul general firma de neglijenţă şi indiferenţă
 Timid:
 Îi vine greu să se exprime, îşi tot cere scuze, se bâlbâie
4
 Gestiunea echipei de proiect
Tehnici generale de rezolvare a conflictelor
• Retragerea/evitarea – retragerea dintr-un conflict în desfășurare sau potențial
• Acceptarea/obișnuirea – accentuarea mai degrabă a intereselor comune decât a diferențelor
• Compromisul – căutarea de soluții care aduc un oarecare grad de satisfacție tuturor părților
implicate
• Forțarea – insistarea asupra unui punct de vedere în detrimentul altora (conduce la situații
de tipul win-lose)
• Colaborarea – încorporarea mai multor puncte de vedere și opinii din diferite perspective
(conduce la consens și angajament)
• Confruntarea/rezolvarea problemelor – tratarea conflictului ca o problemă care poate fi
rezolvată prin examinarea alternativelor (solicită o atitudine de tipul primește-și-oferă și un
dialog deschis)
5
Nevoile sale:
Colegul Furios
 Vrea să i se facă dreptate
 Vrea să impună respect
Convingerile sale:
 “pe ei nu îi interesează problemele mele”
 “probabil că oricum nu pot sa rezolv nimic, măcar să mă descarc”
Soluţii:
 Aplicaţi “regula de aur” – linişteşte prima dată persoana şi apoi
rezolvă problema
 Asumaţi-vă eventualele greşeli, chiar dacă au fost comise de un
coleg de-al vostru – demonstraţi o atitudine pozitivă
 Vorbiţi rar şi calm

6
Nevoile sale:
Colegul Prietenos
 Vrea să fie în relaţii bune cu toată lumea
 Vrea să i se răspundă cu aceeaşi amabilitate
Convingerile sale:
 “dacă mă voi purta prietenos cu oamenii, îmi vor răspunde la fel”
 “dacă am relaţii bune, s-ar putea să obţin avantaje suplimentare faţă de
alţii”
Soluţii:
 Răspundeţi cu o atitudine la fel de prietenoasă, păstrându-vă însă
atitudinea profesională şi libertatea de decizie
 Menţineţi o anumită “distanţă”, astfel încât să nu vă poată fi cerute
favoruri mai târziu

7
Nevoile sale
Colegul Vorbăreţ
 Vrea să fie în centrul atenţiei
 Vrea să i se acorde importanţă
Convingerile sale
 “dacă tac din gură, nimeni nu o să mă bage în seamă”
 “dacă vreau să iasă aşa cum vreau eu, trebuie să vorbesc până o să
lase de la ei, numai să scape de mine”
Soluţii
 Lăsa-ţi-l să vorbească dacă doreşte, fără a vă implica însă voi înşivă
în discuţie – se va pierde şi mai mult timp
 Deseori nu ştie să asculte – dacă este necesar să îl convingeţi într-o
anumită problemă, fiţi pregătit să vă repetaţi mesajul

8
 Colegul Nemulţumit
Nevoile sale
 Vrea să i se dea dreptate
 Vrea să se descarce, chiar dacă nu crede că va rezolva ceva
Convingerile sale
 “toţi vor să profite de tine şi de banii tăi”
 “pe ei nu îi interesează deloc ce vrei tu – vor doar să le intre banii în
buzunar”
Soluţii
 Ascultaţi cu atenţie ceea ce are de spus – este posibil să aibă dreptate
 Încercaţi să identificaţi cauza nemulţumirii sale – dacă este de natură
concretă sau psihologică, şi acţionaţi în consecinţă
 Mulţumiţi pentru informaţiile prezentate, şi asigura-ţi-l că mulţumirea sa
este cel mai important lucru pentru voi şi pentru firma pe care o
reprezentaţi
9
 Colegul Timid
Nevoile sale
 Vrea să nu încurce pe nimeni, să nu creeze probleme
 Vrea să termine cât mai repede ce are de făcut şi să plece
Convingerile sale
 “decât să îi deranjez pe oamenii ăştia, mai bine tac – părerea mea oricum
nu contează prea mult”
 “mai bine îi las pe alţii să vorbească, care se pricep mai bine”
Soluţii
 Încercaţi să îl implicaţi în discuţie, adresându-vă lui ca unui partener în
rezolvarea problemei apărute
 Stimulaţi-i stima de sine, prin a-I explica faptul că părerea lui este
importantă pentru voi şi că doar cu aportul lui puteţi rezolva problema

10