Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

1
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

CUPRINS:

1. Managerul departamentului de intelligence;

2. Angajaţii firmei cu atribuţii în realizarea activităţii

de intelligence;

3. Codul etic şi de conduită al angajaţilor care

desfăşoară activităţi de intelligence.
2
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Pentru ca o firmă să realizeze activităţi organizate

de intelligence, trebuie ca mai întâi managerul
general al acesteia să formuleze şi să comunice,
factorilor de conducere competenţi din cadrul
firmei, cerinţele de intelligence şi, ulterior, să susţină
implementarea şi dezvoltarea unei culturi de
intelligence în companie.

3
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Controlul asupra activităţii DepINT va fi realizat

de către managerul general, astfel:
- periodic - prin aprobarea documentelor de
planificare şi organizare a activităţii de intelligence la
nivelul firmei;
- permanent:
- direct, prin analiza produselor de
intelligence furnizate de DepINT din punct de vedere al
confirmării previziunilor conţinute de acestea şi al
utilităţii în susţinerea deciziilor strategice sau tactice
luate de către top-managementul firmei;
- indirect, prin fedd-back-ul primit de la
celelalte departamente ale firmei, referitor la modul de
cooperare cu DepINT şi la utilitatea produselor de
intelligence furnizate de acesta.
4
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

I.1. Atribuţiile managerului departamentului de

intelligence
Managerul de intelligence este unul dintre managerii
departamentali ai firmei. El este subordonat
managerului general al firmei, sau, după caz, top-
managementului firmei.
Conducătorul DepINT trebuie să supervizeze toate
etapele de desfăşurare a activităţilor specifice, cu
scopul de a se asigura că obiectivele vizate vor fi
îndeplinite.
Tot el este cel care înaintează produsele de
intelligence către beneficiarii autorizaţi de
managerul general şi va fi disponibil pentru a
comunica orice date suplimentare solicitate de
către acesta, în special cu privire la sursele de
informaţii utilizate şi la nivelul lor de credibilitate.
5
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Cele mai importante atribuţii ale managerului

DepINT sunt: planificarea (prevederea), organizarea,
comanda (antrenarea), coordonarea şi controlul
activităţii departamentului de intelligence al firmei şi a
activităţii de intelligence la nivelul firmei.

Trebuie făcută precizarea că unele dintre

atribuţiile managerului de intelligence, sunt exercitate
la înfiinţarea departamentului sau periodic (ex.
planificarea, organizarea), iar altele sunt exercitate
permanent (ex. comanda, coordonarea şi controlul).
6
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

I.1.1. Planificarea activităţii de intelligence a firmei

Este o atribuţie importantă a managerului

departamentului de intelligence.
Rezultatele planificării realizate de acesta sunt
reflectate şi în planurile de activitate ale mai multor
departamente ale firmei, deoarece vizează toate
activităţile de intelligence derulate la nivelul firmei, nu
numai cele ale DepINT.
7
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Prin documentul de planificare, aprobat la nivelul

managerului general, se decide - în avans - ce
activităţi de intelligence se vor desfăşura la nivelul
firmei, de către DepINT şi/sau celelalte
departamente, cum vor fi realizate, când şi de către
ce angajaţi.

8
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Planificarea activităţii de intelligence se referă la:

- identificarea necesităţilor de informaţii ale
beneficiarilor autorizaţi şi acordarea, de către
DepINT, a asistenţei de specialitate acestora;
- ierarhizarea şi validarea necesităţilor de informaţii;
- stabilirea sistemului de relaţii între DepINT şi
celelalte departamente ale firmei, precum şi cu
managerii autorizaţi.

9
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Planificarea activităţii de intelligence se mai referă

la:
- planificarea obţinerii produselor de intelligence, cu
precizarea: modului în care informaţiile brute vor fi
culese; mijloacelor (proprii sau exterioare) care vor fi
utilizate; cine coordonează fiecare activitate;
- stabilirea procedeelor şi metodelor de diseminare a
produselor de intelligence către beneficiari.
Subliniem încă o dată că documentul de planificare
a activităţii de intelligence la nivelul firmei trebuie
aprobat de managerul general, întrucât cuprinde şi
sarcini care trebuie realizate de angajaţii altor
departamente decât cel de intelligence. 10
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Odată stabilite de către top-managementul firmei

obiectivele activităţii de intelligence derulate de
către companie şi căile (strategiile parţiale) prin care
acestea vor fi atinse, managerul de intelligence
trebuie să proiecteze sau să reproiecteze structura
DepINT, astfel încât acesta să fie capabil să le
îndeplinească sau, după caz, să coordoneze
îndeplinirea lor.
Astfel, scopul organizării este să creeze la nivelul
firmei un sistem de intelligence integrat, care să
cuprindă relaţiile ierarhice necesare şi să poată
atinge obiectivele de intelligence ale firmei.
11
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

În cadrul organizării, managerul de intelligence

trebuie să preia sarcinile identificate în timpul
planificării, aprobate de managerul general, şi să le
repartizeze subalternilor care le pot îndeplini sau,
după caz, să le comunice celorlalte departamente
care concură la realizarea activităţii de intelligence
a firmei.
De asemenea, tot el stabileşte şi regulamentul de
funcţionare a departamentului de intelligence, pe
care îl supune aprobării managerului general şi,
ulterior, asigură aplicarea lui.
12
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Sintetizând, se poate spune că managerul de

intelligence realizează:
- determinarea activităţilor ce trebuie efectuate
pentru îndeplinirea obiectivelor de intelligence;
- gruparea acestor activităţi şi repartizarea lor către
subordonaţi, sau comunicarea către departamentele
desemnate (de managerul general) să le aducă la
îndeplinire;
- delegarea de autoritate, când este cazul, pentru a
le realiza;

13
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

-pregătirea coordonării activităţilor de intelligence;

- stabilirea procedurilor de difuzare a produselor
de intelligence în cadrul firmei, pe orizontală - atunci
când sunt transmise unor alte departamente, şi pe
verticală – atunci când sunt puse la dispoziţia top-
managementului, în conformitate cu structura
organizatorică a firmei şi cu nivelurile de acces la
produse de intelligence stabilite de managerul
general al firmei.

14
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

După ce s-au fixat obiectivele de intelligence şi s-a

proiectat structura sistemului de intelligence al firmei, iar
DepINT a devenit funcţional din punct de vedere
organizatoric şi de personal, sistemul trebuie să înceapă
să lucreze.
Această misiune este atributul funcţiei de
conducere a managerului de intelligence şi presupune
transmiterea sarcinilor şi convingerea membrilor DepINT
şi a celorlalţi angajaţi ai firmei implicaţi în activităţile de
intelligence, pentru ca aceştia să fie cât mai performanţi
în punerea în practică a strategiei alese pentru
atingerea obiectivelor.
15
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Managerul de intelligence trebuie să fie conştient

că cele mai mari probleme i le poate ridica personalul.
Astfel, el trebuie să ţină cont de dorinţele şi atitudinile
acestuia, de comportamentul individual sau de grup, şi
să se asigure că angajaţii, bine instruiţi şi îndrumaţi, pot
să execute cât mai bine sarcinile care le revin.
Pentru o corectă funcţionare a sistemului de
intelligence al firmei, managerul DepINT trebuie să ştie
să-şi motiveze subordonaţii şi să impună un anumit stil de
conlucrare şi de comunicare între persoanele care
au/primesc atribuţii în cadrul acestui sistem.

16
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Atribuţia de coordonare permite ,,armonizarea"

cu scopurile firmei a intereselor individuale sau de
grup ale subordonaţilor şi celorlalţi angajaţi implicaţi în
activitatea de intelligence.
Este bine ştiut că fiecare individ are tendinţa de
a interpreta în felul său bunul mers al departamentului
sau firmei. De aceea, această funcţie are şi rolul de a
„aduce la acelaşi numitor" diferitele interpretări,
impunându-le pe cele care susţin atingerea
obiectivelor de bază ale departamentului sau firmei.

17
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Managerul de intelligence trebuie să verifice

dacă performanţa departamentului şi a sistemului de
intelligence al firmei este conformă cu cea planificată.
Acest fapt este realizat prin funcţia de control a
managementului, care presupune trei elemente:
- stabilirea indicatorilor de performanţă;
- efectuarea de verificări/evaluări pentru a stabili
nivelul de performanţă atins şi a-l compara cu cel
planificat;
- acţiunea de corectare a abaterilor care apar.
Scopul controlului este de a interveni corectiv,
dacă este cazul, pentru ca departamentul să-şi atingă
obiectivele fixate. 18
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Abilitatea reprezintă calitatea (capacitatea) de

a îndeplini, în mod eficient, o anumită activitate.

Managerul de intelligence îşi îndeplineşte rolul

bazându-se pe calităţile sale.

19
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Cele mai importante dintre calităţile (abilităţile)

necesare unui manager de intelligence sunt:
- Calitatea analitică, care presupune utilizarea
abordărilor ştiinţifice şi tehnice în rezolvarea unor
probleme. Managerul de intelligence trebuie să
identifice factorii importanţi şi să înţeleagă relaţiile de
interdependenţă dintre aceştia, să aibă capacitatea
de a diagnostica şi evalua. Această abilitate îi este
necesară pentru a putea înţelege problemele şi a
găsi soluţii pentru rezolvarea lor.
20
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- Calitatea de luare a deciziei, care constă în

alegerea, dintre mai multe variante, a aceleia care să
ducă la o eficienţă maximă. Această însuşire este
influenţată direct de calitatea de analist: dacă analiza
nu este realizată corect, atunci decizia luată pe baza
ei nu va fi eficientă. Cel mai adesea, această abilitate
implică hotărâre şi capacitate de risc.
- Calitatea tehnică, reprezintă abilitatea de folosi
cunoştinţele, tehnicile şi resursele pe care un manager
le are la dispoziţie, în scopul atingerii obiectivelor fixate.

21
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- Calitatea de a lucra cu oamenii. Abilitatea de a

lucra cu oamenii, de a-i înţelege şi de a-i motiva, este
deosebit de importantă pentru toţi managerii.
Cu atât mai mult este necesară managerului de
intelligence, deoarece acesta lucrează cu oameni
care, la rândul lor, sunt specializaţi în înţelegerea şi
chiar manipularea altor oameni (pentru obţinerea
informaţiilor necesare atingerii obiectivelor de
intelligence ale firmei).

22
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- Calitatea de comunicare. Pentru a susţine prin

eforturi proprii activitatea DepINT, în sensul unei
comunicări interactive cu celelalte departamente
ale firmei, precum şi cu top-managementul, şeful
DepINT trebuie să găsească şi să utilizeze cele mai
bune căi de comunicare, astfel încât să fie înţeles şi
ascultat.

23
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

II.1. Atribuţiile lucrătorilor DepINT şi ale celor care

primesc atribuţii conexe activităţii de intelligence.

În funcţie de specializarea fiecăruia, atribuţiile

acestor lucrători sunt următoarele:
- să colecteze date şi informaţii prin sistemul de
surse pe care şi-l dezvoltă;
- să monitorizeze şi să surprindă mişcările de
interes ale firmelor concurente;
- să transforme informaţiile în “intelligence
acţionabil”;
- să protejeze valorile informaţionale ale firmei..
24
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

În cazul în care, în cadrul DepINT, un specialist (sau

un compartiment) are atribuţii speciale de implementare
a măsurilor de protecţie a informaţiilor confidenţiale ale
firmei, acesta va avea următoarele atribuţii generale:
- să elaboreze şi să supună aprobării pe linie
ierarhică, până la nivelul managerului general, normele
interne privind protecţia informaţiilor confidenţiale, cu
respectarea prevederilor legale în domeniu;
- să întocmească programul de prevenire a scurgerii
de informaţii confidenţiale şi să-l supună aprobării
managerului general, iar ulterior să acţioneze pentru
aplicarea acestuia; 25
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- să coordoneze la nivelul firmei activitatea de

protecţie a informaţiilor confidenţiale, în toate
componentele acesteia;
- să monitorizeze activitatea de aplicare a normelor
interne de protecţie a informaţiilor confidenţiale şi
modul de respectare a acestora;
- să consilieze conducerea firmei în legătură cu
toate aspectele privind securitatea informaţiilor
confidenţiale;

26
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- să informeze conducerea firmei, prin intermediul

şefului DepINT, despre vulnerabilităţile şi riscurile existente
în sistemul de protecţie a informaţiilor confidenţiale şi să
propună măsuri pentru înlăturarea acestora;
- să organizeze activităţi de pregătire specifică a
persoanelor care au acces la informaţii confidenţiale;
- să asigure păstrarea şi să organizeze evidenţa
autorizaţiilor de acces la informaţii confidenţiale;
- să actualizeze permanent evidenţa autorizaţiilor
de acces;
27
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

- să întocmească şi să actualizeze listele

informaţiilor confidenţiale ;
- să prezinte managerului general
propuneri privind stabilirea obiectivelor, sectoarelor şi
locurilor de importanţă deosebită pentru protecţia
informaţiilor confidenţiale din sfera de responsabilitate;
- să efectueze, cu aprobarea conducerii firmei şi
sub coordonarea managerului DepINT, controale
privind modul de aplicare a măsurilor de protecţie a
informaţiilor confidenţiale.

28
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Abilităţile principale necesare personalului angajat în

realizarea unor activităţi specifice de intelligence sunt
următoarele:
● abilităţile de comunicare interpersonală;
● gândirea analitică;
● gândirea strategică;
● abilităţile în utilizarea computerului;
● abilităţile organizatorice şi experienţa în domeniul în
care activează firma sau în activitatea de intelligence;
● capacitatea de a deprinde rapid modul de utilizare
a unor tehnologii specifice.
29
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Abilităţile necesare sunt diferite în funcţie de

atribuţiile postului pe care o persoană îl va ocupa în
cadrul DepINT sau în cadrul celorlalte departamente
ale firmei.
În majoritatea situaţiilor, pentru funcţia de angajat al
DepINT, experienţa (în cadrul firmei sau în domeniul
de activitate al acesteia) şi abilităţile personale, sau
pregătirea în intelligence-ul de afaceri, se pot
dovedi a fi mai apreciate decât studiile realizate.

30
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

În general, este necesar ca membrii DepINT să

aibă studii superioare, să aibă experienţă în domeniul în
care acţionează firma, să cunoască foarte bine modul
de derulare al afacerii, produsele şi serviciile, precum şi
structura companiei şi modul în care se realizează
comunicarea în interiorul acesteia.
Pentru un culegător de informaţii, cea mai
importantă este abilitatea de a relaţiona cu oameni din
diverse domenii, iar pentru un analist este esenţială
capacitatea de a corobora şi analiza informaţiile,
pentru a le transforma în produse de intelligence.
31
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

În analiza şi interpretarea informaţiilor, personalul

DepINT trebuie să aibă un sistem de gândire
echilibrat, care să asigure o judecată corectă şi abilă,
astfel încât să se interpreteze şi să se analizeze corect
toate semnalele.
De aceea, una dintre cele mai valoroase contribuţii
pe care personalul DepINT o poate aduce la
funcţionarea eficientă a firmei, este aceea de a
analiza datele şi informaţiile fără prejudecăţi şi idei
preconcepute, astfel încât acestea să dezvăluie şi să
releve managementului exact locul şi momentul în
care firma a acţionat greşit.
32
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

O astfel de atitudine, reală şi corectă, poate

ajuta factorii de decizie să evite, pe viitor, greşelile.
Doar o parte dintre membrii colectivului de
intelligence trebuie neapărat să fie persoane
specializate în culegerea de informaţii.
Ceilalţi, care lucrează doar cu informaţii obţinute
din surse deschise (mass media, Internet etc.) sau uşor
abordabile (colegi, clienţi etc.), trebuie să posede doar
cunoştinţe generale referitoare la culegerea şi
prelucrarea primară a informaţiilor şi să aibă abilităţile
necesare desfăşurării unor astfel de activităţi.
33
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Membrii DepINT pot proveni atât din interiorul, cât

şi din exteriorul firmei.

De obicei, firmele preferă să-şi selecteze din interior

membrii departamentului, din două motive: primul -
proprii angajaţi cunosc cel mai bine realităţile pieţei
pe care acţionează firma, iar cel de-al doilea
vizează necesitatea ca specialiştii în intelligence să
fi fost deja testaţi din punct de vedere al capacităţii
de respectare a cerinţelor de confidenţialitate.

34
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Activitatea de intelligence desfăşurată la nivelul

unei firme trebuie să fie legală şi etică.

În diversele abordări teoretice referitoare la

activităţile de intelligence care pot fi desfăşurate în
mod organizat de către firme, se vorbeşte de trei
zone etice:
- zona albă
- zona gri
- zona neagră.
35
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Zona albă este aceea care cuprinde activităţi care

sunt considerate de majoritatea oamenilor ca fiind
etice: procurarea unor materiale publicate, ce
conţin informaţii la care accesul nu este în nici un fel
restricţionat, achiziţionarea şi analizarea produselor
concurenţilor, comandarea unor studii de piaţă sau
colectarea de informaţii la târguri şi expoziţii.

36
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Zona gri se referă la acţiuni precum angajarea, în

scopul obţinerii de informaţii, a unei persoane care a
lucrat anterior la o firmă concurentă.
Zona neagră este constituită de potenţiale activităţi
ilegale, care depăşesc sfera normală de acţiune a
intelligence-ului de afaceri şi pot intra sub incidenţa
Codului Penal.

37
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Conducătorul DepINT şi subalternii săi, precum şi

ceilalţi angajaţi ai firmei angrenaţi în activităţi de
intelligence, trebuie să aibă un nivel corespunzător
de integritate profesională şi personală şi să fie
conştienţi de importanţa activităţii pe care o
desfăşoară.
Şeful departamentului, prin deciziile şi exemplul
personal, trebuie să sprijine şi să promoveze
valorile etice şi integritatea profesională a
subalternilor.
38
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Activitatea de intelligence a firmei trebuie

reglementată atât de standarde etice, cât şi de
contracte/acorduri de confidenţialitate, ca în orice
alt domeniu.
Codul de etică şi conduită al DepINT trebuie să
adune la un loc principiile de bază ale activităţii
departamentului, să stabilească responsabilităţile
angajaţilor DepINT şi să sublinieze necesitatea
desfăşurării activităţii în acord cu legile aplicabile.

39
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Codul de etică şi conduită profesională a

lucrătorului DepINT trebuie să reflecte:
- valorificarea competenţei profesionale;
- conformarea cu legile, regulamentele şi politicile
firmei;
- respectarea confidenţialităţii informaţiilor;
- tratamentul echitabil şi respectarea indivizilor;
- relaţiile loiale cu colaboratorii;
- caracterul complet, exact şi obiectiv al
informaţiilor furnizate sau produse.
40
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

De asemenea, codul de etică şi conduită

profesională trebuie să mai cuprindă următoarele
precizări:
- toate activităţile angajaţilor DepINT vor fi
prestate într-o manieră profesionistă, independentă
şi imparţială, în mod cinstit şi în deplină concordanţă
cu metodele şi practicile generale ale DepINT;
- angajaţii DepINT vor insista întotdeauna în
privinţa respectării standardelor de integritate şi
conduită etică, atunci când vor colecta informaţiile
şi când vor pune la dispoziţia managementului
rapoartele de intelligence;
41
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

-angajaţii DepINT nu vor accepta, în activitatea

proprie, inexactităţile, neglijenţa, subiectivitatea şi
denaturarea. Aceasta înseamnă că nu vor
introduce în mod conştient informaţii false sau
inexacte în baza de date a DepINT;
- angajaţii DepINT vor face tot posibilul ca să
identifice toate sursele necesare de informaţii;
- orice informaţie va fi verificată prin cel puţin două
surse.
42
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Toţi angajaţii DepINT, inclusiv şeful departamentului,

sunt responsabili pentru păstrarea reputaţiei DepINT şi
este de ajuns ca unul dintre ei să acţioneze
necorespunzător, pentru a fi prejudiciată reputaţia
întregului departament.
Aşadar, fiecare angajat DepINT, indiferent de
funcţia pe care o deţine, este responsabil pentru
propriul comportament în timp ce îşi desfăşoară
îndatoririle, iar conduita pe care o abordează
fiecare dintre angajaţii departamentului se va
răsfrânge asupra întregului DepINT într-o manieră
pozitivă sau negativă.
43
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

Codul de etică şi conduită trebuie conceput

astfel încât, prin el, să se poată oferi angajaţilor un
suport în luarea unor decizii sigure şi etice.
Reputaţia departamentului depinde de existenţa
şi cunoaşterea principiilor şi responsabilităţilor
introduse prin Cod.
Angajamentul ferm către integritate, în toate
operaţiunile desfăşurate, trebuie să stea la baza
modului în care va acţiona DepINT şi, de aceea,
acest angajament nu trebuie considerat niciodată
ca subînţeles, ci trebuie reconfirmat.
44
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

În acest sens, fiecare angajat şi persoană care

acţionează în numele DepINT, trebuie să cunoască,
să înţeleagă şi să aplice cu maximă diligenţă
prevederile Codului de etică şi conduită al
departamentului.
De aceea, este important ca acestea să fie
cunoscute şi respectate şi de către angajaţii altor
departamente ale firmei care sunt implicaţi în
desfăşurarea/susţinerea activităţilor specifice de
inelligence.

45
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

CONCLUZII:

1. Managerul de intelligence trebuie să fie conştient

că cele mai mari probleme i le poate ridica
personalul din subordine;

2. Doar unii membri ai colectivului de intelligence

trebuie să fie strict specializaţi în culegerea de
informaţii, ceilalţi trebuind doar să posede cunoştinţe
generale referitoare la culegerea şi prelucrarea
primară a informaţiilor;
46
 Protejarea si promovarea intereselor firmei prin intelligence

CONCLUZII:

3. Angajaţii departamentului de intelligence pot

proveni atât din interiorul, cât şi din exteriorul firmei,
fiind preferaţi cei din interior din motive care ţin de
confidenţialitate;

4. Activitatea de intelligence a unei companii

trebuie să se desfăşoare în baza unui cod de etică şi
conduită, ale cărui prevederi trebuie cunoscute şi
respectate de către toţi angajaţii.

47
VĂ MULȚUMESC PENTRU ATENȚIE !

48