2.

Crearea și managementul site-urilor în SharePoint (1)

Crearea site-urilor ................................................................................................. 2

Managementul utilizatorilor și permisiunilor ....................................................... 6

Site-urile SharePoint sunt containere pentru pagini web și aplicații, cum ar fi

liste, biblioteci, funcții și setări care asigură funcționalitatea site-urilor. Se
poate utiliza un site ca un singur container pentru date sau pot fi create mai
multe subsite-uri (site-uri copil), care să faciliteze găsirea datelor și
managementul acestora. Frecvent sunt create site-uri pentru colaborarea
necesară în cadrul unui grup de persoane (de exemplu gestionarea unei
echipe noi sau colaborarea în cadrul unui proiect).
Lucrul cu site-uri presupune cunoșterea cel puțin a următoarelor elemente:
crearea site-urilor, gestionarea utilizatorilor și a site-urilor web,
permisiunile, partajarea site-urilor, schimbarea temelor, crearea și utilizarea
șabloanelor de site-uri personalizate, gestionarea funcțiilor site-ului,
gestionarea conținutului site-ului și ștergerea site-urilor.
Crearea site-urilor

Catalizatorul pentru organizarea datelor în containere diferite de site-uri este

adesea același ca pentru crearea de subdirectoare multiple într-un sistem de
fișiere. Dacă toate fișierele ar fi păstrate în rădăcina hard disk-ului
(împreună cu fișierele sistemului de operare și alte fișiere program), lista de
fișiere ar fi dificil gestionat.
Site-ul creat inițial într-o colecție de site-uri SharePoint se numește site-ul
de nivel superior și este creat din cadrul SharePoint Central Administration
(deoarece nu are un site părinte). Deși funcționalitatea unui site de nivel
superior nu este diferită de cea a subsite-urilor sale, acesta include link-uri
administrative pe pagina Site Settings pentru a gestiona colecția de site-uri.
Pentru a crea un subsite, trebuie navigat la site-ul dorit ca site-părinte și
selectat linkul New Subsites din secțiunea Subsites a paginii a Site Contents.
După ce s-au completat titlul, descrierea opțională și adresa URL pentru
noul site se alege unul din multele șabloanele oferite de SharePoint 2016
(figura 2.1). Fiecare șablon de site prevede o structură a site-ului pentru un
anumit scop, cu aplicații relevante și pagini web prepopulate cu părți web,
care utilizează navigația cea mai potrivită pentru scopul șablonului de site.

Fig. 2.1. Oferirea de titlu, descrieri, adrese și selectare a tipului de site

SharePoint oferă diferite categorii de șabloane de site grupate în site-uri de

colaborare (tabelul 2.1), site-uri de întreprindere sau de publicare.

Tabelul 2.1. Șabloane predefinite pentru site-uri SharePoint

Disponibilitatea site-
Denumirea șablonului Descrierea site-ului
ului
Un mediu colaborativ
Team site Site collection, site
pentru un grup de
 persoane care lucrează în
echipă.
Un site pentru o persoană
sau echipă utilizat pentru
postarea de idei,
Blog Site collection, site
observații și expertiză,
unde vizitatorii site-ului
pot să comenteze.
Un site pentru
managementul și
Project site Site collection, site
colaborarea în cadrul
unui proiect.
Un loc unde membrii
comunității discută
subiecte de interes
comun. Membrii pot
Community site naviga și descoperi Site collection, site
conținut relevant după
categorii, discuții sortate
după popularitate sau
postări relevante.

Toate șabloanele site-urilor de colaborare oferă un panou de navigare Quick

Launch care conține link-uri la părțile site-ului. Cu toate acestea, aplicațiile
și paginile sunt furnizate diferit, în funcție de scopul site-ului.
Șablonul Team Site prevede o bibliotecă de documente, mai vizibilă prin
plasarea unei părți web pe pagina de pornire a site-ului. Site-ul Blog oferă o
modalitate de a publica un tip de jurnal cunoscut ca un jurnal web sau doar
un blog. Proprietarul blog-ului creează postări, care pot fi comentate de alți
utilizatori. Fiecare postare este o pagină separată de conținut. Un rezumat al
acestor pagini este tipărit invers cronologic (cele mai noi intrări sunt listate
mai întâi) pe pagina de pornire a site-ului blog. Blog-urile sunt de obicei
utilizate ca site-uri de știri sau jurnale și se concentrează pe una sau mai
multe competențe de bază ale autorului. Un blog poate fi folosit și ca un
instrument de comunicare unidirecțional, pentru informarea părților
interesate și a membrilor echipei de proiect.
După ce a fost selectat un șablon de site se va alege una dintre cele două
opțiuni permise, afișate pe pagina New SharePoint Site (figura 2.2).
Opțiunea implicită Use Same Permissions As Parent Site verifică
permisiunea site-ului părinte de fiecare dată când utilizatorul accesează site-
ul copil, pentru a determina ce îi este permis utilizatorului să facă pe acel
site. Când permisiunile de pe site-ul părinte se schimbă în timp, permisiunile
pe site-ul copil reflectă aceste schimbări. Selectarea opțiunii Use Unique
Permissions blochează moștenirea permisiunii. În acest caz, creatorul site-
ului este singurul utilizator cu acces la site și cu nivelul de permisiune Full
Control.
După ce sunt atribuie permisiunile utilizatorilor noului site se configurează
opțiunile de navigare (figura 2.2). Pot fi configurate trei opțiuni de navigare
la crearea unui site nou. Primele două se ocupă de vizibilitatea site-ului
copil în zonele de navigare ale site-ului părinte. Se poate alege afișarea site-
ului copil fie pe Quick Launch, fie pe bara de legătură de sus a site-ului
părinte sau amândouă. Valoarea prestabilită a primei este No, iar valoarea
implicită a celei de a doua opțiuni este Yes. În plus, se poate specifica dacă
bara de legătură de sus a site-ului părinte ar trebui să apară în bara de
legătură de sus a paginii noul site copil. Această setare este denumită
moștenire de navigație. Implicit este No.

Fig. 2.2. Configurarea permisiunilor și a opțiunilor de navigare

După ce au fost selectate opțiunile, SharePoint creează un site nou, listat în

secțiunea Subsites din pagina Site Contents a site-ului părinte. După crearea
site-ului se pot modifica titlul, descrierea și logo-ul, utilizând pagina Title,
Description, and Logo, prin accesarea link-ului în secțiunea Look And Feel
a paginii Site Settings (figura 2.3).
 Fig. 2.3. Modificarea titlului, descrierii și logo-ului unui site

 Crearea unui site

1. în site-ul părinte în care se dorește crearea unui site copil, pe pagina
Site Contents, în secțiunea Subsites, se selectează new subsite;
2. în pagina New SharePoint Site se furnizează următoarele informații
pentru noul site:
- în secțiunea Title and Description se introduc titlul site-ului nou în
caseta Title și, opțional, o descriere a site-ului în caseta Description;
- în secțiunea Web Site Address se completează noua adresă URL a
site-ului, introducând sufixul în caseta URL name;
- în secțiunea Template Selection se selectează șablonul pe care se va
baza noul site;
- în secțiunea Permissions se selectează dacă site-ul va utiliza aceleași
permisiuni ca site-ul părinte sau permisiuni unice (implicit este setat
să utilizeze aceleași permisiuni ca și site-ul părinte);
- în secțiunea Navigation, se selectează următoarele:
 dacă site-ul va fi afișat în Quick Launch a site-ului părinte
(implicit este No);
 dacă site-ul va fi afișat pe bara de legătură de sus a site-ului
părinte (valoarea implicită este Yes);
 în secțiunea Navigation Inheritance se selectează dacă noul
site ar trebui să afișeze linia de sus a site-ului părinte
(implicit este No);
3. se selectează Create.
  Crearea unor site-uri personale
În serverul SharePoint Server 2016 pot fi create site-uri personale pentru a
salva și a permite accesul la conținut și lucrul cu alte persoane. Noul site se
va baza pe un șablon de site de echipă, dar nu va moșteniți nici setările de
navigare și nici permisiunile altor site-uri. Pentru noul site se alocă
permisiunile proprietarului site-ului, care va gestiona accesul la site al altor
utilizatori.
Site-ul va fi creat în locația pe care administratorul a configurat-o pentru
Self-Service Site Creation (SSSC) sub o cale predefinită. Într-un mediu
hibrid, locația poate fi în cloud. În funcție de modul în care SSSC este
configurat în SharePoint Central Administration, pot exista mai multe
locații disponibile pentru crearea unui site nou. Noul site poate fi de nivel
superior (dintr-o colecție de site-uri) sau un subsite. Un site personal se va
crea utilizând link-ul New din Sites page.

Observație:link-ul New pentru noul site este vizibil pe Sites page numai
atunci când opțiunea Self-Service Site Creation este activată în SharePoint
Central Administration și se acordă permisiunile corespunzătoare pentru
crearea site-urilor SSSC.

 Crearea unui site personal

1. în colțul din dreapta sus, în bara de navigare globală, se
selectează unul din următoarele link-uri pentru a merge la pagina
Sites: Sites în SharePoint 2016 sau SharePoint în SharePoint
Online;
2. în pagina Sites se selectează unul din următoarele link-uri pentru
a deschide caseta Start A New Site: new în SharePoint 2016 sau
Create site în SharePoint Online;
3. în caseta de dialog Start a new site, în caseta Give it a name se
adaugă numele noului site;
4. se selectează Create.

Managementul utilizatorilor și permisiunilor

După crearea unui site SharePoint este adesea nevoie de a oferi sau
restricționa accesul utilizatorilor la site-ul sau conținutul acestuia. În
SharePoint, un site și conținutul acestuia pot moșteni setările de permisiune
din site-ul părinte sau au permisiuni unice. Când se atribuie permisiuni
unice unui site nu mai sunt moștenite de la site-ul părinte.
Informațiile din SharePoint sunt securizate pe unul dintre nivelurile:  nivel
site,  nivel de listă sau bibliotecă,  nivel director și  nivel document
sau element din listă. Implicit, site-ul moștenește permisiunile site-ului
părinte, listele și bibliotecile moștenesc permisiunile site-ului care le
conține, toate directoarele moștenesc permisiunile listei sau bibliotecii care
le conține, iar toate elementele listei sau documentele moștenesc
permisiunile directorului care le conține.
Când este creat un site, opțiunea implicită este Use Same Permissions As
Parent Site. SharePoint verifică permisiunea site-ului părinte de fiecare dată
când utilizatorul accesează site-ul copil. Dacă se selectează opțiunea Use
Unique Permissions, SharePoint împarte utilizatorii noului site în trei
grupuri:
 Visitors - persoane sau grupuri care au doar drept de citire a conținutului
site-ului;
 Members - persoane sau grupuri care pot crea și edita conținut, dar nu
pot crea subsite-uri sau gestiona apartenența la site;
 Owners - persoane responsabile pentru toate aspectele legate de
gestionarea și întreținerea unui site.
Selectarea opțiunii Use Unique Permissions întrerupe moștenirea
permisiunilor și stabilește utilizatorul curent ca un creator al site-ului, cu
acces exclusiv la noul site (ca proprietar). După ce se selectează Create pe
pagina New SharePoint Site, apare pagina de configurare a grupurilor pentru
site-ul nou creat, în care se pot adăuga utilizatori la cele trei grupuri, care
oferă acces la site-ul nou creat (figura 2.4).
Se poate comuta între permisiunile moștenite și permisiunile unice de pe
pagina de permisiuni: se selectează Stop Inheriting Permissions pentru a
comuta la permisiuni unice pentru site sau Delete unique permissions pentru
a comuta la moștenirea permisiunilor.
Grupurile SharePoint sunt menținute la nivelul colecției de site-uri și
reprezintă o colecție de utilizatori sau grupuri cu un set definit de unul sau
mai multe niveluri de permisiune și câteva atribute. Când un utilizator sau
un grup nou este adăugat la un grup SharePoint, îi sunt acordate
permisiunile acelui grup în toate site-urile la care grupul are acces.
 Fig. 2.4. Configurarea calității de membru în grup pentru un site care are
permisiuni unice

Există mai multe niveluri implicite de permisiune în SharePoint 2016: Full

Control, Design, Edit, Contribute, Read, Limited Access, Moderate,
Approve, Manage Hierarchy, Restricted Read și View Only (figura 2.5).
Permisiunile individuale sunt grupate în trei categorii:  permisiuni de site
pentru acces la site,  permisiuni de listă pentru accesarea listelor și
bibliotecilor și  permisiuni personale pentru părți și pagini web personale.

Fig. 2.5. Niveluri de permisiune

Când este creat un site bazat pe un șablon de site, SharePoint atribuie
automat un set predefinit de grupuri SharePoint implicite cu niveluri de
permisiune specifice pentru site.
De exemplu grupurile implicite SharePoint dintr-un site de echipă au
următoarele niveluri de permisiune (figura 2.6):
 grupul Visitors are nivelul de permisiune Read;
 grupul Members are nivelul de permisiune Edit;
 grupul Owners are nivelul de permisiune Full Control.

Fig. 2.6. Grupurile implicite SharePoint atribuite unui site

În plus față de grupurile Visitors, Members și Owners, un site de comunitate

include un grup Moderators cu nivel de permisiune Moderate, iar un site de
publicare cu fluxuri de lucru include grupul Approvers cu nivel de
permisiune Approve.
SharePoint permite nu doar asocierea unor grupuri SharePoint existente și a
utilizatorilor individuali cu niveluri de permisiuni, ci și asocierea unor
grupuri Windows (inclusiv grupurile Active Directory și Local Machine) cu
niveluri de permisiune. Aceasta este o abordare foarte practică care asigură
o securitate strânsă cu întreținere minimă. Cu toate acestea, este posibil ca
nu toți utilizatorii să aiba control asupra grupurilor Windows definite în
organizație.
Deși pot fi create propriile niveluri de permisiune și chiar modificate toate
nivelurile de permisiune (cu excepția permisiunilor Full Control și Limited),
în general nivelurile încorporate sunt adecvate pentru cele mai multe
scenarii de afaceri. De asemenea, se poate oferi un anumit nivel de acces la
datele de pe site tuturor utilizatorilor (de exemplu prin utilizarea nivelurilor
de permisiune din categoria Restricted Read sau View Only).
La un nivel de permisiune pot fi făcute următoarele modificări: actualizarea
numelui sau descrierii și adăugarea sau eliminarea permisiunilor.
Se pot atribui niveluri de permisiune și direct utilizatorilor individuali, dar
devin dificile urmărirea și gestionarea persoanelor care au acces la site (când
există mulți utilizatori). O abordare mai bună este atribuirea de permisiuni
grupurilor și apoi alocarea utilizatorilor individuali la grupurile adecvate.
După ce tuturor utilizatorilor și grupurilor le sunt alocate diferite niveluri de
permisiune este posibil (sau chiar probabil) ca un utilizator să aibă mai
multe niveluri de permisiune. Toate drepturile asociate pentru un utilizator
(sau un grup) sunt agregate și se aplică lista cumulativă a drepturilor unice,
anulate numai de către politicile create în SharePoint Central
Administration.

 Afișarea paginii Permissions pentru un site. În pagina Site Settings,

în secțiunea Users and Permissions, se selectează Site permissions
(figura 2.7).

Fig. 2.7. Opțiunea Site permissions

 Activarea permisiunilor unice pentru un site:

1. în pagina Permissions a site-ului, în fila Permissions, se selectează
Stop Inheriting Permissions (figura 2.8).
Fig. 2.8. Oprirea permisiunilor moștenite și acordarea unor permisiuni unice

2. în mesajul de avertizare se solicită confirmarea acțiunii, prin

selectarea butonului OK;
3. în pagina Set Up Groups, în fiecare secțiune, se efectuează una din
următoarele acțiuni:
- dacă se dorește continuarea utilizării unui grup implicit, se selectează
Use existing group;
- dacă se dorește crearea unui grup nou, se selectează Create a new
group, apoi se realizează următoarele instrucțiuni (figura 2.9):
 în prima casetă de text se introduce noul nume pentru grup
sau se păstrează numele implicit;
 în a doua casetă de text se introduce numele membrilor
noului grup, separați prin punct și virgulă;
 se validează numele selectând butonul Validate Names;
4. se selectează OK.

Fig. 2.9. Crearea unui grup de Visitors

 Restabilirea moștenirii permisiunilor pentru un site:

1. în pagina Permissions a site-ului, în fila Permissions, se selectează
Delete Unique Permissions (figura 2.10);
 2. se cere confirmarea eliminării permisiunilor unice și se selectează
OK.

Fig. 2.10. Ștergerea permisiunilor unice și moștenirea permisiunilor de la

site-ul părinte

 Gestionarea permisiunilor pentru un site părinte:

1. se ajunge la site-ul care a moștenit permisiunile și care urmează a fi
gestionate;
2. se afișează pagina Permissions;
3. în fila Permissions se selectează Manage Parent (figura 2.8).

 Verificarea permisiunilor pentru un site

1. de pe pagina Permissions, în fila Permissions, se selectează Check
Permissions;
2. în caseta de dialog se introduce numele utilizatorului pentru care se
vor verifica permisiunile și se selectează Check Now (figura 2.11);
3. se verifică nivelurile de permisiune pentru utilizatorul listat în partea
de jos a Check Permissions, apoi se selectează Close.

Fig. 2.11. Verificarea accesului la un site

 Acordarea drepturilor pentru un site:

1. de pe pagina Permission, fila Permissions, se selectează Grant
Permissions;
2. în caseta de dialog Share se selectează opțiunea Invite people, iar în
caseta de text Enter names or email addresses se introduce numele
sau adresele de e-mail ale persoanelor sau grupurile cărora li se
acordă accesul (figura 2.12);
3. se selectează Show options și din lista Select a permission level se
selectează un nivel de permisiune care va fi acordat persoanelor și
grupurilor definite în etapa 2.
4. se selectează Share pentru a aplica modificările și a reveni la pagina
Permissions.

Fig. 2.12. Acordarea permisiunilor pentru utilizatori

 Schimbarea permisiunilor unui utilizator pe un site:

1. de pe pagina Site permission, în lista de nume, se bifează căsuța
alăturată utilizatorului sau grupului pentru care se dorește
schimbarea nivelului de permisiune (figura 2.13);
 Fig. 2.13. Selectarea grupului pentru care se vor schimba permisiunile

2. în fila Permissions se selectează Edit User Permissions (figura

2.14);

Fig. 2.14. Modificarea permisiunilor pentru utilizatorii și grupurile existente

3. în pagina Edit Permissions, pentru utilizatorul sau grupul selectat, se

alege nivelul de permisiune dorit;
4. se selectează OK pentru a aplica modificările și a reveni la pagina
Permissions.

 Ștergerea permisiunilor din cadrul unui site:

1. de pe pagina Site permission, în lista de nume, se bifează căsuța
alăturată utilizatorului sau grupului pentru Remove User Permissions
(figura 2.15);
2. în caseta de mesaj se solicită confirmarea eliminării;
3. se selectează OK.

Fig. 2.15. Eliminarea permisiunilor pentru un grup

 Ștergerea unui utilizator dintr-un grup al site-ului:

1. de pe pagina Site Settings, în secțiunea Users and Permissions, se
selectează People and groups;
2. în secțiunea Groups se selectează grupul din care se dorește
ștergerea utilizatorului;
3. în pagina de grup se selectează utilizatorul dorit, se accesează din
meniu Actions, apoi Remove users from group (figura 2.16).

Fig. 2.16. Ștergerea unui utilizator dintr-un grup

 Crearea unui nivel de permisiune:

1. se ajunge la site-ul de nivel superior din colecția de site-uri în care se
dorește crearea unui nou nivel de permisiune;
2. se afișează pagina Permissions pentru site;
3. în fila Permissions se selectează Permission Levels;
4. se selectează Add a Permission Level;
 5. în pagina Add a Permission Level, în secțiunea Name and
Description, se furnizează numele și descrierea opțională pentru
nivelul nou de permisiune;
6. în secțiunea Permissions se bifează casetele de selectare de lângă
listă, site și personal, pentru permisiuni care vor fi incluse în noul
nivel de permisiune;
7. se selectează Create.

Observație: pentru a crea sau modifica niveluri de permisiune trebuie ca

utilizatorul să aparțină la un grup SharePoint care include permisiunea
Manage Permissions.