INSPECTORATUL $COLAR JUDETEAN | PRRHOWA ete ee! iS} MINISTERUL EDUCATIEL “ PRAHOVA Nr. 6052 /21.09.2023 SCRISOARE METODICA CU PRIVIRE LA ACTELE DE STUDIL iN ATENTIA DIRECTORILOR UNITATILOR DE iNVATAMANT PREUNIVERSITAR, DIN JUDETUL PRAHOVA {in conformitate cu OM Nr. 3.84 din 24 mai 2016, pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitajile de invafeimént preuniversitar, cu modificatile si adaugirile ulterioare, va facem urmitoarele preciziri: 1. intocmirea si eliberarea duplicatelor actelor de studi Art. 37. - (1) in cazul plastifieri, pierderii sau al furtului actutui de studii original eliberat, in baza unei cereri scrise a solicitantului, unitatea de invafimant care a eliberat actul respectiv elibereazd un duplicat al acestuia, intocmit pe baza documentelor aflate in arhiva unitaii de invafamént din care rezulta situajia scolara a solicitantului. (2) Cererea de eliberare a duplicatului este insojita de urmatoarele acte, care se arhiveaz’ cu termen de pastrare de 100 de ani la inspectoratul scolar, iar copiile certificate «conform cu originalub» la unitatea de invataméant: a) declarajia notariala/consulard, data de titularul actului, in care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare, imprejurarile in care actul original a fost pierdut, precum si alte preciziri care sé confirme disparijia actului de studii respectiv, Se va face in mod obligatoriu urmatoarea menjiune: «actul de studii ori inal nu a fost lasat gaj/garantie la o institufie de stat sau particulars, din fara sau din straindtate, si nu a fost instrainat ou buna stint altei persoane fizice sau juridice» (doar in cazul pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat); b) dovada public pierderii sau furtului actului de studii in Monitorul Oficial al Rominiei, Partea a Ill-a (doar in cazul pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat); St Democajie ne. 35 (Coa 100858 Tel +40 03206577 69 Boe +40 024457740 peso!INSPECTOI RATUL SCOLAR JUDETEAN a) Bent 7 er ee iSj MINISTERUL EDUCATIEI PRAHOVA PRAHOVA ©) copie certificat nastere / cistitorie certificate "conform cu originalul”; 4) copie carte identitate certificata "conform cu originalul”; €) douit fotografii color, format 3 x 4 cm (care se vor retuma unitatii de invatamant, dupa verificarea documentelor depuse); f) actul original plastifiat (doar in cazul plastifierii actului de studii original eliberat); ) aprobarea scrist a consiliului de administrafie al inspectoratului scolar pentru eliberarea duplicatului, in urma actelor depuse de catre unitatea de invapamént, Art 38, - (1) Duplicatul actului de studii se intocmeste pe un formular identic cu cel original emis la data absolvirii si se elibereazé dup’ procedura prevazuti la actele de studii originale. (2) in cazul in care la nivelul inspectoratului scolar nu se mai gasese formulare identice cu cele originale se aplic& prevederile art. 18 alin, (3). (in situafii exceptionale, pe baza unei aprobari speciale, se pot transfera formulare de acte de studii de la un inspectorat scolar la alt inspectorat scolar. Aprobarea special se acordi, in urma unei cereri motivate insofité de documente doveditoare, de catre Biroul Acte de studii din cadrul Ministerului Educafiei). Daca Ja nivel nafional nu se gisesc formulare identice cu cele originale se procedeaza Ia eliberarea duplicatului pe un formular similar cu cel original eliberat la data absolvirii. (4) Pe duplicatele actelor de studii, intr-un spajiu corespunziitor, se face menfiunea seristi cu cernealét rosie: «duplicat tipizat eliberat conform aprobarii (denumirea institupie/organului care a aprobat eliberarea duplicatului) nr. .. din Confirmam autenticitatea datelor cuprinse in prezentul act de studi.» Urmeaza numele si prenumele, in clar, ale directorului gi secretarului unitajii de invayam4nt emitente, 2. Anularea si/sau modificarea actelor de studii si documentelor scolare Art, 47, - (1) Formularele actelor de studii completate gresit, cu stersituri, addugiri, cw stampila aplicatt necorespunzator, partial distruse sau pronuntat deteriorate, eliberate sau neeliberate, se anuleazté cu aprobarea conducerit unitatii de invéfamént, prin scricrea cu cereal rosie, pe toati diagonala imprimatului, a cuvantului «ANULAT», atat pe actul care urmeaz si fie anulat, cét si pe matca/cotor (Not: nu se solicits aprobarea consiliului de administrate al inspectoratului scolar) (2) Menjiunea respectiva, scrisa cu cemeala rosie, se face si in Registrul unic de evident a formularelor actelor de studi. Sie Democratic ne 35 Coa 100889 ‘Tel: +40 0244577 658 Fox: «400720457740 tp sjph 07INSPECTORATUL $COLAR JUDETEAN MINISTERUL EDUCATIEL / isi PRAHOVA PRAHOVA. (3) fn cazurile prevazute Ja alin, (1), conducerile unititilor de invatémant_dispun completarea altor formulare corespunzitoare, astfel: a) act original, in cazul in care actul anulat nu a fost eliberat, se afla in carnet si unitatea de invayamént pistreazd aceleasi elemente de identificare: denumirea, stampila, semnatura persoanelor indicate pe tipizat; b) duplicat, in cazul in care actul original a fost eliberat si se constata imposibilitatea de a se completa in intregime un formular de act original. in acest caz, cererea de eliberare a duplicatului este insofita de copia de pe actul de identitate si dou’ fotografii color, format 3x4 cm. (4) in situatii exceptionale, in care actele de studii au fost completate partial, fara fotografie, completate gresit si neeliberate sau in care acestea nu au fost completate in termenul legal, iar unitatea de invatmént nu pastreaz’ aceleasi elemente de identificare (denumirea, stampila, semntura persoanelor indicate pe tipizat), cu aprobarea scrisi a consiliului de administrafie a inspectoratului scolar, in baza documentelor justificative* transmise de c&tre unitatea de invatimént, se procedeaz& dupa cum urmeazii: a) pentru actele de studii completate partial, fari fotografie, se finalizeaz’ completarea acestora gi se aplica stampila gi timbru sec aflate in uz la data completa b) pentru actele de studii necompletate sau completate gresit si neeliberate se completeaza fie acte de studii identice/similare pe care se aplic& stampila si timbru see aflate in uz la data completatii, fie acte de studii aflate in uz la data eliberdrii acestora, (5) Atat pe versoul actelor de studi prevazute la alin. (4), cat si pe cotor/matea se serie cu cernealét rosie, in partea de sus, nota: «Prezentul ...... (act de studii) a fost completat la data de +» Ca urmare a nerespectarii termenului legal de completare. » (© in cazurile prevazute la alin. (5), actele de studii se certificd prin semnatura atét de secretarul-sefisecretarul unitiii de invapimant, cat si de director si se aplica sigiliul unitafii emitente. *Not&: documentele justificative sunt: - Adresa citre Inspectoratul Scolar Judejean Prahova (conform model atasat); - Copie a actului de studii completat si neeliberat; - Copie a actului de studii ce urmeaza a fi completat; - Copie carte identitate a titularului actului de studii; - Copie certificat de nastere (in cazul schimbarii numelui). St, Democrat ne 38 Coa 00559 Tek +40 0 577 6 ° Fave 0 024457740 hepsi rafINSPECTORATUL SCOLAR JUDETEAN PRAHOVA al i sj MINISTERUL EDUCATIEI Art. 48. - (1) fn cazul disparitiei unui formular pentru acte de studii, divectoral unitajii de invatimént respective intreprinde cercetiri, incheie proces-verbal despre cele constatate, sesizeazi imediat organul ierarhic superior si apoi, cu avizul acestuia, organele de urmarire penald. (2) Formularele pentru acte de studii care fac obiectul alin. (1) sunt declarate ,nule“ prin publicarea unui anunt de catre unitatea de invafimént in Monitorul Oficial al Roméniei, Partea a Ill-a. (3) Actele de studii pot fi anulate si in temeiul unei hotardri judecatoresti definitive si irevocabile. {n acest caz se face mentiunea in Registrul de evidenti a formularelor actelor de studii, precizndu-se numarul si data hotirdrii, precum $i instanfa care a pronunfat hotirérea, Timbrul sec se aplica la Inspectoratul Scolar Judeean Prahova, in zilele de luni, intre orele 9.00 ~ 15.00, la: ~ camera 22 — inspector scolar, prof. Adela Macelaru - camera 25 — inspector scolar, prof. Florea Mincu. INSPECTOR $C Prof. Iona — INSPECTOR $COLAR GENERAL ADJUNCT, Prof. Magdalena — Maria GEORGESCU. nhs St. Democapel we 35 (od 100559 Tok: 40(0)268977 69 Fre 40(026 57740 petsAntetul unitatii de invafimant Nr. inregistrare de la unitatea de invatimént/data CATRE INSPECTORATUL $COLAR JUDETEAN PRAHOVA Prin prezenta vi rugim si aprobefi eliberarea unui duplicat pentru actul de studii (denumirea corecté si completa a actului de studii nr, registra matricol ....... la data.. doamnei/domnului (numele, inifiala / inipialele parinyilor asa cum au fost trecute in aetul original, prenumele complet, in parantezd numele dejinut tn prezent daca a intervenit 0 schimbare), absolventa/absolvent al ..... .-(denumirea uniteiii de invagémat absolvitd, la data absolvirii), in prezent unitatea de invafimant se numeste .» (denumirea noudi a unitipii de invayamant - dupdt caz), localitatea .. original), setia . judetul .. Menfionim cA sunt indeplinite condifiile de eliberare a duplicatelor, conform Regulamentului privind regimul actelor de studii si al documentelor scolare gestionate de unitijile de invatamant preuniversitar, aprobat prin OM nr. 3844/2016, cu modific adaugirile ulterioare. (Se va descrie explicit situafia pentru care este necesard eliberarea unui alt act de studii - original sau duplicat, dupa caz, cu specificarea articolului in care se incadreazd — art, 37 sau art. 47) Anexiim urmitoarele acte (doar in cazurile care se incadreazd la art, 37 ~ plastifiere, pierdere sau furt al actului de studié original el - declarafia notariali/consulard, data de titularul actului de studii (doar in cazul pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat) ~ dovada publicarii pierderii sau furtului actului de studii in Monitorul Oficial al Rominiei, Partea a Ill-a (doar in cazul pierderii sau al furtului actului de studii original eliberat); ~ copie certificat nastere / c&sdtorie certificate "conform cu originalul”; ~ copie carte identitate a titularului actului de studii, certificat "conform cu originalul”; ~ doua fotografii color ale titularului actului de studii. format 3 x 4 em; - actul original plastifiat (doar in cazul plastifierii actului de studii original eliberat); Anexdim urmitoarele acte (doar in cazurile care se incadreazd la art, 47, alin, (4): - copie a actului de studii completat si neeliberat; ~ copie a actului de studii ce urmeazii a fi completat; t nastere / cfisitorie certificate “conform cu originalul”; ~ copie carte identitate a titularului actului de studii, certificaté "conform cu originalul”; DIRECTOR, SECRETAR SEF / SECRETAR (Nume, prenume, semnatue si stampils) (Nume, prenume, semnatura)