AUDIT INTERN

SUBSISTEMUL PRIVIND
ORGANIZAREA
 SUBSISTEMUL PRIVIND ORGANIZAREA

Ansamblul coerent şi unitar de activităţi omogene care

concură la organizarea şi funcţionarea unui sistem din cadrul
organizaţiei

ORGANIZARE

FUNCŢIUNILE ORGANIZAŢIEI FUNCŢIILE MANAGEMENTULUI

SISTEMUL DE MANAGEMENT
CERCETARE-DEZVOLTARE PREVIZIUNEA
DECIZIONAL
DOMENIUL OPERAŢIONAL ORGANIZAREA
INFORMAŢIONAL
RELAŢIILE CU MEDIUL COORDONAREA
ORGANIZATORIC
FINANCIAR-CONTABILITATE ANTRENAREA
METODOLOGIC
PERSONAL CONTROL-EVALUAREA
 SUBSISTEMUL PRIVIND ORGANIZAREA

Organizarea 1. Organizarea structurală

- se dezvoltă prin proiectarea şi definirea
configuraţiei interne şi a structurii organizatorice;

- evidenţiază organizarea internă, compartimentele

şi relaţiile de serviciu dintre acestea.
Ansamblul abordărilor şi elementelor prin
care managementul asigură organizaţiei o
“arhitectură” internă conformă scopurilor
2. Organizarea procesuală
sale. - Funcţiuni
- Activităţi
- Atribuţii
- Sarcini

în raport cu principii, criterii, cerinţe specifice

Rezultate:
- repartizarea acestora pe compartimente şi
salariaţi în scopul operaţionalizării lor;
- asigurarea îndeplinirii obiectivelor organizaţiei;
 SUBSISTEMUL PRIVIND ORGANIZAREA

1. FUNCŢIUNEA – multitudinea de activităţi care asigură realizarea obiectivelor unei structuri;

- sunt utilizate concepte, cunoştinţe şi instrumente procedurale, iar personalul

posedă cunoştinţe şi calificarea corespunzătoare domeniului;

2. ACTIVITATEA – ansamblul atribuţiilor omogene care concură la realizarea obiectivelor structuri

funcţionale;

3. ATRIBUŢIA – cuprinde mai multe sarcini;

- divizarea atribuţiilor în sarcini şi repartizarea lor salariaţilor are în vedere

calificarea strictă a salariaţilor, experienţa lor, cunoştinţele, deprinderile şi
aptitudinile personale;

- prin atribuţii se realizează obiectivele definite la nivelul unei structuri funcţionale;

4. SARCINA – componenta primară a unei atribuţii, desemnează un proces simplu de muncă

direcţionat spre atingerea unui obiectiv individual repartizat unui singur salariat.
 SUBSISTEMUL PRIVIND ORGANIZAREA

 SCOP
- asigurarea că organizarea structural-procesuală corespunde îndeplinirii
mandatului;
- asigurarea că documentele consacrate definesc corect organizarea
formală;
- asigurarea privind nivelul de performanţă al prestaţiilor de natură
organizatorica.

 Evaluarea sistemului organizatoric se bazează pe:

- evaluarea concepţiei managementului privind organizarea;
- analiza organizării procesuale;
- analiza organizării structurale;
- studierea şi evaluarea documentelor consacrate;
- stabilirea corelaţiei între organizarea formală şi cea informală;
- evaluarea funcţiilor subsistemului organizatoric.
 SISTEMUL ORGANIZAŢIONAL
1. Prezentarea subsistemului organizatoric:
Evaluarea subsistemului - elaborarea şi funcţionalitatea documentelor
organizatoric consacrate;
- definirea structurii organizatorice;
- definirea obiectivelor;
- definirea activităţi;

2. Analiza subsistemului organizatoric:

- capacitatea de realizare a obiectivelor;

- gradul de adecvare a structurii organizatorice şi a
funcţionalităţii acesteia la scopurile organizaţiei;
- evoluţia şi dinamica personalului;

3. Perfecţionarea subsistemului organizatoric:

- reformularea, repartizarea şi redefinirea

responsabilităţilor, competenţelor, atribuţiilor şi
relaţiilor de serviciu.
 MANAGEMENTUL PROCESELOR DE
ORGANIZARE
1. Definirea şi stabilirea obiectivelor

Auditul se va concentra pe evaluarea 2. Definirea şi stabilirea atribuţiilor

concepţiilor, deciziilor, abordărilor,
activităţilor şi documentelor 3. Identificarea şi gruparea activităţilor:
manageriale
4. Stabilirea structurii organizatorice;

5. Definirea posturilor/funcţiilor şi nivelurilor

ierarhice

6. Reglementarea raporturilor de serviciu dintre

compartimente şi a relaţiilor dintre salariaţi;

7. Proiectarea şi perfecţionarea sistemului

informaţional;

8. Calitatea documentelor organizatorice;

 Definirea şi stabilirea obiectivelor
Obiectivele definite la nivelul entităţii:
- obiective strategice – definite în cadrul
strategiei;
- obiective generale - definite în cadrul
politicilor;
- Obiective specifice - definite la nivel de
compartiment;
- Obiective individuale – definite în sarcina
salariaţilor;
1. Evaluarea obiectivelor

2. Definirea obiectivelor strategice:

- sunt stabilite în cadrul strategiei;
- sunt în consonanţă cu misiunea entităţii;
- acoperă direcţiile strategice de dezvoltare ale
entităţii;
- acoperă domeniile de activitate ale entităţii;
- termenul de realizare este multianual;
 Definirea şi stabilirea obiectivelor
1. Obiective generale - elaborate la nivelul entităţii, oferă
direcţia şi ţinta finala ce urmează a fi atinsa şi spre care
trebuie să se direcţioneze toate resursele.

3. Caracteristica obiectivelor generale:

- realiste – presupune luarea în calcul a capacităţilor

şi posibilităţilor de realizare de care
dispune entitatea în condiţiile actuale;

1. Evaluarea obiectivelor - mobilizatoare - implică eforturi de autodepăşire din

partea salariaţilor,

- comprehensibile - formulate şi prezentate în manieră să

permită înţelegerea lor de către salariaţi;

- stimulatoare - asigură o abordare sistemică a intereselor

organizaţiei şi componentelor sale
organizatorice
 Definirea şi stabilirea obiectivelor
1. Obiective specifice - sunt definite în cadrul unui obiectiv
general şi trebuie să contribuie, în mod nemijlocit, la
realizarea acestuia şi să conducă la un rezultat aşteptat.

2. Respectarea caracteristicilor - SMART

- Specific - obiectivul indica exact ceea ce se doreşte a se

obţine;

- Măsurabil - obiectivul poate fi cuantificat, fie cantitativ, fie

1. Evaluarea obiectivelor calitativ;

- Accesibil - obiectivul poate fi atins;

- Realist - obiectivul contribuie la impactul prevăzut de

proiect;

- Raportat la timp - obiectivul conţine data pana la care

este prevăzut a se realiza;
 Definirea şi stabilirea obiectivelor

3. Evaluarea obiectivelor specifice

- derivă din obiectivele generale;
- acoperă activităţi omogene;
- definite în cadrul compartimentului;
- acoperă activităţile compartimentului;
1. Evaluarea obiectivelor - se bazează pe reglementările domeniului;
- sunt monitorizate, printr-un sistem
corespunzător de indicatori de rezultat

5. Rezultatul definit de obiectivele specifice

- asigurarea ca sunt definite în termeni de
rezultat;
 Definirea şi stabilirea obiectivelor

Domeniul/activitatea analizată:
Document întocmit de
Număr de referinţă dosar: Data:
OBIECTIVE EVALUARE

SPECIFIC MĂSURABIL REALIZABIL REALIST LIMITAT IN

TIMP

Obiectiv - Să se asigure că, criteriile Dal Parţial Da Da Nu

utilizate în procesul de atribuire a
contractelor de achiziţie publică nu
restricţionează participarea şi permite
încurajarea concurenţei
Nesatisfăcător – nu este clar dacă este suficient de specific, nu se
Evaluare generală
înţelege limitarea in timp şi nu se poate stabili măsura.

Propunerea unor obiective cu Să se garanteze că, în procesul de atribuire a contractele de

caracteristici SMART mai achiziţii se utilizează criterii adecvate ce respectă toate

accentuate cerinţele formale, tehnice şi financiare

 Definirea şi stabilirea obiectivelor
1. Definirea obiectivelor individuale
- sunt stabilite pentru fiecare salariat;
- sunt definite în concordanţă cu sarcinile repartizate;
- acoperă 100% timpul de lucru;
- la schimbarea raporturilor de serviciu obiectivele
individuale sunt modificate;
- respectarea cerinţelor SMART;
- au caracter individual;
- conduc la realizarea si obţinerea rezultatului
1. Evaluarea obiectivelor aşteptat;
- asigura realizarea atribuţiilor din fisa postului
- termenele de realizare sunt concrete şi se referă la
perioada de evaluare;

2. Caracteristici privind definirea obiectivelor

- asigurarea competenţei necesare;
- obiectivele stabilite pentru personalul de conducere
diferă de cele ale personalului de execuţie;
- obiectivele stabilite personalului de conducere
acoperă funcţiile managementului;
- sunt stabilite in funcţie de pregătire;
- sunt stabilite in funcţie de nivelul de calificare şi
funcţia deţinută
 Definirea şi stabilirea atribuţiilor

2. Atribuţiile generale
- acoperă funcţiile entităţii;
- se regăsesc în cadrul atribuţiilor
specifice;
- sunt delegate structurilor funcţionale;
2. Evaluarea atribuţiilor

3. Atribuţiile specifice
- derivă din atribuţiile generale;
- acoperă în totalitate atribuţiile generale;
- sunt definite la nivelul structurii
funcţionale;
- asigură realizarea în totalitate a
activităţilor stabilite compartimentului.
 Definirea şi stabilirea atribuţiilor

5. Definirea atribuţiilor respectă:

- indică o acţiune din partea titularului
- asigură un conţinut accesibil;
- acoperă în totalitate atribuţiile specifice;
- sunt repartizate în totalitate posturilor din
cadrul compartimentului;
2. Evaluarea atribuţiilor - sunt stabilite în funcţie de nivelul postului
- asigură competenţa de realizare a
activităţilor stabilite structurii funcţionale
 Definirea şi stabilirea atribuţiilor
3. Delimitarea activităţilor şi atribuţiilor în cadrul
compartimentului
- repartizarea atribuţiilor pe compartimente
respectă criteriile avute la înfiinţarea acestora şi
natura activităţilor;
- atribuţiile stabilite în sarcina unui compartiment
derivă din activităţile identificate şi repartizate
acestuia;
2. Evaluarea atribuţiilor - asigurarea concordanţei între activităţile stabilite
şi atribuţiile din ROF;
- atribuţiile compartimentului se regăsesc
corespunzător în atribuţiile definite la nivelul
posturilor;
 Definirea şi stabilirea activităţilor
2. Analiza definirii activităţilor necesare
realizării obiectivelor

- activitatea exprimă concret aportul structurii la realizarea

obiectivului specific;

- activităţile şi acţiunile sunt identificate în totalitate şi sunt

ataşate obiectivelor;

- activităţile şi acţiunile contribuie la realizarea în condiţii

de eficienţă a obiectivelor;
3. Evaluarea activităţilor
- activităţile asigură în totalitate conformitatea cu
regulamentele şi politicile interne.

- activităţile sunt suficient de dezvoltate şi adaptate pentru

realizarea obiectivelor;

- atribuţii stabilite în sarcina unui compartiment acoperă

parţial activitatea stabilită şi repartizată .
 Stabilirea structurii organizatorice
Conformitatea şi coerenţa procesului de
proiectare a sistemului de organizare

1. Posturile şi compartimentele sunt grupate

- după criterii de omogenitate şi ierarhie

4. Structură organizatorică - au fost stabilite atribuţii şi competenţe
adecvată - au definită autoritatea şi responsabilitatea
- există un ansamblu de relaţii între ele

2. Structura organizatorică integrează într-un

ansamblu unitar şi coerent
- elementele umane ale organizaţiei
- subsistemul conducător
- subsistemul condus.
 Stabilirea structurii organizatorice
3. Organizarea compartimentelor şi posturilor
- natura activităţilor;
- asigurarea competenţelor pe domenii şi
activităţi omogene;
- posturile unui compartiment sunt alocate în
4. Structură organizatorică funcţie de:
adecvată - activităţile desfăşurate
- de natura şi complexitatea activităţilor

- nivelul postului - în funcţie complexitatea

activităţilor;
 Definirea posturilor şi nivelurilor ierarhice

Previziunea eficientă a funcţiilor implică stabilirea

echilibrului între efectivele de resurse umane,
posturile disponibile şi cele prevăzute pe o perioadă
de timp determinată.

5. Definirea posturilor Pentru realizarea previziunii este necesară:

- efectuarea analizei aptitudinilor resurselor
umane disponibile
- identificarea domeniilor critice
- analiza evoluţiei şi dinamicii personalului
- analiza fluctuaţiei personalului
- compararea cerinţelor cu disponibilităţile la nivel
de compartimente şi entitate.
 Definirea posturilor şi nivelurilor ierarhice

Asigurarea necesarului de resurse umane are în vedere

 Strategiile existente şi ce este nevoie să se

creeze în viitor;
 Stadiul prezent al resurselor umane
- numărul de angajaţi pe diferite categorii
- estimarea dinamicii personalului
- volumul de muncă normal şi suplimentar
5. Definirea posturilor - necesităţile personalului
- evaluarea performanţei şi a potenţialului
personalului
- nivelul de salarizare;
 Posturile care vor apărea, dispărea sau schimba;
 Competenţele de care este nevoie în prezent şi în
viitor;
 Schimbările necesare la nivel managerial şi de
supervizare
 Nevoile de instruire
 Programele de recrutare, disponibilizare şi
pensionare
 Stabilirea structurii organizatorice
Stabilirea structurii organizatorice

Funcţională - stabilirea subdiviziunilor

organizatorice trebuie să fie
specializate în realizarea unor activităţi
sau grupe de activităţi relativ identice
4. Structură organizatorică sau a celor care
adecvată desfăşoară o gamă limitată de
activităţi;

Pe obiective - stabilirea compartimentelor

se face în raport cu obiectivele si
activităţile necesare realizării acestora,
ceea ce presupune o autonomie
sporită, conferită de gama largă de
activităţi pe care o pot desfăşura pentru
realizarea obiectivelor fixate.
 Definirea posturilor şi nivelurilor ierarhice

 Relaţiile ierarhice - între posturile de

conducere şi cele de execuţie sau între
posturile de conducere situate la nivele
ierarhice diferite.

 Relaţiile funcţionale - între compartimentele

5. Reglementarea relaţiilor
organizatorice
ce au atribuţii integrate în fluxul procesual al
unor activităţi sau între compartimente
funcţionale care au autoritatea de a transmite
celorlalte compartimente precizări, îndrumări
metodologice, etc.

 Relaţiile de control - între persoanele/

compartimentele cu atribuţii de control şi
celelalte persoane/compartimente.

 Relaţiile de reprezentare – între posturile de

conducere de nivel superior şi terţe persoane
juridice sau fizice.
 Reglementarea raporturilor de serviciu

1. Stabilirea limitelor de
responsabilitate;

6. Limitele de responsabilitate
2. Stabilirea limitelor de competenţă;
 Elaborarea şi funcţionalitatea cadrului procedural
Procedura - face parte din categoria instrumentelor de lucru,
descrie sub o anumita forma şi conţinut etapele succesive
de realizare a activităţilor/proceselor identificate şi are rolul
de a facilita executarea activităţilor.

Evaluarea proceduri de lucru

1. Analiza scopului
- realizarea activităţii pe compartimente şi persoane;
- asigurarea continuităţii activităţii;
2. Domeniul de aplicare a procedurii
- definirea activităţii la care se referă procedura;
Procedurarea activităţilor - delimitarea activităţii procedurate în cadrul
portofoliului de activităţi desfăşurate de entitate:
- principalele activităţi de care depinde activitatea
procedurată:
- compartimentele furnizoare de date şi/sau
beneficiare de rezultate ale activităţii procedurate;
3. Documentele aplicabile activităţii procedurate
4. Descrierea procedurii
- documente utilizate, provenienţa documentelor,
conţinutul şi rolul documentelor;
- circuitul documentelor;
- resurse necesare – materiale, umane, financiare;
5. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii
 Proiectarea sistemului informaţional
7. Sistemul informaţional
8. Calitatea documentelor
organizatorice
 Culegerea informaţiilor
 Analiza informaţiilor
 Stabilirea utilizatorilor de informaţii;
 Stabilirea calităţii informaţiilor;
 Stabilirea procedurilor, a circuitelor
informaţionale şi a mijloacelor de tratare a
informaţiilor;
 Stabilirea situaţiilor informaţionale;
 Regulamentul de organizare şi funcţionare
 Organigrama
 Fişa postului
 Raportul de evaluare a performantelor
 Statul de funcţii
 Proiectarea sistemului organizaţional
Structură organizaţională  Supremaţia obiectivelor
raţională  Evitarea dublei subordonării

 Reducerea nivelurilor ierarhice

 Interdependenţa minimă între compartimente şi între angajaţi

 Circuitul documentelor

 Definirea armonizată şi echitabilă a obiectivelor,

responsabilităţilor, competenţelor şi atribuţiilor aferente
posturilor şi funcţiilor

 Realizarea unei depline concordante intre cerinţele postului şi

caracteristicile individuale ale angajatului

 Asigurarea unui cadru formal care să permită implicarea

salariaţilor în raporturile cu entitatea, care pot influenta
procesele interne si performanta

 Alegerea deciziei optime dintre mai multe variante

 Asigurarea reprezentării grafice a structurilor prin

documentele de organizare şi funcţionare