9. Discursurile.

Alte instrumente de PR.

9.1. Discursurile
9.1.1. Pregtirea susinerii unui discurs
Spre deosebire de alte tipuri de prezentri, n cadrul discursurilor comunicarea
este mai pregnant unilateral i folosete mai puine materiale suport.
n domeniul RP, se pregtesc i se susin discursuri nu numai n cadrul
conferinelor de pres, ci i n cadrul unor evenimente precum aniversarea
companiei, desfurarea unor conferine, participarea la diverse trguri i
saloane, etc.
Atunci cnd se pregtete susinerea unei prezentri, trebuie avute n vedere
mai multe aspecte:
Pregtirea discursului propriu-zis/ a prezentrii/ a expunerii
Pregtirea persoanei care va susine discursul/ expunerea/ prezentarea
Desfurarea efectiv a actului de comunicare (a discursului sau a unui alt tip de
expunere)
Evaluarea desfurrii actului de comunicare

n pregtirea discursurilor trebuie avute n vedere cteva aspecte eseniale:

Cunoaterea auditoriului
Stabilirea obiectivului i strategiei discursului
Stabilirea temei i a tonului
Formularea subiectului/ coninutului discursului
 9.1.2. Pregtirea discursului propriu-zis

n pregtirea discursurilor propriu-zise trebuie s se aib n vedere

urmtoarele aspecte:

Identificarea specificului auditoriului

Stabilirea obiectivului discursului
Stabilirea strategiei discursului
Scrierea coninutului discursului
Regula celor 5 R
Organizare logic
Evitarea supra-ncrcrii cu informaii
Pregtirea materialelor suport
Atenie la timpul necesar pregtirii unui discurs!
9.1.3. Pregtirea celui care va susine discursul
Cine va susine discursul?
Specialistul n RP sau managerul?
Cel care a scris discursul sau altcineva?

Atenie la:
nvarea / stpnirea coninutului discursului
Managementul emoiilor
nfiarea personal
Vocea

Vizionai filmul Discursul regelui

 9.1.4. Desfurarea discursului/ expunerii

Trezirea interesului:

Prezentarea informaiilor

Atenie la modul de folosire a suportului vizual!

Discurs Steve Jobs

9.1.5. ncheierea i evaluarea discursului
Clarificarea ntrebrilor formulate de ctre participani
Informai-i pe participani dac pot s pun ntrebri cnd doresc ei sau
trebuie s le pstreze pentru un anumit moment;
Dac v-ai pregtit bine, nu trebuie s v fie fric s rspundei la ntrebri;
Din ntrebrile formulate v vei da seama dac ai reuit s punctai bine
punctele principale i dac ai reuit s trezii interesul;
Dac nu cunoatei rspunsul la ntrebare, putei promite c v vei informa
i vei transmite rspunsul;
Nu divagai n rspunsurile la ntrebri poate mai sunt si altele.

Evaluarea prezentrii/ discursului

Se va analiza att coninutul comunicrii, ct i limbajul non-verbal i para-
verbal al celui care a susinut prezentarea/ discursul
Modul in care auditoriul a formulat ntrebrile
Nivelul prezenei i implicrii audienei pe parcursul prezentrii
Reflectare n mass-media (pentru conferina de pres)
Cules impresii de la cei din audien (chestionare anonime)
9.2. Organizarea de evenimente
9.2.1. Tipuri de evenimente
Aniversri
Baluri
Conferine, congrese, simpozioane
Concerte, spectacole
Concursuri
Dezbateri publice
Expoziii
Festivaluri
Lansri de carte
Maruri
Saloane
Trguri
Etc.
9.2.2. Eveniment: aniversarea companiei
Avantajele unei astfel de aniversri
Moral mai bun pentru angajai
Crete interesul clienilor
Plus de respect din partea furnizorilor, bncilor
Plus de prestigiu i imagine din partea comunitii de afaceri
Popularizare implicit a produselor, serviciilor, managementului
Cretere a vnzrilor

Aniversri ordinare
Sunt cele fr cifre rotunde sau multiplu de cinci
Merit celebrate pentru angajai, pentru dezvoltarea sentimentului apartenenei la
organizaie, pentru a marca supravieuirea

Aniversri majore
Sunt cele de 10, 25, 50, 75, 100 ani si peste; se pot gsi motive de aniversri majore i la
alte vrste
Se fac cu mare risip de emoie, de popularizare, cu vnzri promoionale
Pot dura cteva zile (sau se poate vorbi chiar despre un an ntreg; n acest ultim caz toat
papetria anului respectiv poart semne aniversare)

Activiti posibile
Cele menionate n slide-ul anterior
Presupun i realizarea suveniruri precum mascote, pixuri, agende, etc..
9.3. Activiti de lobby
9.3.1. Semnificaia termenului Lobby
Lobby (engl) coridor, foaier, hol
A face lobby (iniial) a aborda parlamentarii i consilierii locali pe
holuri, n timpul pauzelor, pentru a-i influena n sensul votrii sau
respingerii unor legi de interes

A face lobby (azi n relaii publice i marketing) implicarea n

aranjamente interumane sau inter-organizaionale care sensibilizeaz
i influeneaz factorii de decizie politic i administrativ n sensul
dorit de cineva

Termenul este folosit cu semnificaii foarte diferite

de la comunicare informal,
la iniiativ public, procedur judiciar, campanie de strngere de voturi,
la joc subteran sau trafic de influen

Semnificaiile alocate termenului sunt mai mult sau mai puin morale;
n mod normal, activitile de lobby se desfoar n limita a ceea ce este
moral i legal;
dar uneori graniele sunt vagi: ceea ce este ilegal azi poate, n urma unor
iniiative legislative sau hotrri locale s devin legal mine.
9.3.2. Servicii de lobby
Exist ri n lume n care a face lobby este o meserie ca oricare alta:
n SUA exist peste 40.000 lobby-iti i 14.000 firme specializate
nregistrate pentru a activa pe lng Congresul American;
Legile americane impun ca aciunile de lobby s poat fi urmrite i
controlate public;
Lobby-itii sunt obligai s declare sursele de venit i modul n care cheltuie
banii;
Deseori lobby-itii sunt buni cunosctori ai procedurilor juridice, cu acces n
medii politice i administrative (angajai, foti angajai guvernamentali, foti
membrii ai Congresului).

Servicii oferite de lobby-iti (ageniile de lobby):

Furnizarea accesului ctre persoane aflate pe diverse nivele de decizie
politic, juridic, administrativ, economic, comercial, social sau
cultural;
Asigurarea de reprezentare pe lng persoane i organe de decizie,
urmrire i control;
Oferirea de consiliere strategic.
 9.3.2. Servicii de lobby
Utilizatorii serviciilor de lobby:
Marile companii din mediul afacerilor
ONG-uri i sindicate
Asociaii profesionale
Guvernele

Tehnici de lobby
Lobby financiar
Se refer, n principal, la finanarea unor campanii electorale
Se promoveaz partide sau persoane care, o dat plasate n sfera deciziilor politice
sau juridice, se oblig, in termeni confideniali, s acioneze n interesul sponsorului
Aici se ncadreaz i aciuni frauduloase sau aflate la limita legalitii: mita, onorariile
fabuloase, etc.
Lobby mediatic
Include de la rspndirea de zvonuri mincinoase, prezentarea tendenioas a unor
fapte, pn la forme de simulare i obstrucionare a justiiei (deschiderea unor
aciuni judiciare nefondate sau la ntrzierea nejustificat a unor procese aflate pe rol)
Lobby direct
Ia forma contactelor personale cu lideri de opinie i persoane de decizie,
contacte prilejuite de reuniuni formale i informale; mai poate fi vorba de apeluri prin
scrisori sau telefoane directe
Lobby indirect
Se refer la regizarea din umbr a unor campanii publice de scrisori, maruri de
protest, greve i adunri populare , la publicitate mascat
9.4. Brourile
9.4.1. Brourile aspecte generale
Organizaiile editeaz n mod obinuit o mulime de brouri, pliante, pline de
informaii utile.
Multe dintre acestea ns nu reuesc s comunice ceea ce organizaiile
doresc.
Motivul este c ele nu sunt interesante sau relevante pentru audienele int
vizate.

Rspundei la urmtoarele ntrebri:

Cine sunt cititorii?
Ce este important pentru ei?
De ce anume sunt interesai?
Care sunt ateptrile lor?
Care sunt necesitile lor?
Dac este ceva de vnzare, de ce ar trebui s cumpere?

Punei-v apoi n locul cititorului i ntrebai-v:

i eu cu ce m aleg din chestia asta?
De ce s continui s citesc?
 9.4.2. Broura (pliantul) de popularizare
Obiectiv:
De a permite cititorului s neleag imediat ceea ce dorim s-i spunem.

Autocenzura
Spune ce este important i oprete-te!

Subiectul unei brouri (pliant) poate fi reprezentat de:

instruciunile de utilizare a unui produs;
regulile de comportament ntr-o anume situaie sau n cadrul organizaiei;
promovarea unui om, partid, idei, tendine etc.;
prezentarea organizaiei.

Nu exist limite n alegerea subiectului unei brouri sau pliant de popularizare.

Singurele limite sunt cele generate de cerina de ncadrare n spaiul redus pe
care acest tip de produse l solicit.

Titlul
trebuie s fie expresiv i concis, la fel ca i forma final a brourii!
 9.4.3. Broura (pliantul) de prezentare
Vizeaz, cel mai frecvent, angajaii i clienii

Poate include urmtoarele elemente:

O prefa de bun venit din partea preedintelui sau a altei personaliti din
conducere;
Ce nseamn XXX (istoric, misiune, valori, etc.);
Ce produce XXX (informaii i fotografii);
Unde funcioneaz XXX;
Cum este organizat XXX;
Evenimente speciale: aniversri, lansri de produse sau linii noi de
fabricaie, extinderea activitii n alte zone, reuniuni, cltorii;
Fapte, cifre, informaii utile pentru toi acei care sunt interesai (i au
dreptul) s tie.

Design-ul reuit umanizeaz i crete atractivitatea brourii sau

pliantului.
9.5. Buletine informative
(newsletters)
9.5.1. Caracteristici ale buletinelor informative
Buletinele informative sunt modaliti de comunicare periodic cu membrii
unui public special (e.g. angajai, membri, clieni interesai de un anumit tip de
produs/ serviciu).

Pot fi realizate n format tiprit sau electronic.

Prezint informaii detaliate, strict la obiect, utile publicului int.

Informaiile cuprinse ntr-un astfel de buletin trebuie s surprind detalii care nu

apar n ziarele (de tiri) i care s satisfac interesul specific al publicului int
Exemple: White House Bulletin

Pentru ca o publicaie s fie un adevrat buletin informativ, ea trebuie s apar

periodic, i fiecare numr trebuie s specifice volumul i numrul apariiei.

Frecvena apariiilor este determinat att de buget ct i de caracterul de

actualitate al informaiilor
Dac bugetul nu este foarte generos i informaiile trebuie s fie de actualitate,
putei reduce numrul de pagini

Formatul depinde de coninut, buget i de preferinele cititorilor; poate fi A5, A4

(foarte frecvent) sau A3
 9.5.2. Tipuri de buletine informative
Buletine informative destinate angajailor i membrilor
Sunt un canal eficient de comunicare intern; transmit o experien
comun i senzaia apartenenei la organizaie pentru a ntri identificarea
cu organizaia i unitatea grupului
Frecvent se centreaz pe realizrile profesionale ale unor angajai ofer
modele pentru ceilali
Pot fi trimise prin pota electronic sau cea tradiional, adresele de
contact fiind destul de uor de identificat

Buletine informative destinate abonailor cu interese

speciale
Sintagma descrie un grup ai crui membri sunt legai printr-un interes
comun diferit de cel de angajat sau membru
Aceste persoane pltesc pentru informaii despre diverse aspecte ale
vieii (cltorii, sntate, aspecte economice), ocazii de a ctiga sau
investi bani; calculatoare; hobby (grdinrit, pescuit); colecii, etc.
n funcie de aria de interes limbajul poate implica termeni de specialitate;
dar n general limbajul trebuie s fie simplu, accesibil
Informaiile trebuie s fie destul de substaniale pentru ca oamenii s
simt c merit s dea banii pe ele
9.6. Memo-urile si scrisorile
 9.6.1. Memo-urile
Sunt notele de serviciu (Forma scurt pentru memorandum)

Este o modalitate neprotocolar de a semnala un lucru important care

s-a petrecut sau care se va petrece

Sunt folosite
Mai ales pentru comunicarea n interiorul companiei
n comunicarea cu exteriorul doar n trimiterea de faxuri

Forma (depinde de relaia dintre destinatar i expeditor):

Ctre: Nume, prenume, departament (+ eventual nr. telefon, fax, adresa)
De la:Nume, prenume, departament (+ eventual nr. telefon, fax, adresa)
Subiectul
Coninutul

Modul de distribuire ale memo-urilor:

Form fizic (cte un exemplar trimis pentru fiecare destinatar; afiare la
avizier; stabilirea unei succesiuni a destinatarilor)
Form electronic (e-mail)
9.6.1. Memo-urile
Spre deosebire fa de scrisori, memo-urile se caracterizeaz prin:
Partea principal este mai scurt, ofer mai multe semne vizuale; ncearc
s comunice informaiile mai rapid i mai eficient
Cuvintele sunt uzuale;
Frazele i paragrafele sunt scurte
Se folosesc elemente numerotate, liste de elemente
Cel de redacteaz memo-ul pleac de obicei de la premisa c destinatarul
cunoate toate informaiile contextuale relevante (uneori poate fi o
greeal)
Dac ataai anexe, menionai acest lucru (cte anexe; eventual pentru fax
- nr. pagini)

Clasificare:
De tip buletin (implic o urgen; form scurt, concis)
De tip expunere (se folosete pentru a discuta despre diverse situaii; se
folosete adesea stilul conversaional)
De tip informativ (descriptiv mai detaliat; stil destul de protocolar)
De tip aciune (prezint deseori aciuni ce au fost sau urmeaz a fi realizate;
n al doilea caz se las spaiu pentru replica destinatarului - voluntariat)
De tip rezumat (al unor edine, ntlniri)
Pentru clasare (rol de consemnare i stocare a informaiilor)
9.6.2. Scrisori trimise prin pota electronic
Este important s se foloseasc atunci cnd se tie c destinatarii i
verific pota electronic

Nu trebuie s se exagereze utilizarea sa

Avantaje:
trimiterea instantanee;
mesajul poate fi primit i cnd destinatarul nu este n birou
este un sistem ce permite un grad ridicat de interactivitate
Permite comunicarea indiferent de locaia fizic
Se pot trimite copii simultan unui numr mare de persoane cu costuri
reduse

Poate lua forme mai mult sau mai puin protocolare (form de
memo sau de scrisoare)

n formele mai puin protocolare avei grij c, totui, nu este vorba

despre o conversaie (unele cuvinte pot avea unele conotaii n limbajul
oral, i alta n limbajul scris)
 9.6.3. Scrisorile de afaceri
Elemente componente
Antetul
Formula de salut
Coninutul
ncheierea
Semntura

Tipuri de scrisori
De informare (anun evenimente, decizii luate, aciuni ndeplinite)
De cerere (cererile pot fi diverse de la contribuii financiare la
solicitare de vot; e bine s se ofere o motivaie sau recompens
(intrinsec) destinatarului)
De prezentare/ promoional (apel emoional + ndemn la aciune)
De transmitere (specificai ce fel de materiale trimitei destinatarului)
De rspuns (pot fi scrisori de mulumire private sau publice)
9.7. Luri de poziie i rapoarte
oficiale
9.7.1. Backgrounders i position papers
Vor exista situaii n care directorul organizaiei n care lucrai va trebui
s rspund la ntrebri precum Care este poziia dvs./ a companiei
dvs. cu privire la ?

n situaiile n care problema este mai complex i delicat, este posibil

ca directorul s delege specialistului de PR sarcina de a se documenta
i de a redacta un raport cu privire la problema adus n discuie.

Astfel de rapoarte iau de obicei dou forme:

Backgrounder
o lucrare n care este analizat o problem sau o situaie din prezent, examinnd
originile i implicaiile viitoare;
se concentreaz pe fapte
Position paper
este o lucrare n care se asum un punct de vedere sau o poziie asupra unei
situaii i se strng dovezi n sprijinul acelei poziii;
se concentreaz pe opinii, interpretri;
inei cont i de oponeni
inei cont de public
 9.7.2 Rapoarte anuale
Sunt publicaii n care societile prezint principalele
evenimente i realizri din anul ce s-a ncheiat.

Cel mai bine primite sunt rapoartele clar scrise;

Claritatea formulrii este un element la care se renun uneori
pentru a evita prezentarea unor elemente nefavorabile organizaiei
Claritatea este uneori sacrificat n numele preciziei; dar informaiile
ar trebui s fie simultan clare i precise
Trebuie scrise pentru publicul vizat, nu pentru efi

Planificarea i redactarea raportului

Stabilirea scopului raportului
Identificarea principalelor categorii de public vizate
Stabilirea coninutului
Stabilirea temei principale/ liantul care va da coeren raportului
Stabilirea momentului apariiei
9.8. Alte arme in arsenalul RP
Publi-redacionalul
Oferta public de informaii utile
Cartea de vizit
Ecusonul
Uniforma angajailor
Consilierul de comunicare
Afiajul exterior
Zvonul
Site-ul web
V mulumesc!